Extraordinaria 200 · 2018-12-11
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- ~ Acuerdo (pág. 32) · firme · aprobado 32 ACTA SESIÓN EXTRAORDINARIA 11 DE DICIEMBRE 2018 No. 200-2018 INCISO A- ACUERDO MUNICIPAL: -EN CONOCIMIENTO DE LO ANTERIOR SE ACUERDA: Aprobar el IN…
- ~ Acuerdo (pág. 32) · firme · aprobado INFORME FINAL DE AUDITORIA AÑO 2018, presentado por el Auditor Interno, Lic. BERNAL JIMENEZ MORAGA. “Se somete a votación el acuerdo y es aprobado con…
CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE PAQUERA
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ACTA SESIÓN EXTRAORDINARIA 11 DE DICIEMBRE 2018
No. 200-2018
Acta de la Sesión Extraordinaria N° 200-2018 celebrada por el
Concejo Municipal de Distrito de Paquera a las Once horas del
Once de Diciembre del Dos Mil Dieciocho, en la Sala de Sesiones
del Concejo Municipal.
DIRECTORIO PERMANENTE PRESENTE
PRESIDENTE MUNICIPAL: EDUARDO GONZÁLEZ SANCHEZ-
(SINDICO PROPIETARIO). CONCEJALES PROPIETARIOS:
RONALD MELLADO FERNÁNDEZ, CARLOS LUIS RODRÍGUEZ
VINDAS, FRANCISCO CAMARENO RODRIGUEZ. FRANCISCO
JIMENEZ VALVERDE, ocupando el puesto de Concejal Propietario en
ausencia de la señora Teresa González Villalobos.
Comprobado el cuórum. (5)
PRESENTES: SECRETARIA DEL CONCEJO MUNICIPAL: LIDIETH
ANGULO FERNÁNDEZ. AUDITOR INTERNO: LIC. BERNAL
JIMENEZ MORAGA.
AUSENTES: Síndica Suplente: Yorleny Alfaro Mendoza. (Vice
Presidenta). Concejal Propietario: Teresa González Villalobos.
Concejales Suplentes: Yadira Castro Hernández, Argerie Anchía
Jiménez, Alexander Siles Paniagua. Intendenta Municipal: Sidney
Sánchez Ordóñez.
Oración: Francisco Jiménez Valverde.
ORDEN DEL DIA
PUNTO UNICO: CONOCER INFORME DE AUDITOR INTERNO
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ACTA SESIÓN EXTRAORDINARIA 11 DE DICIEMBRE 2018
No. 200-2018
El Presidente Municipal saluda y da la bienvenida al Señor Auditor Interno, y
concede la palabra.
-Se presenta el Lic. Bernal Jiménez Moraga –Auditor Interno, saluda a los
presentes y expresa: tengo el tiempo estimado de una hora extenderme, a cada
uno le acabo de pasar un plan de trabajo para el otro año. Ese plan de trabajo se
hace en base al informe que estoy presentando ahorita, que son las debilidades en
la parte operativa de la institución, que debo comunicarle a ustedes como Junta
Directiva de la Institución, de donde puede estarse fallando operativamente, de
modo que ustedes tengan conocimiento no solo por la parte Administrativa, sino
también de la Auditoría, que puedan tomar un criterio de medidas correctivas
pertinentes y que sean precisas en el momento que tengan que tomarse el Informe
está dividido en tres secciones, vamos a hablar un poquito de los ingresos, qué
sucedió con los gastos, y del Control Interno que es la parte más importante, y hablar
de denuncias que es la parte menos importante. Inicia comentando: Con respecto
a los Ingresos, les debo de informar que ya he conversado con la Administración
con respecto a la Amnistía Tributaria que se dio, tuvimos mucha expectativa con
respecto a esta expectativa, el hecho que le condonen a uno los intereses es un
beneficio, de hecho yo fui uno beneficiado en Puntarenas. El comportamiento que
se dio en Paquera fue totalmente diferente a lo esperado y no sé, porque no fui
informado de la estrategia que se dio en la Administración, si sugerí muchas veces
a la Administración que esto tenía que estar en los medios de comunicación, que
tenemos que perifonear todos los días si era posible y no una vez allá cada
veintidós, cada mes no sé cómo le digo no estoy denunciando ese hecho pero me
parece que la estrategia no fue la debida, no fue la correcta comunicación y no es
que hablo de estrategia administrativa, es de comunicación. Sin embargo, siento
que mucha gente no se dio cuenta y al final venían a preguntarme. Esto lo que me
preocupa es la visión de futuro, nosotros venimos con un déficit presupuestario
quiero que aprendan qué es un déficit presupuestario de 120 millones de colones.
Voy a agradecer que me pregunten al final porque estoy extendido con una hora,
vayan tomando apuntes para resolver al final porque si no me van a dar dos horas.
