Extraordinaria 268 · 2019-10-21
268-2020Acta SESIN ext Ordinaria21 de octubre del 2020.pdf · 39 páginas · PDF original · ver en el sitio municipal
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- ~ Acuerdo (pág. 38) · unanime · aprobado en ausencia del señor Gerardo Obando Rodríguez y Ana Patricia Brenes Solórzano, Concejales Municipales. Inciso b. ACUERDO n°2. El Concejo Municipal de…
Acta Ext. Ordinaria 268-2019
21 de octubre del 2019
Acta SESIÓN ext Ordinaria
Nº268-2019
Acta de Sesión Ext. Ordinaria 268-2019, celebrada el día 21 de octubre del
2019, en Sala de Sesiones del Concejo Municipal Distrito de Lepanto al ser las 3:00
p.m De ese día con la presencia de los señores:
Neftalí Brenes Castro Presidente Municipal
Hellen Gómez Agüero cc Helen Agüero Concejal Propietaria
Montes
Argentina del Roció Gutiérrez Toruño En ausencia del señor Gerardo
Obando Rodríguez, asume la
propiedad.
Ana Patricia Brenes Solórzano Concejal Propietaria
Roberto Bolívar Barahona Concejal Suplente
Ausente.
Gerardo Obando Rodríguez Concejal Propietario
Osmin Ivan Osmin Morera Rosales Concejal Propietario
Keila Patricia Vega Carrillo Concejal Suplente
La asistencia de la secretaria del Concejo Municipal, kattya Montero Arce.
Lic. Mariano Núñez Quintana Asesor Legal externo. Francisco Rodríguez
Johnson Intendente Municipal.
AGENDA.
PUNTOS DE LA AGENDA
CAPITULO I COMPROBACION DEL QUORUM Y APROBACION DE LA AGENDA.
CAPITULO II PALABRAS DEL SEÑOR PRESIDENTE MUNICIPAL.
CAPITULO III PUNTO UNICO: PRESENTACION DE INFORME PARCIAL, DE LA
MUNICIPALIDAD DE PUNTARENAS, ENVIADO POR LA LICDA. GIOCONDA
OVIEDO CHAVARRIA, AUDITORA DE LA MUNICIPALIDAD DE PUNTARENAS.
CAPITULO IV ACUERDO.
CAPITULO V CIERRE DE SESION.
………………………………………………………………………………………………
CAPITULO I COMPROBACION DEL QUORUM Y APROBACION DE LA AGENDA.
El señor Presidente Municipal Neftalí Brenes Castro, realiza la comprobación del
quórum este es aprobada con cuatro votos. Al mismo tiempo realiza la aprobación
de la agenda esta es aprobada con cuatro votos. Votan los señores y señoras Neftalí
Brenes Castro, Sindico Propietario, Hellen Gómez Agüero cc Helen Agüero Montes,
Argentina del Roció Gutiérrez Toruño asumiendo la propiedad en ausencia del señor
Gerardo Obando Rodríguez y Ana Patricia Brenes Solórzano, Concejales
Municipales.
CAPITULO II PALABRAS DEL SEÑOR PRESIDENTE MUNICIPAL.
Acta Ext. Ordinaria 268-2019 21 de octubre del 2019 El señor Presidente Municipal da la bienvenida a los presentes. Y da pase al Lic Mariano Núñez, para que proceda a leer el informe parcial recibido. CAPITULO III PUNTO UNICO: PRESENTACION DE INFORME PARCIAL, DE LA MUNICIPALIDAD DE PUNTARENAS, ENVIADO POR LA LICDA. GIOCONDA OVIEDO CHAVARRIA, AUDITORA DE LA MUNICIPALIDAD DE PUNTARENAS. El Licenciado Mariano Núñez procede a leer el informe. Se detalla a continuación: 1 INTRODUCCIÓN El Concejo Municipal de Distrito de Lepanto, es un órgano adscrito a la Municipalidad de Puntarenas, que se perfila como un órgano que coadyuva al ente municipal para llevar a cabo aquellas competencias previstas en el bloque de legalidad. Específicamente, el campo competencial del Concejo de Distrito está referido a la administración y al gobierno de los intereses y servicios distritales; teniendo claro que no se trata de un ente municipal, sino de un órgano público con personalidad jurídica instrumental y con autonomía funcional, cuya competencia se circunscribe a los intereses y servicios del distrito. Así lo expuesto, el Concejo Municipal de Distrito de Lepanto forma parte de la estructura organizativa de la Municipalidad y, por ende, su accionar y el de sus funcionarios, se encuentra circunscrito al marco normativo propio de las instituciones públicas, sea en la materia de control interno, presupuestaria, de contratación administrativa, de responsabilidad de funcionarios públicos, de idoneidad, de probidad, entre otros. 1.1 Objetivo del estudio Atender la denuncia presentada ante la Auditoría Interna de la Municipalidad de Puntarenas, en contra de actuaciones propias de la gestión que desarrolla el Concejo Municipal de Distrito de Lepanto; ampliándose el estudio al área administrativa en temas relacionados al nombramiento de funcionarios, contratación de servicios profesionales, creación de plazas, pago de prohibición, contratación administrativa, presupuesto y uso de fondos específicos. 1.2 Alcance El período analizado corresponde a las actuaciones administrativas realizadas en el ejercicio económico 2018 y primer semestre del 2019, ampliándose cuando se consideró necesario. Se presenta el informe parcial a lo señalado en el objetivo del estudio, por cuanto queda pendiente el análisis de las actas del órgano colegiado y otros aspectos que no han sido contemplados en este informe. 1.3 Metodología La auditoría se realizó, en lo aplicable, a lo señalado en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el análisis de la información suministrada por los funcionarios del Concejo Municipal de Distrito, visitas de campo y pruebas de auditoría. 1.4 Aspectos que favorecieron la auditoría La apertura y disposición del personal para con los requerimientos de la auditoría, favorecieron que el estudio se lograra concluir.
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1.5 Limitaciones al estudio
No fue posible tener acceso a ciertos expedientes del personal, por cuanto
recientemente habían sido retenidos por el OIJ, además, los expedientes de las
contrataciones por servicios profesionales estaban incompletos.
El informe final no fue presentado al órgano colegiado por cuanto no hubo quórum
para la fecha en que se convocó a la Auditoría Interna.
1.6 Presentación preliminar de los resultados
El miércoles 4 de setiembre de 2019, en sesión de trabajo convocada para conocer
el borrador del informe parcial del estudio de auditoría y, en presencia de los señores
Ana Patricia Brenes Solórzano, Concejal propietaria, Gerardo Obando Rodríguez,
Concejal propietario, Helen Gómez Agüero cc. Helen Agüero Montes, Concejal
propietaria, Neftalí Brenes Castro, Presidente Municipal, Rocío Gutiérrez Toruño,
Concejal suplente, Osmín Morera Rosales, Concejal propietario, Jorge Pérez
Villarreal, funcionario municipal, Juan Luis Arce, funcionario municipal y José
Francisco Rodríguez Johnson, Intendente; se procede a dar lectura al borrador del
“Informe de auditoría de carácter especial sobre la gestión del Concejo Municipal de
Distrito de Lepanto”; otorgándose 10 días hábiles para que la administración valorara
su contenido y presentara las observaciones que se dispusieran necesarias; las
cuales fueron valoradas por esta auditoría en el anexo 1 del informe.
RESULTADOS
El pasado 7 y 8 de agosto del 2019, en atención a denuncia recibida en la
Auditoría Interna, se realizó visita a las oficinas centrales del Concejo Municipal
del Distrito de Lepanto.
Se procedió a solicitar y analizar la información propia de las actuaciones de la
administración, como por ejemplo los expedientes administrativos del personal,
manual de puestos (vigente), expedientes de contrataciones administrativas,
actas del Concejo Municipal de Distrito, actas de la Junta Vial Cantonal,
presupuestos, planes operativos, planillas, entre otros.
1.7 Aprobación del Manual Descriptivo de Puestos en el Concejo Municipal
de Distrito de Lepanto
El Concejo Municipal de Distrito de Lepanto (CMDL) cuenta con un Manual
Descriptivo de Puestos (MDP), aprobado por el Concejo Municipal de Distrito,
mediante acta 212-2019, celebrada el día 11 de enero del 2019; presentado al
Presentada por el señor Johan Ramírez Suárez, funcionario de la Unión Nacional de
Gobiernos Locales,
Según este documento, la estructura de puestos municipales se encuentra
compuesta por cuatro grupos ocupacionales, a saber:
1. Grupo Operativo
2. Grupo Asistencial Administrativo
3. Grupo Técnico
4. Grupo Profesional
El grupo Profesional, contempla:
-Profesional Municipal 1 (PM1), conformado por:
Contador Municipal
Proveedor Municipal
Acta Ext. Ordinaria 268-2019 21 de octubre del 2019 Encargado de Catastro y Valoración -Profesional Municipal 2 (PM2), conformado por: Abogado Municipal -Profesional Municipal 3 (PM3), conformado por: Coordinador de Servicios Ciudadanos y Tributarios Coordinador de Servicios Ambientales y Municipales Coordinador de Servicios Financieros y Administrativos Coordinador de Servicios de Infraestructura de Obra Pública Auditor Interno El numeral 129 del Código Municipal (CM), refiere a que el MDP constituye un instrumento que, por su naturaleza, es de la aprobación del Concejo Municipal y que, de conformidad con el principio de paralelismo de las formas, también sus reformas deben ser aprobadas por ese órgano colegiado. En el MDP se establecen los requisitos, responsabilidades, descripción y funciones de los puestos de la institución, regulándose en el artículo 131 del CM los salarios de las municipalidades y el concepto de categoría de puesto en relación con la escala de sueldos que se establezca en la municipalidad. Además, para determinar los salarios en el municipio, se tomarán en cuenta las condiciones presupuestarias, el costo de vida de las regiones, los salarios de mercado para puestos iguales y cualesquiera otras disposiciones legales en materia salarial. Aunado a lo anterior, en la valoración de un puesto y su fijación salarial, corresponde aplicar la técnica propia que sobre la materia existe como parte del proceso y, que involucrará tener en cuenta el equilibrio vertical y horizontal internos que debe prevalecer entre los salarios y los puestos de la municipalidad, en este caso, el Concejo Municipal de Distrito, para situarlos en un orden de jerarquización que sirva de base al sistema de remuneración que finalmente se adopte y que permita en la institución, armonizar el tema salarial, retribuyendo con equidad cada puesto frente a los demás. Lo anterior implica, necesariamente que, en función de los requisitos, funciones y responsabilidades establecidas para determinado puesto, corresponderá un ejercicio técnico y profesional para determinar el valor de ese puesto 1 y su correspondiente asignación salarial, lo que se reflejará en una particular categoría de la escala de sueldos de la municipalidad, minimizando de esa manera y, en lo posible, eventuales arbitrariedades sobre la materia. Se estima necesario recordar que, en la Administración Pública, de la que las municipalidades forman parte; rige el principio de legalidad consagrado en el numeral 11 de la Constitución Política y en su homónimo de la Ley General de la Administración Pública, que obliga a las administraciones públicas a realizar únicamente lo que se le autoriza expresamente en el ordenamiento jurídico. 1.8 Inexistencia de un área de Recursos Humanos En el MDP vigente y que se aplica y ejecuta en el CMDL, no es posible ubicar la existencia de un Departamento o Área de Recursos Humanos, es decir, no se tiene
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una unidad especializada en recursos humanos, bajo la dirección de un funcionario
que lleve a cabo, permanentemente, las actividades de planificar, dirigir, coordinar,
ejecutar y controlar el sistema administrativo de recursos humanos de esa
organización y, de emitir y velar por el cumplimiento y aplicación de las normas,
políticas y disposiciones en materia de personal, tal como la administración de
sueldos y salarios; reclutamiento, selección y contratación técnicamente correctas y
transparentes, que garantice el nombramiento de los servidores sobre la base de
idoneidad comprobada; la creación de condiciones laborales idóneas; la promoción
de actividades de capacitación y formación que permitan al personal aumentar y
perfeccionar sus conocimientos y destrezas y, la elaboración de un sistema de
evaluación del desempeño e incentivos que motiven la adhesión a los valores y
controles institucionales.
Consultado al respecto, el Intendente Municipal manifiesta que la institución no
cuenta con el presupuesto suficiente para disponer de esta Unidad y, la práctica ha
sido que, entre todos los funcionarios se reparten las funciones que corresponden a
un encargado de Recursos Humanos, no obstante, en los últimos meses esa función
ha sido recargada a una funcionaria nombrada en un puesto del Programa 2.
Esta situación preocupa sobremanera, por cuanto es precisamente esa dependencia
la encargada de realizar las funciones propias relacionadas con nombramientos,
licencias, permisos, vacaciones, así como el procedimiento de concursos internos y
externos, una vez comprobada la idoneidad que, necesariamente, se debe demostrar
para acceder a la función pública.
