Extraordinaria 7 · 2020-06-01
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Las actas se corrigen y aprueban en la sesión siguiente; verifique que esta sea la versión aprobada antes de citarla. Forma citable: sesión extraordinaria N.º 7 del 2020-06-01 + número de página. Los acuerdos de esta acta no llevan número en el documento original.
Acuerdos en esta acta
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- ~ Acuerdo (pág. 19) · unanime · aprobado dministrativos nos acompañe a 18 Acta de Sesión extraordinaria 07-2020 1 de junio del 2020 la sesión extraordinaria, el día miércoles 3 de junio a las…
- ~ Acuerdo (pág. 19) · unanime · aprobado illalobos, Neftalí Brenes Castro, Allan Manuel Barrios Mora. Inciso b. ACUERDO N° 2. El Concejo Municipal de Distrito Lepanto, ACUERDA con cinco votos…
- ~ Acuerdo (pág. 20) · unanime · aprobado ediante resolución administrativa IM-493-2019 del 29 de Noviembre de 2019, se adjunta documento para su verificación. En relación a los avances en el …
Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
Acta Sesión Extraordinaria
Nº07-2020
Acta. Sesión Extraordinaria 07-2020, celebrada el día 1 de junio del 2020. En la
sala de Sesiones del Concejo Municipal del Distrito de Lepanto. Al ser las 3:00
p.m.
PRESENTES
Luz Elena Chavarría Salazar Presidenta Municipal
Argentina del Roció Gutiérrez Toruño Concejal Propietaria
Aliyuri Castro Villalobos Concejal Propietaria
Neftalí Brenes Castro Concejal Propietario
Allan Manuel Barrios Mora Asume la propiedad en ausencia del
señor Gerardo Obando.
AUSENTES
Gerardo Obando Rodríguez Concejal Propietario
Marianela Reyes Quirós Concejal Propietaria
José Luis Juárez Madrigal Concejal Suplente
Edward Arturo Berrocal Abarca Concejal Suplente
Freddy Fernández Morales Síndico Suplente
Además, se cuenta con la presencia de: Kattya Montero Arce, secretaria del
Concejo Municipal, Lic. Juan Luis Arce Castro, Coordinador de Servicios
Financieros y Administrativos y Ana Patricia Brenes Solórzano, Vice Intendente
Municipal.
AGENDA
CAPITULO I. COMPROBACION DEL QUORUM Y APROBACION DE LA
AGENDA.
CAPITULO II. ORACION
CAPITULO III. PALABRAS DE LA SEÑORA PRESIDENTE LUZ ELENA
CHAVARRIA
CAPITULO IV. PUNTO UNICO.
SE RECIBE AL LIC. JUAN LUIS ARCE CASTRO, COORDINADOR
FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO DE ESTE CONCEJO MUNICIPAL, PARA
CONTINUAR CON LA EXPLICACION Y PRESENTACION SOBRE EL AVANCE
DEL DOCUMENTO PRESENTADO POR LA AUDITORIA DE LA
MUNICIPALIDAD DE PUNTAREANS A ESTE CONCEJO MUNICIPAL
DENOMIDO INFORME FINAL DE AUDITORIA.
CAPITULO V. ACUERDOS
CAPITULO VI . CIERRE DE SESION
……………………………………………………………………………
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Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
CAPITULO I. COMPROBACION DEL QUORUM Y APROBACION DE LA
AGENDA.
La señora Presidenta Municipal Luz Elena Chavarría, realiza la comprobación del
quórum, este es aprobado con cinco votos.
CAPITULO II. ORACION
La señora Kattya Montero Arce realiza la oración. Se realiza un receso de diez
minutos.
CAPITULO III. PALABRAS DE LA SEÑORA PRESIDENTE LUZ ELENA
CHAVARRIA
Da la bienvenida a los presentes y agradece su presencia a la sesión.
CAPITULO IV. PUNTO UNICO.
SE RECIBE AL LIC. JUAN LUIS ARCE CASTRO, COORDINADOR
FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO DE ESTE CONCEJO MUNICIPAL, PARA
CONTINUAR CON LA EXPLICACION Y PRESENTACION SOBRE EL AVANCE
DEL DOCUMENTO PRESENTADO POR LA AUDITORIA DE LA
MUNICIPALIDAD DE PUNTAREANS A ESTE CONCEJO MUNICIPAL
DENOMIDO INFORME FINAL DE AUDITORIA.
Presentación:
Jicaral, 01 de junio de 2020, OF-SFA-129-2020, Sres., (as). Concejo Municipal de
Distrito de Lepanto, Estimados, (as) Señores, (as): Esperando se encuentren muy
bien, por este medio hago de su conocimiento los avances y recomendaciones de
en la atención de la auditoría Interna realizada por la Municipalidad de Puntarenas.
En atención a las recomendaciones planteadas por la auditoria de Puntarenas, se
procede a realizar una propuesta que permiten dar continuidad y atención a las
observaciones planteadas por auditoria.
Para el Concejo Municipal de Distrito de Lepanto. En atención a la
recomendación 4.2, la cual dice, “Realizar un estudio profundo sobre la legalidad
del pago de prohibición realizada a los puestos de Intendente y Vice intendente,
según lo desarrollado en el punto 2.5.2 de este informe”, Este Concejo Municipal
de Distrito encuentra 2 criterios de la Contraloría General de la republica que se
contradicen en relación al tema, criterios DAGJ-0878-2009 del 12 de junio de 2009
y el DJ-1060-2015, del 10 de junio del 2015, en consecuencia este CMD
procederá a elevar una consulta a la Procuraduría general de la república.
