Extraordinaria 58 · 2024-03-19
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Acuerdos en esta acta
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- Acuerdo 1 (pág. 7) · unanime · aprobado ACUERDO N°1 Con cinco votos presentes a favor SE ACUERDA: 1.1. Dispensar del trámite de comisión. ACUERDO UNANIME 1.…
- Acuerdo 2 (pág. 24) · unanime ACUERDO N°2 Con cinco votos presentes a favor SE ACUERDA: 2.1. Dispensar del trámite de comisión. ACUERDO UNANIME 2.…
ACTA EXT. 58-24
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ACTA EXTRAORDINARIA N°58-2024
PERIODO CONSTITUCIONAL
2020-2024
ACTA NÚMERO CINCUENTA Y OCHO- DOS MIL VEINTICUATRO DE LA SESIÓN
EXTRAORDINARIA QUE CELEBRA EL CONCEJO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE
CÓBANO EL DÍA DIECINUEVE DE MARZO DEL AÑO DOS MIL VEINTICUATRO A LAS
DIECISEIS HORAS EN LA SALA DE SESIONES DE ESTE CONCEJO.
Con la presencia de las siguientes personas:
PRESIDENTE
Eric Salazar Rodríguez
CONCEJALES PROPIETARIOS
William Morales Castro
Manuel Ovares Elizondo
Minor Centeno Sandi
Carlos Duarte Duarte
CONCEJALES SUPLENTES
Kemily Rebeca Segura Briceño
INTENDENTE
ASESORA LEGAL
Lcda. Rosibeth Obando
SECRETARIA
Roxana Lobo Granados
AUSENTES
CONCEJALES PROPIETARIOS
Eduardo Sánchez Segura.
CONCEJALES SUPLENTES
Cristel Gabriela Salazar Cortes
Se comprueba el quórum y se da inicio a la sesión sometiendo a consideración del
Concejo el orden del día propuesto para esta sesión
ARTICULO I ORACIÓN
ARTICULO II. PRESENTACION DOS INFORMES DE AUDITORIA
ARTICULO I. ORACION
A cargo de la secretaria
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ARTICULO II. PRESENTACION INFORMES DE AUDITORIA
PRESIDENTE. Le da la bienvenida a la Lcda. Maricel Rojas, auditora Interna, agradece el
tiempo que se toma para venir a presentar los informes y concede la palabra
LICDA. MARICEL ROJAS. Agradece el espacio otorgado y la presencia de los señores
concejales.
a. Informe anual de labores y del estado de las recomendaciones
formuladas por la unidad de auditoría interna y de las disposiciones
emitidas en los informes de fiscalización posterior elaborados por la
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría
General de la República, con corte al 31 de diciembre 2023.
2.1. INFORMES:
Informes período 2023:
• Informe anual de labores y del estado de las recomendaciones formuladas por la unidad de
auditoría interna y de las disposiciones emitidas en los informes de fiscalización posterior
elaborados por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de
la República, con corte al 31 de diciembre 2022, AIM-01-2023.
• Informe de auditoría de carácter especial sobre el análisis de la ejecución física y financiera
correspondiente al ejercicio económico 2022 (Ley N° 9848), AIM-02-2023
• “Quinto informe sobre la auditoría de carácter especial acerca de la evaluación del grado de
cumplimiento y de avance en el proceso de implementación de las Normas internacionales de
contabilidad para el sector público (NICSP) – Propiedades, Planta y Equipo”, AIM-03-2023.
• “Sexto informe sobre la auditoría de carácter especial acerca de la evaluación del grado de
cumplimiento y de avance en el proceso de implementación de las Normas internacionales de
contabilidad para el sector público (NICSP) – Inventarios”, AIM-04-2023.
• “Sétimo informe sobre la auditoría de carácter especial acerca de la evaluación del grado de
cumplimiento y de avance en el proceso de implementación de las Normas internacionales de
contabilidad para el sector público (NICSP) – Patrimonio”, AIM-05-2023.
• Informe sobre la autoevaluación de calidad de la actividad de auditoría interna del Concejo
Municipal de Distrito de Cóbano, AIM-06-2023.
• Informe acerca de la evaluación de los procedimientos de control para el otorgamiento de
visados por parte del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano”, AIM-07-2023. (Se terminó y
presentó en enero 2024)
• Informe de auditoría de carácter especial sobre la evaluación de los controles establecidos por
el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano en la ejecución de obras viales con cargo a los
recursos provenientes de las leyes números 8114 y 9329 para el periodo 2021-2023, AIM-08-
2023. (El borrador se terminó y trasladó a la Intendencia el 23 de enero de 2024.
• en el proceso de implementación de las Normas internacionales de contabilidad para el sector
público (NICSP) – Propiedades, Planta y Equipo”, AIM-03-2023.
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• “Sexto informe sobre la auditoría de carácter especial acerca de la evaluación del grado de
cumplimiento y de avance en el proceso de implementación de las Normas internacionales de
contabilidad para el sector público (NICSP) – Inventarios”, AIM-04-2023.
• “Sétimo informe sobre la auditoría de carácter especial acerca de la evaluación del grado de
cumplimiento y de avance en el proceso de implementación de las Normas internacionales de
contabilidad para el sector público (NICSP) – Patrimonio”, AIM-05-2023.
• Informe sobre la autoevaluación de calidad de la actividad de auditoría interna del Concejo
Municipal de Distrito de Cóbano, AIM-06-2023.
• Informe acerca de la evaluación de los procedimientos de control para el otorgamiento de
visados por parte del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano”, AIM-07-2023. (Se terminó y
presentó en enero 2024)
• Informe de auditoría de carácter especial sobre la evaluación de los controles establecidos por
el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano en la ejecución de obras viales con cargo a los
recursos provenientes de las leyes números 8114 y 9329 para el periodo 2021-2023, AIM-08-
2023. (El borrador se terminó y trasladó a la Intendencia el 23 de enero de 2024.
2.2. ASESORIAS Y ADVERTENCIAS:
De conformidad con lo establecido en la Ley 8292, se destinó tiempo para realizar
actividades de asesoría cuando así lo solicitaron o advertencias para que fueran valoradas
por la Administración o el Concejo Municipal.
Se emitieron los siguientes oficios de asesoría y advertencia:
Oficio OA-AIM-01-2023, del 9 de marzo de 2023, dirigido al señor Favio López Chacón,
Intendente Municipal. Asunto: Asesoría relacionada con el ejercicio de actividades privadas por
parte de funcionarios municipales.
Oficio OA-AIM-02-2023, del 19 de abril de 2023, dirigido al señor Favio López Chacón,
Intendente Municipal. Asunto: Oficio de advertencia relacionada con la solicitud de trámites a
los administrados en la realización de gestiones ante este Concejo.
Oficio OA-AIM-03-2023, del 26 de junio de 2023, dirigido al señor Favio López Chacón,
Intendente Municipal. Asunto: Oficio de advertencia sobre el cumplimiento de
recomendaciones y disposiciones emitidas en informes de auditoría internos y externos.
Oficio OA-AIM-04-2023, del 25 de agosto de 2023, dirigido al señor Favio López Chacón,
Intendente Municipal y Erick Salazar Rodríguez, Presidente Municipal. Asunto: Oficio de
advertencia sobre las modificaciones y emisión del Manual descriptivo de puestos y los
nombramientos interinos en plazas vacantes.
Oficio OA-AIM-05-2023, del 25 de setiembre de 2023, dirigido al señor Favio López Chacón,
Intendente Municipal. Asunto: Seguimiento de la Advertencia AIM-OA-02-2022 sobre el
nombramiento de personal mediante la modalidad “ad honorem”
Oficio OA-AIM-06-2023, del 23 de octubre de 2023, dirigido al señor Favio López Chacón,
Intendente Municipal. Asunto: Servicio de advertencia sobre la emisión de visados municipales.
Adicionalmente, se utilizó tiempo importante para la atención de solicitudes de información
asesorías y requerimientos diversos, principalmente consultas verbales sobre materias
propias de la competencia de la Auditoría Interna realizadas por la Intendencia y demás
departamentos.
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2.3. ATENCION DE DENUNCIAS
Se recibieron quince denuncias nuevas. Se logró concluir el proceso de análisis de
admisibilidad, investigación, traslado e informe u oficio de advertencia en los casos que
correspondía para once de ellas. Quedando en proceso de valoración e investigación cuatro
asuntos denunciados, más otros casos de años anteriores que aún no se han resuelto por estar
a la espera de respuesta por parte de las instancias competentes para lo correspondiente. En
los casos en que se contó con domicilio para notificaciones se informó a los denunciantes
sobre los resultados de la gestión presentada.
2.4. RELACIONES DE HECHOS Y DENUNCIAS PENALES
No se presentaron relaciones de hechos ni denuncias penales en el 2023.
2.5. SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES Y DISPOSICIONES:
Se ha venido ejecutando un proceso sistemático de seguimiento de recomendaciones,
procurando su cumplimiento efectivo.
