Extraordinaria 44 · 2023-06-28
EXT.N044-2023.pdf · 34 páginas · PDF original · ver en el sitio municipal
Las actas se corrigen y aprueban en la sesión siguiente; verifique que esta sea la versión aprobada antes de citarla. Forma citable: sesión extraordinaria N.º 44 del 2023-06-28 + número de acuerdo.
Acuerdos en esta acta
Detección automática sobre el texto; verifique siempre contra el PDF original.
- Acuerdo 1 (pág. 32) · unanime ACUERDO N°1 Con cuatro votos presentes a favor SE ACUERDA: 1.1“Dispensar del trámite de comisión”. ACUERDO UNANIME 1.…
- Acuerdo 2 (pág. 32) · unanime ACUERDO N°2 Con cuatro votos presentes a favor SE ACUERDA: 2.1“Dispensar del trámite de comisión”. ACUERDO UNANIME 2.…
ACTA EXTRAORDINARIA N°044-2023
PERIODO CONSTITUCIONAL
2020-2024
ACTA NÚMERO CUARENTA Y CUATRO - DOS MIL VEINTITRES DE LA SESIÓN
EXTRAORDINARIA QUE CELEBRA EL CONCEJO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE
CÓBANO EL DÍA VEINTIOCHO DE JUNIO DEL AÑO DOS MIL VEINTITRES A LAS
DIECISIETE HORAS CON TREINTA MINUTOS EN LA SALA DE SESIONES DE ESTE
CONCEJO.
Con la presencia de las siguientes personas:
PRESIDENTE
Eric Salazar Rodriguez
CONCEJALES PROPIETARIOS
Manuel Ovares Elizondo
William Morales Castro
Kemiky Segura Briceño
CONCEJALES SUPLENTES
INTENDENTE
ASESORA LEGAL
SECRETARIA
ADEMAS LA PRESENCIA DE:
AUSENTES
CONCEJALES PROPIETARIOS
Minor Centeno Sandi
Eduardo Sánchez Segura.
CONCEJALES SUPLENTES
Cristel Gabriela Salazar Cortes
Carlos Mauricio Duarte Duarte
ARTICULO I. ORACION
ARTICULO II. INFORMES DE AUDITORIA
ARTICULO I. ORACION
A cargo de la Secretaria
ARTICULO II. INFORMES DE AUDITORIA
PRESIDENTE. le da la bienvenida a la auditora y le concede la palabra
a. Lic. Maricel Rojas. Auditora Interna. Agradece el espacio brindado.
QUINTO INFORME SOBRE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL
ACERCA DE LA EVALUACIÓN DEL GRADO DE CUMPLIMIENTO Y DE
AVANCE EN EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS NORMAS
INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD
PARA EL SECTOR PÚBLICO (NICSP) – PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
1.3
1.10 Generalidades de la auditoría
En Costa Rica las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) fue
adoptado desde el año 2007 por la Dirección General de Contabilidad Nacional (DGCN), en su
condición de Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad Pública, mediante el Decreto Ejecutivo
Nro. 34029-H-2007; y más recientemente, en el artículo 27 de la Ley N⁰. 9635 “Ley de
Fortalecimiento de las Finanzas Públicas” se estableció:
“ARTÍCULO 27- Todos los entes y los órganos del sector público no financiero deberán
adoptar y aplicar las normas internacionales de contabilidad para el sector público
en un plazo máximo de tres años. La Contabilidad Nacional vigilará el cumplimiento
de esta norma.”
Cabe señalar que el plazo establecido para cumplir con la implementación de las NICSP en el
artículo anterior venció el 31 de diciembre de 2022. Ahora bien, mediante la Resolución DCN-0002-
2021 del 3 de marzo de 2021, la Dirección General de Contabilidad Nacional introdujo una
modificación importante que ajustó en parte ese proceso de implementación y en la cual también
se amplió el plazo de finalización para algunas normas.
La Contabilidad Nacional estableció que todas las instituciones públicas sujetas a las NICSP
debían adoptar e implementar la versión 2018 de dicho marco contable, que fue publicada
oficialmente en setiembre de 2018 en idioma inglés y traducidas al idioma español en abril de 2019 1.
En resumen, las NICSP pretenden que las cuentas incluidas en los estados financieros que se
emiten cumplan con tres premisas básicas como lo son: medición, revelación y presentación.
