Extraordinaria 24 · 2014-11-13
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Las actas se corrigen y aprueban en la sesión siguiente; verifique que esta sea la versión aprobada antes de citarla. Forma citable: sesión extraordinaria N.º 24 del 2014-11-13 + número de acuerdo.
Acuerdos en esta acta
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- Acuerdo 1 (pág. 2) · aprobado ACUERDO Nº1 SE ACUERDA: “Aprobar modificación presupuestaria Nº 13-2014 por un monto de nueve millones ciento setenta y ocho mil doscientos sesenta y …
- Acuerdo 2 (pág. 4) ACUERDO Nº2 SE ACUERDA: “Autorizar a la Intendencia Municipal para que inicie los trámites para la compra de: MATERIAL O EQUIPO CANTIDAD CEMENTO ROJO …
ACTA EXTRAORDINARIA Nº 24-14
Acta número Veinticuatro - dos mil catorce de la sesión Extraordinaria que celebra el Concejo Municipal
del Distrito de Cóbano el día de trece de Noviembre del Dos Mil Catorce a las diecisiete horas en la sala
de sesiones de este Concejo.
CONCEJALES (AS) PROPIETARIOS PRESENTES
Minor Jiménez Gutiérrez PRESIDENTE Y SINDICO
Reina Gloria Cruz Jiménez
Enio Valenzuela
José León Sandoval
CONCEJALES (AS) SUPLENTES PRESENTES
Noemi Rodríguez Cordero
CONCEJALES AUSENTES CON JUSTIFICACION
CONCEJALES AUSENTES SIN JUSTIFICACION
Alba Rosa Gómez Espinoza
Ronny Rodríguez Villalobos
Josué Villalobos Matamoros
Juan Leon Rodriguez
ADEMAS LA PRESENCIA DE:
INTENDENTE
Omar Fernández Villegas
SECRETARIA
Roxana Lobo Granados
Se comprueba el quórum y se da inicio a la sesión sometiendo a consideración del Concejo el orden del día
propuesto para esta sesión
I. Se comprueba el quórum y se da inicio a la sesión sometiendo a consideración del
Concejo el orden del día propuesto para esta sesión
II. MODIFICACION PRESUPUESTARIA 13
III. DECISION INICIAL
IV. PLAN DE TRABAJO DE AUDITORIA
I. RATIFICACION DEL ORDEN DEL DIA
GLORIA: No ratifico el orden del día porque aquí faltan dos compañeros y hoy era una sesión muy
importante y deberían estar aquí.
II. MODIFICACION PRESUPUESTARIA 13-2014
a. Francisco Alfaro. Modificación presupuestaria Nº13-2014 por un monto total de nueve millones
ciento setenta y ocho mil doscientos sesenta y nueve colones con 36/100 (¢9.178.269,36)
MODIFICACION PRESUPUESTARIA 13-2014
SUMA QUE SE SUMA QUE SE
CODIGO DETALLE SALDO ACTUAL NUEVO SALDO
REBAJA AUMENTA
CONSTRUCION PUENTE RIO LALO MORA
SE REBAJA
Madera y sus
2.03.03 7.000.000,00 2.700.000,00 0,00 4.300.000,00
derivados
SE AUMENTA
Materiales y
2.03.01 productos 25.000,00 - 2.175.000,00 2.200.000,00
metalicos
Materiales y
2.03.02 productos 2.475.000,00 - 525.000,00 3.000.000,00
asfalticos
PROYECTO TSB3 CRUCE RUTA 160- SAN ISIDRO
SE REBAJA
1.03.04 Transporte bienes 5.542.519,36 5.542.519,36 0,00 0,00
SE AUMENTA
Materiale s y
2.03.02 productos 46.907.000,00 - 5.542.519,36 52.449.519,36
asfalticos
SOLUCION PROBLEMA CONTAMINACION POLVO MONTEZUMA
SE AUMENTA
1.03.04Transporte bienes 935.750,00 935.750,00 0,00 0,00
SE AUMENTA
Materiales y
2.03.02 productos 7.174.670,80 0,00 935.750,00 8.110.420,80
asfalticos
TOTAL
MODIFICACION 9.178.269,36 9.178.269,36
PRESIDENTE INTENDENTE SECRETARIA CONTADOR TESORERA
CONSIDERANDO:
-Que se ha presentado modificación presupuestaria Nº 13-2014 por un monto de nueve millones ciento
setenta y ocho mil doscientos sesenta y nueve colones con 36/100 (¢9.178.269,36)
ACUERDO Nº1
SE ACUERDA: “Aprobar modificación presupuestaria Nº 13-2014 por un monto de nueve millones
ciento setenta y ocho mil doscientos sesenta y nueve colones con 36/100 (¢9.178.269,36). Votan a favor
los Concejales Enio Valenzuela, José León y Mainor Jiménez. Se abstiene de votar la Concejal Reina
Gloria Cruz la cual indica que este es un proyecto de su comunidad y no quiero caer en favorecimiento
ilícito.
III. DECISION INICIAL
a. Omar Fernández. Intendente. Oficio I-469-14. ASUNTO. Compra de Materiales de construcción
para ejecutar el Proyecto denominado “Construcción de Puente Rio Lalo Mora
Indique la justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer
(finalidad pública a cumplir) con la presente contratación. (Según artículo 8, inciso a, del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa).
Se requiere realizar la compra de Materiales de construcción para ejecutar el Proyecto denominado “Construcción de
Puente Rio Lalo Mora” incluido en el Presupuesto Extra Ordinario 01- 2014, presentado por La Intendencia Municipal
y aprobado por el Concejo Municipal del Distrito de Cobano. Cabe mencionar que es de suma importancia realizar la
compra de estos materiales para que estos a su vez queden Adjudicados y así tenerlos listos, para que una vez que
lleguen las Vigas se pueda dar inicio nuevamente con esta obra y así concluirla con éxito, dada la urgencia que este
representa para nuestro Distrito de poder contar con este Puente, pues este a su vez traerá una solución definitiva a
varias comunidades.
Así las cosas antes mencionadas esta Intendencia municipal ha tomado la decisión de realizar dicha compra para
garantizar que estos materiales estarán disponibles.
2-Defina el objeto de la contratación aportando las especificaciones técnicas, las cuales deben ser claras, suficientes,
concretas y objetivas. (Según artículo 8, inciso b, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa).
PRESUPUESTO LOZA PUENTE LALO MORA 32m X 4,30m
MATERIAL O EQUIPO CANTIDAD
CEMENTO ROJO 327 sacos
ARENA 13 m3
PIEDRA CUARTA 26 m3
Formaleta 1"X12"X4vrs 550 pz
Regla 1”x3”x4 vrs 400 pz
Alfajilla 2”x3”x4 vrs 400 pz
Clavos de 2" 60 kg
ALAMBRE NEGRO 75 kg
VARILLA 5/8 215 pz
VARILLA 4/8 306 pz
VARILLA 6/8 6 pz
Indique el procedimiento de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución de la contratación y para la
recepción de la obra, bien o servicio. (Según artículo 8, inciso c, del Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa).
Estos Materiales deberán de ser entregados por el Adjudicatario en las Instalaciones del Concejo Municipal de
Cobano, estas serán recibidas por el Ingeniero municipal en coordinación con el Departamento de Proveeduría. La
Intendencia en conjunto con el Ingeniero Municipal, serán los encargadados de velar por la entrega de estos
materiales y deberá de verificar que esto materiales sean utilizados para lo que fueron solicitados, así como también
tener un buen control, que los recursos asignados sean aprovechados de la mejor manera posible.
4. Indique la estimación actualizada del costo del objeto, así como el detalle de la disponibilidad presupuestaria con la
que cuenta la unidad solicitante para enfrentar la ejecución de la contratación. (Según artículo 8, inciso d, del
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa)
Nota: revisar artículo 12 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Monto aproximado de costo: ¢ 9.500.000,00.
Partida presupuestaria: 2.03.01 III ¢ 2.200.000,00.
2.03.02 III ¢ 3.000.000.00.
2.03.03 III ¢ 4.300.000.00. Proyecto Construcción de Puente Rio Lalo Mora.
.Aprobación Tesorería Municipal:
5. La Municipalidad posee el recurso humano y material para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato.
(Según artículo 8, inciso f, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa)
Si: __x_ No: ________
6. Indique el funcionario responsable de darle seguimiento al contrato: (Según artículo 8, inciso g, del Reglamento a la
Ley de Contratación Administrativa).
