Extraordinaria 57 · 2024-02-29
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Las actas se corrigen y aprueban en la sesión siguiente; verifique que esta sea la versión aprobada antes de citarla. Forma citable: sesión extraordinaria N.º 57 del 2024-02-29 + número de acuerdo.
Acuerdos en esta acta
Detección automática sobre el texto; verifique siempre contra el PDF original.
- Acuerdo 1 (pág. 25) · unanime ACUERDO N°1 Con tres votos presentes a favor SE ACUERDA: “1.1. Dispensar del tramite de comisión”. ACUERDO UNANIME 1.…
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ACTA EXTRAORDINARIA N°57-2024
PERIODO CONSTITUCIONAL
2020-2024
ACTA NÚMERO CINCUENTA Y SIETE- DOS MIL VEINTICUATRO DE LA SESIÓN
EXTRAORDINARIA QUE CELEBRA EL CONCEJO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE
CÓBANO EL DÍA VEINTINUEVE DE FEBRERO DEL DOS MIL VEINTICUATRO A LAS
DIECISEIS HORAS CON TREINTA MINUTOS LA SALA DE SESIONES DE ESTE
CONCEJO.
Con la presencia de las siguientes personas:
PRESIDENTE a.i.
Manuel Ovares Elizondo
CONCEJALES PROPIETARIOS
William Morales Castro
Kemily Rebeca Segura Briceño
CONCEJALES SUPLENTES
INTENDENTE
ASESORA LEGAL
SECRETARIA
Roxana Lobo Granados
AUSENTES
CONCEJALES PROPIETARIOS
Eduardo Sánchez Segura.
Minor Centeno Sandi
Eric Salazar Rodríguez
CONCEJALES SUPLENTES
Cristel Gabriela Salazar Cortes
Carlos Duarte Duarte
Se comprueba el quórum y se da inicio a la sesión sometiendo a consideración del
Concejo el orden del día propuesto para esta sesión
ARTICULO I ORACIÓN
ARTICULO II. PRESENTACION INFORME DE AUDITORIA DENOMINADO “INFORME
DE AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA EVALUACION DE LOS
CONTROLES ESTABLECIDOS POR EL CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE
COBANO EN LA EJECUCION DE OBRAS VIALES CON CARGO A LOS RECURSOS
PROVENIENTES DE LAS LEYES NUMEROS 8114 Y 9329 PARA EL PERIODO 2021-
2023”
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ARTICULO I. ORACION
A cargo de la secretaria
ARTICULO II. PRESENTACION INFORME DE AUDITORIA DENOMINADO “INFORME
DE AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA EVALUACION DE LOS
CONTROLES ESTABLECIDOS POR EL CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE
COBANO EN LA EJECUCION DE OBRAS VIALES CON CARGO A LOS RECURSOS
PROVENIENTES DE LAS LEYES NUMEROS 8114 Y 9329 PARA EL PERIODO 2021-
2023”
PRESIDENTE a.i. Le da la bienvenida a la Auditora Municipal y le concede la palabra
LIC. MARICEL ROJAS. Agradece el espacio y la presencia de los señores concejales
Indica que viene a presentar el informe denominado:
“INFORME DE AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA EVALUACION DE
LOS CONTROLES ESTABLECIDOS POR EL CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE
COBANO EN LA EJECUCION DE OBRAS VIALES CON CARGO A LOS RECURSOS
PROVENIENTES DE LAS LEYES NUMEROS 8114 Y 9329 PARA EL PERIODO 2021-
2023”
2. RESULTADOS
2.1 IMPORTANCIA DE GESTIONAR EFICIENTEMENTE LOS RECURSOS
PROVENIENTES DE LAS LEYES 8114 Y 9329
a) Sobre la falta de normativa interna que regule el funcionamiento de la Junta Vial
Distrital, la Unidad Técnica de Gestión Vial y la declaratoria de calles publicas
A pesar de que la actual Junta Vial de este CMDC fue juramentada en la sesión ordinaria Nro.
116 del 23 de agosto de 2021 se constató que hasta la fecha no se ha obtenido la aprobación formal
del Concejo, y, en consecuencia, tampoco se ha publicado, el reglamento interno que regule su
organización y funcionamiento.
Este vacío normativo se extiende también al Departamento de Ingeniería Vial, actualmente
operando como UTGVM, encargado de respaldar la ejecución de obras financiadas con recursos de
las leyes 8114 y 9329.
Asimismo, tampoco se dispone de normativa interna con criterios técnicamente definidos para
declaratoria de calles públicas de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 9329 1 y su reglamento, con lo
cual el CMDC corre el riesgo de que se estén invirtiendo recursos en vías distritales en forma
contraria a lo establecido por la normativa.
La legislación vial establece que el Concejo Municipal tiene la responsabilidad de regular
aquellos aspectos del funcionamiento de la Junta Vial de Distrito (JVD) que no estén contemplados
en su reglamento interno. En caso de ausencia de disposiciones específicas, se aplicarán las
1
Primera Ley Especial para la Transferencia de Competencias: Atención Plena y Exclusiva de la Red Vial Cantonal
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normativas de la Ley General de la Administración Pública referentes al funcionamiento de órganos
colegiados2.
Asimismo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 4, inciso a), y el artículo 13, inciso c)
del Código Municipal, las municipalidades tienen la facultad de promulgar reglamentos autónomos
de organización y servicio.
Por otro lado, la normativa general en materia vial señala que la titularidad y las potestades
concernientes a la administración de los caminos vecinales, las calles locales y los caminos no
clasificados, corresponderá a los gobiernos locales, siempre bajo los lineamientos técnicos
generales que promulgue el MOPT como ente rector y fiscalizador en la materia, por lo tanto y
referido con el proceso de declaratorias de calles públicas y para que se considere en lo que sea
pertinente, el MOPT publicó la directriz 041-MOPT3, “Parámetros de eficiencia del proceso
declaratorio en rutas de traviesa y tramos de conexión en el suelo no sujeto a control urbanístico”.
Según ese documento, lo que se busca es aclarar los parámetros y hacer más eficientes los
procesos de identificación y transformación de calles locales a rutas de travesía o bien su
incorporación en la red vial complementaria en estricto apego a lo establecido en la Ley General de
Caminos N° 5060 y sus reformas, el Reglamento sobre Clasificación Funcional de Caminos Públicos
13041-T, la Ley de Planificación Urbana N° 4240, la Ley de Creación del Consejo Nacional de
Vialidad N° 7798 y el Plan Nacional de Transportes.
En resumen, la adopción de esta reglamentación no solo proporcionaría un marco legal sólido
para la JVD y la Administración, sino que también facilitaría la colaboración efectiva con la comunidad
y otras entidades, promoviendo así el desarrollo integral y sostenible de la red vial distrital 4.
b) Debilidades en el levantamiento de actas de la JVD
El artículo 22 de la Ley General de Control Interno Nro. 8292 confiere a la Auditoría Interna,
entre otras facultades, autorizar, a través de una razón de apertura, los libros de actas que deben
ser mantenidos por los órganos sujetos a su competencia institucional. Por su parte, las
"Normas de Control Interno para el Sector Público" establecen que los jerarcas y titulares
subordinados, en virtud de sus competencias, deben asegurar la disponibilidad de los libros
contables y de actas requeridos por el marco legal correspondiente.
También se debe tomar en cuenta que el Decreto Nº 40138-MOPT “Reglamento al inciso b)
del artículo 5 de la Ley N° 8114”, dispone que “… en aquellos cantones en los que existan Concejos
Municipales de Distrito, existirán Juntas Viales Distritales nombradas por el Concejo Municipal del
cantón respectivo, con la conformación, funcionamiento y competencias indicadas en el
presente artículo y conexos, en lo que les sea aplicable”. (el destacado no es del original)
Tras la revisión de las actas correspondientes al periodo comprendido entre los años 2021 y
2023, se evidenció que la JVD no cumple con la frecuencia de reuniones estipulada por el reglamento
ya citado, de sesionar de forma ordinaria al menos una vez al mes, y extraordinarias cuando su
presidente o al menos tres de sus miembros así lo convoquen. Adicionalmente, se estipula en ese
Reglamento que el incumplimiento de deberes o la ausencia injustificada a tres sesiones
consecutivas o seis alternas en un año calendario será motivo de destitución de los miembros5.
Se comprobó además la falta de impresión, foliación y firma de las actas, pues estas fueron
facilitadas en Word, pero no se han transcrito al libro de actas, lo cual genera incertidumbre respecto
2
Decreto N° 40138-MOPT feb. 2017 y Artículos 9 y 10 del Reglamento al inciso b) del artículo 5 de la Ley N° 8114
3
Alcance 30 a La Gaceta, del 8 de febrero de 2019, el MOPT
4
Artículo 5. Funciones municipales para la gestión vial. Decreto N°40137-MOPT feb. 2017
5
Artículo 10 del Reglamento al inciso b) del artículo 5 de la Ley N° 8114
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a la integridad y veracidad de dichos documentos. Asimismo, se observa que la mayoría de las actas
se centran en informes de labores presentados por el encargado de la UTGVM acerca de trabajos
realizados en diversas comunidades, así como en la aprobación de modificaciones presupuestarias
para ajustar partidas de los presupuestos ordinarios o extraordinarios previamente aprobados por la
JVD.
A pesar de estos acuerdos, las actas no reflejan de manera clara las deliberaciones que
llevaron a la toma de decisiones, dejando sin constancia las justificaciones y opiniones de los
presentes en las sesiones. Es fundamental tener en cuenta que las actas representan la evidencia
tangible de las decisiones estratégicas que orientan la actuación de la JVD. Conforme a los artículos
56 y 57 de la Ley General de la Administración Pública, las actas deben reflejar de manera precisa
las opiniones de los participantes en la sesión respecto a los asuntos debatidos.
La ausencia de registro de las deliberaciones de los miembros en las actas de las sesiones
de la JVD, junto con la falta de cumplimiento en la frecuencia de sus reuniones según lo estipulado
por la normativa, plantea un obstáculo para evaluar si la JVD está cumpliendo con su función
principal, que consiste en actuar como un órgano asesor y consultivo en la planificación y evaluación
de la gestión vial en el Distrito, además de desempeñar un papel vigilante en la ejecución adecuada
de los recursos asignados por las leyes 8114/9329.