En relación con lo anterior, al realizarse revisión general a los expedientes
administrativos de los funcionarios, se observó que los mismos no se encuentran
debidamente foliados; algunos documentos no cuentan con la firma del intendente;
las acciones de personal contienen información que difiere con lo encontrado en la
visita al Concejo, por lo que podría determinarse que los expedientes de personal se
constituyen en un simple archivo de documentos, sin ningún orden y, no un
instrumento que coadyuve en la toma de decisiones para la administración del
recurso humano.
Estas debilidades generan un alto riesgo a que la información contenida en esos
expedientes pueda ser extraviada y, esa inseguridad en cuanto a los controles, riñe
con el principio de legalidad administrativa, que obliga a las municipalidades del país
y a sus órganos adscritos, a cumplir con lo que la normativa señala al respecto.
Además, ante la falta de un control efectivo sobre este particular, existe el riesgo de
manipulación indebida de documentos e información relacionada con los servidores
municipales.
Las normas de control interno establecen que las organizaciones
deben llevar y custodiar un expediente personal para cada servidor de la institución,
que contenga todos aquellos documentos y datos que sirvan para determinar el
historial de los funcionarios, ordenado cronológicamente y debidamente foliado, así
como una fotografía del servidor, sus calidades personales, dirección del domicilio y
comprobantes de los atestados académicos. Esta información deberá mantenerla
actualizada el interesado cada vez que ocurran cambios que así lo requieran.
1.9 Ausencia de procedimientos para selección y reclutamiento de
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personal
El CMDL carece de un manual para el reclutamiento y selección del personal, el cual
es necesario para garantizar la uniformidad de los procedimientos y de los criterios
de equidad en los procesos de escogencia de sus funcionarios, siendo que el
propósito primordial de dicha normativa es asegurar que la administración municipal
contrate personal idóneo para el desempeño de cada puesto y, favorecer la ejecución
eficiente de los procesos, actividades y transacciones, en procura del cumplimiento
de los objetivos institucionales; principalmente porque la norma otorga una
competencia especial al Alcalde Municipal y, en caso de los concejos municipales de
distrito, a los Intendentes, para nombrar el personal que requiera la institución, no
obstante, esta competencia igualmente obliga a cumplir con el principio de idoneidad,
contemplado en la Constitución Política; por lo que la Administración Pública está
imposibilitada para nombrar a quien no reúna las condiciones establecidas para el
puesto.
El artículo 129 del Código Municipal dispone, entre otras cosas, que las
municipalidades mantendrán actualizado el respectivo manual para el reclutamiento y
selección, con el fin de garantizar los procedimientos, la uniformidad y los criterios de
equidad en el proceso de reclutamiento.
1.10 Financiamiento de plazas
Si bien la Contraloría General de la República aprobó el presupuesto ordinario del
Concejo Municipal de Distrito de Lepanto, en que se incluían las variaciones al
Manual Descriptivo de Puestos y la relación de puestos de la entidad, es importante
resaltar que el Código Municipal establece ciertas condiciones para la apertura de
plazas, las que podrán aprobarse siempre que se hayan abierto nuevos servicios o,
que se amplíen los ya existentes, por lo que, esta creación de plazas debe,
necesariamente, estar fundamentada en estudios que demuestren que la prestación
de un determinado servicio es deficiente -lo prestan menos empleados de lo
necesario- o, porque las nuevas plazas creadas obedecen a la apertura de un
servicio -algo que no se había llegado a prestar hasta ese momento-.
Adicionalmente, los gastos fijos ordinarios sólo pueden financiarse con el
presupuesto ordinario; sumando el hecho de que el artículo 102 impone, como límite
para el gasto ordinario general de la Administración Municipal, el 40% en relación con
el total del presupuesto. Es decir, que no podrán crearse nuevas plazas si los gastos
administrativos ordinarios fijos ya han llegado al tope del 40% respecto del
presupuesto total y, si no han aumentado los ingresos ordinarios de la Municipalidad.
En sentido contrario, cuando aumente la recaudación de impuestos, tasas y precios
y las nuevas cifras de los gastos de administración ordinarios municipales no
superen el 40% del presupuesto, sí podrán aumentarse salarios y crear nuevas
plazas para ampliar servicios existentes o abrir nuevos.
Lo precedente se acota debido a que se observa que el 40% que se establece para
cubrir el Programa 1 ”Administración General”, que contempla los egresos de la
Administración por concepto de Remuneraciones, Servicios, Materiales y suministros
e Intereses y Comisiones; así como las erogaciones por concepto de incapacidades,
vacaciones, indemnizaciones, prestaciones legales de funcionarios administrativos,
los intereses de los préstamos adquiridos para atender necesidades de la
Acta Ext. Ordinaria 268-2019 21 de octubre del 2019 administración como compra de edificio municipal, vehículo de uso administrativo, entre otros; se ha visto superado en su ejecución, teniéndose el caso del Coordinador de Servicios Ciudadanos y Tributarios, cuyas funciones, de acuerdo al Manual Descriptivo de Puestos, corresponden al área administrativa y, su cargo se aplica en el Programa 2-26 “Desarrollo Urbano”. De conformidad con el documento denominado “Estructura para incluir la información presupuestaria de las Municipalidades y Concejos Municipales de Distrito en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP)” (Estructura Programática), emitido por la Contraloría General de la República, se ubica el Servicio de Desarrollo Urbano dentro del Programa II “Servicios Comunales” y, si bien dicha Estructura no establece una definición puntual sobre las erogaciones que deben contemplarse en ese Servicio, la misma Administración puede determinarlo, entendiendo que, a nivel normativo, la Ley de Planificación Urbana, N° 4240, establece una línea conceptual a partir de sus artículos 1°, 2° y 3°. Estos preceptos, recogidos en la Ley de cita supra, refiere el concepto de “Desarrollo Urbano” a aspectos como: crecimiento y distribución demográfica, usos de la tierra, fomento de la producción, prioridades de desarrollo físico e industrial, coordinación de las inversiones públicas de interés nacional, seguridad, salud, comodidad, recreación física y cultural, mejor uso de los recursos naturales y humanos y, en general, el bienestar de la comunidad, todo ello proyectado a futuro. De lo expuesto, se colige que, la incorporación de gastos administrativos como remuneraciones, cargas sociales, materiales y suministros, podrían cargarse al código 2-26 “Desarrollo Urbano”, siempre y cuando se trate de erogaciones que coadyuven a la prestación del servicio como tal, según lo entienda la misma Administración en el marco de referencia antes apuntado. Por lo manifestado, esta Auditoría mantiene su posición en el sentido de que el incorporar la plaza de Coordinador de Servicios Ciudadanos y Tributarios en el Programa 2, correspondiendo sus funciones al Programa 1, riñe con la normativa atinente desarrollada y citada en párrafos precedentes, ya que se trata de dos servicios diferentes, por lo que, en tesis de principio, no podría pensarse en cargar determinados gastos de uno de ellos al otro. En ese sentido, la citada Estructura indica, a manera de introducción del Programa II “Servicios Comunales”, que cada servicio debe incluir la totalidad de los recursos que necesite la municipalidad para su prestación; siempre que se relacionen con la prestación del servicio. Se sustrae de lo indicado que, en buena teoría, para presupuestar un gasto en un servicio específico, debe existir una correspondencia directa entre ellos. A mayor abundamiento se cita lo contenido en el Código Municipal: “Artículo 102. - Las municipalidades no podrán destinar más de un cuarenta por ciento (40%) de sus ingresos ordinarios municipales a atender los gastos generales de administración. Son gastos generales de administración los egresos corrientes que no impliquen costos directos de los servicios municipales. Artículo 109. - Dentro de un mismo programa presupuestado, las modificaciones de los presupuestos vigentes procederán, cuando lo acuerde el Concejo. Se requerirá
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que el Concejo apruebe la modificación de un programa a otro, con la votación de las
dos terceras partes de sus miembros.
El presupuesto ordinario no podrá ser modificado para aumentar sueldos ni crear
nuevas plazas, salvo cuando se trate de reajustes por aplicación del decreto de
salarios mínimos o por convenciones o convenios colectivos de trabajo, en el primer
caso que se requieran nuevos empleados con motivo de la ampliación de servicios o
la prestación de uno nuevo, en el segundo caso.
Los reajustes producidos por la concertación de convenciones o convenios colectivos
de trabajo o cualesquiera otros que impliquen modificar los presupuestos ordinarios,
sólo procederán cuando se pruebe, en el curso de la tramitación de los conflictos o
en
las gestiones pertinentes, que el costo de la vida ha aumentado
sustancialmente según los índices de precios del Banco Central de Costa Rica y la
Dirección General de Estadística y Censos.
Artículo 110. - Los gastos fijos ordinarios solo podrán financiarse con ingresos
ordinarios de la municipalidad.
Los ingresos extraordinarios solo podrán obtenerse mediante presupuestos
extraordinarios, que podrán destinarse a reforzar programas vigentes o nuevos.
Estos presupuestos podrán acordarse en sesiones ordinarias o extraordinarias.
Las municipalidades no podrán efectuar nombramientos ni adquirir compromisos
económicos, si no existiere subpartida presupuestaria que ampare el egreso o
cuando la subpartida aprobada esté agotada o resulte insuficiente; tampoco podrán
pagar con cargo a una subpartida de egresos que correspondan a otra.
La violación de lo antes dispuesto será motivo de suspensión del funcionario o
empleado responsable, y la reincidencia será causa de separación”.
Situación similar se da con el Coordinador de Servicios de Infraestructura de Obra
Pública, el cual, de acuerdo a la Relación de Puestos, se ubica en los programas II
(servicio 2-26 Desarrollo Urbano) y III (Unidad Técnica de Gestión vial) y se financia
en un 20% con recursos de Impuesto de bienes inmuebles y un 80% con
Transferencias de Capital del Gobierno, Ley 8114.
De igual manera se presenta la situación con las funcionarias de la Plataforma de
Servicios, que realizan funciones administrativas y están contenidas en el Programa
2, Dirección de Servicios y Mantenimiento, Servicio 2-27.
Es importante aclarar que la Contraloría General de la República ha indicado que
“…La ejecución del presupuesto al que se incorporan los recursos aprobados con el
presente acto, es de exclusiva responsabilidad del jerarca y titulares subordinados, la
cual debe realizarse con estricto apego a las disposiciones legales y técnicas, dentro
de lo cual se tiene la entrada en vigencia el Título III de la Ley de Fortalecimiento de
las Finanzas Públicas, N° 9635.
Asimismo, la ejecución presupuestaria deberá ajustarse a la programación
previamente establecida y definir los mecanismos de control necesarios…”.
1.11 Retribución por concepto de prohibición y dedicación exclusiva
1.11.1 A los funcionarios del CMDL
Como se indicó en el punto 2.1, en enero de 2019 el CMDL aprobó un MDP
(restructuración); sin embargo, en diciembre de 2018, es aprobada la Ley de
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Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, Ley 9635, en la que los porcentajes
establecidos para la retribución por concepto de prohibición se vieron afectados y
son regulados de acuerdo a ciertos parámetros generales.
Así, por ejemplo, el Artículo 36 de la norma de cita, señala que:
(…) “Los funcionarios públicos a los que por vía legal se les ha impuesto la
restricción para el ejercicio liberal de su profesión, denominada prohibición, y que
cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 31 de la presente ley, recibirán
una compensación económica calculada sobre el salario base del puesto que
desempeñan, de conformidad con las siguientes reglas:
1. Un treinta por ciento (30%) para los servidores en el nivel de licenciatura u
otro grado académico superior.
2. Un quince por ciento (15%) para los profesionales en el nivel de bachiller
universitario (…)
Esta “reestructuración”, de acuerdo a lo que señala la Ley, podría afectar las plazas
que fueron creadas, reasignadas o modificadas por la reestructuración del Concejo,
por lo que, en buena teoría, deberían ajustarse a los porcentajes legales establecidos
por concepto del reconocimiento por prohibición, dedicación exclusiva, anualidades y
carrera profesional; sin embargo, en revisión practicada a las planillas salariales, se
observa que algunos de los funcionarios disfrutan del beneficio de pago de
prohibición o dedicación exclusiva, con los porcentajes que regían previo a la entrada
en vigencia de la Ley 9635.
Ahora bien, con relación a los puestos que existían dentro del MDP, antes de la
entrada en vigencia la ley 9635 y, que estén contemplados dentro del régimen de
prohibición establecidos en la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en
la Función Pública, Ley 8422, así como en el Código de Procedimientos Tributarios,
obligatoriamente deben cumplir con los requisitos indicados en el artículo 31 de la
Ley de Salarios, entendiendo que para tener derecho al reconocimiento económico
por concepto de prohibición, se debe estar nombrado en un puesto de los indicados
en las mencionadas leyes, contar con un título como mínimo de bachiller en una
profesión de las denominadas liberales y, estar debidamente incorporado al Colegio
Profesional respectivo, cuando esto sea necesario para poder ejercer liberalmente la
profesión que ostenta el funcionario; ya que, consentir lo contrario, sería
evidentemente contrario al bloque de legalidad aplicable.