El Departamento de Intendencia en Conjunto con el Departamento de Proveeduría.
Información para elaborar el cartel
En cumplimiento de lo señalado en el artículo 10, inciso e, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa se
requiere la siguiente información para la elaboración del cartel.
Plazo de entrega: 10 Días Naturales para la entrega de los Materiales.
Recomendación de proveedores a invitar:
El motivo por el cual se recomienda es que son proveedores que están registrados para tal fin en esta institución y se
conoce de los productos que ofrecen.
Nota: de indicar algún proveedor se debe justificar el motivo por el cual se requiere invitarlo.
Factores de calificación:
Elemento a calificar Ponderación
precio 100%
Importante
La información incluida en este formulario es de presentación obligatoria, por requerimientos legales de la Ley y
Reglamento de Contratación Administrativa por lo que la omisión de información representa un impedimento para
continuar con el trámite de la solicitud de compra.
Aprobación por parte de Intendencia:____________________________
Firma de encargado de la unidad solicitante: ____________________________
CONSIDERANDO:
• Que según decisión inicial de la Intendencia se requiere la compra de Compra de Materiales de
construcción para ejecutar el Proyecto denominado “Construcción de Puente Rio Lalo Mora
• Que es de suma importancia realizar la compra de estos materiales para que estos queden
Adjudicados y así tenerlos listos, para que una vez que lleguen las Vigas se pueda dar inicio
nuevamente con esta obra y así concluirla con éxito, dada la urgencia que este representa para
nuestro Distrito de poder contar con este Puente, pues este a su vez traerá una solución definitiva
a varias comunidades.
• Que para este realizar este trabajo se requiere:
MATERIAL O EQUIPO CANTIDAD
CEMENTO ROJO 327 sacos
ARENA 13 m3
PIEDRA CUARTA 26 m3
Formaleta 1"X12"X4vrs 550 pz
Regla 1”x3”x4 vrs 400 pz
Alfajilla 2”x3”x4 vrs 400 pz
Clavos de 2" 60 kg
ALAMBRE NEGRO 75 kg
VARILLA 5/8 215 pz
VARILLA 4/8 306 pz
VARILLA 6/8 6 pz
• Que el monto aproximado de costo es de nueve millones quinientos mil colones (¢9.500.000,00.),
de las siguientes partidas presupuestarias:
2.03.01 III ¢2.200.000,00., 2.03.02 III ¢3.000.000.00.III ¢ 4.300.000.00. Proyecto Construcción de
Puente Rio Lalo Mora. Y de lo cual se cuenta con la Aprobación Tesorería Municipal:
ACUERDO Nº2
SE ACUERDA: “Autorizar a la Intendencia Municipal para que inicie los trámites para la compra de:
MATERIAL O EQUIPO CANTIDAD
CEMENTO ROJO 327 sacos
ARENA 13 m3
PIEDRA CUARTA 26 m3
Formaleta 1"X12"X4vrs 550 pz
Regla 1”x3”x4 vrs 400 pz
Alfajilla 2”x3”x4 vrs 400 pz
Clavos de 2" 60 kg
ALAMBRE NEGRO 75 kg
VARILLA 5/8 215 pz
VARILLA 4/8 306 pz
VARILLA 6/8 6 pz
Para ejecutar el proyecto denominado Compra de Materiales de construcción para ejecutar el Proyecto
denominado “Construcción de Puente Rio Lalo Mora
El monto aproximado para esta compra es de nueve millones quinientos mil colones (¢9.500.000,00.) de
las siguientes Partidas presupuestarias: 2.03.01 III
¢2.200.000,00., 2.03.02 III ¢3.000.000.00.III ¢4.300.000.00. Proyecto Construcción de Puente Rio Lalo
Mora. Y de lo cual se cuenta con la Aprobación de la Tesorería Municipal: Votan a favor los Concejales
presentes Enio Valenzuela, Minor Jiménez y José León. Se abstiene de votar la Concejal Reina Gloria
Cruz la cual indica que este es un proyecto de su comunidad y no quiero caer en favorecimiento ilícito.
IV. Lic Maricel Rojas León. Auditoría Interna. ASUNTO. PLAN ANUAL DE TRABAJO AÑO 2015
a. Lic. Maricel Rojas. Leon. ASUNTO. Plan anual de Trabajo año 2015
La Auditoría interna del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano, con fundamento en lo establecido en la Ley
General de Control Interno número 8292, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, las Normas para el
ejercicio de la auditoría interna en el sector público (R-DC-119-2009), Reglamento de Organización y
Funcionamiento de la Auditoría Interna del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano y demás normativa vigente,
elaboró el plan anual de trabajo para el año 2015.
En el cual se detallan los estudios que se espera realizar en el año y los procesos y subprocesos fiscalizables, con una
proyección del tiempo que se le dedicará a cada estudio o actividad en días de trabajo.
Este programa puede estar sujeto a ajustes o modificaciones, atendiendo asuntos de interés urgente o a solicitud de
la Contraloría General de la República o del Concejo Municipal debidamente justificados.
Contempla este plan, el nombre del estudio, objetivo general, tiempo estimado de ejecución, origen, tema y proceso.
Todo el estudio será realizado por el titular de la unidad por ser esta auditoría unipersonal. Como técnicas de
evaluación para los diferentes estudios se utilizarán:
Pruebas físicas de las operaciones
Pruebas selectivas de la información generada.
Inspecciones de campo.
Observaciones.
Verificaciones.
Confirmaciones. Muestras. Al final de cada estudio, se estará emitiendo el correspondiente informe, con un detalle de los resultados, conclusiones y recomendaciones de las acciones a implementar para corregir las deficiencias detectadas y aprovechar las oportunidades de mejora. La finalidad es orientar a la Administración a alcanzar los objetivos establecidos, cumpliendo con las regulaciones técnicas y legales y procurando la transparencia en el uso de los recursos públicos. Se incluye un espacio para la atención de denuncias presentadas ante esta unidad de Auditoría, o bien ante la Contraloría General de República y luego trasladadas a esta unidad. También se asigna un tiempo prudencial para la ejecución de actividades administrativas propias de la Auditoría, actividades de seguimiento, servicios preventivos, autorización de libros y actividades de capacitación. Para establecer el tiempo efectivo de la Auditoría Interna Municipal y determinar la cantidad de estudios y actividades a realizar, se procedió a rebajar del tiempo total del periodo, los sábados y domingos, los días feriados, asuetos y vacaciones, permitiendo con esto obtener los días disponibles para el cumplimiento de los objetivos fijados. Este plan de trabajo se confeccionó basado en el plan estratégico 2012-2015 y en la valoración de riesgos realizada por la Auditoría Interna para el año 2015. Considerando las limitaciones de tiempo y recursos de la Auditoría Interna se procedió a seleccionar para estudio en el año 2015 los procesos y subprocesos que dieron como resultado un riesgo alto, los cuales corresponden solamente a una parte del universo auditable. Será responsabilidad del jerarca y titulares subordinados el establecimiento de los controles necesarios para procurar el buen funcionamiento de las áreas no auditadas en el año 2015. Este plan de Trabajo 2015 será enviado a la Contraloría General de la República mediante la herramienta tecnológica facilitada por esa Institución. I. MARCO ESTRATÉGICO DE LA PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DE LA AUDITORIA INTERNA 1. VISIÓN, MISIÓN Y OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA 1.1. Misión de la Auditoría Interna “Ejercer una actividad independiente, objetiva y asesora con calidad, que contribuya al cumplimiento de los objetivos institucionales propuestos, para garantizar razonablemente a la población, que los servicios y obras desarrollados por el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano se ejecutan con transparencia y en cumplimiento del marco legal, técnico y las sanas prácticas de administración.” 1.2. Visión de la Auditoría Interna “Ser una auditoría destacada por su eficiencia, capacidad profesional y buen desempeño en su gestión, que con sus aportes genere un valor agregado y fortalezca la confianza y credibilidad de la población en el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano.” 1.3. Objetivo General Evaluar las diferentes operaciones financieras, contables, presupuestarias y administrativas del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano, procurando dar a la ciudadanía una garantía razonable de que estas operaciones se realizan apegadas al marco de legalidad y a las sanas prácticas de administración.