Es esencial destacar que la JVD debe velar por que los recursos asignados se ejecuten de
acuerdo con los Planes Anuales y Quinquenales de Conservación y Desarrollo Vial Distrital, así como
los Planes para la prevención, mitigación y atención de emergencias viales. Este mandato se
enmarca en los requisitos establecidos por el Decreto Ejecutivo Nº Decreto Nº 40138-MOPT
“Reglamento al inciso b) del artículo 5 de la Ley N° 8114”
c) Sobre la necesidad de fortalecer la vinculación de los POAS con el Plan Quinquenal
(PQ) y Presupuestos aprobados por la JVD
En la sesión ordinaria Nro. 018-20 del 1 de setiembre del 2020, el Concejo aprobó el Plan Vial
Quinquenal Básico de Conservación y Desarrollo del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano.
Periodo 2020-2024, en el cual se propone realizar los proyectos de inversión para el periodo 2021-
2025, destacando que los proyectos más importantes del 2021 es el de la Ruta del Sol con fondos
del PRVC-II MOPT/BID.
Luego, el mismo Concejo en la sesión ordinaria Nro. 152-23 del 28 de marzo del 2023,
considerando que este Plan no incluía entre otras cosas, aspectos que regula la ley 9976, en donde
se indica que deben de destinar recursos de la ley de impuestos de bienes inmuebles para invertir
en el mejoramiento y construcción de espacios que favorezcan la movilidad peatonal inclusiva y
segura; aprobó un nuevo “Plan Vial Quinquenal de Conservación y Desarrollo (PVQCD) para el
periodo 2022-2026, el cual fue conocido y aprobado por la JVD en sesión ordinaria 2022-004, del 21
de octubre del 2022.
En el PVQCD 2022-2026 se hace referencia a que el Distrito de Cóbano cuenta con 217
kilómetros de caminos (sin embargo, el Departamento de Gestión Vial dice que éstos ascienden a
más de 275 km). Además, se hace referencia a que la red vial del Distrito se encuentra conformada
en su gran mayoría por caminos de lastre, de los cuales, algunos han ido perdiendo su conformación
y se han vuelto un hibrido entre lastre-tierra. Seguido de los caminos de lastre se encuentran caminos
con tratamientos superficiales bituminosos y, por último, una muy pequeña fracción de caminos se
encuentran en pavimento flexible.
En el caso de las carreteras, cunetas, cabezales, alcantarillado pluvial, se propone un plan de
mantenimiento vial para proteger las inversiones que se hacen de manera anual en las vías públicas.
Esto debe ir en conjunto con las Asociaciones de Desarrollo y los Comités de Caminos, y Junta Vial,
siendo el Concejo Municipal de Distrito la unidad ejecutora.
Como parte de la propuesta de intervención de la red vial distrital se menciona que la política
es mejorar el estado de la superficie de ruedo de las principales rutas distritales y para ello, se
utilizará el criterio para la priorización de los caminos, la jerarquía y el estado del camino, de acuerdo
con la información de la que disponga el distrito y el análisis referente a la relación entre estos y las
políticas implementadas, por ello se establecen 8 escenarios, donde se resume la estimación de la
inversión anual requerida para cada uno de los escenarios de intervención, en millones de colones,
tal como se visualiza en el siguiente cuadro:
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Número de Descripción corta del escenario Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
escenario
1 Intervención de rutas Tipo A 6930.5 7122.5 7319.8 7522.6 7730.9
2 Intervención de rutas Tipo B 659.8 659.8 696.9 716.2 736.0
3 Intervención de rutas Tipo C 659.8 678.1 696.9 716.2 736.0
4 Intervención de aceras 139.2 143.0 147.0 151.0 155.2
5 Mantenimiento de puentes 62.9 48.5 33.2 17.1 17.6
6 Instalación de señalización 2.2 2.3 2.3 2.4 2.5
vertical
7 Intervenir en reducción de 21.1 21.7 22.3 22.9 23.5
desastres
8 Fortalecimiento de UTGV 1.0 1.0 1.0 1.0 1.1
Total 8476.5 8676.9 8919.4 9149.4 9402.8
Para esos escenarios se hacen 3 propuestas de intervención, en 2 de ellas se menciona que
la inversión sobrepasa el monto presupuestado, sin embargo, de lograr acuerdos con otras
instituciones se puede abarcar más intervenciones de las estimadas, o bien, se puede reducir más
la intervención en este caso de las rutas tipo C, o ir alternando la intervención de año con año entre
la ruta C y B, siempre y cuando se mantengan en buen estado dichos caminos.
La otra propuesta se lograría ejecutar al 100%, dando mayor presupuesto a las rutas de tipo
“A”, de acuerdo a las políticas establecidas y dejando de lado los otros escenarios como seria la
construcción de aceras, fortalecimiento de la UTGV, la señalización vertical, mantenimiento de los
puentes y reducción de desastres. De igual forma se planteó intervenir 10 kilómetros por año de
lastre a asfalto bueno y de tratamiento superficial malo a asfalto bueno, sin embargo, seria construir
solamente 2 kilómetros por año; y con un 8% del presupuesto la intervención de puentes.
Adicionalmente en el PVQCD se menciona que se cuenta con un programa MOPT-BID II,
donde se intervendrá un tramo de 600 metros lineales de la ruta C6-01-001 Playa Carmen, en un
tramo de 600 metros lineales, con una inversión que aportaría este programa seria de
₵294.000.000,00.
En relación con el análisis de estos documentos de planificación y ejecución de los recursos
de las leyes 8114/9329 es preciso mencionar que, según la información financiera disponible en ese
CMD de los años 2021 al 30 de agosto 2023, los recursos transferidos por el Gobierno Central al
CMDC fueron los siguientes:
CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE COBANO
DETALLE DE EJECUCIONDE RECURSOS LEYES 8114/9329 Y PRESTAMO BANCO POPULAR
PERIODO ENERO 2021 AL 30 DE AGOSTO 2023
%
INGRESO EJECUCION
ANO PRESUPUESTADO REAL EJECUTADO DISPONIBLE FINANCIERA
2021 463 547 996,40 412 844 290,40 411 958 699,99 885 590,41 99,79%
2022 290 348 571,32 322 655 487,05 243 130 956,26 79 524 530,79 75,35%
2023 327 083 866,09 245 291 767,00 42 451 533,73 202 840 233,27 17,31%
1 080 980 433,81 980 791 544,45 697 541 189,98 283 250 354,47 71,12%
Préstamo BP
2021 365 500 000,00 0,00 0,00 365 500 000,00 0,00%
1 446 480 433,81 980 791 544,45 697 541 189,98 648 750 354,47 71,12%
FUENTE: EJECUCION LEY 8114 9329 Y PRESTAMOS
Del cuadro anterior se establece que los ingresos recibidos para la atención de la red vial
distrital fueron menores en aproximadamente un 30% (980,79/1.404,84) de acuerdo a las
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proyecciones que se tenían previstas en el PVQCD aprobado, lo cual limitó la capacidad del CMDC
para ejecutar a cabalidad las obras propuestas en el PVQCD. A ello hay que agregarle, que apenas
se ejecutaron un 71% de los recursos ingresados durante el periodo en estudio, lo cual se
traduce en que las metas propuestas para el programa III en el periodo evaluado, no se cumplieran
en un 100%.
Sin embargo, resulta difícil para esta Auditoría Interna determinar qué proyectos específicos
se vieron afectados por la reducción o subejecución de recursos en cada periodo. Esto por la
carencia de detalles en los presupuestos ordinarios y extraordinarios aprobados por la JVD y en los
Planes Operativos Anuales (POAS) aprobados por el Concejo ya que, en ocasiones, estos
documentos no especifican las obras en las que se destinaron los recursos, limitándose a mencionar
el alquiler de maquinaria para diversos proyectos de la red vial; en otros casos se menciona que se
buscaba ejecutar el presupuesto proveniente de la Ley 8114 conforme a los parámetros establecidos
en la Ley 9329.
Esta falta de información detallada en los documentos oficiales dificulta la identificación
precisa de los proyectos afectados por la reducción o subejecución de recursos en cada periodo 6.
Asimismo, resulta notable que, a pesar de que el PVQCD específica, en promedio, la ejecución
de unos 20 proyectos viales anuales, la realidad reflejada en los presupuestos y en los POAS revela
que, en promedio se identifican apenas tres proyectos a ejecutar por año, ya que, en la mayoría de
los casos, como se mencionó previamente, no se proporciona información detallada sobre las obras
a ejecutar.
Resulta destacable señalar que, dentro de los proyectos identificados, la Ruta del Sol con el
código 6-01-001 sobresale como el más relevante y significativo. Sin embargo, esta discrepancia
evidente entre la planificación teórica y la ejecución práctica plantea cuestionamientos sobre la
efectividad y transparencia en la asignación de recursos y la priorización de proyectos viales a nivel
distrital.
Este contraste subraya la necesidad de una revisión y mejora en los procesos de planificación
y ejecución para garantizar una gestión eficiente y coherente de los recursos destinados a proyectos
viales en el ámbito distrital. Este aspecto cobra especial relevancia, ya que estos recursos están
sujetos a revisión y eventualmente a fiscalizaciones técnicas por parte de instancias del gobierno
central. Es crucial prestar atención a este fenómeno para garantizar la transparencia y eficiencia en
la gestión de los fondos asignados para la infraestructura vial a nivel distrital10.
d) Sobre el control, planificación y seguimiento de los proyectos viales
No se encontró evidencia en las actas de la JVD ni en las actas del Concejo, que el Ingeniero
Vial esté emitiendo informes periódicos a estos órganos deliberativos, como lo establece el PVQCD.
Este documento dispone la presentación regular de informes por parte del Ingeniero Vial para
monitorear y dar seguimiento a la gestión vial del distrito, con el propósito de evaluar la ejecución de
los proyectos viales programados para cada año.
La ausencia de estos informes impide determinar con certeza si se está cumpliendo
cabalmente con las disposiciones del PVQCD, lo cual es esencial para asegurar una supervisión
adecuada y la transparencia en la ejecución de los proyectos viales.
Por ejemplo, la revisión de una muestra de expedientes de contratación de obras viales reveló
importantes deficiencias en el control, tales como la omisión de pruebas de laboratorio
contratadas por parte del CMDC, las cuales son fundamentales para contrastar los resultados de
las especificaciones técnicas contractuales, tanto en materiales como en procesos constructivos
utilizados en las obras viales por el contratista.
La ausencia de esta validación presenta un riesgo significativo, ya que impide la verificación
de la conformidad de los materiales y procesos empleados con los estándares acordados. Además,
se observó la práctica de realizar reajustes de precios sobre los montos previamente
acordados entre las partes, destinados a preservar el equilibrio económico de los contratos,
principalmente por los plazos transcurridos entre la oferta y la emisión de la factura de cobro por
6
Acta ordinaria nro. 002-2020 del 7/7/2020; acta extraordinaria nro. 001-2022 del 29/6/2022; acta ordinaria nro. 003-2023
del 4/7/2023; POA 2021;
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parte del contratista, así como cambios en las especificaciones técnicas originalmente establecidas
en el cartel 7.