Veníamos con un déficit presupuestario de 120 millones que ha ido aumentando
año con año, al llegar al extremo que estamos en 120 millones de colones al final
del 2017 comenzando 2018, este año todavía no hemos cerrado, no sé qué va a
pasar. Sin embargo me preocupa porque habíamos presupuestado 40 millones en
captación de interés, al fallar en la Amnistía, era aquel proceso donde
perdonábamos los intereses, entonces ya decíamos que no íbamos a captar los
40 millones, pero si fallamos en la amnistía porque no cobramos y tampoco
cobramos los intereses, hubo un doble efecto y qué pasa en estos momentos yo
pido ver la recuperación de intereses y apenas tenemos 10 millones de esos 40
millones, entonces ya hay un déficit de 30 millones de colones, al final voy a hacer
un comparativo para que vean cómo afecta todo esto. Aquí vamos con un déficit de
recuperación de intereses de 30 millones, no digo que sea culpa de la
Administración vuelvo a insistir, es de la estrategia de comunicación que siento que
no se dio en la amnistía tributaria que tenía que haberse dado, aunque yo insistí en
esto no era responsabilidad de la Auditoría, era responsabilidad netamente de la
Administración, la estrategia de comunicación que tenía que haberse dado aquí, no
sé si la dieron, vuelvo a insistir ni estoy denunciando que la hayan dado o no la
hayan dado, no vivo en Paquera no me doy cuenta que tan bien manejaron ese
tema.
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ACTA SESIÓN EXTRAORDINARIA 11 DE DICIEMBRE 2018
No. 200-2018
-Procede a dar lectura a las presentaciones mediante diapositivas.
Se consigna en el acta el documento digital escrito:
CONCEJO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE
PAQUERA
INFORME FINAL AUDITORIA
AÑO 2018.
TEMAS TRATADOS CON LA
ADMINISTRACION
INGRESOS
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ACTA SESIÓN EXTRAORDINARIA 11 DE DICIEMBRE 2018
No. 200-2018
AUDITORIA INTERNA
• Con respecto a este se le ha informado a la
administración que lo esperado por la amnistía tributaria
no tuvo éxito, ya que más bien se peligra en aumentar el
déficit presupuestario existente en ¢120,000,000,00 por
cuanto no se recuperó lo esperado por los departamentos
ejemplo de ello sería la captación por concepto de
intereses, ya que de los principales recuperados se
exoneraron los intereses situación que produjo que al
estar estimado un monto de ¢40,000,000,00 y tener
apenas a la fecha ¢10,000,000,00 exista un faltante de
¢30,000,000,00 en la parte de liquidez.
• DE LA RECUPERACION DE LOS DEMAS
DEPARTAMENTOS LLAMENSE BIENES INMUEBLES
PATENTES ZONA MARITIMO TERRESTRE Y ASEO Y
VIAS SU COMPORTAMIENTO ES EL MISMO AL DE
AÑOS ATRÁS CON RESPECTO AL PRESUPUESTO LO
CUAL DEMUESTRA QUE LAS ESTRATEGIAS
EMPLEADAS POR LA ADMINISTRACION NO HAN
SIDO SUFICIENTES.
•
COMENTARIOS
• -Menciona el señor Carlos Luis Rodríguez Vindas- Concejal
Propietario: Aquí hay dos marcos, no sé si ustedes se acuerdan, cuando Miguel dio
que supuestamente más bien había mejorado, verdad Chico, dio otro cuadro.
• -Menciona el Sr. Bernal Jiménez Moraga-Auditor Interno: en números
un mes x te refleja una cosa y tres meses después refleja otra cosa eso es lo que
vamos a demostrar ahora más adelante.
-Carlos Luis Rodríguez Vindas: ¿Usted recuerda Ronald, cuando vino
Miguel?, que supuestamente todo se había ido para arriba, que la Amnistía había
sido un éxito, la publicidad que usted comentó, si cierto lo que faltó, pero en las
redes sociales entiendo que sí.
-Menciona el señor Auditor: vengo a informar lo que está, no sé a mí no había
tocado la fuente para que diera esto, pero por eso es este informe, para que yo les
informe esto es lo que está, yo no les voy a mentir con esta situación, todo esto está
respaldado. Les decía que el comportamiento fue el mismo, no fue de que vamos
a ir a pagar porque nos van a cobrar menos, no, el comportamiento fue el mismo.
Vuelvo a insistir si tenemos un déficit de 120 millones, y se está dejando de cobrar
30 millones en intereses se va a aumentar a 150 y otro efecto por allá que puede
mandar hasta 170 millones. El déficit se da por lo que se deja de captar.
Añade el señor Eduardo González Sánchez- Presidente Municipal: si
proyecta un monto y no llega al monto real, está haciendo un faltante.