2
Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
Tiempo
Junio
Actividad a Realizar Responsable
Estimado Sem1 Sem2 Sem3 Sem4
4.2 Realizar un estudio profundo sobre la legalidad del
pago de prohibición realizada a los puestos de
Intendente y Vice intendente, según lo desarrollado en el
punto 2.5.2 de este informe.
Consulta de Legalidad Pago de prohibicion a Intendente y Concejo Municipal de
Viceintendente a Procuraduria General de la Republica Distrito 4
Una vez se obtenga respuesta se existen 2 panoramas posibles a los cuales adjunto cronograma de seguimiento.
A. Si procede el pago de la Prohibición a lo cual simplemente se daría respuesta a la auditoria de Puntarenas.
Tiempo
Junio Julio
Actividad a Realizar Responsable
Estimado Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4
Procede Pago de Prohibicion
Concejo Municipal de
Justificacion a auditoria Interna de Puntarenas Distrito 2
B. Ratifica el criterio de la Contraloría General de la Republica.
3
Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
Tiempo
Julio Agosto Setiembre
Actividad a Realizar Responsable
Estimado Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4
No Procede el Pago de Prohibicion o Remicion de
Consulta a Contraloria General de la Republica
Consulta Relacion de Hechos a Contraloria General de la Concejo Municipal de
Republica, (CGR) Distrito 4
Requerimiento de informacion por parte de la CGR al Concejo Coordinador de Servivios
Municipal de Distrito Financieros 4
Concejo Municipal de
Atencion al cumplimiento de la Resolucion de la CGR
Distrito 4
En atención a la recomendación, “4.3 En caso de determinarse que el pago de prohibición de esos puestos se ha
realizado de manera irregular y, por la ineludible obligación que la ley dispone, se deberá proceder a”, una realizada la
Relación de hechos a la Contraloría general de la Republica se procede a.
a) Buscar los mecanismos y procedimientos legales, según sea el caso, así como las acciones administrativas o
judiciales adecuadas, pertinentes y céleres, para la recuperación de la Hacienda Pública”.
Tiempo
Junio Julio Agosto Setiembre Octubre
Actividad a Realizar Responsable
Estimado Sem1Sem2Sem3Sem4 Sem1Sem2Sem3Sem4 Sem1Sem2Sem3Sem4 Sem1Sem2Sem3Sem4 Sem1Sem2Sem3Sem4
4.3 En caso de determinarse que el pago de
prohibición de esos puestos se ha realizado de
manera irregular y, por la ineludible obligación que
la ley dispone, se deberá proceder a:
Buscar los mecanismos y procedimientos legales,
según sea el caso, así como las acciones
administrativas o judiciales adecuadas, pertinentes y
céleres, para la recuperación de la Hacienda Pública
Iniciar tramite administrativo y Legal para recuperacion Concejo Municipal de
de la hacienda Publica Distrito 2
Concejo Municipal de
Inicio de Recuperacion de hacienda Publica
Distrito 1
. b) Valorar las posibles responsabilidades de los funcionarios involucrados en dicho pago erróneo, de conformidad
con las normas y principios regulados en la Ley General de la Administración Pública, Ley Orgánica de la
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Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
Contraloría General de la República, Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito y, Ley de la Administración
Financiera de la República y Presupuestos Públicos; sin perder de vista, como elemento fundamental que, antes de
iniciar con cualquier gestión de índole cobratorio a funcionarios de la administración, debe analizarse, identificarse,
valorarse y definirse, de la manera correcta, si el pago indebido se fundamentó o no de manera formal, es decir, si
se fundamentó en un acto administrativo declaratorio de derechos y, proceder conforme a la normativa aplicable”.
Tiempo
Junio Julio Agosto Setiembre Octubre
Actividad a Realizar Responsable
Estimado Sem1Sem2Sem3Sem4 Sem1Sem2Sem3Sem4 Sem1Sem2Sem3Sem4 Sem1Sem2Sem3Sem4 Sem1Sem2Sem3Sem4
4.3 En caso de determinarse que el pago de
prohibición de esos puestos se ha realizado de
manera irregular y, por la ineludible obligación que
la ley dispone, se deberá proceder a:
Valorar las posibles responsabilidades de los
funcionarios involucrados en dicho pago erróneo,
de conformidad con las normas y principios
regulados en la Ley General de la Administración
Pública, Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República, Ley Contra la Corrupción y
Enriquecimiento Ilícito y, Ley de la Administración
Financiera de la República y Presupuestos
Públicos; sin perder de vista, como elemento
fundamental que, antes de iniciar con cualquier
gestión de índole cobratorio a funcionarios de la
administración, debe analizarse, identificarse,
valorarse y definirse, de la manera correcta, si el
pago indebido se fundamentó o no de manera
formal, es decir, si se fundamentó en un acto
administrativo declaratorio de derechos y, proceder
conforme a la normativa aplicable.