En la construcción de obras viales es pertinente que en el cartel se establezcan cláusulas de
autocontrol, verificación y aceptación de calidad para asegurar que los productos utilizados en los
proyectos se ajusten a los estándares técnicos establecidos en la normativa especializada. De esta
manera, la calidad de esos insumos se respalda mediante constancias de calidad generadas a partir
de pruebas realizadas por laboratorios debidamente acreditados por la ECA. Además, estas pruebas
deben ser verificadas por la administración del Concejo mediante inspecciones sin previo aviso al
contratista, para asegurar la calidad de los materiales colocados.
El desorden en que se ejecutan estos recursos ha demandado un tiempo excesivo a la
Auditoria Interna para aclarar la situación actual de los pagos y la ejecución, ya que la falta de archivo
en un expediente único reduce la transparencia y trazabilidad de la información, y aunque cada
departamento lleva su propia información, no existen registros que fusionen estos datos.
En vista de las deficiencias de control determinadas, esta Auditoría Interna contrató los
servicios profesionales en Ingeniería para hacer un estudio técnico relacionado con la evaluación de
los procesos y las actividades desarrolladas para el uso de los recursos destinados al desarrollo de
Proyectos de infraestructura vial y al mantenimiento de las vías de comunicación, buscando
determinar si se establecieron procedimientos de control efectivos para garantizar la salvaguarda del
patrimonio del CMDC. Para ello, el profesional contratado realizo un análisis de las contrataciones
realizadas en los periodos 2020, 2021 y 2022, el cual se adjunta como anexo único a este informe.
El informe brindado por el profesional contratado menciona entre las limitaciones, que, en
consultas al inspector de vías, indicó que él no lleva una bitácora ni boletas propias para el
control de cada proyecto; en su lugar, lo que realiza es el recibido de las boletas de la empresa
y con estas y los apuntes él confecciona los informes que le suministra al ingeniero vial, los cuales
son usados de referencia para realizar los pagos a los contratistas.
Que no se evidenció por parte de la UTGVM, la práctica de elaboración de planos
constructivos, con sus correspondientes presupuestos, ni el uso de la bitácora del CFIA por parte del
Ingeniero Vial, lo cual generó que no se pudieran realizar visitas técnicas, al no contar con la
documentación necesaria que permitiera confrontar lo construido con lo contratado.
Asimismo, de conformidad con la revisión de los expedientes, este profesional determinó:
i. La Unidad Técnica de Gestión Vial carece de un adecuado
registro de la información de los caminos analizados que son parte de la
red vial cantonal, tal como lo exige la normativa, lo cual impide conocer
información relevante tanto física como financiera de cada una de las
intervenciones que se les realizan a los caminos, aumentando el riesgo
de que las intervenciones no se realicen de forma planificada lo que
generaría costos administrativos y financieros excesivos8.
ii. Los proyectos viales carecen de planos constructivos,
presupuestos y especificaciones. Menciona que la Administración
Pública tiene la obligación de velar por el acatamiento de las normas
relativas al cumplimiento de los registros de la responsabilidad
profesional, inscripción y sellado de planos de construcción previo al
inicio de las obras, así como el uso de la bitácora que las Leyes y
7
Licitación Abreviada Nº 2020LA-000008-01: “Mantenimiento y Mejoramiento de las Rutas C6-01-037” Licitación Abreviada
Nº 2021LA-000002-01 “Mantenimiento y Mejoramiento de las Rutas C6-01-001 y C6-01-037 por Demanda; La Licitación
Abreviada Nº 2021LA-000004-01 “Mantenimiento y Mejoramiento a un Tramo de la Ruta C6-01-037, entrega según demanda”
8
Incisos h) e i) del articulo 5 del Reglamento a la Primera Ley Especial para la Transferencia de Competencias
(Decreto 40137).
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Reglamentos del Colegio Federado exige9. Por lo tanto, la ausencia de
dicho procedimiento genera que la Administración no pueda garantizar
razonablemente el equilibrio financiero en la ejecución de sus proyectos,
por cuanto la falta de planos repercute en el proceso de presupuestación
o estimación del negocio, como medio para garantizar que la intervención
se realice de conformidad a una adecuada planificación institucional.
iii. Se carece de mecanismos de recepción de los materiales
utilizados en los proyectos viales, donde dada la magnitud de la inversión
que se realiza en obra vial resulta pertinente que las obras sean
fiscalizadas con criterio técnico en la materia, así como la
implementación de procesos o mecanismos de control que ayuden a
medir y relacionar el cumplimiento de las normas y las especificaciones
técnicas, en busca de la calidad, eficiencia y eficacia en el proceso
constructivo.
No obstante, en las contrataciones analizadas no se observa herramientas que sistematicen
los procesos de fiscalización, ya que, en algunas contrataciones analizadas, las boletas de entrega
de material granular carecen de información significativa necesaria para la recepción y aceptación
del material, donde por ejemplo, a pesar de que la boleta contiene la firma recibido del material,
corresponde a un total de material granular, falta documentación que fundamente que el material fue
recibido en obra, con lo cual nace la duda si en el proyecto se cubica la cantidad de material que
indica la boleta, a pesar de ser una de las condiciones requeridas en las especificaciones técnicas
como base para realizar el pago, así como para el control o seguimiento de la inversión realizada, lo
cual perjudica la trazabilidad, la transparencia y la rendición de cuentas de la Unidad Técnica de
Gestión Vial.
En cuanto a las boletas de entrega de mezcla asfáltica en caliente, se observan boletas de
recibido de material con falta de información para la recepción, aceptación y colocación del material.
Al respecto, al menos en una boleta se determinó que en apariencia, la cantidad que se
consigna en ella, equivale a un aproximado del total de la mezcla suplida en el día de trabajo, sin
embargo, no presenta firma de recibido. Además, la boleta no corresponde a la guía de despacho
que genera la planta, por lo que se desconoce la temperatura y la hora de salida, la cantidad en
toneladas, el marchamo de seguridad de carga y nombre del proyecto.
En otro de los casos, a pesar de que la boleta de salida de planta indica la cantidad de
toneladas, la misma no hace referencia a la hora de salida ni temperatura, y tampoco presenta firma
de recibido.
Las condiciones antes indicadas impiden que el inspector de sitio tenga la certeza de la
cantidad de material que le están entregando; asimismo, desconoce la temperatura de salida y por
ende no puede saber la perdida de temperatura producto del viaje.
En este sentido, se demuestra que el proceso de recepción se aprobó únicamente con la
información de la boleta de salida que aporta el contratista, sin que exista evidencia de
procedimientos de verificación por parte del inspector, situación que expone a la Administración a la
no protección del Patrimonio Institucional ni de los fondos públicos provenientes de la Ley 8114.
Señala en su informe que la Unidad Técnica de Gestión Vial carece de un procedimiento para
la recepción de la mezcla asfáltica y este forma parte del control de calidad que el inspector debe
realizar, para verificar que las condiciones de lo recibido son aptas para su utilización. Sin embargo,
en los proyectos estudiados se observó que dicha comprobación se ajusta a lo que indica el
contratista en la boleta de recibo de materiales, dejando sin evaluar procedimientos visuales que
pueden motivar el rechazo de la mezcla.
Es importante que la inspección verifique la calidad de la mezcla asfáltica que se está
recibiendo, sobre todo, porque del punto de fabricación al punto de colocación, hay una distancia
considerable, lo que podría producir que la mezcla al llegar al sitio de colocación no llegue con una
9
Artículo 10, inciso 10 del Reglamento para la contratación de Servicios de Consultoría en Ingeniería y
Arquitectura; Dictamen C-252-2004; artículos 12, 53 y 54 de la Ley Orgánica del CFIA; oficio DI-AA-10395
del 5 de abril 2002 de la Contraloría General de la Republica; artículo 10 del Reglamento de Construcciones
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temperatura homogénea, por otro lado debido al movimiento del camión se podría ocasionar alguna
segregación térmica o granulométrica, lo que podría originar deterioros tempranos en la capa de
rodamiento.
iv. Sobre la cláusula contractual referente a los reajustes de precios, en el informe se
hace referencia a la licitación abreviada 2020LA-000008-01 denominada “Mantenimiento y
Mejoramiento a la ruta C6-01-037”, donde se observa que el proveedor hace una solicitud de
reajuste de precios con el fundamento que justifica el monto por reajustar, misma que le es
aprobada por un monto de ₡ 28.525.853,46.
Sin embargo, dado que, en uno de los oficios, la Proveedora Municipal manifiesta “…
considero importante capacitarnos tanto en el tema de reajuste de precios, como también en la
implementación de la nueva Ley de Contratación Administrativa y el uso del SICOP... 10”. En vista de
lo anterior, nace la duda si dicha revisión fue realizada por un grupo interdisciplinario con el
conocimiento suficiente para acreditar dicho reajuste, o dicho aval recayó en un solo departamento,
situación genera un riesgo potencial al existir la posibilidad de que se proceda a cancelar reajustes
que no corresponde con la realidad contractual.
Sigue citando el informe, que si bien la contratación de entrega según demanda es una
modalidad que contribuye a la Administración a ser eficiente y eficaz en el cumplimiento de sus
objetivos mediante la obtención de servicios de una manera más rápida, limitándose solamente a
emitir una orden de compra, lo que reduce los tiempos administrativos, dicha figura requiere de una
planificación presupuestaria en donde se tomen en cuenta todos los costos del servicio o bien por
contratar, sin afectar así el desarrollo de la relación contractual. La omisión de un presupuesto
detallado podría ocasionar que la administración se vea afectada con variaciones en los costos, y
por consiguiente a pagos sin contenido presupuestario.
v. En relación al control de calidad de los proyectos viales, en
el informe se indica que el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano en
los proyectos ejecutados antes de la contratación 2022CD-000003-01,
no contaba con la verificación de la calidad en los proyectos viales,
condición que no le permitía garantizar las inversiones públicas que se
realizan en obras viales nuevas o de conservación y en esa línea, se
demuestra que el proceso constructivo y la calidad de los materiales, se
aprobaron y pagaron al contratista únicamente en función de los ensayos
de control realizados y suministrados por el contratista. Asimismo, que el
Laboratorio que contrató la Administración, no se podrá utilizar en la
verificación de los proyectos ejecutados por la Constructora Herrera S.A.,
ya que esta fungía como el laboratorio de calidad de dicha empresa,
condición que refleja un claro conflicto de intereses.
vi. Sobre el uso de la bitácora oficial por parte de los
profesionales del CFIA, en el informe se menciona que es un registro que
constituye parte del control de una obra, y en ella se registran los cambios
que se efectúen o tengan que efectuarse y que modifiquen las
previsiones contenidas en las especificaciones, planos constructivos,
presupuesto, que son anexos técnicos del contrato 11.