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ACTA SESIÓN EXTRAORDINARIA 11 DE DICIEMBRE 2018
No. 200-2018
-Continúa diciendo el Auditor Interno: En esto lo contraproducente es
que la Contraloría nos imprueba o nos intervenga en vía presupuesto,
entonces administrar no es sentarme y seguir todos estos procesos,
Administrar es ver todos estos detallitos tenemos que cuidarlos con lupa y
aquí entran un montón de decisiones que tienen que tomarse; inversiones,
aumentos de salario, pagos de extras, contrataciones. No es que yo voy por
un lado y por otro, estoy siendo totalmente objetivo con lo que está aquí.
EN LA ACTUALIDAD SE CORRE EL PELIGRO DE
AUMENTAR EL DEFICIT PRESUPUESTARIO A LA
SUMA DE ¢170,000, 000, 00. YA QUE EXISTEN
POLITICAS DE INVERSION QUE SE ESTAN
HACIENDO, Y AUN NO SE CUENTA CON EL DINERO
PRESUPUESTADO PARA HACER ESAS
INVERSIONES YA QUE LA RECAUDACION HA
DECAIDO DE GRAN FORMA LO CUAL OBLIGA A LA
ADMINISTRACION A UTILIZAR FONDOS DE OTRO
• PROGRAMAS EN EL PROGRAMA TRES QUE ES DE
INVERSION.
•
• ESTA AUDITORIA YA HA PEDIDO A LA
ADMINISTRACION DIRECTAMENTE, SE LE INDIQUE
UN PLAN REMEDIAL O ESTRATEGICO PARA TRATAR
EL TEMA DEL DEFICIT PRESUPUESTARIO ACTUAL.
• SITUACION QUE REPERCUTE DIRECTAMENTE EN LA
APROBACION DE PROXIMOS PRESUPUESTOS POR
PARTE DE LA CONTRALORIA.
Continúa explicando el Auditor Interno: ¿Cómo es que se nos da esta
situación?, sucede que el presupuesto está compuesto por tres programas:
Programa I- Administración, Programa II, y Programa III –Inversiones, cada
programa tiene que verse alimentado de dinero, cada programa es un
egreso, son gastos, ejemplo de lo que se recupere de Bienes Inmuebles, 200
millones el 10% es para alimentar los gastos de Administración, el 14 % es
para alimentar el programa II, y el 76% es para alimentar los gastos del
Programa III, no crean que si entraron 200 millones , esos 200 son para la
administración, no. En bienes inmuebles 20 millones, es lo único que se
puede coger, para gastar en administración, no puede coger más. Si se toma
un 15% en lugar de un 10%, hay un 5% que le va a crear déficit en los otros
dos programas, porque no puede invertir en esos programas que es lo que
exige la ley tiene que ser ese porcentaje no se puede pasar creando desfase
en otros programas. Decía, ya esta auditoría hablado directamente con la
administración yo le propuse ayudarle para hacer un plan remedial para este
déficit sin embargo Todavía no he tenido respuesta sé que ella está ocupada
y todo lo demás, pero no he tenido respuesta.
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ACTA SESIÓN EXTRAORDINARIA 11 DE DICIEMBRE 2018
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Solicita la palabra el señor Ronald Mellado.
El Presidente Municipal indica: que para eso se apunta, espérese
porque voy a hablar yo, en las presentaciones que se hacen siempre es así.
Siempre en todo lugar primero se expone, y luego se da un espacio, mejor
escuchamos y apuntamos para hacen las consultas porque si no se va a
complicar. Hacer las consultas al final, porque el Auditor así lo solicito para
llevar un orden, de lo contrario se haría más extensa la sesión y él tiene
programada una hora para hacer la exposición.
El señor Ronald Mellado: dice que no está de acuerdo con eso. Son
montones de preguntas.
(Realizaron las deliberaciones para ponerse de acuerdo en cómo
continuar con la presentación) Indica el Presidente que si ve que no hay
orden procederá a parar.
Menciona el señor Ronald Mellado: Usted dice que doña Sidney hizo
caso omiso, porque no nos mandó copia a nosotros, yo siento don Bernal,
que nos mande copia a nosotros, porque usted se lava las mano. Yo le digo
que a partir de enero esto va a cambiar, han pasado más de seis meses y
me ha hecho caso omiso, yo le recomiendo señor Auditor que cuando usted
haga eso a Administración que mande copia al Concejo porque así salva
responsabilidades porque que dicen que aquí el señor Auditor viene a
robarse el salario.
