Extraordinaria 99 · 2021-07-28
ACTA_SE_099_2021.pdf · 75 páginas · PDF original · ver en el sitio municipal
Las actas se corrigen y aprueban en la sesión siguiente; verifique que esta sea la versión aprobada antes de citarla. Forma citable: sesión extraordinaria N.º 99 del 2021-07-28 + número de página. Los acuerdos de esta acta no llevan número en el documento original.
Acuerdos en esta acta
Detección automática sobre el texto; verifique siempre contra el PDF original. Incluye 1 acuerdo(s) sin número, marcados ~.
- ~ Acuerdo (pág. 74) · firme · aprobado LA UNIÓN NACIONAL DE GOBIERNOS LOCALES, PRESENTADO POR DON ULISES GONZÁLEZ JIMÉNEZ- DENOMINADO: ACTUALIZACIÓN DEL MAPA ORGANIZACIONAL, ASÍ COMO, LA AC…
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CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE PAQUERA
ACTA SESION EXTRAORDINARIA 28 DE JULIO DEL 2021
N° 99-2021 - PERIODO 2020-2024
ACTA DE LA SESIÓN EXTRAORDINARIA N° 99-2021, CELEBRADA
POR EL CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE PAQUERA
PERIODO 2020-2024, A LAS QUINCE HORAS DEL VEINTIOCHO DE
JULIO DEL DOS MIL VEINTIUNO. SALA DE SESIONES DEL
CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE PAQUERA.
DIRECTORIO PERMANENTE PRESENTE
OCUPANDO SUS CURULES
PRESIDENTE MUNICIPAL
JOSE MILTON HANCOCK PORRAS
(SINDICO PROPIETARIO)
CONCEJALES PROPIETARIOS
ELSIE GARITA FLORES
CARLOS LUIS RODRÍGUEZ VINDAS
GUSTAVO ROJAS CUBERO
*Ocupando el puesto de Propietario
Comprobado el cuórum. (5)
SUPLENTES PRESENTES
VICEPRESIDENTA: (SINDICA SUPLENTE)
VIRGINIA VICTORIA CALDERON CALDERÓN
CONCEJALES SUPLENTES
YADIRA CASTRO HERNANDEZ
FRANCISCO BARBOZA JIMENEZ
PRESENTES
INTENDENTE MUNICIPAL: ULISES GONZÁLEZ JIMÉNEZ
VICEINTENDENTA MUNICIPAL: LICDA. JENNY JIMÉNEZ GONZÁLEZ.
SECRETARIA DEL CONCEJO: LIDIETH ANGULO FERNANDEZ
AUSENTES
CONCEJAL PROPIETARIO: GRISELDA MONTOYA GÓMEZ
CONCEJAL SUPLENTE: DAMARIS CAJINA URBINA,
ASESORA LEGAL: LICDA. LANATH CHACON GRANADOS
Oración: Jose Milton Hancock Porras
ORDEN DEL DIA
PUNTO UNICO: PRESENTACION DE INFORME DE PARTE DE LA UNION DE
GOBIERNOS LOCALES: CORRESPONDIENTE AL PROCESO DE
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL EN EL CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO
DE PAQUERA, CON LA ACTUALIZACIÓN DEL MAPA ORGANIZACIONAL, ASÍ
COMO, LA ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DESCRIPTIVO DE PUESTO, DENTRO
DE LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES, BAJO EL PRINCIPIO DE
ADMINISTRACIÓN ACTIVA.
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PUBLICO PRESENTE:
NOMBRE CÉDULA ORGANIZACIÓN
FRANKLIN CASTRO RAMÍREZ 602260135 MI PRENSA- TRANSMISION
EN PAGINA FACEBOOK
CONTANDO CON LA PRESENCIA DE:
BRAULIO GUEVARA MONTOYA 3 434 975 Funcionario UNGL
CHIRTIAN MARIN MORERA 1-1112-884 Funcionario UNGL
-EL SEÑOR GUSTAVO ROJAS CUBERO-CONCEJAL SUPLENTE- OCUPA EL PUESTO
DE CONCEJAL PROPIETARIO EN AUSENCIA DE LA SEÑORA GRISELDA MONTOYA
GÓMEZ- CONCEJAL PROPIETARIA.
-El Presidente Municipal da inicio a la sesión al ser las 3:10 p.m, saluda a los
presentes. Da lectura al orden del día.