No obstante, para los proyectos relacionados con las contrataciones 2020LA-000008-01,
2021LA-000002-01 y 2021LA-000004-01, en los expedientes suministrados por la UTGV, no
contaban con copias de las bitácoras, las cuales se debieron solicitar a la empresa encargada de
ejecutar las obras. En la lectura de estas se evidencia que el contratista omite registrar información
relevante para el control del proyecto, en cuanto a que en los proyectos desarrollados se realizaron
modificaciones, ampliaciones y ensayos de control.
10
Oficio PM-072-2022 del 16 de junio del 2022
11
Artículos 1, 2, 3, 4, 9, 10, 11, 14 y 15 del Reglamento Especial de la Bitácora Digital
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Por otra parte, la Administración no registra al profesional responsable de la supervisión del
proyecto como parte de los profesionales autorizados para escribir en la bitácora del CFIA, condición
que limita la verificación del progreso de la obra, el seguimiento de costos, el control de calidad y la
revisión de una cronología clara en los cambios o modificaciones realizados en el proyecto.
Concluye el informe, que la anterior inobservancia incide directamente en el incumplimiento
de los objetivos del control interno, a saber:
• Exigir confiabilidad y oportunidad de la información
• Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones
• Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico
e) Sobre los recursos sin liquidar de caja única ejecutados 2021 “Licitación
Abreviada Nº 2021LA-000004-01”
El Concejo Municipal de Distrito de Cóbano tiene como práctica pagar algunos gastos de la
UTGV correspondientes al programa III “INVERSIONES” con fondos propios de la Administración y
presentar periódicamente a la Caja Única del Estado, una liquidación de los mismos para que les
reintegre el dinero.
En este estudio de auditoría, después de una minuciosa revisión de los pagos, se observa
que, a pesar de que el origen de los fondos de la Orden de Compra (OC) 1 era de ¢173.698.103,40,
provenientes de la cuenta 8114, todos los desembolsos se llevaron a cabo utilizando el código de
Vías de Comunicación y se descontaron de la cuenta 152 y hasta la fecha de la revisión realizada el
13 de noviembre del 2023, no se ha registrado la recuperación de estos fondos de la cuenta de Caja
Única que contiene los recursos de la 8114.
Esto podría provocar la no recuperación de estos fondos por parte de la Institución, obligando
a esta a hacer uso de fondos de otro origen que se tenían destinados a otros fines y el eventual
sobregiro de la cuenta institucional.
La causa de esta deficiencia de control y aplicación de fondos puede tener su origen en la
ausencia de un libro de bancos y su respectiva conciliación bancaria, que permita controlar los saldos
de la cuenta de Caja Única a nivel interno y la comparación con los saldos que mantiene el Ministerio
de Hacienda y la Municipalidad de Puntarenas sobre los giros que corresponden a esta Ley. y la
identificación de posibles casos en los que los pagos no se han deducido adecuadamente de la
cuenta de caja única.
Adicionalmente, se puede notar que, incluso si se dedujeran los ¢173.698.103,40, la cuenta
al 31 de diciembre de 2022 mantendría un saldo de ¢127.694.572,35, monto que resulta diferente al
superávit específico de la cuenta 8114 por un monto de ¢77.536.505,79 que se está asignando en
el presupuesto extraordinario Esta discrepancia plantea la posibilidad de que haya más pagos
realizados con la cuenta institucional que pertenecen al contenido presupuestario designado para
ser cubierto con Caja Única.
Este supuesto se fortalece al sumar lo presupuestado en el ordinario (¢327.083.866,09) y lo
extraordinario (¢77.536.505,79), alcanzando un total de ¢404.620.371,9. Al comparar esto con el
saldo de la cuenta al 30 de junio de 2023 (una vez liquidados los compromisos), junto con los
depósitos de Hacienda y dos tractos iguales pendientes para completar lo presupuestado en la
cuenta, se obtiene una diferencia de aproximadamente ¢36.339.451,06 (¢440.938.690,85 -
¢404.620.371,9). Esta discrepancia requiere una identificación cuidadosa para determinar si no ha
sido presupuestada o si ha sido presupuestada pero no pagada correctamente.
Pago 79 OC 1 Pago 106. OC Pago 124 Monto sin
del 21/04/2022 1 del 05/04/2022/Fact.17481.OC130 rebajar Caja
Fact16636 SIN 13/05/2022 por ¢12156915/Fact17302 Única
REBAJAR Fact 16945 OC1 por ¢17100000. SIN
SIN REBAJAR.
REBAJAR
Licitación ¢88.294.290,00 ¢21.570.346,6 ¢28.671.776,00 ¢173.698.103,4
Abreviada
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Nº
2021LA-
000004-
01
f) Ausencia de sistemas de información relacionados con la atención de emergencias
y el mantenimiento y conservación de la red vial distrital
No existe evidencia de que el CMDC haya implementado un sistema de atención de
emergencias con información razonable sobre las áreas de riesgos en materia de emergencia
distrital.
Al respecto, el artículo 9 de la Ley N° 9329 y el artículo 5 inciso m) del Reglamento a la Ley
9329 (Decreto N° 40137-MOPT), señalan que en caso de que existan emergencias que dañen la
infraestructura vial cantonal, deberán ser notificadas ante la Comisión Nacional de Prevención de
Riesgos y Atención de Emergencias (CNE), demostrándose la causa-efecto de esta, y se podrán
asignar los recursos establecidos por esta ley y el inciso b) del artículo 5 de la Ley N° 8114, Ley de
Simplificación y Eficiencia Tributaria y sus reformas, aplicables para la gestión del riesgo en la
atención, respuesta, rehabilitación y recuperación de las redes viales cantonales, razón por la cual
se debe establecer un sistema de prevención, mitigación y atención de emergencias en las vías en
este caso, del distrito.
La importancia de contar con dicho plan debidamente estructurado y aprobado, radica en la
necesidad de que el ayuntamiento pueda disponer a la mayor brevedad de los recursos financieros
y de equipo para atender dichas emergencias en su etapa temprana, antes de que se presenten
eventos mayores que pongan en riesgo no solo la infraestructura vial del distrito, sino lo más
importante, que es que no se comprometan vidas humanas.
Por otra parte, tampoco se cuenta con un Sistema de Gestión Vial, donde se lleve de manera
integrada toda la información relacionada con el mantenimiento y conservación de la red vial del
distrito, que contenga entre otras cosas, el inventario de caminos y de infraestructura como los
puentes, costos de mantenimiento y frecuencia de intervención de las vías, de tal modo que esa
información le sirva de apoyo para monitorear, planificar y establecer prioridades de inversión en la
ejecución de los proyectos relacionados con la red vial.
El Reglamento a la Primera Ley Especial para la Transferencia de Competencias: Atención
Plena y Exclusiva de la Red Vial Cantonal (Decreto N.º 40137-MOPT) señala como funciones
municipales para la gestión vial, entre otras las siguientes:
- Utilizar y mantener actualizado un Sistema de Gestión Vial Integrado o similar para la
administración de la infraestructura vial cantonal.
- Priorizar los proyectos viales a ejecutar dentro de las respectivas jurisdicciones, tomando
en consideración los criterios técnicos. Tal priorización deberá sustentarse en la evaluación
socioeconómica de las diferentes vías a intervenir que cuantifique los beneficios a sus
usuarios. Dichas evaluaciones involucrarán parámetros como conectividad y concepto de
red, tránsito promedio diario, acceso a servicios en las comunidades, densidad de
población y volumen de producción. Complementariamente se podrá utilizar el Índice de
Viabilidad Técnico-Social (IVTS), establecido por la Secretaria de Planificación Sectorial
del MOPT.
- Entre las competencias del MOPT en relación con la red vial cantonal, debe mantener en
operación un Sistema de Gestión Vial Integrado o similar, aplicable en la Institución y
disponible para las municipalidades para los procesos de conservación y desarrollo de la
red vial, diferenciado según región y características particulares. Este deberá incluir normas
de ejecución, personal involucrado, equipos, materiales, rendimientos y costos, entre otros.
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Por su parte, el Reglamento al inciso b) del artículo 5 de la Ley No. 8114, (Decreto Nº 40138-
MOPT) dispone que la Junta Vial deberá realizar el seguimiento y la evaluación de los planes
anuales, apoyándose en herramientas informáticas que aseguren una adecuada estandarización de
los procedimientos. Para estos efectos el MOPT pondrá a disposición de los gobiernos locales, en
cumplimiento de su función asesora y de rectoría técnica, las herramientas para favorecer la
uniformidad en la materia, tales como el Sistema de Gestión Vial Integrado o cualquier otro
instrumento con que llegará a contar12.
También, la Ley General de Control Interno 8292 y las Normas de control interno para el Sector
Público, disponen que deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración
activa tener una gestión documental institucional 13.
g) Sobre establecer mejoras en el proceso de adquisición y uso de combustibles
Es fundamental tener en cuenta que los bienes adquiridos para el mantenimiento de la red vial
deben utilizarse exclusivamente para ese propósito, conforme a lo estipulado en los artículos 5º,
inciso b), y 6º de la Ley 8114, así como en el artículo 4º de su Reglamento, advirtiendo que cualquier
desviación en la aplicación o uso de los recursos conlleva responsabilidades civiles, administrativas
y penales.
En cuanto a la compra de combustibles, es relevante señalar que, dado que el período de
estudio de la auditoría abarca desde el 2021 hasta noviembre de 2023, esta operación se rige por
procedimientos de excepción. Estos están regulados en los artículos 2 y 2 bis de la anterior Ley
General de Contratación Administrativa (7494) y en los artículos 133 al 147 de su reglamento.
Además, se encuentra respaldada por el artículo 2 de la Ley de Contratación Pública (9986) y el
artículo 2 de su respectivo reglamento. Este marco legal proporciona el respaldo necesario para
llevar a cabo las adquisiciones de combustibles de manera eficiente y acorde a los lineamientos
establecidos.
