Extraordinaria 25 · 2015-12-09
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Acuerdos en esta acta
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- Acuerdo 1 (pág. 15) · unanime ACUERDO Nº1 Con todos los votos a favor SE ACUERDA: “1.Solicitarle a la Intendencia emitir y divulgar los manuales de procedimientos formales que regu…
ACTA EXT 25-15
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ACTA EXTRAORDINARIA Nº 25-2015
Acta número veinte y cinco - dos mil quince de la sesión Extraordinaria que celebra el
Concejo Municipal del Distrito de Cóbano el día nueve de Diciembre del Dos Mil
Quince a las dieciséis horas en la sala de sesiones de este Concejo.
CONCEJALES (AS) PROPIETARIOS PRESENTES
Minor Jiménez Gutiérrez PRESIDENTE Y SINDICO
Ronny Rodríguez Villalobos
José León Sandoval
Rigoberto Gómez Gómez
Onias Alvarado Ramírez
CONCEJALES (AS) SUPLENTES PRESENTES
Damaris Cerdas Alpizar
CONCEJALES AUSENTES CON JUSTIFICACION
Enio Valenzuela Ruiz
CONCEJALES AUSENTES SIN JUSTIFICACION
Josué Villalobos Matamoros
Juan León Rodríguez
ADEMAS LA PRESENCIA DE:
SECRETARIA
Roxana Lobo Granados
I. Se comprueba el quórum y se da inicio a la sesión sometiendo a
consideración del Concejo el orden del día propuesto para esta
sesión
II. AUDIENCIA DE INFORME AIM-04-2015 DE LA AUDITORIA
II. AUDIENCIA DE INFORME AIM-04-2015 DE LA AUDITORIA
PRESIDENTE. Le da la bienvenida y concede la palabra
a. Lcda. Maricel Rojas Leon. Auditora Interna
CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE COBANO
DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
INFORME DEL ESTUDIO AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL ACERCA DE LA
GESTIÓN PRESUPUESTARIA DESARROLLADA POR EL CONCEJO MUNICIPAL DE
DISTRITO DE COBANO EN EL PERIODO 2014. AIM-04-2015
DICIEMBRE, 2015
RESUMEN EJECUTIVO
¿Qué se examinó?
La presente auditoría tuvo como objetivo analizar la información financiera generada por el Concejo
Municipal de Distrito de Cóbano que respalda la liquidación presupuestaria y determinar la observancia
del marco jurídico y técnico en la ejecución y liquidación presupuestaria del Concejo Municipal de
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Distrito de Cóbano. Se realizó en cumplimiento del Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna del
Concejo Municipal de Distrito de Cóbano.
¿Por qué es importante?
La información generada mediante la liquidación presupuestaria permite al Concejo Municipal de Distrito
de Cóbano rendir cuentas sobre la gestión realizada, información que también sirve de retroalimentación
para las diferentes fases del proceso presupuestario. Para lograr el mayor aprovechamiento de la
información generada mediante la liquidación, es conveniente que los registros de las transacciones
presupuestarias cumplan con la normativa técnica y jurídica aplicable y que la información sea exacta y
confiable.
¿Qué se encontró?
La omisión de algunos aspectos establecidos en las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público,
relacionadas con: la elaboración de manuales de procedimientos para construir la liquidación
presupuestaria, dictar normativa interna actualizada que regule los aspectos específicos de las
modificaciones presupuestarias y que facilite los controles para asegurar el registro de las diferentes
transacciones; la no congruencia entre los datos contenidos en la liquidación presupuestaria y los
registrados en el Sistema de Información de Planes y Presupuestos (SIPP), entre otros; no permiten
garantizar razonablemente la confiabilidad, pertinencia, relevancia y oportunidad de la información
contenida en la liquidación presupuestaria. Está pendiente la definición de los mecanismos mediante
los cuales; se evaluarán los proyectos; se realizarán las variaciones a los planes de desarrollo local, su
justificación, y necesaria referencia en el expediente interno respectivo; así como el establecimiento de
políticas y procedimientos de archivo apropiados que permitan mantener, de manera actualizada y
protegida, la documentación física y electrónica del proceso de planificación del desarrollo local. Aunado
a lo anterior, la morosidad reportada en la liquidación presupuestaria no resulta concordante con los
registros que lleva el Departamento de Contabilidad y la Unidad de Gestión de Cobro y el acumulado de
notas de crédito sin registrar se acumula año tras año sin que existan disposiciones escritas que revelen
el tratamiento que debe dársele ni el plazo establecido para hacerlo.
¿Qué sigue?