En este punto, es necesario acotar que, en el año 2018, el MDP contenía la plaza
Coordinador de Ordenamiento Territorial (PM2), el cual cumplía con funciones
administrativas y, a pesar de eso, disfrutaba del reconocimiento de prohibición al
ejercicio liberal de la profesión, sin conocerse norma legal que así lo permitiera.
Para el año 2019, esta plaza es recalificada a Coordinador de Servicios Ciudadanos
y Tributarios (PM3), destacada en el Programa 2; reconociéndosele nuevamente el
plus de prohibición, sin embargo, con la entrada en vigencia de la Ley 9635, los
porcentajes de la prohibición y dedicación exclusiva varían y, solamente pueden
mantener esas condiciones los funcionarios que estaban nombrados en un puesto
acreedor a la prohibición, siendo entonces que a este PM3 debería ajustársele el
porcentaje de la prohibición a lo que señala la Ley 9635 y, valorar la administración si
es procedente el recuperar lo cancelado por concepto de prohibición del período
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anterior.
Esto, por cuanto el concepto de prohibición se tiene como la restricción impuesta
legalmente a los funcionarios públicos para ejercer liberalmente una profesión, con la
finalidad de asegurar una dedicación absoluta de tales servidores a las labores y las
responsabilidades públicas que les han sido encomendadas, dejando el
reconocimiento económico por concepto de esa prohibición, exclusivamente
autorizado por una Ley.
Valga citar lo contenido en el Artículo 9 del Reglamento del Título III de la Ley
Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, Ley N° 9635 referente al Empleo Público,
N° 41564-MIDEPLAN-H:
(…) Artículo 9.- Prohibición. Los porcentajes señalados en el artículo 36 de la Ley
N° 2166, adicionado mediante artículo 3 de la Ley N° 9635, así como aquellos
señalados en las reformas legales a los regímenes de prohibición del artículo 57 de
esa misma ley, resultan aplicables a:
a) Los servidores que sean nombrados por primera vez en la Administración Pública
en un puesto en el cual cumplen los requisitos legales para recibir la compensación
por prohibición.
b) Los servidores que previo a la publicación de la Ley N° 9635, no se encontraban
sujetos al régimen de prohibición y que de manera posterior a la publicación
cumplen los requisitos legales respectivos.
c) Los servidores que finalizan su relación laboral y posteriormente se reincorporan a
una institución del Estado, por interrupción de la continuidad laboral.
d) Los servidores sujetos al régimen de prohibición con la condición de grado
académico de Bachiller Universitario previo a la publicación de la Ley N° 9635, y
proceden a modificar dicha condición con referencia al grado de Licenciatura o
superior. (…)
1.11.2 Al intendente y viceintendente
Otro punto a referir en este informe, es que se reconoce el pago de prohibición al
puesto de Intendente y Viceintendente, no obstante, la Contraloría General de la
República, mediante oficio DJ-1060-2015, del 10 de junio de 2015, concluye:
(…) “Tome nota la consultante que la normativa transcrita no contempla el puesto de
“intendente de concejo municipal de distrito” como uno de los cargos sujetos a
prohibición. Lo anterior reviste especial importancia, toda vez que la prohibición establecida
en el artículo mencionado, tiene como destinatarios exclusivos a los funcionarios que ocupan
la lista taxativa de puestos que indica el numeral citado...”
“Bajo esa línea de pensamiento, es importante enfatizar que ha sido criterio reiterado
de este órgano fiscalizador superior de la Hacienda Pública que, por la vía de
interpretación normativa, no es posible incluir otros puestos diferentes a los que
expresamente establece el articulado...”. // “(...) la lista de cargos referenciados en los
artículos 14 de la Ley Nº 8422 y 27 de su Reglamento Ejecutivo, es de índole
taxativa, la cual en consecuencia no puede ser adicionada mediante alguno de los
métodos de interpretación reconocidos en nuestro ordenamiento jurídico”. Así las
cosas, es importante mencionar y explicar los requisitos necesarios para que el
funcionario quede afecto al régimen de prohibición al ejercicio liberal de la profesión,
y al posterior reconocimiento económico que éste trae aparejado -de conformidad con
lo dispuesto en los artículos 14 y 15 de la Ley N° 8422-. En primer término, se debe
entender que cumple con el requisito funcional, el servidor público que está
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formalmente nombrado en propiedad, de forma interina o de suplencia en el
cargo que se encuentra afectado por la prohibición; el requisito académico, se
refiere a que el funcionario público debe poseer un título académico
universitario que le acredite como profesional en determinada área del
conocimiento -lo cual debe valorarse en cada caso en particular, pues cada
disciplina científica establece el grado académico que necesita la persona para ser
considerado profesional-; finalmente, el requisito profesional, consiste en la
incorporación de la persona en el colegio profesional respectivo, lo anterior en caso
que dicha corporación exista y que su incorporación sea exigida como condición
necesaria y suficiente para el ejercicio profesional.
“En el caso que nos ocupa, lo primero que se observa con total claridad es que el
puesto de “intendente municipal de distrito” no es uno de los cargos contemplados en
el ordinal 14 de la Ley N°8422”.
“Esto es, que el pago por prohibición requiere de base legal, sin la cual deviene
improcedente, es decir, que no solamente debe existir una norma legal que
establezca la prohibición al ejercicio liberal de la profesión, sino que también, es
indispensable otra disposición, de rango legal, que autorice la retribución económica,
como resarcimiento al profesional por el costo de oportunidad que implica no ejercer
en forma privada su profesión, a efecto de que todos sus conocimientos y energía los
ponga al servicio de la entidad patronal.” (…)
1.12 Contratación Administrativa Servicios Profesionales
La Ley de Contratación Administrativa faculta a las Administraciones que
contraten servicios técnicos o profesionales, tanto a personas físicas como
jurídicas, mediante la aplicación de los respectivos procedimientos de
contratación que prevé esa legislación; sin embargo, esa modalidad de
contratación administrativa de servicios no puede generar una relación de empleo
público para con la Administración que la lleva a cabo; con el fin de evitar que por
medio de las contrataciones de servicios se cometa un fraude laboral.
Así, las contrataciones administrativas de servicios, deben ser específicas, con la
posibilidad de verificar sus resultados, forma de pago (pago de honorarios
profesionales), ocasionalidad de las necesidades que satisface, entre otros; aspectos
que difieren significativamente con lo que se tipifica como la relación jurídica de
orden laboral, en la cual se identifican como características esenciales los elementos
de la subordinación jurídica, una relación continua y permanente, pago mediante
sueldo fijo, entre otras.
Estas diferencias deben quedar claramente identificadas, ya que no procede procurar
la satisfacción de necesidades continuas a través de la contratación administrativa
de servicios profesionales o técnicos; puesto que, en caso de hacerlo, se podría caer
en fraude de ley al encubrir una relación de empleo, tratando se contratar, mediante
un procedimiento de contratación administrativa, servicios permanentes del giro
ordinario de la administración, que impliquen relación de subordinación jurídica.
1.12.1 Contratación Directa 2019-CD-000013-CP de servicios jurídicos
profesionales para el Concejo Municipal de Distrito de Lepanto
El Concejo Municipal de Distrito de Lepanto dispone de los servicios profesionales de
un asesor legal que apoya las gestiones del órgano.
Acta Ext. Ordinaria 268-2019 21 de octubre del 2019 Al realizarse la revisión del expediente que respalda esta contratación, se observan algunas debilidades de control como, por ejemplo, que el mismo no se encuentra foliado, no se establecen responsabilidades contractuales entre el contratista y el Concejo de Lepanto, dentro del cartel no se establece de manera clara la forma de pago de los servicios recibidos, es decir, no es clara su redacción en cuanto a si los pagos se realizarán en forma mensual o en un solo tracto, no consta dentro del expediente el informe mensual de abril de 2019; tampoco consta el contrato por la prestación de servicios profesionales entre el Concejo y el profesional contratado, debidamente refrendado; requisito indispensable y obligatorio para la legalidad de la contratación realizada; violentándose así los requisitos mínimos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. En temas relacionados con lo señalado en el párrafo inmediato anterior, la CGR se ha referido puntualizando: “…Esta Contraloría General, como órgano rector en materia de contratación administrativa, ha señalado reiteradamente, que la contratación de servicios profesionales se concibe como un medio legal idóneo para atender necesidades que tengan el carácter de ocasionales, y que estén referidas a un objeto específico, susceptible de ser verificado en el cumplimiento de las obligaciones y derechos asumidos previamente”. // “…Es incompatible con la figura del contrato de servicios profesionales que la entidad proporcione al profesional el espacio físico y el equipo que requiera para desarrollar las actividades que se está comprometiendo a llevar a cabo por cuenta propia...”, // “Ahora bien, precisa señalar en cuanto a los servicios de asesoría al Concejo Municipal, sin perjuicio del análisis sugerido, que el Código Municipal establece en su artículo 118 el régimen de confianza para quienes brinden servicio directo a las fracciones políticas que conforman el Concejo, entre otros. Asociado con ello, al ser funcionarios de confianza les rige por norma legal la figura de contratación por obra determinada y su remuneración se encuentra amparada a la partida de servicios especiales”. (DAGJ-0587-2009 del 28 de abril 2009) “...en caso de que la Municipalidad requiera la contratación de profesionales en derecho para suplir las necesidades ordinarias y permanentes de asesoría jurídica que tiene el Concejo Municipal para cumplir con sus competencias de órgano directivo de esa Municipalidad, debe contar con el recurso humano preparado para asumir esa función de asesoría, y realizar las correspondientes contrataciones mediante una relación ordinaria de empleo público, de conformidad con la jurisprudencia emitida por esta Contraloría General.” (DCA-2673 del 30 de octubre de 2017) Así las cosas, debe el CMDL realizar la respectiva valoración de las funciones y servicios convenidos bajo la contratación directa 2019-CD-000013-CP, para lo cual contrató un profesional en Derecho, que presta sus servicios como Asesor legal del Concejo Municipal y, ajustar dicha contratación bajo la modalidad que corresponda, establecida por el ordenamiento jurídico; además, considerar que dentro de la relación de puestos del Concejo se cuenta con la plaza de abogado para la institución. 1.12.2 Contratación Directa 2019CD-000029-CP, Contratación de Persona
Acta Ext. Ordinaria 268-2019
21 de octubre del 2019
Física o Jurídica para la Mano de Obra para labores de gestión de
cobro administrativo en mantenimiento y depuración de base de
datos del Concejo Municipal de Distrito de Lepanto
Algunas debilidades de control detectadas en esta contratación son:
-El cartel es omiso en cuanto a los años de experiencia que debe poseer el oferente
-No consta la experiencia en la gestión de cobro en instituciones públicas, tal y como
lo exige el cartel en al apartado 6.10
-No existe un criterio técnico o parámetro utilizado para determinar el precio por las
labores a ejecutar
-No hay claridad en cuanto a que si lo que se está contratando son servicios
profesionales o, simplemente, una empresa que realice gestión de cobro.
-No se desprende del contenido del cartel que se haya establecido una
determinación clara y precisa del objetivo o meta esperada como resultado de la
contratación directa, es decir, no se evidencia que dicha contratación ofrezca a la
administración una cuantificación material del resultado esperado, mediante el cual
se demuestre la necesidad, proporcionalidad, economía, eficiencia y costo-beneficio.
(Ver punto 6.14 del Cartel)
-No constan dentro del expediente de la contratación, documentos de afiliación de los
trabajadores o póliza de riesgos de trabajo y cargas sociales a la Caja Costarricense
de Seguro Social (CCSS)
-No se observa firma de contrato de confidencialidad por la información a la que se
tenga acceso.
-No se observa que los colaboradores de la contratista posean los títulos que señala
el cartel.
-No se observa en el expediente, recibos por pago de planillas de las personas que
laboran en la gestión de cobro.
-No se conocen los números de matrícula de los vehículos utilizados en la labor de
cobro, ni quien es el propietario registral de los mismos, tal y como lo exige el
contrato firmado por las partes contratantes. (Ver cláusula quinta obligaciones del
contratista)
-La actividad se realiza dentro de la institución, a pesar de que la cláusula novena del
contrato indica que el servicio se realizará en la Red Vial del distrito de Lepanto
En ese sentido, sendos criterios emitidos por la CGR, señalan que:
“en casos muy calificados…la Administración podrá acudir a la contratación
administrativa de profesionales que lleven a cabo cobros ejecutivos,
seleccionados mediante concurso público, siempre que, esos servicios se
lleven a cabo fuera de la entidad, sin
utilizar los recursos materiales ni humanos de la institución”. (el resaltado es
propio)“De manera que la finalidad de los servicios profesionales es la atención de
necesidades específicas con un plazo determinado, que se establecen desde el inicio
de la contratación administrativa, sin que exista subordinación laboral con la
Administración contratante. En el caso que los servicios sean para la atención
habitual de la Institución, en la cual se deba respetar la jerarquía institucional, los
horarios, organización, etc., se estaría ante una relación de empleo público”.
