Extraordinaria 38 · 2017-05-25

                            MUNICIPALIDAD DE ZARCERO
                   SESION EXTRAORDINARIA TREINTA Y OCHO
Sesión extraordinaria número treinta y ocho celebrada el veinticinco de mayo del dos
mil diecisiete a las dieciocho horas con la presencia de los siguientes miembros:
REGIDORES PROPIETARIOS
VIRGINIA MUÑOZ VILLEGAS                             Vicepresidenta Municipal
MARIANO CORDERO ARROYO
JORGE LUIS PANIAGUA RODRIGUEZ
ALEJANDRA MARIA VILLALOBOS RODRIGUEZ
OSCAR CORELLA MORERA

REGIDORES SUPLENTES
ANA ISABEL BLANCO ROJAS
GERARDA FERNANDEZ VARELA
SINDICOS PROPIETARIO

SECRETARIA MUNICIPAL
DENNIA DEL PILAR ROJAS JIMENEZ

MIEMBROS AUSENTES
REGIDORES PROPIETARIOS
JONATHAN JESUS SOLIS SOLIS       Presidente Municipal                     justificado
REGIDORES SUPLENTES
MARIA DEL PILAR ALPIZAR ROJAS    -con licencia-
GERARDO ENRIQUE PANIAGUA RODRIGUEZ       -con licencia-

SINDICOS PROPIETARIO
OLGA RODRIGUEZ ALVARADO
KATTIA MARCELA RODRIGUEZ ARAYA      justificada
LUIS ALCIDES ALPIZAR VALENCIANO
MARIA ELENA HUERTAS ARAYA
LUIS RICARDO PANIAGUA MIRANDA
GERARDO ENRIQUE VILLALOBOS SALAS
GREIVIN QUIROS RODRIGUEZ
SINDICOS SUPLENTES
HERNAN RODRIGUEZ SIBAJA RICARDO CASTRO RODRIGUEZ,
MARY HELEN RODRIGUEZ ROJAS, MARLENE ROJAS DURAN
BEATRIZ AVILA UGALDE OLGA LIDIA ARCE PANIAGUA
ALCALDE MUNICIPAL
RONALD ARAYA SOLIS justificado

VISITAS
LICENCIADA DALIA PEREZ RUI, LICENCIADA LIDIANETH                          ALFARO
ALVARADO SEÑOR MARTA VALENCIANO SOLIS
ASUNTO: BORRADOR DE AUDITORIA A TESORERIA MUNICIPAL

Se inicia la sesión con el siguiente orden del día:
1. Saludo al Concejo Municipal
2. Comprobación del quórum
3. Lectura y aprobación de la agenda
4. Meditación
5. Punto Único: Dictamen de Comisión Jurídicos
Se comisiona lo siguiente: en vista del documento enviado por la Auditoría con el estudio
relacionado a la elaboración de los recursos asignados a la Tesorería Municipal a través de
caja chica, cajas auxiliares y el ingreso diario, se resuelve asignar como fecha de la sesión
extraordinaria solicitada por la Auditoría para el jueves 25 de mayo a las seis de la tarde en
la sala de sesiones.
6- Cierre de la Sesión

ARTCULO I: LECTURA Y APROBACION DE LA AGENDA

El Concejo Municipal acuerda aprobar la agenda. Aprobado por unanimidad, 5 votos de
los Regidores Virginia Muñoz Villegas, Mariano Cordero Arroyo, Jorge Paniagua
Rodríguez, Alejandra Villalobos Rodríguez, Oscar Corella Morera.

