Extraordinaria 4 · 2020-06-10

                           MUNICIPALIDAD DE ZARCERO
 SESION EXTRAORDINARIA CUATRO DOS MIL VEINTE, PERIODO 2020-2024
Sesión Extraordinaria cuatro dos mil veinte, celebrada el diez de junio del dos mil veinte a
las dieciocho horas con la presencia de los siguientes miembros:
REGIDORES PROPIETARIOS
MARGARETH RODRIGUEZ ARCE                      Presidente en Ejercicio
VIRGINIA MUÑOZ VILLEGAS
LUIS FERNANDO BLANCO ACUÑA
GERMAN BLANCO ROJAS
OLGA RODRIGUEZ ALVARADO

REGIDORES SUPLENTES
CARLOS MASIS SOMARRIBAS
SINDICOS PROPIETARIO
FLORA MARIA ARAYA SANCHEZ
ALCALDE MUNICIPAL
RONAD ARAYA SOLIS

SECRETARIA MUNICIPAL
DENNIA DEL PILAR ROJAS JIMENEZ

MIEMBROS AUSENTES
REGIDORES PROPIETARIOS
JONATHAN JESUS SOLIS SOLIS   Presidente Municipal Justificado
REGIDORES SUPLENTES
OSCAR CORELLA MORERA
SINDICOS PROPIETARIO
HERNAN RODRIGUEZ SIBAJA
CESAR DANIEL BLANCO VALENCIANO
GERARDO ENRIQUE VILLALOBOS SALAS
SONIA VALENCIANO ALPIZAR
ROSA ELENA VALENCIANO ROJAS
GREIVIN QUIROS RODRIGUEZ


SINDICOS SUPLENTES
NUBIA ARRIETA ARAYA
KAREN SALAZAR CHACON
CLARA LUZ SOTO ARRIETA
JOSE MARIO MORALES ROJAS
CESAR ANTONIO HUERTAS GARCIA
BRYAN RODRIGEZ MOYA
KAREN TATINA ARCE CAMPOS

Se inicia la sesión con el siguiente orden del día

1. Saludo al Concejo Municipal
2. Comprobación del quórum
3. Lectura y aprobación de la agenda
4. Meditación
5- Punto único: Informe de Comisión de Control Interno
6- Cierre de la Sesión

ARTICULO I: LECTURA Y APROBACION DE LA AGENDA
El Concejo Municipal acuerda aprobar la agenda. Aprobado por unanimidad, 4 votos de los
regidores Margareth Rodríguez Arce, Luis Fernando Blanco Acuña, German Blanco Rojas,
Olga Rodríguez Alvarado.

ARTICULO II: PUNTO UNICO Informe de Comisión de Control Interno
El Licenciado Alejandro Arias Blanco procede a exponer los siguientes puntos:
Comisión de Control Interno y SEVRI
Conformación de la Comisión de Control Interno
     Coordinador: Lic. José Alejandro Arias Blanco – Asesor Legal.
     Secretaria: MBA. Sindy María Rodríguez Cubillo – Coordinadora RRHH.
     Vocal 1: Lic. Alex Enrique Acuña Blanco – Encargado de Presupuesto.
     Vocal 2: Karol Andrea Leitón Méndez – Bienes Inmuebles.
     Vocal 3: Virginia Muñoz Villegas – Concejo Municipal.
     Vocal 4: Vacante

Normativa que se fundamenta el actuar de la comisión
    Ley General de Control Interno No. 8292.
    Ley Orgánica de la Contraloría General de la República No. 7428.
    Políticas Institucionales de Control Interno (aprobadas por el Concejo Municipal en
      la Sesión Ordinaria 164 del 25 de febrero del 2019).
Función principal de la comisión
    Realizar una fiscalización integral y emitir recomendaciones a la Alcaldía y
      diferentes dependencias para el mejoramiento del funcionar institucional. Se da
      seguimiento a dichas recomendaciones.
Algunas acciones y recomendaciones realizadas a partir del año 2018
    Solicitud de revisión e identificación de activos municipales.
    Reactivación de la Comisión de Salud Ocupacional.
    Creación de la Comisión de Ética y Valores Institucional.
    Solicitar información al Concejo Municipal para verificar el cumplimiento de
      diversos temas.
    Recopilación y seguimiento de la información para el Sistema Integrado de
      Información Municipal (SIIM). – Validadores.
    Creación de boletines informativos que abarcan conceptos de Control Interno.

Presenta ejemplo de boletines informativos que sacan en forma mensual.



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Informes COVID-19

Con la situación Covid la comisión se pronunció, se indicó establecer lo del Ministerio de
Salud, se solicitó un informe a la Comisión de Salud Ocupacional
Se han realizado diferentes capacitaciones:
Capacitación patrocinada por UNGL – CONACAM:
     Políticas del Sistema de Control Interno.
     Marco Orientador - SEVRI
     Autoevaluación de Control Interno.