Acta Ext. Ordinaria 268-2019
21 de octubre del 2019
La Administración debe valorar y determinar la naturaleza de las labores contratadas
mediante la contratación directa 2019CD-000029-CP, las cuales, en apariencia,
responden a necesidades ordinarias y permanentes del CMDL; principalmente
porque, de acuerdo al MDP, las mismas están contenidas dentro de las funciones
que debe ejecutar el Coordinador de Servicios Ciudadanos y Tributarios y que,
además, la contratista debe cumplir con un horario determinado, siendo ésto
contrario a lo establecido legalmente como procedente para una contratación
mediante la aplicación de régimen de contratación administrativa.
1.13 Aprobación parcial del presupuesto 2019
El presupuesto inicial del Concejo Municipal de Distrito, para el año 2019, fue
aprobado parcialmente por la Contraloría General de la República (CGR) el 7 de
diciembre de 2018, mediante oficio N°17597.
Inicialmente se había presentado por la suma de ¢944.308.829.00, no obstante, una
vez realizados los ajustes por parte del órgano contralor, el mismo queda con un
definitivo de ¢928.030.409,40. (Cuadro 1)
CUADRO 1
Presupuesto 2019
Presupuesto Presupuesto
Programa Diferencia
Inicial Ajustado
Administració 221.906.862.8 221.706.862.8
200.000.00
n 4 4
Servicios 260.604.622.7 260.409.019.1
195.603.60
Municipal 2 2
461.797.343.4 445.914.527.4 15.882.816.0
Inversiones
4 4 0
¢ ¢
¢
Totales 944.308.829.0 928.030.409.4
6.278.419.60
0 0
Fuente: Elaboración propia con información suministrada por la Administración.
El presupuesto fue incluido en el sistema interno “SIMPC” y presenta una diferencia
de ¢3.000,00 entre lo aprobado y registrado.
1.14 Vinculación del presupuesto con el Plan Anual Operativo
Se observa que el Presupuesto inicial 2019, presentado a la CGR, se encontraba
vinculado con el Plan Anual Operativo; no obstante, una vez que el mismo fue
ajustado por la CGR, no se realizaron las modificaciones correspondientes al PAO
para ajustarlo al monto real del presupuesto, como consta en la Oficina de
Presupuesto de la Municipalidad de Puntarenas, ya que, al realizarse la evaluación
en el mes de Junio, este documento no venía ajustado al monto del presupuesto.
1.15 Actas de la Junta Vial Distrital
El artículo 5, inciso (b) de la Ley de Simplificación y Eficiencia Tributaria, indica que:
(…) El destino de los recursos lo propondrá, a cada concejo municipal, una
junta vial cantonal o distrital, en su caso, nombrada por el mismo concejo, la
cual estará integrada por representantes del gobierno local y de la comunidad,
Acta Ext. Ordinaria 268-2019
21 de octubre del 2019
por medio de convocatoria pública y abierta, de conformidad con lo que
determine el reglamento de la presente ley”.
De acuerdo a las minutas de la Junta Vial Distrital de Lepanto, ésta la conforman los
siguientes miembros:
rancisco Rodríguez Johnson, (Intendente)
Geovanny Rodríguez G., (Propietario)
Alcides Zúñiga B., (Propietario)
Gerardo Obando R., (Propietario)
Marita Duarte N., (Propietaria)
Ismael Morales R., (Suplente)
Olga Murillo B., (Suplente)
Jorge Pérez V., (Suplente)
Neftalí Brenes C., (Suplente)
Ana Brenes S., (Suplente).
En la conformación de la Junta Vial Distrital no se observa la suplencia del
Intendente, quien, de acuerdo al artículo 14 del Código Municipal, corresponde a la
persona que ocupe Vice-intendencia.
Además, se observa que la Junta Vial Distrital no cuenta con un libro de actas
debidamente legalizado por la Dirección de Auditoría Interna de la Municipalidad de
Puntarenas, por lo que se utilizan hojas sin foliar y sin membrete alguno, para
levantar minutas o anotaciones de las reuniones.
1.16 Efectivo y Equivalentes
2.10.1 Arqueo de Caja chica
El Concejo Municipal de Lepanto cuenta con un fondo fijo o caja chica por un monto
de ¢1.500.000.00, este Concejo se rige con el reglamento de caja chica de la
Municipalidad de Puntarenas.
El día 8 de agosto de 2019, se practicó un arqueo al fondo con el siguiente resultado:
Efectivo en caja 351.255.00
Documentos
1.148.733.54
justificados
Total arqueo 1.499.988.54
Faltante en caja 11.46
Como se puede observar en el cuadro anterior, a la hora de realizar el arqueo, el
disponible en la caja ascendía a un 23% del fondo; siendo que el artículo 5 del
Reglamento de Caja chica indica que “Con el propósito de lograr eficientemente en el
uso de este fondo, el Tesorero Municipal reintegrará los gastos incurridos y los
adelantos de viáticos, cuando el fondo se haya usado en un 40% o antes, para no
afectar la buena marcha de la Institución. A tal efecto usará el formulario diseñado
para el caso”.
2.10.2 Conciliaciones bancarias
No fue posible accesar a la información de las conciliaciones bancarias de las
cuentas del Concejo, ya que, según manifestó el Contador de la institución, su
Acta Ext. Ordinaria 268-2019 21 de octubre del 2019 ingreso es reciente y aún no ha podido conocer ni realizar las conciliaciones correspondientes. La NICSP 1, en el párrafo 15, indica que los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de una entidad. El objetivo de los estados financieros, con propósito general, es suministrar información acerca de la situación financiera, rendimiento financiero y flujos de efectivo de una entidad, que sea útil para un amplio espectro de usuarios a efectos de poder tomar y evaluar las decisiones respecto de la asignación de recursos. Por su parte, el apartado 4.4.3 de las NCISP establece que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados registros contables y presupuestarios, que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución y las transacciones y eventos realizados La ausencia de conciliaciones de movimientos en las partidas de efectivo y equivalentes, origina que no se presente el saldo real de las cuentas al cierre del ejercicio económico correspondiente, situación que puede repercutir en la ausencia de información confiable, útil y oportuna para los diferentes usuarios de los EEFF. Por otra parte, la situación descrita genera una incertidumbre sobre la razonabilidad del saldo presentado en los EEFF, el cual podría variar por un monto significativo, debido a los ajustes necesarios para actualizar los registros de las cuentas. La causa de la situación descrita refiere a la aparente ausencia de mecanismos de control que garanticen un adecuado registro de los movimientos que se encuentran pendientes en las conciliaciones bancarias, por lo que se requiere una intervención pronta y eficaz para subsanar de inmediato lo indicado en este punto. 2.10.3 Transferencias realizadas a cuentas corrientes personales El 2 de enero de 2018 se autorizó, mediante oficio IM-002-2018, transferencia de fondos a una cuenta personal a nombre de la señora Diana Morales Muñoz, (Tesorera Municipal), cuenta N° 200-01-000-558683-6 del BNCR por la suma de ¢1.474.345.21. Consultado al respecto el señor Jorge Pérez, funcionario del Concejo, esta situación se debió a que la señora Morales ocupaba, en forma interina, la Tesorería Municipal, en ausencia de la titular y, por tanto, no estaba autorizada ante el Banco para realizar transferencias bancarias de las cuentas del Concejo Municipal. 1.17 Propiedad Planta y Equipo e Inventarios En la revisión de las cuentas por concepto de Propiedad, Planta y Equipos (PPE) y depreciaciones acumuladas, se determinó que no existen auxiliares contables que respalden el detalle de cada uno de esos activos, ni los responsables de su custodia; situación que representó una limitación al alcance de las pruebas de auditoría. Según manifiesta el Proveedor Municipal, el Concejo Municipal no tiene actualizada la información sobre los activos de PPE y, en este momento solamente se maneja el dato de lo adquirido en el año 2018 y lo que va del año 2019, ya que no se cuenta con un sistema de control de Activos ni de Inventarios. La Norma Internacional de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) 17, en el
Acta Ext. Ordinaria 268-2019 21 de octubre del 2019 párrafo 88, inciso (e), establece que los estados financieros (EEFF) deberán revelar, para cada clase de propiedad, planta y equipo, una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del período, mostrando, al menos: las adiciones, las disposiciones o retiros, las adquisiciones realizadas por combinaciones de entidades, los incrementos o disminuciones resultantes de las revaluaciones realizadas, las pérdidas por deterioro del valor, depreciación, diferencias de cambio netas surgidas desde la moneda funcional a una moneda de presentación, entre otros cambios. Además, el apartado 4.4.5 de las NCISP, indica que la exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución, debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, vehículos, suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes. Esta situación es ocasionada, en apariencia, por la ausencia de mecanismos de control que garanticen un adecuado registro auxiliar de las cuentas del mayor de los estados financieros del CMDL, por concepto de propiedad, planta y equipos y depreciaciones acumuladas. Adicionalmente, no se dispone de un Plan Anual de Compras ni de reglamentación interna para la adquisición de bienes y servicios, por lo que las gestiones relacionadas a este tema se realizan de acuerdo a lo que establece la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. La ausencia de un auxiliar de activos fijos origina una incertidumbre sobre la razonabilidad de los saldos registrados por la Administración en los EEFF y, no permite tener un adecuado control de la PPE, debido a que no es posible establecer la responsabilidad de los activos en custodia de los funcionarios de la institución. Esta situación podría generar, además, que los usuarios de los EEFF no cuenten con los elementos suficientes que les permita realizar los análisis de la situación financiera de la entidad de manera correcta, con el riesgo de que se tomen decisiones inadecuadas por no contar con información confiable, útil y oportuna. Otro aspecto a resaltar es que, al momento de la revisión de los estados financieros, el Concejo no contaba con un inventario actualizado de activos, lo que ocasiona inseguridad en la información registrada en las cuentas del mayor de inventarios, puesto que no se dispone de registros auxiliares de activos. Sobre el particular, el proveedor institucional indicó que no ha sido posible dar las validaciones necesarias al inventario, por lo no se genera un reporte con información confiable que permita realizar las conciliaciones a los valores registrados en los EEFF del Concejo. La NICSP 12 indica, en su párrafo 15, que los inventarios deberán medirse al costo o al valor realizable neto, el que sea menor. Asimismo, el párrafo 47, incisos a) y b), indican que los EEFF deben revelar respecto a la cuenta de Inventarios, las políticas contables adoptadas para la medición de los inventarios, incluyendo la fórmula de medición de los costos utilizada; el importe total en libros de los inventarios y, los importes según la clasificación que resulte apropiada para la entidad. Aunado a lo anterior, el apartado 4.4.5 de las NCISP establecen que la exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada
Acta Ext. Ordinaria 268-2019
21 de octubre del 2019
periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones
que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico
de activos, tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en
bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas
procedentes.
Así las cosas, los registros presentados sobre el saldo revelado de las cuentas de
inventario de los EEFF, pueden inducir a error en la toma de decisiones a los
usuarios internos y externos de la entidad.
1.18 Estados Financieros
Se procedió a conocer los Estados Financieros al 30 de Junio 2019, encontrándose
lo siguiente:
a- Notas a los Estados Financieros:
i. Solamente están firmadas por el Contador, no por el Intendente, como es requerido
por la Contabilidad Nacional.
II. Aparentemente las notas fueron enviadas sin modificarse la fecha, ya
que se indica la del 31 de Marzo de 2019.
III. No se cuantifica el monto de cada cuenta, solo se menciona el nombre
de la cuenta sin anotar el saldo de esta.
b- Inventarios:
i. Se indica que los inventarios son evaluados con el método PEPS (Primera en
Entrar, Primera en Salir) y, que la estimación para incobrables se realiza por el
ii. método de antigüedad de saldos; además, que la depreciación de activos se realiza
por el método de línea recta; sin embargo, el Proveedor Municipal y el Contador
Municipal, consultados al respecto, manifiestan que no se aplica ningún sistema en
la valuación de inventarios y que, en cuanto a la PPE, no es práctica registrar el
gasto por depreciación en el Estado de Resultados.
c- Estado de Flujo de Efectivo
i. Se determinaron algunos errores en el Estado de Flujo de Efectivo, por cuanto no
se anota el saldo inicial de efectivo y, el saldo final no coincide con lo indicado en
el Estado de Situación Financiera, escenario que ocasiona incertidumbre en
cuanto a la validez y certeza del Estado de Situación Financiera o Balance
General.