Realizar consulta relacion de hechos a contraloria Concejo Municipal de
general de la Republica Distrito 1
Contraloria general de la
Estudio preliminar
republica 1
Contraloria general de la
Presentacion de Resultados
republica 1
Concejo Municipal de
Visto bueno a informe
Distrito 1
Contraloria general de la
Establecer recomendaciones y acciones administrativas
republica 1
En atención a la recomendación “4.4 Realizar una valoración funcional y legal, para determinar si el Concejo Municipal lo
que requiere contratar son los servicios de un profesional en derecho, para la atención de necesidades ordinarias y
permanentes de la Administración, cuyas condiciones precisan de una relación de jerarquía y de dependencia,
resolviéndose como en derecho corresponda, para evitar el cubrir una relación de empleo público; lo anterior, tomando en
cuenta que dentro del Manual de Puestos existe una plaza de abogado”, el órgano colegiado y el intendente deberán de
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Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
definir la figura legal que mejor se adecue a la situación , sin embargo y conociendo la imperiosa necesidad y las
constantes necesidades en diferentes temas de asesoría legal y conociendo que por razones de presupuesto para este
año 2020 , no se podrá contratar a un funcionario de planta como asesor legal, en función a resolver el tema el proveedor
municipal en apego a la normativa que apara la contratación administrativa mediante correo electrónico de 02 de abril del
2020 realiza a la intendencia la justificación de la figura.
Tiempo
Junio Julio
Actividad a Realizar Responsable
Estimado Sem1Sem2Sem3Sem4 Sem1Sem2Sem3Sem4
4.4 Realizar una valoración funcional y legal, para
determinar si el Concejo Municipal lo que requiere
contratar son los servicios de un profesional en
derecho, para la atención de necesidades ordinarias
y permanentes de la Administración, cuyas
condiciones precisan de una relación de jerarquía y
de dependencia, resolviéndose como en derecho
corresponda, para evitar el cubrir una relación de
empleo público; lo anterior, tomando en cuenta que
dentro del Manual de Puestos existe una plaza de
abogado.
Estudio Tecnico Justificacion de abogado para el Concejo Municipal de
Concejo Municipal de Distrito Distrito
Coordinador de Servicios 1
Modificacion de Presupuesto , Asignar contenido a Financieros y
partida servicios especiales Administrativos 1
Proceso de Contratacion administrativa
Intendencia-Proveedor 4
En atención de la recomendación, “4.5 Instruir al Intendente para que se apliquen de inmediato las recomendaciones
contenidas en este informe”, se conoce el tema ha sido discutido por este órgano colegiado, pero se recomienda
formalizar mediante oficio en caso de no verse realizado la gestión.
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Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
Tiempo
Junio
Actividad a Realizar Responsable
Estimado Sem1 Sem2 Sem3 Sem4
4.5 Instruir al Intendente para que se apliquen de
inmediato las recomendaciones contenidas en este
informe.
Notificar mediate oficio del Concejo al intendente el Concejo Municipal de
acatamiento de las recomendaciones Distrito 1
La recomendación, “4.6 Velar porque las recomendaciones sean acatadas por parte de la Administración”, debe de ser
atendida mediante un monitoreo periódico que permita controlar y corregir las acciones que la administración realice en la
atención de este informe de auditoría, se adjunta propuesta de cronograma.
Tiempo
Junio
Actividad a Realizar Responsable
Estimado Sem1 Sem2 Sem3 Sem4
4.6 Velar porque las recomendaciones sean
acatadas por parte de la Administración.
Solicitar informe Bimensual de los avances en las Concejo Municipal de
recomendaciones plantiadas por auditoria Distrito 1
En atención a las recomendaciones , 4.7 Adecuar, a la brevedad posible, la estructura organizativa del CMDL, con base
en un estudio profesional, integral y debidamente documentado, para crear la unidad o dependencia de recursos
humanos, que se encargue de planificar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar el sistema administrativo de recursos
humanos de ese Concejo y, de emitir y velar por el cumplimiento y aplicación de las normas, políticas y disposiciones en
materia de personal, tal como la administración de sueldos y salarios, reclutamiento y selección, capacitación y
adiestramiento, relaciones laborales, clasificación y evaluación; todo lo anterior, con el fin de ejercer una verdadera
dirección y control de las actividades realizadas por el recurso humano”.
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Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
Tiempo Junio Julio Agosto Setiembre Octubre
Actividad a Realizar Responsable
Estimado Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4
4.7 Adecuar, a la brevedad posible, la estructura
organizativa del CMDL, con base en un estudio profesional,
integral y debidamente documentado, para crear la unidad o
dependencia de recursos humanos, que se encargue de
planificar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar el sistema
administrativo de recursos humanos de ese Concejo y, de
emitir y velar por el cumplimiento y aplicación de las
normas, políticas y disposiciones en materia de personal,
tal como la administración de sueldos y salarios,
reclutamiento y selección, capacitación y adiestramiento,
relaciones laborales, clasificación y evaluación; todo lo
anterior, con el fin de ejercer una verdadera dirección y
control de las actividades realizadas por el recurso humano
Solicitud intendete Adecuacion de Manual de Puestos a Union
Nacional de Gobernos Locales
Intendente 1
Realizacion de los estudios y Adecuacion de MDP
UNG 15
Revicion y aprobacion del Concejo Municipal de Distrito
Concejo Municipal de Distrito 3
En atención a el punto, “4.8 Establecer los parámetros necesarios para que el MDP contenga, entre otros aspectos, las
funciones de cada unidad, las relaciones jerárquicas entre puestos, los canales de comunicación, coordinación e
información formal que se utilizarán en la organización y, los procesos organizacionales, de conformidad con la normativa
legal, técnica y administrativa aplicable para cada una de las unidades administrativas”.