En relación al proceso de adquisición de combustibles en Cóbano, que cuenta con dos
estaciones de servicio, se destaca la práctica de alternar mensualmente la contratación de ambos
proveedores para abastecer la flotilla vehicular municipal, incluida la de la Junta Vial Distrital. La
revisión selectiva de boletas y el análisis de datos registrados en Excel sobre el consumo de
combustibles revelaron un control adecuado en la disposición de estos recursos para la mayoría de
los vehículos institucionales.
Sin embargo, aunque se reconoce que llevar a cabo obras viales en localidades remotas
puede dificultar el abastecimiento de combustible a los equipos utilizados, se destaca la
responsabilidad individual de cada usuario (chofer) en el cuidado del equipo asignado. Por ello, los
usuarios deben garantizar el uso adecuado del equipo operado, minimizando así los riesgos
asociados al uso indebido de combustibles en actividades no alineadas con los objetivos
establecidos en las leyes 8114 y 9329.
En este contexto, se sugiere que la Administración considere la revisión de las regulaciones
existentes para abordar el riesgo mencionado, especialmente en el caso de la vagoneta asignada a
la Junta Vial Distrital. Se propone que al adquirir combustibles en la estación de servicio con el fin
de transportarlos en recipientes seguros a la zona donde se encuentran las unidades automotoras
llevando a cabo obras relacionadas con la red vial, se documente de manera precisa en las bitácoras
o boletas de solicitud de combustibles de cada unidad, la fecha y la cantidad de combustible
dispensado a cada unidad, junto con las firmas del operador del equipo y de la persona encargada
de la entrega.
Estos ajustes no solo fortalecerán el control entre los informes de consumo de combustible y
los pagos a las estaciones de servicio, sino que también proporcionarán una herramienta valiosa
para evaluar el rendimiento de los equipos en relación con la cantidad de combustible utilizado.
12
Artículo 5, inciso e) y j), articulo 10, inciso g) de la Ley No. 8114.
13
Artículo 16 de la Ley de Control Interno y norma 5.1 Sistemas de Información de normas de control interno para el Sector
Público” (N-2-2009-CO-DFOE)
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Además, facilitarán una asignación más precisa de los costos asociados a las obras donde se
emplean estos equipos, mejorando así la eficiencia en la gestión de recursos y garantizando una
mayor transparencia en el proceso.
Es relevante señalar que las debilidades de control relacionadas con la importancia de
gestionar eficientemente los recursos provenientes de las leyes 8114 y 9329, no son nuevas, ya en
el informe AIM-04-2020 “Informe de auditoría de carácter especial sobre la evaluación de los
controles establecidos por el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano en la ejecución de
obras viales con cargo a los recursos provenientes de las leyes números 8114 y 9329 para el
periodo 2018 -2019”, esta Auditoría Interna ya las había abordado y emitió las recomendaciones
pertinentes.
No obstante, como parte del seguimiento que se le dio a las recomendaciones emitidas en
ese informe, esta Auditoría Interna ha determinado, que lamentablemente la Intendencia Municipal
a la fecha no ha comunicado las acciones para mitigar o administrar los riesgos señalados en relación
con las recomendaciones emitidas en su oportunidad, lo cual revela que la Administración no ha
tomado las acciones suficientes y efectivas para organizar los recursos disponibles para su atención,
con lo cual se dilata la mejora de diferentes procesos institucionales. Asimismo, esa acumulación
constituye un reto que debe ser valorado por las instancias a quienes se han dirigido las
recomendaciones, a efectos de establecer los planes de acción correspondientes con la mayor
brevedad y de no incurrir en las responsabilidades dispuestas en la normativa aplicable.
2.2 INCORRECTO REGISTRO PRESUPUESTARIO DE EJECUCIÓN DE GASTOS CON
RECURSOS DE LAS LEYES 8114 Y 9329
i) Compra Directa No. 2022CD-000006-01 “Compra de Asfalto en Frio”
Según la información proporcionada por la Proveeduría Municipal, se ha identificado una
discrepancia en la categorización de la rebaja de los recursos provenientes de la cuenta 8114. Un
ejemplo concreto es la Orden de Compra 13-2022, fechada el 3 de marzo de 2022, que corresponde
al pago 170. En este caso, los recursos de la cuenta 8114 se están rebajando en la categoría de
materiales en lugar de bienes duraderos.
ii) Contratación Directa Nº2022cd-000021-01 “Compra de Tubos”
De manera similar a la contratación anterior, la información proporcionada señala una
discrepancia en la clasificación de los recursos provenientes de la cuenta 8114. Un ejemplo concreto
es la orden de compra 51-2022, fechada el 13 de junio de 2022, específicamente en el pago 170,
donde los recursos de la cuenta 8114 se están rebajando en la categoría de materiales en lugar de
bienes duraderos.
Se recomienda una revisión detallada del registro presupuestario asociado a la orden de
compra 51-2022, con el propósito de ajustar la clasificación de los gastos. Este proceso es
fundamental para garantizar una gestión financiera adecuada y cumplir con la normativa contable y
presupuestaria.
A continuación, se presenta gráficamente un resumen de la ejecución de recursos de la Ley
8114, para el periodo comprendido entre los años 2021 al 30 de junio 2023:
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DETALLE EJECUCION 2021
Remuneraciones 28 975 669,19
Servicios 7 584 918,00
Materiales y suministros 24 283 687,57
Bienes duraderos 178 800 590,56
Bienes duraderos 173 698 103,40 352 498 693,96
413 342 968,72
Lo e je cuta do 2021 Bie ne s dura de ros 160786418,8 EJECUTADO
OC93-2021 OC-127/2021
Licitación Abreviada
Nº 2021LA-000002-01
140489404,5 20311147,37 160800551,8
CONTENIDO CON
ORIGEN 8114/2020
Licitación Abreviada 173698103,4 173698103,4
Nº 2021LA-000004-01
OC- 50 de l 19/07/2021
Contratación Directa
Nº2021CD-000026-01 18000000 18000000
TOTAL EJECUTADO 2022 352498655,2
DETALLE EJECUCION 2022
Remuneraciones 28 433 068,70
Servicios 15 507 207,35
Materiales y suministros 40 392 286,46
Bienes duraderos 160 786 418,75
245 118 981,26 Lo ejecutado 2022 Bienes duraderos 160786419
Licitación Pago 120 OC 29. Caja 74294879,6
Abreviada única. Fact 17013 fondos
Nº 2021LA-
Licitación 2022. REBAJADO CAJA
OC-003/2022.Pago 68500236,2
Abreviada 120/Pago121/ OC OC
Nº 2021LA- 003. 26/05/2022
000002-01 Recursos 2022
REBAJADAS CAJA
UNICA pagos 850154
Licitación OC85/88-2022. PAGO 17991303,1
Publica Nº 298 del 23/12/2022
2022LN- Mov968196 REBAJADO
000001-01 DE CAJA UNICA OC85-
88
TOTAL 160786419
EJECUTADO
DETALLE EJECUCION A JUNIO 2023 COMPROMISOS
Remuneraciones -
Servicios 4 166 659,83
Materiales y suministros
Bienes duraderos
Transferencias
4 166 659,83 Lo e je cuta do 2023 0
Compra Pagado 4 166 659,83
Directa No. 2023. Pago
2022CD- 39/ /OC111-
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DETALLE PRESUPUESTO ORD 2023
Remuneraciones 49 431 902,27
Servicios 18 606 756,73
Materiales y suministros
47 500 000,00
Bienes duraderos211 245 207,09
Transferencias 300 000,00
327 083 866,09
327 083 866,09
El articulo nro. 7 del Reglamento al inciso b) del artículo 5 de la Ley No. 8114 (DECRETO
EJECUTIVO N° 40138-MOPT) dispone que el Concejo Municipal presupuestará cada año el monto
que le corresponde, con base en lo indicado en los artículos 3 y 4 de este Reglamento.
Dicho presupuesto deberá ser conforme con el PVQCD vigente según lo estipula el artículo 2
de la Ley No. 9329, para lo cual la JVD deberá realizar una propuesta anual de actividades de gestión
vial. Asimismo, los recursos provenientes del impuesto único a los combustibles, previstos en la Ley
No. 8114, se deberán manejar de conformidad con la Ley de Administración Financiera y
Presupuestos Públicos|, por el mecanismo que establezca la Tesorería Nacional, con el fin de facilitar
su manejo y para que proceda de forma oportuna con los desembolsos correspondientes, de
conformidad con la programación financiera que le presenten las municipalidades.
2.3 SOBRE LA EJECUCIÓN DE RECURSOS PROVENIENTES DE PRÉSTAMOS
En el año 2023, el presupuesto extraordinario 01-2023 registró la asignación de
¢115.500.000,00 en Bienes duraderos para la "CONSTRUCCIÓN DE PUENTE (RÍO NEGRO-
SANTIAGO)" y ¢250.000.000,00 para la "CONSTRUCCIÓN DE PARQUE RECREATIVO-
DEPORTIVO Y CULTURAL CÓBANO" (Financiamiento BP); provenientes de una línea de crédito
de uso múltiple. con el Banco Popular y de Desarrollo Comunal que se mantiene activa desde el año
2019, destinada para ser utilizada en tractos correspondientes a tres proyectos distintos; como se
detalla en el oficio N°20152 y el documento DFOE-DL-2269, préstamo formalizado en el documento
CEO-039-2019. Aunque este presupuesto extraordinario fue aprobado por la Contraloría General de
la República (CGR), los fondos aún no han sido ejecutados.
A la fecha, uno de los desembolsos aún está pendiente y se busca aprovechar el último
subcrédito disponible. Para ello, la solicitud correspondiente para los proyectos "Construcción del
Puente Río Negro-Santiago" y "Construcción de parque recreativo-deportivo y cultural Cóbano". fue
presentada mediante la guía de identificación de proyectos por la Intendencia Municipal. Además,
se adjunta el documento emitido por la entidad bancaria (BPTPU-0156-2023), el cual confirma que
el crédito aprobado sigue activo.
Se debe indicar que estos recursos se vienen presupuestando desde el año 2021 y su
ejecución se ha venido posponiendo a pesar de que la justificación que respalda la asignación de
estos recursos es para la construcción del puente y proyectos adicionales, utilizando el
financiamiento proporcionado por el Banco Popular, razón por la cual es crucial realizar un
seguimiento detallado de la ejecución de estos fondos para garantizar su utilización efectiva de
acuerdo con los objetivos planteados en el presupuesto y procurando optimizar el uso de los recursos
crediticios disponibles para avanzar en proyectos de importancia para el desarrollo del Distrito,
garantizando una gestión eficiente de los fondos asignados a través de esta línea de crédito.