Cuadro 4: Distribución de recomendaciones
CONCEJO MUNICIPAL 9
INTENDENCIA 121
Total, de recomendaciones 130
Cuadro 5: Comparativo cumplimiento de recomendaciones a nivel institucional 2023
2020 2021 2022 2023
Cumplidas o dejadas sin efecto 338 350 377 385
En proceso de cumplimiento 109 119 118 115
Pendientes 0 5 0 0
TOTAL 447 474 495 500
En el 2023 se emitieron 45 nuevas recomendaciones
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En el 2023 se emitieron 45 nuevas recomendaciones; las recomendaciones cumplidas o dejadas sin
efecto pasaron de 377 en el 2022 a 385 en el 2023, las recomendaciones en proceso de
cumplimiento disminuyeron de 118 a 115 las pendientes se mantienen en 0.
2.5.3. ESTADO DE LAS DISPOSICIONES EMITIDAS POR LA CONTRALORIA GENERAL DE LA
REPUBLICA
De conformidad con lo indicado en el artículo 22 inciso g) de la Ley General de Control Interno y en
atención a lo establecido en el punto 7) de las Directrices que deben observar las auditorías internas
para la verificación del cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la
República, al 31 de diciembre de 2023, el Área de Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría
General de la República no reporta disposiciones pendientes.
2.6. CAPACITACION:
En el período 2023, se participó virtualmente en las actividades organizadas por la Contraloría
General de la República, y otras instituciones públicas y privadas cuyo objetivo es fortalecer y
actualizar los conocimientos sobre legislación, control interno, lineamientos, normas y temas
propios del campo de la auditoría, las capacitaciones recibidas suman 73 horas y se citan a
continuación:
Cuadro 6: Capacitaciones recibidas
Se recibieron 80 horas de capacitación
2.7. ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y DE MEJORAMIENTO:
• Se presentó el “Estudio Técnico para la solicitud de recursos para Auditoría Interna periodo
2024”. El cual permite a la Auditoría Interna informar a la Administración Municipal sobre el
Universo Auditable, los riesgos detectados y las necesidades de recursos de la Auditoría Interna
para la ejecución de su trabajo.
• Se efectuaron acciones para darle continuidad a la elaboración de procedimientos para el
ejercicio de la actividad de la Auditoría Interna, siguiendo las disposiciones de la Contraloría
General de la República y del Concejo, buscando el desarrollo de la gestión de la auditoría
mediante la evaluación de riesgo.
• Se hicieron esfuerzos importantes por mejorar el archivo de los documentos recibidos y
generados por la Auditoría Interna y los papeles de trabajo y para dar cumplimiento a los
objetivos trazados por la Auditoría Interna ya que por el exceso de actividades a realizar en una
auditoria unipersonal en ocasiones se hace difícil cumplir todas las metas propuestas.
2.8. AUTORIZACION DE LIBROS:
Cumpliendo con las potestades, disposiciones legales y lineamientos vigentes, en el período 2023,
se autorizaron y se cerraron los siguientes libros:
Cuadro 7: Libros autorizados y cerrados
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Nombre del
No. Fecha del Fecha de
Clase del Descripción Número Número funcionario
asiento asiento de Dependencia que utiliza el libro retiro del
libro del libro de tomo de folios que retira el
apertura apertura libro
libro
90 24/4/2023 Actas N°52 Concejo Municipal de Distrito de Cóbano Actas N°52 1 400 24/4/2023 Roxana Lobo
91 19/7/2023 Actas N°53 Concejo Municipal de Distrito de Cóbano Actas N°53 1 400 19/7/2023 Roxana Lobo
92 15/11/2023 Actas N°54 Concejo Municipal de Distrito de Cóbano Actas N°54 1 400 15/11/2023 Roxana Lobo
Libros cerrados
Nombre del
No. Fecha del Fecha de
Clase del Descripción Número Número funcionario
asiento asiento de Dependencia que utiliza el libro retiro del
libro del libro de tomo de folios que retira el
cierre cierre libro
libro
50 24/4/2023 Actas N°49 Concejo Municipal de Distrito de Cóbano Actas N°49 1 400 24/4/2023 Roxana Lobo
Gerlyn
51 16/10/2023 Actas N°50 Concejo Municipal de Distrito de Cóbano Actas N°50 1 400 16/10/023
Barrantes
Gerlyn
52 16/10/2023 Actas N°51 Concejo Municipal de Distrito de Cóbano Actas N°51 1 400 16/10/023
Barrantes
Comisión Permanente de Asuntos Gerlyn
53 16/10/2023 Actas N°1 Actas N°1 1 200 16/10/023
Jurídicos Barrantes
Gerlyn
54 16/10/2023 Actas N°2 Comisión de Zona Marítimo Terrestre Actas N°2 1 200 16/10/023
Barrantes
2.9. RECURSOS ASIGNADOS A LA AUDITORIA INTERNA:
Cuadro 8: Presupuesto Asignado
Año Presupuesto Ejecutado Saldo de ejecución % Ejecución
2023 ¢ 60.000.000 ¢ 51.867.009 ¢ 8.132.991 86%
La ejecución presupuestaria fue de un 86%, procurando la austeridad y correcto manejo de los
recursos asignados.
2.10. CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE TRABAJO:
En el periodo 2023 se ejecutó el 100% del plan de trabajo propuesto; no obstante, para la conclusión
y presentación de algunos informes se requirió tiempo significativo de los meses de enero, febrero
y marzo de 2024. Esto sucedió porque se incluyeron estudios por denuncias nuevas o que estaban
en proceso que por su trascendencia para el control interno se consideró urgente atenderlas e irlas
priorizando conforme las capacidades de la Auditoria Interna. En total se ejecutaron 8 informes y 6
oficios de advertencia y asesoría que superaron en número los estudios previstos en el plan de
trabajo del 2023 y procuraron contribuir a la gestión institucional mediante recomendaciones que
aportaran un valor agregado y fortalecieran el control interno. Tal y como se informó en puntos
anteriores se recibieron quince denuncias nuevas de las cuales se resolvieron nueve. Quedaban
pendientes de resolver ocho denuncias de periodos anteriores. De las cuales se logró concluir el
proceso de admisibilidad, investigación, traslado e informe u oficio de advertencia de dos de ellos.
Existiendo en proceso de investigación nueve asuntos denunciados, mismos que se encuentran en
proceso de investigación o a la espera de respuesta por parte de las instancias competentes para lo
correspondiente. Se continuó sistemáticamente con el seguimiento de las recomendaciones
emitidas por la Auditoría Interna. Se confeccionó el “Estudio Técnico para la solicitud de recursos
para Auditoría Interna periodo 2024”. Se cumplió con el proceso de autorización y cierre de los libros
institucionales requeridos. Se recibió capacitación y se realizaron las funciones administrativas
necesarias para el funcionamiento de la Auditoría Interna.
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2.11. APOYO A LA AUDITORIA INTERNA:
Gracias al apoyo del Concejo y la Intendencia Municipal, en el 2023 se contó con recursos para la
contratación de asesoría profesional en el Área de Ciencias Económicas, Ingeniería y Asesoría Legal
que contribuyó de manera importante al desarrollo y fortalecimiento de la Auditoría Interna. Como
siempre, es importante recordar la importancia de que el Jerarca y la Administración, comprendan
la necesidad de fortalecer el control interno institucional y de cumplir las recomendaciones giradas
por la Auditoría Interna.
NOTA. INFORME COMPLETO CONSTA EN EL EXPEDIENTE DEL ACTA
ACUERDO N°1
Con cinco votos presentes a favor SE ACUERDA: 1.1. Dispensar del trámite de
comisión. ACUERDO UNANIME
1.2. Dar por conocido y aprobado el Informe anual de labores y del estado de las
recomendaciones de la auditoría interna correspondiente al año 2023”ACUERDO
UNANIME. Votan a favor los Concejales Manuel Ovares Elizondo, Eric Salazar Rodriguez,
William Morales Castro, Minor Centeno Sandi y Carlos Mauricio Duarte (quien asume la
curul ante la ausencia del Concejal Eduardo Sanchez).
b. INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL PROCESO
DE CONTRATACIÓN DE LA LICITACIÓN ABREVIADA N°. 2021LA-000006-01
INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL PROCESO DE
CONTRATACIÓN DE LA LICITACIÓN ABREVIADA N°. 2021LA-000006-01
1.1. Origen del estudio
El origen del estudio lo constituye una solicitud de estudio planteada por la Contraloría
General de la Republica a esta Auditoría Interna y en atención al Programa de Trabajo de esta
Auditoría Interna.
1.2. Objetivo general
Determinar si lo actuado por la Administración del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano
(en adelante CMDC), específicamente en lo referido a la gestión del proceso de proceso de
contratación y ejecución de la licitación abreviada Nro. 2021LA-000006-01 para la construcción de
un acceso adoquinado en Playa Hermosa y el asfaltado de una calle en Mal País, se llevó a cabo de
conformidad con la normativa vigente en ese entonces.
1.3. Alcance y período del estudio
Este estudio constituye una auditoría de carácter especial, es decir, una auditoría para
verificar que las actividades de los sujetos fiscalizados, específicamente en lo tocante a la Licitación
Abreviada precitada, se ejecutó de conformidad con las leyes, los reglamentos u otras normativas
que las regulan, tales como resoluciones, políticas, lineamientos, directrices, códigos, buenas
prácticas y otros criterios considerados apropiados por el auditor.
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El período del estudio está comprendido entre el 19 de noviembre de 2021 (fecha de inicio
del proceso licitatorio) y el 20 de febrero 2024, ampliándose en periodo en los casos que fue
necesario.