El Concejo Municipal de Cóbano tomó la decisión de implementar las NICSP mediante el
Acuerdo Nº 2 de Sesión Ordinaría 40-09 del 26 de octubre de 2009, el cual, versa lo siguiente:
“ACUERDO Nº 2. SE ACUERDA: 1. Acatar la recomendación emitida en el informe
DFOE-SM-8-2009 de la Contraloría General de la República y adoptar la Normas
Internacionales de contabilidad para el Sector Público, para de esta forma poder
perfeccionar y evaluar el subsistema de Contabilidad de este Concejo Municipal y
apoyar las gestiones que la Administración debe realizar en la consecución de este
objetivo. 2. Solicitarle al Intendente implementar en Plan de Acción a efectos de
cumplir con los requerimientos y plazos otorgados en el Informe DFOE-SN-8-2009 de
la Contraloría General de la República a fin de dar cumplimiento al decreto ejecutivo
1
Antes de la publicación de la Resolución DCN-0002-2021, en nuestro país se venían implementando las NICSP, versión
2014. Esa versión comprendía de la NICSP 1 a la NICSP 32.
Nº 238 del 9 de diciembre del 2008 suscrito por el presidente (sic) de la República y el
Ministerio de Hacienda. ACUERDO UNANIME y FIRME”
Al respecto, debe señalarse que desde el año 2009 el Concejo Municipal de Cóbano tomó la
decisión de implementar las NICSP. No obstante, el grado de avance alcanzado al 31 de diciembre
de 2022, según se observa en la Matriz NICSP que reviso la Contabilidad Nacional, es de 46%,
porcentaje que aumento en relación con el mostrado igualmente al 30 de octubre de 2022, que fue
de un 14% de acuerdo con esa misma fuente de información2.
Considerando el plazo restante para cumplir con el proceso de implementación de las NICSP,
se estima que dicho porcentaje es preocupante, según así lo ha calificado la Contabilidad Nacional,
y evidencia que este Concejo Municipal de Distrito deberá hacer un esfuerzo importante para
cumplir con el plazo que establece la legislación vigente para implementar dicho marco contable.
En relación con el tema de estudio NICSP 17 Propiedades, planta y equipo y su registro en la
cuenta de Bienes no Concesionados del Balance de situación del Concejo, según el Manual Funcional
de Cuentas Contables del año 2021, emitido por la Contabilidad Nacional, comprende:
“El valor de las propiedades, planta y equipos propiedad del ente público, adquiridos
a cualquier título o construidos con el propósito de ser utilizados en la producción de
bienes, prestación de servicios o en el desarrollo de la función administrativa o
cometido estatal, que tienen una vida útil superior a un año y no se agotan en el primer
uso, y que se encuentran en uso o en condiciones de explotación en el desarrollo de
las actividades del ente.”
Consecuentemente, tales bienes no están destinados a la enajenación durante el curso
normal de las actividades de la entidad. Se excluyen de esta cuenta los edificios, así como las tierras
y terrenos que se encuentran afectadas a la generación de ingresos para el ente público, mediante
la locación a terceros de su uso y goce (alquiler), los que se registran en la cuenta 1.2.5.02.
Propiedades de inversión.
1. RESULTADOS
De acuerdo con los estados financieros al 31 de marzo de 2023, los activos propiedades,
planta y equipos agrupados en la cuenta 1.2.5 Bienes no Concesionados suman ₡4.192.94 millones
que representan cerca del 37% del total de activos de la Institución considerando que se reportaron
₡11.516.02 millones.
Según el siguiente cuadro, estos activos se incrementaron de marzo de 2022 a marzo de 2023 en
más de ₡1.145.72 millones (4 172.94 - 3 047.22), ubicándose esa diferencia en el crecimiento del
saldo de la cuenta bienes no concesionados en proceso de producción al pasar de ₡1 357.69
millones a ₡2 499.13 millones:
Al 31-03-23 Al 31-03-22
2
Oficio MH-DGCN-DIR-OF-0154-2023 del 28 de marzo de 2023
En el desarrollo de esta auditoría se obtuvieron resultados que se consideran aspectos
susceptibles de mejora en la gestión y el control interno relacionado con la administración de los
activos y consecuentemente inciden en el cabal cumplimento de los requerimientos exigidos en la
implementación de las NICSP. A continuación, se brinda el detalle de las debilidades determinadas:
2.1 AUSENCIA DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EFECTIVOS PARA EL CONTROL Y
REGISTRO DE LAS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO.