INDICADORES DE DESEMPEÑO
NOMBRE DEL
FÓRMULA DEL INDICADOR INDICADOR META METAS PROPUESTAS
INDICADOR
I Semestre II Semestre
Cumplimiento de Sumatoria de los % de las metas
metas alcanzadas / Número total de metas 100% 60% 40%
programadas
OBJETIVOS PROGRAMACIÓN UNIDAD Y PARTIDA/
RESULTADO DEL AREA OBJETIVOS METAS INDICADOR ASIGNACIÓN
OPERATIVOS O NOMBRE DEL SERVICIO/
DIAGNÓSTICO ESTRATEGICA ESTRATEGICOS CUANTIFICADAS (Fórmula) I II PRESUPUESTARIA
ESPECÍFICOS RESPONSABLE PROYECTO
Semestre Semestre
Necesidad de Control Interno Evaluar las Desarrollar un Que al 31 de Cumplimiento
mejorar en la diferentes plan de diciembre 2015 se de un 100% del Auditoría Auditoría ¢ 31.939.100,58
coordinación operaciones trabajo, cumpla con el POA de Interna Interna
interinstitucional y financieras, consistente 100% del plan de Auditoría 60.00% 40.00% Licda. Maricel
los sistemas de contables, con los trabajo de la Interna. Rojas León
control interno. presupuestarias y parámetros Auditoría Interna,
administrativas del que indique la
Concejo Municipal Contraloría
de Distrito de General de la
Cóbano, República y
procurando dar a coordinado
la ciudadanía una con el Concejo
garantía razonable Municipal, a fin
de que estas de determinar
operaciones se las prioridades
realizan apegadas de la
al marco de institución.
legalidad y a las
sanas prácticas de
administración.
PLAN ANUAL DE TRABAJO 3.1 ESTUDIO Nº 1 Nombre del Estudio: Estudio sobre la gestión de servicios urbanos. Tipo de Auditoría: Auditoria Operativa Justificación: Según lo estipulado en los artículos Nº 22, incisos d), f) y g) 32 incisos a), b), c), g), h), y i) de la Ley General de Control Interno, Nº 8292. Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público (R-DC-119-2009), principalmente los puntos 2.2, 2.6 y 2.11. Ley Nro. 8823, “Reforma de varias leyes sobre la participación de la Contraloría General de la República para la simplificación y el fortalecimiento de la gestión pública” Artículo 74 del Código Municipal Ley para la gestión integral de residuos sólidos, Nro. 8839, publicada en La Gaceta Nro. 135 del 13 de julio de 2010. Objetivo (s) del Estudio: Evaluar el procedimiento de cobro y recuperación del pendiente de servicios urbanos y la validez y suficiencia de los controles existentes en la prestación del servicio. Alcance del Estudio: Se planeará el estudio procurando el desarrollo de un enfoque de auditoría efectivo, en el que se buscará examinar el procedimiento de cobro y recuperación del pendiente de servicios urbanos y la validez y suficiencia de los controles existentes para la prestación del servicio. El periodo de examen será del 1 de enero 2014 al 31 de diciembre 2014, ampliándose si se considera necesario. Descripción del Estudio: Evaluar el procedimiento de cobro y recuperación del pendiente de servicios urbanos y la validez y suficiencia de los controles existentes en la prestación del servicio. Resumen de actividades y orden de prioridad: Analizar la información disponible en el archivo municipal relacionada con los ingresos, costos y utilidad por la prestación del servicio. Analizar el sistema de cobros y recaudación por la prestación del servicio. Entrevistar a los funcionarios relacionados con el tema. Emitir el informe respectivo. Limitaciones del Estudio: Los recursos humanos, económicos, financieros y materiales asignados, para un estudio a profundidad son limitados. No se puede vincular a los riesgos institucionales por carecer el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano del SEVRI. El Concejo Municipal no cuenta con un Departamento de Sanidad. Posibles relaciones de coordinación con las Unidades Relacionadas y el Jefe de cada Unidad: Coordinar con el Intendente Municipal, el Administrador Financiero Tributario y el Ingeniero Municipal para la obtención de información referente al tema. Coordinar con Tesorería y Contabilidad para obtener información respecto de la recaudación e inversión para la prestación del servicio. ESTUDIO Nº 2 Nombre del Estudio: Realizar un Informe Anual de la ejecución del plan de trabajo del 2014 y del estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna y de la Contraloría General de la República, junto con otros informes cuando las circunstancias lo ameriten. Realizar las funciones administrativas propias de la unidad de Auditoría interna. Elaborar el plan de trabajo de la Auditoría Interna del 2016 y darle seguimiento al plan propuesto para el 2015. Brindar los servicios preventivos, de asesoría y de advertencia y las actividades de seguimiento de recomendaciones. Tipo de Auditoría: Estudio Especial. Justificación: Según lo estipulado en los artículos Nº 22, incisos d), f) y g) 32 incisos a), b), c), g), h), y i) de la Ley General de Control Interno, Nº 8292. Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público (R-DC-119-2009), principalmente los puntos 2.2, 2.6 y 2.11. Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del sector público. Objetivo (s) del Estudio: Establecer el enfoque de Auditoria considerando un plan de trabajo flexible. Reconociendo el dinamismo de los riesgos e incorporando esta realidad en el plan de trabajo de la Auditoría Interna con el fin de brindar el valor agregado que se espera de la actividad. Alcance del Estudio: Se planeará el estudio procurando el desarrollo de un enfoque de auditoría efectivo, en el que se buscará establecer cuáles son los informes de mayor prioridad, y un plan de seguimiento de las principales recomendaciones.
Descripción del Estudio: Establecer un proceso adecuado de planificación para la labor de la Auditoría Interna. Brindar continuamente el asesoramiento que requiera el Jerarca en materia de la competencia de la Unidad. Reducir significativamente las situaciones señaladas por la Auditoría Interna, Contraloría General de la República y otros entes externos, sobre el manejo y seguimiento de las recomendaciones de los entes fiscalizadores y dirigiendo los esfuerzos hacia la prevención. Resumen de actividades y orden de prioridad: Fortalecer el Programa de Auditoría Interna con base en la Valoración del Riesgo. Fortalecer el Programa de Seguimiento de Planes de Acciones Correctivas (recomendaciones y modificaciones) e informar sus resultados. Para vigilar eficazmente las recomendaciones, se establecen procedimientos que incluyen lo siguiente: 1) El marco de tiempo dentro del cual se requiera la respuesta de la Administración a las observaciones y recomendaciones de trabajo. 2) La evaluación de la respuesta de la Administración. 3) La verificación de la respuesta (si corresponde). 4) La realización de un trabajo de seguimiento (si corresponde). 5) Un proceso de comunicación a los niveles adecuados de la alta dirección o del Concejo Municipal, que haga hincapié en las respuestas o acciones insatisfactorias, incluyendo la elevación de riesgo. Establecer un Programa de Orientaciones sobre controles internos (procesos internos) y procedimientos administrativos. Establecer un Programa de Orientaciones sobre leyes, reglamentos e intervenciones más comunes de la Contraloría General de la República y de esta Unidad. Hacer un informe de seguimiento de las recomendaciones de los informes de Auditoría Interna entre otros documentos, para determinar el interés que tiene la Administración Activa para cumplir con la Ley General de Control Interno y otras normas, que permitan un mejor manejo de los recursos públicos. Efectuar el seguimiento de las acciones legales iniciadas como producto de recomendaciones de Informes de Auditoría y Control, hasta su conclusión. Realizar estudios de seguimiento sobre el cumplimiento de las disposiciones que emita el Órgano Contralor cuando este así lo solicite, especialmente cuando se recomienda un procedimiento administrativo, en contra de algún funcionario, con el fin de que se dé por parte de la Administración, fiel cumplimiento de ese tipo de instrucciones. Realizar las funciones de administración propias de la Auditoría Interna. Brindar los servicios preventivos, de asesoría y advertencia al Jerarca y a la Administración Activa cuando se requieran. Limitaciones del Estudio: Falta la reglamentación de la Ley General de Control Interno. Limitación de tiempo para coordinar con la Contraloría General el establecimiento de posibles sanciones por incumplimiento de las disposiciones o recomendaciones avaladas por el Concejo Municipal. Los sistemas de seguimiento y evaluación de la gestión son débiles en la Administración. Se carece, en el centro de la organización y en las esferas de gestión, de sistemas fiables de información para la dirección o, en el mejor de los casos, dichos sistemas son