PUNTO UNICO: PRESENTACION DE INFORME DE PARTE DE LA UNION DE
GOBIERNOS LOCALES: CORRESPONDIENTE AL PROCESO DE
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL EN EL CONCEJO MUNICIPAL DE
DISTRITO DE PAQUERA, CON LA ACTUALIZACIÓN DEL MAPA
ORGANIZACIONAL, ASÍ COMO, LA ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
DESCRIPTIVO DE PUESTO, DENTRO DE LAS NECESIDADES
INSTITUCIONALES, BAJO EL PRINCIPIO DE ADMINISTRACIÓN ACTIVA.
CONVOCATORIA DEL INTENDENTE MUNICIPAL.
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INCISO A- SE PRESENTAN LOS SEÑORES BRAULIO GUEVARA
MONTOYA Y CHRISTIAN MARIN MORERA, FUNCIONARIOS DE LA
UNION NACIONAL DE GOBIERNOS LOCALES. Saludan a los presentes.
EL SEÑOR JOSE MILTON HANCOCK PORRAS - PRESIDENTE
MUNICIPAL: Saluda y da la bienvenida a los señores representantes de la
UNIÓN NACIONAL DE GOBIERNOS LOCALES; Braulio Guevara
Montoya y Christian Marín Morera.
-Contando con la presencia del Señor Ulises González Jiménez- Intendente
Municipal de este Concejo Municipal.
-Concede el espacio a los señores para que realicen la presentación.
PROCEDE A EXPONER EL SEÑOR CHISTIAN MARIN. (…)
(Se consigna en el acta- Documento completo contiene 67 páginas)
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RESUMEN DE LA EXPOSICIÓN
-EXPOSICION DEL SEÑOR CHRISTIAN MARIN MORERA: Soy Ingeniero
Industrial de la Unión Nacional de Gobiernos Locales, estamos en el tema de
acompañamiento y asesoría en una propuesta que vino desde la Administración en
actualizar la estructura organizacional del Concejo Municipal de Paquera, y a la
vez el Manual descriptivo de puestos. Me acompaña el compañero Braulio Guevara
–Ingeniero en Sistemas de nuestra institución, que se encarga del tema de las
páginas web y correos electrónicos, y el tema de transparencia institucional que es
parte de la información a los habitantes.
En relación al proceso, comentarles un poco, creo que con algunos de Ustedes ya
hemos tocado el tema, hemos estado acompañando el tema del Auditor. Bajo una
solicitud de Don Ulises, empezamos a dar un análisis técnico de la estructura
organizacional actual de la Intendencia de Paquera, para encontrar todas las
oportunidades de mejorar.
A partir de eso, nosotros como Unión Nación de Gobiernos Locales, elaboramos
un estudio de cargas de trabajo, donde a partir del estudio detectamos todos esos
puntos y necesidades que tenemos hoy. Y Ustedes como parte del Concejo activo,
se han dado cuenta de la estructura que tiene la Intendencia, y también la
comunidad de Paquera, entonces producto de este trabajo activo que se ha estado
tratando, pasamos de la técnica, no lo habíamos presentado al Concejo porque
estábamos en la etapa de la administración, verdad porque aquí la persona que
dirige este proceso y lo lleva o lo trae hoy a exposición es Don Ulises, verdad
como Intendente y cabeza de la Administración.
La gestión de este proceso como tal, es un documento tipo tesis Universitaria, con
un estudio de cargas de trabajo, en el cual nosotros detectamos todas esas
oportunidades de mejora. A partir de ahí, nosotros tenemos que presentar este
trabajo para propuesta. Es una propuesta, para que Ustedes lo analicen, lo validen
y lo van viendo en la pantalla. Vienen los objetivos, planteamiento de problemas, el
mapa institucional como intendencia, mapa de resultado.
Ese documento se envía vía oficio a la Intendencia, don Ulises lo va a tener para
pasarlo para que ustedes lo revisen y lo validen y aclaren todas esos temas verdad.
Dentro de esto también viene un análisis del impacto económico, todo lo que va a
traer actualizar la Intendencia, como se le conversó hoy en la mañana a los
colaboradores, queremos visualizar esa estructura buscando un CANTONATO,
verdad, que como Concejo de Distrito Paquera, siempre lo ha tenido como entre
sus metas de proyecto grande de separse y tener esa propia autonomía municipal
verdad. Entonces por qué no empezar de la estructura, teniendo las bases y las
propuestas de análisis robusto para que empecemos dando todo este paso.