El Marco Conceptual para la Información Financiera con Propósito General de las
Entidades del Sector Público, establece que las notas a los estados financieros
facilitan la comprensión de los usuarios de dichos estados; proporciona información
sobre el contexto de la entidad y el entorno en el que opera y, tienen una relación
clara y demostrable con la información expuesta en el cuerpo de los estados
financieros.
Por la importancia que tiene la información contenida en dichas notas para los
lectores de los estados financieros, la misma debe cumplir las características
definidas en las Normas de Control Interno para el Sector Público.
Al respecto, la norma 5.6.1 “Confiabilidad” establece que la información debe poseer
las cualidades que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de
errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas y, la norma 5.6.3
“Utilidad” dispone que la información debe ser útil para los distintos usuarios, en
Acta Ext. Ordinaria 268-2019 21 de octubre del 2019 términos de pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, según las necesidades específicas de cada destinatario. 2.13 Estudio de remuneraciones Se procedió a revisar las remuneraciones pagadas en los diferentes programas y servicios, para ello se consideró como referencia el informe de ejecución de egresos al 30 de junio 2019, así como las planillas pagadas (gasto real) de enero a agosto 2019. Para los meses de setiembre a diciembre de 2019, se realizó una estimación, basándose en la planilla de agosto 2019. Es importante mencionar que, en el documento “Relación de Puestos 2019”, facilitado por la Administración, la información en éste contenida difiere de los datos incluidos en el Presupuesto aprobado por la CGR. A continuación se presenta el detalle: (Cuadro 4)UADRO 4, Detalle de remuneraciones , Presupuesto 2019
Acta Ext. Ordinaria 268-2019
21 de octubre del 2019
Presupuesto
Total Gasto
Relación de
Diferencia
Gasto real
Aprobado
estimado
Puestos
Gasto
Có
Programa
dig
I
o
77.011.48 76.752.83 47.368.04 24.245.44 71.613.49 5.139.347
0.01.01 Sueldos
6,08 7,94 7,51 2,80 0,31 ,63
Anualida 10.027.21 10.428.30 4.654.152, 1.300.050, 5.954.203, 4.474.099
0.03.01
des 4,28 2,85 62 40 02 ,83
Restricci 30.159.04 29.194.99 21.164.00 10.436.77 31.600.78 (2.405.78
0.03.02
ón 9,75 1,81 4,88 5,20 0,08 8,27)
Servicio II-
Código - - - - - -
10
6.322.356, 5.531.400, 1.455.617, 2.040.796, 3.496.413, 2.034.986
0.01.01 Sueldos
00 00 30 00 30 ,70
Anualida 569.012,0 497.700,0 122.448,0 213.847,2 283.852,8
0.03.01 91.399,20
des 4 0 0 0 0
Restricci
0.03.02 - - - - - -
ón
Servicio II-
Código - - - - - -
17
4.031.400, 4.193.000, 3.294.406, 1.325.660, 4.620.066,
0.01.01 Sueldos (427.066,74)
00 00 54 20 74
Anualida 1.088.478, 1.132.000,
0.03.01 580.619,02 318.158,40 898.777,42 233.222,58
des 00 00
Restricció
0.03.02 - - - - - -
n
Servicio II-
Código - - - - - -
26
15.228.720 16.505.000 9.643.872, 5.923.364, 15.567.236
0.01.01 Sueldos 937.763,69
,00 ,00 31 00 ,31
Anualida 4.867.696, 5.350.000, 3.223.529, 1.364.929, 4.588.459,
0.03.01 761.540,81
des 80 00 99 20 19
Restricció 5.273.338, 6.000.000, 3.735.504, 1.466.491, 5.201.996,
0.03.02 798.003,91
n 20 00 39 70 09
Servicio II-
Código - - - - - -
27
24.638.520 25.625.000 15.637.932 8.331.648, 23.969.580
0.01.01 Sueldos 1.655.419,16
,00 ,00 ,84 00 ,84
Anualida 6.504.569, 6.765.000, 2.121.151, 3.095.779,
0.03.01 974.628,00 3.669.220,49
des 28 00 51 51
Restricció
0.03.02 - - - - - -
n
Programa
Código - - - - - -
III
Acta Ext. Ordinaria 268-2019
21 de octubre del 2019
37.122.159 29.799.031 12.332.210 5.380.300, 17.712.510
0.01.01 Sueldos 12.086.521,37
,60 ,50 ,13 00 ,13
Anualida 3.517.848, 3.693.741, 1.586.638, 2.385.405,
0.03.01 798.767,20 1.308.336,09
des 54 62 33 53
Restricció 1.419.744, 1.490.732,
0.03.02 - - - 1.490.732,73
n 90 73
Fuente: Elaboración propia con información proporcionada por la Administración.
De acuerdo al cuadro anterior se puede determinar lo siguiente:
Programa I:
Código 0.03.02 Restricción al ejercicio liberal de la profesión. De acuerdo a la
proyección estimada, es muy probable que para fin de año se presente un faltante
aproximado de ¢2.405.788.27.
Programa II:
Servicio II-17 Mantenimiento de Edificios, Subpartida 0.01.01 Sueldos para Cargos
Fijos, podría presentar un faltante de ¢427.066.74.
En el caso de las otras subpartidas presentan suficiente contenido para hacerle
frente para fin de año.
2.14 Ejecución de presupuesto de Ingresos
Se presenta el siguiente cuadro con algunos de los ingresos más importantes que
muestra el Concejo Municipal de Lepanto.
CUADRO 5
Comportamiento de Ingresos al 30/06/19
Presupuesto 2019
% por Ingresar
Presupuesto
Por Ingresar
% Ingresado
Ingreso real
Detalle de
Partida
Bienes Inmuebles 200.000.000,00 65.325.445,50 32,66% 134.674.554,50 67,34%
Impuesto a la Construcción 25.000.000,00 3.469.396,96 13,88% 21.530.603,04 86,12%
Impuesto Específico Servicios
3.000.000,00 1.433.300,00 47,78% 1.566.700,00 52,22%
de diversión y esparcimiento
Licencias Comerciales y otros 165.000.000,00 82.891.181,08 50,24% 82.108.818,92 49,76%
Recolección 50.000.000,00 17.348.198,90 34,70% 32.651.801,10 65,30%
Aseo de Vías 14.000.000,00 - 0,00% 14.000.000,00 100,00%
Mantenimiento de Parques 15.000.000,00 - 0,00% 15.000.000,00 100,00%
Alquiler de Terrenos Villa
20.000.000,00 - 0,00% 20.000.000,00 100,00%
Marítima
Fuente: Informe de Ingresos al 30/06/19
En el caso de las partidas, Bienes Inmuebles, Impuesto a la Construcción y
Recolección, no se está cumpliendo con lo propuesto para hacer frente a los
egresos que deben financiar.
En el caso del ingreso por Patentes, el cuadro refleja una recaudación del 50%,
pero hay que recordar que este ingreso se cobra por adelantado, por lo que, para
que se dé un adecuado cumplimiento de la meta, tendría que reflejar un 75% de
Acta Ext. Ordinaria 268-2019 21 de octubre del 2019 recaudación. Los Ingresos por Aseo de Vías, Mantenimiento de Parques y Alquiler de Terrenos Villa Marítima, se mantiene en cero su recaudación y, no se están ejecutando los egresos proyectados. 2 CONCLUSIONES 3.1 El Concejo Municipal de Distrito de Lepanto, no está ejecutando las actividades y controles necesarios para el logro eficiente de los objetivos institucionales, como es el caso de nombramientos de personal, pago de prohibición, contrataciones administrativas, estados financieros y actividades de control diversa, de conformidad con el ordenamiento jurídico aplicable a cada tema específico, pudiendo acarrear con sus acciones u omisiones, responsabilidad administrativa, disciplinaria, civil y penal. 3.2 El CMDL cuenta con un Manual Descriptivo de Puestos (MDP), aprobado mediante acta 212-2019, celebrada el día 11 de enero del 2019, en el que no es posible ubicar la existencia de un Departamento o Área de Recursos Humanos. 3.4 Al realizarse revisión general a los expedientes administrativos de los funcionarios, se observó que los mismos no se encuentran debidamente foliados; algunos documentos no cuentan con la firma del intendente; las acciones de personal contienen información que difiere con lo encontrado en la visita al Concejo. 3.5 En el CMDL, no fue posible conocer regulación interna para la selección y reclutamiento de personal; situación que es de atención prioritaria, por cuanto es requisito indispensable que el nombramiento de los funcionarios del municipio responda a los requisitos que han sido previamente definidos por la propia norma como indispensables para el ejercicio del cargo., 3.6 El CMDL aprobó un MDP en enero de 2019; sin embargo, en diciembre de 2018, es aprobada la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, Ley 9635, en la que los porcentajes establecidos para la retribución por concepto de prohibición y dedicación exclusiva se vieron afectados y, son regulados de acuerdo a ciertos parámetros generales. 3.7 Como práctica institucional se tiene el reconocimiento de pago de prohibición al puesto de Intendente y Viceintendente, no obstante, debe revisarse la legalidad de este acto, por cuanto la Contraloría General de la República ha emitido criterios que refieren a la no procedencia de tal reconocimiento, por cuanto no se encuentran estos puestos identificados en la Ley 8422. 3.8 En el año 2018 se contaba con un puesto denominado Coordinador de Ordenamiento Territorial (PM2), el cual cumplía con funciones administrativas y, a pesar de eso, disfrutaba del reconocimiento de prohibición al ejercicio liberal de la profesión, sin conocerse norma legal que lo permita o así lo disponga. Para el año 2019, esta plaza es recalificada a Coordinador de Servicios Ciudadanos y Tributarios (PM3), destaca en el Programa 2 y, nuevamente se le reconoce el plus de prohibición. 3.9 La Ley de Contratación Administrativa faculta a las Administraciones que contraten servicios técnicos o profesionales, tanto a personas físicas como jurídicas, mediante la aplicación de los respectivos procedimientos de contratación que prevé esa legislación; teniéndose presente que tal modalidad de contratación
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no puede generar una relación de empleo público para con la Administración que
la lleva a cabo; con el fin de evitar que por medio de las contrataciones de
servicios se cometa un fraude laboral.
3.10 Las contrataciones administrativas de servicios, deben ser específicas, con la
posibilidad de verificar sus resultados, forma de pago (pago de honorarios
profesionales), ocasionalidad de las necesidades que satisface y que éstas no
sean ordinarias de la Administración.
3.11 No procede procurar la satisfacción de necesidades continuas y/o
permanentes a través de la contratación administrativa de servicios profesionales
o técnicos; ya que hacerlo, podría establecer responsabilidades al encubrir una
relación de empleo y, querer contratar, mediante un procedimiento de contratación
administrativa, servicios permanentes que impliquen relación de subordinación
jurídica.
3.12 La contratación de un asesor legal por servicios profesionales, presenta
algunas situaciones como que, el expediente que respalda esta contratación, no
conserva sus documentos foliados, el cartel no establece responsabilidades
contractuales entre el contratista y el Concejo, no se establece de manera clara la
forma de pago de los servicios recibidos.
3.13 El CMDL realizó una contratación para la gestión de cobro
administrativo en mantenimiento y depuración de base de datos, cuyo expediente
tiene vacíos en cuanto a los años de experiencia que debe poseer el oferente,
experiencia en la gestión de cobro en instituciones públicas, criterio técnico
utilizado para determinar el precio por las labores a ejecutar, entre otras.
3.14 La Administración debe valorar y determinar la naturaleza de las labores
contratadas mediante la contratación directa 2019CD-000029-CP, las cuales, en
apariencia, responden a necesidades ordinarias y permanentes del CMDL y, de
acuerdo al MDP, corresponde al Coordinador de Servicios Ciudadanos y
Tributarios la realización de las tareas y funciones relacionadas a la recaudación
de tributos; por lo que podría entenderse que no se justifica la contratación de
servicios externos para atender actividades ordinarias de la Administración.
3.15 El Presupuesto inicial 2019, presentado a la CGR, se encontraba vinculado con el
Plan Anual Operativo; no obstante, una vez que el mismo fue ajustado por la CGR, no se
realizaron las modificaciones correspondientes al PAO para ajustarlo al monto real del
presupuesto.
3.16 La Junta Vial Distrital no cuenta con un libro de actas debidamente legalizado
por la Dirección de Auditoría Interna de la Municipalidad de Puntarenas.
3.17 No fue posible acceder a la información de las conciliaciones bancarias de las
cuentas del Concejo.
3.18 La ausencia de conciliaciones de movimientos en las partidas de efectivo y
equivalentes origina que no se presente el saldo real de las cuentas al cierre del
ejercicio económico correspondiente, situación que puede repercutir en la
ausencia de información confiable, útil y oportuna para los diferentes usuarios de
los EEFF.