insuficientes. Los recursos humanos, económicos, financieros y materiales asignados, para un estudio a profundidad son limitados. No se puede vincular a los riesgos institucionales, por carecer el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano del SEVRI. Posibles relaciones de coordinación con las Unidades Relacionadas y el Jefe de cada Unidad: Fomentar la adopción de políticas públicas promulgadas por la Contraloría General de la República y esta Unidad en coordinación con el Concejo Municipal y la Intendencia. Continuar con un programa de revisiones periódicas sobre las áreas más propensas a cometer errores o irregularidades en coordinación con las jefaturas. Dar seguimiento a las unidades administrativas mediante el programa de planes de acción correctiva para garantizar el cumplimiento e implantación de las recomendaciones presentadas en los informes de auditorías en coordinación con las jefaturas. ESTUDIO Nº 3 Nombre del Estudio: Estudio sobre la gestión presupuestaria. Tipo de Auditoría: Auditoría Financiera. Justificación: Que sirva como base para evaluar las acciones que la Administración Municipal establece para la gestión y administración de los recursos municipales y su registro presupuestario y contable y la ejecución y control de los recursos provenientes de fondos públicos sujetos a programas específicos o a transferencias de competencia institucional. Según lo estipulado en los artículos Nº 22, incisos a), c) e i) y los artículos 32 incisos a) e i) y 33 inciso b de la Ley General de Control Interno, Nº 8292. Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público (R-DC-119-2009), principalmente los puntos 1.1, 2.3.2 y 2.3.3. Considerar las Normas Técnicas Sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE Ley 7755 Partidas Específicas
Ley 6043. Ley de Zona Marítimo Terrestre y su Reglamento Objetivo (s) del Estudio: Verificar la razonabilidad de los resultados de la liquidación presupuestaria 2014 del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano y la aplicación de políticas y metodologías diseñadas de conformidad con la normativa técnica y jurídica relacionada. Alcance del Estudio: Se analizara la información financiera presentada en la liquidación presupuestaria 2014 y cualquier otra información disponible relacionada con el tema y los resultados reportados por la Administración mediante la aplicación de los indicadores de gestión. Descripción del Estudio: Los procedimientos se aplicarán sobre las actividades relacionadas con la razonabilidad de la liquidación presupuestaria del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano para el periodo 2014. Ampliándose en los casos en que se considere necesario. Resumen de actividades y orden de prioridad: Indagar sobre la información existente en el Concejo Municipal respecto al tema en estudio. Solicitar a los responsables los documentos indispensables (Plan anual operativo, liquidación presupuestaria, reglamentos, manuales y otros) relacionados con el objetivo de la auditoría, con el fin de considerarlos en la fase de ejecución del estudio. Verificar que los procesos de las modificaciones presupuestarias se lleven a cabo con apego a la normativa vigente y que exista el reglamento correspondiente. Verificar la existencia del manual de procedimientos para la elaboración de la liquidación presupuestaria. Revisar la correcta ejecución de los recursos provenientes de fondos públicos sujetos a programas específicos o a transferencias de competencia institucional. Analizar los resultados con fundamento en los indicadores institucionales de gestión, derivados de la ejecución presupuestaria.
Evaluación de la gestión administrativa en la ejecución de los diversos recursos. Revisión de notas de crédito y débito. Comprobación de saldos con saldos reales. Análisis de la distribución de intereses sobre inversiones transitorias. Revisión de cheques con más de tres meses de emitidos. Análisis de cualquier otro aspecto relevante relacionado con la liquidación presupuestaria Confeccionar el informe correspondiente. Limitaciones del Estudio: Falta por parte de la Administración objetivos y metas estratégicas en materia de riesgos, para mejoramiento del sistema de control interno. Son limitados los recursos humanos, económicos, financieros y materiales asignados, para un estudio a profundidad. Falta vinculación del plan anual operativo y el presupuesto municipal mediante la evaluación de los resultados de los indicadores de gestión para una mejora continua. Aún no se cuenta con un sistema integrado contable que permita obtener información confiable y completa. No se cuenta con SEVRI. Posibles relaciones de coordinación con las Unidades Relacionadas y el Jefe de cada Unidad: Coordinar con las áreas responsables sobre los procedimientos críticos. Seguimiento de los acuerdos del Concejo Municipal, Plan Estratégico Municipal, Plan Anual Operativo, y del principio de legalidad en coordinación con la Secretaría del Concejo e Intendente. Evaluación de los procesos de rendición de cuentas, ejecución presupuestaria, y desarrollo del sistema contable y coordinar con los responsables. Continuar con el esfuerzo de asesorar a la Administración en lo relativo al tema de control interno en coordinación con el Concejo Municipal. Coordinar con el Contador (encargado de presupuesto), y la Tesorera para contar con información sobre el desembolso de recursos del período. Coordinar con el Concejo Municipal y el Comité Distrital de Deportes y Recreación, e Intendencia sobre lo señalado en los informes de la Auditoría Interna. ESTUDIO Nº 4 Nombre del Estudio: Autoevaluación de calidad de la actividad de la Auditoría Interna. Tipo de Auditoría: El tipo de Auditoría representa un estudio especial. Justificación: Ley General de Control Interno, Nº 8292. Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009) Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE). Directrices generales para el establecimiento y funcionamiento del sistema específico valoración del riesgo institucional (SEVRI) -3-2005-CO-DFOE, destacando el punto 4.7. R-CO-33-2008. Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público. Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano. R-CMDC-0108. Informe acerca de la actividad de la Auditoría Interna en el Sector Municipal (INFORME Nro. DFOE-DL-IF-12-2012), 28 de setiembre, 2012. Objetivo (s) del Estudio: Evaluar la eficiencia y la eficacia de la actividad de Auditoría Interna en lo relativo al valor agregado de la actividad de la unidad de Auditoría Interna y su personal. Identificar e implementar oportunidades de mejora para la actividad de Auditoría Interna. Brindar una opinión sobre el cumplimiento de las “Manual de normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público.” Alcance del Estudio: En este caso por ser el sexto año de autoevaluación, el estudio se enfocará hacia la obtención y verificación de información relacionada con el valor agregado de la actividad de la Auditoría Interna, así como determinar la percepción sobre la calidad de los servicios aportados al jerarca y a las unidades auditadas. La autoevaluación abarcará el período comprendido entre el 01 de enero de 2014 y el 31 de diciembre de 2014, y se desarrollará con sujeción al “Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público” y las “Directrices para la autoevaluación anual y evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público” (D-2-2008-CO-DFOE), emitidos por la Contraloría General de la República. Descripción del Estudio: El proceso de autoevaluación anual de calidad comprenderá las siguientes etapas: Planificación y preparación para la autoevaluación anual Ejecución de procedimientos de verificación Comunicación de resultados