ARTCULO II: PUNTO UNICO: Presentación estudio relacionado a la elaboración de los
recursos asignados a la Tesorería Municipal a través de caja chica, cajas auxiliares y el
ingreso diario,

Auditora Municipal Licenciada Dalia Pérez: agradezco la participación de los presentes, pasa lista
para que procedan a firmar la asistencia para el informe de la Auditoría la cual consta de dos
posibles situaciones: de control interno y relación de hechos, este último se hace cuando hay que
sentar responsabilidades, este es un borrador es de control interno, cuando se hace la audiencia con
el Concejo como Órgano Colegiado se va referir a las recomendaciones del Concejo, generalmente
lo que se hace es que ustedes previa lectura hayan escrito cosas en condiciones que no fueran
ciertas; ustedes pueden decir eso no es cierto y la situación es así y así, la recomendación
generalmente se negocian los plazos un órgano tiene plazos hasta que esté el informe definitivo
porque se debe incluir lo que en el día de hoy se hizo en la convocatoria, si no tiene eso no es
válido, otra cosas a saber es que los plazos de 20 días son para el Concejo Municipal, para
pronunciarse sobre las recomendaciones del Concejo Municipal, el Alcalde, la tesorería y la
administración tienen menos tiempo, son diez días para negociar o la condición para presentar
soluciones al tema, yo tengo mi tiempo para estudiar y digo acepto o no acepto, a mi me gusta hacer
la exposición toda y los aportes o consultas que se hagan al final me los van apuntando porque a
veces se hace mucha comunicación. Traigo en la exposición la condición y las recomendaciones,
qué prefieren que les diga la condición y las recomendaciones. Procede a dar lectura al informe
ejecutivo, no se sabe cómo se actúa en faltante en el caso de tesorería existe reglamentación este
informe se realizó por cumplimiento del plan de trabajo de la Auditoria, es importante hacer
arqueos de caja porque constituye dar seguridad al fondo para la necesidades que se van
presentando. Solo se deben hacer compras mínimas, lo que pasa es que el fondo es muy alto, es de
quinientos mil colones para la administración igual cantidad para la unidad técnica, esta situación
hace que podríamos estar cayendo en fraccionamientos en la compra, se supone que se hace cuando

no hay existencia en bodega, cuando hay reparaciones indeterminadas, dependiendo del monto se
puede girar máximo doscientos mil colones más de eso no se puede, se da un exceso yo creo, esa no
es mi competencia en este momento, doña Marta dice ojalá fuera más bajo, solo las consideradas
como urgentes e indispensables como no previstos por la administración, es un procedimiento de
excepción. La figura de caja chica nos indica las debilidades.

Condición 1

Regidor Jorge Paniagua: qué tiempo tiene la caja chica para recuperarse, qué control ?

Marta Valenciano: no tiene tiempo, en el momento en que pagan bienes cuando lleva un ochenta
por ciento me da informe y se hace reintegro, es variado.

Regidor Jorge Paniagua: la pregunta va para entender más fácil, una caja debe tener quinientos mil
colones cuando llegamos solo a cien mil se reporta, la idea es preguntar para entender?.

Auditora Municipal Licenciada Dalia Pérez: Condición no se ha emitido reglamento de cajas
auxiliares en la institución.

Coopecar recauda ingresos es una agencia, ellos tiene un nivel de acceso lo que estoy tratando de
averiguar si el señor que está en la caja puede hacer varias gestiones o anular porque el nivel que se
tenía antes si se podía, Lidianeth: hay recibos anulados, hay copia y original de anulado; si es así
está correcto, no lo he podido observar en Coopecar hay un convenio muy viejo, desde 2007 es
necesario revisar el convenio lo leí y no vi ninguna responsabilidad para ellos, si algo pasase me
gustar ir a ver los niveles de acceso que se van a anular, lo que pasó de posible peculado las
personas de plataformas podían anular, eso ya se corrigió, queda claro el reglamento para la gente
de plataforma los auxiliares de caja y revisar el convenio

Regidor Jorge Paniagua: a quien le corresponde solicitar revisar?

Auditora Municipal Licenciada Dalia Pérez: en recomendaciones les doy al Alcalde y al Concejo
que cumpla 4.2 está vinculada.

Condición 2
Auditora Municipal Licenciada Dalia Pérez: La funcionaria encargada de caja chica no aplica un
sistema de control de fondos que le permita saber en tiempo real cuánto disponible tiene de cada
una. Se recomienda cajas por aparte

Condición 3

Auditora Municipal Licenciada Dalia Pérez: el fondo de caja no se ajusta a normativa. No es grave
se calcula con base en un salario se ha desajustado con el tiempo.

