Ordinaria 45 · 2010-12-13

                                          ACTA ORDINARIA Nº 45-10

Acta número cuarenta y cinco – diez de la sesión ordinaria que celebra el Concejo Municipal del Distrito de
Cóbano el día trece de diciembre del dos mil diez a las diecisiete horas en la sala de sesiones de este
Concejo.

REGIDORES (AS) PROPIETARIOS PRESENTES

Vicente Falcón Luna                             PRESIDE
Minor Centeno Sandí
Nidia Quesada Vega
Carlos Hernández Brenes

REGIDORES (AS) SUPLENTES PRESENTES

REGIDORES AUSENTES CON JUSTIFICACION

REGIDORES AUSENTES SIN JUSTIFICACION
Olga Patricia Moncada Ledezma
Emérita Azofeifa Vega
Betzy Cruz López
María Cristina Gómez Baltodano     SINDICO
Erick Francisco Salazar Rodríguez
Marco Tulio Quiros Rojas

INTENDENTE
José Eladio Cortés Castrillo
SECRETARIA
Roxana Lobo Granados

Se comprueba el quórum y se da inicio a la sesión con base en el siguiente orden del día:
I     APROBACION DEL ORDEN DEL DIA
II    RATIFICACION DEL ACTA ORDINARIA Nº 44-10
III   VISITA
IV    CORRESPONDENCIA
V     MOCIONES
VI    INFORMES DE LA ADMINISTRACION
VII   INFORME DE COMISIONES
VIII  INFORME DEL INTENDENTE
IX    ASUNTOS VARIOS


I        APROBACION DEL ORDEN DEL DIA

Se somete a consideración del Concejo el orden del día el cual se aprueba en todas sus partes. ACUERDO
UNANIME

II       RATIFICACION DEL ACTA ORDINARIA Nº 44-10

Se somete a ratificación el acta ordinaria 44-10 la cual se ratifica en todas sus partes. ACUERDO UNANIME

III      VISITA

      a. Lic. Maricel Rojas León. Auditora Interna. Se presenta para presentar el Informe AIM-08-2010
         denominado “Informe sobre el estudio de Auditoria al área de patentes municipales del Concejo
         Municipal de Distrito de Cóbano”.

         Indica que en el estudio realizado pudo comprobar lo siguiente:

         1. AUSENCIA DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES ESCRITAS

2. CONCENTRACION DE FUNCIONES INCOMPATIBLES EN LA GESTION DE LAS PATENTES
MUNICIPALES. El funcionario que ocupa la plaza de Administrador Tributario, tiene a su cargo todos los
trámites necesarios para el otorgamiento, aprobación, tasación, gestiones de cobro, traspaso, renuncias,
traslados, registro y control sobre las licencias que se otorgan para la realización de actividades comerciales en
el distrito de Cóbano. De acuerdo con lo anterior, el Administrador Tributario efectúa todo el proceso de
patentes municipales con total independencia funcional y consecuentemente con escasa supervisión, pues
ningún otro funcionario interviene en el proceso.

3.      DEBILIDADES EN EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS PATENTADOS

Existen patentados registrados en la base de datos en condición de contribuyentes activos, estando
inactivos en este momento, El departamento de patentes no contaba con un registro de patentados del
distrito, Varios expedientes están incompletos y desactualizados, omitiendo en algunos casos la documentación
histórica, solicitudes y requisitos certificación de la C.C.S.S., inspección municipal, copia de la póliza de riesgo
del trabajo del INS, permisos de funcionamiento, tasaciones de oficio, entre otros. Se pudo observar también
que en varios expedientes el permiso sanitario está vencido o próximo a vencerse, situación que indica la cajera
quien tiene a su cargo la custodia de los expedientes, que en su mayoría es ocasionada por no contar con un
representante del Ministerio de Salud constantemente en el distrito, pues el horario de atención se limita a
cuatro o cinco horas los días jueves.

4. EJERCICIO DE ACTIVIDADES LUCRATIVAS SIN LICENCIA MUNICIPAL

Operan sin licencia municipal varias empresas dedicadas a la construcción de viviendas, apartamentos, cabinas
y similares, así como al comercio general de compra, venta o alquiler de bienes raíces

5. ANALISIS DE LA COORDINACION ENTRE INSPECCION Y PATENTES MUNICIPALES

el departamento de Inspecciones no dispone de una metodología para realizar de manera técnica,
ordenada y eficiente las funciones de su competencia, que comprenda, entre otras actividades, la
programación de rutas de inspección para cubrir periódica y sistemáticamente todo el Distrito y dar un
seguimiento efectivo al desarrollo de actividades sin licencia municipal.

