Ordinaria 99 · 2018-03-26
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Las actas se corrigen y aprueban en la sesión siguiente; verifique que esta sea la versión aprobada antes de citarla. Forma citable: sesión ordinaria N.º 99 del 2018-03-26 + número de acuerdo.
1 ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA Nº 99
2
3 Acta de la Sesión Ordinaria número 99-2018, celebrada por el Concejo Municipal
4 de Jiménez en la Sala de Sesiones de este ayuntamiento, el día veintiséis de
5 marzo del año dos mil dieciocho, a las dieciocho horas; con la asistencia de
6 los señores (as) regidores (as) y síndicos (as), propietarios (as) y suplentes
7 siguientes:
8
9 REGIDORES PROPIETARIOS: José Luis Sandoval Matamoros- Presidente
10 Municipal, Isidro Sánchez Quirós- Vicepresidente Municipal, Efrén Núñez
11 Nájera, Gemma Bogantes Bolaños y Xinia Méndez Paniagua- En propiedad
12 supliendo a José Mauricio Rodríguez Cascante.
13
14 REGIDORES SUPLENTES: Rosario Leandro Ortiz, Armando Sandoval Sandoval
15 y Francisco Coto Vargas.
16
17 SÍNDICAS SUPLENTES: Mauren Rojas Mejía- Distrito Juan Viñas y Ana Yancy
18 Quesada Zamora- Distrito Pejibaye.
19
20 AUSENTES: José Mauricio Rodríguez Cascante- Regidor propietario, José
21 Jesús Camacho Ureña- Regidor suplente, Randall Morales Rojas- Síndico
22 propietario distrito I, Cristian Campos Sandoval- Síndico propietario distrito III,
23 Alexis Estrada Martínez- Síndico propietario distrito II, y Johanna Irola Sánchez-
24 Síndica suplente distrito II.
25
26 ARTÍCULO I. Apertura de la sesión
27
28 El Presidente, José Luis Sandoval Matamoros, da las buenas tardes a los y las
29 presentes; luego da lectura del Orden del Día programado para la sesión de hoy,
30 el cual se aprobó en forma unánime.
31
32 ARTÍCULO II. Comprobación de quórum
33
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Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 Se comprueba el quórum por parte de la Presidencia Municipal, se determina que
2 el mismo está completo, al contarse con los Regidores Propietarios respectivos
3 (para este día 5 de 5).
4
5 - El señor Randall Morales Rojas, Síndico propietario del distrito de Juan
6 Viñas, justifica su ausencia a ésta sesión, por motivos laborales.
7
8 ARTÍCULO III. Audiencias
9
10 No hubo.
11
12 ARTÍCULO IV. Discusión y Aprobación del Acta Ordinaria Nº 98
13
14 ACUERDO 1º
15 No existiendo objeciones ni correcciones, el Concejo Municipal de Jiménez,
16 somete a votación el Acta de la Sesión Ordinaria Nº 98 y la aprueba y ratifica en
17 todos sus extremos por medio de los votos afirmativos de los regidores
18 propietarios José Luis Sandoval Matamoros, Isidro Sánchez Quirós, Efrén Núñez
19 Nájera, Gemma Bogantes Bolaños y José Mauricio Rodríguez Cascante.
20
21 ARTÍCULO V. Lectura, análisis y trámite de la Correspondencia
22
23 1- Oficio Nº 0423-2018-D40-UA fechado 20 de marzo, enviado por el
24 Intendente Francisco Mata Fallas, Jefe de la Delegación Policial de Jiménez.
25 Les manifiesta lo siguiente “…solicita con el respeto un espacio para el Lunes 26
26 en la sesión que realizan en la Municipalidad de Juan Viñas a las 18:00 horas, ya
27 que es de nuestro interés, realizar una presentación y ver la posibilidad de
28 conformar la Comisión Cantonal de Seguridad Comunitaria.”
29
30 ACUERDO 1º
31 Este Concejo acuerda por Unanimidad; enviar nota al Intendente Francisco Mata
32 Fallas, Jefe de la Delegación Policial de Jiménez, como respuesta a su oficio Nº
33 0423-2018-D40-UA fechado 20 de marzo; indicándole que se le concede
34 audiencia para el día lunes 09 de abril a las 6 de la tarde, en la Sala de Sesiones
35 Municipales.
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Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 2- Copia de oficio Nº 0425-2018-D40-UA fechado 20 de marzo, enviado por el
2 Intendente Francisco Mata Fallas, Jefe de la Delegación Policial de Jiménez,
3 a la señorita Lissette Fernández Quirós, Alcaldesa Municipal.
4 Les manifiesta lo siguiente “…Con la finalidad de continuar el proceso de
5 suscripción del Convenio Marco de Cooperación para el fortalecimiento de la
6 seguridad ciudadana, entre el Ministerio de Seguridad Pública y la Municipalidad
7 de Jiménez, se procede a solicitar la siguiente documentación, requerida por la
8 Subdirección General de la Fuerza Pública…” Se toma nota.
9
10 3- Oficio Nº AIMJ 2018-024 fechado 20 de marzo, enviado por la licenciada
11 Sandra Mora Muñoz, Auditora Interna.
12 Les manifiesta lo siguiente “…Se da respuesta al oficio SC-806-2018, de la
13 transcripción del acuerdo 1° del Artículo VI, de la Sesión Ordinaria N° 95 celebrada
14 el día 26 de febrero del año en curso:
15 1. Manual de Normas Generales de Auditoria para el Sector Público, R-
16 DC-064-2014. Algunos de los aspectos del Manual de Normas son los
17 siguiente:
18 “Tipos de auditoría según sus objetivos
19 La auditoría financiera se enfoca en determinar si la información financiera de
20 una entidad se presenta en conformidad con el marco de referencia de emisión
21 de información financiera y regulatorio aplicable.
22 La auditoría de carácter especial , se enfoca en determinar si un asunto en
23 particular cumple con las regulaciones o mandatos identificados como criterios,
24 contenidos en leyes, reglamentos u otras normativas que las regulan, tales
25 como resoluciones, u otros criterios considerados como apropiados por el
26 auditor.
27 La auditoría operativa Evalúa la eficacia, eficiencia y economía (o al menos
28 uno de estos aspectos) con que la entidad, programa, proyecto, unidad,
29 proceso o actividad del sujeto fiscalizado, utiliza los recursos públicos, para el
30 desempeño de sus cometidos;
31 Independencia y objetividad
32 El personal que ejecuta el proceso de auditoría en el sector público debe
33 mantener un criterio independiente en el desarrollo de su trabajo, y actuar de
34 manera objetiva, profesional e imparcial.
35 Naturaleza confidencial y discreción sobre el trabajo
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Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 Durante la ejecución de la auditoría los papeles de trabajo son de acceso
2 restringido, por lo que el personal que participa en el proceso de auditoría en el
3 sector público debe mantener reserva y la discreción debidas respecto de la
4 información obtenida durante el proceso de auditoría, y no deberá revelarla a
5 terceros, salvo para los efectos de cumplir con requerimientos de las instancias
6 públicas autorizadas legalmente.
7 Comunicación de resultados
8 La comunicación del auditor con la Administración se debe realizar, según su
9 juicio profesional, al considerar la relevancia de los resultados obtenidos, en
10 forma paralela a la actividad de examen, mediante informes parciales y un
11 informe final, o bien, por medio de un solo informe final una vez concluida esa
12 actividad.
13 Seguimiento
14 Cada organización de auditoría del sector público debe establecer e
15 implementar los mecanismos necesarios para verificar oportunamente el
16 cumplimiento efectivo de las disposiciones o recomendaciones emitidas.
17 La Administración es responsable tanto de la acción correctiva como de
18 implementar y dar seguimiento a las disposiciones y recomendaciones de
19 manera oportuna y efectiva, por lo que deberá establecer políticas,
20 procedimientos y sistemas para comprobar las acciones llevadas a cabo para
21 asegurar el correcto y oportuno cumplimiento. Las auditorías internas deberán
22 verificar el cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que otras
23 organizaciones de auditoría hayan dirigido a la entidad u órgano de su
24 competencia institucional.
25 Evidencia de auditoría
26 El Auditor debe seleccionar, con base en su juicio profesional, las técnicas de
27 recopilación de información que sean válidas y fiables para obtener la
28 evidencia.
29 Documentación de la auditoría
30 Las auditorías se deben documentar por medio de papeles de trabajo, los que
31 deberán contener información que respalden los hallazgos contenidos en el
32 informe.