Regidor Jorge Paniagua: no cree usted que ese desajuste a través del tiempo en algún momento les
indica que a tener enredos o que haya un sobregasto.

Auditora Municipal: primero permítame leer el artículo 12 del reglamento

Por reglamento son seiscientos setenta horas, se multiplican por salario y ese es el fondo, está por
debajo sería incorrecto si estuviera por encima pero ustedes pueden valorar como Concejo si lo
aumentan o lo disminuye.

Marta Valenciano: no se ha actualizado, en este momento el abogado tiene uno de la Municipalidad
de San Carlos en caja chica es de un millón antes esta era quinientos mil yo pensé que Kevi iba a
traer el nuevo reglamento variado, este monto lo puede variar el Concejo pero está muy elevado en
relación a otras municipalidades.

Auditora Municipal Licenciada Dalia Pérez: el monto correcto es de millón ciento ochenta y
cuatro mil colones, pienso sería conveniente lo valoren porque podría estarse fraccionando, esos es
un aspecto ilegal.

Condición 4

Auditora Municipal Licenciada Dalia Pérez: Se encontró una diferencia en el momento de la
Auditoría. La tesorero repuso el dinero

Marta Valenciano: fue factura que cancelé y la incluí dentro de pendientes de pago, la pague
inmediatamente y después la repuse.

Condición 5

Se encontró faltante encaja auxiliar, el mismo fue repuesto por el funcionario.

Condición 6

Se encontró un faltante en caja auxiliar.

Marta Valenciano: lo que pasó fue que el muchacho de plataforma estaba en la Universidad y debía
salir a las cuatro, generalmente yo voy a plataforma y mientras cuentan yo los voy viendo, ese día
pidió permiso a Lidianeth puso quince y al otro día se dio cuenta que un señor no canceló lo
revisan , el señor de recibo dijo que no había pagado.

Regidor Jorge Paniagua: cómo se puede dar un problema como el que se dio en el pasado desfalco
en esas condiciones.

Licenciada Lidianeth Alfaro: en su momento cuando se hizo el estudio y se verificó lo que sucedía
en ese momento tenían acceso a anular recibos, por programa del IFAM, que todos los cajeros tiene,
cuando pasó de una vez investigamos y nos cambiaron acceso a los plataformista no pudieran
anular recibos, solo pueden ahora tres personas Marta, Anita y Lidianeth. En Coopecar no pueden
consultar solo cobrar y facturar si tienen que anular una funcionaria ellos anulan una encargada lo
firma siempre viene original con copia, la contadora lo verifica diario.

Auditora Municipal Licenciada Dalia Pérez: estoy verificando a lo que no puede ser la contadora
no puede tener acceso a nada de plataforma, habría que quitar el acceso de anular, por control
interno debe ser aparte ,cuando se hizo informe sobre un lo que se dio ese funcionario con los
ingresos de construcciones parecía no se subían al sistema el cobraba y después anulaba, el señor se
llevaba el recibo original quedaba la copia no se verificaba que la copia estuviera con original
anulado.

Marta Valenciano: la persona se llevaba el recibo original, la copia la anulaba nunca se presentó, se
metía al sistema y eliminaba , nos dimos cuenta hasta que una persona llegó con recibo. Hicimos
comisión, se presentó a sección deelitos de OIJ, se verificaron posible robo por el sistema.

Regidor Jorge Paniagua: lo importante es que se corrigió, dejó enseñanza

Condición 7

Auditora Municipal Licenciada Dalia Pérez: faltan los formularios enumerados

Marta Valenciano: no se había hecho porque generalmente no hay fondos, ya hablé con Ronald se
va a hacer una modificación para incluir cuando cobran viáticos van foliado y facturas cancelas.

Auditora Municipal antes se pagaba impuesto de ventas por caja chica, yo dije estamos exonerados
con vale siempre le cobraban el impuesto, le sugería se pusiera sello del artículo 8 que está extenso

Condición 8

Se constató que existen vales con mucha antigüedad.