2. RESULTADOS
2.1 Se debe revisar la sustentación en los expedientes de contratación administrativa
El propósito de los expedientes relacionados con los procedimientos de contratación en una
organización es reunir, conservar, clasificar, ordenar y administrar la información generada por
estas instancias. Esto facilita el acceso fácil y oportuno a la información, así como el control de las
actividades y el respaldo a la toma de decisiones.
Sin embargo, al analizar la documentación recopilada en el expediente de la Licitación
Abreviada No. 2021LA-000006-01, se observó la ausencia de algunos documentos que se generaron
en diversas etapas del proceso de contratación. Esta situación dificultó en parte la comprensión
fluida del proceso, así como confirmar si la gestión de la contratación se llevó a cabo de acuerdo con
la normativa que regula la contratación administrativa.
En relación con esta debilidad de control, el artículo 11 del Reglamento a la Ley General de
Contratación Administrativa que rige los procedimientos de contratación vigentes hasta el año
2021, dispone que cuando exista impedimento para realizar una contratación a través del Sistema
Integrado de Compras Públicas, acreditado mediante resolución razonada, se podrá
excepcionalmente tramitar un expediente físico, conformado por la proveeduría institucional, la
cual tendrá a cargo su custodia, una vez tramitada la decisión inicial.
Dicho expediente deberá estar debidamente foliado y contendrá los documentos en el mismo
orden en que se presentan por los oferentes o interesados, o según se produzcan por las unidades
administrativas internas. Una vez recibidos los documentos en la proveeduría institucional, ésta
deberá incorporarlos al expediente físico dentro del plazo improrrogable de dos días hábiles
siguientes a su recibo. Para ello, la Administración, deberá adoptar las medidas necesarias a fin de
cumplir la actualización del expediente.
Tal situación también incide en el cumplimiento de lo establecido en la Ley sobre Protección
al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, en cuanto a que cuando un
administrado presenta algún documento ante una entidad no podrá ser requerida de nuevo por
estos, para ese mismo trámite u otro en esa misma institución.
Es importante indicar que, como medio efectivo de control, es necesario que todas las
operaciones de la entidad se respalden adecuadamente mediante la documentación necesaria, la
cual debe estar disponible para su verificación, por lo que la administración debe disponer y aplicar
políticas y procedimientos de archivo apropiados, para la preservación de los documentos y de la
información que deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico. En
todo caso, deben aplicarse las regulaciones de acatamiento obligatorio atinentes al Sistema
Nacional de Archivos1.
2.2 Se deben fortalecer los controles sobre la ejecución de las obras públicas contratadas.
Este Concejo promovió la Licitación Abreviada No. 2021LA-000006-01 para la ejecución de las
obras solicitadas concerniente al "Acceso de adoquinado en Playa Hermosa y asfaltado de la calle
o
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en Mal País, centro de la población frente al acceso a la playa", bajo la modalidad de entrega según
demanda, participando solo dos empresas, Constructora Herrera S.A y Asfaltos Laboro S.A.
La licitación fue adjudicada a la empresa Asfaltos Laboro S.A., asignándose inicialmente un
contenido presupuestario de ₡220.534.993,13, y el 7 de abril de 2022, se formalizó la firma del
contrato entre las partes involucradas. Los fondos para esta contratación se derivaron de las
cuentas presupuestarias 5.03.02.06.5.02.02 “Asfaltado centro Mal País frente a los accesos a la
playa” por ₡154.943.489,75, y de la cuenta 5.03.02.07.5.02.02 “Construcción de acceso a Playa
Hermosa” por ₡65.591.503,62.
El 26 de abril de 2022, con el oficio INGV-124-2022 se da la orden de inicio a la empresa y ese
mismo día la administración emitió las órdenes de compra nro. 132 por ₡60.840.726,33 y 133 por
₡154.942.506,76, con cargo a las cuentas presupuestarias 5 03 02 07 5 02 02 “Construcción de
acceso a Playa Hermosa” y 5 03 02 06 5 02 02 “Asfaltado centro Mal País frente a los accesos a la
playa”, respectivamente. Ambas órdenes de compra establecían un plazo de 60 días hábiles para la
entrega de los trabajos, que comenzaría a regir el 2 de mayo de 2022, para un monto total a ejecutar
de ₡215,783,233.00.
2.2.1 Ausencia de un plan de trabajo sobre las actividades a ejecutar en relación con las
obras contratadas
Según la documentación que consta en el expediente de contratación, desde el inicio se
evidenciaron retrasos en la ejecución de los proyectos, como lo señaló el Ingeniero del CMDC a la
empresa adjudicada en el oficio INGV-139-2022 del 5 de mayo de 2022 donde destaca entre otros
aspectos que a esa fecha, la empresa no había notificado a la Municipalidad, sobre si los trabajos se
llevarían a cabo en paralelo o en serie, como se dispuso durante la visita previa con el equipo al
proyecto y no se habían presentado los informes de laboratorio para la subbase, base, mezcla
asfáltica y concreto que se utilizarían en las obras.
La empresa afirmó en oficio del 09 de mayo de 2022 que los trabajos de ambos proyectos se
realizarán en paralelo, que se comenzaría con el asfaltado en la Calle de Mal País y tres días después
se iniciarían en la entrada a Playa Hermosa. Además, se comprometieron a presentar un programa
de trabajo que tomaría en cuenta los cambios mencionados en el oficio INGV-139-2022.
Además, se indicó, que al inicio del proyecto no tenían resuelto el tema y se hicieron calicatas2
para que se observara con más detalle la subrasante, donde el departamento de ingeniería les indicó
utilizar un material de lastre fino que aportaron, para lo cual la empresa acarreó y lo colocó, pero
no funcionó porque a la hora de excavar se encontró una capa de arena y agua.
A pesar de lo anteriormente expuesto, durante el proceso de contratación no se encontró
evidencia de ningún documento relacionado con el programa de actividades que la empresa
contratada debía presentar. Esta carencia ocasionó diversos efectos adversos. En primer lugar,
dificultó el seguimiento efectivo y oportuno de los proyectos por parte del personal municipal, lo
que resultó en una falta de control sobre el avance de las obras y en dificultades para detectar
posibles retrasos o incumplimientos.
La ausencia de esta referencia también limitó la capacidad del Concejo Municipal para evaluar
si el contratista estaba cumpliendo con los plazos y actividades acordadas, lo que a su vez dificultó
la emisión de advertencias o la adopción de medidas correctivas en caso de incumplimiento. Esto,
en última instancia, resultó en retrasos en la finalización de las obras y en la entrega de trabajos de
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calidad diferente a la especificada en el contrato, lo que perjudicó tanto al Concejo como a los
beneficiarios de los proyectos. Asimismo, afectó la planificación y ejecución presupuestaria, y causó
retrasos significativos en los pagos, que podrían acarrear cargos e intereses moratorios no
contemplados inicialmente.
De acuerdo con las Normas de Control Interno para el Sector Público, en todo proyecto y de
manera especial lo referente a obra pública, es un requerimiento indispensable para garantizar
razonablemente la correcta planificación y gestión del proyecto que la institución emprenda, un
plan de acción que oriente a los responsables de su ejecución, el tiempo y la forma en que se debe
llevar a cabo cada una de las actividades incluidas en el plan, así como llevar control de los costos
financieros y los recursos utilizados, de lo cual debe informarse en los reportes periódicos
correspondientes. Asimismo, la definición de las consecuencias de eventuales desviaciones, y la
ejecución de las acciones pertinentes.
2.2.2 Sobre los controles en la ejecución de las obras incluidas en la Licitación Abreviada
No. 2021LA-000006-01.
a) Cobro de factura a pesar de informarse de inconsistencia en el cumplimiento de algunas
especificaciones técnicas del contrato
El 15 de junio del 2022 la empresa contratada presentó al CMDC la factura nro. 1211 por
₡35.296.120,27 con cargo a la orden de compra Nro. 133, quedando un saldo de ₡119.646.386,00.
Por otra parte, el 6 de julio del 2022 la Proveeduría Institucional emitió la orden de compra nro.
0053 por ₡14.136.534,43, para obras complementarias para el mismo proyecto.
El 03 de agosto de 2022 la empresa contratista presentó las facturas Nro. 1258 por
₡14.136.534,43 (cancelada por el CMDC el 12 de setiembre) y 1259 por ₡119.646.386.00 esta última
se presentó a pesar de advertirse algunas inconsistencias en la ejecución de las obras, tal como se
expondrá de seguido. Asimismo, a esa fecha estaba pendiente de ejecución las obras relacionadas
con la orden de compra nro.132 por ₡60.840.726,33.
b) Pruebas de laboratorios informan que materiales no cumplen con las especificaciones
técnicas del contrato
A pesar de que el 08 de Julio de 2022 el Concejo había autorizado el uso y colocación del
material de base granular3, sustentado en el informe de laboratorio de CACISA, CR-LAB-2022-5088
suministrado por la empresa constructora en el que se indicaba que el material de base granular
cumplía con las especificaciones técnicas señaladas en el cartel de contratación Abreviada Nº
2021LA-000006-01, en otros informes de laboratorio posteriores, se establece que los materiales
colocados no cumplían con las especificaciones técnicas referente a la plasticidad del material.