33 Algunas definiciones
34 Informe de auditoría
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Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 Documento escrito mediante el cual la organización de auditoría comunica
2 formalmente a la Administración sujeta a examen, los resultados de la auditoría
3 efectuada, incluyendo las respectivas conclusiones y disposiciones o
4 recomendaciones.
5 Recomendación
6 Acciones correctivas que se emiten y que son sugerencias dirigidas a la
7 Administración para subsanar las debilidades determinadas durante la
8 auditoría.
9 Representación errónea
10 Equivocación en la información que se originaría de errores o de fraudes.
11 Riesgo de auditoría
12 Posibilidad de que el auditor emita una opinión de auditoría inapropiada cuando
13 los estados financieros están expresados en una forma sustancialmente
14 errónea. Representa también la posibilidad de que el auditor emita una opinión
15 inapropiada sobre los resultados del examen efectuado, con base en la
16 obtención inadecuada de evidencia o en un diseño ineficaz de los
17 procedimientos de auditoría necesarios para recopilar la información que
18 permita sustentar tal opinión, por lo que se arriba a conclusiones erróneas o
19 poco asertivas. El riesgo de auditoría tiene tres componentes: riesgo
20 inherente, riesgo de control y riesgo de detección. (el resaltado no es del
21 original)”
22 El Manual de Normas Generales de Auditoria para el Sector Público, R-DC-064-
23 2014. Es una guía para los trabajos que realizan las auditorías internas. La
24 fiscalización de los trabajos que realiza la Auditoria es potestad de la Contraloría
25 General de la República, según el siguiente artículo de La Ley Orgánica de la
26 Contraloría: “Artículo 26.—Potestad sobre auditorías internas. La Contraloría
27 General de la República fiscalizará que la auditoría interna de los entes y órganos
28 sujetos a su competencia institucional, cumpla adecuadamente las funciones que
29 le señala el ordenamiento jurídico que la regula; coordinará, como mínimo, una
30 actividad anual para fortalecer su gestión. …”
31 2. De acuerdo al El Manual de Normas Generales de Auditoria para el Sector
32 Público, R-DC-064-2014. Se indica que el proceso de auditoría existen
33 riesgos que van asociados en el proceso de los informes de auditoría.
34 A continuación se presentan algunos ejemplos donde se corrigieron decisiones
35 en las actas, o falto incluir información.
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Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 En el acta N° 86 se hicieron cambios se hacen cambios en el acta N° 85
2 (Posiblemente fue por un error que cometieron a la hora de presentar la
3 modificación presupuestaria)
4 “Este Concejo acuerda por Unanimidad; y a solicitud de la señorita Alcaldesa
5 Municipal, hacerle algunos cambios a la Modificación Presupuestaria Nº 09-
6 2017, aprobada mediante acuerdo 6º del Artículo V, de la Sesión Ordinaria Nº
7 85, para que se lea correctamente como sigue:”
8 En el acta N° 81 se hicieron cambios en el acta N° 80
9 (Posiblemente fue un cambio de opinión de la señora Xinia Méndez o no se
10 registró correctamente su posición el acta N° 80)
11 “ARTÍCULO IV. Discusión y Aprobación del Acta Ordinaria Nº 80
12 La señora Regidora suplente Xinia Méndez Paniagua, solicita que conste en
13 acta que con relación al acuerdo 4º inciso A del Artículo V, mantiene su
14 posición de que la niveladora debe repararse y se encuentra a favor de ello,
15 porque no existe estudio técnico que diga lo contrario.
16 ACUERDO 1º. Este Concejo acuerda por Unanimidad; revocar el acuerdo 1º
17 del Artículo XI de la 24 Sesión Ordinaria Nº 80 del 06 de noviembre del año en
18 curso.”
19 En el acta N°65, cuando el señor regidor Efrén Núñez pregunto a la
20 auditoría sobre las llegadas tardías, la secretaria del Concejo Municipal
21 omitió trascribir en actas que la auditoria explico que siempre comunica
22 a la Alcaldía cuando por alguna razón va a llegar tarde.
23 Para el acta N° 65 no hay grabación. La Municipalidad cuenta con un equipo
24 de sonido y grabación que fue adquirido en noviembre del 2011, por un monto
25 de ¢1.361.000.00. Según tengo entendido el equipo de grabación se
26 encuentra dañado. Un equipo tan relativamente nuevo y por un monto de más
27 de un millón, sería recomendable su arreglo.
28 En el Manual de Normas Generales de Auditoria para el Sector Público, R-
29 DC-064-2014, se indica que la auditoria puede verse afectada por algunos
30 riesgos, el Informe IA-2017-003, se dio este caso al transcribir el OFICIO: 386-
31 2017DGVM.
32 3. En el Manual de Normas Generales de Auditoria para el Sector Público, R-
33 DC-064-2014, se establece lo siguiente con respecto a la conferencia final.
34 Conferencia final.
35 “Conferencia final
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Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 Presentación que realiza el auditor ante la Administración, con el propósito de
2 exponer los resultados de la auditoría realizada, así como las disposiciones o
3 recomendaciones que deberán implementarse. Esto, con el fin de que, antes de
4 emitir el informe final definitivo, los funcionarios de la entidad auditada, efectúen
5 las observaciones que consideren pertinentes”
6 De acuerdo a la documentación brindada por la Contraloría para realizar la
7 conferencia final, se presentan las actas como respaldo de la conferencia final que
8 se realizó con el órgano auditado.
9
10
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Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 4. Se solicita una guía detallada de procedimientos o pruebas que se realizó
2 a. Procedimientos:
Formulario No. 02 Municipalidad de Jiménez
Auditoría Interna.
Fecha: 22 setiembre,2017 Programa de Auditoría.
Gestión Vial Municipal
1. INTRODUCCIÓN.
1.1. Origen del Estudio (Según sea un Estudio del Plan de Trabajo o un
Estudio solicitado por el Concejo Municipal o la Contraloría General de la
República).
a) Este Informe de Auditoría se realizará en atención al Plan Anual de Auditoría
de esta Municipalidad para el año 2017 y así como del Artículo 22 y 39 de la
Ley General de Control Interno No. 8292.
b) Este Informe de Auditoría se realizará en acatamiento del Acuerdo tomado
por el Concejo Municipal de la Municipalidad de Jiménez, en la Sesión
Ordinaria No. 27/20016, Acuerdo No.8, del día 31 de octubre del 2016.
Es preciso recordar que el jerarca y los titulares subordinados deben considerar
en todos sus extremos lo estipulado en los artículos 36, 37 y 38 de la Ley
General de Control Interno No.8292, en lo que se refiere a sus deberes en el
trámite de informes de auditoría, y en especial de los plazos que deben
observarse para la implantación de las recomendaciones.
Por su parte, se cursa advertencia sobre lo indicado en el artículo 39 de la
citada Ley, que establece lo siguiente: “El jerarca y los titulares subordinados
incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si
incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio
de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de
servicios”.
1.2. Objetivos del Estudio (según la naturaleza del estudio).
1.2.1. Objetivo General.
Consiste en evaluar la razonabilidad de la actividad, proceso, procedimiento o
cualquier aspecto objeto de estudio y la confiabilidad, validez y suficiencia del
sistema de control interno.
1.2.2. Objetivos Específicos.
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Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
a) Verificar obras realizadas, de acuerdo a contrataciones realizadas.
b) Verificar los controles utilizados en Gestión Vial Municipal con relación a la
maquinaria, expedientes de caminos, controles con recursos municipales y
fondos exteriores como Comisión Nacional de emergencias.
c) Control de expedientes en lo relacionado a la documentación.
1.3. Procedimientos Generales de Apoyo a los Objetivos del Estudio.
Los procedimientos generales que se realizarán para apoyar el cumplimiento de
los objetivos del Estudio son las siguientes:
a) Investigación documental, basada en la localización, selección y estudio de
la Documentación que pueda aportar elementos de juicio a la auditoría. Las
fuentes documentales básicas a utilizar son:
b) Observación de los proyectos relazados por el Departamento de Gestión Vial
Municipal.
c) Indagar en los contratos para realizar las obras.
d) Inspecciones archivos y documentos del personal de Gestión Vial
e) Indagar con el encargado de Control Interno sobre medidas tomadas en el
departamento de Gestión Vial.
f) indagar con el Concejo Municipal si se han tomado directrices o acuerdos
sobre los controles que se deben de tener en el departamento de Gestión Vial.
1.4. Aspectos y Alcances del Estudio.
El tiempo de realización del Informe será de 4 semanas, el cual será
susceptible de variación, dependiendo de las características mismas de la
Auditoría y de circunstancias imprevistas.