Es importante mencionar que la Contraloría General de la Republica en su “Informe de
seguimiento de la gestión pública sobre el endeudamiento en los gobiernos locales” N.°DFOE-DL-
SGP-00002-2020, del 29 de julio, 2020” señaló entre otros aspectos relevantes que la decisión de
optar por financiamiento para el desarrollo de las distintas actividades municipales, debe estar
basada en lineamientos claros de acuerdo con un direccionamiento estratégico establecido a nivel
institucional.
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Dice el órgano contralor que es fundamental que las instituciones dispongan, al menos, de
normativa relacionada con el endeudamiento, la definición de responsables y sus funciones
(unidades participantes del proceso), y políticas institucionales. Lo anterior sustentado en lo que
ordena la Ley General de Control Interno, N. º 8292, la cual establece que, respecto de las
actividades de control (Normas 4.1 y siguientes), son deberes del jerarca y de los titulares
subordinados, entre otras atribuciones, documentar, mantener actualizados y divulgar internamente
lo siguiente:
a) Las políticas, normas y procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del
sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar
los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones.
b) Las políticas y procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, la autoridad y
responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la
institución
Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de
sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas.
2.4 SOBRE EL PAGO DE HORAS EXTRA A FUNCIONARIOS DE LA JUNTA VIAL DISTRITAL
El Código de Trabajo y la normativa asociada emitida por la Procuraduría General de la
República enfatizan que la naturaleza de la jornada extraordinaria es temporal y transitoria. Esto
implica que a los trabajadores no se les permite desempeñar horas extras de manera permanente.
Este enfoque se fundamenta en la premisa de que extender la jornada laboral más allá de lo
acordado contractualmente debe ser una excepción y no la norma.
La razón detrás de esta restricción es la salvaguarda de la salud de los trabajadores, ya que
trabajar constantemente más allá de las horas establecidas puede menoscabar su bienestar. Se
reconoce que la jornada extraordinaria debe reservarse para situaciones excepcionales, evitando así
efectos negativos en la salud de los empleados.
Además, la limitación de las horas extras tiene implicaciones financieras significativas. En este
sentido, la normativa busca garantizar un uso prudente y justificado de los recursos, evitando gastos
continuos que carezcan de una razón válida.
Asimismo, el referido Código de Trabajo 14, establece que cualquier labor realizada más allá
de los límites de las jornadas laborales ordinarias, ya sean estas diurnas, nocturnas o mixtas, o que
exceda la jornada contractualmente acordada, se considerará jornada extraordinaria. En tales casos,
se requiere una compensación equivalente al cincuenta por ciento más de los salarios mínimos, o
de los salarios superiores pactados. Es importante señalar que no se califican como horas
extraordinarias aquellas empleadas por el trabajador para corregir errores atribuibles únicamente a
él durante la jornada ordinaria.
Adicionalmente, los artículos 3 y 4 del "Reglamento Interno de Horas Extras," ratificado por el
Concejo Municipal en la sesión ordinaria Nº 151-23 del 21 de marzo de 2023, detallan que la jornada
extraordinaria no debe exceder las 4 horas diarias ni las 12 horas en conjunto con el horario ordinario,
a menos que se presente una situación de emergencia que amenace la salud y seguridad de las
personas, debidamente justificada. En estos casos excepcionales, la institución está obligada a
remunerar la jornada extraordinaria con un 50% adicional a los salarios devengados por el trabajador
en ese momento.
Asimismo, el Código de Trabajo establece el derecho de todo trabajador a disfrutar de un día
de descanso absoluto, que puede ser después de cada semana o de cada seis días de trabajo
continuo, así como en los días feriados establecidos por ley. En caso de que el empleador no otorgue
el día de descanso o feriado correspondiente, está obligado a reconocer a sus trabajadores un pago
equivalente al doble del salario ordinario15.
En el periodo comprendido entre 2021 y 202316, el CMD ha realizado erogaciones por el pago
de remuneraciones utilizando recursos de las leyes 8114/9329, por ₡85.263.496,40. Dentro de este
lapso, se efectuaron pagos por horas extraordinarias a dos funcionarios de la Junta Vial Distrital,
14
Artículos 139 y 140 del Código de Trabajo
15
Artículo152 del Código de Trabajo
16
A noviembre 2023
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específicamente al operador de la vagoneta y al inspector de vías, por un monto aproximado de
₡14.731.090,80. Estos datos se detallan en el siguiente cuadro.
Ano Remuneraciones Horas extra
2021 ₡28 975 669,19 ₡4 852 796,28
2022 ₡28 433 068,70 ₡4 712 164,41
2023 ₡27 854 758,51 ₡5 166 130,11
₡85 263 496,40 ₡14 731 090,80
En relación con los mecanismos de control establecidos por la Administración para el pago de
tiempo extraordinario a los funcionarios de la Junta Vial Distrital, y en estricto apego al cumplimiento
de las normativas mencionadas previamente, se ha constatado que, durante el periodo evaluado, en
algunas ocasiones se efectuó el reconocimiento de pago de horas extraordinarias a tiempo doble
para estos funcionarios. Los detalles específicos de estas situaciones se presentan en el siguiente
cuadro:
Ano Cedula H.doble Cos-Doble Doble
1-1274-
2023 …. 32 ₡6143,82 ₡196 602,24
1-1274-
2023 …. 10,5 ₡6143,82 ₡64 510,11
1-1274-
2023 …. 20 ₡6143,82 ₡122 876,40
1-1274-
2023 …. 8,5 ₡6143,82 ₡52 222,47
1-1274-
2023 …. 9 ₡6143,82 ₡55 294,38
1-1274-
2022 …. 8 ₡4879,9 ₡39 039,20
6-0332-
2021 …. 4,5 ₡3071,12 ₡13 820,04
1-1274-
2021 …. 3,5 ₡4879,9 ₡17 079,65
Total ₡561 444,49
Aunque se ha constatado que los pagos realizados se ajustan a lo dispuesto en el artículo 152
del Código de Trabajo, es imperativo que la institución realice ajustes en su normativa interna
recientemente aprobada. Esto garantizará que dicha normativa contemple explícitamente, en su
articulado, el reconocimiento de pago doble por tiempo extraordinario cuando sea procedente de
acuerdo con lo indicado en el mencionado artículo 152 del Código de Trabajo.
Asimismo, es crucial que la Administración garantice que el pago de tiempo extraordinario no
se convierta en una práctica habitual para los funcionarios, aun cuando esto pueda afectar la salud
del empleado y resultar de una ausencia o planificación deficiente de las tareas ordinarias. Esta
situación podría generar desorden en la gestión de los recursos públicos, contraviniendo los
principios fundamentales de eficiencia, eficacia y economía que rigen los presupuestos
institucionales. Además, la adopción indiscriminada de horas extraordinarias acelera
significativamente los costos operativos de la Institución.
Es esencial que la administración considere alternativas que eviten, en primera instancia, la
necesidad recurrente y extensiva de pagar horas extraordinarias. Esto implica explorar estrategias
para una mejor planificación de las tareas ordinarias, promoviendo la eficiencia en el uso del tiempo
y los recursos disponibles.
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2.5 SOBRE EL CONTROL EN EL ALMACENAMIENTO Y USO DE ALCANTARILLAS Y
MATERIAL GRANULAR PARA EL MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE LA RED VIAL
DISTRITAL
Tras realizar una visita al sitio destinado al almacenamiento de materiales para el
mantenimiento de la red vial distrital, con el propósito de verificar la implementación de controles
para la custodia y disposición de los bienes allí resguardados, se constató que el CMDC mantiene
en dicho lugar material granular y alcantarillas de diversos diámetros en condiciones que dificultan
su protección adecuada. El inmueble presenta escasa seguridad, lo que posibilita el acceso de
terceras personas sin ser detectadas, permitiendo la sustracción de los bienes almacenados en el
sitio. Es imperativo abordar esta vulnerabilidad a fin de garantizar la integridad y resguardo efectivo
de los recursos y materiales esenciales para el mantenimiento de la red vial distrital.
En cuanto a los controles establecidos para la disposición de esos bienes, únicamente se
cuenta con una bitácora donde solo en el caso de las alcantarillas se anota la cantidad y el diámetro
de las que se adquieren. En cuanto al material granular, no se obtuvo evidencia de los controles
mínimos en cuanto a la entrada y salida de esos materiales.
En resumen, además de los deficientes controles que se tienen en cuanto a la custodia de
esos bienes, tampoco hay reportes sobre las cantidades de materiales y alcantarillas efectivamente
utilizadas, ni de las obras donde se aplicaron, donde se deje constando el buen uso de esos
productos, no solo para fines de rendición de cuentas del verdadero valor de las obras, sino para la
cuantificación contable del valor de la infraestructura vial a cargo del Ayuntamiento.
En consecuencia, las debilidades determinadas en la custodia y almacenamiento de esos
bienes propician entre otros riesgos:
a) La obsolescencia y deterioro de los materiales y suministros almacenados.
b) La eventual pérdida, deterioro, hurto, sustracciones o manejos irregulares de los bienes
almacenados, con el consecuente perjuicio económico para la institución.
c) La disposición de esos bienes para fines distintos a lo indicado en las leyes Nº. 8114 y
9329; y por lo tanto, que los recursos asignados a esa unidad no se utilicen eficazmente,
con lo que se asume el riesgo de pérdidas.
d) El incremento en los costos de operación de la institución.
Lo anterior es producto de malas prácticas administrativas ante la ausencia de un protocolo o
reglamento que permita establecer una labor estandarizada susceptible a verificación como punto
de control de lo que se realiza, que coadyuve a consolidar un sistema de control que genere
información confiable sobre la recepción o entrega satisfactoria de los bienes adquiridos y de los
saldos de inventario de los mismos para efectos de control, como de los costos asociados al
mantenimiento y reparación de esos activos, así como para establecer responsabilidades en el
evento de pérdida, sustracción y robo de esos bienes.
En esa línea, la UTGVM debe velar porque exista y funcione entre otras cosas, un sistema de
control sobre el uso y disposición de los bienes que se destinan al mantenimiento y reparación de la
red vial distrital.
Se debe reiterar que corresponde a la Municipalidad garantizar que los recursos invertidos en
su red vial cantonal se destinen exclusivamente para los fines descritos las leyes Nºs. 8114 y 9329
y sus reglamentos. La aplicación o el uso diferente de los recursos, generará las responsabilidades
civiles, administrativas y penales que correspondan.