En ese sentido posterior a la colocación del material se realizaron pruebas de laboratorio,
tanto por parte de la Administración del Concejo (LGC ingeniería de Pavimento) como de la empresa
Laboro (IGSA), generándose dos informes con resultados contrarios respecto a la plasticidad del
material.
En vista de las diferencias de resultados con referencia a la plasticidad de material, se
procedió a realizar un paño de prueba con la base estabilizada con el fin de determinar CBR y
3 Con el oficio INGV-211-2022
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plasticidad del material y de esta forma comparar especialmente si la plasticidad baja a menos 4%4,
donde nuevamente se tuvo diferencias entre los dos laboratorios con referencia a la plasticidad del
material ocasionando atrasos al proyecto.
La empresa LGC (contratada por la Administración del Concejo) obtuvo resultado de 6% de la
plasticidad Informe de ensayo 01-1226-2022, mientras que la empresa IGSA (contratada por la
empresa constructora) en informe IR-05-392-2022 del 23 de junio del 2022, obtuvo resultados de
0% de plasticidad.
El CMDC con el oficio INGV-186-2022 del 17 de junio de 2022, respecto de las inconsistencias
en los resultados que estaban arrojando los informes de laboratorio indicó:
“(…)
Al continuar la diferencia de resultados considerablemente y de esto depende la
aceptación del material, se procedió a realizar una reunión y acordamos realizar
nuevamente pruebas de material colocado en sitio, esta vez con un tercer laboratorio
costeado por su representada, y supervisados por LGC y IGSA en la toma de muestra y
las pruebas realizadas a la base granular. Dando como resultado según el informe de
CACISA CR-LAB-LIM 2022-5780 donde la plasticidad nuevamente no cumple. Se realiza
diseño de la base estabilizada, donde con un 3.3% similar a 75kg/m3, se obtiene valor
de plasticidad cercano al 5%. Según recomienda CACISA informe de CACISA CR-LAB-LIM
2022-5780b página 3 el porcentaje de cemento debe ser 4.3, cerca de 97 kilos/m3 para
obtener valores por debajo del 4% de plasticidad.
En el oficio en comentario se llega entre otras a las siguientes conclusiones:
❖ El material ofrecido y aprobado previamente no cumple con la plasticidad requería,
siendo responsabilidad del contratante y el laboratorio asignado para el control de
calidad, que no previo el problema y presentando informes induciendo a la
administración en el error. Por lo tanto, se le solicita asignar otro laboratorio e informar
al Departamento de Ingeniería vial y Proveeduría, los atestados de la nueva empresa y el
nuevo plan de control en un plazo de tres días hábiles.
❖ Según las recomendaciones de CACISA, se requiere adicionar más cemento para bajar la
plasticidad de la base granular, según el informe CR-LAB-LIM 2022-5780 pasar de
75kg/m3 a 97 kg/m3 para lograr obtener un valor de plasticidad menor 4%, este costo
del cemento adicional correrá por cuenta de la empresa.
❖ La empresa puede continuar con el proceso de construcción al presentar el nuevo diseño
de la base estabilizada, con el objetivo de bajar la plasticidad a menos 4%. Se indica que
de no cumplir será rechazado de plano y deberá sustituir la base granular por material
que cumpla y la sustitución de este material correrá por cuenta de la empresa
contratada, no habrá reconocimiento por sustitución de material o por metro cubico de
material adicional, o cualquier otro rubro en el cual allá incluido en este proceso.
❖ Por lo tanto, deberá revisar muy bien el diseño de la base estabilizada por el cemento de
más, y garantizar por medio del muestreo que diseño cumple con CBR y la plasticidad
bajo a menos 4%, de existir tramos mayores o igual a 4% de plasticidad deberá removerlo
4 oficio INGV-186-2022 del 17 de junio de 2022
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y sustituir el paño hasta demostrar que realmente cumple, esto sin costo adicional para
la administración.
❖ Los pagos de las líneas 4 y 5, estará sujeto al cumplimiento de las especificaciones
técnicas del cartel Nº 2021LA-000006-01, por lo tanto, deberá presentar los informes de
laboratorios que garantice el cumplimiento de estas y al nuevo diseño de base
estabilizada para bajar la plasticidad a menos de 4%.
De acuerdo con lo expuesto, la calidad de los materiales utilizados en el asfaltado de la calle
en el sector de Mal País no cumplía con los requerimientos de calidad establecidos en el cartel de
licitación y el Concejo debió solicitar a la empresa las correcciones pertinentes.
c) Incumplimiento de los plazos de entrega y otras especificaciones técnicas definidas en
los términos contractuales convenidos
Unido a los problemas de la calidad del material utilizado en las obras, el Ingeniero Municipal,
en el oficio INGV-255-2022 del 22 de agosto de 2022 (19 días después de que la empresa sometiera
a cobro la factura número1259 por ₡119.646.386.00), le reitera a la empresa constructora que las
obras incluidas en la Licitación Abreviada No. 2021-LA-000006-01 tenían una fecha de finalización
el 22 de julio de 2022.
Además, señaló que en las visitas al sitio de construcción de acceso adoquinado en Playa
Hermosa se observó que el avance no era significativo, ya que varias actividades podrían haberse
ejecutado en paralelo, pero la empresa se encontraba dedicada únicamente a la construcción del
canal pluvial.
Estos hechos sugieren un incumplimiento de los términos contractuales, lo que podría
impactar en la gestión efectiva del CMDC y tener consecuencias negativas en términos de retrasos
en la finalización de las obras y posiblemente en la calidad del trabajo entregado.
Otro aspecto que destacó el CMD en el oficio INGV-186-2022 era la ausencia de un ingeniero
residente, tal como se especifica en el cartel de licitación, lo cual era un factor crucial para la
ejecución y supervisión adecuada de las obras a ejecutar.
Asimismo, se menciona en el oficio, que, para cada actividad a desarrollar, la empresa
contratista debía proporcionar el material o insumos necesarios y detallarlo claramente en la
memoria de cálculo correspondiente. Específicamente en el caso del canal o cuneta, la empresa
también estaba obligada a suministrar el material granular que serviría como cama para el concreto,
así como el material de préstamo.
En el oficio se recalca que los puntos anteriores estaban estipulados en el cartel de la
Contratación Abreviada Nº 2021LA-000006-01:
1. En el punto 9.6 dice que las empresas oferentes deben presentar un personal técnico y
profesional con la experiencia mínima requerida, la cual se describe detalladamente
como sigue: "Ingeniero civil o Ingeniero en construcción (ingeniero residente) con
experiencia en trabajos de construcción, reconstrucción, mejoramiento, rehabilitación
y/o mantenimiento de obras viales (carreteras) …".
2. En el punto 12.17 establece que se debe presentar un cronograma de ejecución para el
proyecto que identifique claramente las cantidades de materiales, el tiempo de
ejecución, la fecha de inicio probable, la fecha de entrega y demás datos necesarios para
su verificación.
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3. En el punto 12.22 se especifica que si durante la ejecución del contrato, algún miembro
del personal ofrecido no puede representar al contratista según las cualidades
requeridas, el contratista debe proponer ante el Concejo Municipal Cóbano a otro
profesional con igual o mayor experiencia y calificación.
Según el citado oficio INGV-186-2022, se otorgó un plazo de tres días hábiles a la empresa
contratista para que se corrigieran y se aportaran los documentos solicitados y en caso de que no
cumpliera con esta exigencia, se emitiría una orden de suspensión hasta que se subsanaran las
deficiencias señaladas. Además, que se evaluaría luego la solicitud de prórroga una vez que
corregida la situación y se valorara el cronograma de trabajo presentado.
Con oficio del 7 de setiembre del 2022, la empresa contratada señaló respecto al control del
material de préstamo, que la empresa llevaba un estricto control a pesar de que no esté
explícitamente detallado en el contrato. Que el material fue proporcionado por la Municipalidad,
pero la empresa se encargó de transportarlo y colocarlo y en el caso de requerirlo, estaban
dispuestos a presentar un registro detallado del control de materiales, así como los costos asociados
al transporte y colocación.
En relación con la memoria de cálculo para la construcción de la cuneta revestida con
concreto, hacen hincapié en que han cumplido con la entrega de la cama estructural. Además, para
la construcción de una cuneta de 520m2, calcularon que se necesitarían 9m3 de material para la
cama, pero debido al estado del canal, utilizaron más material para el relleno de la cuneta, con el
fin de garantizar su estabilidad y durabilidad.
Por otra parte, ante diversas solicitudes de ampliación de plazo para terminar las obras,
presentadas por la empresa a raíz de fenómenos climáticos que afectaron la zona obligó a suspender
las labores de manera temporal en diferentes intervalos de tiempo.
Es importante indicar que con oficios INGV-278-2022 y INGV-279-2022, los dos del 22 de
septiembre de 2022, el CMDC señala que los argumentos presentados no eran suficientes para
justificar una nueva ampliación del plazo. Específicamente, destaca que hubo un cese de actividades
desde el 5 de septiembre de 2022 hasta el 21 de septiembre del mismo año, lo que resultó en un
retraso de 11 días hábiles, causando perjuicio al Concejo Municipal del Distrito de Cóbano.