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Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
Tiempo Junio Julio Agosto Setiembre Octubre
Actividad a Realizar Responsable
Estimado Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4
4.8 Establecer los parámetros necesarios para
que el MDP contenga, entre otros aspectos, las
funciones de cada unidad, las relaciones
jerárquicas entre puestos, los canales de
comunicación, coordinación e información
formal que se utilizarán en la organización y, los
procesos organizacionales, de conformidad con
la normativa legal, técnica y administrativa
aplicable para cada una de las unidades
administrativas.
Solicitud intendete Adecuacion de Manual de
Puestos a Union Nacional de Gobernos Locales
Intendencia 1
Realizacion de los estudios y Adecuacion de MDP
UNG 15
Revicion y aprobacion del Concejo Municipal de
Distrito
Concejo Municipal de Distrito 3
Una vez analizada la información y los instrumentos legales que utiliza este Concejo Municipal de Distrito se puede
observar que se cuenta con un manual de puesto aprobado en el 2019 el cual fue desarrollado por la unión Nacional de
Gobiernos Locales al ser parte integral de este instrumento lo solicitado por esta auditoria se recomienda, realizar las
gestiones necesarias para que sea la UNG quien desarrolle, asesore y acompañe las recomendaciones contenidas en los
puntos 4.7 y 4.8.
En atención a la recomendación, “4.9 Este instrumento administrativo, una vez ajustado y puesto en práctica, debe ser
revisado periódicamente por el personal competente, a efectos de mantenerlo actualizado acorde con el desarrollo
organizacional del municipio; de manera que permita a la organización disponer de una guía para realizar las
modificaciones a la estructura organizativa y actualizar las descripciones de puestos cuando corresponda”, Para
mantener actualizado el manual de puestos a las necesidades del Concejo Municipal de Distrito y en atención a la
recomendación de auditoria se recomienda una revisión integral del manual de puestos por parte del encargado de
Recursos Humanos y el Intendente Municipal, al año.
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Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
Recomendación, “4.10 Mantener ordenados en forma cronológica y, debidamente foliados, los expedientes de personal
que contengan, para cada funcionario, la documentación necesaria para comprobar el cumplimiento de todos los
requisitos establecidos en los perfiles de los puestos”, actualmente este proceso ya se ejecutó y para mantener
actualizada esta información se recomienda el siguiente cronograma de ejecución.
Tiempo Junio
Actividad a Realizar Responsable
Estimado Sem1 Sem2 Sem3 Sem4
4.10 Mantener ordenados en forma cronológica
y, debidamente foliados, los expedientes de
personal que contengan, para cada funcionario,
la documentación necesaria para comprobar el
cumplimiento de todos los requisitos
establecidos en los perfiles de los puestos.
Solicitar el revicion y Foliado de los expediente de
Intendente
colaboradores del CMD 1
Realizar aperturas de expediante, Foliado y ordenado
Encargada de Recursos Humanos
cronologicamente 1
Revicion de expedientes administrativos de los
Contabilidad (Control Interno)
colaboradores 1
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Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
En atención a la recomendación, “4.11 Realizar un estudio profundo sobre la legalidad del pago de prohibición, realizada
en el período 2018, al funcionario que ocupaba la plaza “Coordinador de Ordenamiento Territorial”. Además, con base en
lo determinado, ajustar el porcentaje pagado por concepto de prohibición al “Coordinador de Servicios Ciudadanos y
Tributarios”, según lo desarrollado en el punto 2.5.1 de este informe”.
Tiempo Junio Julio Agosto
Actividad a Realizar Responsable
Estimado Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4
4.11 Realizar un estudio profundo sobre la
legalidad del pago de prohibición, realizada en el
período 2018, al funcionario que ocupaba la
plaza “Coordinador de Ordenamiento Territorial”.
Además, con base en lo determinado, ajustar el
porcentaje pagado por concepto de prohibición
al “Coordinador de Servicios Ciudadanos y
Tributarios”, según lo desarrollado en el punto
2.5.1 de este informe.
Conformar un Organo administrativo que determine la
legalidad de este Pago Vicentendencia 1
Realizar estudio preliminar
Comicion Administrativa 7
Presentacion de Resultados
Comicion Administrativa 1
Visto bueno a informe de Organo Administrativo
Vicentendencia 1
4.12 En caso de determinarse que los pagos de prohibición a los funcionarios que han estado nombrados en esas plazas
se han realizado de manera irregular y, por la ineludible obligación que la ley dispone, se deberá proceder a:
a) Buscar los mecanismos y procedimientos legales, según sea el caso, para realizar las acciones administrativas
o judiciales adecuadas, pertinentes y céleres para la recuperación de la Hacienda Pública.