Responde el señor Bernal Jiménez-Auditor Interno: esto no es
responsabilidad mía, yo les estoy informando a ustedes, es responsabilidad
de la Administración. Sin embargo, a través de los años y por la debilidad
que tiene nuestra institución que es de personal, he venido dando soporte a
la parte administrativa y he pedido varias veces el plan remedial. Yo propuse
que le ayudaba y todavía no hay experiencia para hacerlo, por múltiples
situaciones y por el trabajo que tiene todavía no hemos podido llegar a un
aterrizaje en esto. Esta situación repercute en la aprobación de próximos
presupuestos por parte de Contraloría y ya estoy diciendo por qué puede que
crezca, no estoy diciendo que va a crecer es una proyección muy de mi
criterio puedo estar equivocado, cómo puedo estar por debajo, para que no
se mal interpreten las cosas. Esto es lo que está sucediendo con el efecto
de ingresos, más adelante en la última diapositiva voy a demostrar, por qué
está sucediendo esto, que esto está basado en números reales este informe
yo lo tengo listo desde la semana antepasada. Yo estaba esperando que
ustedes me iban a llamar por eso yo le dije a Eduardo si lo quieren el Lunes,
yo se los doy el Lunes, ya esto estaba listo, lo venía preparando con mucha
anticipación. Vamos a hablar de la parte de egresos. Departamento
Fiscalizador, que no estoy pegado en la pared. Fiscalizador es aquel que
recibe denuncias, que está investigando. No he encontrado situaciones
relevantes que indique un indebido uso de fondos públicos en esta institución,
y soy claro y tajante en eso, porque cuando doy informes voy a hablar de
debilidades, de situaciones presentadas, pero no de un dolo en uso indebido
de fondos públicos. Lo aclaro para que lo tengan en su mente bien claro.
Agrega el Señor Ronald Mellado: yo he estado en varias instituciones,
públicas y privadas, mis respetos para el personal de esta municipalidad, en
la parte de contabilidad, tesorería, proveeduría, mis respetos para las
personas que laboran en este municipio, pongo mis manos y mi cabeza,
desde la secretaria municipal, hasta el que limpia. Tal vez haya cosas
anómalas como cualquier empresa se hace políticas, pero política sana, si le
digo una cosa al personal de esta Municipalidad los respeto, hablo bien de
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ACTA SESIÓN EXTRAORDINARIA 11 DE DICIEMBRE 2018
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ellos, los felicito de verdad, la Intendencia tiene que trabajar con los
abogados.
Comenta el señor Carlos Luis Rodríguez Vindas: el déficit en esta
municipalidad se viene dando desde el 2012, y lo que decía don Ronald
ahora el personal quiere engrandecer esto se ha estirado.
Responde el señor Auditor Interno: eso no justifica, quítese eso de su
mente, hay que ser administrador aquí.
Agrega el Presidente Municipal: hay que enfocarse en los números y
buscar algunas herramientas, o estrategias para bajar esos montos.
Añade el señor Auditor Interno: le voy a dar un ejemplo para que se
quite eso de su mente de una vez, el Presidente de la República dijo el Plan
Fiscal pasa porque pasa porque tenemos déficit, no podemos pagar, y pasó.
Él tiene que remediar este asunto. Y a nosotros nos toca remediarlo. Por eso
se llama plan remedial, porque si seguimos eso, tan culpable va a ser la
Administración actual, como la anterior. Nuestra responsabilidad es remediar
Don Carlos Rodríguez dice: yo estoy de acuerdo en eso, hay que bajar
los costos.
El Señor Ronald Mellado agrega: es un pleito interno entre la
administración y el funcionario, eso me preocupa y hay documentos ya, que
si lo voy a dar a la luz.
Indica el Señor Auditor Interno: Esta bien vamos a seguir, la idea del
informe es ir avanzando, porque no vamos avanzando casi. Ya dije que
existen anomalías yo ya he hablado con la administración y estoy tranquilo
con las instrucciones giradas por la administración, si existe una compra
directa de unos uniformes, que no se hizo el procedimiento, el proceso para
haberse dado correcto, cuando yo me doy cuenta inmediatamente voy a la
administración y le hago la observación de lo sucedido, y la prevengo de la
situación. Primero evalué: no hubo dolo (fue una metida de patas), como
cuando uno se equivoca y hace algo que no es correcto, pero ya lo hizo lo
hizo pero no hubo dolo como para decir que existe un delito, le hago ver la
situación, se determina que realmente fue que giro una instrucción pero no
llevó el procedimiento debido, inmediatamente la administración gira
circulares, llama al funcionario le llama la atención y gira circulares con
respecto al procedimiento y control interno que tiene que girar con respecto
a eso. Versa, yo tengo copia, entonces me doy por satisfecho, con respecto
a la medida correctiva que se dio.