6. ERRORES U OMISIONES EN LA TRAMITACION, CALCULOS Y REGISTRO DEL IMPUESTO POR
ACTIVIDADES LUCRATIVAS

Revisando el listado de requisitos de patente y los expedientes se obtuvo que para el cálculo de la patente al
iniciar operaciones no se pide la declaración jurada de la proyección de ingresos, sino que este dato esta
contenido dentro del mismo formulario, siendo esta información muy general y en algunos casos el formulario
no está firmado o no existe en el expediente.

Las tasaciones de oficio y el monto a pagar por cada patentado indica el encargado de patentes que se
determina “de acuerdo a un promedio entre las actividades ya existentes de la misma, para el primer año,
después de esto con la presentación de la declaración.”

No se lleva registro o control que permita determinar cuáles patentados no presentaron oportunamente la
declaración de ingresos brutos y renta líquida gravable indicada en el artículo 5º de la Ley, pero indica el
encargado de patentes que aproximadamente siete patentados presentaron la declaración

CONCLUSIONES.

Los resultados del estudio sobre la gestión relacionada con el impuesto de patentes evidencian la necesidad de
que este Concejo Municipal inicie una serie de acciones integrales y sistemáticas para fortalecer los procesos
efectuados por la unidad responsable de la determinación, recaudación, supervisión, fiscalización, control y
cobro de ese impuesto. Lo anterior en procura de que este Concejo Municipal disponga de mayores recursos
para mejorar sus servicios, financiar sus actividades y promover el desarrollo local, integral y sostenible de las
comunidades administradas por este Concejo Municipal.

En este sentido, es importante destacar la importancia de que el Concejo Municipal, exija a los responsables la
implantación de las recomendaciones de la auditoría interna, pues varias de las deficiencias señaladas en este
estudio ya habían sido informadas con anterioridad, sin embargo la administración no ha efectuado las acciones
necesarias para solucionarlas. Asimismo se procure la participación activa de los funcionarios involucrados en
el proceso para que con su trabajo y colaboración y debidamente coordinados por el jerarca consigan solventar,
de manera integral y ordenada, las debilidades que inciden negativamente en el desarrollo eficiente de las
actividades relacionadas con la recaudación de ingresos por concepto de patentes municipales.

AL CONCEJO.

.1 Establecer los mecanismos de control que le permitan al Concejo Municipal asegurarse que las
recomendaciones que se emiten en el aparte 4.2 de este informe, sean atendidas con la suficiencia y prontitud
requerida y dentro de los plazos otorgados de acuerdo a la Ley General de Control Interno, y comunicar a esta
auditoría interna las medidas adoptadas para su cumplimiento.

 AL INTENDENTE MUNICIPAL.

Girar las instrucciones necesarias y tomar las acciones que correspondan a efecto de que se cumpla con las
siguientes recomendaciones:

1 Elaborar un manual o reglamento interno que contenga todos los procedimientos necesarios para normar la
gestión de las licencias por actividades lucrativas del distrito de Cóbano, el cual debe guardar concordancia con
la Ley 7866. Dicho manual o reglamento debe comunicarse formalmente al personal mediante los medios
idóneos y mantenerse actualizado. Para el cumplimiento de esta recomendación se concede un plazo de tres
meses desde el momento de recibido este informe. Ver punto 2.1.

.2 Corregir, en un plazo de tres meses, la situación relacionada con las tareas de carácter incompatible que
actualmente tiene a su cargo el administrador tributario separando adecuadamente sus funciones de manera
que este no efectúe la totalidad de las transacciones para el otorgamiento y supervisión de las patentes,
asignando a otro funcionario como encargado de patentes o en caso de que por disponibilidad de recursos, esto
no sea posible se deberán justificar e implementar controles alternativos que aseguren el cumplimiento de sus
funciones con total apego a la normativa y sanas prácticas de administración. Ver punto 2.2.