Con el propósito de concretar las oportunidades de mejora determinadas, se giraron recomendaciones al
Concejo Municipal, con el fin de que se emitan y divulguen los manuales de procedimientos formales que
regulen las fases de presupuesto, ejecución, liquidación, ajustes, modificaciones y control presupuestario
del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano, procurando que estos cumplan con lo indicado por la
Contraloría General de la República mediante los requerimientos y principios establecidos en las Normas
Técnicas de Presupuesto Público y otras directrices y que se adapten a los procedimientos previamente
establecidos por la Municipalidad del Cantón para la aprobación e incorporación de la información
presupuestaria de este Concejo. Al Intendente Municipal se le pide, elaborar una conciliación de las
cifras de la liquidación presupuestaria del 2014, digitada en el SIPP y la existente en el
Departamento de Presupuesto y realizar las gestiones correspondientes ante la Contraloría General
de la República para corregir las diferencias detectadas en los ingresos y egresos y en los informes
de ejecución del PAO, procurando que la información registrada sea exacta y congruente con la
realidad. Implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo adecuados que permitan mantener,
de manera actualizada y protegida, la documentación física y electrónica del proceso de planificación del
desarrollo local y de las modificaciones realizadas al plan, procurando que ésta esté disponible para los
usuarios internos y externos. Establecer los mecanismos y parámetros que permitirán medir el
cumplimiento de la planificación anual y faciliten la rendición de cuentas sobre la utilización de los
recursos y los resultados alcanzados definiendo indicadores de gestión y de resultados en función de los
proyectos a ejecutarse y a las metas que se espera alcanzar. Realizar lo correspondiente para establecer
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el procedimiento escrito requerido para darle tratamiento a las notas de crédito pendientes de registrar
reveladas en la liquidación presupuestaria.
1 INTRODUCCIÓN
Origen del estudio
1.1 El presente informe es parte del plan de trabajo de esta auditoría interna para el año 2015.
Objetivo de la Auditoría
Analizar la información financiera generada por el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano que
respalda la liquidación presupuestaria y evaluar el cumplimiento de los requisitos técnicos y
jurídicos en la ejecución de los fondos públicos asignados.
Naturaleza y alcance de la Auditoría
Los procedimientos se aplicaron sobre las actividades relacionadas con la razonabilidad de la
1.2
liquidación presupuestaria del Concejo Municipal en el periodo 2014. Ampliándose en los casos
que se consideró necesario.
Metodología aplicada
La metodología empleada consistió en que el Encargado de Presupuesto presentó a la Auditoría
1.3
Interna la liquidación presupuestaria en formato digital e impresa con su respaldo documental.
Asimismo, el Administrador Financiero Tributario facilitó los archivos digitales de la liquidación del
plan anual operativo. También se obtuvo del SIPP de la Contraloría General de la República la
información disponible relacionada con el presupuesto, plan anual operativo y liquidación
presupuestaria.
La información aportada fue debidamente revisada y validada por la Auditoría Interna y en los
1.4
aspectos que se consideró necesario, se solicitó a la Secretaría Municipal información
complementaria al respecto.
En consecuencia, es de suma relevancia apuntar que los resultados y las conclusiones expuestos
1.5
en el presente informe tienen como fundamento la información financiera y documentación
aportada por la Administración Municipal, referida a la ejecución y liquidación presupuestaria.
Comunicación preliminar de los resultados del estudio
La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y recomendaciones
1.6
producto del estudio a que alude el presente informe, fueron presentados a la Intendencia
Municipal en reunión realizada el 8 de diciembre de 2015, contando también con la presencia del
licenciado Ronny Montero, Administrador Financiero Tributario y el licenciado Francisco Alfaro
Núñez, Contador y Encargado de Presupuesto, al Concejo Municipal se presentó en la sesión
extraordinaria 25-15 del 9 de diciembre de 2015.
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Generalidades acerca del estudio
La liquidación presupuestaria es el documento en el que se muestra el resultado financiero
1.7
de la ejecución del presupuesto de un año determinado. Las Normas Técnicas Sobre
Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE1 (NTPP) definen la liquidación presupuestaria
como: “el cierre de las cuentas del presupuesto institucional que se debe hacer al terminar
el ejercicio económico, con el cual se obtiene el resultado global de la ejecución del
presupuesto, tanto a nivel financiero -déficit o superávit-, como de las realizaciones de los
objetivos y metas previamente establecidos para cada uno de los programas
presupuestarios.”.
Mediante la liquidación presupuestaria el Concejo Municipal rinde cuentas sobre la gestión
1.8
realizada y retroalimenta las diferentes fases del proceso presupuestario. No obstante, para
lograr el mayor aprovechamiento de la información generada mediante la liquidación, es
imprescindible que los registros de las transacciones presupuestarias cumplan con la
normativa técnica y jurídica establecida, y procurando que la información sea exacta y
confiable.
1.9 La Ley N.º 8173, Ley General de Concejos Municipales de Distrito, del 7 de diciembre de
2001, reformada por el artículo 2° de la ley N° 9208 del 20 de febrero del 2014 “regula la
creación, la organización y el funcionamiento de los concejos municipales de distrito, que
serán órganos con autonomía funcional propia, adscritos a la municipalidad del cantón
respectivo…”
1.10 Por su parte la reforma realizada al artículo 10 de la citada Ley el 20 de febrero del 2014
establece que: “Para someterse a la aprobación presupuestaria de la Contraloría General
de la República, las municipalidades deberán ajustar la estructura programática de sus
presupuestos para que se incluyan las asignaciones correspondientes a los recursos con
los que contarán los concejos municipales de distrito."
Con este cambio en la normativa y atendiendo instrucciones verbales giradas por el Área de
1.11
Desarrollo Local de la Contraloría General de la República (CGR) el Concejo Municipal de Distrito
de Cóbano deberá realizar variaciones significativas en la forma de presentación de la liquidación
presupuestaria para que esta pueda ser incluida en la liquidación de la Municipalidad de
Puntarenas para el periodo presupuestario 2015 y siguientes.