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Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
Tiempo Junio Julio Agosto Setiembre
Actividad a Realizar Responsable
Estimado Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4
4.12 En caso de determinarse que los pagos de
prohibición a los funcionarios que han estado
nombrados en esas plazas se han realizado de
manera irregular y, por la ineludible obligación
que la ley dispone, se deberá proceder a:
a) Buscar los mecanismos y procedimientos legales,
según sea el caso, para realizar las acciones
administrativas o judiciales adecuadas, pertinentes y
céleres para la recuperación de la Hacienda Pública.
Iniciar tramite administrativo para recuperacion de la
hacienda Publica Vicentendencia 2
Inicio de Recuperacion de hacienda Publica
Vicentendencia 1
b) Valorar las posibles responsabilidades de los funcionarios involucrados en dicho pago erróneo, de conformidad
con las normas y principios regulados en la Ley General de la Administración Pública, Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito y Ley de la Administración
Financiera de la República y presupuestos Públicos; sin perder de vista, como elemento fundamental que, antes de
iniciar con cualquier gestión de índole cobratorio a funcionarios de la administración, debe analizarse, identificarse,
valorarse y definirse, de la manera correcta, si el pago indebido se fundamentó o no de manera formal, es decir, si
se fundamentó en un acto administrativo declaratorio de derechos y, proceder conforme a la normativa aplicable.
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Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
Tiempo Junio Julio Agosto Setiembre
Actividad a Realizar Responsable
Estimado Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4
4.12 En caso de determinarse que los pagos de
prohibición a los funcionarios que han estado
nombrados en esas plazas se han realizado de
manera irregular y, por la ineludible obligación
que la ley dispone, se deberá proceder a:
b) Valorar las posibles responsabilidades de los
funcionarios involucrados en dicho pago erróneo, de
conformidad con las normas y principios regulados
en la Ley General de la Administración Pública, Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República,
Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito y
Ley de la Administración Financiera de la República y
presupuestos Públicos; sin perder de vista, como
elemento fundamental que, antes de iniciar con
cualquier gestión de índole cobratorio a funcionarios
de la administración, debe analizarse, identificarse,
valorarse y definirse, de la manera correcta, si el
pago indebido se fundamentó o no de manera formal,
es decir, si se fundamentó en un acto administrativo
declaratorio de derechos y, proceder conforme a la
normativa aplicable.
Conformar un Organo Director que determine la legalidad
de este Pago Vicentendencia 1
Estudio preliminar
Organo Director 7
Presentacion de Resultados
Organo Director 1
Visto bueno a informe de organo director
Vicentendencia 1
4.13 Realizar valoración para determinar, realmente, la necesidad imperiosa de la institución para contratar los servicios
de un profesional que realice la gestión de cobro administrativo o, si ésta es una actividad propia de la actividad ordinaria
y permanente de la Administración; entendiéndose que la contratación de servicios profesionales se plantea para la
atención de necesidades específicas, delimitadas desde el inicio del convenio, con plazo u obra determinados, sin que
exista subordinación laboral, Una vez analizada las observaciones de la auditoria interna de Puntarenas en cuanto a
condiciones y características de este contrato se decide suspender la adquisición del servicio posteriormente el proveedor
realiza la solicitud de suspensión del contrato.
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Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
Tiempo Junio
Actividad a Realizar Responsable
Estimado Sem1 Sem2 Sem3 Sem4
4.13 Realizar valoración para determinar,
realmente, la necesidad imperiosa de la
institución para contratar los servicios de un
profesional que realice la gestión de cobro
administrativo o, si ésta es una actividad propia
de la actividad ordinaria y permanente de la
Administración; entendiéndose que la
contratación de servicios profesionales se
plantea para la atención de necesidades
específicas, delimitadas desde el inicio del
convenio, con plazo u obra determinados, sin
que exista subordinación laboral.
Coordinador de Servicios
Realizar Finiquito de contrato de cobro
Tributarios 1
4.14 Valorar y resolver la legalidad de que la Gestora de Cobro contratada, preste los servicios en una oficina dentro del
edificio municipal, utilizando activos municipales (electricidad, papel, entre otros), Una vez analizada las observaciones de
la auditoría interna de Puntarenas en cuanto a condiciones y características de este contrato se decide suspender la
adquisición del servicio posteriormente el proveedor realiza la solicitud de suspensión del contrato.
Tiempo
Actividad a Realizar Responsable Junio
Estimado
4.14 Valorar y resolver la legalidad de que la
Gestora de Cobro contratada, preste los
servicios en una oficina dentro del edificio
municipal, utilizando activos municipales
(electricidad, papel, entre otros).
Coordinador de Servicios
Realizar Finiquito de Cobro.
Tributarios 1
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Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
Dando seguimiento a una de las áreas más importantes de la organización y atendiendo muchas de los hallazgos se
recomienda la contratación de un profesional en contabilidad municipal que intervenga debilidades detectadas en la
auditoria y otras que fueron comunicadas a la intendencia municipal la duración del proceso seria 6 meses y el
cronograma de la contratación se adjunta en este detalle.
Tiempo Junio Julio
Actividad a Realizar Responsable
Estimado Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem1 Sem2 Sem3 Sem4
Contratacion o Solicitud de Asesor Contable
Financiero
Intendente
Solicitar Asesor a Union Nacional de Gobiernos locales 1
Coordinador de Servicios
Decisión inicial, Especificaciones Tecnicas Financieros y Administrativos 3
Proveedor
Proceso de Contratacion 2
Concejo Municipal de Distrito
Aprobacion del Concejo Municipal de Distrito 1
Proveedor
Firmeza 1
Proveedor
Contrato 1
Intendente
Orden de Inicio 1
Los trabajos que se desean abarcar en con esta contratación serian.