No obstante, el registro en los estados financieros de más de ₡4.134.60 millones como
Propiedades, planta y equipo del Concejo en la cuenta Bienes no Concesionados, se determinó la
ausencia de políticas y procedimientos indispensables para garantizar la exactitud y confiabilidad de
esa información en cuanto a su reconocimiento, medición y revelación. Esto, conforme lo que
establece las NICSP y las Políticas Contables Generales emitidas por la Dirección General de
Contabilidad Nacional.
El Concejo ha venido realizando el registro de los saldos en las referidas cuentas de activos
sustentado en prácticas y criterios que han prevalecido en el tiempo en el Concejo y que no
responden a una administración ordenada y sistemática de estos bienes, tal como lo demanda el
proceso de implementación de las NICSP en esta institución.
En ese sentido si bien se han apelado al empleo de algunos criterios o conceptos técnicos
generales para llevar a cabo el registro de los valores de los bienes de propiedad, planta y equipo,
se carece de criterios propios que respondan a la realidad y dinámica de la administración de los
bienes del Concejo, así como de la propia naturaleza de los activos.
No se tienen definidos criterios como, por ejemplo, para conocer en qué momento se está en
presencia de un gasto que se debe considerar como un activo susceptible de capitalización. No se
tiene establecido los criterios para definir cuándo se debe hacer el registro contable como bien
capitalizable (cuando ingresa a la Proveeduría o cuando se pone en operación por parte de la unidad
usuaria). No se cuenta con lineamientos de cómo atender tanto, contable como administrativo, los
temas de los activos en desuso, deteriorados, obsoletos y que se siguen mostrando como parte del
inventario de la maquinaria y equipo.
No se tienen definidos claramente los deberes y responsabilidades, así como las
coordinaciones que se deben de dar entre las unidades de registro primario (Proveeduría
Institucional) y el área contable para el traslado en forma y tiempo, de la información necesaria para
su asentamiento y presentación en los estados financieros del Concejo. No se cuenta con un
conveniente control, registro y la revelación de préstamos de activos a otros entes u organismos
públicos (Asociaciones de Desarrollo, Comité Distrital de Deportes, juntas administrativas de
educación, etc.), así como las donaciones o venta de activos fijos.
En el caso de las inversiones en la red vial cantonal, tampoco se tienen establecido los
criterios que surjan de las políticas y procedimientos del Concejo, para definir, qué gastos se
capitalizan y en qué momento ya se registran como parte de los activos del Concejo, cómo se
tratarán los temas de deterioro y depreciación, entre otros.
Tampoco se tiene establecido controles entre la unidad de registro primario encargada del
control físico del inventario de las propiedades, planta y equipo y el Departamento de Contabilidad
que posibilite hacer conciliaciones periódicas de los activos, tal como recomienda las sanas prácticas
de control interno.
No se llevan auxiliares contables donde se pueda consultar el valor actual de los activos
municipales. Al respecto y como parte de este estudio, el Contador Municipal señaló que él le pasó
al consultor externo una hoja electrónica que se lleva en Proveeduría con el detalle de algunos
activos para que le ayude a revisarlo y, además, está a la espera que los departamentos actualicen
la información de los activos que custodian y solicitó en la Comisión que cuando la misma esté lista
se contrate a alguien para que la actualice.
Corresponde indicar que establecer políticas y procedimientos para la administración de la
información de las propiedades, planta y equipo, ayudaría a descongestionar el registro de activos
que se mantiene en el Sistema Administrativo Municipal (SIMU) así como el registro de activos y de
materiales y suministros que lleva la Proveeduría Municipal, lo cual permitiría contar con
información razonable en los estados financieros en cuanto al valor real de los activos municipales
incorporados en la cuenta de “Bienes no concesionados”, así como de los que se clasifiquen como
parte del inventario.
Como se mencionó líneas atrás, la realización de la auditoría se vio afectada por la carencia
de un Manual de Políticas y Procedimientos formalmente establecido que regule entre otros, lo
relativo al control y registro de los activos de Propiedades, planta y equipo y su consecuente registro
contable en la cuenta de “Bienes no Concesionados” así como la de “Inventarios”.
Al respecto, es preciso mencionar que el artículo 15 de la Ley Nro. 8292 “General de
Control Interno”, dispone en cuanto a las actividades de control lo siguiente:
“Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del
jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:
[…]
b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas
como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:
[…]
ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales.
iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada
de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los
documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.
iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y
enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido.
[…]”
1.2 DEBILIDADES DE CONTROL EN EL REGISTRO DE LOS SALDOS QUE MUESTRA LA CUENTA
1.2.5 BIENES NO CONCESIONADOS
Consecuente con lo antes señalado, en relación con los saldos que muestran los estados
financieros sobre los activos que se registran en la cuenta de bienes no concesionados (que son de
uso del CMDC para el desarrollo de su giro normal) se establecieron varias situaciones que
requieren tomarse acciones correctivas.