El Estudio abarcará el ejercicio económico 2016 y parte 2017de la
Municipalidad objeto de estudio son las actividades realizadas por el
Departamento de Gestión Vial y los controles utilizados por ellos.
El estudio se realizará de acuerdo con la normativa jurídica aplicable según las
circunstancias, con la normativa técnica que rige la materia y las directrices
emitidas por la Contraloría General de la República, en el Manual de Normas
Generales para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.
1.5. Supervisión del Trabajo de Auditoría.
Documento hecho por: Sandra Mora
Documento revisado por: Sandra Mora
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Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
Auditor Interno
Formulario No. 2 Municipalidad de Jiménez
Auditoría Interna.
Fecha: 21 de noviembre de Programa de Auditoría.
2017 Obras Comunales
1. INTRODUCCIÓN.
1.1. Origen del Estudio de acuerdo al Estudio del Plan para el año 2017
a) Este Informe de Auditoría se realizará en atención al Plan Anual de Auditoría
de esta Municipalidad para el año 2017 y en cumplimiento de lo que establece el
Artículo 50 del Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna
de la Municipalidad de Jiménez, así como del Artículo 22 y 39 de la Ley General
de Control Interno No. 8292.
b) Este Informe de Auditoría se realizará en acatamiento del Acuerdo tomado por
el Concejo Municipal de la Municipalidad de Jiménez, en la Sesión Ordinaria No.
27/2016, Artículo No. 7, inciso C, del día 31 de Octubre del 2016.
Es preciso recordar que el jerarca y los titulares subordinados deben considerar
en todos sus extremos lo estipulado en los artículos 36, 37 y 38 de la Ley General
de Control Interno No. 8292, en lo que se refiere a sus deberes en el trámite de
informes de auditoría, y en especial de los plazos que deben observarse para la
implantación de las recomendaciones. Por su parte, se cursa advertencia sobre lo
indicado en el artículo 39 de la citada Ley, que establece lo siguiente: “El jerarca y
los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil,
cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en
esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la
respectiva relación de servicios”.
1.2. Objetivos del Estudio
1.2.1. Objetivo General.
Evaluar la razonabilidad de las obras realizadas con presupuesto municipal. El
objeto de estudio y la confiabilidad, validez y suficiencia del sistema de control
interno.
1.2.2. Objetivos Específicos.
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
Verificar las obras en cuanto a contratos y construcción.
Procedimientos de Contratación.
1.3. Procedimientos Generales de Apoyo a los Objetivos del Estudio.
Los procedimientos generales que se realizarán para apoyar el cumplimiento de
los objetivos del Estudio son las siguientes:
a) Proceso de contrataciones
b) Contratos de las obras
c) Verificar las obras realizadas
1.4. Aspectos y Alcances del Estudio.
El tiempo de realización del Informe será de tres meses, el cual será susceptible
de variación, dependiendo de las características mismas de la Auditoría y de
circunstancias imprevistas.
El Estudio abarcará el ejercicio económico 2016 y parte de la Municipalidad
objeto de estudio El estudio se realizará de acuerdo con la normativa jurídica
aplicable según las circunstancias, con la normativa técnica que rige la materia y
las directrices emitidas por la Contraloría General de la República, en el Manual
de Normas Generales para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector
Público.
1.5. Supervisión del Trabajo de Auditoría.
Documento hecho por: Sandra Mora Muñoz
Documento revisado por: Sandra Mora Muñoz
Auditor Interno
1
2
3 b. Inicio de auditoría.
4
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Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1
2
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Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1
2
3
4 c. Expediente de personal
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Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
MUNICIPALIDAD DE JIMENEZ
AUDITORIA INTERNA
INFORME: AI-2017-03
Fecha
FUNCIONARIO CEDULA Ingreso UBICACIÓN PUESTO Titulo Colegio Licencia Solicitudes
Director Licenciatur
Departame a en
Molina Vargas 16/03/20 Profesional nto Gestion Arquitectur B1 Venc.
Luis Enrique 1-1085-209 09 Municipal 2 Vial a A-18897 16/09/2019
Bachiller Solicitar titulo de
en bachiller
Fernández Fallas 01/06/20 Profesional Promotora Educación universitario en
Paula 3-380-912 10 Municipal 1 Social media antropologia
Lic.
Ingenieria 05/01/2017
Civil B1 solicito cambio
Mora Cordero 23/11/20 Técnico Asistente 12/11/201 IC- Vencimiento tecnico 2B a
Andrei 3-452-543 15 Municipal 2B Técnico 6 29796 25/11/2019 Profesional 2
Bachiller
Asistente Auxiliar en
Acuña Mazza 25/05/20 administrativo Administrati Educación
Sara 3-385-256 12 Municipal 1 va media
D3 Solicitar
Portuguéz León 21/09/20 Operario Chofer Vencimiento actualizar la
Leonardo 3-433-627 09 Municipal 2B Niveladora 26/08/2014 licencia
D3
Díaz Martínez 21/09/20 Operario Chofer Primaria Vencimiento
Gerardo 3-296-212 09 Municipal 2B Back Hoe Incompleta 14/03/2012
Solicitar
Acuña Mazza 03/04/20 Operario Chofer B4 venc. actualizar la
Willy 3-222-343 09 Municipal 2B Vagoneta Primaria 13/08/2013 licencia
B4
Salas Mata 23/07/20 Operario Chofer vencimiento
Alonso 3-364-144 14 Municipal 2B Vagoneta 16/09/2020
B4 venc. Solicitar
18/12/2013 actualizar las
Esquivel Cedeña 01/01/19 Operario A3 Venc. licencias, falta
Freddy 9-097-092 96 Municipal 2A 18/12/2013 curriculum
1
2
3 d. Expedientes de Gestión Vial
MUNICIPALIDAD DE JIMENEZ
AUDITORIA INTERNA
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
HALLAZGOS SOBRE ESTUDIOS DE GESTION VIAL
2017
FECHA CONTRATO LUGAR DESCRIPCION MONTO TOTAL
Plaza Vieja- MO colocacion de los Tablones que sirven
03/03/2016 09-2016 Pejibaye como huellas de puente 1.125.000
Plaza Vieja- MO reparación estructura secuendaria del
13/03/2016 13-2016 Pejibaye puente 3.412.088
compra, acarreo y colocación de Mezcla y
Los Alpes-Juan Emulsión Asfáltica en caliente, código 03-
02/05/2016 22-2016 Viñas 04-104 28.715.804
compra, acarreo y colocación de Mezcla y
Calles Urbanas- Emulsión Asfáltica en caliente, código 03-
12/07/2016 38-2016 Pejibaye 04-043 12.423.570
Construcción 1200 ML de caños en calle 8,
01/09/2016 50-2016 PEJIBAYE La Ponciana y la Galilea 4.175.000
Construcción 1200 ML de caños en calle 8,
25/0/2016 adenda PEJIBAYE La Ponciana y la Galilea 1.250.000 5.425.000
Las Vueltas- compra, acarreo y colocación de Mezcla y
08/09/2016 51-2016 Tucurrique Emulsión Asfáltica en caliente 8.353.344
MO construcción alcantarillado Pluvial calle
01/09/2016 53-2016 PEJIBAYE Doña Fina 2.008.500
MO construcción alcantarillado Pluvial calle
01/09/2016 adenda PEJIBAYE Doña Fina 2.008.500 4.017.000
Callejón-Juan Compra de base y alquiler de maquinaria,
06/10/2016 56-2016 Viñas codigo 3-04-102 13.391.000
Callejón-Juan Compra de base y alquiler de maquinaria,
15/11/2016 adenda Viñas codigo 3-04-102 5.970.000 19.361.000
San Joaquín- Compra de base y alquiler de maquinaria,
06/10/2016 58-2016 Tucurrique codigo 3-04-039 7.213.000
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
suministros, Acarreo, Colocación y
Callejón-Juan Compactación de mezcla caliente código
67-2016 Viñas 3-04-102 54.936.000
suministros, Acarreo, Colocación y
San Joaquín- Compactación de mezcla caliente, código
02/11/2016 68-2016 Pejibaye 3-04-094 36.284.800
suministros, Acarreo, Colocación y
San Joaquín- Compactación de mezcla caliente, código
06/12/2016 adenda Pejibaye 3-04-094 10.130.368 46.415.168
suministros, Acarreo, Colocación y
San Joaquín- Compactación de mezcla caliente código
02/11/2016 69-2016 Tucurrique 3-04-039 32.912.000
suministros, Acarreo, Colocación y
San Joaquín- Compactación de mezcla caliente código
06/12/2016 adenda Tucurrique 3-04-039 6.256.000 39.168.000
Sabanilla- MO construcción cunetas de concreto en la
02/11/2016 76-2016 Tucurrique plaza de deportes 5.774.278
Construcción paso de alcantarilla camino
03/11/2016 77-2016 Tucurrique Matamoros 5.213.103
Barrio 2 de
28/11/2016 94-2016 Julio-Pejibaye MO Construcción de 100 mts de acera 990.000
La Chancha- suministros, Acarreo, Colocación y
28/11/2016 97-2016 Juan Viñas Compactación de mezcla caliente 5.499.617
Naranjito-Juan MO Construcción Aceras Juan Viñas-
14/12/2016 105-2016 Viñas Buenos Aires y Naranjito-Naranjo 13.180.000
Barrio 2 de
14/12/2016 106-2016 Julio-Pejibaye MO Construcción de 100 mts de acera 800.000
1 e. Hallazgos
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 MUNICIPALIDAD DE JIMENEZ
2 AUDITORIA INTERNA
3 IA-003-2017
HALLAZGO Expedientes de caminos
Observaciones Administración
¿Se acoge? SI NO Parcial
Argumentos Auditoría Interna
Observaciones Adicionales En los expedientes de cada camino se deben de
registrar las intervenciones de cada camino,
registrando en forma detallada la inversión realizada.