2 RESULTADOS
Sobre la liquidación presupuestaria
2.1
La liquidación presupuestaria evaluada en el presente estudio corresponde a los resultados
obtenidos por el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano en el ejercicio económico
comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2014. En el siguiente cuadro se
muestra el resultado de ese período.
Cuadro 1: Resumen de la liquidación presupuestaria
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CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE COBANO
RESUMEN DEL INFORME DE LIQUIDACION PRESUPUESTARIA
Presupuesto Presupuesto Presupuesto Ingresos Reales DIFERENCIA
Ordinario Extraordinario Definitivo
Depósitos del Concejo Municipal 812.383.849,00 368.998.446,57 1.181.382.295,57 1.453.351.313,90 271.969.018,33
Total Ingresos 2014 1.453.351.313,90
Presupuesto Presupuesto Presupuesto Egresos Reales
DIFERENCIA
Ordinario Extraordinario Definitivo
Egresos 812.383.849,00 368.998.446,57 1.181.382.295,57 936.001.169,88 245.381.125,69
Más: Notas de crédito sin registrar 2014 15.205.207,10
Menos: Saldos con destino específico 504.095.289,18
Superávit libre periodo 2014 28.460.061,94
La norma 4.3.17 de las Normas Técnicas de Presupuesto Público (NTPP), dispone que la
2.2
administración debe establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para garantizar
razonablemente la confiabilidad, pertinencia, relevancia y oportunidad de la información
contenida en la liquidación presupuestaria para que sirva de apoyo en la toma de decisiones y en
la rendición de cuentas.
Como resultado del análisis de la liquidación presupuestaria pudo establecerse una diferencia de
2.3
¢372,378,203,67 entre los ingresos digitados en el SIPP y los reportados en la liquidación y de
¢246,649,901,47 entre los egresos digitados en el SIPP y los reportados en la liquidación.
Analizando la información con el encargado de presupuesto se pudo notar que esta diferencia
2.4
obedece a que en el III trimestre se digitaron los ingresos y egresos que corresponden al mes de
diciembre y se omitieron los de octubre y noviembre 2014.
Esta condición no facilita la transparencia de los resultados de la gestión presupuestaria
2.5
institucional, ni la rendición de cuentas pues la información disponible en el SIPP no es exacta y
congruente con la realidad.
Desactualización de la normativa que regula las modificaciones presupuestarias
La NTPP 4.3.13 señala como deber del jerarca institucional de regular, por medio de actos
2.6
debidamente fundamentados, los aspectos específicos de las modificaciones
presupuestarias, de manera que se asegure que éstas se ajustan a las regulaciones
establecidas en las NTPP y al resto del bloque de legalidad aplicable.
Sobre este particular, mediante acuerdo de sesión ordinaria 09-10 del 18 de marzo del 2010, el
2.7
Concejo se acogió al Reglamento Interno para la tramitación de modificaciones presupuestarias
de la municipalidad del Cantón Central de Puntarenas publicado en La Gaceta n° 78 del 23 de abril
de 2009.
En el artículo 4° de este reglamento se establecen las reglas para la formulación, aprobación y
2.8
ejecución de las modificaciones presupuestarias y en el inciso 1) especifica que se permitirá “una
modificación presupuestaria interna al mes, si por fuerza mayor o como caso excepcional se
requiera de alguna modificación adicional en el mes, siempre y cuando la misma este
técnicamente bien fundamentada se podrá presentar ante el Concejo Municipal.”
Mediante resolución R-DC-24-2012 del 27 de febrero de 2012, se modificó la NTPP 4.3.11
2.9
señalando que el presupuesto institucional sólo podrá ser variado por medio de tres presupuestos
extraordinarios aprobados y por la cantidad máxima de las modificaciones presupuestarias
posibles de aprobar que defina el Jerarca de la institución por medio de las regulaciones internas
que emita según lo dispuesto en la norma 4.3.13. El monto máximo de recursos que se
redistribuya sumando todas las modificaciones presupuestarias, no podrá exceder el 25% del
monto total del presupuesto inicial más los presupuestos extraordinarios aprobados.
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En el periodo 2014 se observa que la Administración al parecer se apartó de lo dispuesto por la
2.10
normativa interna pues se efectuaron hasta cuatro modificaciones en un mismo mes, en
contraposición a lo que indica el reglamento y no se llevaron controles para prevenir que las
modificaciones sobrepasaran el 25% que señala como límite la normativa.
Esta situación hace ver la necesidad de ajustar los procedimientos y la reglamentación existente a
2.11
la normativa actualizada, procurando con esto cumplir con el bloque de legalidad, evitando
cambios en la metas y objetivos establecidos en la planificación institucional que sobrepasen el
25% que establece la NTPP 4.3.11 antes citada. Además, es necesario considerar los cambios
requeridos para cumplir los requisitos del proceso presupuestario de la municipalidad del cantón
a partir del periodo 2015.
Se realizó un total de 16 modificaciones en el año 2014 para un total de ¢193.393.247.49 que
2.12
equivalen a un 16% del 25% permitido.
De las modificaciones efectuadas se localizaron cuatro que significan una variación del Plan anual
2.13
operativo (PAO) presentado por la Administración Municipal. Empero, no se logró obtener un
expediente de los cambios efectuados al PAO como resultado de las modificaciones.