El documento como les digo, lo vamos a ver un poco rápido, lo que me interesa es
el tema del análisis financiero, el análisis de la estructura como tal que es donde
van a surgir preguntas y nosotros esperamos poder aclarar eso, verdad.
El problema surgió obviamente, cabe decir que Paquera a nivel de Institución, no
ha podido crecer de la mejor manera verdad, y vamos a ver los puntos específicos.
Tenemos el estudio de cargas de trabajo, los colaboradores presentan volumen alto,
porque son poquitos, entonces muchos procesos han tenido que ser distribuidos
entre los colaboradores y han absorbido esa carga de trabajo, verdad.
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Todo ese documento que lo ven aquí el proceso es lo que le traemos a la mesa a
la Intendencia hoy, y a ustedes Concejo para que conozcan lo que se ha estado
trabajando verdad, y partiendo del punto del tema de que aquí lo que queremos es
que sea un proceso transparente. Que todos los conozcamos que vean bien que
se está técnico y Ustedes como Concejo Municipal son los responsables de aprobar
o no aprobar el documento como tal. Por eso es el objetivo de presentarlo.
El objetivo lo que buscamos es, que con este proceso la estructura se modernise,
de acuerdo a las necesidades.
Lo específico que buscamos fue las cargas de trabajo, entender la estructura
actual y poder encontrar todas esas mejoras que podamos dar.
Importante, se tomó en consideración a todos los colaboradores, verdad que todos
participaron en este proceso, ellos fueron la fuente primaria de acceso a la
información, de los procesos, de todas las tareas que llevan y de todas cosas que
llevan y a la vez como también ellos son los que dirigen los procesos, es importante
que ellos participen activamente de eso.
Los resultados: ya esos resultados son los que presentamos hoy.
Y por último la propuesta que les vamos a traer a análisis.
Entonces, la justificación de todo este proceso, nace de la parte del estudio de
cargas de trabajo, que nos permite tener ese sustento técnico para poder dar
respuesta a todas esas a todos los procesos que se están proyectando verdad y
que se pretenden implementar en el tiempo, verdad. Que eso es algo que siempre
se ha dicho, la implementación no es de hoy a mañana, si no es una planificación,
que esa estructura vaya alineada de acuerdo a la realidad presupuestaria porque
también ocupamos que sea sostenible en el tiempo y también nosotros ser
responsables como parte activa, de la Intendencia poder dar esa solvencia.
Todo eso se hizo verdad, limitaciones y cobertura, esto lo voy a pasar un poquito
rápido, porque ustedes van a tener la oportunidad de leerlo, de poderlo desmenuzar
como tal verdad.
El marco de referencia: Qué es un poco la historia del Concejo.
Los valores: Esta es la realidad actual de la Intendencia de Paquera, tenemos un
montón de procesos acumulados verdad, todo está descansando dentro de la
Intendencia verdad, entendemos que la Intendencia como el Concejo son iguales,
Ustedes el Concejo son los encargados de la parte política y aprobación y gestión
de todos los proyectos de Intendencia. Y la Intendencia, pues la parte activa de la
Administración. Entonces vamos a acomodar ese mapa organizacional, porque
debemos acomodar, porque muchos de esos procesos hoy día no los tenemos
como figuras, y aparte muchos procesos no están plasmados dentro de lo que
nosotros queremos que es la eficiencia de los procesos, verdad.
El Estudio de cargas: es el documento que lo vemos aquí verdad, vamos a pasar
esa parte porque es puro, parte metodológica. Cómo pueden ver es totalmente
técnico. Análisis de datos, estudio de cargas, informe final que estamos presentando
hoy, la fórmula matemática que nos permite conocer ese porcentaje de cargas de
trabajo, verdad. Y por último el análisis de resultados. Como pueden ver hay
algunos procesos que no se pudo cuantificar el tiempo, por las actividades en
tiempo, porque son tantas las cargas de trabajo que manejan y ahí van todos los
procesos, verdad. Aquí está, manejan casi todos con trabajo para arriba del
100%, de su carga de trabajo.
¿Qué es esto? Que están necesitando más tiempo del disponible, para poder
ejecutar sus tareas. ¿Por qué se da cuenta de esto? Porque no hemos podido
crecer.
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No hemos tenido la justificación técnica para ver ese crecimiento y no conocíamos
nuestra realidad financiera también, que eso es un tema que vamos a tocar, que
ven que los puestos que están dentro del Rango Máximo del volumen de carga de
trabajo que viene a afector esto. Ahí vienen todos los pasos que se hizo.