HALLAZGO Control de costos de camino
Observaciones Administración
¿Se acoge? SI NO Parcial
Argumentos Auditoría Interna
Observaciones Adicionales Se debe de registrar el monto de inversión en cada
camino así como llevarlo al inventario de camino.
HALLAZGO Control de combustibles
Observaciones Administración
¿Se acoge? SI NO Parcial
Argumentos Auditoría Interna
Observaciones Adicionales Se debe de tener un control cruzado con la
proveeduría en el consumo de combustible. Indicando
la fecha y la hora, el horimetro y kilometraje.
HALLAZGO Control de repuestos
Observaciones Administración
¿Se acoge? SI NO Parcial
Argumentos Auditoría Interna
Observaciones Adicionales Se debe llevar un control de los repuestos que se
cambian a los vehículos, llevar un registro con fecha y
hora, cuando se deshagan de los repuestos usados
se debe levantar una acta de la salida de los mismos.
HALLAZGO Control de Gestión Vial
Observaciones Administración
¿Se acoge? SI NO Parcial
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
Argumentos Auditoría Interna
Observaciones Adicionales Se recomienda que para el año 2018, (SERVI) sea
aplicado en el departamento de Gestión Vial.
HALLAZGO Recomendaciones del Concejo para Gestión Vial
Observaciones Administración
¿Se acoge? SI NO Parcial
Argumentos Auditoría Interna
Observaciones Adicionales Solicitar y verificar los títulos del personal profesional
que labora en Gestión Vial.
HALLAZGO Expedientes de Personal
Observaciones Administración
¿Se acoge? SI NO Parcial
Argumentos Auditoría Interna
Observaciones Adicionales Completar los Expedientes con la información faltante.
1
2 5. Documento de bitácoras
3 De todos los proyectos revisados se realizaron en diferentes fechas, los de obras
4 comunales se realizaron en compañía del Ing. Claudio Quirós.
5 Las obras de Gestión Vial fueron inspeccionadas con el Director de Gestión Vial
6 Arq. Luis Molina y el Ing. Andrey Mora.
7
8 6. Seguimiento de recomendaciones
INFORME ESTADO
No. Fech
Consecutiv Informe Unidad a Imp
o Nombre Respons Venc No. Pro lem
Recomenda Fecha able imien Atendi ces ent
ciones Remi. Recomendaciones to do o ado
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
4.11 Elaborar e implementar,
con fundamento en la
mormativa técnica y jurídica
aplicable, el Manual de
Procedimientos de la
Auditoría Interna, en el cual
se incorporen los elementos
Auditorias definidos en las Normas 30/0
13- carácter Generales de Auditoría para 9/20 XX
01 2015 especial 20/11/2015 el Sector Público, referidos a: 16 X
4.12 Establecer e
implementar un mecanismo
de seguimiento de las 30/0
recomendaciones emitidas 9/20 XX
por la UAI Aud. Int. 16 X
4.1 Seguir la directriz
CNSED-03-2014, con las
indicaciones de tipo de actas
Municipales. Para el próximo
2016- Libro Actas tomo debe estar empastado XX
02 02 CMD 15/06/2016 como indica la directriz. CMDT X
4.2 Redactar la toma de
los acuerdos como se indica
en el Código Municipal en su
artículo 45. A partir del recibo XX
de este informe. CMDT X
4.3 Usar siempre el
mismo tipo de letra Times
New Roman o Ariel de
tamaño 12. Las páginas de
cada folio deben de contener
30 reglones. A partir del XX
recibo de este informe. CMDT X
4.4 Se debe cumplir con
el reglamento de
construcciones. Es
necesario contratar a un
profesional para que realice
la revisión de los planos y
demás documentos
necesarios que se necesitan
para la construcción.
Presupuestarlo para el
próximo presupuesto
ordinario 2017. CMDT XX
4.5 Cada permiso de
construcción debe de
contener un expediente con
todos los requisitos
necesarios. A partir del
recibo del presente informe. CMDT XX
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
4.6 Al no contar con una
Proveeduría, se debe
nombrar un funcionario para
que realice todo lo del
expediente, el expediente de
las contrataciones se debe
de realizar en todas las
contrataciones. Todas las
contrataciones a partir de
enero 2016, deben de contar
con el expediente
debidamente conformado,
desde la decisión inicial, en
forma consecutiva,
numerada, estudio realizado
de las ofertas. Apegadas a la
Ley y Reglamento de
Contratación Administrativa. CMDT XX
4.7 Todas las
disposiciones, normas,
políticas y directrices que
dicte la Contraloría General
de la República son de
carácter obligatorio. El
acuerdo tomado en la Sesión
Ordinaria N°209-2015, que
va en contra de lo ordenado
en el oficio #06235 de la
Contraloría General de la
República, es ilegal. Todas
las directrices y
disposiciones que emite la
Contraloría deben de ser
acatadas. CMDT XX
4.8 En el punto 2.9, no
se indica claramente si se
reglaron, donaron, a alguna
causa, solo se indica que se
dieron dos alcantarillas al
señor Alejo Ramírez Marin,
no indica en que se van a
utilizar. Los señores
regidores que votaron a favor
de dar estas alcantarillas
deben de reintegra las
alcantarillas al Concejo
Municipal de Distrito de
Tucurrique. CMDT XX
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
4.9 Toda obra que se
realice en el Distrito de
Tucurrique, así como en el
resto del Cantón de Jiménez,
debe de especificarse los
trabajos a realizar, donde,
cuando y cuanto es el costo.
Así como la respectiva
contratación. CMDT XX
4.10 De acuerdo a la
Ley General de Control
Interno, el Concejo Municipal
de Distrito de Tucurrique
debe presupuestar una plaza
para Auditor Interno para el AGO
presupuesto 2017, puede ser .
a medio tiempo. CMDT 2016 XX
6
4.13. Emitir y divulgar el Plan
mes
Municipal para la Gestión
es a
Integral de Residuos Sólidos,
partir
Residuos conforme con los objetivos,
de
Solidos criterios y plazos
DFOE- recibi
establecidos en la Ley N.°
DL-IF- do el
8839 y su Reglamento y otra
01- infor XX
normativa conexa.
03 2016 Alcaldia me X
2
mes
4.14. Resolver conforme en
es a
derecho proceda, la
partir
propuesta de Plan Municipal
de
de Gestión Integral de
recibi
Residuos Sólidos que le Concejo
do la
someta a su consideración la Municipal
prop
Administración Municipal, de
uest
conformidad con lo
a de
establecido en la Ley 8839 y
la
demás normativa conexa.
alcal
día.