La autoevaluación es a la que más le damos seguimiento es a finales de año, les solicitamos
a cada departamento de la municipalidad que nos indique por medio del SEVRI los riesgos
que cada uno tiene en su departamento, una vez identificados les solicitamos un plan de
acción que incluye tiempo para ser ejecutados. Les damos seguimiento a cada una de las
dependencias.
Eso a grande rasgos es lo que hacemos en la Comisión de Control Interno.
Presidente en Ejercicio Margareth Rodríguez: para el SEVRI enviaron a los funcionarios la
matriz, la desarrollaron, tomaron capacitaciones como lo hicieron?
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Licenciado Alejandro Arias: nos fue otorgada una capacitación con la licenciada Carmen
Coto, ella dio todos los instrumentos de cómo realizarla, en una capacitación integral
fuimos todos los funcionarios, nos explicó cómo llenarla.
Presidente en Ejercicio Margareth Rodríguez: me la pueden enviar para revisarla y
analizarla, yo he trabajado en Control Interno por servicios profesionales, ahora estoy en
contabilidad, como parte del departamento soy la responsable de ello, me gustaría
coordinar con el departamento de Control Interno de la Municipalidad de San Carlos una
capacitación refrescarles un poco porque creo que casi ninguno de los que están la ha
recibido para ver qué día podemos coordinar con ellos, ahora por la situación no sé si
estarán disponibles para venir, es importante saber también la disponibilidad de ustedes
para reunirnos.
Licenciado Alejandro Arias: eso sería genial, considero que la matriz es muy complicada,
nos haría bien una capacitación, nos hace saber día y hora, lo podemos hacer presencial o
virtual.