3 Realizar, en un plazo de tres meses, las siguientes medidas correctivas en el área de patentes municipales a
fin de subsanar las debilidades referentes al registro y control de las patentes señaladas en el punto 2.3 de este
informe.

a- Depurar la base de datos de patentes respecto de los patentados inactivos y que aún se reportan como
activos en el sistema.
b- Mantener un registro actualizado de los patentados existentes en el distrito que incluya el nombre del
patentado, nombre del negocio, actividad, dirección del negocio, fecha de vencimiento del permiso sanitario de
funcionamiento y otros datos relevantes para llevar el control requerido.
c- Actualizar y completar todos los expedientes de patentados existentes en el sistema para que estos cumplan
con todos los requisitos establecidos.

4 Realizar, en un plazo de dos meses, un estudio pormenorizado para identificar todas las empresas que
realizan actividades lucrativas en el Distrito sin contar con la respectiva licencia municipal y efectuar las
acciones que correspondan para captar los ingresos de estas actividades. En los casos en que por aspectos de
ubicación, incumplimiento de requisitos u otros no es procedente el desarrollo de la actividad comercial es
necesario también tomar las acciones correctivas correspondientes. Ver punto 2.4 de este documento.

5 Instaurar en un plazo de tres meses, las medidas correctivas necesarias para solventar los errores y
omisiones en la tramitación, cálculo y registro del impuesto de patentes, señalados en el punto 2.6 de este
informe, asimismo emprender las acciones para recuperar los montos adeudados por concepto de patente
municipal de conformidad con lo dispuesto en artículo 81 bis del Código Municipal.

6 Comunicar a esta auditoría interna, dentro de los próximos diez días hábiles, contados a partir de la fecha de
recibo de este documento, las acciones que se tomaran en relación con las recomendaciones consignadas en
este aparte y el cronograma de las actividades que se llevarán a cabo para la implementación de las mismas.
Además, comunicar, a más tardar el 31 de enero 2010, los avances sobre la implementación de las
recomendaciones cursadas en este informe y los resultados obtenidos con las medidas adoptadas. Esta
Auditoría Interna se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva
implementación de las recomendaciones emitidas.

Se realizan diversos comentarios sobre este informe debido a la problemática que se nota existe en ese
departamento, el cual como se indica es el segundo rubro de importancia de este Concejo y donde se financian
los salarios.

CONSIDERANDO:
  • Que la Licda. Maricel Rojas, auditora interna ha presentado el informe Nº AIM-08-2010 denominado
      “Informe sobre el estudio de Auditoria al área de patentes municipales del Concejo Municipal de Distrito
      de Cóbano”.
  • Que es verdaderamente preocupante la situación en que se encuentra el departamento de patente del
      Concejo Municipal de Cóbano.
  • Que nos parece muy peligroso que un solo funcionario tenga a su cargo todo el proceso de
      otorgamiento de patentes sin nadie que supervise o controle su trabajo.
  • Que es el segundo departamento más importante en cuanto a ingresos y se observa en el informe el
      poco control que existe en el mismo.
  • Que creemos que este informe debe ser acatado en todos sus extremos por la administración y darle la
      prioridad que necesita, a fin de ordenar y obtener un control efectivo de la actividad comercial del
      distrito.

            ACUERDO Nº3
            SE ACUERDA: “Solicitarle a la Intendencia Municipal acate de forma urgente y con la seriedad de caso
            las recomendaciones emitidas por esta Auditoria y sobre todo se acojan los términos de tiempo aquí
            indicados y se pase informe a este Concejo. Se le recuerda que es su responsabilidad que el
            departamento de patentes mejore y pueda revertir la situación que tiene hoy día”. ACUERDO UNANIME


IV          CORRESPONDENCIA

       a. RECOPE. Informan que los requisitos para la solicitud de asfalto y emulsión asfáltica fueron
          completados. La decisión será tomada por el Ing. Jorge Villalobos.

       b. Ing. Jorge Villalobos Clare. RECOPE. Copia de nota enviada al Lic. Carlos Altamiro autorizando la
          donación solicitada por este Concejo.

       c. Arnoldo Rojas León. Solicita la reparación del puente sobre el Río en Medio camino Las Delicias-Mal
          País, agrega que se requieren 50 sacos de cemento para repararlo. Se le solicita al Intendente realizar
          inspección al sitio.