Además, menciona que la empresa no informó al Departamento de Ingeniería Vial sobre esta
interrupción de labores, generando daños a las obras ya construidas, afectaciones al turismo y
arrastre de material de préstamo debido a la falta de supervisión en el sitio. Estos incidentes, agrega,
han provocado críticas significativas hacia el CMDC.
Asimismo, se enfatizó la necesidad de que las solicitudes de prórroga estén respaldadas por
argumentos más precisos, incluyendo el número de días solicitados y los fundamentos que
respaldan dicha solicitud.
Lo expresado por el CMDC en los oficios antes mencionados se le reiteró nuevamente a la
empresa en el oficio INGV-293-2022 del 11 de octubre de 2022, donde se emite a la empresa la
orden de suspensión hasta nuevo aviso, a la espera de la decisión de la administración con respecto
a esta contratación.
En oficio del 12 de octubre del 2022, la empresa contratista le indica al CMDC que la Orden
de Inicio se dio 5 meses después de la presentación de la oferta, en pleno invierno y las condiciones
eran extremas. Que en lo que iba del año se habían presentado afectaciones en el país por 41 ondas
tropicales, tema sobre el cual se han referido en otros oficios y habían solicitado días compensables,
donde algunos fueron aceptados por la UTGV.
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Adicionalmente, que la empresa tuvo que buscar materiales de subbase y base en otros tajos
más lejanos y asumir todo el costo directo que implica traer esos materiales, ya que era imposible
utilizar la fuente de materiales propuesto en la oferta debido a que no se podía pasar por la crecida
de los ríos que generan las lluvias, dicha condición de los ríos se mantiene a la fecha.
Que habían llevado a cuesta la carga financiera del proyecto ya que el presupuesto de esta
administración paso a superávit, y al día de hoy la administración no contaba con un presupuesto
destinado a esta Licitación. Reiteran que la empresa no cesó labores porque quería, sino porque no
contaba con el respaldo de documentos técnicos y legales necesarios para ejecutar correctamente
las obras.
Luego indica la empresa que la Unidad Técnica de Gestión Vial realizó varios cambios en la
construcción del proyecto que generaron grandes atrasos, tales como:
➢ La ubicación exacta donde se iba a construir y el alcance del proyecto.
➢ Se había indicado que se requería más cantidad de excavaciones.
➢ Se pretendía hacer este tipo de cuenta en una sección que no era apta, por lo que se debió
hacer un canal con una sección que es el doble de la sección típica de cuneta revestida,
esto no fue lo contratado y toma más tiempo en construir.
➢ Corta de árboles.
➢ Tubería de agua potable. El personal del Ay A indicaron que se debía mover tubería, y una
semana después cambiaron de opinión. Mientras tanto, la empresa no podía continuar
con los trabajos, requirió más de 22 días en tomarse una decisión con respecto al tubo y
el alineamiento del canal.
d) La empresa procede a retirar los equipos de trabajo y documentar el estado de las obras
que se ejecutaban
En relación con la suspensión de actividades a partir del 12 de octubre de 2022, el
representante de la empresa constructora hace referencia al oficio INGV-278-2022, expresando su
disposición a ser informados sobre la reanudación de labores y que, ante la falta de un tiempo
estimado de respuesta por parte del Concejo, la empresa procede a realizar un levantamiento
fotográfico, retirar los equipos y documentar el estado en que quedan las obras.
Además, como consecuencia de la suspensión de los trabajos, el 17 de octubre de 2022, la
empresa constructora, presenta al CMDC el cuadro de estimación No.3 de la Orden de Compra
No.132, relacionado con el "Acceso de Adoquinado Playa Hermosa". Este documento detalla las
actividades realizadas que la empresa busca que se reconozcan, incluyendo excavaciones, limpieza
y conformación de camino, cunetas revestidas en concreto, entre otras, por un valor de
₡23.455.520,87.
Por otra parte, en cuanto al trabajo de adoquinado en Playa Hermosa, según el oficio INGV-
305-2022 del 26 de octubre de 2022, el ingeniero municipal manifiesta a la empresa constructora
que una de las causas de este retraso fue el inicio tardío de las labores en Playa Hermosa el 8 de
agosto de 2022, tres días antes de vencer el plazo de entrega de la totalidad de los trabajos en Mal
País y Playa Hermosa, programado para el 10 de agosto, según la ampliación de plazo que en su
momento se le concedió a la empresa para la entrega global de las obras indicadas en la Licitación
Abreviada No. 2021-LA-000006-01.
El documento señala además que luego, hubo una serie de eventos que provocaron más
retrasos en la ejecución de las obras, lo que llevó a la decisión unilateral de suspender el proyecto
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el 11 de octubre de 2022, hasta nuevo aviso. En ese momento, el proyecto acumulaba un retraso
de 44 días hábiles (un 78% más de tiempo del establecido para su ejecución). A pesar de haber
trabajado en Playa Hermosa durante 104 días hábiles, el proyecto solo estaba completo en menos
del 20%.
e) Cambios de personal de parte de la empresa genera afectaciones en la ejecución de las
obras
El CMDC le indicó a la empresa que se presentaron diferentes encargados (5 en total) que
pasaron por el proyecto y que ni siquiera conocían las especificaciones de las obras indicadas en el
cartel, debido a la falta de un ingeniero residente. También le hace ver que, como resultado del
cambio de personal y la falta de un ingeniero, ocurrió lo siguiente:
• No se han ubicado con el proyecto, o el área de trabajo, desconocimiento de las
especificaciones del cartel.
• Cada encargado se le indica los por menores de la obra, no apuntan, no hay bitácora en
sitio.
• Cuadrilla de trabajo que ingresaban a las ocho de la mañana y salían a la 4 de la tarde, no
informaban al inspector de ingreso de material, para el respectivo control. No hay un
cronograma de trabajo de las actividades a realizar a diario.
• Estando en periodo de atraso, la empresa realizó las calicatas o verificó las condiciones del
suelo en playa Hermosa, e informando verbalmente a este departamento. El proceso de
excavación lo inició el 19 de agosto y la Calicatas el 24 de agosto del 2022, siendo la fecha
de entrega para el 10 de agosto del 2022.
• La utilización del equipo y personal mínimo, en Playa Hermosa.
• En caso de la cuneta revestida no se ajusta a las especificaciones del cartel.
• No se justifica indicar después de 104 días hábiles, de iniciada las obras, que el cartel es
escueto, cuando en la oferta indica que conocen y aceptan los términos.
Según el cartel se indica:
12. 12 El contratista será el único responsable por la ejecución del contrato y por
/os recursos utilizados para este fin (humanos, equipo, maquinaria y materiales) (…)
12. 13 El contratista deberá disponer de todos /os recursos necesarios para la
correcta ejecución del contrato.
12. 14 Si el contratista cometiere imprecisiones o errores en la prestación de /os
servicios objeto de esta contratación, deberá corregir, rectificar, complementar o
reponer la información y los trabajos que resultaran defectuosos, asumiendo todos
los costos en que deba incurrir.
Además, el 27 de octubre de 2022, a través del oficio INGV-312-2022, se vuelve a hacer
hincapié a la empresa sobre el paso de diferentes encargados a lo largo de la ejecución de las obras
y se solicita una justificación precisa de los días de retraso para respaldar la solicitud de prórroga.
Se cuestiona el interés de terminar el proyecto bajo el argumento del huracán y la salida de la
cuadrilla, sin una defensa clara de los días de retraso hasta esa fecha.
Además, se destaca que la empresa solicitó 22 días prorrogables argumentando la necesidad
de realizar más excavaciones, pero se cuestiona la validez de esta solicitud dado que el volumen
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adicional de excavación podría realizarse en un tiempo mucho menor al solicitado. También se
critica la solicitud de días compensables por la construcción de cunetas, considerando que el avance
en esta tarea ha sido demasiado lento en comparación con el tiempo transcurrido desde el inicio de
la obra.
Se subraya nuevamente que no se han cumplido las solicitudes realizadas en el oficio INGV-
255-2022, especialmente en lo referente al ingeniero residente. Además, se mencionan problemas
como el arrastre de material de préstamo debido a la ausencia de personal de la empresa, así como
deficiencias en la construcción de cunetas y canales, que no cumplen con las especificaciones
técnicas requeridas.
En relación con los trabajos en Playa Hermosa, el mismo 27 de octubre del 2022, la empresa
aporta un croquis de lo que se les solicitó construir en adoquín y solicita aclarar cuál sería la forma
de pagar la diferencia o que cambios se realizarán; así como se indicara otra serie de aspectos
técnicos del proyecto; sin embargo, el CMDC con oficio INGV-315-2022 del 03 de noviembre de
2022, le comunica a la empresa que en respuesta a su nota enviada el 17 de octubre del 2022, sobre
estimación y facturación, para iniciar con facturación, se debía realizar la entrega del proyecto.
f) Obras ejecutadas en Mal País y Playa Hermosa presentan problemas de ejecución
En el oficio INGV-315-2022 del 03 de noviembre de 2022 el CMDC le indica a la empresa
constructora que hasta la fecha se presentan las siguientes situaciones:
“…En el caso de Mal País ciertas cunetas deben ser reparadas, (…), esto con el fin de
recibir dichas obras.
En caso del asfalto, se pagará según el factor de reducción de acuerdo al reglón de pago
por los porcentajes de vacíos que dio en las pruebas de laboratorio.