Conciliaciones Bancarias
Revisión de la cuenta por Cobrar
Revisión de la cuanta de Inventarios, Propiedad Planta y Equipo.
Depreciaciones
Revisión de la cuanta de Pasivos
Estados Financieros, Notas, Estado Flujo de Efectivo, Estado de Situación Financiera y Balance General.
Implementación de NICS SP
Reimpresión de estados Financieros
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Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
Exposición y Presentación.
El señor Juan Luis Arce Castro saluda a los presentes, y se refiere al documento
que envió la auditoria de la municipalidad de Puntarenas.
Se refiere a los aspectos que se tiene sobre los temas que cuestiona la auditoria.
Como son:
Recursos humanos
Proveeduría.
Contabilidad.
Prohibición
Con base al oficio que enviaron voy a pasar un al Concejo, es básicamente la
primera recomendación que ellos envían.
El concejo debe de facilitar y velar por la ejecución de todas las recomendaciones.
Punto 4.2. se debe de realizar un estudio de la legalidad del pago de
prohibiciones del Intendente y Vice Intendente.
Cuando se recibe el documento de la CGR, se procedió a suspender el pago. El
caso de don Francisco Rodríguez solicito la suspensión mientras se realizaba el
proceso.
Sra. Luz Elena Chavarría indica que en este punto ya estamos trabajando ya que
se solicitaron recomendaciones al asesor legal.
Se recomienda solicitar pronunciamiento a la Procuraduría ,sobre el pago de
prohibición, si la procuraduría dice lo contrario , le decimos a la Contraloría que
nos acogemos al pronunciamiento de la Procuraduría, si la Procuraduría dice
la misma versión de la Contraloría nos acogemos a lo que dice la
Contraloría.
Punto 4.4. Nos cuestionaron la forma jurídica para contratar a Mariano.
Por el hecho de que la persona viene a la municipalidad, usa el teléfono,
espacio físico, luz, los papeles, impresoras, la figura que usan es la
contratación de planta para que asista a laborar. Estamos realizando un plan
para ayudar a las finanzas y donde indica que no se puede contratar personal,
tendríamos que solicitarlo a la Contraloría para su aprobación.
Se recomendaría la contratación de servicios especiales.
Sra. Luz Elena Chavarría Salazar, pregunta ¿Cuál es la situación del
Licenciado en este momento?.
Sr Juan Luis Arce, responde. Está para resolver algunos temas específicos.
Yo, recomendaría contratar por servicios especiales. Debe de tener condición
específica, pone ejemplo del ingeniero Yeffry, donde el solamente da asesoría,
se puede utilizar para un trabajo particular.
Punto 4.5 .El Concejo debe instruir al intendente , puede ser por medio de un
oficio que debe acatar.
Sra. Luz Elena Chavarría, pregunta si el concejo pasado lo hizo?
Sr Juan Luis. podrían presentar un informe trimestral de los avances que se
han realizado.
Los punto 1.2.3.4.5.6. de la auditoria ,son competencia de ustedes y el resto
son de Intendencia.
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Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
En febrero se aprobó un nuevo manual de puestos, es la estructura que tenemos.
La auditoría encuentra que hay áreas que deben de mejorarse. En el AREA
DE RECURSOS HUMANOS. El recargo está en la asistente de Francisco. El
puesto está creado de asistente, si revisan el manual de puesto, encontraran
un puesto de auditoria, asistente, la parte de recursos humanos reconstruyendo
es la gestora social según nos indica la Contraloría .
Que nos dice Auditoria, se debe tener un encargado de Recursos Humanos,
para que se dé hay que reorganizar el manual de puestos, y para eso
requerimos la colaboración de la Unión Nacional de Gobierno Locales.
Solicitarle una modificación de puesto a la UNGL,
Punto 10. Aquí se pide que se ordene cronológicamente y foliados, actualizado.
El 1 de agosto se nos hizo un allanamiento, se llevaron unos expedientes que
están en el juzgado de Santa Cruz, el de Jorge , lo tenemos foliado como lo
hizo el organismo de OIJ.
Punto 4.12. En el caso de pago de prohibición de intendente y vice intendente si
procede o no procede, ver quien hizo el pago y se debería hacer un proceso ,
de investigación , para que ver quien lo hizo.
La Sra. Ana Patricia Brenes, recordar, que cuando los señores . Karla y
Francisco iniciaron su función, les pagaron prohibición, ya había una persona
que había iniciado ese proceso ,ellos no lo pidieron.
Sra. Aliyuri Castro. Indica que para ella si tienen derecho al pago de prohibición.
Sra. Luz Elena Chavarría pregunta. Si tengo prohibición puedo ejercer otro
trabajo.
Sr Juan Luis Arce . Responde que la figura de educadora si puede.
Pero los abogados, médicos, proveedor, alcalde, pero no aparece la figura del
intendente, pero nosotros defendimos en su momento, hay una lista tacita. Hay
otro beneficio que es dedicación exclusiva. Prohibición es un derecho y si el
puesto lo lleva usted puede pedirla y se la tienen que dar.