4.13. Realizar un análisis de
la gestión del servicio de
abastecimiento de agua
potable, a fin de establecer
30/0
un plan de actividades para
Acueducto 7/20
corregir las debilidades y
16
DFOE- limitaciones asociadas a la
DL-IF- gestión de este servicio,
09- según lo comentado en este XX
04 2016 informe. En ese sentido, Alcladía X
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
dicho plan de actividades
deberá considerar la
definición e implementación
de las siguientes actividades:
4.11 Elaborar, aprobar,
divulgar a las instancias
correspondientes e
implementar el Reglamento
de Organización y
Comité de
Funcionamiento del Comité,
Deportes
con fundamento en el
DFOE- ordenamiento jurídico y con
DL-IF- la participación activa de las 29/0
13- unidades administrativas y 6/20
05 2017 funcionarios competentes, 18
4.12 Elaborar y formalizar en
conjunto con la
Municipalidad el convenio
referente a la cesión de las
instalaciones deportivas y
recreativas por parte del
gobierno local, que indique al
menos las obligaciones,
deberes y derechos a los
que está sujeto respecto al 30/0
uso y mantenimiento de las 3/20 XX
instalaciones 18 X
4.13 Elaborar en conjunto
con la Municipalidad la
programación de las
reuniones para conocer y
guiar la gestión efectuada 28/0
por el Comité Cantonal de 2/20 XX
Deportes y Recreación. 18 X
4.14 Elaborar, aprobar,
divulgar a las instancias
correspondientes e
implementar el Reglamento
de Adquisición y Recepción
de Bienes y Servicios, con
fundamento en el
ordenamiento jurídico y con
la participación activa de las 30/0
unidades administrativas y 5/20 XX
funcionarios competentes. 18 X
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
4.1 El Concejo Municipal
debe de implementar un
MANT. mecanismo que le de
2016- NIVELADOR seguimiento a los gastos que Concejo
06 05 A 26/07/2016 le interesa conocer Municipal XX
4,2 La Alcaldía Munciipal
Junto con el Concejo
Municipal debe de formular
un sistema de control por
gasto en forma detallada, de Concejo
aquellos gatos que le Municipal
interesaconocer y Alcaldía XX
4.1 En los expedientes de
cada camino se deben de
2017- anotar se deben de registrar
Gestión Vial
03 las intervenciones de cada
camino, registrando en forma Gestión XX
07 detallada la inversión. Vial X
4.2 Se debe de registrar el
monto de inversión en cada
camino así como llevarlo al Gestión XX
inventario de camino Vial X
4.3 Se debe de tener un
control cruzado con la
proveeduría en el consumo
de combustible, indicando la
fecha, el horimetro y/o Gestión XX
kilometraje. Vial X
4.4 Se debe de llevar un
control de los repuestos que
se cambian a los vehículos,
llevar un registro con fecha y
hora, cuando se deshagan
de los repuestos usados se
debe levantar una acta de la Gestión XX
salida de los mismos. Vial X
4.5 Se recomienda que para
el año 2018, el SERVI sea
aplicado en el departamento Vice- XX
de Gestión Vial. Alclade X
4.6 Cuando se realizan una
intervención a los caminos
por medio de la Comisión
Nacional de Emergencias, u
otra entidad se deben de
incluir en los expedientes de Gestión XX
caminos Vial X
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
4.7 A falta de un
Departamento de Recursos
Humanos, el Director del
Departamento de Gestión
debe de llevar un registro de
las vacaciones y permisos
del personal que tiene a
cargo, a partir del 2018. Esto
con la finalidad de llevar un Gestión XX
control. Vial X
4,8 Completar los
expedientes con la
información faltante, copia de
título de bachiller y
certificado universitario en
antropología a la Sra Paula enro
Fernández Fallas. Alcaldía 2018 XXX
4,9 Copia de licencia
actualizada de Leonardo
Portuguéz León, Gerardo
Díaz Martínez, Willy Acuña
Mazza y Freddy Esquivel ene-
Cedeño. Alcaldía 18 XXX
4.1 Levar un expediente de
cada obra realizada en forma
OBRAS detallada, indicando número
2017-
COMUNALE de contrato y órdenes de
04
S compras, además de los
registros que actualmente ene- XX
08 18/12/2017 lleva. Catastro 18 X
4.2 Seguir con los controles
de cada proyecto que se ene- XX
realizan. Catastro 18 X
4.3 El Concejo Municipal
debe de implementar un
mecanismo que le de
seguimiento y control de las Concejo ene-
inversiones que se realicen. Municipal 18 XXX
4.5. Realizar un análisis de la
gestión del servicio de
recolección de residuos
ordinarios, a fin de
establecer las acciones de
Residuos mejora necesarias para
ene-16
Ordinarios corregir las debilidades y
limitaciones asociadas a la
gestión de este servicio en el
respectivo gobierno local, 31/0
según lo comentado en este 8/20 XX
11 informe. Alcaldía 16 X
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
6
4.13. Emitir y divulgar el Plan mes
Municipal para la Gestión es a
Integral de Residuos Sólidos, partir
conforme con los objetivos, de
criterios y plazos recibi
establecidos en la Ley N.° do el
8839 y su Reglamento y otra infor XX
normativa conexa. Alcaldía me X
2
mes
es
4.14. Resolver conforme en desp
derecho proceda, la ués
propuesta de Plan Municipal de
de Gestión Integral de recibi
Residuos Sólidos que le da la
someta a su consideración la prop
Administración Municipal, de uest
conformidad con lo a de
establecido en la Ley N.° la
8839 y demás normativa Concejo Alcal XX
conexa Municipal día X
1
2 7. Indicar porqué razón los informes se refieren al año 2016 y parte del
3 2017, si en su Plan anual de Auditoría para el año 2017.
4 Las auditorias son posteriores a las actividades que se estudian, es por ello que se
5 da de hecho, que el plan de trabajo para el año 2017 lo que se va a estudiar es del
6 año 2016. Como el informe se realizó a final del año 2017, se aprovechó y se
7 realizaron algunos estudios del 2017. Pero de lo contrario se hubiera realizado
8 para el año 206.
9 “17 de diciembre, 2015 DFOE-DL-1687
10 La auditoría interna es un órgano de naturaleza asesora, y su trabajo por lo
11 general consiste en una labor que se desarrolla con posterioridad a los actos de la
12 administración.”
13 8. Objetivos planeados
14 Los objetivos que se presentaron en el Plan Anual 2017, en el oficio AIMJ-2016-
15 049 del 31 de octubre 2016.
16 Estudios para el año 2017
17 1. UTGVM, el objetivo del estudio es determinar los gastos y sistemas de
18 control utilizados para el control de los mismos.
19 2. Obras comunales, con el objetivo de verificar el cumplimiento del
20 procedimiento administrativo utilizado, su realización según contrataciones.
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 Los objetivos se detallan en el proceso cuando se realiza
2 En el oficio AIMJ-2017-036 se establece lo siguiente:
3 “Verificar algunos trabajos realizados por Gestión Vial y los sistemas de control en
4 dicho departamento.”
5 Objetivos detallados en el Manual de procedimientos.
1.2. Objetivos del Estudio
1.2.1. Objetivo General.
Consiste en evaluar la razonabilidad de la actividad, proceso, procedimiento o
cualquier aspecto objeto de estudio y la confiabilidad, validez y suficiencia del
sistema de control interno.
1.2.2. Objetivos Específicos.
a) Verificar obras realizadas, de acuerdo a contrataciones realizadas.
b) Verificar los controles utilizados en Gestión Vial Municipal con relación a la
maquinaria, expedientes de caminos, controles con recursos municipales y
fondos exteriores como Comisión Nacional de emergencias.
c) Control de expedientes en lo relacionado a la documentación.
6 En el oficio AIMJ-2017-048 se establece lo siguiente:
7 “Con el objetivo de cumplir con el plan de trabajo le solicito su colaboración para la
8 auditoría que va a iniciar.
9 Se solicitara información sobre los procesos de contratación.
10 Se solicitara información sobre los proyectos realizados.”
11 Objetivos detallados en el Manual de procedimientos.
1.2. Objetivos del Estudio (según la naturaleza del estudio).
1.2.1. Objetivo General.
Evaluar la razonabilidad de las obras realizadas con presupuesto municipal. El
objeto de estudio y la confiabilidad, validez y suficiencia del sistema de control
interno.
1.2.2. Objetivos Específicos.
Verificar las obras en cuanto a costo y construcción.
Procedimientos de Contratación.
12 Es criterio que la auditoria que los objetivos planteados en el plan de trabajo no
13 difieren de los presentados en el Plan Anual 2017.
14 1. “UTGVM, el objetivo del estudio es determinar los gastos y sistemas de
15 control utilizados para el control de los mismos.
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 2. Obras comunales, con el objetivo de verificar el cumplimiento del
2 procedimiento administrativo utilizado, su realización según contrataciones.“
3 Como se puede observar los objetivos presentados en el Plan Anual 2017, son
4 para la UTGVM que ahora se llama Gestión Vial, sobre gastos y sistemas de
5 control. Los objetivos se detallan a la hora de realizar el planeamiento del trabajo.