Menciona el Señor Francisco Camareno: Señor auditor usted dice que
se hicieron compras indebidas, una compra, que usted dice que no hubo
dolo, cuando usted se mete en la administración usted no
puede desconocer las leyes entonces sabía que hay un procedimiento y
no lo siguieron. Entonces es como que a usted lo agarré la policía y lleve una
bolsa de limones, y esa bolsa de limón usted se la robó y después diga yo
no sabía que era robada quiere decir que ya se brincaron la ley Entonces
yo no le compró ese asunto de que no había dolo yo lo pongo en duda. Ese
es mi aporte señor auditor.
Agrega al Señor Ronald Mellado: me gustaría que usted encomendar
más porque en meses anteriores, ella vino aquí y dijo: pido disculpas ya no
vuelvo a cometer más errores y siguió cometiendo errores y a los 15 días al
mes vuelve hacer esa cosa.
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EGRESOS
• CON RESPECTO A LOS EGRESOS ESTE
DEPARTAMENTO FISCALIZADOR NO HA
ENCONTRADO SITUACIONES RELEVANTES QUE
INDIQUEN UN INDEBIDO USO DE LOS FONDOS
PUBLICOS.
• EXISTEN ALGUNAS COMPRAS DIRECTAS QUE SE
REALIZARON SIN EL DEBIDO PROCESO UNA DE
ELLAS LA COMPRA DE UNOS UNIFORMES, SIN
EMBARGO EL TEMA FUE ABORDADO POR LA
AUDITORIA Y LA ADMINISTRACION, CON EL
PROPOSITO DE EVALUAR LA CULPABILIDAD DE LA
SITUACION, LLEGANDO A LA CONCLUSION DE QUE
NUNCA HA EXISTIDO DOLO EN EL CASO, Y MAS BIEN
EXISTE UNA CULPA LEVE POR PARTE DEL
FUNCIONARIO AL NO TENER CLARO EL
PROCEDIMIENTO, DEBO INDICAR
•
• LA ADMINISTRACION YA GIRO MEDIANTE
RECOMENDACIÓN DADA POR LA AUDITORIA,
INSTRUCCIONES AL RESPECTO QUE SATISFACEN
EN SU TOTALIDAD MIS ESPECTATIVAS DE
CONTROL.
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ACTA SESIÓN EXTRAORDINARIA 11 DE DICIEMBRE 2018
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• TAMPOCO EXISTEN AFECTACIONES A LA HACIENDA
PUBLICA POR DICHOS ACTOS ADMINISTRATIVOS.
• DEBO MANIFESTAR QUE EN LAS PRUEBAS DE
CONTROL QUE NORMALMENTE EFECTUO A LOS
DIFERENTES DEPARTAMENTOS NUNCA HA
EXISTIDO UN INDICIO DE USO INDEBIDO DE
FONDOS PUBLICOS POR PARTE DE NINGUN
FUNCIONARIO DE LA INSTITUCION LO CUAL ES DE
MUCHA TRANQUILIDAD PARA ESTE
DEPARTAMENTO.
AUDITORIA INTERNA
DENUNCIAS EXTERNAS
• NO TIENE NINGUNA DENUNCIA EXTERNA POR
PARTE DE NINGUN ADMINISTRADO- YA SEA EN
CONTRA DE UN FUNCIONARIO O DE UN
DEPARTAMENTO.
AUDITORIA INTERNA
DEPARTAMENTO DE PATENTES
•
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• EL TEMA SE HA TRATADO EN REITERADAS
OCASIONES CON LA ADMINISTRACION, YA QUE HA
CRITERIO DE LA AUDITORIA EL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO ES MUY DEBIL EN LOS
SIGUIENTES ASPECTOS:
• Aunque la unidad de patentes tiene un sistema de
información computarizado, y otro manual, o una mezcla
de ambos, la información obtenida por ambos es
ineficiente ya que carece de información vital para su
debido control ( por ejemplo fecha de inicio de operación
de la Patente, el número de patente y así sucesivamente
un histórico de la información normal de las mismas)
•
• Esto es importante ya que en la actualidad existe una gran
cantidad de patentes en el sistema que de personas que
han muerto o de negocios que ya no existen. (
inobservancia apéndice 5,2 M.N.C.I)
• Este tema es importante ya que es del conocimiento de la
administración, tengo entendido que la administración
intento abarcar la situación contratando al señor Yeudi,
sin embargo desconozco que tanto pudo hacer ya que el
mismo ya no labora para con nosotros y no conozco los
motivos de su corte contractual. ( Inobservancia al manual
de normas de C.I Apéndice 5,2)
•
• El mismo también desempeñaba otras funciones como
inspector de construcción entre otras.
•
• El tema de las construcciones tuvo una leve mejoría en su
captación con la acción desempeñada por este señor
pero al no estar ya no sé qué gestión estará
implementando la administración para subsanar la
situación. (Sería bueno consultar a la adm.)