Deben de pedirle al intendente que inicie el proceso, hacer un estudio
preliminar sobre el caso de Jorge. Es deber de la administración acatar la
recomendaciones de la auditoria y de ustedes concejo. iniciar el proceso.
Puntos 4.13 y 4.14. Estos dos puntos están finiquitados.
Lo último que dice es mandar a la auditoria este documento.
La única información que está en contabilidad, es a partir del 2017 hay
documentación que no es confiable. Le estoy poniendo menos trabajo a la
contadora para que revise eso, lo otro lo estoy haciendo yo. Pero es
demasiado trabajo para un compañero. La contabilidad de afuera, no entiende
la contabilidad municipal
La intendencia sugiere ,1- Mandar una nota y pedir un profesional de
contabilidad municipal . 2. contratación de un profesional que le ayude a la
contadora a ponerse al día. El punto 2 es difícil económicamente para la
institución. Depreciaciones, inventarios, cierre reimpresión de estados financieros.
Depreciación, cuentas por pagar. Conciliaciones bancarias. Asignación de
activos, hay archivos que no están, lo único son documentos que están en la
oficina de Diego. No hay que asustarse, es salir con lo pendiente.
Si salimos de esto, podemos entrar con recursos y trabajar .
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Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
Sr Neftalí Brenes . Comenta. me parece que se tomó un acuerdo donde se le
pidió a Francisco que informará, que han hecho con lo correspondiente al área
administrativa.
Sra. Ana Patricia Brenes le responde al señor Neftalí como el caso de Diego el
presentó un documento el cual la auditoria descartó.
Sr Juan Luis Arce responde que el caso de Diego el justificó, se subsano
sobre el tema.
Sra. Luz Elena Chavarría, Cuando la señora venga , ella tiene que traer un
nuevo documento o informe de todo lo que se ha subsanado, según los informes
que se han presentado.
Sr Neftalí Brenes . se refiere a los temas que estaban en el documento y no
se han hecho y se debe de hacer. Hace preguntas que pasa si la auditora
nos pregunta que pasa con lo de Diego, que paso con lo de Jorge.
Sr Juan Luis Arce enseña el documento que mando la Auditoria donde hay un
cuadro. Se refieren a los contratos de Mariano y Dayana. A Diego se le asignó
que los foliara .
Sra. Luz Elena Chavarría, hay cosas en el documento que yo no entiendo. Qué
pasa si nos dice que no se ha hecho nada.
Sr Juan Luis Arce responde. Que lo que ella podría decir. Se respondió a las
conclusiones y no a las recomendaciones y que se debe contestar a las
recomendaciones.
Sr Juan Luis Arce indica, que la auditora le dijo, si no contesta en febrero voy
a poner una denuncia .
A mí me preocupa la parte contable, en octubre renuncio el contador.
En cuanto al documento que envía la auditoria se le recomienda al concejo
hacer un órgano, este se hizo , pero no realizo nada, ahora nos dicen que no
procede, hay que averiguar esa parte.
Sra. Luz Elena Chavarría, Cuando ella pide audiencia pide al Concejo, ahí
va a estar Francisco, necesitamos su apoyo , ya que usted tiene conocimiento
pleno del asunto , desde el inicio. Doña Roció indica que la Contadora. Doña
Luz indica que Juan Luis es la persona que le ha dado seguimiento a este
auditoraje..
Sr Juan Luis Arce. Indica que de parte de él, si tiene que venir el viene. Yo la
escucharía, si pide información ,se le indica todo lo que se ha hecho.
Sra. Luz Elena Chavarría. En el caso de nosotros como nuevo concejo,
estamos conociendo y tratando de hacer lo mejor posible.
Sr Juan Luis Arce . Solicitar a Francisco mi presencia para la sesión.
Se hace un receso de cinco minutos.
Se reinicia.
Sra. Luz Elena Chavarría agradece al señor Juan Luis Arce por acompañarnos
ese día y por su disponibilidad.
CAPITULO V.ACUERDOS
Inciso a.
ACUERDO N° 1. El Concejo Municipal de Distrito Lepanto, ACUERDA con
cinco votos, solicitarle al Intendente Municipal que autorice al señor Juan Luis
Arce, Coordinador de Servicios Financieros y Administrativos nos acompañe a
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Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
la sesión extraordinaria, el día miércoles 3 de junio a las 1: 00 p.m .Audiencia
solicitada por la Lic. Gioconda Oviedo Chavarría, Auditora de la Municipalidad de
Puntarenas. Visto el acuerdo en todas sus partes ,este es
DEFINTIVAMENTE APROBADO, se aplica el artículo 44 y artículo 45, ambas
del código municipal este es un ACUERDO APROBADO UNANIME. Votan las
señoras y señores Luz Elena Chavarría Salazar, Argentina del Roció Gutiérrez
Toruño, Aliyuri Castro Villalobos, Neftalí Brenes Castro, Allan Manuel Barrios
Mora.
Inciso b.
ACUERDO N° 2. El Concejo Municipal de Distrito Lepanto, ACUERDA con
cinco votos.Solicitar al Intendente Municipal, nos presente cada tres meses
los avances del documento de auditoria, denominado de Informe de carácter
especial de auditoria sobre la gestión del Concejo de Lepanto. Visto el acuerdo
en todas sus partes este es DEFINTIVAMENTE APROBADO, se aplica el
artículo 44 y articulo 45, ambas del código municipal este es un ACUERDO
APROBADO UNANIME. Votan las señoras y señores Luz Elena Chavarría
Salazar, Argentina del Roció Gutiérrez Toruño, Aliyuri Castro Villalobos, Neftalí
Brenes Castro, Allan Manuel Barrios Mora.