Regidor Luis Fernando Blanco: buenas noches, en qué fecha fue el último informe que la
comisión del nombramiento del auditor les envió información?
Licenciado Alejandro Arias: la última fecha no la preciso, si recuerdo que fue hace unos
tres meses que mandamos una nota, el Concejo Municipal la contestó hace aproximada
dos semanas.
 Regidor Propietario Luis Fernando Blanco: sobre el Covid 19, le están dando seguimiento
a los protocolos? en Heredia cerraron el palacio porque un funcionario tiene el coronavirus
y dada la situación que se está presentando en la zona norte se debe ser más estrictos con
el personal, es lo que estábamos comentando, incluso este Concejo Municipal debería
prever y tener un plan b por si hay que reunirse en otro lugar.
Licenciado Alejandro Arias: a mediados de marzo cuando se decretó la emergencia
mandamos un oficio a la alcaldía, le solicitamos se diera un control estricto que se
compraran los insumos según las directrices del Ministerio, se ha hecho un análisis por
parte de las jefaturas, los funcionarios aptos para teletrabajo se han acogido a este sistema
con las formalidades requeridas, se hace un contrato personal mismo que se le da
seguimiento, se mandan informes semanales al Ministerio de Trabajo, también la Comisión
le mandó solicitar a la Comisión de Salud Ocupacional las directrices que han
implementado.
Regidor Propietario Luis Fernando Blanco: he visto que los funcionarios tienen caretas,
algunos no la utilizan, unos la andan de adorno, tal vez sería bueno hacerles conciencia ya
que si se les dio es para protegerlos antes esta circunstancia.
Alcalde Municipal: en ese tema Luis Fernando hemos estado incentivando todos los días,
específicamente que cada departamento compre lo requerido, en una reunión con
funcionarios de campo se les advierte la peligrosidad, en ocasiones es muy difícil, cada
funcionario recibe y da el acuse, hemos comprado almohadillas especiales, mañana se
colocan en las puertas de acceso, también se hizo la implementación de la puerta
automática abajo, hay un control estricto, solamente se permite una personas ahí.
Regidor Suplente don Carlos Masís: porqué no solicitamos el salón de actos a la Junta de
Educación de la Escuela pensado a futuro, es una humilde opinión.
Regidor Propietario Luis Fernando Blanco: el Control Interno tiene que ver con la
evaluación del desempeño, cada cuánto se hace y qué seguimiento se les da?
Licenciado Alejandro Arias: lastimosamente no se hace caso, la alcaldía emitió nuevamente
una circular dando la obligatoriedad de tomar las medidas, don Fernando con respecto a la
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evaluación del desempeño es competencia de recursos humanos y las jefaturas. Siendo don
Ronald mi jefatura hace mi calificación y cada uno de las dependencias, nosotros nos
enfocamos a riesgos, los mismos funcionarios vienen y nos buscan, hace dos semanas nos
buscó un funcionario me dice que como coordinador le traigo un documento, es una queja,
en muchos de ellos tenían razón, solicitamos coordinar una reunión con la alcaldía, jefatura
y funcionarios, solicitamos invitaran mínimo a un miembro de la Comisión de Control
Interno para verificar que la recomendación se llevara a cabo y ver como finalizaba la
reunión, en cuestión de tres, cuatro días esa reunión se realizó, fuimos de oyentes, eso
también es una apertura, la pongo a disposición de ustedes, cualquier riesgo que consideren
que se puede estar dando a nivel institucional actuaremos en ese sentido.
Regidor Suplente Carlos Masís: me parece que una Comisión de Control Interno tienen una
relevancia por todo el accionar y esas acciones que deben llevar para que la institución
camine, tratar de solventar las inconsistencias que se pueda dar y los asuntos que puedan
entorpecer, la ley 8292 es la de Control Interno, indica hasta donde llegan las potestades.
Licenciado Alejandro Arias: Comprende una serie de acciones diseñadas y ejecutadas por
la administración activa para proporcionar una seguridad razonable en torno a la
consecuencia de los objetivos de la organización, nos basamos en recomendaciones, en
resumidas cuentas dice que Control Interno es toda la administración activa, una diferencia
que tenemos respecto a la auditoría es que ellos pueden actuar en forma más directa,
nosotros actuamos como una comisión que realiza advertencias, si vemos anomalía en x
departamento se los hacemos saber, cuando son asuntos directos con la comisión metemos
la mano, en la última reunión nos dimos cuenta que al alcaldía no nos había contestado un
oficio, hubo una llamada de atención, a las recomendaciones que emite se le da
seguimiento.
Presidente en Ejercicio Margareth Rodríguez: la Comisión de Control Interno es una
aliada de la alcaldía da recomendaciones y sugerencias, me gustaría saber con respecto al
teletrabajo cómo manejan la parte informática, con qué máquinas están trabajando y
cuantos aproximadamente están?
Licenciado Alejandro Arias: en el contrato que mi persona elaboró de teletrabajo se trató de
ser específico, uno fue el puesto tele trabajable, con respecto a las computadoras en la
institución existen muchas portátiles, de esa forma se está realizando, cada uno de los
activos está plaqueado y tiene un responsable, el encargado es proveeduría.
La gente que igual está de teletrabajo no está de vacaciones, debe suministrar un número
telefónico o correo, es parte de los requisitos para poder acogerse a esa modalidad, si se
necesita hacer alguna consulta de esa manera tienen que estar con esa disponibilidad. Se ha
manejado de forma responsable, cada funcionario envía informes los viernes.
Respecto a la evaluación nosotros cada vez que nos llega lo que es el SEVRI montamos un
cronograma de actividades.
Alcalde Municipal: aunado a eso hoy enviamos un correo y les pedimos a los funcionarios
que envíe la información los jueves para valorarlos y con eso valoramos si les damos un
adendum o no.
El otro tema sobre la evaluación del desempeño de la modalidad antigua era un formato
para la calificación, ahora con la nueva reforma va a ser diferente, a partir del otro año la
calificación es por objetivos y metas. Con esta nueva metodología con menos de setenta
tienen sanciones, no se le pagaría anualidad, este sistema es noventa por ciento objetivos y
metas.
Presidente en Ejercicio Margareth Rodríguez: otra parte de control interno es una
autoevaluación a grandes rasgos sería parte de lo que se les puede dar asesoría.
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Regidor Suplente Carlos Masís: en administración pública cada vez que llegaba una
directriz venía un recuadro con las sanciones de ley, si el Concejo acuerda la compra de
algo, aplicando la contratación administrativa y se brincaron un paso, quién demanda al
Concejo, auditoría, un regidor o la Comisión de Control Interno ante la Contraloría?
Licenciado Alejandro Arias: la Comisión de Control Interno como todos los funcionarios
al tener envestidura de funcionarios públicos, cualquier persona puede denunciar en sede
penal, a lo interno se cree que la auditoría es quien tiene esa función.
Regidor Suplente Carlos Masís: el programa de capacitaciones para las nuevas autoridades
municipales, cuando habla de control interno está dando una potestad importante al
concepto de control interno que hay en la institución, en el artículo 12 de control interno
dice los deberes del jerarca o titular subordinado en el sistema de control interno, ustedes
tienen potestades como departamento no deben de andar esperando que otros lo hagan.
Licenciado Alejandro Arias: es interesante ese punto, como les dije nosotros la línea que
hemos traído ha sido de recomendaciones, la denuncia sí creo podemos ponerla se
recomienda con la apertura del procedimiento administrativo, yo en lo personal soy el
asesor legal, cuando entro a control interno tengo que ser miembro de la comisión de
control interno, no el asesor legal de la institución, voy a consultarlo son muy importantes
esos aportes para tenerlo más claro. Agradece el tiempo que le dedicaron a la exposición.
Presidente en Ejercicio Margareth Rodríguez: agradece a los licenciados Alejandro Arias y
Alex Acuña la exposición del tema.

Al ser las diecinueve horas concluye la sesión.
                                      DENIA DEL PILAR Firmado  digitalmente por
                                                      DENIA DEL PILAR ROJAS
                                      ROJAS JIMENEZ JIMENEZ (FIRMA)
                                                      Fecha: 2020.06.24 09:35:17
                                      (FIRMA)         -06'00'
Margareth Rodríguez Arce             Dennia del Pilar Rojas Jiménez
Presidente en Ejercicio              Secretaria del Concejo Municipal




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