Seguimiento de la implementación del plan de mejora La autoevaluación anual de calidad de la auditoría interna deberá dimensionarse apropiadamente, mediante la elaboración del programa atinente, el que contendrá, como mínimo, el objetivo, el alcance y los procedimientos de verificación de la calidad que se ejecutarán, así como los plazos y los recursos asignados. Como parte de los insumos para esta etapa, deberán considerarse, entre otros asuntos, los resultados de las evaluaciones de calidad anteriores y la implementación del respectivo plan de mejora. Los procedimientos de verificación de calidad de la auditoría interna relativos al valor agregado de la actividad, deberán estar enfocados a determinar el cumplimiento de las normas aplicables con respecto, al menos, a los siguientes tópicos: Evaluación y mejora de la administración del riesgo, control y procesos de dirección. Planificación detallada de los servicios de auditoría interna. Procesamiento y calidad de la información recopilada y utilizada por la auditoría interna para la prestación de sus servicios. Comunicación de resultados de los servicios de auditoría interna. Productividad de la actividad de auditoría interna y su concentración en asuntos de relevancia. Supervisión del progreso en la implementación de las recomendaciones, observaciones y demás productos resultantes de la gestión de auditoría interna. Los procedimientos de verificación relativos a la percepción sobre la calidad de la actividad de auditoría interna por parte del jerarca, los titulares subordinados, los funcionarios de la auditoría interna y otras instancias, se fundamentarán en la aplicación de encuestas que consideren las relaciones organizacionales de la auditoría interna, la competencia del personal de la unidad, su productividad y el valor agregado de sus servicios, entre otros asuntos relevantes. Los resultados de la autoevaluación anual de calidad serán comunicados oportunamente, en forma verbal y escrita, mediante el informe de la evaluación de calidad y el respectivo plan de mejora. El plan de mejora deberá ser formulado por la auditoría interna y comprender las acciones concretas para fortalecer la actividad de auditoría interna, con indicación de los plazos, los recursos y los responsables de su ejecución y seguimiento, y deberá hacerse de conocimiento del máximo jerarca y de los funcionarios de la auditoría interna. Tales acciones deberán referirse al menos a aquellas condiciones de mayor relevancia identificadas en el proceso de evaluación de calidad. Resumen de actividades y orden de prioridad: Identificar los servicios brindados a la administración activa durante el año 2014. (Tomar como base los informes de gestión, avance, seguimiento y otra documentación que permita hacer un inventario de lo actuado por la auditoría interna, y clasificar todos los servicios por tipo: auditoría, asesoría, advertencia, legalización de libros, otros.) Aplicar y procesar una encuesta de opinión/satisfacción respecto de la actividad de Auditoría Interna, a las siguientes instancias institucionales: Jerarca: (Concejo Municipal y a las Instancias auditadas. Definir y ejecutar las comprobaciones específicas acordes con la realidad de la auditoría interna, utilizando los procedimientos de verificación de calidad de acuerdo con el criterio profesional de la auditora, y considerando el universo de los elementos por verificar. Analizar y valorar los resultados obtenidos de la aplicación de los procedimientos anteriores Aplicar la herramienta de verificación del cumplimiento de las normas contempladas en el “Manual de normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público”. Elaborar el informe de la autoevaluación. Elaborar el plan de mejora. Comunicar los resultados y el plan de mejora a quien corresponda. Documentar la ejecución de cada una de las etapas del proceso de autoevaluación. Limitaciones del Estudio: La autoevaluación se realiza mediante una herramienta suministrada hace varios años, cuyas encuestas no resultan muy claras para los sujetos del información. La aplicación de encuestas a las instancias auditadas sin firma admite la posibilidad de que estos la utilicen para afectar la imagen del auditor. Posibles relaciones de coordinación con las Unidades Relacionadas y el Jefe de cada Unidad: Coordinar con el Concejo Municipal y las instancias auditadas para aplicar las encuestas. Coordinar con el Concejo Municipal los espacios para la presentación del informe generado y para la implantación del plan de mejora. ESTUDIO Nº 5 Nombre del Estudio: Estudio sobre la razonabilidad de los resultados de la liquidación presupuestaria de los fondos transferidos al Comité Distrital de Deportes de Cóbano. Tipo de Auditoría: Auditoría financiera. Justificación: Que sirva como base para evaluar las acciones que la Administración Municipal y el Comité Distrital de Deportes establecen para la gestión y administración de los recursos municipales destinados al deporte y la recreación, su
registro presupuestario y contable y la ejecución y control de los recursos provenientes de fondos públicos sujetos a transferencias de competencia institucional. Según lo estipulado en los artículos Nº 22, incisos a), c) e i) y los artículos 32 incisos a) e i) y 33 inciso b de la Ley General de Control Interno, Nº 8292. Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público (R-DC-119-2009), principalmente los puntos 1.1, 2.3.2 y 2.3.3. Objetivo(s) del Estudio: Analizar la información financiera generada por el Comité Distrital de Deportes y que respalda la ejecución de los fondos públicos asignados. Alcance del Estudio: Los procedimientos se aplicarán sobre las actividades relacionadas con la razonabilidad de la liquidación presupuestaria del Comité Distrital de Deportes y Recreación de Cóbano para el periodo 2014. Ampliándose en los casos en que se considere necesario. Descripción del Estudio: Se analizara la información financiera presentada en la liquidación presupuestaria 2014 del Comité Distrital de Deportes y cualquier otra información disponible relacionada con el tema y los resultados reportados por la Administración mediante la aplicación de los indicadores de gestión. Resumen de actividades y orden de prioridad: Revisar la información suministrada por el Comité Distrital de Deportes y la existente en el Concejo Municipal respecto al tema en estudio. Verificar que los procesos de las modificaciones presupuestarias se lleven a cabo con apego a la normativa vigente y que exista el reglamento correspondiente. Verificar la existencia del manual de procedimientos para la elaboración de la liquidación presupuestaria. Verificar el cumplimiento de objetivos y metas establecidos por el Comité Distrital de Deportes y Recreación de Cóbano. Analizar los resultados con fundamento en los indicadores institucionales de gestión derivados de la ejecución presupuestaria. Evaluación de la gestión administrativa en la ejecución de los diversos recursos. Revisión de notas de crédito y débito. Comprobación de saldos con saldos reales. Análisis de la distribución de intereses sobre inversiones transitorias. Revisión de cheques con más de tres meses de emitidos. Análisis de cualquier otro aspecto relevante relacionado con la liquidación presupuestaria Confección del informe correspondiente. Limitaciones del Estudio: Falta por parte de la Administración objetivos y metas estratégicas en materia de riesgos, para mejoramiento del sistema de control interno y la promoción del Deporte y la Recreación. La mayor parte de las instalaciones deportivas del Distrito no pertenecen registralmente al Concejo Municipal, lo cual restringe la posibilidad de darlas en administración al Comité Distrital de Deportes y qué el Comité pueda invertir recursos en ellas. No se puede vincular a los riesgos institucionales, al carecer el Concejo Municipal y el Comité Distrital de Deportes del SEVRI. A pesar de que se ha insistido en los informes de auditoría, el Reglamento de Funcionamiento del Comité Distrital de Deportes y Recreación de Cóbano, aún no ha sido modificado para adaptarse a las condiciones del Distrito. Posibles relaciones de coordinación con las Unidades Relacionadas y el Jefe de cada Unidad: Coordinar con las áreas responsables sobre los procedimientos críticos. Coordinar con la Asesoría Legal todo lo referente a la normativa correspondiente. Seguimiento de los acuerdos del Concejo Municipal, Plan Estratégico Municipal y del principio de legalidad en coordinación con la Secretaría del Concejo, Intendente y Comité Distrital de Deportes. Evaluación de los procesos de rendición de cuentas, ejecución presupuestaria, y desarrollo del sistema contable y coordinar con los responsables. Continuar con el esfuerzo de asesorar a la Administración y al Comité de Deportes en lo relativo al tema de control interno en coordinación con el Concejo Municipal. Coordinar con el Contador, el Tesorero sobre el desembolso de recursos del período. Coordinar con el Concejo Municipal y el Comité Distrital de Deportes y Recreación, e Intendencia sobre lo señalado en los informes de la Auditoría Interna. Coordinar con el Comité Distrital de Deportes y la Proveeduría Municipal todo lo concerniente a su labor y al manejo de los procesos de contratación para la ejecución de los recursos transferidos. ESTUDIO Nº 6 Nombre del Estudio: Estudio sobre la gestión para la contratación de personal fijo u ocasional en el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano. Tipo y Área de Auditoría: Estudio especial.