Subcuenta 1.2.5.01 Propiedad Planta y Equipo explotados de los estados financiero del CMDC
Como se indicó, esta subcuenta presenta un saldo deudor en el Balance de Situación al 31 de
marzo del 2023, por ₡879,83 millones y debería comprender el valor de las propiedades, planta y
equipos de propiedad del ente público, adquiridos con el propósito de ser utilizados en la gestión
propia del Concejo, los cuales tienen una vida útil superior a un año y no se agotan en el primer uso,
y que se encuentran en uso o en condiciones de explotación en el desarrollo de las actividades del
ente.
Consecuentemente, tales bienes no están destinados a la enajenación durante el curso
normal de las actividades del ente. Según el Balance de Situación, bajo ese código contable la
Institución registró los siguientes bienes:
Detalle de la Cuenta Marzo 2023
(En
millones de
colones)
Tierras y terrenos 104,15
Edificios 332,79
Maquinaria y equipos para la producción 335,15
Equipos de transporte, tracción y elevación 68,39
Equipos de comunicación 4,51
Equipos y mobiliario de oficina 7,04
Equipos para computación 20,33
Equipos de seguridad, orden, vigilancia y control 0,39
público
Maquinarias, equipos y mobiliarios diversos 7,08
TOTALES 879,83
No obstante, al ejecutar algunas pruebas de auditoria para determinar la razonabilidad de
esos montos se determinó lo siguiente:
Deben revisarse los saldos que reflejan las cuentas de Tierras y terrenos y edificios
Conforme con el estado financiero objeto de análisis en el presente estudio se determinó que
la cuenta de Tierras y terrenos registra un saldo de ₡104.15 millones y la de edificios ₡332,79
millones.
De la revisión de expedientes relacionados con terrenos municipales que se custodian en el
área de Bienes Inmuebles, el Concejo Municipal cuenta con 29 propiedades con un valor de ₡298.22
millones, de los cuales ₡288.45 millones corresponden a terrenos y ₡9.77 millones a infraestructura
(edificio, parques, áreas comunales entre otros).
Asimismo, al cotejar los datos de esos inmuebles en el Sistema Gráfico Municipal (SIGRAMU),
se determinó que algunos de los inmuebles propiedad del Concejo, no se encuentran incluidos en
el referido sistema, y otros muestran un valor de “₡0.00”. A la vez, de algunas propiedades
municipales contenidas en ese sistema no se tiene el expediente respectivo; y en la mayoría de los
casos no se localizó el testimonio de escritura de esas propiedades.
En resumen, hay una diferencia significativa entre el saldo que muestra esta cuenta en los
estados financieros en relación con los expedientes y registros auxiliares que se pudieron establecer,
lo cual hace presumir que el valor real de esa cuenta no está reflejado en los estados financieros
institucionales, situación que amerita una revisión exhaustiva de parte de la Administración del
Concejo.
Por otra parte, existe un deficiente control interno en cuanto a los datos que se llevan en los
registros auxiliares que se tienen al respecto (SIGRAMU) y la documentación que se mantiene en
custodia sobre la inscripción de esos bienes a nombre del Ayuntamiento, lo cual no permite
establecer una trazabilidad de los datos entre ambas fuentes de información y tampoco permite
tener certeza de que todos los bienes inmuebles municipales estén registrados contablemente.
Urge verificar la información que se consigna en los estados financieros para las restantes
cuentas de Propiedades, plantas y equipos explotados
Las cuentas de balance “Maquinaria y equipos para la producción, Equipos de transporte,
tracción y elevación, Equipos de comunicación, Equipos y mobiliario de oficina, Equipos para
computación, Equipos de seguridad, orden, vigilancia y control público, Maquinarias, equipos y
mobiliarios diversos” presentan saldos por un monto global de ₡442,89 millones
Para el análisis de estas cuentas se utilizó el registro de inventarios de bienes muebles que se
lleva en el Departamento de Proveeduría Municipal y la información contenida en el módulo de
control de activos del SIMU.
Según datos suministrados por la Unidad de Proveeduría Municipal, al 31 de diciembre de
2022, la entidad contaba con un inventario de activos muebles por la suma de ₡564.94 millones3.