El Administrador Financiero Tributario quién es el encargado de confeccionar el PAO y de
realizarle las modificaciones indicó que él va realizando las modificaciones al PAO original,
incluyéndole además el presupuesto extraordinario hasta obtener el PAO ajustado.
De conformidad con los Lineamientos Generales sobre la Planificación del Desarrollo Local (L-1-
2009-CO-DFOE) las variaciones efectuadas al PAO deberán justificarse y dejar referencia en el
expediente interno respectivo, así como tomar en cuenta la incidencia que tendrán en el
presupuesto institucional. Asimismo, señalan los lineamientos que se deberán implantar y aplicar
políticas y procedimientos de archivo apropiados que permitan mantener, de manera actualizada
y protegida, la documentación física y electrónica del proceso de planificación del desarrollo local,
la cual deberá estar disponible para los usuarios internos y externos.
Inconsistencias detectadas en el proceso de planificación anual
El 16 de agosto 2013, mediante acuerdo n.°1 de la sesión extraordinaria 16-13 el Concejo
2.14
Municipal aprobó el Plan Anual Operativo y Presupuesto ordinario para el año 2014 por un monto
de ₡ 812.383.849 (ochocientos doce millones trescientos ochenta y tres mil ochocientos cuarenta
y nueve colones).
Revisando el PAO presentado y aprobado por el Concejo junto con el presupuesto ordinario, se
2.15
obtuvo que el cuadro denominado “Distribución de Recursos” en el programa III, se reporta un
total de ¢335.675.997, siendo lo correcto presupuestado ¢291.091.997. La diferencia es de
¢44.584.000.
Cuadro 2: PAO para presupuesto ordinario aprobado
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Presupuesto ordinario 383.969.971 137.321.881 291.091.997.
El 1 de julio 2014, mediante acuerdo n. °11 en sesión ordinaria número 25-14, el Concejo
2.16
Municipal aprobó el presupuesto extraordinario n.°1-2014 por un monto de ¢368.188.446.57
(Trescientos sesenta y ocho millones ciento ochenta y ocho mil cuatrocientos cuarenta y seis con
cincuenta y siete céntimos).
Una vez aplicadas las modificaciones y el presupuesto extraordinario al PAO inicial se encontraron
2.17
diferencias en el cuadro denominado “Distribución de Recursos” en el Programa I, II y III
presentado como se muestra a continuación:
Cuadro 3: PAO Final Ajustado
2.18
Los lineamientos L-1-2009-CO-DFOE anteriormente citados señalan que se deberán establecer los
2.19
mecanismos y procedimientos necesarios para que la información que se genere en el proceso de
planificación del desarrollo local sea oportuna, consistente, completa y precisa, así como
comprobable por los medios físicos o electrónicos utilizados, de conformidad con los sistemas de
información institucionales.
Ejecución de Proyectos programados para el periodo 2014
Para el año 2014 se presupuestaron ₡275.639.908 en el programa II, la finalidad de este rubro era
2.20
la protección del ambiente, servicios de recolección de basura, mantenimiento de vías y zona
marítimo terrestre entre otros. Según el informe de liquidación del plan anual operativo municipal
se ejecutaron ₡110.613.176 de este programa, con un resultado de eficiencia en la ejecución de
un 40% y un 44% en la eficacia del cumplimiento de metas. Adicionalmente, la Administración
Municipal reportó compromisos presupuestarios correspondientes a proyectos o necesidades del
Departamento de ZMT por ₡12.756.881, los cuales una vez liquidados mantuvieron un saldo de
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₡2.584.000. A continuación se muestra el detalle de ejecución del Programa II.
Cuadro 4: Resultados de la ejecución programa II
Resultados Ejecución de Proyectos Programa II
Resultado
del
Resultado del
Monto indicador Compromis
indicador de Compromisos no
presupuestad Ejecutado de os
Proyecto eficacia en el ejecutados
o eficiencia Adquiridos
cumplimiento
en la
ejecución
Mantener en buen 7.151.822,04 6.570.204,00 92% 92%
estado los caminos.
Recolectar los desechos 52.526.000,0 39.041.051,0 74% 74%
sólidos del distrito. 0 6
Colaborar con las 5.235.422,96 1.600.674,41 31% 31%
actividades educativas,
culturales y deportivas
del distrito.
Mantener el 85.942.536,8 53.572.201,6 62% 62% 12.756.881 ₡2.584.000
departamento de ZMT. 7 7
Brindar un desarrollo
acorde a los planes
reguladores aprobados
en la ZMT.
Mantener los edificios 2.575.000,00 717.762,98 28% 28%
municipales en buenas
condiciones.
Colaborar con la 6.638.500,00 0,00 0% 0%
protección del medio
ambiente.
Mantener un pequeño 5.000.000,00 1.960.000,00 39% 39%
fondo para
emergencias.
Disponer del recurso 10.052.058,7 7.151.281,65 71% 71%
humano que permita el 5
desarrollo ordenado del
distrito.
Realizar la contratación 100.518.567, 0% 0%
para el depósito y 02
tratamiento de basura.
₡275.639.908 ₡110.613.17 40% 44% ₡12.756.88 ₡2.584.000
TOTALES 6 1
Fuente: Informe de Ejecución del PAO y Liquidación presupuestaria del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano año
2014.