La Ley General de Control Interno y las Normas de Control Interno para el Sector Público
disponen el deber del jerarca y titulares subordinados de establecer, mantener, perfeccionar y
evaluar el sistema de control interno institucional.
Así como documentar, mantener actualizados, divulgar internamente las políticas y
procedimientos que definan claramente la protección y conservación de todos los activos
institucionales; el diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación de
transacciones y hechos significativos, así como realizar las conciliaciones periódicas,
comprobaciones y otras verificaciones, a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia,
inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución, incluyendo los
derechos de propiedad intelectual.
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Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de
tales activos y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestos.
3. CONCLUSIONES
En el periodo que cubre la auditoria (2021-2023), se pudo constatar que se siguen
presentando una serie de debilidades de control interno relacionadas con la gestión de los recursos
provenientes de las leyes 8114 y 9329, principalmente relacionadas con la falta de normativa interna
que regule el funcionamiento de la JVD, de la Unidad Técnica de Gestión Vial y para la declaratoria
de calles públicas; debilidades en el levantamiento de actas de la JVD; falta de vinculación de los
POAS con el Plan Quinquenal (PQ); deficientes controles sobre planificación y seguimiento de los
proyectos viales y en la liquidación de recursos de la caja única, ausencia de sistemas de información
relacionados con la atención de emergencias y el control de las obras de mantenimiento y
conservación de la red vial distrital; además de que se deben establecer mejoras en el proceso de
adquisición y uso de combustibles.
También se determinaron debilidades de control relacionadas con el registro presupuestario
de los recursos provenientes de esas leyes y deficiente ejecución de los recursos provenientes de
los créditos bancarios para la ejecución de obras viales.
En relación a los mecanismos de control establecidos por la Administración para el pago de
tiempo extraordinario a los funcionarios de la JVD, la administración debe tener presente, que la
naturaleza del tiempo extraordinario y el pago del mismo tiene como condición que las labores en
esa modalidad deben ser ajenas a las actividades habituales o en su defecto de carácter ocasional.
Por último, además de los deficientes controles que se tienen en cuanto a la custodia de bienes
como alcantarillas y material granular, tampoco hay reportes sobre las cantidades de materiales y
alcantarillas efectivamente utilizadas, ni de las obras donde se aplicaron, donde se deje constando
el buen uso se hizo de esos productos, no solo para fines de rendición de cuentas del verdadero
valor de las obras, sino para la cuantificación contable del valor de la infraestructura vial a cargo del
Ayuntamiento.
En general, resulta importante que se tomen las medidas correctivas con el propósito de
consolidar los esfuerzos que viene realizando el Gobierno Local en materia de gestión vial distrital,
fortaleciendo su sistema de planificación de largo y corto plazo, el control sobre la ejecución de los
recursos destinados a ese fin y robusteciendo la normativa interna que le permita una adecuada
administración de los fondos recibidos provenientes del Presupuesto de la República para la atención
debida de la red vial del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano.
4. RECOMENDACIONES
4.1 Al Concejo Municipal
Brindar, en la forma y condiciones que le corresponden conforme a su competencia el apoyo
necesario a las acciones que proponga la Administración para el cumplimiento de las
recomendaciones giradas por esta Auditoría Interna, en el punto 4.2 de este informe, con el
fin de potenciar las oportunidades de mejora en la gestión del Concejo. Es importante que este
cuerpo deliberativo esté atento, “in vigilando” de la efectiva implementación de las alternativas
de mejora que adopte la Administración de este Ayuntamiento.
Para acreditar el cumplimiento de esta recomendación, en el plazo de quince días hábiles
contado a partir de la fecha de la sesión en la cual ese Órgano Colegiado conoce el presente
informe, deben remitirse a esta Auditoría Interna, los acuerdos dictados sobre ese mismo
particular.
4.2 Al Intendente Municipal y Presidente de la Junta Vial Distrital
a) Elaborar y someter a aprobación del Concejo para su puesta en
práctica, los Reglamentos que regulen tanto el funcionamiento de la Junta Vial
Distrital como también de la Unidad Técnica de Gestión Vial Municipal, de acuerdo
con la entrada en vigencia de la Ley 9329 y sus reglamentos. Asimismo, para que,
en coordinación con las instancias administrativas correspondientes, también se
establezcan las regulaciones internas que normen el proceso de “Declaratorias de
Calles Públicas”, y consecuentemente la aprobación del Concejo para su puesta en
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práctica.
Esta recomendación debe ser atendida en el plazo de seis meses contado a partir de la fecha
de recibo del presente informe y para darla por atendida se debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.1 a) de este
informe.
b) Ordenar al secretario de la JVD que, en lo sucesivo, en las actas de
ese cuerpo colegiado se considere lo dispuesto en los 56 y 57 de la Ley General de
la Administración Pública, en cuanto a que en ellas se refleje de manera precisa las
opiniones de los participantes en la sesión respecto a los asuntos debatidos y el
artículo 10 del Reglamento al inciso b) del artículo 5 de la Ley N° 8114, en cuanto a
la frecuencia con que deben reunirse.
Esta recomendación debe ser atendida en el plazo de un mes contado a partir de la fecha de
recibo del presente informe y para darla por atendida se debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.1 b) de este
informe.
c) Efectuar en coordinación con los titulares de la UTGV y el área
financiera, los procedimientos de control necesarios para generar en adelante un
informe sobre los proyectos y los montos invertidos por cada año económico y su
conciliación con el Plan Quinquenal Vial 2022-2026, de modo que se muestre una
congruencia entre los proyectos incluidos el plan de largo plazo con el plan anual
operativo y los proyectos que se posponen para otro ejercicio y los proyectos que
surgen por circunstancias particulares.
Esta recomendación debe ser atendida en el plazo de tres meses contado a partir de la fecha
de recibo del presente informe y para darla por atendida se debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.1 c) de este
informe.
d) Solicitar a la JVD en lo sucesivo, la elaboración de los presupuestos
anuales para la atención de la red vial distrital con el detalle de las obras a intervenir
en el año, con indicación expresa, al menos, de lo siguiente: nombre de la obra,
descripción, meta a alcanzar, modalidad de ejecución, costo total, monto
presupuestado, plazo estimado y probable fecha de inicio, tal como lo dispone la
normativa que regula este tema. Para tal fin, en el plazo de un mes debe emitir un
oficio a esta auditoría interna, comunicando que en adelante se va a cumplir con ese
requerimiento. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.1 c) de este informe.
Esta recomendación debe ser atendida en el plazo de tres meses contado a partir de la fecha
de recibo del presente informe y para darla por atendida se debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.1 c) de este
informe.
e) Elaborar conjuntamente con el encargado de la UTGVM y para
conocimiento de la JVD y aprobación del Concejo, los informes semestrales de la
evaluación de la gestión vial municipal, así como del informe anual de rendición de
cuentas en cuanto a la gestión de los recursos de las leyes 8114 y 9329, tanto a lo
interno de la institución sobre el cumplimiento del plan quinquenal como a la
comunidad sobre la forma en que se invierten esos recursos, tal como lo dispone el
artículo 11 del Reglamento al inciso b) del artículo 5 de la Ley N° 8114.
Esta recomendación debe ser atendida en el plazo de un mes contado a partir de la fecha de
recibo del presente informe y para darla por atendida se debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.1 d) de este
informe.
f) Elaborar en un plazo de 60 días naturales en coordinación con las
instancias administrativas correspondientes, el procedimiento que establezca los
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pasos a seguir para la confección de los expedientes que exige la normativa, su
implementación y el funcionario responsable de mantener los expedientes en orden
cronológico y actualizados.
Para dar por atendida esta recomendación, debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.1 d) de este
informe.
g) Desarrollar en conjunto con la UTGVM, en un plazo de 60 días
naturales las decisiones administrativas necesarias que permitan garantizar
razonablemente el cumplimiento de la normativa emitida por el Colegio Federado de
Ingeniero y Arquitectos de Costa Rica.
Para dar por atendida esta recomendación, debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.1 d) de este
informe.
h) Implementar con la UTGV, en un plazo de 90 días hábiles, la
elaboración y puesta en práctica de un procedimiento o mecanismo que permita
evaluar y verificar de forma visual la calidad de los materiales granulares antes de
su uso, así como las condiciones referentes al transporte (Transportista, placa, N°
marchamo, cantidad, tipo de material, uso, etc.).
Para dar por atendida esta recomendación, debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.1 d) de este
informe.
i) Coordinar con la UTGV, en un plazo de 90 días hábiles, la elaboración y
puesta en práctica de un procedimiento o mecanismo que permita evaluar y verificar
de forma visual la calidad de la mezcla asfáltica antes de su uso, las condiciones
referentes al despacho de la mezcla (Contratista, Proyecto, Destino, Planta, Fecha,
Transportista, Placa, N° marchamo, Cantidad, Hora de salida, temperatura de salida,
Firma, etc.), así como la recepción de la mezcla en sitio (Hora de llegada,
Temperatura de llegada, Hora de colocación, Temperatura de llegada, Uso del
material, Kilometro inicial, Kilometro final, observaciones, Nombre inspector y firma,
etc.). (Los ítems indicados son únicamente de referencia).
Para dar por atendida esta recomendación, debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.1 d) de este
informe.
j) Diseñar en un plazo de 60 días naturales, una estrategia institucional
a través de la cual los funcionarios institucionales encargados de contratación
pública incursionen en capacitaciones de acuerdo con la normativa vigente en temas
como: Ley de Contratación Pública y su Reglamento, Reglamento para el Reajuste
de Precios en los Contratos de Obra Pública de Construcción y Mantenimiento,
Sistema Integrado de Compras Públicas "SICOP"
Para dar por atendida esta recomendación, debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.1 d) de este
informe.
k) Emitir una orden a la UTGV a efecto de que, a partir del 2do
semestre del año 2024, se proceda a adjuntar en los expedientes de los proyectos
que se ejecuten: El Presupuesto Detallado, Memoria de Cálculo de la Estructura de
Costos del Proyecto, Memoria de Cálculo del Costo Horario de la Maquinaria.
Además de que se proceda a estandarizar en los expedientes de proyecto, las
unidades variables, formulas y datos que forman parte de los cálculos de
rendimiento, costos unitarios, costos horarios, estructuras de costos y porcentajes
de reajustes (porcentaje o monto proyectado necesario para reconocer esta
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obligación contractual). De conformidad con las condiciones de trabajo reales de
cada proyecto.