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ACTA SESIÓN EXTRAORDINARIA 11 DE DICIEMBRE 2018
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• La documentación contenida en los expedientes de
patentes que se custodian en esa unidad, no se
encuentran en forma técnica, por cuanto en todos los
casos no están numerados (Foliados), y en general, no se
utilizan un orden lógico para el archivo de los
documentos, asimismo no se localizan dentro de los
expedientes toda la información requerida, propias que se
debe de exigir, para toda actividad lucrativa, necesaria
para el otorgamiento de una patente municipal (anterior,
constituye inobservancia de la norma Nº 5.6 del Manual
de normas generales de control interno)
• Este tema y ha sido tratado por parte de este
departamento fiscalizador con la administración y como
parte de mi recomendación es crear un archivo central en
donde solo sea una persona la encargada del archivo de
forma que se eliminen los archivos de expedientes de las
oficinas, la administración está en proceso de
acatamiento de la recomendación en la actualidad esta
acatada parcialmente con ZMT.
• No realizan verificaciones y conciliaciones periódicas de
los registros contenidos en la base de datos del sistema
de cobros, contra los documentos fuentes (expedientes
de cada una de las patentes), para determinar y
enmendar cualquier error u omisión que se haya cometido
en el procedimiento de los datos referentes a la
determinación del importe a cobrar por cada patente.
• Lo anterior, constituye una deficiencia de control interno
que incumple la norma Nº 4.14 del Manual de normas
generales de control interno para la Contraloría General
de la Republica y las entidades y órganos sujetos a su
fiscalización, por cuanto la ausencia de tales
conciliaciones no permite garantizar la corrección e
integridad de los registros que conforman la base de
datos empleada para el cobro de los patentes.
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ACTA SESIÓN EXTRAORDINARIA 11 DE DICIEMBRE 2018
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• Aunque el tema lo determino, también determino la
limitación con la que cuenta la administración de personal,
ya que a la fecha este departamento siempre se ha
llevado como recargo por otros funcionarios.
• Se carece de un funcionario especialmente nombrado
para desempeñar las funciones de coordinación y
tramitación de todos los asuntos que tienen relación con
la administración y control de la unidad de patentes, lo
que dificulta sobremanera el establecimiento de
responsabilidades en la ejecución de estas importantes
labores.
• Asimismo la unidad administrativa de patentes, no
dispone de manuales o instructivos oficiales, en los cuales
se establezcan las políticas y procedimientos para la
ejecución de las principales tareas relacionadas con el
otorgamiento de licencias, por la realización de las
actividades lucrativas, así como tampoco cuentan con
manuales para la actividad de control interno necesarias,
ni de los niveles de responsabilidad del funcionario que
desarrolla la operación relacionadas con las patentes
municipales. (La deficiencia descrita constituye
inobservancia de la norma Nº 4.4 del Manual de normas
generales de control interno para la Contraloría General
de la República).
• La unidad de patentes, carece de una supervisión adecuada y
constante por parte de la dirección superior y de los funcionarios
que ocupan el puesto de jefatura, esto por cuanto se carece de
personal, constituyéndose en inobservancia de la norma 4.9 del
Manual de normas generales de control interno para la Contraloría
General de la República
• El fundamento legal para el otorgamiento de patente para las
actividades lucrativas están dados en el artículo 79 y siguientes
del código Municipal, no obstante lo anterior, en lo que respecta
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al cumplimiento de los requisitos para optar a la licencia de las
actividades lucrativas, se observó que estas no están normadas
en ningún reglamento, simplemente se les solicita a los usuarios
por costumbre, en un documento donde aparece una lista de los
documentos que deben presentar sin la firma de un responsable.
(Este tema aún no lo he tratado con la administración está
pendiente de exponer).
• No existe un Libro de Actas donde se anoten el otorgamiento
de Patentes ya sea por Remates, Traspasos, traslados y las
Otorgadas por medio de Contrato Turístico y demás por
menores de las patentes sean de licores o comerciales.
AUDITORIA INTERNA
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
• El Concejo Municipal de Paquera carece de mecanismos
de control efectivos para dar seguimiento a la ejecución
del presupuesto y al avance físico del plan anual
operativo. Las liquidaciones presupuestarias de los
períodos 2014 y 2015 revelan la existencia de un
déficit de ¢120.050.888.67 millones y ¢114.410.297.54
millones.
• Por otra parte, la Tesorería Municipal no cuenta con
medios de protección y seguridad efectivos para el
resguardo y custodia del dinero en efectivo, las garantías
de participación y cumplimiento, los fondos de las cajas
chica y recaudadora y los timbres y cheques. (El tema
ya ha sido tratado con el tesorero y la administración
acerca de la adquisición de una caja fuerte). Este
Concejo Municipal de Paquera no elaboró el programa
anual de adquisiciones institucional correspondiente al
año 2018.