Para el año 2014 se presupuestaron ₡381.966.539 para la ejecución de proyectos en el programa
2.21
III de los cuales a diciembre 2014, se ejecutaron ₡184.463.305. De conformidad con lo reportado
en la liquidación del plan anual operativo, el indicador de eficiencia en la ejecución es igual al 48%
y el indicador de eficacia en el cumplimiento de los fondos asignados representa el 42%.
Para la ejecución de nuevos proyectos o para continuar con los ya iniciados la Administración
previó compromisos presupuestarios por ₡145.149.495 de los cuales quedó pendiente de
ejecución ₡7.868.529 de estos compromisos. En total sumando la ejecución anual más
compromisos se ejecutó aproximadamente el 84% del presupuesto establecido para el periodo
2014.
Cuadro 5: Resultados de la ejecución programa III
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Resultados Ejecución de Proyectos Programa III
Indicador de Indicador de Compromis
Monto Compromisos
Ejecutado eficiencia en eficacia en el os no
Proyecto presupuestado Adquiridos
la ejecución cumplimiento ejecutados
Alcantarillas para el 7.251.822,03 6.583.456,63 91% 91%
mantenimiento de los caminos
vecinales.
Vías de comunicación en el 202.388.712,40 150.247.327,5 74% 74% 44.087.681
distrito en óptimas condiciones. 0
Pagar mejoras en ZMT y adquirir 7.536.576,77 0,00 0% 0%
terreno para lotificación.
Cierre perímetro centro de salud 1.143.000,00 0,00 0% 0%
de Santa teresa.
Contar con una banda en el Liceo 2.800.000,00 2.777.610,00 99% 99%
Santa Teresa.
Proyecto Bosai 3.715.000,00 2.698.053,00 73% 73%
Construcción salón de actos 0,00 0,00 0% 0%
escuela La Abuela.
Reparación del aula de 1.165.000,00 1.016.056,00 87% 87%
supervisión escolar de cobano.
Concluir obras en la cancha de 3.754.100,00 3.754.100,00 100% 100%
delicias.
Delimitar el área del colegio de 0,00 0,00 0% 0%
cobano y el CINDEA.
Camino a Montezuma, 13.812.000,00 0,00 0% 0% 5.017.000 945.000
solucionar problema de polvo.
Construcción del puente rio Lalo 9.500.000,00 0,00 0% 0% 8.303.529
Mora.
Construcción salón comunal 2.800.000,00 2.699.430,00 96% 96%
santa teresa.
Convenio con el MOPT 813.112,00 813.112,00 100% 100%
Construcción de malla para 4.938.350,00 3.738.783,99 76% 76%
seguridad del edificio municipal.
Construcción de malla para 4.000.000,00 0,00 0% 0% 2.016.227.34
seguridad del edificio SINAC
Proyecto de cruce ruta San 76.374.191,36 0% 0% 69.412.969 6.923.529.0
Isidro convenio MOPT. 8
Pago viajes de SINEM.. 1.470.000,00 1.470.000,00 100% 100%
Equipar el acueducto de San 6.000.000,00 5.994.720,00 100% 100%
Isidro.
Construir el acueducto de Rio 3.300.000,00 2.670.656,00 81% 81% 560.746
Frío.
Pintura para biblioteca CTP 75.000,00 0% 0%
Cóbano.
Proyecto adoquín en calle de 28.845.558,07 0% 0% 15.751.343.09
acceso Playa Carmen.
Bastiones puente Río Frío. 284.116,00 0% 0%
₡381.966.539 ₡184.463.305 48% 42% ₡145.149.495 ₡7.868.529
Totales
2.22
Para el año 2014 se presupuestaron ₡107.114.929 para la ejecución de proyectos en el
programa IV de partidas específicas del cual no se ejecutó ningún proyecto.
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Cuadro 6: Resultados de la ejecución programa IV
Resultados Ejecución de Proyectos Programa IV
Resultado
del
Resultado del indicador de
Ejecutado Monto presupuestado Ejecutado indicador de eficiencia eficacia en
en la ejecución el
cumplimient
o
Acondicionamiento comedores escolares 272.193,51 0 0% 0%
Mantenimiento edificio municipal 33.861,63 0 0% 0%
Construcción gimnasio municipal 46.858,00 0 0% 0%
Gasto festival de cultura 152.930,88 0 0% 0%
Compra implementos deportivos 11.043,98 0 0% 0%
Pago horas extras y combustibles 1.720.442,35 0 0% 0%
Asfaltado cuesta Mal País 0,00 0 0% 0%
Mejoramiento caminos vecinales 362.424,10 0 0% 0%
Construcción puente Rio Montezuma 36.165,00 0 0% 0%
Ampliación puentes Playa Carmen 4.093.970,00 0 0% 0%
Equipamiento acueducto Rio Frio 385.039,11 0 0% 0%
Construcción acueducto Santa Teresa Mal País 100.000.000,00 0 0% 0%
Totales ₡107.114.929 0 0 0
Fuente: Informe de Ejecución del PAO del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano año 2014.
Indica la NTPP 4.1.8 que en la fase de formulación presupuestaria el titular subordinado
2.23
responsable, debe establecer los mecanismos y parámetros que permitirán medir el
cumplimiento de la planificación anual y faciliten la rendición de cuentas sobre la utilización de
los recursos y los resultados alcanzados. Para lo anterior deben definirse indicadores de gestión
y de resultados en función de los bienes y servicios que brinda la institución y las metas
establecidas, los cuales deberán ser aprobados por el jerarca.