Inciso c.
ACUERDO N° 3. El Concejo Municipal de Distrito Lepanto, ACUERDA con
cinco votos, aprobar el avance presentado que se detalla a continuación:
En lo referente a el avance a la recomendación, “4.2, la cual dice, “Realizar un
estudio profundo sobre la legalidad del pago de prohibición realizada a los puestos de
Intendente y Vice intendente, según lo desarrollado en el punto 2.5.2 de este informe ”,
después de conocido y discutido es decisión del señor Intendente Jose Francisco
Rodríguez Johnson solicitar la suspensión del beneficio de prohibición durante
todo el proceso de revisión y análisis esto se puede constatar en el oficio , IM-496-
2019 y RRHH-48-2019, a la vez que mediante oficio OF-SFA-002-2020, se
suspende el pago de prohibición a la Viceintendenta, se adjunta oficios y órdenes
de pago, 480-2019 y 016-2020, donde se evidencia que el pago fue suspendido.
Como parte del proceso de investigación de la recomendación, “4.4 Realizar una
valoración funcional y legal, para determinar si el Concejo Municipal lo que requiere
contratar son los servicios de un profesional en derecho, para la atención de necesidades
ordinarias y permanentes de la Administración, cuyas condiciones precisan de una
relación de jerarquía y de dependencia, resolviéndose como en derecho corresponda,
para evitar el cubrir una relación de empleo público”; lo anterior, tomando en cuenta
que dentro del Manual de Puestos existe una plaza de abogado”, el órgano
colegiado y el intendente deberán de definir la figura legal que mejor se adecue a
la situación , sin embargo y conociendo la imperiosa necesidad y las constantes
necesidades en diferentes temas de asesoría legal y conociendo que por razones
de presupuesto para este año 2020 , no se podrá contratar a un funcionario de
planta como asesor legal, el proveedor municipal en apego a la normativa que
apara la contratación administrativa mediante correo electrónico de 02 de abril del
2020 realiza a la intendencia la justificación de la figura, se adjunta correo para su
revisión.
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Acta de Sesión extraordinaria 07-2020
1 de junio del 2020
En atención a los avances expuestos en el punto, “ 4.7 Adecuar, a la brevedad
posible, la estructura organizativa del CMDL y 4.8 Establecer los parámetros necesarios
para que el MDP contenga, entre otros aspectos, las funciones de cada unidad, las
relaciones jerárquicas entre puestos, los canales de comunicación, coordinación e
información formal que se utilizarán en la organización y, los procesos organizacionales,
de conformidad con la normativa legal, técnica y administrativa aplicable para cada una de
las unidades administrativas”, se ha coordinado con la intendencia para que se
realice la solicitud de colaboración a la Unión Nacional de Gobiernos Locales, nota
que será enviada el día 02 de junio del 2020.
En la atención a la recomendación de auditoria número, “4.10 Mantener ordenados
en forma cronológica y, debidamente foliados, los expedientes de personal que
contengan, para cada funcionario, la documentación necesaria para comprobar el
cumplimiento de todos los requisitos establecidos en los perfiles de los puestos”, la
Encargada de Recursos humano se dio a la tarea de realizar la revisión el foliado y
ordenado de los expedientes de los colaboradores, como se Indica en la
constancia extendida por la encargada de Recursos Humanos el 01 de junio del
2020.
Como avance de los puntos , 4.13 Realizar valoración para determinar, realmente, la
necesidad imperiosa de la institución para contratar los servicios de un profesional que
realice la gestión de cobro administrativo o, si ésta es una actividad propia de la actividad
ordinaria y permanente de la Administración y 4.14 Valorar y resolver la legalidad de que
la Gestora de Cobro contratada, preste los servicios en una oficina dentro del edificio
municipal, utilizando activos municipales (electricidad, papel, entre otros), Después de
analizar los argumentos presentados por la Auditoria interna y una vez analizado
los resultados expuestos por la contratación hasta la fecha de procede con la
suspensión del contrato mediante resolución administrativa IM-493-2019 del 29 de
Noviembre de 2019, se adjunta documento para su verificación.
En relación a los avances en el tema financiero se realizó en el mes de noviembre
del 2019 un inventario de activos y se le hace la asignación de los activos a los
funcionarios responsables, se adjunta boleta de asignación de activo.
Visto el acuerdo en todas sus partes este es DEFINTIVAMENTE
APROBADO, se aplica el artículo 44 y articulo 45, ambas del código
municipal este es un ACUERDO APROBADO UNANIME. Votan las señoras y
señores. Luz Elena Chavarría Salazar, Argentina del Roció Gutiérrez Toruño,
Aliyuri Castro Villalobos, Neftalí Brenes Castro, Allan Manuel Barrios Mora.
CAPITULO VI . CIERRE DE SESION
Al no haber más asuntos que tratar se cierra la sesión al ser las 5:05 .p.m de
ese día.
_____________________ SELLO _____________________
PRESIDENTE SECRETARIA
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