En el caso de Playa Hermosa, tenemos problemas de resistencia del concreto, según
pruebas de nuestro laboratorio. Además, problemas constructivos de las cunetas,
cunetas reventadas y desplazada durante la construcción de la obra, que quedaron en
reparar para ser recibidas.
Tambien le indica que en el oficio INGV-211-2022, con fecha 8 de julio del 2022, se indicó
en dicho documento en la etapa de conclusiones, en el primer punto lo siguiente:
En conclusión:
❖ El material ofrecido y aprobado previamente no cumple con la
plasticidad requería, siendo responsabilidad del contratante y el
laboratorio asignado para el control de calidad, que no previo el problema
y presentando informes induciendo a la administración en el error. Por lo
tanto, se le solicita asignar otro laboratorio e informar al Departamento
de Ingeniería Vial y Proveeduría, los atestados de la nueva empresa y el
nuevo plan de control en un plazo de tres días hábiles.
De lo cual no ha subsanado, lo que se indica el ultimo reglón subrayado en amarillo.
Siendo así las cosas no se aceptan los informes presentados por la empresa IGSA”.
El 22 de noviembre de 2022, con el oficio INGV-333-2022, el CMDC le manifiesta a la empresa
constructora que hasta la fecha no han tramitado el proceso de entrega del proyecto asfaltado en
Mal País, ni informado sobre la reparación de la cuneta en dicho sector.
g) Rescisión por mutuo acuerdo del contrato
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El CMDC le manifiesta a la empresa que tomando en cuenta los resultados obtenidos en julio
durante la ejecución del proyecto por medio del ensayo de análisis de vacíos con núcleos extraídos,
se determina que el factor de pago final que se debe aplicar para este mes es de 93%. Este cálculo
se obtuvo de la sección 107. Aceptación de trabajo según CR2010. Esto correspondiente a la línea
6, Construcción de carpeta asfáltica en 5cm compactado, código 5.03.02.06.5.02.02.
Además, que no se observa reparación del canal en Playa Hermosa, el mismo se observa
desplazado, reventado, y el piso con fisuras, el cual debe ser reparado para su aceptación.
El 2 de febrero de 2023, mediante el oficio INGV-028-2023, el Ing. Municipal solicita
nuevamente al Intendente Municipal, asignar contenido para el pago de las cantidades ejecutadas
en el tramo de Mal País del asfaltado de 850 metros lineales, por un total de ₡112.604.391,00, según
informe del inspector David Rodríguez Chavarría.
Ese mismo 2 de febrero, la empresa constructora menciona por escrito a la administración
del Concejo Municipal, que fue hasta el 22 de noviembre del 2022, que se les indicó el factor de
pago y la reparación de paños. Que desconocía los daños a reparar, pero aun así siempre estuvo
atenta y disponible a realizar las reparaciones menores, además que, por estar suspendidos las
obras desde el 13 de octubre del 2022, no podían hacer ningún tipo de reparación o trabajos.
En el oficio INGV-094-2023 del 11 de abril de 2023, el Ingeniero Municipal comunica al
Intendente Municipal, que el proyecto de Adoquinado en Playa Hermosa fue suspendido el 11 de
octubre de 2022 debido al escaso avance de las obras y las constantes ausencias en su ejecución.
Que el 11 de enero de 2023, se llevó a cabo una reunión con representantes de la empresa
constructora junto con miembros del Departamento de Ingeniería Vial, con el propósito de rescindir
el contrato por mutuo acuerdo, al cual estuvieron de acuerdo los representantes de la empresa, sin
embargo, a la fecha no consta dicha resolución en el expediente de contratación.
El oficio también hace referencia a que se realizaron actividades en Playa Hermosa que
excedieron las cantidades inicialmente contratadas para el proyecto, sin que estas ampliaciones
hayan sido aprobadas o informadas previamente por los funcionarios de la empresa a la UTGV. Se
solicita la aprobación para el pago de estas actividades adicionales.
Se menciona que, dado que se confirmó que efectivamente se ejecutaron más obras de lo
estipulado en el contrato inicial, el Intendente Municipal o al Departamento Legal se pronuncien
sobre si procede el pago de las actividades adicionales por ₡13.782.564,30, o si se debe pagar
únicamente lo estipulado en el contrato original.
De nuevo, mediante oficio INGV-318-2023 del 14 de noviembre de 2023, el CMDC comunica
entre otras cosas a la empresa constructora el envío vía correo electrónico del oficio INGV-333-2023,
donde se le indicaba que el factor de pago final que se debía aplicar para la mezcla asfáltica en
caliente correspondiente a la producción del mes de Julio de 2022 para el proyecto de ruta C6-01-
001 Mal País del 93%.
Por lo tanto, se solicitaba modificar la factura para su respectivo pago antes del 22 de
diciembre de 2023 por un total de ₡112.604.391,00, por las razones indicadas anteriormente, ya
que dicho asfalto no cumplió con lo solicitado en el pliego del cartel de licitación del punto 6,
Construcción de carpeta asfáltica en un espesor de 5 cm compactado, de acuerdo con las
especificaciones técnicas para la mezcla asfáltica.
Asimismo, en esa misma fecha (14 de noviembre de 2023), se le comunica a la empresa
constructora que el presupuesto extraordinario 01-2023 aprobado en noviembre de 2023, incluía el
pago de la factura por los trabajos realizados en Mal País; que debía proceder a modificar la factura
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según lo acordado y de acuerdo a las pruebas de laboratorio realizadas al asfalto colocado en el
proyecto, que no cumplía con las especificaciones requeridas.
El 20 de noviembre de 2023, la empresa constructora responde que se procederá a modificar
la factura. Que, dada la morosidad de la factura, están facultados para cobrar los intereses
generados. También recuerda a la Municipalidad que con el pago de la factura no concluye el pago
de los trabajos ejecutados, ya que aún falta la orden de modificación solicitada desde octubre de
2022, lo que resulta en un pendiente de factura y pago por un total de ₡23.455.520,00.
Le recuerda a la Municipalidad que el pago de la factura nro. 1736 no constituye el pago
completo de los trabajos ejecutados. Se destaca que el Concejo Municipal recibió la totalidad de la
obra pública contratada, pero la empresa continúa a la espera de una orden de modificación, así
como la respectiva orden de compra de la última estimación del proyecto. Sin estas órdenes, no se
puede proceder con la facturación del cierre de obra, lo que genera un pendiente de factura y pago
por una cantidad específica de ₡23.455.520,00.
El 24 de noviembre de 2023, mediante el oficio INGV-358-2023 se solicita a la Encargada de
Presupuesto, asignar contenido presupuestario para iniciar el pago de proyectos ya ejecutados que
se dejaron previstos para su cancelación en el presupuesto extraordinario 01-2021.
Aunque en el expediente no se evidencia que la factura nro. 1259 del 3 de agosto de 2022 por
₡119.646.386,48 haya sido anulada, se emitió en su lugar la factura nro. 1736 del 20 de noviembre
de 2023 por ₡112.604.391,25 para iniciar el trámite de pago. Este pago se completó mediante el
depósito nro. 28393552 del 12 de diciembre de 2023, realizado a la empresa constructora por
₡110.352.302,25 (₡112.604.391,25 menos un impuesto de renta de ₡2.252.089,00).
En resumen, transcurrieron aproximadamente año y medio para que la Municipalidad pagara
los trabajos realizados en el sector de Mal País relacionados con la orden de compra nro. 133. Se
advierte que a pesar de que en el cartel de licitación se establecía los procedimientos de control por
parte del CMDC en el desarrollo de estas obras, no fueron efectivos para alertar y tomar decisiones
oportunas que permitieran la adopción de las medidas correctivas en cuanto a la ejecución
contractual por parte de la empresa adjudicada.
Lo anterior no sería concordante con lo que establece la Ley General de Control Interno en
sus artículos 7 y 12 inciso b), los cuales señalan que se debe disponer de los procedimientos de
control aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y
atribuciones institucionales, proporcionando seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones y
competencias.
Asimismo, que el jerarca y los titulares subordinados les corresponde tomar de inmediato las
medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades.
2.3 Deficiente control presupuestario sobre los recursos asignados a la Licitación Abreviada
2021LA-000006-01
De acuerdo con la "Ley General de Concejos Municipales de Distrito", en términos
presupuestarios, los Concejos Municipales de Distrito están sujetos a la autoridad de la
municipalidad del cantón al que pertenecen. En el caso específico del Concejo Municipal de Distrito
de Cóbano, este se encuentra bajo la jurisdicción de las políticas presupuestarias de la Municipalidad
de Puntarenas.
Por ende, es importante tener en consideración que los presupuestos ordinarios y
extraordinarios de la institución, que comprenden tanto los ingresos como los gastos proyectados
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para el año, así como sus eventuales modificaciones, deben ser conocidos y aprobados previamente
por la Municipalidad de Puntarenas para su incorporación consolidada en sus propios presupuestos.
Esta coordinación puede prolongar en ciertas ocasiones el tiempo necesario para disponer de
recursos destinados a la ejecución de proyectos. Además, es relevante mencionar que, para que los
presupuestos adquieran vigencia, requieren la aprobación de la Contraloría General, la cual
supervisa su correcta ejecución.