       d. Antonio Vallese. Presidente de la Cámara de Turismo de Montezuma. Informa que el señor Romano
          Cruz donará seis vagonetadas de tierra para relleno que serán colocadas alrededor del área de juegos
          del parque de Montezuma en el sector donde se acumulan aguas jabonosas.

       e. Michael Caggiano. Apoderado generalísimo de Sociedad Protectora Fauna y Flor Mal País S.A.
          Solicita traslado de su patente de licores número cincuenta y nueve al negocio denominado Monkey
          Restaurante ubicada en Santa Teresa frente a Cabinas Arenas. Realizar inspección y verificar el
          número de esa patente ya que no creemos que las patentes de licores lleguen hasta esa numeración.

       f.   Juan Bautista Paniagua Luna. Presidente Asociación de Vecinos de Río Negro. Solicitan: 1. permiso
            para realizar los festejos Río Negro 2011 los días del 27 al 31 de Enero del 2011. Agregan que
            presentaran los requisitos los cuales ya han solicitado. 2. Patente temporal de licores para explotar en
            las fiestas que realizaran en la comunidad de Río Negro los días comprendidos del 27 al 31 de Enero
            del 2011. Se conoce y deja pendiente hasta que presenten todos los requisitos.

            V      MOCIONES

SE DISPENSA

VI          INFORMES DE LA ADMINISTRACION

JACKELINNE RODRIGUEZ
   a. Licitación Abreviada Nº 2010LA-000005-01 “Compra de un vehículo de Transporte”. Nota de la
      Proveedora que textualmente señala: hago entrega del expediente 2010-000005-01 compra de un
      equipo de transportes vehículo pick-up doble cabina, 4x4 el cual consta de 151 folios en perfecto
      estado, para que procedan con el trámite respectivo, en el folio 151 se encuentra el visto bueno por
      parte de la licenciada Francil Herrera en la cual indica que la sociedad Greatwall Autos S.A. cumple a
      cabalidad con todos los requisitos y que la misma puede ser considerada adjudicataria.

            CONSIDERANDO:
              • Que existe el proceso de licitación abreviada Nº 2010LA-000005-01 “Compra de un vehículo de
                  Transporte”. Pick-Up doble cabina, 4x4, por un monto de diez millones de colones
              • Que en este proceso han participado dos empresas de las cinco invitadas a participar, estas
                  son: Agencia Datsun S.A. y GreatWall Autos S.A.
              • Que la empresa Greatwall Autos S.A. ha cumplido con todos los requisitos que se indican en el
                  cartel
              • Que la empresa Greatwall Autos S.A. cumple con el monto presupuestado en la licitación.

            ACUERDO Nº1.
            SE ACUERDA “Adjudicar a la empresa GreatWall Autos S.A., la Licitación Abreviada Nº 2010LA-
            000005-01 Compra de un vehículo de Transporte, por un monto de diez millones de colones”.
            ACUERDO DEFINITIVAMENTE APROBADO

VII         INFORME DE COMISIONES

Se dispensa




VIII        INFORME DEL INTENDENTE

     a. Hoy he reanudado mis labores como Intendente y se requiere registrar de nuevo las firmas en el banco,
        para poder girar cheques.

        CONSIDERANDO:
          • Que el Intendente ha regresado de sus vacaciones y ha retomado su puesto de Intendente
              Municipal.
          • Que es necesario y urgente el registro de la firma del Sr. Eladio Cortes en el banco Nacional
              para darle continuidad al quehacer municipal.


        ACUERDO Nº2
        SE ACUERDA: Solicitarle al Banco Nacional se registre nuevamente la firma del Sr. José Eladio
        Cortes Castrillo, portador de la cédula numero 6 174 554, Intendente Municipal, para que de forma
        mancomunada con la tesorera municipal pueda girar cheques de las cuentas de este Concejo número
        100-01-090-000-152.0; 200-01-090-7473-5; 100-01-090-1282-1 y 090-001254-6” ACUERDO
        DEFINITIVAMENTE APROBADO


IX      ASUNTOS VARIOS

CARLOS HERNANDEZ
   a. Solicito se le de seguimiento al acuerdo que se envió al MOPT sobre el asunto del muelle de Tambor.


Finaliza la sesión a las diecinueve horas en punto.




Roxana Lobo Granados                                                  Marco Tulio Quirós Rojas
Secretaria                                                            Presidente