Justificación: Según lo estipulado en los artículos Nº 22, incisos a), c) e i) y los artículos 32 incisos a) e i) y 33 inciso b de la Ley General de Control Interno, Nº 8292. Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público (R-DC-119-2009), principalmente los puntos 1.1, 2.3.2 y 2.3.3. Código Municipal Objetivo (s) del Estudio: Evaluar los procesos y actividades relacionadas con la contratación de personal fijo u ocasional en el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano, para identificar si contribuyen al logro de los objetivos institucionales. Alcance del Estudio: Los procedimientos se aplicarán sobre las actividades relacionadas con la contratación de personal fijo u ocasional en el período comprendido del 1 de enero de 2014 al 31 de diciembre de 2014, pudiendo ampliarse en caso de considerarse necesario. Descripción del Estudio: Se aplicaran técnicas de revisión de los expedientes de personal fijo u ocasional contratado por el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano en el periodo de estudio, ampliándose en caso de considerarse necesario, para verificar y analizar que el proceso de reclutamiento y selección se ajusta al marco de legalidad, que se cumpla con los requisitos establecidos para la modalidad de contratación seleccionada (interinos, servicios especiales, cargos fijos u otros) de acuerdo con el manual de puestos vigente en el Concejo Municipal o la normativa correspondiente. Sin perjuicio de otras observaciones que pueda efectuar esta Auditoría Interna en cumplimiento de sus funciones; así como de cualquier ajuste que con posterioridad se pueda determinar cómo necesario. Resumen de actividades y orden de prioridad: Indagar sobre la información existente en el Concejo Municipal respecto al tema en estudio. Estudiar el manual de puestos vigente en el Concejo Municipal. Entrevistar a la encargada de recursos Humanos sobre el procedimiento de contratación utilizado. Seleccionar una muestra de expedientes de funcionarios municipales (gerenciales y operativos) fijo y ocasional, contratados en el periodo de estudio, con el fin de verificar que el proceso de selección se ajusta al marco de legalidad y cumplen con los requisitos establecidos para las respectivas plazas de acuerdo con el manual de puestos y la normativa vigente. Análisis de cualquier otro aspecto relevante Confeccionar el informe correspondiente. Limitaciones del Estudio: Falta por parte de la Administración objetivos y metas estratégicas en materia de riesgos, para mejoramiento del sistema de control interno. Son limitados los recursos humanos, económicos, financieros y materiales asignados, para un estudio a profundidad. Este estudio no se puede vincular a los riesgos institucionales, al carecer el Concejo Municipal del SEVRI. No hay un Departamento de Recursos Humanos, esta función está recargada en la Secretaria Municipal y la Vice intendenta. Posibles relaciones de coordinación con las Unidades Relacionadas y el Jefe de cada Unidad: Coordinar con las áreas responsables sobre los procedimientos críticos. Coordinar con la Vice intendenta, la Secretaria Municipal y la Auxiliar Contable para la obtención de información referente al tema. Coordinar con la Asesoría Legal todo lo referente a la normativa correspondiente. Coordinar con la Unión de Gobiernos Locales para todo lo referente a asesoría e información sobre el procedimiento de nombramiento. Continuar con el esfuerzo de asesorar a la Administración en lo relativo al tema de control interno. ESTUDIO Nº 7 Nombre del Estudio: Seguir con la elaboración del Manual del Ejercicio de la Auditoría Interna, incluyendo las mejoras y modificaciones que se requieran para irse adaptando a las “Normas Generales de Auditoría para el Sector Público” y siguiendo las disposiciones de la Contraloría General y del Concejo, buscando el desarrollo de la gestión de la auditoría mediante la evaluación de riesgo, junto con la razón de apertura de libros de actas y otros que sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. Tipo de Auditoría: Estudio especial. Justificación: Según lo estipulado en los artículos 14, 22 y 27 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292. Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público (R-DC-119-2009), principalmente los puntos 1.1.4 y 2.2. El punto 1.6 de las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE). Objetivo (s) del Estudio: Sustentar con el Manual de Auditoría Interna la regulación del accionar de los procedimientos de la Unidad, destacando la autorización de los libros contables y libros de actas de las dependencias del Concejo Municipal de
Distrito de Cóbano, de acuerdo a la normativa emitida por la Contraloría General de la República y en razón de mejorar el sistema de control interno. Proyectarse a un trabajo más eficiente con base en el principio de legalidad existente y la Ley General de Control Interno. Alcance del Estudio: La Auditoría Interna tiene que regirse por un manual de procedimientos que observe la normativa fundamental que sustenta su labor y describa los procesos para llevar a cabo el trabajo se auditoría. Descripción del Estudio: Esta Unidad tiene la responsabilidad de auditar la utilización de los fondos y la propiedad pública, asesorar al Concejo, al Intendente y a las unidades administrativas en materia de procedimientos técnicos y operacionales, evaluar el establecimiento y mejoras de controles internos y cumplimiento con las leyes, ordenanzas, resoluciones y reglamentos en general. En relación con estos aspectos, hay que dejar bien claro los procedimientos en un Manual de procedimientos de la Auditoría Interna, el cual se va a ir confeccionando y actualizando por etapas de conformidad con las posibilidades de una auditoría unipersonal. Resumen de actividades y orden de prioridad: Revisar y expandir el Manual del ejercicio de la Auditoría Interna, incluyendo las mejoras y modificaciones que se requieran para irse adaptando a las “Normas Generales de Auditoría para el Sector Público” para que sirva como guía completa de todas las actividades, procesos y servicios prestados, y buscar su manejo electrónico, para lo cual buscará coordinar el desarrollo del mismo con las Fuerzas de Trabajo de la Contraloría, el Instituto de Auditores Internos y el Colegio de Contadores Públicos, otras instancias y otras auditorías internas, para que dicho manual sirva como referencia para entender todos los procesos, describir adecuadamente la metodología aprobada y los procedimientos a seguir y orientación para lograr una aplicación práctica consistente. La calidad de las comunicaciones con el Gobierno Municipal y en general con la Administración Activa, debe establecer un procedimiento que establezca un compromiso de todas las partes, que incluya por lo menos los siguientes aspectos: 1.Obtener, evaluar y resumir datos y evidencias de manera cuidadosa y con precisión. 2. Derivar y expresar observaciones, conclusiones y recomendaciones sin prejuicios, parcialidades, intereses personales e indebida influencia de terceros. 3. Mejorar la claridad evitando el lenguaje técnico innecesario y proporcionando toda la información significativa y relevante de contexto. 4. Elaborar comunicaciones con el objetivo de que cada elemento sea expresivo pero preciso. 5. Adoptar un contenido y tono útiles que se centren en los objetivos de la organización. 6. Asegurar que la comunicación sea consistente con el estilo y cultura de la organización. 7. Planear la coordinación de la información y manejo de expedientes, en oportunidad para la Auditoría Interna, para que se apoye el estudio de auditoría y se permita una presentación de los resultados del trabajo, con el fin de evitar demoras indebidas. Revisar la normativa vigente y actualizar el reglamento de la Auditoría Interna conforme a las nuevas disposiciones. Se harán las gestiones necesarias para establecer la labor de la Auditoría en un Manual, conforme a la normativa. Se debe establecer un procedimiento para el seguimiento de las recomendaciones que facilite la coordinación y permita vigilar y asegurar que las recomendaciones hayan sido implantadas eficazmente o que la Administración haya aceptado el riesgo de no tomar medidas. Para el cierre y apertura de libros se utiliza el procedimiento establecido para esto por la Auditoría Interna. Además se aplican las Normas de Control Interno para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República, así como las disposiciones de la Ley General de la Administración Pública y reglamentos aplicables. Limitaciones del Estudio: Falta coordinación del manejo de los libros que lleva la Institución, principalmente, porque no se han definido y aplicado actividades de control interno, conforme lo indican las “Normas de control interno para el Sector Público” (N-2-2009-CO-DFOE)”, publicadas en La Gaceta Nº 26 del 6 de febrero, 2009, en el siguiente punto: “4.4.4 Libros legales El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar que se disponga de los libros contables, de actas y otros requeridos por el bloque de legalidad, según corresponda, y que se definan y apliquen actividades de control relativas a su apertura, mantenimiento, actualización, disponibilidad, cierre y custodia”. No se puede vincular a los riesgos institucionales, al carecer el Concejo Municipal de Cóbano, del SEVRI. Se tienen recursos limitados y pueden no ser adecuados a las necesidades de la Auditoría Interna, para desarrollar su labor. Posibles relaciones de coordinación con las Unidades Relacionadas y el Jefe de cada Unidad: El manual debe reflejar el procedimiento interno a seguir en cada estudio de Auditoría según el área que corresponda. Es necesario establecer un procedimiento que mejore la comunicación con la Jerarquía Municipal y en general con la Administración Activa, para lo cual hay que analizar el compromiso de todas las partes para fortalecer la actividad y coordinar las mejoras necesarias para perfeccionar el sistema de control interno institucional. ESTUDIO Nº 8 Nombre del Estudio: Estudios que tengan interés la Contraloría General y el Concejo Municipal, o motivados por denuncias de los ciudadanos, conforme a las posibilidades técnicas de la Auditoría Interna. Participar en capacitaciones, organizados por el Órgano Contralor u otros entes y asuntos de interés de las auditorías internas. Tipo de Auditoría: Estudio especial. Justificación:
Según lo estipulado en los artículos Nº 22, inciso d) y 32 incisos a), c), g), h) e i) de la Ley General de Control Interno, Nº 8292. Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público (R-DC-119-2009), principalmente los puntos 1.3 y 2.3. Los puntos 1.6, 1.8, Capítulo 3 de las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE). Directrices generales para el establecimiento funcionamiento del sistema específico valoración del riesgo institucional (SEVRI) -3-2005-CO-DFOE, destacando el punto 4.7. Directrices sobre la comunicación de relaciones de hechos y denuncias penales por las auditorías internas del sector público” (D-1-2008-CO-DFOE). Resolución R-CO-9-2008 del 19 de febrero de 2008, publicada en el Diario Oficial “La Gaceta” Nº 51 del 12 de marzo de 2008. Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano. R-CMDC-0108. Informe acerca de la Actividad de la Auditoría Interna en el Sector Municipal (INFORME Nro. DFOE-DL-IF-12-2012), 28 de setiembre, 2012. Objetivo (s) del Estudio: Atender las denuncias trasladadas por la Contraloría General de la República o presentadas directamente ante la Auditoría Interna y las solicitudes de la Contraloría General de la República en materia de estudios especiales y capacitación, destacando la retroalimentación que es la base de la labor de la Auditoría Interna y asignar el espacio necesario para atender las solicitudes del Concejo Municipal en materia de estudios especiales que permita a la Auditoría Interna dar un valor agregado mediante los servicios que brinda. Alcance del Estudio: Darle prioridad a los lineamientos que establezca la Contraloría General sobre los asuntos de interés que tiene para la Auditoría Interna y considerar los estudios que establezca el Concejo Municipal y valorar si proceden dentro del plan de trabajo de la Auditoría Interna o establecer las justificaciones del caso. Se va a mantener coordinación para ir desarrollando el concepto de Gobierno Corporativo. Descripción del Estudio: Reservar espacio para atender solicitudes de la Contraloría General conforme lo establece principalmente el literal c) del artículo 32 de la Ley General de Control Interno, con énfasis en las denuncias o estudios especiales, así como para participar en los foros, talleres y otros eventos que este Órgano Contralor organice sobre temas estratégicos para la fiscalización de los recursos públicos, también dejar un espacio para coordinar solicitudes del Concejo Municipal sobre estudios especiales, así como para participar en unión con dicho órgano colegiado sobre temas estratégicos para la fiscalización de los recursos públicos. Atender las denuncias presentadas directamente ante la Auditoría Interna. Partir de una definición de Gobierno Corporativo como el conjunto de políticas, normas y órganos internos mediante los cuales se dirige, administra y controla la gestión de la entidad, asegurando tomar decisiones alineadas a los objetivos de la organización, para garantizar una gestión íntegra, transparente y responsable. Perfeccionar los conocimientos, aptitudes y otras competencias mediante la capacitación profesional continua. Resumen de actividades y orden de prioridad: Reservar espacio para atender toda solicitud de la Contraloría General de la República. Realizar todas las gestiones necesarias, para cumplir con las directrices de la Contraloría General de la República, hasta la posibilidad de variar el plan de trabajo de la Auditoría Interna. Hacer los informes cuando corresponda a la Contraloría General de la República y al Concejo Municipal, para justificar la actuación de la Auditoría Interna en esta materia. Reservar espacio para atender alguna solicitud del Concejo Municipal o para la realización de un estudio especial; se valorará su realización conforme a su relevancia dentro del interés público, la disponibilidad de tiempo, la posibilidad de variar el plan de trabajo y los recursos utilizables. Según la normativa, la Auditoría Interna debe fiscalizar y mejorar la efectividad de los procesos de valoración de riesgo, del control y de la dirección de los procesos de control interno del Concejo Municipal, por lo que es importante insistir en la necesidad de establecer un SEVRI Institucional y darle seguimiento al sistema de control interno, enfocándolo en el tema de Gobierno Corporativo, mediante un programa de auditoría adecuado. Analizar lo correspondiente a denuncias y elaboración de relaciones de hechos o estudios especiales. Hacer coordinaciones efectivas con la Contraloría General, Auditorías Internas y otros entes, para cumplir con los asuntos de la auditoría. Analizar las recomendaciones del Informe acerca de la actividad de la Auditoría Interna en el Sector Municipal (INFORME Nro. DFOE-DL-IF-12-2012), 28 de setiembre, 2012 y establecer un plan de mejora al respecto y considerarlo en el Informe de Evaluación de Calidad. Coordinar con la Administración los planes basados en riesgos, a fin de determinar las prioridades de la actividad de la Auditoría Interna y si estas son consistentes con las metas de la Institución. Igualmente, coordinar el intercambio de información para mejorar la comunicación, asegurar una cobertura adecuada y minimizar la duplicación de esfuerzos. La Auditoría Interna debe perfeccionar sus conocimientos, aptitudes y otras competencias mediante la capacitación profesional continua. Debe mantenerse informada de las mejores prácticas y de la evolución de las normas, procedimientos y técnicas de auditoría interna. Para lo cual, buscará certificaciones que demuestren las aptitudes que va desarrollando y coordinar con la Institución, la Contraloría General, el Instituto de Auditores Internos, el
Colegio de Contadores Públicos, otras Instituciones y en actividades de interés de las auditorías internas, desarrollando un plan de capacitación acorde a sus responsabilidades. Limitaciones del Estudio: Se puede dar el caso de que la Auditoría observe que se debe dar prioridad a otros asuntos por un interés público y por la situación de riesgo y no a los temas propuestos por el Concejo Municipal o la Contraloría General de la República. Posibles eventualidades o imprevistos que se pueden presentar y conlleven a no cumplir con las solicitudes de la Contraloría General de la República o del Concejo Municipal, las cuales serán justificadas. El tema de Gobierno Corporativo está muy desarrollado en otras áreas, no así en el área municipal, por lo que es esencial la participación activa de los jerarcas municipales, que han demostrado interés, pero es importante la guía y aplicabilidad de principios administrativos integrales para su estudio. No se puede vincular este estudio a los riesgos institucionales, al carecer el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano, del SEVRI. Se tienen recursos limitados, que pueden no resultar adecuados a las necesidades técnicas del estudio. Posibles relaciones de coordinación con las Unidades Relacionadas y el Jefe de cada Unidad: Coordinar con la Contraloría General los espacios para sus solicitudes. Coordinar con otras Auditorías y entes para atender las solicitudes de la Contraloría, estudios o denuncias. Coordinar con el Concejo Municipal para justificar dichas actividades con la Contraloría. Coordinar con el Concejo Municipal los espacios para sus solicitudes y la presentación de los informes generados por estas solicitudes. Insistirle a la Jerarquía Municipal que la falta de recursos de la Auditoría Interna propicia la ausencia de fiscalización oportuna del patrimonio institucional, e informarle del riesgo que está asumiendo y de la eventual imputación de responsabilidad que esta situación puede generarle.
PLANTILLA PARA ELABORACIÓN DE PLAN ANUAL DE AUDITORIA CON REQUERIMIENTOS DE CGR
Plan Anual de Auditoría CONCEJO MUNICIPAL DISTRITO DE COBANO
Año 2015
Fecha Fecha DIAS DE
Estado Recursos
Nombre del Estudio Objetivo estimada de estimada de Origen Tema Proceso TRABAJO
Actual estimados (*)
inicio conclusión ASIGNADOS
1-Estudio sobre la gestión de Evaluar el procedimiento de cobro y Procesos
servicios urbanos recuperación del pendiente de servicios Sustantivos
Programa
urbanos y la validez y suficiencia de los 12/01/2015 30/06/2015 Pendiente Control Interno de la 25 11%
Audit. Interna
controles existentes en la prestación del Institución.
servicio.
2. Realizar un Informe Anual de la Establecer el enfoque de Auditoria
ejecución del plan de trabajo del considerando un plan de trabajo flexible.