Sin embargo, no se obtuvo evidencia suficiente para conocer los criterios utilizados por la
2.24
Administración Municipal para establecer los porcentajes de eficiencia y eficacia en la ejecución
de proyectos y cumplimiento de metas, pues algunos de estos proyectos ya agotaron los
recursos disponibles pero no han sido concluidos en su totalidad, como es el caso del proyecto
“adoquín en calle de acceso Playa Carmen”. Existen informes de ejecución de proyectos en
algunos expedientes de contratación, pero no son muy detallados y no existe un expediente de
respaldo de la ejecución del plan anual operativo que contenga esta información y permita
valorar los indicadores de gestión que respaldan estos resultados.
Ausencia de manuales de procedimientos para la etapa de liquidación presupuestaria.
ACTA EXT 25-15
09/12/2015
Las NTPP 3.4 y 4.3.3, señalan como obligación de los titulares subordinados y funcionarios de las
2.25
unidades competentes el preparar, divulgar y propiciar el conocimiento de manuales que
contengan normas que definan con claridad los procedimientos, la participación, la persona o
unidad encargada de la coordinación general, las responsabilidades de los actores y las unidades
que intervienen en el desarrollo coordinado e integrado del proceso presupuestario.
Se determinó que el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano no cuenta con un Manual de
2.26
Procedimientos, en donde se regulen los aspectos señalados en las citadas normas, lo cual
dificulta uniformar y controlar el cumplimiento del proceso de ejecución y liquidación
presupuestaria, la detección de errores y la delimitación de eventuales responsabilidades y
podría impedir el poder garantizar razonablemente la confiabilidad, pertinencia, relevancia y
oportunidad de la información contenida en la liquidación presupuestaria.
Inexactitud en el pendiente de cobro reportado en la liquidación
Cuadro 7: Pendiente de cobro según liquidación
2.27
TODOS AQUELLOS INGRESOS DONDE SE ANEXO No 2
REGISTRA MOROSIDAD, SI NO ESTÁ
ESPECIFICADO DEBE INCORPORARSE EN
LA CELDA DENOMINADA "OTRO…" CONCEJO MUNICIPAL DISTRITO COBANO
ESTADO DEL PENDIENTE DE COBRO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
1 2 3 4 5 6
Ingreso Pendiente de cobro al Monto facturado en el Monto puesto al Total recaudado en Total Morosidad al
31-12-2013 2014 cobro durante el 2014 el 2014 31/12/2014
Impuesto sobre bienes inmuebles 783.146.967,64 380.000.000,00 1.163.146.967,64 399.560.736,64 763.586.231,00
Patentes municipales 26.219.100,40 170.000.000,00 196.219.100,40 168.840.041,93 27.379.058,47
Servicio de recolección de residuos 32.163.269,05 49.500.000,00 81.663.269,05 49.959.386,95 31.703.882,10
Servicio de depósito y tratamiento de residuos 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Servicio de aseo de vías y sitios público 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Servicio de parques y obras de ornato 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Servicio de acueductos 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Servicio de alcantarillado 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Concesion Zona Maritimo Terrestre 84.801.582,90 180.000.000,00 264.801.582,90 165.328.255,76 99.473.327,14
Timbre pro parques nacionales 763.660,68 3.400.000,00 4.163.660,68 3.551.631,76 612.028,92
Otro.... 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Otro.... 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Otro.... 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Otro.... 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Otro.... 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Otro.... 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Otro.... 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Otro.... 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Otro.... 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Otro.... 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Otro.... 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
TOTAL 927.094.580,67 782.900.000,00 1.709.994.580,67 787.240.053,04 922.754.527,63
922.754.527,63
Fuente: Anexo 2 de la Liquidación presupuestaria.
La morosidad reportada para el 2014 en el anexo 2 de la liquidación presupuestaria asciende a
2.28
₡922.754.527, y muestra una leve disminución de ₡4.340.053,04 con respecto al año 2013 que
era de ₡927.094.580,67; información que no resulta concordante con los registros que lleva el
Departamento de Contabilidad y con los datos aportados por la Unidad de Gestión de Cobro. En
el cuadro siguiente se presentan las cifras que reportan los departamentos indicados:
ACTA EXT 25-15
09/12/2015
Cuadro 8: Pendiente de Cobro según Departamentos
VARIACION DE SALDOS
AÑO 2013-2014
SERVICIO BASURA ZMT %
TOTAL IMP.
IMPUESTO BIENES IMPUESTO DE IMPUESTO DE TOTAL
AÑOS TIMBRE- TOTAL COBRANZA
INMUEBLES PATENTES LICORES DOMICILIAR COMERCIAL BASURA
PARQUES
Dic-13 324.264.178,25 24.979.965,01 6.600,00 615.629,49 24.725.684,30 9.127.922,49 33.853.606,79 0,00 383.719.979,54
Dic-14 290.062.764,33 26.486.723,45 5.700,00 562.967,25 19.273.909,55 6.207.852,40 25.481.761,95 438.975.638,95 342.599.916,98
-34.201.413,92 1.506.758,44 -900,00 -52.662,24 -5.451.774,75 -2.920.070,09 -8.371.844,84 438.975.638,95 -41.120.062,56 -10,72%
Importancia relativa de la
disminución. 83% -4% 0% 0% 13% 7% 20% 100%
Fuente: Control Antigüedad de Saldos de Contabilidad Municipal
En el cuadro anterior se puede apreciar que según los registros contables y de cobro en el 2013
el pendiente de cobro era de ¢383.719.979.54, y en el 2014 de ¢342.599.916.98 y muestran una
disminución de ¢41.120.062.56 sumas muy diferentes a lo reportado en la liquidación
presupuestaria.