• No existen políticas y procedimientos respecto de la
recepción, custodia, destino y uso de materiales y
suministros adquiridos, ya que generalmente tales
bienes se trasladan directamente al lugar donde se
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ACTA SESIÓN EXTRAORDINARIA 11 DE DICIEMBRE 2018
No. 200-2018
utilizarán, o se ponen en las instalaciones municipales sin
que se registre su ingreso o se evidencie la
participación de la Unidad de Proveeduría para
verificar sus especificaciones, calidad y demás
requisitos para su correcta recepción y posterior pago.
• En conclusión, las deficiencias expuestas en este
informe conspiran contra una administración óptima del
patrimonio institucional e incrementa los riesgos de
hechos irregulares, usos indebidos, abusos,
sustracciones y pérdidas de los activos municipales, sin
que sean detectados de manera oportuna por la
administración.
• No hay procedimientos que permitan someter a niveles
de aprobación correspondientes y divulgar el Manual
de Procedimientos Financiero Contable, entre los
funcionarios activos, además de los reglamentos para: la
organización y funciones de la Proveeduría; el uso,
mantenimiento y control de los vehículos municipales; el
trámite de las modificaciones presupuestarias y; la
rendición de cauciones de los funcionarios municipales.
• En la gestión realizada por la Tesorería Municipal de
Paquera, se detectaron debilidades relacionadas
principalmente con la ausencia de normalización y
reglamentación de funciones sustantivas de esa
dependencia, tales como:
• No se cuenta con un reglamento para el pago de viáticos
y transporte. Y igualmente no se cuenta con un
reglamento de autorización de pagos de egresos.
• Los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o
administrar fondos y valores propiedad de la
municipalidad no rinden garantías de fidelidad, tal y como
lo establece el código municipal.
• En cuanto a la rendición de garantías de fidelidad, la Ley
de la Administración Financiera de la República y
Presupuestos Públicos establece que todo encargado de
recaudar, custodiar o administrar fondos y valores
públicos deberá rendir garantía con cargo a su propio
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ACTA SESIÓN EXTRAORDINARIA 11 DE DICIEMBRE 2018
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peculio, en favor de la Hacienda Pública o la entidad
respectiva, para asegurar el correcto cumplimiento de los
deberes y las obligaciones de los funcionarios.
• La ausencia de regulaciones para la disposición de
fondos públicos relacionados con el accionar
institucional, promueve o propicia la utilización de
recursos mediante autorizaciones verbales, la
comisión de abusos, prácticas alejadas de la
austeridad y prudencia en el manejo de los fondos, lo
cual incrementa los riesgos de sustracciones,
pérdidas o manejos indebidos de los fondos, cuya
responsabilidad recaería en los superiores jerarcas y
los titulares subordinados. Por tal razón resulta
imperativo regular el tema de pagos de los
compromisos de en este gobierno local y la rendición
de garantías de fidelidad.
• El Concejo Municipal de Distrito Paquera presenta
debilidades en aspectos básicos del funcionamiento
de un sistema contable apegado a la normativa legal
y técnica que regula esta materia. A continuación se
describen las deficiencias determinadas como parte
de este estudio:
• No cuenta con un sistema de contabilidad de base de
devengado indispensable para garantizar
razonablemente que sus registros reflejan el
verdadero valor de sus activos, pasivos y patrimonio,
en ese sentido, se desconoce la exactitud de la
cuantía de sus derechos, obligaciones y del capital o
patrimonio institucional (en la actualidad existe una
conversación entre el contador institucional y la
municipalidad de Puntarenas, para adquirir el sistema
de ellos).
• Inexistencia de políticas por escrito para la
realización de inversiones
• No se realizan estimaciones ni se le da ningún
tratamiento contable a las cuentas de dudosa
recuperación o incobrables, por lo tanto esta
información no se ve reflejada en los estados
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financieros, tal y como se señaló en el inciso b) de
este punto.
• El gobierno local del Distrito de Paquera presenta un
elevado índice de morosidad, concentrado en cuatro
importantes ingresos municipales como lo son:
impuesto sobre bienes inmuebles, patentes
municipales, Aseo de Vías, impuesto específico
sobre la construcción.
• Las Normas de control interno para el sector público,
indican que es obligación de la administración
establecer actividades de control que orienten la
ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional.
Lo anterior, tomando en cuenta, el bloque de
legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los
riesgos relevantes a los cuales puedan verse
expuestas.
• Por su parte, el artículo 73 del Código Municipal
establece que los tributos municipales prescribirán en
cinco años y los funcionarios que los dejen prescribir
responderán por su pago personalmente. Razón por
la cual resulta indispensable que la municipalidad
ejerza oportunamente las gestiones necesarias para
lograr que sus contribuyentes paguen oportunamente
los impuestos y tasas, a efecto de evitar su
prescripción.