2014 y del estado de las Reconociendo el dinamismo de los riesgos e
recomendaciones de la Auditoría incorporando esta realidad en el plan de
Interna y de la Contraloría General trabajo de la Auditoría Interna con el fin de
de la República, junto con otros brindar el valor agregado que se espera de la
informes cuando las circunstancias actividad.
lo ameriten. Realizar las funciones
administrativas propias de la
unidad de Auditoría interna. Programa Mejora
05/01/2015 31/12/2015 Pendiente Control Interno 28 13%
Elaborar el plan de trabajo de la Audit. Interna Continua
Auditoría Interna del 2016 y darle
seguimiento al plan propuesto
para el 2015. Brindar los servicios
preventivos, de asesoría y de
advertencia y las actividades de
seguimiento de recomendaciones.
3. Estudio sobre la gestión Verificar la razonabilidad de los resultados de Programa
presupuestaria. la liquidación presupuestaria 2014 del Concejo Audit. Interna
Municipal de Distrito de Cóbano y la Gestión de
aplicación de políticas y metodologias Administración
Recursos
diseñadas de conformidad con la normativa 16/02/2015 30/06/2015 Pendiente Financiera 20 9%
Presupuestari
técnica y jurídica relacionada. Ampliándose en Presupuesto
os
caso de considerarse necesario.
PLANTILLA PARA ELABORACIÓN DE PLAN ANUAL DE AUDITORIA CON REQUERIMIENTOS DE CGR
Plan Anual de Auditoría CONCEJO MUNICIPAL DISTRITO DE COBANO
Año 2015
Fecha Fecha DIAS DE
Estado Recursos
Nombre del Estudio Objetivo estimada de estimada de Origen Tema Proceso TRABAJO
Actual estimados (*)
inicio conclusión ASIGNADOS
4. Autoevaluación de calidad de la • Evaluar la eficiencia y la eficacia de la
actividad de la auditoría interna. actividad de Auditoría Interna en lo relativo al
valor agregado de la actividad de la unidad de
Auditoría Interna y su personal.
• Identificar e implementar oportunidades de Requerimiento Mejora
mejora para la actividad de Auditoría Interna. 05/01/2015 30/06/2015 Pendiente Control Interno 20 9%
legal Continua
• Brindar una opinión sobre el cumplimiento
de las “Manual de normas para el ejercicio de
la auditoría interna en el sector público.”
5. Estudio sobre la razonabilidad Verificar la razonabilidad de los resultados de
de los resultados de la liquidación la liquidación presupuestaria 2014 del Comité
presupuestaria de los fondos Distrital de Deportes y Recreación de Cóbano Gestión de
transferidos al Comité Distrital de y la aplicación de políticas y metodologias Programa recursos
Deportes de Cóbano. diseñadas de conformidad con la normativa 05/01/2015 30/06/2015 Pendiente Control Interno 20 9%
Audit. Interna presupuestari
técnica y jurídica relacionada. Ampliándose en os
caso de considerarse necesario.
6. Estudio sobre la gestión para la Evaluar los procesos y actividades Gestión de
contratación de personal fijo u relacionadas con la contratación de personal Potencial
ocasional en el Concejo Municipal fijo u ocasional en el Concejo Municipal de Programa Recursos Humano
06/07/2015 31/12/2015 Pendiente 40 18%
de Distrito de Cóbano. Distrito de Cóbano, para identificar si Audit. Interna Humanos
contribuyen al logro de los objetivos
institucionales.
PLANTILLA PARA ELABORACIÓN DE PLAN ANUAL DE AUDITORIA CON REQUERIMIENTOS DE CGR
Plan Anual de Auditoría CONCEJO MUNICIPAL DISTRITO DE COBANO
Año 2015
Fecha Fecha DIAS DE
Estado Recursos
Nombre del Estudio Objetivo estimada de estimada de Origen Tema Proceso TRABAJO
Actual estimados (*)
inicio conclusión ASIGNADOS
7. Seguir con la elaboración del Sustentar con el Manual de Auditoría Interna
Manual del Ejercicio de la Auditoría la regulación del accionar de los
Interna, incluyendo las mejoras y procedimientos de la Unidad, destacando la
modificaciones que se requieran autorización de los libros contables y libros de
para irse adaptando a las “Normas actas de las dependencias del Concejo
Generales de Auditoría para el Municipal de Distrito de Cóbano, de acuerdo a
Sector Público” y siguiendo las la normativa emitida por la Contraloría
disposiciones de la Contraloría General de la República y en razón de mejorar
Requerimiento Mejora
General y del Concejo, buscando el el sistema de control interno. Proyectarse a un 05/01/2015 31/12/2015 Pendiente Control Interno 30 13%
legal Continua
desarrollo de la gestión de la trabajo más eficiente con base en el principio
auditoría mediante la evaluación de legalidad existente y la Ley General de
de riesgo, junto con la razón de Control Interno.
apertura de libros de actas y otros
que sean necesarios para el
fortalecimiento del sistema de
control interno.
8. Estudios que tengan interés la Atender las denuncias trasladadas por la
Contraloría General y el Concejo Contraloría General de la República o
Municipal, o motivados por presentadas directamente ante la auditoría
denuncias de los ciudadanos, interna y las solicitudes de la Contraloría
conforme a las posibilidades General de la República en materia de
técnicas de la Auditoría Interna. estudios especiales y capacitación, asignar el Gestión de
Participar en capacitaciones, espacio necesario para atender las solicitudes Programa Requerimient
organizadas por el Órgano del Concejo Municipal en materia de estudios 05/01/2015 31/12/2015 Pendiente Control Interno 40 18%
Audit. Interna os de Cliente
Contralor u otros entes y asuntos especiales conforme a la valoración de riesgos Externo
de interés de las auditorías que ha establecido la Auditoría . Recibir
internas. capacitación y retroalimentación con otras
Auditorias que permita a la Auditoría Interna
dar un valor agregado mediante los servicios
que brinda.
TOTAL DIAS EFECTIVOS 223 100,00%
SABADOS 52
DOMINGOS 52
FERIADOS 8
VACACIONES 30
TOTAL DIAS DEL AÑO 365
DISTRIBUCIÓN DE TIEMPOS.
Para la ejecución del Plan Anual Operativo del año 2015, se ha proyectado una distribución del tiempo de la siguiente
manera:
ACTIVIDAD A DESARROLLAR DIAS DE TRABAJO
ASIGNADOS
1-Estudio sobre la gestión de servicios urbanos 25
2. Realizar un Informe Anual de la ejecución del plan de trabajo del 2014 y del estado de las 28
recomendaciones de la Auditoría Interna y de la Contraloría General de la República, junto con
otros informes cuando las circunstancias lo ameriten. Realizar las funciones administrativas
propias de la unidad de Auditoría interna. Elaborar el plan de trabajo de la Auditoría Interna del
2016 y darle seguimiento al plan propuesto para el 2015. Brindar los servicios preventivos, de
asesoría y de advertencia y las actividades de seguimiento de recomendaciones.
3. Estudio sobre la gestión presupuestaria. 20
4. Autoevaluación de calidad de la actividad de la auditoría interna. 20
5. Estudio sobre la razonabilidad de los resultados de la liquidación presupuestaria de los fondos 20
transferidos al Comité Distrital de Deportes de Cóbano.
6. Estudio sobre la gestión para la contratación de personal fijo u ocasional en el Concejo 40
Municipal de Distrito de Cóbano.
7. Seguir con la elaboración del Manual del Ejercicio de la Auditoría Interna, incluyendo las 30
mejoras y modificaciones que se requieran para irse adaptando a las “Normas Generales de
Auditoría para el Sector Público” y siguiendo las disposiciones de la Contraloría General y del
Concejo, buscando el desarrollo de la gestión de la auditoría mediante la evaluación de riesgo,
junto con la razón de apertura de libros de actas y otros que sean necesarios para el
fortalecimiento del sistema de control interno.
8. Estudios que tengan interés la Contraloría General y el Concejo Municipal, o motivados por 40
denuncias de los ciudadanos, conforme a las posibilidades técnicas de la Auditoría Interna.
Participar en capacitaciones, organizadas por el Órgano Contralor u otros entes y asuntos de
interés de las auditorías internas.
9. Domingos 52
10. Sábados 52
11. Vacaciones 30
12. Feriados 8
TOTAL DIAS DEL AÑO 365
SE CONOCE.
NOEMY. Solicita una copia del informe
GLORIA. Yo también requiero una copia
Finaliza la sesión al ser las dieciocho horas con veinte minutos.
Roxana Lobo Granados Minor Jiménez Gutiérrez
SECRETARIA PRESIDENTE