Para dar por atendida esta recomendación, debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.1 d) de este
informe.
l) Elaborar en un plazo de 90 días naturales en coordinación con las
instancias administrativas correspondientes, la implementación de procedimientos
oficiales relacionados con los procesos que se verifican en la gestión de reajuste de
precios en cada una de las unidades responsables de los respectivos trámites, así
como los lineamientos para solicitar el reajuste o reclamo a la Institución. Igualmente
elaborar una planificación para el pago de dichos compromisos y la reestructuración
del plan anual de intervención con base en los recursos con que cuente la unidad.
Para dar por atendida esta recomendación, debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.1 d) de este
informe.
m) Requerir al Ingeniero vial que, en la planificación de cada proyecto,
se implemente un diagrama o croquis de ubicación de los ensayos por realizar, así
como un número representativo de muestras de laboratorio que le permitan verificar
la calidad y asegurar que se obtendrán resultados confiables. Con esta información
el profesional como responsable de la fiscalización técnica emitirá un informe
interpretativo con los resultados obtenidos en los estudios realizados, en el cual se
indique: (Conclusión 3.8)
→ Datos del proyecto: nombre, ubicación, pruebas realizadas, etc.
→ Porque se realiza el estudio: control de calidad, deterioros prematuros, etc.
→ Resultados obtenidos: estudio de laboratorio
→ Interpretación o análisis de la información.
→ Recomendaciones
Para dar por atendida esta recomendación, en el plazo de un mes, debe remitir un oficio a la
Auditoría Interna informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto
2.1 d) de este informe.
n) Ordenar al Ingeniero Vial de forma inmediata las acciones que
correspondan a efectos de que se incorpore en los expedientes de las contrataciones
2020LA-000008-01, 2021LA-000002-01, 2021LA-000004-01 y en contrataciones
futuras copias de las bitácoras de la empresa que desarrolla el proyecto. Asimismo,
como parte del cumplimiento de la normativa del CFIA, las anotaciones se realizarán
en la Bitácora Digital para el control de proyectos del CFIA y los profesionales
responsables anotarán como mínimo lo que indica el artículo 14 del Reglamento
Especial de la Bitácora Digital para el Control de Proyectos.
Para dar por atendida esta recomendación, en el plazo de un mes, debe remitir un oficio a la
Auditoría Interna informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto
2.1 d) de este informe.
o) Ordenar al Ingeniero Vial, que, en lo sucesivo, en los proyectos
viales que lo requieran, la Municipalidad contrate a un ente distinto al que utiliza el
contratista, las pruebas de laboratorio sobre la calidad de los materiales que se
utilizan, con el fin de ejercer un control cruzado sobre la razonabilidad de los
resultados de las pruebas de laboratorio que presenta el contratista con los
resultados de las pruebas contratadas por la Municipalidad.
Esta recomendación debe ser atendida en el plazo de 6 meses contado a partir de la fecha de
recibo del presente informe y para darla por atendida se debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
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informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.1 d) de este
informe.
p) Ordenar al Administrador Financiero realizar un estudio que permita
establecer el monto de los recursos utilizados de la cuenta 152-2 (Cuenta General)
para el pago de erogaciones correspondientes a la cuenta 8114, de manera que, una
vez cuantificada la suma utilizada, sea reintegrada a la cuenta 152-2 (Cuenta
General).
Esta recomendación debe ser atendida en el plazo de 2 meses contado a partir de la fecha de
recibo del presente informe y para darla por atendida se debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.1 e) de este
informe.
q) Elaborar un plan de acción para la prevención y atención de eventos
provocados por fenómenos como inundaciones, deslaves de terrenos, estado de
puentes o pasos de quebradas que pongan en riesgo, dificulten o interrumpan el
acceso a las diferentes comunidades del distrito. Para tal fin, en el plazo de seis
meses se debe contar con una propuesta que satisfaga los requerimientos que se
solicitan en la Ley 9329 y su reglamento en cuanto al sistema de información de
emergencia.
Para dar por atendida esta recomendación, debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.1 f) de este
informe.
r) Ordenar al encargado de maquinaria, que en lo sucesivo se estipule en los
formularios que se llevan para el control de entrega de combustible al equipo
automotor de la Municipalidad y en especial a la maquinaria que se utiliza en la
UTGVM para la atención de la red vial cantonal, tanto la fecha, el nombre y la firma
de la persona que entrega el combustible como de la persona u operador del equipo
haciendo constar que lo recibió a satisfacción, en virtud de fortalecer la observancia
de lo que establece el artículo 4 de la Ley 9329 acerca de la responsabilidad por la
ejecución presupuestaria, una vez realizada la transferencia de la competencia.
Esta recomendación debe ser atendida en el plazo de 2 meses contado a partir de la fecha de
recibo del presente informe y para darla por atendida se debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.1 f) de este
informe.
s) Ordenar al Administrador Financiero que en conjunto con la
encargada de Presupuesto se realice un análisis de los gastos de los 8114 cargados
como materiales y que de acuerdo a sus características debió rebajarse de bienes
duraderos, para que una vez cuantificado su monto se hagan los ajustes
presupuestarios correspondientes y de ser procedente se realicen los ajustes
contables que se deriven de ese análisis.
Esta recomendación debe ser atendida en el plazo de 2 meses contado a partir de la fecha de
recibo del presente informe y para darla por atendida se debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.2) de este informe.
t) Elaborar y someter a aprobación del Concejo Municipal, políticas
para la obtención de financiamiento (endeudamiento) que contemplen los aspectos
legales, técnicos, económicos y financieros que sean necesarios, así como de
gestión de los recursos obtenidos por este medio, de tal manera que se permita
hacer uso de esos recursos de una manera eficiente y al menor costo posible para
la institución en la atención de la red vial distrital.
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Esta recomendación debe ser atendida en el plazo de 2 meses contado a partir de la fecha de
recibo del presente informe y para darla por atendida se debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en el punto 2.3) de este informe.
u) Realizar un análisis del “Reglamento interno de horas extra”, y
actualizarlo en lo que corresponda, para que el pago de horas extra doble sea
contemplado dentro de esa normativa de acuerdo con la legislación laboral existente,
ya que su artículo 4 únicamente se estipula que la jornada extraordinaria la pagará
la institución con 50% (tiempo y medio) más, de los salarios que este devengando el
servidor en el momento.
Esta recomendación debe estar atendida en un plazo de 2 meses contados a partir de la fecha
de recibo del presente informe y se dará por cumplida con el envío a la auditoría Interna de una copia
de las acciones llevadas a cabo. Al respecto véase lo comentado en los puntos 2.4) de este informe.
v) Coordinar con Proveeduría la realización de un inventario integral de
los activos bajo la responsabilidad de la UTGVM, para que se establezcan los
controles pertinentes y medidas de seguridad necesarias, en cuanto a la entrega de
los materiales, alcantarillas, equipos y suministros que se custodian en las bodegas
de la UTGVM.
Esta recomendación debe ser atendida en el plazo de 2 meses contados a partir de la fecha
de recibo del presente informe y para darla por atendida se debe remitir un oficio a la Auditoría Interna
informando las acciones adoptadas. Al respecto véase lo comentado en los puntos 2.3) de este
informe.
5. CONSIDERACIONES FINALES
5.1 La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las
recomendaciones anteriores, deberá remitirse, en los plazos y términos antes fijados, a la Auditoría
Interna.
5.2 Se recuerda a la Administración la obligatoriedad de analizar e implementar las
recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, en cumplimiento de lo establecido por el artículo
12, inciso c) de la Ley General de Control Interno, N° 8292.
5.3 Finalmente, se recuerda a la Administración que, para el cumplimiento de las
recomendaciones contenidas en el presente informe, se debe observar lo que al respecto disponen
los artículos 36, 37 y 38 de la misma Ley General de Control Interno.
NOTA. DOCUMENTO COMPLETO SE LOCALIZA EN EL EXPEDINTE DE ESTA ACTA
PRESIDENTE a.i. usted no había detectado esto antes
LIC. ROJAS. Desde el 2019 hice un informe al respecto y todavía las advertencias dadas
se están arrastrando
PRESIDENTE ai. ¿Don William no es cierto que usted forma parte de la comisión vial
distrital? Yo pregunte aquí varias veces si se reunían y decían que si
WILLIAM. Hace como seis meses iba a renunciar por lo mismo no se reúnen y todo es por
whatsapp
PRESIDENTE a.i. William porque usted no informo que no se estaban reuniendo
WILIAM. Si se reunían solo que virtual lo que no me gusta es que no se pasaran las actas
yo le dije a Favio que yo aceptaba pero que Donald pasara las actas.
~ 24 ~
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Se hacen otros comentarios y se retira
PRESIDENTE: ya escuchamos y discutimos el informe de la auditora, vamos a someterlo
a votación
CONSIDERANDO:
➔ Que se ha conocido el Informe de auditoria denominado informe de auditoría de
carácter especial sobre la evaluación de los controles establecidos por el concejo
municipal de distrito de Cóbano en la ejecución de obras viales con cargo a los
recursos provenientes de las leyes números 8114 y 9329 para el periodo 2021-
2023”
ACUERDO N°1
Con tres votos presentes a favor SE ACUERDA: “1.1. Dispensar del tramite de
comisión”. ACUERDO UNANIME
1.2. Aprobar en todas sus partes el informe de la auditoría denominado INFORME DE
AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA EVALUACION DE LOS CONTROLES
ESTABLECIDOS POR EL CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE COBANO EN LA
EJECUCION DE OBRAS VIALES CON CARGO A LOS RECURSOS PROVENIENTES DE
LAS LEYES NUMEROS 8114 Y 9329 PARA EL PERIODO 2021-2023.
1.3. Solicitarle a la administración se inicie con el cumplimiento de cada una de las
recomendaciones emitidas en tan importante informe y se nos haga llegar copia de lo
actuado y notificado a la auditoria. **************
1.4. Solicitarle a la administración se nos remita lo antes posible, todo lo que requiere
aprobación de este Concejo, a fin de que las comisiones lo puedan analizar y emitir
dictamen y se pueda tomar los acuerdos lo antes posible, para agilizar y hacer más
eficiente el actuar de la administración”. ACUERDO UNANIME. Votan a favor los
Concejales William Morales Castro, Manuel Ovares Elizondo y Kemily Segura Briceño
(quien asume la curul de propietaria ante la ausencia del Concejal propietario Minor
Centeno Sandí
****************************************U.L.*****************************************************
PRESIDENTE. Al ser las diecisiete horas con treinta y cinco minutos se da por finalizada la
sesión. Buenas tardes.
Sr. Manuel Ovares Elizondo Sra. Roxana Lobo Granados
PRESIDENTE a.i,. SECRETARIA
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