No obstante, en estudios de auditoría sobre la liquidación presupuestaria en años anteriores se
2.29
ha dado a conocer la inconsistencia que presentan los saldos del pendiente de cobro reportado
en la liquidación con respecto a los saldos reales que presenta el Municipio pero aún prevalecen
estas diferencias.
Notas de Crédito sin registrar
El acumulado de notas de crédito sin registrar correspondientes a los años 2007, 2008, 2009,
2.30
2010, 2011, 2012, 2013 ha mostrado un aumento considerable. En la liquidación del año 2011 el
monto era de ¢15.856.074.06 y para el 2014 las notas de crédito sin aplicar alcanzan
¢31.813.602.91.
Estas notas de crédito corresponden a montos que según Tesorería no ha logrado comprobar su
origen o procedencia y aproximadamente el 21% de ellas corresponden a depósitos de canon
ejecutados por ocupantes de la zona marítimo terrestre que no poseen concesión, razón por la
cual no se aplican estos depósitos.
Cuadro 9: Notas de crédito pendientes de de registro
NOTAS DE CREDITO SIN REGISTRAR
2011 2012 2014 2013
NC 2007 1.393.972,19 1.318.401,00 1.318.401,00
1.318.401,00
NC2008 4.290.117,63 4.257.402,93 4.257.402,93
4.257.402,93
NC2009 1.173.874,53 1.018.747,83 1.018.747,83
1.018.747,83
NC 2010 5.897.830,00 4.014.255,22 4.014.255,22
4.014.255,22
NC2011 3.098.268,19 1.171.431,00 1.171.431,00
1.171.431,00
NC2012 6.848.099,04 6.848.099,04
1.898.656,94
NC2013 0,00 8.696.386,00
2.927.486,50
NC2014 15.205.207,10
15.856.074,00 18.628.337,41 27.326.737,00 31.813.602,00
ACTA EXT 25-15
09/12/2015
La disposición de no aplicar los depósitos del canon realizados por ocupantes de la ZMT
2.31
encuentra sustento en el oficio ZMT. N°247-2013 del 22 de julio del 2013 emitido por el
Bach. Marco Antonio Quirós donde comunica a la Intendencia su decisión de no aceptar
los pagos de canon de las solicitudes de concesión que no tengan contrato firmado,
basándose en el oficio AL-1023-2013 del 11 de junio de 2013 emitido por el Lic.
Francisco Coto y la Licda. Rosibel Ureña de la Asesoría Legal y Gestión Jurídico
Administrativa del ICT. Las notas de crédito restantes y que no pertenecen a canon no se
aplican por Tesorería pero no hay ninguna disposición escrita que indique el tratamiento
que debe dársele ni el plazo establecido para este.
Las notas de crédito no aplicadas se mantienen en el superávit específico sin que sea
2.32
posible su ejecución.
3 CONCLUSIONES
La omisión de algunos aspectos establecidos en las Normas Técnicas sobre Presupuesto
Público, relacionadas con: la elaboración de manuales de procedimientos para construir la
3.1 liquidación presupuestaria, dictar normativa interna actualizada que regule los aspectos
específicos de las modificaciones presupuestarias y que facilite los controles para asegurar el
registro de las diferentes transacciones; la no congruencia entre los datos contenidos en la
liquidación presupuestaria y los registrados en el Sistema de Información de Planes y
Presupuestos (SIPP), entre otros; no permiten garantizar razonablemente la confiabilidad,
pertinencia, relevancia y oportunidad de la información contenida en la liquidación
presupuestaria.
La definición de los mecanismos mediante los cuales; se evaluarán los proyectos; se realizarán las
3.2
variaciones a los planes de desarrollo local, su justificación, y necesaria referencia en el
expediente interno respectivo; así como el establecimiento de políticas y procedimientos de
archivo apropiados que permitan mantener, de manera actualizada y protegida, la
documentación física y electrónica del proceso de planificación del desarrollo local, son aspectos
que se echan de menos en los procedimientos de control que realiza el municipio actualmente.
Aunado a lo anterior, la morosidad reportada en la liquidación presupuestaria no resulta
3.3
concordante con los registros que lleva el Departamento de Contabilidad y la Unidad de Gestión
de Cobro y el acumulado de notas de crédito sin registrar se acumula año tras año sin que existan
disposiciones escritas que revelen el tratamiento que debe dársele ni el plazo establecido para
hacerlo.
4 RECOMENDACIONES
Al Concejo Municipal
Emitir y divulgar en coordinación con los titulares subordinados y funcionarios y unidades
4.1
competentes, los manuales de procedimientos formales que regulen las fases de presupuesto,
ejecución, liquidación, ajustes, modificaciones y control presupuestario del Concejo Municipal de
Distrito de Cóbano, procurando que estos cumplan con lo indicado por la Contraloría General de
la República mediante los requerimientos y principios establecidos en las Normas Técnicas de
Presupuesto Público y otras directrices y que se adapten a los procedimientos previamente
establecidos por la Municipalidad del Cantón para la aprobación e incorporación de la
información presupuestaria de este Concejo. Para el cumplimiento de esta recomendación,
deberá remitirse a esta Auditoría Interna, a más tardar el 31 de marzo de 2016, una certificación
donde se acredite la emisión e implementación del o los procedimientos indicados. Ver puntos
2.26 al 2.27 de este informe.