6 Los objetivos de las obras comunales, es el cumplimientos de procedimientos y
7 contrataciones. Los objetivos se detallan a la hora de realizar el planeamiento del
8 trabajo.
9 9. En este punto “indicar porqué razón omitió dentro de los informes de
10 cita, lo puntualizado en su Plan de Auditoria 2017, como sigue:
11 Como se indica son estudios que se encuentran en proceso para el año 2017, por
12 lo que se elabora un oficio y no un informe como si fuera un estudio.
13 Ciudad de Juan Viñas 27 de Junio, 2017.
14 Licenciado
15 Mario Córdoba Madrigal
16 Área de Fiscalización
17 Ministerio de Gobernación y Policía
18 Oficio N°: AIMJ 2017-025
19 Asunto: Seguimiento informe
20 Ministerio Gobernación Policía Df-037-2016
21 Se envió copia al Concejo Municipal
22 Ciudad de Juan Viñas, 10 de Noviembre, 2017.
23 Abogada
24 Jeannette Fernández González
25 Asesoría Jurídica
26 Dirección General Archivo Nacional
27 Presente
28 Oficio N°: AIMJ 2017-045
29 Asunto: Seguimiento
30 Para dar respuesta a su oficio DGAN-DG-AJ-165-2017.
31 Dando seguimiento a la denuncia administrativa oficio JA-428-2012 de fecha 04 de
32 junio 2012. La encargada del archivo en oficio 005-ACMJ-2017, indica lo siguiente:
33 10. La Autoevaluación se presentó al Concejo Municipal y vista en el acta de la
34 Sesión Ordinaria N° 62-2017.
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 “Acta de la Sesión Ordinaria número 62-2017, celebrada por el Concejo Municipal
2 de Jiménez en la Sala de Sesiones de este ayuntamiento, el día tres de julio del
3 año dos mil diecisiete, a las dieciocho horas;7- Oficio Nº AIMJ 2017-024
4 fechado 27 de junio, recibida el 03 de julio, enviada por la licenciada Sandra
5 Mora Muñoz, Auditora Interna.
6 Les manifiesta lo siguiente “…De acuerdo al programa de la Contraloría y al
7 plan de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Jiménez, se presenta el
8 informe sobre la Autoevaluación de Calidad de la Actividad de Auditoría Interna
9 2017. Se adjunta:
10 “…INFORME No AI-2017-02
11 27 DE JUNIO DE 2017
12 MUNICIPALIDAD DE JIMÉNEZ
13 AUDITORIA INTERNA
14 INFORME SOBRE LA AUTOEVALUACIÓN DE CALIDAD DE LA
15 ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA- 2017
16 CONTENIDO
17 CAPÍTULO II. RESULTADOS DE ENCUESTA AL JERARCA
18 Encuesta a los jerarca señores y señoras del Concejo Municipal. Se envió una
19 encuesta a los regidores del Concejo Municipal que se encuentran en propiedad o
20 que desempeñan dicha función. Fueron contestadas las cinco encuestas
21 correspondientes a los regidores propietarios o quien ocupa su cargo. Por lo que si
22 se realiza el informe por porcentajes sería muy sesgado y no daría una opinión
23 clara de la opinión general de los señores regidores. Ya que el 60% de las
24 respuestas están encasilladas a columna de “No sabe / No responde”. Ante las
25 preguntas relacionadas con el tema de Relación de la auditoria con la autoridad
26 superior. En los primeros cuatro ítem del A-1 al A-4. De las contestadas se
27 obtienen un 80% “En Desacuerdo”, el 20% en “No saben/No responden”. Ante las
28 preguntas relacionadas con el item A-5 “la auditoría interna remite a la
29 autoridad superior, al menos anualmente, un informe de labores que
30 contemple: Cumplimiento del plan de trabajo, seguimiento a las acciones de
31 la administración con base en las recomendaciones de la auditoria, y el
32 estado de disposiciones de la CGR”. De las contestadas se obtienen un 33%
33 “Parcialmente de acuerdo”, un 20% “En desacuerdo” y un 47% “No saben/No
34 responden”. Ante las preguntas relacionadas con el item A-6 “la auditoría interna
35 brinda servicios de auditoría a la autoridad superior”. Del total contestadas se
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 obtienen un 40% “Parcialmente de acuerdo”, un 20% “En desacuerdo” y un 40%
2 “No saben/No responden”. Ante las preguntas relacionadas con el item A-7 “la
3 auditoría interna brinda servicios de asesoría a la autoridad superior”. Del
4 total contestadas se obtienen un 40% “Parcialmente de acuerdo”, un 20% “En
5 desacuerdo” y un 40% “No saben/No responden”. Ante las preguntas relacionadas
6 con el item A-8 “la auditoría interna brinda servicios de advertencia a la
7 autoridad superior”. Del total contestadas se obtienen un 40% “Parcialmente de
8 acuerdo”, un 20% “En desacuerdo” y un 40% “No saben/No responden”.
9 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
10 1. Normas Generales de Auditoria para el Sector Público. Las Normas
11 Generales de Auditoria para el Sector Público (NGASP), son las que rigen en los
12 trabajos realizados por la auditoria. Para realizar los trabajos de auditoría, se debe
13 de establecer un plan, donde se indica que se va a realizar, quien lo realiza, que
14 documentos se deben de revisar. Además se deben de establecer los objetivos
15 que se pretenden alcanzar con el trabajo o la investigación que se pretende. Así
16 como el alcance que se debe de realizar.
17 2. Sobre las normas personales. Para realizar las labores de auditoría, se debe
18 de realizar en forma independiente y objetiva, En las Normas Generales de
19 Auditoria para el Sector Público, como en el Reglamento De Organización Y
20 Funcionamiento de la Auditoría Interna de la Municipalidad De Jiménez, que fue
21 aprobado en la sesión ordinaria N° 747 del 15 de octubre del 2007.
22 Artículo 17º—Independencia funcional y de criterio. La actividad de auditoría
23 interna deberá ser ejercida con total independencia funcional y de criterio,
24 respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración activa y en lo
25 conducente se someterá a lo establecido por la Contraloría General.
26 Artículo 18º—Objetividad individual. Es obligación de los funcionarios de la
27 Auditoría Interna mantener una actitud imparcial y neutral y evitar conflictos de
28 intereses, a cuyo propósito deben atenerse a lo dispuesto sobre el particular en:
29 a. Los artículos 32 y 34 de la Ley General de Control Interno.
30 b. El Manual de normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector
31 público.
32 e. El Manual de normas generales de auditoría para el sector público.
33 f. El presente Reglamento.
34 Sobre el programa de aseguramiento de la calidad de la auditoría interna.
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 Los programas de aseguramiento de calidad de la auditoría interna, ayudan a la
2 Auditoría Interna en su actividad para valorar y mejora la gestión institucional, así
3 como proporcional una seguridad razonable de la actividad de la Auditoría Interna
4 Por ser una auditoría unipersonal, solo se realizó una evaluación interna, de la
5 cual se prepara un informe para de los resultados obtenidos junto con un plan de
6 mejoras.
7 Se determina que será analizado por cada miembro del Concejo.
8 11. Capacitaciones
9 Se realizaron dos capacitaciones virtuales,
10 Comunicaciones
11 Ley General de Administración Pública
12 12. Atención a Denuncias
13 “Ley General de Control Interno N°8292
14 Artículo 6º—Confidencialidad de los denunciantes y estudios que originan la
15 apertura de procedimientos administrativos. La Contraloría General de la
16 República, la administración y las auditorías internas, guardarán
17 confidencialidad respecto de la identidad de los ciudadanos que presenten
18 denuncias ante sus oficinas.”
19 13. Apertura, cierre y autorización de libros.
20 Servicio de Autorización de Libros: “Es una obligación asignada de manera
21 específica a la auditoría interna, que consiste en el acto de otorgar la razón de
22 apertura de los libros de contabilidad y de actas que deban llevarse en la
23 institución respectiva. Así también, aquellos otros libros que a criterio de la
24 auditoría interna deban cumplir con este requisito”.
25 Paso No. 2: Mantenimiento de un control general de libros.
26 A. Con respecto al control general de libros, la Auditoría Interna debe mantener
27 un registro donde se inscriban consecutivamente todos los libros que se
28 reciben y legalizan, que especifique al menos:
29 -Número de asiento.
30 -Órgano solicitante.
31 -Tipo de libro.
32 -Fecha de recibo y de entrega.