3.19 El 2 de enero de 2018 se autorizó, mediante oficio IM-002-2018, transferencia
de fondos a una cuenta personal a nombre de la señora Diana Morales Muñoz,
(Tesorera Municipal), cuenta N° 200-01-000-558683-6 del BNCR por la suma de
¢1.474.345.21.
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3.21 En la revisión de las cuentas por concepto de Propiedad, Planta y Equipos
(PPE) y depreciaciones acumuladas, se determinó que no existen auxiliares
contables que respalden el detalle de cada uno de esos activos, ni los
responsables de su custodia; situación que representó una limitación al alcance de
las pruebas de auditoría.
3.22 Hay una significante ausencia de mecanismos de control que garanticen un
adecuado registro auxiliar de las cuentas del mayor de los estados financieros del
CMDL.
3.23 No se dispone de un Plan Anual de Compras.
3.24 La ausencia de un auxiliar de activos fijos origina una incertidumbre sobre la
razonabilidad de los saldos registrados por la Administración en los EEFF y, no
permite tener un adecuado control de la PPE, debido a que no es posible
establecer la responsabilidad de los activos en custodia de los funcionarios de la
institución.
3.25 Al momento de la revisión de los estados financieros, el Concejo no contaba
con un inventario actualizado de activos, lo que ocasiona inseguridad en la
información registrada en las cuentas del mayor de inventarios, puesto que no se
dispone de registros auxiliares de activos.
3.26 No ha sido posible dar las validaciones necesarias al inventario, por lo no se
genera un reporte con información confiable que permita realizar las conciliaciones
a los valores registrados en los EEFF del Concejo.
3.27 Se procedió a conocer los Estados Financieros al 30 de Junio 2019,
encontrándose que las Notas a los Estados Financieros solamente están firmadas
por el Contador, no por el Intendente.
3.28 El Estado de Flujo de Efectivo presenta errores, por cuanto, no se anota el
saldo inicial de efectivo y, el saldo final no coincide con lo indicado en el Estado de
Situación Financiera.
3 RECOMENDACIONES
AL CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE LEPANTO
4.1 Apoyar, en la medida y forma que le corresponde a ese órgano colegiado, las
iniciativas o planes de acción que proponga el Intendente para el efectivo y
oportuno cumplimiento de las recomendaciones giradas por la Dirección de
Auditoría Interna, que permitan la fluidez y efectividad en la implementación de las
acciones propuestas, para fortalecer la organización y la gestión del recurso
humano de ese Concejo de Distrito.
4.2 Realizar un estudio profundo sobre la legalidad del pago de prohibición
realizada a los puestos de Intendente y Vice intendente, según lo desarrollado en
el punto 2.5.2 de este informe.
4.3 En caso de determinarse que el pago de prohibición de esos puestos se ha
realizado de manera irregular y, por la ineludible obligación que la ley dispone, se
deberá proceder a:
a) Buscar los mecanismos y procedimientos legales, según sea el caso, así
como las acciones administrativas o judiciales adecuadas, pertinentes y
céleres, para la recuperación de la Hacienda Pública.
b) Valorar las posibles responsabilidades de los funcionarios involucrados en
dicho pago erróneo, de conformidad con las normas y principios regulados
en la Ley General de la Administración Pública, Ley Orgánica de la
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Contraloría General de la República, Ley Contra la Corrupción y
Enriquecimiento Ilícito y, Ley de la Administración Financiera de la
República y Presupuestos Públicos; sin perder de vista, como elemento
fundamental que, antes de iniciar con cualquier gestión de índole cobratorio
a funcionarios de la administración, debe analizarse, identificarse, valorarse
y definirse, de la manera correcta, si el pago indebido se fundamentó o no
de manera formal, es decir, si se fundamentó en un acto administrativo
declaratorio de derechos y, proceder conforme a la normativa aplicable.
.4 Realizar una valoración funcional y legal, para determinar si el Concejo
Municipal lo que requiere contratar son los servicios de un profesional en derecho,
para la atención de necesidades ordinarias y permanentes de la Administración,
cuyas condiciones precisan de una relación de jerarquía y de dependencia,
resolviéndose como en derecho corresponda, para evitar el cubrir una relación de
empleo público; lo anterior, tomando en cuenta que dentro del Manual de Puestos
existe una plaza de abogado.
4.5 Instruir al Intendente para que se apliquen de inmediato las recomendaciones
contenidas en este informe.
4.6 Velar porque las recomendaciones sean acatadas por parte de la
Administración.
AL INTENDENTE
4.7 Adecuar, a la brevedad posible, la estructura organizativa del CMDL, con base
en un estudio profesional, integral y debidamente documentado, para crear la
unidad o dependencia de recursos humanos, que se encargue de planificar,
dirigir, coordinar, ejecutar y controlar el sistema administrativo de recursos
humanos de ese Concejo y, de emitir y velar por el cumplimiento y aplicación de
las normas, políticas y disposiciones en materia de personal, tal como la
administración de sueldos y salarios, reclutamiento y selección, capacitación y
adiestramiento, relaciones laborales, clasificación y evaluación; todo lo anterior,
con el fin de ejercer una verdadera dirección y control de las actividades
realizadas por el recurso humano.
4.8 Establecer los parámetros necesarios para que el MDP contenga, entre otros
aspectos, las funciones de cada unidad, las relaciones jerárquicas entre puestos,
los canales de comunicación, coordinación e información formal que se utilizarán
en la organización y, los procesos organizacionales, de conformidad con la
normativa legal, técnica y administrativa aplicable para cada una de las unidades
administrativas.
4.9 Este instrumento administrativo, una vez ajustado y puesto en práctica, debe
ser revisado periódicamente por el personal competente, a efectos de mantenerlo
actualizado acorde con el desarrollo organizacional del municipio; de manera que
permita a la organización disponer de una guía para realizar las modificaciones a
la estructura organizativa y actualizar las descripciones de puestos cuando
corresponda.
4.10 Mantener ordenados en forma cronológica y, debidamente foliados, los
expedientes de personal que contengan, para cada funcionario, la documentación
necesaria para comprobar el cumplimiento de todos los requisitos establecidos en
los perfiles de los puestos.
4.11 Realizar un estudio profundo sobre la legalidad del pago de prohibición,
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realizada en el período 2018, al funcionario que ocupaba la plaza “Coordinador de
Ordenamiento Territorial”. Además, con base en lo determinado, ajustar el
porcentaje pagado por concepto de prohibición al “Coordinador de Servicios
Ciudadanos y Tributarios”, según lo desarrollado en el punto 2.5.1 de este informe.
4.12 En caso de determinarse que los pagos de prohibición a los funcionarios que
han estado nombrados en esas plazas se han realizado de manera irregular y, por
la ineludible obligación que la ley dispone, se deberá proceder a:
a) Buscar los mecanismos y procedimientos legales, según sea el caso, para
realizar las acciones administrativas o judiciales adecuadas, pertinentes y céleres
para la recuperación de la Hacienda Pública.
b) Valorar las posibles responsabilidades de los funcionarios involucrados en dicho
pago erróneo, de conformidad con las normas y principios regulados en la Ley
General de la Administración Pública, Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República, Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito y Ley de la
Administración Financiera de la República y presupuestos Públicos; sin perder de
vista, como elemento fundamental que, antes de iniciar con cualquier gestión de
índole cobratorio a funcionarios de la administración, debe analizarse,
identificarse, valorarse y definirse, de la manera correcta, si el pago indebido se
fundamentó o no de manera formal, es decir, si se fundamentó en un acto
administrativo declaratorio de derechos y, proceder conforme a la normativa
aplicable.
4.13 Realizar valoración para determinar, realmente, la necesidad imperiosa de la
institución para contratar los servicios de un profesional que realice la gestión de
cobro administrativo o, si ésta es una actividad propia de la actividad ordinaria y
permanente de la Administración; entendiéndose que la contratación de servicios
profesionales se plantea para la atención de necesidades específicas, delimitadas
desde el inicio del convenio, con plazo u obra determinados, sin que exista
subordinación laboral.
4.14 Valorar y resolver la legalidad de que la Gestora de Cobro contratada, preste
los servicios en una oficina dentro del edificio municipal, utilizando activos
municipales (electricidad, papel, entre otros).
4.15 Informar a la Auditoría Interna, en un plazo de 10 días hábiles, mediante
cronograma de actividades, la forma en que se atenderán estas recomendaciones.
Tal cronograma debe contener la actividad, el responsable y fecha propuesta de
ejecución.
Nora Villanueva Villalobos César Quesada Montero
Auditora Asistente Auditor Asistente
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Gioconda Oviedo Chavarría
Auditora Interna
ci. Archivo
Valoración de observaciones al borrador del informe de carácter especial de auditoría, sobre la gestión del Concejo Municipal de
Distrito de Lepanto
Conclusión 3.2 El Concejo Municipal de Distrito de Lepanto (CMDL) cuenta con un Manual Descriptivo de Puestos
(MDP), aprobado mediante acta 212-2019, celebrada el día 11 de enero del 2019.
Observaciones de la “…el señor Pérez emite y envía por correo electrónico, el oficio SCF-JPV-132-2018 dirigido al Licenciado
Administración Minor Lorenzo López, analista de la Contraloría General de La República, explicando la fuente de
financiamiento de la creación de los puestos nevos; como resultado no existió ninguna oposición del señor
Lorenzo López a la explicación, tanto así, que el presupuesto inicial 2019 fue aprobado de manera
satisfactoria por el ente Contralor.
Es importante indicar, que en el proceso de revisión y aprobación del presupuesto inicial 2019, no
hubo ningún tipo de objeción u oposición de parte del área de presupuesto y Concejo Municipal de la
Municipalidad de Puntarenas, ante la propuesta de creación de nuevos puestos y reclasificación…”.
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Argumentos Auditoría En función de los expuesto por la Administración, se procede a realizar un ajuste al comentario
contenido en la conclusión 3.2, no obstante, si bien la Contraloría General de la República aprobó el
presupuesto ordinario del Concejo Municipal de Distrito de Lepanto, en que se incluían las variaciones
al Manual Descriptivo de Puestos y la relación de puestos de la entidad, es importante resaltar que el
Código Municipal establece ciertas condiciones para la apertura de plazas, las que podrán aprobarse
siempre que se hayan abierto nuevos servicios o, que se amplíen los ya existentes, por lo que, esta
creación de plazas debe, necesariamente, estar fundamentada en estudios que demuestren que la
prestación de un determinado servicio es deficiente -lo prestan menos empleados de lo necesario- o,
porque las nuevas plazas creadas obedecen a la apertura de un servicio -algo que no se había llegado
a prestar hasta ese momento-.
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Conclusión 3.5 En el MDP vigente y que se aplica y ejecuta en el CMDL, no es posible ubicar la existencia de un
Departamento o Área de Recursos Humanos, siendo la práctica institucional que entre todos los
funcionarios se reparten las funciones que corresponden a un encargado de Recursos Humanos.
Observaciones de la a) “Recalco que debido a la capacidad financiera de la institución, no ha sido posible la apertura del puesto
Administración de Encargado de Recursos Humanos, sin embargo, cuando se elaboró el manual de puesto se tomó la
previsión de asignarle el apoyo a esta tarea al puesto llamado ASISTENTE DE INTENDENCIA, función
que indica lo siguiente: “Apoya labores en el área de Recursos Humanos, tales como control de
nombramientos, elaboración de acciones de personal planilla pago de salarios y horas extras, custodia
(sic) y foliar expedientes, entre otras.
b) Aclaro que es incorrecta la afirmación que todos los funcionarios se reparten las funciones que
corresponden a un encargado de Recursos Humanos, dado que, en los últimos años sólo tres personas
en periodos diferentes han asumido dicha labor en recargo, (ver anexo 9), siendo la última persona con
este recargo la señora Dunia Morales Ramos, Egresada de la carrera de Bachillerato en Psicología.
c) Como se dio anteriormente, la señora Dunia Ramos Morales, goza de formación académica en
Psicología, según voto de la Sala Constitucional Resolución N° 03409-1992 de fecha 10 de noviembre del
1992, bajo expediente:90-000376-0007-CO, esta rama de la ciencia social, según sentencia de la Sala,
reconoce las condiciones de idoneidad necesarias y le otorgue (sic) la posibilidad jurídica, para
desempeñar actividades dentro de la administración de Recursos Humanos”. (Ver anexo 10)
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Argumentos Auditoría Se toma nota de lo indicado por la Administración, sin embargo, en este punto no se está cuestionando la
preparación académica de la señora Dunia Ramos Morales, sino la inexistencia de un encargado de Recursos
Humanos como tal, ya que se debe aclarar que la señora Morales está nombrada en el Programa 2 “Servicios
Complementarios” (véase lo indicado en el punto anterior en referencia a los Programas 1 y 2) y, el eventual
encargado de Recursos Humanos debe pertenecer al Programa 1 de la Administración.