Regidor Jorge Paniagua: lo que pasó es subsanable lo ideal es en la medida que no pase está bien,
hubo responsabilidad de las parte.,

Auditora Municipal: sobre arqueo por parte de Lidianeth a caja chica las hace una vez al mes. Los
arqueos deben practicase cuando la tesorera no está. Se debe hacer arqueo para compras urgentes.

Regidor Jorge Paniagua: es un asunto que es delicado, nosotros hacemos fondo de lo que puede
pasar hay algo más delicado la persona que la sustituye, la personas que sustituye debe tener
capacidad y experiencia de acuerdo a la labor, me interesa la aclaración debe haber responsabilidad,
y conocimiento.

Condición 9

Las garantías canceladas de los funcionarios estaban vigentes.

Auditora Municipal: las pólizas las debe pagar de propios recursos, mi criterio se pudo recuperar
muy poco en el peculado valoren quienes deben pagar la póliza y por cuanto ustedes que hace
reglamentos deben discernir cuánto paga de acuerdo a la responsabilidad, la directriz de la
Contraloría se llama cauciones, dice a municipalidad que deben regular eso pienso es reglamento
interno, regular cuanto paga, qué póliza, cuanto de cada uno, no conozco cuanto es el flujo de
dineros diarios.

Marta Valenciano: el INS hace recomendación de dinero.

Regidor Jorge Paniagua: la póliza tiene que ver con traslado de dinero de Marta

Licenciada Lidianeth Alfaro: esa póliza me parece injusto que lo tengamos que pagar los
funcionarios.

Auditora Municipal: El que más responsabilidad tiene más paga, se le hacen recomendaciones al
Alcalde.

Regidor Jorge Paniagua: me parece bien yo desconocía el convenio y más aún que estuviera
vencido, que se revise esa condición.

Auditora Municipal: Dalia este informe lo elaboró Carmen Alfaro ella iba a venir estuvo enferma,
necesito me den plazo.

Marta Valenciano: la mayor parte se está cumpliendo.

Auditora Municipal: la idea es que den las soluciones alternas, en la parte segunda están las
principales observaciones que hace al informe.

Marta Valenciano: cuando se trabaja con dinero la gente de plataforma nos tenemos que quedar,
debo revisar cuando hay dinero los compañeros corren, siento y la gente de plataforma considera
importante cerrar quince minutos antes, con más calma.

Licenciada Lidianeth Alfaro: cuando Marta no está a veces estoy sola con todo el dinero haciendo
cierre y contando dentro toda la gente se va.

Presidente suplente Virginia Muñoz: a la hora que se abre la plataforma han llegado y los retienen
hasta media hora porque todavía el funcionario no puede iniciar.

Licenciada Lidianeth Alfaro: es eventual porque el sistema falla o se apagó el servidor.

Regidor Jorge Paniagua: sin embargo el Concejo no tiene inherencia es administrativo le
corresponde a ellos acordar esos quince minutos me parece bien, una recomendación por el bien de
las partes que la persona que llega a hacer pago que se diga que a partir de tal día se seguirá
cerrando antes.

Auditora Municipal: voy a incluir al Alcalde que busque una recomendación que vea esa
problemática y que tome medidas.

Marta Valenciano: es un riesgo dejar dinero aquí o llevar sola

Auditora Municipal: de recomendación a Lidianeth voy a quitar, se lo voy a incluir al señor Alcalde
para que tome medida esos no son imprevistos.

Licenciada Lidianeth Alfaro: en el informe semanal puede indicar el arqueo de caja auxiliar, lo
empezaré a hacer.

Regidor Jorge Paniagua: realmente a mí me parece ha sido muy amplio y me gusta esa manera que
ellas tengan oportunidad y nosotros cuando a veces cuando se expone está cansado o no se acordó
de tantas cosas, me parece oportuno quiero agradecerles, siento esta es una manera muy
democrática de tener participación, todos ellas han explicado muy claro, me gusta sinceridad hay
que corregir Marta para mi merece toda la confianza igual la compañera y me gustaría que esta
relación sea de todas las personas que es responsabilidad de todos, en realidad de todos para el buen
manejo Auditora, Concejo y Administración esto hace grande una institución muchas gracias.