• En ese sentido, el Concejo Municipal del distrito de
Paquera dispone de políticas, estrategias y
procedimientos para el desarrollo de una gestión de cobro
administrativo y judicial; sin embargo dicha gestión no ha
sido efectiva impidiendo la reducción del elevado
pendiente de cobro, situación que evidentemente afecta
la prestación de los servicios comunales y limita el
desarrollo del Distrito.
• El gobierno local de Paquera no ha implementado
mecanismos de control efectivos para garantizar de
manera razonable, la custodia, protección y conservación
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de los bienes municipales, lo cual incrementa el riesgo de
errores, usos indebidos, sustracciones o pérdidas de
activos, en detrimento de los objetivos institucionales
• Es imprescindible contar con instrucciones claras a fin de
que las políticas, normas y procedimientos estén
debidamente documentados, oficializados y actualizados,
y sean divulgados y puestos a disposición para su
consulta. Por último, es de responsabilidad de las
administraciones públicas contar con un sistema contable
que esté en concordancia con las disposiciones legales y
técnicas vigentes.
• Debo manifestar que todos estos temas ya han sido
manifestados por esta unidad de auditoria a la
administración activa y que en gran medida la
administración ha hecho un gran esfuerzo por subsanar la
situación sin embargo aún falta más porque estas
debilidades aún persisten y deberían de buscarse
soluciones para iniciar un 2019 diferente.
• Este departamento les indica que es casi una tarea
titánica el tratar de solucionar las situaciones antes
expuestas, pero es importante que ustedes como órgano
director conozcan de todas estas debilidades, este
departamento estima que debido a las limitaciones de
personal existentes ya que para manejar todas las
funciones municipales apenas se cuenta con 15 personas
entre ellas 3 interinos, y de poca experiencia, la
administración realiza una labor buena, dado su esfuerzo
por controlar los actos administrativos que en la institución
se realiza.
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• Por ultimo está en proceso un estudio especial de
auditoria para el departamento de Zona Marítimo
Terrestre, mismo que no ha avanzado debido a la
aprobación del concejo en otorgarle a la administración la
opción de no entregar los expedientes a este
departamento para poder inventariarlos esto hace
aproximadamente un mes, la auditoria está pendiente de
avanzar hasta no contar con el inventario de los
expedientes y aunque le indique a la administración que
me propusiera a alguien que me ayudara su respuesta fue
no poder en ese momento.
CUADRO
COMPARATIVO
RECAUDACION
VRS
PRESUPUESTO
AÑO 2018
Bienes Inmu. ZMT Construccion Patentes
Año 2017
216 500 132 500
Presupuesto 000,00 40 000 000,00 18 750 000,00 000,00
200 000 103 400
Recaudado 000,00 25 688 000,00 12 400 000,00 000,00
-16 500 -29 100
Falt. o sob. 000,00 -14 312 000,00 -6 350 000,00 000,00
Porcentaje 92% 64% 66% 78%
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Año 2018
250 000 137 500
Presupuesto 000,00 40 000 000,00 15 000 000,00 000,00
214 000 125 800
Recaudado 000,00 26 375 000,00 13 000 000,00 000,00
-36 000 -11 700
Falt. O Sob. 000,00 -13 625 000,00 -2 000 000,00 000,00
Porcentaje 86% 66% 87% 91%
Distribucion
Administ. 10% 40% 100%
Caminos 40%
Fondos Espe 20% Fondos
Transferenc. 14% Libres
Inversiones 76%
Prog. II 38%
Prog III 38%
Realizada la exposición efectuaron comentarios y
deliberaciones.
El Presidente Municipal da un receso de cinco minutos al ser la
1:05 minutos de la tarde.
-Reanuda la sesión transcurrido el tiempo indicado.
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INCISO A- ACUERDO MUNICIPAL:
-EN CONOCIMIENTO DE LO ANTERIOR SE ACUERDA: Aprobar el
INFORME FINAL DE AUDITORIA AÑO 2018, presentado por el Auditor
Interno, Lic. BERNAL JIMENEZ MORAGA.
“Se somete a votación el acuerdo y es aprobado con cinco votos”.
Se aplica el artículo 45 del Código Municipal.
ACUERDO DEFINITIVAMENTE APROBADO.
INCISO B- ACUERDO MUNICIPAL:
Aprobar el PLAN ANUAL DE TRABAJO PERIODO 2019, presentado
por el Auditor Interno, Lic. BERNAL JIMENEZ MORAGA.
“Se somete a votación el acuerdo y es aprobado con cinco votos”.
Se aplica el artículo 45 del Código Municipal.
ACUERDO DEFINITIVAMENTE APROBADO.
Cierra la sesión al ser las trece horas y cuarenta y cinco minutos.
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Eduardo González Sánchez Lidieth Angulo Fernández
Presidente Municipal Secretaria del Concejo
Laf.