Por otra parte, el argumento de la Administración de que la falta de un encargado de Recursos Humanos se
debe a la falta “capacidad financiera” de la institución, es contradictoria con la realidad del Concejo, ya que
para el año 2019 se creó la plaza de “Encargado de Servicios Sociales y Complementarios”, destacada en el
programa 2, a la que, además, se le incluyó la subpartida de “Anualidades” y, la fuente de financiamiento es
con recursos del Impuesto de Bienes Inmuebles.
En cuanto a que las funciones fueron asignadas en el Manual Descriptivo de Puestos, aprobado en enero de
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2019, a la Asistente de Intendencia; es importante recalcar que la misma está nombrada en un puesto de
Técnico Municipal 1, siendo deber del Concejo Municipal del Distrito de Lepanto verificar que la formación
académica de esta funcionaria sea acorde con lo requerido para realizar funciones propias de Recursos
Humanos.
Adicionalmente, con el fin de aclarar el término de “Recargo de funciones”, es válido señalar que no es
posible un recargo de funciones de un puesto que no existe dentro de la organización institucional.
Conclusión 3.6 Al realizarse revisión general a los expedientes administrativos de los funcionarios, se observó que los mismos
no se encuentran debidamente foliados; algunos documentos no cuentan con la firma del intendente; las
acciones de personal contienen información que difiere con lo encontrado en la visita al Concejo.
Observaciones de la “Siendo que habla en general y no indica nombre de cuales (sic) expedientes exactamente se
Administración encuentran sin foliar, solicito se indique cuáles son los expedientes que no se encuentran foliados en
su totalidad o en parte, ya que es importante saber con claridad cuáles y cuantos (sic) expedientes son
los que no se encuentran foliados”
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Argumentos Auditoría El trabajo de campo de la Auditoría se realizó el 7 y 8 de agosto de 2019, siendo que a esa fecha, los
expedientes administrativos se encontraban parcialmente foliados unos y sin foliar otros, situación que
preocupa a esta Dirección al considerarse que este tipo de expedientes forman parte de la garantía
constitucional y deben estar foliados con una sola numeración.
Al respecto, la Procuraduría General de la República (PGR) señala, en criterio C-210-00, del 4 de
setiembre de 2000 que “La debida foliatura y el orden cronológico que debe existir en los documentos
que se encuentren en los expedientes administrativos, tiene como finalidad facilitar el manejo de la
información que se tramita en ellos a efectos de seguir un orden, y además garantizar un adecuado
derecho de defensa…”.
Conclusión 3.7 En el CMDL, no fue posible conocer regulación interna para la selección y reclutamiento de personal;
situación que es de atención prioritaria, por cuanto es requisito indispensable que el nombramiento de
los funcionarios del municipio responda a los requisitos que han sido previamente definidos por la
propia norma como indispensables para el ejercicio del cargo.
Observaciones de la Cabe destacar que este Concejo Municipal de Distrito al no contar con regulación interna de selección
Administración y reclutamiento de personal, se apega al Código Municipal, Capitulo (sic) IV “selección del Personal”,
en sus artículos 133 al 142”.
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Argumentos Auditoría Supletoriamente, en ausencia de mecanismos de regulación interna, el CMDL debe acudir y aplicar la
normativa técnica de la Municipalidad a la cual pertenece.
Conclusión 3.8 El CMDL aprobó un MDP en enero de 2019; sin embargo, en diciembre de 2018, es aprobada la Ley
de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, Ley 9635, en la que los porcentajes establecidos para la
retribución por concepto de prohibición se vieron afectados y son regulados de acuerdo a ciertos
parámetros generales.
Observaciones de la “En respuesta a esta conclusión este concejo de distrito se referirá a criterio jurídico AJ-OF-03-2019
Administración de la Dirección General de Servicio Civil…”.
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Argumentos Auditoría En cuanto a la aplicación de la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, Ley 9635, es
importante recalcar que los criterios jurídicos de la Dirección General de Servicio Civil, únicamente son
vinculantes para las instituciones cubiertas por este régimen, por lo que, para el caso de la
Municipalidad, se debe recurrir al Reglamento del Título III de la Ley Fortalecimiento de las Finanzas
Públicas, Ley N° 9635, referente al Empleo Público, N° 41564-MIDEPLAN-H, así como a los
pronunciamientos de la PGR, CGR y, en el caso específico, a lo dictaminado por el Ministerio de
Planificación, ente rector con competencia otorgada por Ley.
Conclusión 3.9 Como práctica institucional se tiene el reconocimiento de pago de prohibición al puesto de Intendente
y Viceintendente, no obstante, debe revisarse la legalidad de este acto, por cuanto la Contraloría
General de la República se ha pronunciado en contra a lo indicado.
Observaciones de la “…En el caso del reconocimiento sobre la mencionada prohibición que se regula en el numeral 14 de
Administración la ley Nº. 8422, esta administración sigue y defiende el criterio emitido por la Contraloría General de la
República, en el oficio DAGJ-0878-2009…en donde se vierte criterio ante la consulta de un ente
análogo a nuestra institución…el mismo ente Contralor Nacional dicta que la referida lista de puestos
afectos a la prohibición del ejercicio liberal de la profesión…no es una lista taxativa…”. // “Ante los
anteriores argumentos, la (sic) cuales, no son contrarios al marco de legalidad, considera esta
Administración Municipal que resulta procedente arribar a la conclusión de que el intendente municipal
y el Alcalde Municipal, son cargos idénticos, con competencias diferentes únicamente visto desde el
ámbito territorial…a criterio de este Concejo y la Administración municipal, sí procede para el alcalde,
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y por consecuencia, ciertamente alcanza esta aplicación al intendente municipal…”.
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Argumentos Auditoría Es necesario recalcar que, posterior al dictamen mencionado por el Concejo Municipal del Distrito de
Lepanto, la Contraloría General de la República emitió el dictamen DJ-1060-2015, del 10 de junio de
2015, mediante el cual determina que el puesto de intendente no está contemplado en el artículo 14 de
la Ley 8422, sin embargo, esta Dirección realizó consulta al ente contralor sobre el tema que se
expone y se está a la espera de la respuesta a lo consultado, mismo que se le trasladará a ese
Concejo para lo que corresponda.
Conclusión 3.12 El Concejo Municipal de Distrito de Lepanto dispone de los servicios profesionales de un asesor legal
que apoya las gestiones del órgano.
Observaciones de la “…El mismo se encuentra foliado en su totalidad en la parte superior derecha de cada folio…”. //
Administración “…Dentro del pliego de condiciones de la contratación directa de escasa cuantía…se consignan o
titulan las especificaciones técnicas de los requerimientos del contratista…”. // “…Se indica en el punto
6.7. del pliego de condiciones de la contratación directa de escasa cuantía, que el plazo de contrato
es de diez meses calendario, mismo que inicia el día 5 de marzo de 2019, y, por lo tanto, culmina el
día 4 de enero del 2020; y que si lo vemos e interpretamos en armonía con el punto 6.5.; se entiende
que son 10 meses de contrato, y que el contratista debe presentar informe mensual de los servicios
prestados. Se interpreta que, para la procedencia del pago para el contratista, debe haber previo un
informe...”. // “…también se ha propuesta (sic) esta contratación de esta manera, ante el costo que
representaría el nombramiento de un asesor legal de planta que ocupe el cargo de abogado del
Concejo Municipal, a quien por derecho, le corresponde un salario, cargas sociales y pluses que
mensualmente deban afrontarse…”.
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Argumentos Auditoría En el caso de las irregularidades encontradas dentro de la contratación del asesor del Concejo Municipal, se
tiene que indicar que, entre otras cosas que, obligatoriamente, el cartel debe especificar de manera clara las
obligaciones y responsabilidades del contratista y la forma de pago (en tractos y/o en un solo tracto), ya que
este tipo de especificaciones no se pueden dejar a la libre interpretación de la Administración. (Ver punto 6.8
del Cartel)
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Adicionalmente, se tiene la omisión del contrato por servicios profesionales, apegados en una aparente
incorrecta interpretación del artículo 134 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Decreto N°
33411, en el cual se estipula claramente que la actividad contractual se debe adaptar a los principios
generales y a las normas generales del cartel y la oferta, es decir, que el contenido del contrato. deberá
sujetarse a lo establecido en el cartel y la oferta.
Debe tener presente el Concejo de Distrito de Lepanto que, lo señalado en cuanto a la necesidad de
mantener este tipo de contrataciones para evitar la contratación de un funcionario de planta, podría
constituir en un fraude en el empleo público.
Conclusión 3.13, 3.14 El expediente que respalda esta contratación, no conserva sus documentos foliados, el cartel no establece
responsabilidades contractuales entre el contratista y el Concejo, no se establece de manera clara la forma de
pago de los servicios recibidos, es decir, no es clara su redacción en cuanto a si los pagos se realizarán en
forma mensual o en un solo tracto, no consta dentro del expediente el informe mensual de abril de 2019;
tampoco consta el contrato por la prestación de servicios profesionales entre el Concejo y el profesional
contratado, debidamente refrendado; entre otros.
El CMDL realizó una contratación para la gestión de cobro administrativo en mantenimiento y
depuración de base de datos, cuyo expediente tiene vacíos como la omisión de los años de
experiencia de debe poseer el oferente; experiencia en la gestión de cobro en instituciones públicas,
criterio técnico o parámetro utilizado para determinar el precio por las labores a ejecutar; claridad en
cuanto a que si lo que se está contratando son servicios profesionales o, simplemente, una empresa
que realice gestión de cobro; entre otras cosas.
Observaciones de la “…El punto 6.10 de dicho cartel de licitación, hace referencia a la experiencia en la gestión de cobro a
Administración entidades públicas y privadas…”. // “En el caso que nos ocupa, la oferta de la proveedora, no incluye
inicialmente la prueba de su experiencia…”. // “…esta administración contrató una persona física o
jurídica encargada de la mano de ora para realizar la gestión de cobro administrativo y depuración de
base de datos, pero como requisito de admisibilidad, esta persona física o jurídica encargada de
Planificar, coordinar, dirigir, ordenar las labores del equipo de trabajo, (mínimo dos personas
encargadas de repartir las notificaciones de cobro, tipo mensajero de casa en casa)…”.
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Argumentos Auditoría En cuanto a la experiencia, el cartel establece en el punto 6.10:
“…con experiencia comprobada en la gestión de cobro para instituciones públicas y privadas. Para lo cual
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debe presentar los documentos que comprueben la información que acredite al equipo de trabajo profesional”
De lo anteriormente descrito debemos destacar que la experiencia comprobada en instituciones privadas no
es excluyente al deber de presentar experiencia comprobada en instituciones públicas, misma que no consta
dentro del expediente de contratación.
En cuanto a la documentación de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) e Instituto Nacional de
Seguros (INS), dicha información fue incorporada con posterioridad a la revisión del expediente de
contratación administrativa.
En cuanto a la firma del contrato de confidencialidad entre el contratista y sus colaboradores, el contrato
firmado entre las partes establece en la cláusula quinta, inciso y), sobre obligaciones del contratista lo
siguiente:
“El adjudicatario firmará un contrato de confidencialidad con su personal, para controlar y velar por el
adecuado uso de la información municipal; con lo cual la empresa contratada guardará estricta
confidencialidad de la información suministrada por el municipio”.
En cuanto a la obligación de aportar títulos que demuestren el grado académico de los colaboradores a cargo
del contratista, se estableció en la cláusula 7 “Relación de Empleo Público”:
“Debe contar con personal que gestione el cobro administrativo; las notificaciones físicas de los deudores, de
igual manera las llamadas telefónicas y localizaciones correspondientes; por lo tanto, deberán tener como
mínimo bachillerato en educación diversificada o estudios superiores”.
Aunado a lo anterior, tampoco consta dentro del expediente administrativo de la Contratación, la
aprobación interna, ni la orden de inicio de la ejecución contractual.
Conclusión 3.15 El presupuesto inicial del Concejo Municipal de Distrito, para el año 2019, fue aprobado parcialmente
por la Contraloría General de la República (CGR) el 7 de diciembre de 2018, mediante oficio N°17597.
¿Se acoge? P
A
N
SI x R
O
CI
AL
Conclusión 3.16 Inicialmente se había presentado por la suma de ¢944.308.829.00, no obstante, una vez realizados los
ajustes por parte del órgano contralor, el mismo queda con un definitivo de ¢928.030.409,40.
¿Se acoge? SI x N P
Acta Ext. Ordinaria 268-2019
21 de octubre del 2019
O A
R
CI
AL
Conclusión 3.17 Se observa que el Presupuesto inicial 2019, presentado a la CGR, se encontraba vinculado con el
Plan Anual Operativo; no obstante, una vez que el mismo fue ajustado por la CGR, no se realizaron las
modificaciones correspondientes al PAO para ajustarlo al monto real del presupuesto.