Por otra parte, la norma 4.3.2 de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-
DC-DFOE/), de obligatorio cumplimiento para todos los entes públicos, incluidas las
municipalidades, establece que la ejecución presupuestaria engloba todas las actividades
administrativas y operaciones económico-financieras que facilitan la recaudación o recepción de
ingresos, así como su utilización en los gastos planificados para el ejercicio respectivo, en línea con
la planificación anual de la institución.
Estas acciones deben tomar en cuenta las directrices establecidas para el mediano y largo
plazo en los planes de desarrollo nacionales, sectoriales, regionales y municipales, según
corresponda. El presupuesto debe ejecutar exclusivamente los gastos imputables al período de su
vigencia, aunque de manera excepcional se permite imputar obligaciones por compromisos
pendientes al cierre del año, siempre y cuando exista la autorización correspondiente por
disposición legal o normativa superior.
Es importante resaltar que la asignación presupuestaria, aunque autorice a la institución a
realizar los gastos, no puede ser considerada por su mera existencia como una obligación para la
actuación administrativa. Dichos gastos deben ejecutarse dentro de las posibilidades técnicas,
jurídicas y financieras de la institución.
En el año 2021, al iniciar el procedimiento de contratación para la ejecución de los proyectos,
se contaba con un presupuesto asignado de ₡220.534.993,08. Este presupuesto estaba distribuido
entre las siguientes partidas presupuestarias del programa III: 5 03 02 065 02 02, con un monto de
₡154.943.489,76; y 5 03 02 075 02 02, con ₡65.591.503,63, según se detalla a lo largo de este
documento.
Sin embargo, debido a que la ejecución del procedimiento de licitación abreviada No. 2021LA-
000006-01 no se llevó a cabo dentro del plazo establecido, conforme a la normativa presupuestaria
explicada previamente, los recursos asignados debieron ser incluidos en la liquidación
presupuestaria del año 2021. Esta liquidación fue aprobada por la Contraloría General de la
República en el año 2022 como parte del superávit libre, para ser nuevamente presupuestados por
la Municipalidad en ese mismo año como parte de un presupuesto extraordinario que permitiera su
utilización. Este mismo proceso se repitió para el año 2023 en relación con los recursos no utilizados
en 2022 para estos proyectos, y es posible que se presente un escenario similar en el año 2024.
En resumen, aunque los recursos para cumplir con las obligaciones fueron presupuestados,
no se evidenció que a nivel interno se establecieran medidas para garantizar la disponibilidad
presupuestaria conforme al bloque de legalidad, de manera transparente, eficaz, eficiente,
económica y con calidad durante todo el periodo de desarrollo de los proyectos licitados; los cuales
por las condiciones expuestas tuvieron un horizonte de ejecución que trascendió el ejercicio
económico en el que fueron incluidos originalmente.
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2.4. Reconocimiento de reajuste de precios a las diferentes líneas de productos contenidas en
las órdenes de compra
El 12 de abril de 2023, la empresa constructora envió a la Proveeduría Municipal y al
Departamento de Ingeniería Vial una solicitud donde presenta el cálculo de reajuste de precios
unitarios del contrato asociado a la Licitación Abreviada número 2021LA-000006-01, por
₵33.008.557,35.
En la solicitud se destaca que la empresa ha aplicado la fórmula correspondiente para obtener
el equilibrio financiero del contrato, lo cual constituye un derecho según lo establecido en los
artículos 18 de la Ley de Contratación Administrativa y 31 de su Reglamento.
Se menciona que este derecho surge debido a las variaciones en los costos directamente
relacionados con la ejecución del contrato desde la fecha de presentación de las ofertas,
especialmente en el precio de la mezcla asfáltica en caliente. Esto ha generado un desequilibrio en
la ecuación financiera del contrato, que la Administración debe abordar para restablecer su
equilibrio, respaldando el mayor costo del precio integral del contrato a través del reconocimiento
de los reajustes de precios, tal como lo ha enunciado la Sala Constitucional (Voto Nº6432- 98).
Se indica que, con base en las normas legales mencionadas y la jurisprudencia de la Sala
Constitucional, específicamente el Voto Nº6432-98 del 04 de septiembre de 1998, así como en las
directrices de la Contraloría General de la República (Oficio 1766 de 25 de febrero de 2000, entre
otros), se solicita el reconocimiento del reajuste de precios al que tiene derecho la empresa.
Dicha solicitud, la Proveedora Institucional la traslada al jefe del Departamento de Ingeniería
Vial de la Municipalidad, mediante el oficio PM 011-2023 del 2 de mayo de 2023, con la petición de
que se realice la revisión correspondiente del reajuste de precios solicitado por la empresa
constructora en relación con los trabajos realizados bajo el proceso de licitación Nº2021LA-000006-
01.
En el expediente de contratación consta un correo electrónico de la empresa constructora del
18 de octubre de 2023, dirigido al Intendente y a la presidencia del Concejo, con copia a varios
funcionarios del Concejo donde reitera la presentación formal del cálculo de reajustes de precios
unitarios del contrato asociado a la Licitación Abreviada número 2021LA-00006-01 y solicita se
realice el análisis correspondiente para resolverlo lo antes posible.
El 9 de noviembre del 2023 la empresa de nuevo remite la solicitud de reajuste de precios
mediante correo electrónico como consta en el expediente de la contratación. En respuesta a esta
comunicación, la Proveedora Municipal informa el mismo día que se encuentra en proceso de
análisis debido a la complejidad del desarrollo de la ejecución de la obra.
Respecto a la gestión de reajuste de precios solicitada por la empresa constructora, con el
oficio INGV-046-2024 del 20 de febrero de 2024, el Ingeniero Municipal comunica a la Proveedora
Municipal que se realizó un análisis exhaustivo sobre la solicitud de reajuste del precio presentada
por la empresa constructora determinándose los montos a reconocer de la siguiente manera:
Para la factura 1211.
• Limpieza mecanizada y conformación del camino para una longitud de 0.85 kilómetros. Un
monto de ₡316.622,47
• metro cubico de material granular subbase con una cantidad de 1487.5 m3. Un monto de
₡4.226.095,24
Factura 1258.
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• Metro cuadrado de cuneta revestida total de 577.00 m2. Un monto de ₡1.221.339,84
• Metro cubico de concreto estructural para un total de 2.6 m3. Un monto de ₡51.448,65
El total reajustado según el estudio hecho por el Ingeniero Municipal sería de ₡5.815.546,20,
y se solicitaría el pago de estos reajustes y de los intereses una vez que se aprobara el segundo
extraordinario del 2023.
El oficio INGV-046-2024 se envió también a la empresa constructora como un adjunto al oficio
Nº PM 003-2024, suscrito por la Proveedora Municipal, indicándole que se procederá a realizar las
gestiones pertinentes para que la administración reserve los fondos requeridos para dicho pago, así
como los intereses generados, lo cual se comunicará una vez se tenga información relacionada.
De los estudios de precios realizados por ambas partes (Municipalidad y empresa) se observa
una diferencia entre el reajuste de precios solicitado por la empresa de ₡33.008.557,35 y el cálculo
hecho por el CMDC de ₡5.815.546,20. Esto se debe a que este funcionario no consideró dentro de
la revisión de ese reajuste de precios la factura electrónica nro. 1259 por un monto de
₡119.646.386,48, por cuanto esa factura no fue pagada y en su lugar, ya que el Concejo Municipal
realizó el pago de la factura nro. 1736 emitida el 20 de noviembre del 2023, por ₡112.604.391,25.
Sobre el particular se debe tenerse en cuenta que el documento de reajuste de precios
elaborado por la empresa tiene fecha del 12 de abril del 2023, cuando aún no se había considerado
reemplazar la factura nro. 1259 del 3 de agosto del 2022 por ₡119.646.386,48, por la factura nro.
1736 del 20 de noviembre del 2023 por ₡112.604.391,00.
3. CONCLUSION
El presente estudio permite concluir que si bien la Administración del Concejo Municipal de
Distrito de Cóbano ejecutó razonablemente la licitación abreviada Nro. 2021LA-000006-01 para la
construcción de un acceso adoquinado en Playa Hermosa y el asfaltado de una calle en Mal País, de
conformidad con la normativa vigente en ese entonces, se advierte la falta de procedimientos de
control efectivos para minimizar los riesgos de las situaciones presentadas en cuanto a la ejecución
de las obras por parte de la empresa constructora.
Transcurrieron cerca de año y medio para que el Concejo pagara los trabajos realizados y se
estableció que, a pesar de que en el cartel de licitación se detallaban los procedimientos de control
por parte del CMDC en el desarrollo de las obras, no fueron efectivos para alertar y tomar decisiones
oportunas que permitieran la adopción de las medidas correctivas en cuanto a la ejecución
contractual por parte de la empresa adjudicada y minimizar la ocurrencia de atrasos o bien, tomar
otras acciones que garanticen la protección de la hacienda municipal en pro del cumplimiento de
los objetivos propuestos con el desarrollo de las obras contratadas.
Es importante destacar que esta Auditoría Interna en un reciente informe acerca de la gestión
de los recursos para la atención de la red vial cantonal también se había referido a las debilidades
de control acerca de los procesos de inspección de las obras que se ejecutan por parte de empresas
contratadas, con lo cual se reitera la necesidad de adoptar las medidas correctivas tanto
recomendadas en el citado informe como las que se detallan a continuación.