Ahora sí venimos al tema que nos competen, que son las conclusiones y las
recomendaciones.
Que es dentro de lo primero que se hizo, verdad, en análisis de esta estructura,
fue que actualmente la Intendencia se encuentra dentro de nuestra escala de
salarios en un Percentil 60, verdad. En su momento no sabemos cuál fue la
opinón del grupo político que estaba en ese momento cuando se aprobó ese
percentil verdad. Eso lo manejamos como que se hizo y listo verdad. Pero, vino a
mejorar los salarios, sí, pero los mejoró de momento, los mejoró de manera
sustancial. Pero no le permitió a la Intendencia, profesionalizar los procesos.
¿Qué es esto? Que hay procesos que todavía están siendo ejecutados de carácter
Técnico, pero la realidad es que producto de estudio de cargas se detectó que estos
procesos debían ser ya procesos profesionales.
Importante, como acoto siempre, yo me fijo en un proceso, yo no me fijo en la
persona, muchos de los colaboradores que están en el proceso, no me se, los
nombres, me preocupa al ver los procesos que ya deben ser. Buscando esa
profesionalización para poder realmente ser eficientes y eficaces en el servicio que
brindamos en la comunidad, detectamos que financieramente como ven Ustedes,
dentro de la escala salarial que maneja la propuesta de la Unión Nacional de
Gobiernos Locales, dividimos tres grupos de municipalidades; las pequeñas, las
medianas y las grandes. En ese momento a la Intendencia de Paquera, se le metio
en una estructura de Municipalidad grande, por eso es que tenemos ese volumen
de salarios tan altos, nuestra recomendación técnica en su momento fue: 1-
Actualisamos la casa nos va a costar plata. Pero qué pasa, si actualizamos la casa
en este percentil sería irresponsable tanto de la Administración, como del Concejo
porque se les va a salir de las manos, no vamos a poder implementar una
estructura. La recomendación Técnica fue que bajemos el percentir para poder así
actualizar los procesos.
Punto importante, no se van a ver afectados ninguno de los derechos que tienen los
colaboradores hoy día. ¿Por que?, Porque es un valance. Bajamos el percentil, pero
subimos la clase ocupacional, entonces una cosa compensa la otra. Mejora los
procesos pero las condiciones de los trabajadores no se van a ver afectados del
tema salarial. En el tema de las anualidades y esas cosas se mantienen dentro de
la estructura normal. Apartir de ahí la primera propuesta descansa en esta
estructura. / La estructura que hay es la ideal para la intendencia hoy pero la
realidad financiera es otra. /
(Realiza la presentación…en la pantalla)
Documento se consigna en el acta.
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CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE PAQUERA
ACTA SESION EXTRAORDINARIA 28 DE JULIO DEL 2021
N° 99-2021 - PERIODO 2020-2024
Realizada la exposición y las deliberaciones (…)
PROCEDE EL SEÑOR PRESIDENTE MUNICIPAL A SOMETER A VOTACIÓN EL
ACUERDO:
1.1.- ACUERDO MUNICIPAL.
-CONOCIDO ASÍ LO ANTERIOR, SE ACUERDA: VALIDAR Y APROBAR
LA ESTRUCTURA Y ACOGERSE AL PERCENTIL 40 DE LA ESCALA DE
LA UNIÓN NACIONAL DE GOBIERNOS LOCALES, PRESENTADO POR
DON ULISES GONZÁLEZ JIMÉNEZ- DENOMINADO: ACTUALIZACIÓN
DEL MAPA ORGANIZACIONAL, ASÍ COMO, LA ACTUALIZACIÓN DEL
MANUAL DESCRIPTIVO DE PUESTO, DENTRO DE LAS NECESIDADES
INSTITUCIONALES, BAJO EL PRINCIPIO DE ADMINISTRACIÓN
ACTIVA.
“Se somete a votación el acuerdo y es aprobado con cinco votos.”
UNANIME. Se aplica el Artículo 45 del Código Municipal.
“ACUERDO DEFINITIVAMENTE APROBADO.”
Indica el Presidente Municipal que se concluye la sesión.
El Presidente cierra la sesión al ser las dieciséis horas y treinta.
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Jose Milton Hancock Porras Lidieth Angulo Fernández
Presidente Municipal Secretaria del Concejo
Laf.