Observaciones de la “El ajuste solicitado se le trasladó vía correo electrónico el día 07 de agosto del 2019 a la auditoria (sic)
Administración Interna…”.
¿Se acoge? P
A
N
SI x R
O
CI
AL
Argumentos Auditoría El Presupuesto inicial 2019, presentado a la CGR, se encontraba vinculado con el Plan Anual
Operativo; no obstante, una vez que el mismo fue ajustado por la CGR, no se realizaron las
modificaciones correspondientes al PAO para ajustarlo al monto real del presupuesto, como consta en
la Oficina de Presupuesto de la Municipalidad de Puntarenas, ya que, al realizarse la evaluación en el
mes de Junio, este documento no venía ajustado al monto del presupuesto.
Conclusión 3.18 Se observa que la Junta Vial Distrital no cuenta con un libro de actas debidamente legalizado por la
Dirección de Auditoría Interna de la Municipalidad de Puntarenas, por lo que se utiliza para levantar
minutas o anotaciones de las reuniones son hojas sin foliar y sin membrete alguno.
¿Se acoge? P
A
N
SI x R
O
CI
AL
Conclusión 3.21 El 2 de enero de 2018 se autorizó, mediante oficio IM-002-2018, transferencia de fondos a una cuenta personal a
nombre de la señora Diana Morales Muñoz, (Tesorera Municipal), cuenta N° 200-01-000-558683-6 del BNCR por
la suma de ¢1.474.345.21.
Acta Ext. Ordinaria 268-2019
21 de octubre del 2019
¿Se acoge? PA
RC
SI x NO
IA
L
Ingresa el señor Intendente Municipal, al ser las 5:15 p.m
Comentarios,
Sra. Ana Patricia Brenes indica que tiene una duda ya que se contradice.
Indican que lo elevan a la CGR, en el caso del señor Intendente Municipal es
topógrafo, él no puede ejercer, con base a la Vice Intendente si es profesional
pero no sé si dedica al puesto.
Sr Intendente Municipal se disculpa por que andaba en visitas en el Balso,
primeramente lo que se hico fue con asesoría de la Unión Nacional Locales,
existía un manual con una persona que era la que mandaba todo. Lo que se
hizo con recomendación de la UNGL. Sabemos que es importante pero no
podemos meter una plaza de recursos humanos y una para el abogado. Yo le
indique que no se puede pasar a un 40%. Antes era doña Xiomara que lo
tenía todo pero con recomendación de la UNGL, se desligo, lo mismo que nos
dejó la administración pasada, como fue la contratación de un bibliotecólogo,
somos un concejo muy pobre, también vimos lo de la morosidad y trabajamos
en eso, estamos trabajando en eso, cada uno tiene su función, y me devuelvo
a la palabras de don Talo aquí hay mucho personal, en comisión de
emergencia, ZMT, Residuos sólidos, tenemos una población muy pobre que no
se puede pagar, de ahí tenemos que hacer malabares, estamos actualizando
tarifas, actualizando datos, que todos paguemos impuesto, ahorita con
exoneraciones con unos treinta y sesión millones. El mismo gobierno está
bajando las tarifas para poder recaudar fondos, con eso de contratación de
cobros, existen personas que deben mucho, se debe de pasar un cobro
municipal, todo ese trabajo se ha tenido que hacer y hacer los pagos a
tiempos, devolviendo las palabras de don Talo, personal hace falta, hay
palabras que no comparto con base al auditor. Con base a la contratación
de abogado para nosotros es más barato que tenerlo fijo, el pago de
dedicación nos tenemos que basar con la resolución de la Procuraduría, para
los que nos visitan no es algo que nos sorprende, nosotros pedimos a la
auditoria y no nos la dieron, pedimos a la CGR el aval para contratar un auditor
a medio tiempo, pero no se puede, si nos vamos para atrás uno dice como
se piensa, y estos años atrás, que bueno que vino la auditoria, pensábamos
que lo estábamos haciendo bien, debemos de debatirles y acoger las
recomendaciones, en buena hora que llego la auditoria.
Sr Neftalí Brenes, hay un tema delicado, como es el caso de la intendencia y
de Jorge, que deben devolver recursos, aunque ahí dice que están
consultando, es un tema delicado, les recomiendo acoger las recomendaciones,
a donde hay que consultar, hay un ente jurídico , ellos se les puede pagar o no
pagar.
CAPITULO IV ACUERDO.
Inciso a.
ACUERDO n°1. El Concejo Municipal de Distrito de Lepanto, ACUERDA con
cuatro votos, acoger la recomendación de la auditoria de Puntarenas. Elevar a
Acta Ext. Ordinaria 268-2019
21 de octubre del 2019
la Intendencia Municipal para que realice las enmiendas indicadas. Contestar en
el tiempo establecido. Se detallan a continuación:
AL CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE LEPANTO
4.1 Apoyar, en la medida y forma que le corresponde a ese órgano colegiado, las
iniciativas o planes de acción que proponga el Intendente para el efectivo y
oportuno cumplimiento de las recomendaciones giradas por la Dirección de
Auditoría Interna, que permitan la fluidez y efectividad en la implementación de las
acciones propuestas, para fortalecer la organización y la gestión del recurso
humano de ese Concejo de Distrito.
4.2 Realizar un estudio profundo sobre la legalidad del pago de prohibición
realizada a los puestos de Intendente y Vice intendente, según lo desarrollado en
el punto 2.5.2 de este informe.
4.3 En caso de determinarse que el pago de prohibición de esos puestos se ha
realizado de manera irregular y, por la ineludible obligación que la ley dispone, se
deberá proceder a:
c) Buscar los mecanismos y procedimientos legales, según sea el caso, así
como las acciones administrativas o judiciales adecuadas, pertinentes y
céleres, para la recuperación de la Hacienda Pública.
d) Valorar las posibles responsabilidades de los funcionarios involucrados en
dicho pago erróneo, de conformidad con las normas y principios regulados
en la Ley General de la Administración Pública, Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, Ley Contra la Corrupción y
Enriquecimiento Ilícito y, Ley de la Administración Financiera de la
República y Presupuestos Públicos; sin perder de vista, como elemento
fundamental que, antes de iniciar con cualquier gestión de índole cobratorio
a funcionarios de la administración, debe analizarse, identificarse, valorarse
y definirse, de la manera correcta, si el pago indebido se fundamentó o no
de manera formal, es decir, si se fundamentó en un acto administrativo
declaratorio de derechos y, proceder conforme a la normativa aplicable.
4.4 Realizar una valoración funcional y legal, para determinar si el Concejo
Municipal lo que requiere contratar son los servicios de un profesional en derecho,
para la atención de necesidades ordinarias y permanentes de la Administración,
cuyas condiciones precisan de una relación de jerarquía y de dependencia,
resolviéndose como en derecho corresponda, para evitar el cubrir una relación de
empleo público; lo anterior, tomando en cuenta que dentro
del Manual de Puestos existe una plaza de abogado.
4.5 Instruir al Intendente para que se apliquen de inmediato las recomendaciones
contenidas en este informe.
4.6 Velar porque las recomendaciones sean acatadas por parte de la
Administración.
AL INTENDENTE
4.7 Adecuar, a la brevedad posible, la estructura organizativa del CMDL, con base
en un estudio profesional, integral y debidamente documentado, para crear la
unidad o dependencia de recursos humanos, que se encargue de planificar,
dirigir, coordinar, ejecutar y controlar el sistema administrativo de recursos
humanos de ese Concejo y, de emitir y velar por el cumplimiento y aplicación de
las normas, políticas y disposiciones en materia de personal, tal como la
Acta Ext. Ordinaria 268-2019 21 de octubre del 2019 administración de sueldos y salarios, reclutamiento y selección, capacitación y adiestramiento, relaciones laborales, clasificación y evaluación; todo lo anterior, con el fin de ejercer una verdadera dirección y control de las actividades realizadas por el recurso humano. 4.8 Establecer los parámetros necesarios para que el MDP contenga, entre otros aspectos, las funciones de cada unidad, las relaciones jerárquicas entre puestos, los canales de comunicación, coordinación e información formal que se utilizarán en la organización y, los procesos organizacionales, de conformidad con la normativa legal, técnica y administrativa aplicable para cada una de las unidades administrativas. 4.9 Este instrumento administrativo, una vez ajustado y puesto en práctica, debe ser revisado periódicamente por el personal competente, a efectos de mantenerlo actualizado acorde con el desarrollo organizacional del municipio; de manera que permita a la organización disponer de una guía para realizar las modificaciones a la estructura organizativa y actualizar las descripciones de puestos cuando corresponda. 4.10 Mantener ordenados en forma cronológica y, debidamente foliados, los expedientes de personal que contengan, para cada funcionario, la documentación necesaria para comprobar el cumplimiento de todos los requisitos establecidos en los perfiles de los puestos. 4.11 Realizar un estudio profundo sobre la legalidad del pago de prohibición, realizada en el período 2018, al funcionario que ocupaba la plaza “Coordinador de Ordenamiento Territorial”. Además, con base en lo determinado, ajustar el porcentaje pagado por concepto de prohibición al “Coordinador de Servicios Ciudadanos y Tributarios”, según lo desarrollado en el punto 2.5.1 de este informe. 4.12 En caso de determinarse que los pagos de prohibición a los funcionarios que han estado nombrados en esas plazas se han realizado de manera irregular y, por la ineludible obligación que la ley dispone, se deberá proceder a: a) Buscar los mecanismos y procedimientos legales, según sea el caso, para realizar las acciones administrativas o judiciales adecuadas, pertinentes y céleres para la recuperación de la Hacienda Pública. b) Valorar las posibles responsabilidades de los funcionarios involucrados en dicho pago erróneo, de conformidad con las normas y principios regulados en la Ley General de la Administración Pública, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito y Ley de la Administración Financiera de la República y presupuestos Públicos; sin perder de vista, como elemento fundamental que, antes de iniciar con cualquier gestión de índole cobratorio a funcionarios de la administración, debe analizarse, identificarse, valorarse y definirse, de la manera correcta, si el pago indebido se fundamentó o no de manera formal, es decir, si se fundamentó en un acto administrativo declaratorio de derechos y, proceder conforme a la normativa aplicable. 4.13 Realizar valoración para determinar, realmente, la necesidad imperiosa de la institución para contratar los servicios de un profesional que realice la gestión de cobro administrativo o, si ésta es una actividad propia de la actividad ordinaria y permanente de la Administración; entendiéndose que la contratación de servicios profesionales se plantea para la atención de necesidades específicas, delimitadas
Acta Ext. Ordinaria 268-2019
21 de octubre del 2019
desde el inicio del convenio, con plazo u obra determinados, sin que exista
subordinación laboral.
4.14 Valorar y resolver la legalidad de que la Gestora de Cobro contratada, preste
los servicios en una oficina dentro del edificio municipal, utilizando activos
municipales (electricidad, papel, entre otros).
Informar a la Auditoría Interna, en un plazo de 10 días hábiles, mediante
cronograma de actividades, la forma en que se atenderán estas recomendaciones.
Tal cronograma debe contener la actividad, el responsable y fecha propuesta de
ejecución. Notificar a la Intendencia Municipal al señor Jose Francisco
Rodríguez Johnson para que conteste antes del tiempo estipulado por la
Auditora de la Municipalidad de Puntarenas. Visto el acuerdo en todas sus
partes este es DEFINITVIAMENTE APROBADO UNANIME. Se aplica el artículo
44 del código municipal dispensándolo de comisión, el artículo 45 del código
municipal, este es APROBADO UNANIME.Votan los señores y señoras Neftalí
Brenes Castro, Sindico Propietario, Hellen Gómez Agüero cc Helen Agüero
Montes, Argentina del Roció Gutiérrez Toruño asumiendo la propiedad en
ausencia del señor Gerardo Obando Rodríguez y Ana Patricia Brenes Solórzano,
Concejales Municipales.
Inciso b.
ACUERDO n°2. El Concejo Municipal de Distrito de Lepanto, ACUERDA con
cuatro votos, indicarle a la Lic. Gioconda Oviedo Chavarría, Auditora Interna, que
se recibe el documento denominado Informe parcial, realizado por la Auditoria
de la Municipalidad de Puntarenas y se analiza en sesión Extraordinaria el dia
lunes 21 de octubre del 2019, consta en el acta Extraordinaria nº 268-2019.
ACUERDO APROBADO UNANIME. Votan los señores y
señoras Neftalí Brenes Castro, Sindico Propietario, Hellen Gómez Agüero cc
Helen Agüero Montes, Argentina del Roció Gutiérrez Toruño asumiendo la
propiedad en ausencia del señor Gerardo Obando Rodríguez y Ana Patricia
Brenes Solórzano, Concejales Municipales.
CAPITULO V Cierre de Sesión.
Al no haber más asuntos que tratar se cierra la sesión al ser las 6.00 p.m de
ese día.
____________________ SELLO _____________________
PRESIDENTE SECRETARIA