4. RECOMENDACIONES
4.1 Al Concejo Municipal
a) Brindar, en la forma y condiciones que le corresponden conforme a su competencia el
apoyo necesario a las acciones que proponga la Administración para el cumplimiento de las
recomendaciones giradas por esta Auditoría Interna, en el punto 4.2 de este informe, con el fin de
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potenciar las oportunidades de mejora en la gestión del Concejo. Es importante que este cuerpo
deliberativo esté atento, “in vigilando” de la efectiva implementación de las alternativas de mejora
que adopte la Administración de este Ayuntamiento.
Para acreditar el cumplimiento de esta recomendación, en el plazo de quince días hábiles
contado a partir de la fecha de la sesión en la cual ese Órgano Colegiado conoce el presente informe,
deben remitirse a esta Auditoría Interna, los acuerdos dictados sobre ese mismo particular.
4.2 Al Intendente Municipal
a) Coordinar con la Proveedora Municipal y el Ingeniero Municipal, la implementación
de un sistema de gestión documental más riguroso y exhaustivo en cuanto a los procedimientos de
contratación que se llevan a cabo, de manera que, en los expedientes físicos, se identifique detallada
y cronológicamente absolutamente todos los documentos que se generan en cada etapa del
proceso de contratación y establecer mecanismos claros para recopilar, almacenar y verificar la
disponibilidad de estos documentos de manera oportuna.
Para el cumplimiento de esta recomendación debe remitir a esta Auditoría Interna en el
término de un mes, copia del documento de las instrucciones giradas para corregir la deficiencia de
control detallada en el punto 2.1 de este informe.
b) Girar instrucciones a las jefaturas de las distintas dependencias municipales
involucradas en la planificación y ejecución de obra pública, que, en los futuros procedimientos de
contratación de estas obras, desde la decisión inicial, se exija como requisito obligatorio que las
empresas contratadas presenten un programa detallado de actividades como parte integral de la
documentación requerida para la contratación. Este programa debe incluir fechas de inicio y
finalización de cada etapa del proyecto, hitos importantes, recursos necesarios y responsables de
su ejecución. Asimismo, establecer en el cartel, cláusulas contractuales que especifiquen las
consecuencias en caso de incumplimiento del programa de actividades por parte de la empresa
contratada, que podría incluir penalizaciones financieras o la rescisión del contrato en casos graves
de incumplimiento.
Al implementar esta recomendación, se fortalecerá el control y seguimiento de los proyectos,
permitiendo una gestión más efectiva y oportuna por parte del personal municipal y reduciendo los
riesgos asociados con posibles retrasos o incumplimientos por parte de las empresas contratadas.
Para el cumplimiento de esta recomendación debe remitir a esta Auditoría Interna en el
término de un mes, copia del documento de las instrucciones giradas para corregir la deficiencia de
control detallada en el punto 2.2.1 de este informe.
c) Conformar un equipo de trabajo que realice una evaluación exhaustiva de los
procedimientos de control establecidos en el cartel de licitación y en el contrato para identificar
posibles deficiencias o áreas de mejora para futuros procedimientos de contratación de obra
pública. Esto podría implicar la revisión de los criterios de seguimiento, los plazos para la
presentación de informes de avance y cualquier otra disposición relacionada con la supervisión de
manera proactiva del avance de las obras y detectar oportunamente cualquier desviación o
problema en la ejecución contractual, mediante la implementación de mecanismos de alerta
temprana que permitan al CMDC identificar y responder rápidamente a cualquier problema o
irregularidad en la ejecución contractual. También la definición de indicadores clave de desempeño
y la programación de revisiones periódicas para evaluar el cumplimiento de los mismos.
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Para el cumplimiento de esta recomendación debe remitir a esta Auditoría Interna en el
término de un mes, copia del documento de las instrucciones giradas corregir la deficiencia de
control detallada en el punto 2.2.2 de este informe.
d) Documentar en el expediente de conformidad con los requerimientos establecidos
en los artículos 207 y 210 del Reglamento a la Ley General de Contratación Administrativa, nro.
7494, que era la que estaba vigente en el tiempo en que se realizó esta contratación, la resolución
que dio origen a la suspensión de los trabajos relacionados con las obras contratadas, de manera
que le permita a la administración municipal mitigar riesgos de repercusiones legales, financieras y
operativas significativas para ambas partes involucradas en el contrato de obra pública. Asimismo,
analizar y si corresponde, ejercer la aplicación de la garantía de cumplimiento de conformidad con
lo dispuesto en los artículos 41 y 212 del mismo reglamento y el cobro de multas y la aplicación de
la cláusula penal de acuerdo con los artículos 48 y 50 del mismo reglamento y los apartes 15 y 21
del cartel de licitación y 12 y 13 del contrato suscrito entre las partes.
Para el cumplimiento de esta recomendación debe remitir a esta Auditoría Interna en el
término de un mes, copia del documento de las instrucciones giradas corregir la deficiencia de
control detallada en el punto 2.2.2 g) de este informe.
e) Girar instrucciones al Ingeniero encargado de la UTGV y al área de asesoría legal,
para que se efectúe, de manera detallada, un análisis de los trabajos realizados por la empresa
contratada, de los cuales a la fecha no se le haya reconocido el cobro de ₵23.455.520,00, así como
del pago de las obras adicionales por ₡13.782.564,30, que reclaman para dar por finiquitado la
contratación, de manera que se establezca si es procedente el reconocimiento de esos rubros y en
caso afirmativo proceder conforme al ordenamiento jurídico.
Para el cumplimiento de esta recomendación, debe remitir a esta Auditoría Interna en el
término de un mes a partir del recibo de este informe, copia del documento de las instrucciones
giradas y dos meses después de ello, el informe del análisis realizado con las recomendaciones a
ejecutar para corregir la deficiencia de control detallada en el punto 2.2.2 g) de este informe sobre
lo antes indicado.
f) Girar las instrucciones correspondientes para que la ejecución presupuestaria se programe
y desarrolle coordinadamente entre los departamentos responsables, usando los recursos según las
posibilidades financieras, la naturaleza de los gastos y los avances en el cumplimiento de los
objetivos y metas, especialmente cuando se refiere al desarrollo de obra pública que rebasa los
periodos presupuestarios.
Para el cumplimiento de esta recomendación, debe remitir a esta Auditoría Interna en el
término de dos meses después de recibido este informe, copia de las instrucciones escritas dirigidas
a los responsables de controlar la disponibilidad de recursos para el desarrollo de obra pública,
principalmente la que rebasa los periodos presupuestarios.
g) Realizar una revisión detallada de la documentación relacionada con los reajustes
de precios, asegurando que se consideren todas las facturas emitidas y los pagos realizados. Esto
incluiría verificar la fecha de emisión y pago de cada factura y su correspondencia con el período de
elaboración del documento de reajuste de precios. Además, se debe establecer un proceso claro
para documentar cualquier cambio en las facturas originales, como la sustitución de una factura por
otra, y asegurarse de que estos cambios se reflejen correctamente en los cálculos de reajuste de
precios y comunicados a la empresa.
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Al seguir esta recomendación, la municipalidad se garantizará una mayor precisión en los
cálculos de reajuste de precios y se minimizará el riesgo de discrepancias como la observada en este
caso.
Para el cumplimiento de esta recomendación, debe remitir a esta Auditoría Interna en el
término de dos meses después de recibido este informe, copia del informe del análisis de reajuste
de precios realizado para corregir la deficiencia de control detallada en el punto 2.3) de este
informe.
5. CONSIDERACIONES FINALES
5.1 La información que se solicita en este informe es para acreditar el cumplimiento de
las recomendaciones, deberá remitirse en los plazos y términos antes fijados por la Auditoría
Interna.
5.2 Se recuerda a la Administración la obligatoriedad de analizar e implementar las
recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, en cumplimiento de lo establecido por el
artículo 12, inciso c) de la Ley General de Control Interno, N° 8292.
NOTA. INFORME COMPLETO CONSTA EN EL EXPEDIENTE DE ESTA ACTA
ACUERDO N°2
Con cinco votos presentes a favor SE ACUERDA: 2.1. Dispensar del trámite de
comisión. ACUERDO UNANIME
2.2. Solicitarle a la administración se le de prioridad al cumplimiento de estas
recomendaciones ya que así se estaría subsanando y evitando que en futuras
contrataciones caigamos en errores tan graves como lo que señala este informe de la
auditoria” ***
2.3. Solicitarle a la administración nos remita copia o nos informe de lo actuado para el
cumplimiento de las recomendaciones emitidas en el punto 4.2”. ACUERDO UNANIME.
Votan a favor los Concejales Manuel Ovares Elizondo, Eric Salazar Rodriguez, William
Morales Castro, Minor Centeno Sandi y Carlos Mauricio Duarte (quien asume la curul ante
la ausencia del Concejal Eduardo Sanchez).
****************************************U.L.*****************************************************
PRESIDENTE. Al ser las dieciséis horas con cincuenta y cinco minutos se da por finalizada
la sesión. Buenas tardes.
Sr. Eric Salazar Rodriguez Sra. Roxana Lobo Granados
PRESIDENTE SECRETARIA
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