Al Intendente Municipal
ACTA EXT 25-15
09/12/2015
Elaborar una conciliación de las cifras de la liquidación presupuestaria del 2014, digitada en
4.2
el SIPP y la existente en el Departamento de Presupuesto y realizar las gestiones
correspondientes ante la Contraloría General de la República para corregir las diferencias
detectadas en los ingresos y egresos y en los informes de ejecución del PAO, procurando que
la información registrada sea exacta y congruente con la realidad. Para el cumplimiento de
esta recomendación, deberá remitirse a esta Auditoría Interna, a más tardar el 29 de enero
de 2016, una certificación donde se haga constar la conciliación propuesta y el oficio
mediante el cual se constate que fue remitido a la Contraloría General de la República. Ver
puntos 2.3 al 2.5 del 2.15 al 2.19 de este informe.
Implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo adecuados que permitan mantener, de
4.3
manera actualizada y protegida, la documentación física y electrónica del proceso de
planificación del desarrollo local y de las modificaciones realizadas al plan, procurando que ésta
esté disponible para los usuarios internos y externos. Para el cumplimiento de esta
recomendación, deberá remitirse a esta Auditoría Interna, a más tardar el 31 de marzo de 2016,
una certificación donde se acredite la emisión e implementación del o los procedimientos
indicados. Ver punto 2.13 de este informe.
Establecer los mecanismos y parámetros que permitirán medir el cumplimiento de la
4.4
planificación anual y faciliten la rendición de cuentas sobre la utilización de los recursos y los
resultados alcanzados. Para lo anterior deben definirse indicadores de gestión y de resultados en
función de los proyectos a ejecutarse y a las metas que se espera alcanzar. Para el cumplimiento
de esta recomendación, deberá remitirse a esta Auditoría Interna, a más tardar el 31 de marzo
de 2016, una certificación donde se acredite la emisión e implementación de los parámetros o
mecanismos indicados. Ver puntos 2.20 al 2.25 de este informe.
Realizar lo correspondiente para establecer el procedimiento escrito requerido para darle
4.5
tratamiento a las notas de crédito pendientes de registrar reveladas en la liquidación
presupuestaria. Para el cumplimiento de esta recomendación, deberá remitirse a esta Auditoría
Interna, a más tardar el 31 de marzo de 2016, una certificación donde se acredite la emisión e
implementación del o los procedimientos indicados. Ver puntos 2.32. a 2.34 de este informe.
Anexo 1
Observaciones recibidas de la Administración
Nº Página
Observaciones
Administración
¿Se acoge? Si No Parcial
Argumentos Auditoría
Interna
MARICEL. La situación presupuestaria del Concejo ha cambiado mucho, ahora las modificaciones
deben ser aprobadas por la Municipalidad de Puntarenas y se han tenido que ir ajustando a los
cambios. Lo máximo que se puede modificar en un presupuesto es un 25% las metas no se
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pueden modificar, las modificaciones realizadas llegaron a un 16% pero eso fue por suerte,
porque nadie controlo ese 25%
MINOR. Tendrá que ver esto de tantas modificaciones presupuestarias con los problemas que se
tienen con Puntarenas y que no quiere aprobar nada,
MARICEL. Si porque no se cumplen con todos los requisitos,. Hay diferencias entre el presupuesto
y el PAO por eso urge un manual de procedimientos. Se hacen muchos otros comentarios y se
retira.
CONSIDERANDO:
Que se ha conocido Informe de la Auditoria denominado “Informe del Estudio de
Auditoria del Carácter Especial acerca de la gestión presupuestaria desarrollada
por el Concejo municipal de Distrito de Cóbano en el periodo 2014”
ACUERDO Nº1
Con todos los votos a favor SE ACUERDA: “1.Solicitarle a la Intendencia emitir y
divulgar los manuales de procedimientos formales que regulen las fases de presupuesto,
ejecución, liquidación, ajustes, modificaciones y control presupuestario del Concejo
Municipal de Distrito de Cóbano, procurando que estos cumplan con lo indicado por la
Contraloría General de la República mediante los requerimientos y principios establecidos
en las Normas Técnicas de Presupuesto Público y otras directrices.
2. Prevenir que estos manuales se adapten a los procedimientos previamente
establecidos por la Municipalidad del Cantón para la aprobación e incorporación de la
información presupuestaria de este Concejo
3. Coordinar la elaboración de estos manuales con los titulares subordinados,
funcionarios y unidades competentes
4. Solicitarle a la Intendencia acatar las recomendaciones que les fueron emitidas por la
Auditoria en este Informe, en el tiempo indicado.
5. Cumplir con el periodo recomendado por la Auditoria y al 31 de marzo del 2016 enviar
al Concejo un informe de lo actuado” ACUERDO UNANIME
Finaliza la sesión al ser las diecisiete horas con treinta y cinco minutos
*************************************************U.L.************************************************
Roxana Lobo Granados Minor Jimenez Gutierrez
SECRETARIA PRESIDENTE