33 B. En relación con el control individual de libros, la Auditoría Interna debe
34 mantener un registro para el control individual de cada tipo de libro, que se
35 actualizará con las respectivas aperturas y cierres, en el cual se especificará:
_________________________________________________________________________
Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 -Órgano solicitante.
2 -Tipo de libro.
3 -Número de tomo.
4 -Fecha de recibo y de entrega.
5 -Número de asiento.
6 -Fecha del asiento.
7 -Tipo de solicitud.
8 C. Con respecto a los libros legalizados no retirados, los libros que se legalizan
9 y no se retiran deberán conservarse en la Auditoría Interna por espacio de tres
10 meses, transcurrido ese plazo se deberán destruir.
11 D. Cuando se realice la destrucción de libros, deberá levantarse un acta que
12 registre la destrucción de un libro, identificando plenamente sus características
13 y la razón para hacerlo.
14 Paso No. 6: Ejecución del Cierre de Libros.
15 Cuando la Auditoría Interna realice la ejecución del cierre de libros, deberá
16 considerar los siguientes aspectos:
17 1. Para realizar la razón de cierre de libros, la Auditoría Interna deberá disponer de
18 un sello de cierre. Este sello de cierre se estampará preferiblemente en el último
19 folio del tomo. Dicho sello deberá indicar al menos: Número de tomo que finaliza,
20 tipo de libro, órgano que lo utilizó, fecha del cierre y firma de quien hace el cierre.
21 La razón de cierre se hará inmediatamente después de la última anotación en el
22 libro, por lo tanto, carece de validez cualquier anotación posterior.
23 2. A la hora de efectuar la razón de cierre de libros, el funcionario encargado de la
24 Auditoría Interna deberá verificar que no se hayan arrancado hojas o alterado de
25 cualquier manera la encuadernación o foliación de los libros. Cuando una o varias
26 hojas se inutilizan o anulan, deben continuar figurando en el lugar que les
27 corresponde a efecto de no alterar el orden de los folios.
28 3. Para llevar a cabo la razón de cierre de las hojas sueltas o de fórmula continua,
29 es necesaria su encuadernación previa. Las hojas deben estar unidas mediante
30 cosido o pegado y con sus respectivas cubiertas.
31 La auditoria lleva un registro de cuántos libros se abren o cierran, las
32 anotaciones se realizan en el último folio del libro cuando se realiza el cierre.
33 En algunas ocasiones la auditoria ha realizado informes sobre los libros que
34 lleva el Concejo Municipal de Distrito de Tucurrique. Esto por motivo que al ser
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1 unipersonal la auditoria de Jiménez, no dispones de suficiente tiempo para
2 realizar las auditorias en el Concejo Municipal del Distrito de Tucurrique.
3 14. Seguimientos a las recomendaciones y requerimientos de la Contraloría.
4 Manual de procedimientos
5 INFORME N. DFOE-DL-IF-00013-2015
6 “4.11. Elaborar e implementar, con fundamento en la normativa técnica y jurídica
7 aplicable, el Manual de Procedimientos de la Auditoría Interna, en el cual se
8 incorporen los elementos definidos en las Normas Generales de Auditoría para el
9 Sector Público, referidos a:
10 a) Administración de la auditoría.
11 b) Actividades a desarrollar en el proceso de auditoría y para la documentación de
12 las labores realizadas y hallazgos identificados en las auditorías efectuadas.
13 c) Elaboración, manejo, custodia, conservación y control de calidad de papeles de
14 trabajo.
15 d) Lineamientos, plantillas, modelos y herramientas a aplicar en diferentes tipos de
16 auditoría
17 e) Establecimiento y comunicación de los criterios de auditoría y de los
18 documentos escritos que se generen en el proceso de auditoría.
19 f) Estructura de los informes de auditoría, que contemple el desarrollo de los
20 atributos del hallazgo.
21 g) Elementos a incorporar en la determinación y la formulación de
22 recomendaciones.
23 h) Actividades a desarrollar en la comunicación de resultados.
24 i) Seguimiento y verificación del cumplimiento de las recomendaciones
25 emitidas.[…]”
26 De acuerdo al oficio N° DFOE-SD-0278, con fecha 24 de enero 2018,
27 donde se emite un estado de cumplimiento donde se da el cumplimiento de
28 la disposición, 4.11
29 Seguimiento de disposiciones
30 INFORME N. DFOE-DL-IF-00013-2015
31 “4.12. Establecer e implementar un mecanismo de seguimiento de las
32 recomendaciones emitidas por la unidad de Auditoría Interna, de forma tal que
33 permita verificar, de una de manera ordenada, sistemática, ágil y oportuna, las
34 acciones realizadas, tanto, de la auditoría interna como por la administración
35 municipal y, por ende, el estado de cumplimiento de las recomendaciones giradas
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Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 como parte de cada auditoría en los términos y plazos definidos en los informes
2 emitidos. […].”
3 De acuerdo al oficio N° DFOE-SD-0278, con fecha 24 de enero 2018,
4 donde se emite un estado de cumplimiento donde se da el cumplimiento de
5 la disposición, 4.12
6 Mantenimiento del Reglamento de Auditoría Interna.
7 Al reglamento de Auditoría Interna, se están haciendo reformas en todas las
8 áreas.
9 El Concejo Municipal, habiendo tenido evidencia de la labor de la Auditoria a
10 través del año se toma el atrevimiento de afirmar, que la “Auditoría Interna NO
11 CUMPLIÓ EN SU TOTALIDAD con el Plan Anual para el año 2017.”
12 A criterio de la Auditoría Interna, se ha cumplido razonablemente con el Plan de la
13 Auditoría Interna para el año 2017.
14 A pesar que la auditoría interna en dos ocasiones ha solicitado la colaboración
15 para poder realizar todo el plan y cumplir con las disposiciones de la Contraloría.
16 Una de ellas fue en la Sesión Ordinaria N° 14 del 01 de agosto 2016, la
17 auditoria solicito ayuda para poder cumplir como corresponde por lo
18 solicitado por la Contraloría, pero no obtuvo apoyo por parte del Concejo
19 Municipal.
20 Además de no contar con la colaboración del Concejo Municipal para poder
21 cumplir con las disposiciones la Contraloría y al mismo tiempo cumplir con el Plan
22 del 2017. La auditoria no cuenta con los suministros de oficina básicos para poder
23 realizar el trabajo. Desde el 7 de marzo 2018, se solicitaron suministros necesarios
24 para la oficina y a la fecha de hoy 20 de marzo 2018, la auditoria no ha recibido ni
25 un lápiz.”
26
27
28
29
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1
2 ACUERDO 3º
3 Este Concejo acuerda por Unanimidad; trasladar este oficio a la Comisión
4 Municipal de Asuntos Jurídicos, para su análisis y posterior dictamen.
5
6 4- Oficio CM 027-2018 fechado 23 de marzo, enviado por el señor Trentino
7 Mazza Corrales, Contador Municipal.
8 Les manifiesta lo siguiente “…Por medio de la presente brindo respuesta sobre el
9 Oficio N° SC-816-2018, del 20 de marzo del 2018, sobre la modificación 01-2018,
10 del Concejo Municipal del Distrito de Tucurrique. Dicha modificación fue
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Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 consolidada con la información de esta Municipalidad en la modificación 03-2018
2 Consolidada, que fue remitida al Concejo Municipal de la Municipalidad de
3 Jiménez y aprobada en la sesión N° 96 del 12 de marzo 2018.” Se toma nota.
4
5 5- Documento titulado IA-2018-001, Informe de Auditoría- Año 2017,
6 entregado el 23 de marzo por la licenciada Sandra Mora Muñoz, Auditora
7 Interna.
8 Se recibe documento mencionado sin firma, sello, ni oficio de remisión.
9
10 ACUERDO 5º
11 Este Concejo acuerda por Unanimidad; enviar nota a la licenciada Sandra Mora
12 Muñoz, Auditora Interna; indicándole que se ha recibido documento titulado IA-
13 2018-001, Informe de Auditoría- Año 2017, entregado el 23 de marzo por su
14 persona, en la Secretaría del Concejo Municipal, el documento en mención carece
15 de firma y sello u oficio de remisión; ante tal informalidad de su parte,
16 demostrando una vez más su falta de cuidado y compromiso con su trabajo, le
17 solicitamos se sirva subsanar este asunto, para poder retomar el mencionado
18 documento, el cual deberá ser explicado por su persona ante el Concejo, como ya
19 antes le habíamos indicado, mediante una presentación en Power Point.
20
21 6- Nota fechada 19 de marzo, recibida el 26 de marzo, enviada por el señor
22 Giovanni Chávez Calvo, Presidente de la Asociación de Desarrollo Integral
23 de El Humo de Pejibaye.