Marta Valenciano: agradezco me pongo a disposición. Licenciada Lidianeth Alfaro: cualquier
consulta con gusto, muchas gracias.

Regidor Oscar Corella: felicitarlas, cada cuando se hace o es primera vez?

Auditora Municipal: un informe se comenta con el auditado , en buen sentido tenía que haberlo
comentado solo con ellas, como iba recomendaciones para el Concejo mejor que estemos todos,
informes de caja chica podría hacerlo cada dos años, a quien le compete es a la administradora
hacer en forma regular sin previo aviso, realimente es informe de control interno no hay
responsabilidad, como es eventual como no hay algo constante es una vez perdida, algo de control
interno si sé que no es correcto, es irregularidad hay tres informes más antes de estoy hay dos no se
me ha dado la audiencia, otra forma de presentarlos es que yo los convoco a reunión en hora
laboral yo sé que algunos no van a venir y otra cosa que me gustaría cuando me den la sesión sea
una sesión extraordinaria y pagada, a veces no viene cuando no es pagada , prefiero la primera
sesión. Regidor Mariano Cordero: agradecerles a las funcionarios que dicha que se da se aprende
mucho, se aclaran los asuntos. Regidora Ana Isabel Blanco: agradecer aprendo muchas cosas que
no sabía, la tarea que queda para nosotros el Concejo es poner en práctica hay que asumirlo con
responsabilidad, igual que las compañeras y Doña Dalia muchas gracias. Se había tomado acuerdo
para aportar mil colones para APAMAR, eso se está haciendo, era idea para incentivar?

 Presidente Suplente Virginia Muñoz; Doña Dalia muchas gracias, disculpe porque se hicieron las
consultas como se van dando , agradecida y a Lidianeth, Marta, eso nos ayuda mucho para aprender
y saber de todos movimientos en la Municipalidad, a veces se habla y critica y no hay elementos de
causa , el conocimiento da poder, a veces se hablan cosas que no son , la persona del pueblo debe
saber muy bien las decisiones que toma la municipalidad para ir quitando eso a veces se trata mal al
funcionario sin saber cómo suceden las cosas.

Regidora Alejandra Villalobos: agradecer que dicha que vine ha sido un día cansando estuvo a
punto de no venir, a veces estamos aquí parecemos islas no que haya respeto y relación saber cómo
va municipalidad, los manejos de platas es medular, esos tipos de controles imprescindibles, muy
agradecida.

Auditora Municipal: este es informe chiquito fue hecho por Yorleny Rodríguez y Carmen Alfaro y
mi persona, nos repartimos lo que sí quiero decir es el más pequeño me gustaría la presentación es
condición y recomendación ustedes comprométanse a leerlo, se necesita una actitud que lo lean lo
critiquen, analicen vengamos con documento analizado, yo se hay personas muy comprometidas a
aportar y leerlo cuando venimos vengamos preparados.

Regidora Ana Isabel Blanco: Doña Dalia ha mencionado lo de las audiencias, no se le han dado,
quedan dos informes antes, me ha extrañado es uno de los últimos los primeros no le han dado la
audiencia. Presidente Suplente Virginia Muñoz; esta otra semana tal vez una

Auditora Municipal: esto no necesita aprobación, cuando se da el definitivo a ustedes si corren los
plazos, al Presidente Municipal le corresponde mandarlo a comisión debe decir el tiempo que debe
resolver ese dictamen.

Al ser las veinte horas con treinta minutos concluye la sesión

                                   DENIA DEL PILAR ROJAS Firmado  digitalmente por DENIA
                                                         DEL PILAR ROJAS JIMENEZ (FIRMA)
                                   JIMENEZ (FIRMA)       Fecha: 2017.06.29 14:00:52 -06'00'


Jonathan Solís Solís               Dennia del Pilar Rojas Jiménez
Presidente Municipal               Secretaria Municipal