24 Les manifiesta lo siguiente “…solicitarles permiso para realizar un turno para los
25 días 14 y 15 de abril del 2018, con el fin de recaudar fondos para nuestra
26 comunidad…”
27
28 ACUERDO 6º
29 Este Concejo acuerda por Unanimidad; enviar nota al señor Giovanni Chávez
30 Calvo, Presidente de la Asociación de Desarrollo Integral de El Humo de Pejibaye;
31 indicándole que dicha solicitud fue presentada en la Sesión Ordinaria Nº 91 del 29
32 de enero del año en curso, mediante acuerdo 4º del Artículo V, se les remitió el
33 reglamento que rige ese tipo de actividades, quedando en espera de la remisión
34 de documentos como se les indicara.
35
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Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 7- Nota fechada 25 de marzo, enviada por el señor Roberto Madriz Vargas, de
2 la Administración de la Asociación Solidarista de Empleados de Hacienda
3 Juan Viñas.
4 Les manifiesta lo siguiente “…invitarlos muy cordialmente a la inauguración de
5 nuestro edificio que será este viernes 6 de abril, a partir de las 3:00 pm, la cual
6 iniciará con una pequeña bendición y nos gustaría contar con su presencia.” Se
7 toma nota.
8
9 8- Copia de oficio Nº 186-ALJI-2018 fechado 26 de marzo, enviado por la
10 señorita Lissette Fernández Quirós, Alcaldesa Municipal al ingeniero Luis
11 Gerardo Calvo Brenes del Instituto Costarricense de Electricidad.
12 Le manifiesta lo siguiente “…Por medio de la presente es menester informar que la
13 Municipalidad de Jiménez apoya a los vecinos del sector de Taus de Pejibaye, en
14 su proyecto de electrificación en la zona. Este sector de Pejibaye, el cual se ubica
15 Taus sobre la Ruta Nacional 408 presenta un amplio potencial turístico, al cual se
16 le daría un importante empuje económico al contar con un suministro adecuado
17 del servicio eléctrico. Además en la zona se ubican varias fincas de agricultura, las
18 cuales no han podido desarrollar sus microempresas debido a la ausencia de este
19 servicio. Por tal motivo es que todo impulso que se pueda realizar en la zona
20 acarrearía beneficios a los habitantes de esta comunidad y a todo el distrito de
21 Pejibaye, pues permitiría la creación de más y mejores fuentes de empleo. Sin
22 más y agradeciendo toda la colaboración que puedan brindar a este importante
23 proyecto para el distrito de Pejibaye.” Se toma nota.
24
25 9- Nota fechada 26 de marzo, enviada por el Concejo de Distrito de Pejibaye,
26 firmada por las señoras Rosa Céspedes Martínez, Secretaria y Ana Yancy
27 Quesada Zamora, Síndica suplente.
28 Les manifiestan lo siguiente “…el Concejo de Distrito de Pejibaye Jiménez
29 conscientes del buen trabajo que ustedes han realizado en la comunidad y
30 siempre en pro del bienestar de todos y todas los ciudadanos que pertenecemos a
31 este distrito, manifestamos nuestra disculpa por no asistir al evento de Rendición
32 de Cuentas realizado el día jueves veintitrés de marzo de 2018 por diversos
33 motivos personales que lastimosamente no lo permitieron, rogamos disculpar la
34 ausencia. Agradecerles una vez más la excelente labor que ustedes en conjunto
35 realizan; externar nuestro agradecimiento a todo el Concejo, Personal
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Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 Administrativo y a la Srta. Alcaldesa Lissette Fernández por la labor realizada.” Se
2 toma nota.
3
4 ARTÍCULO VI. Dictámenes de Comisión
5
6 No hubo.
7
8 ARTÍCULO VII. Informe de la Alcaldesa
9
10 1- Se conoce el “INFORME DE LABORES. Nº 12-2018. 26/Marzo/2018. Señores.
11 Concejo Municipal de Jiménez. Presente. Reciban un afectuoso saludo de mi
12 parte: les brindo un informe de las labores de la semana del 19 al 23 de marzo del
13 2018 como detallo a continuación:
14 Atención al público.
15 Conforme lo programado el día jueves realicé la presentación del Informe
16 de Rendición de Cuentas a diferentes sectores y sociedad civil del cantón.
17 Trabajos realizados bajo supervisión del DGVM:
18 Se finalizó con la limpieza mecanizada en el camino Ernest, en el sector de
19 Los Alpes de Juan Viñas, para una intervención de 400 metros a ambos
20 costados.
21 Se realizó la remoción de derrumbes menores en el camino Rincón del
22 Indio en el sector de La Gloria de Juan Viñas.
23 Se realizó el mantenimiento correspondiente a las 4.000 horas del Back-
24 hoe, trabajos contratados a la empresa MPC.
25 Se continúa con el proyecto de colocación de una carpeta asfáltica en La
26 Victoria de Juan Viñas. Se finalizó con la construcción de una cuneta de
27 concreto en el sector.
28
29
30
31
32
33 Inspecciones en varios caminos en Pejibaye.
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1 Reunión con la empresa Meza-Cordero con el fin de coordinar las labores
2 de inicio para la construcción de la planta procesadora de frutas.” Se toma
3 nota.
4
5 ARTÍCULO VIII. Informe de la Junta Vial y el Departamento de Gestión Vial
6
7 No hubo.
8
9 ARTÍCULO IX. Atención de los señores (as) Síndicos (as)
10
11 No hubo.
12
13 ARTÍCULO X. Mociones
14
15 No hubo.
16
17 ARTÍCULO XI. Asuntos Varios
18
19 1- Los señores (a) regidores propietarios, José Luis Sandoval Matamoros, Efrén
20 Núñez Nájera, Gemma Bogantes Bolaños e Isidro Sánchez Quirós, solicitan:
21
22 “Le solicitamos a los compañeros tomar los siguientes acuerdos:
23 1. Que se envíe nota a la licenciada Vivian Garbanzo Navarro, Gerente del
24 Área de Servicios para el Desarrollo Local de la Contraloría General de la
25 República; solicitándole sea tan amable en brindarnos un criterio sobre la
26 siguiente consulta: Puede un auditor interno del Sector Público afiliarse a un
27 sindicato como la ANEP o existen prohibiciones al respecto a razón de su
28 función fiscalizadora; en caso de que pueda afiliarse hasta donde llega su
29 participación dentro del mismo, que le es permitido y que le es prohibido.
30 2. Que con base en la autorización dada por este Concejo a la Alcaldía
31 Municipal, como Jerarca Administrativo, se le solicite que nos remita un
32 informe del Control de Asistencia de la señora Auditora Interna; desde el
33 momento en que fue tomado el acuerdo a la fecha, con un detalle del
34 cumplimiento o incumplimiento de horario; y en caso de éste último nos
35 indique las medidas disciplinarias adoptadas.”
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Acta Sesión Ordinaria 99 del 26-03-2018
1 ACUERDO 1º
2 Este Concejo acuerda por Unanimidad; enviar atenta nota a la licenciada Vivian
3 Garbanzo Navarro, Gerente del Área de Servicios para el Desarrollo Local de la
4 Contraloría General de la República; solicitándole sea tan amable, en brindarnos
5 un criterio sobre la siguiente consulta: Puede un auditor interno del Sector Público
6 afiliarse a un sindicato como la ANEP; o existen prohibiciones al respecto a razón
7 de su función fiscalizadora; en caso de que pueda afiliarse hasta donde llega su
8 participación dentro del mismo, que le es permitido y que le es prohibido.
9
10 ACUERDO 2º
11 Este Concejo acuerda por Unanimidad; con base en la autorización dada por este
12 Concejo a la Alcaldía Municipal, como Jerarca Administrativo, se le solicita que
13 nos remita un informe del Control de Asistencia de la señora Auditora Interna;
14 desde el momento en que fue tomado el acuerdo a la fecha, con un detalle del
15 cumplimiento o incumplimiento de horario; y en caso de éste último nos indique las
16 medidas disciplinarias adoptadas.
17
18
19
20
21
22
23 Siendo las diecinueve horas con veinte minutos exactos, el señor Presidente
24 Municipal, regidor José Luis Sandoval Matamoros da por concluida la
25 sesión.
26
27
28
29
30
31
32 José Luis Sandoval Matamoros Nuria Estela Fallas Mejía
33 PRESIDENTE MUNICIPAL SECRETARIA DEL CONCEJO
34 ___________________________última línea______________________________
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