De los 825 activos que contiene este registro, 191 (23%) de ellos no tenían registrado algún
valor y de ellos aproximadamente un 87% no muestran la fecha de adquisición y el 13% restante
tenían fechas de adquisición anteriores al 2010.
Además, 211 (26%) de esos activos con un valor global de ₡5.54 millones, presentan valores
que van desde los ₡3.000,00 hasta ₡50.000,00, donde 119 (56%) de ellos fueron adquiridos entre
1986 y 2015; 35 (17%) activos no mostraban la fecha de adquisición y los restantes 57 activos fueron
adquiridos entre 2016 y 2022.
Asimismo, 141 (17%) de esos activos con un valor global de ₡11.27 millones, presentan
valores que van desde los ₡50.001,00 hasta ₡100.000,00, donde 58 (41%) de ellos fueron adquiridos
entre 2007 y 2015; 12 (9%) activos no mostraban la fecha de adquisición y los restantes 71 activos
fueron adquiridos entre 2016 y 2022.
En resumen, aproximadamente el 66% de los activos muebles que se tienen registrados en el
Departamento de Proveeduría presentan valores menores a ₡100.000,00, donde inclusive un 23%
de ellos ni siquiera tienen asignado un valor.
Asimismo, aproximadamente el 85% de esos activos no tenían fecha de adquisición; o bien,
fueron adquiridos antes del 2015, considerando este año, ya que por lo general el Ministerio de
Hacienda estima la vida útil de un activo mueble en promedio de 10 años, aunque muchos de ellos
también se pueden depreciar en un tiempo menor, dependiendo de la política establecida por cada
institución
Lo indicado refuerza la necesidad de contar con una política con parámetros técnicos, que
permitan establecer cuáles inversiones en activos se pueden capitalizar y cuáles se pueden
contabilizar como un gasto 4, con el propósito de depurar estas cuentas, en cuanto al valor real de
los activos municipales incorporados en la cuenta de “Bienes no concesionados”.
También se determinó que el sistema Administrativo Municipal (SAMU) que se utiliza entre
otras cosas, para el registro de las transacciones financieras, cuenta con un módulo de Control
General de Activos, donde se pudo comprobar mediante un reporte emitido el 21 de marzo de 2023
3 Ver archivo 02 levantamiento de activos Proveeduría
4
Pregunta 10 del Cuestionario de control interno Contabilidad
que el mismo cuenta con información de activos hasta el 30 de junio de 2020, por la suma de
₡362.38 millones.
Del análisis realizado sobre los datos que contienen ambos registros se puede deducir que
están desactualizados y no son congruentes entre sí, con respecto a la cantidad de estos activos
institucionales y del valor real que estos activos representan en el Estado de Situación al 31 de marzo
de 2023.
Subcuenta 1.2.5.04 Bienes de infraestructura y de beneficio y uso público en servicio
Al 31 de marzo de 2023 esta cuenta presentaba en el Estado de Situación un saldo deudor de
₡775,53 millones, mayoritariamente en costos (₡732.77 millones) incurridos por la Institución en el
desarrollo y construcción vías de comunicación terrestre, cuya administración la ejerce el ente
público para el uso y goce de la comunidad en general, que tienen una vida útil superior a un año y
no se agotan en el primer uso, y que se encuentra en plenas condiciones de servicio.
En relación con el valor real de estos activos, es importante lo mencionado en la nota Nro. 10
del Estado de Situación en comentario, en el sentido de que desde el 6 de marzo de 2020 mediante
oficio N° CMC-006, se le solicitó al Coordinador de la Unidad Técnica de Gestión Vial la información
para el registro de la Red Vial Cantonal, sin que a la fecha se haya obtenido respuesta, situación que
no permitió emitir una opinión sobre la razonabilidad del saldo de esa cuenta a la fecha indicada.
Además, como se verá más adelante, algunos registros auxiliares que se llevan al respecto
presentan importantes debilidades de control.
Por último, en relación con la subcuenta 1.2.5.08 Bienes intangibles no concesionados por
₡38 millones, que comprende el valor del costo de los bienes que por sus características intrínsecas
no son cuantificables físicamente, como los derechos de uso de la propiedad comercial, industrial,
intelectual y otros de similares características, pero que son capaces de producir beneficios
económicos para el ente público en varios períodos determinables.
Respecto de estos bienes, no se logró identificar en el registro de activos que se lleva en la
Proveeduría Municipal, ni en el SAMU, que se tengan registrados este tipo de activos, lo cual no
permite establecer la razonabilidad del saldo de esta subcuenta en el Estado de Situación al 31 de
marzo de 2023.
Subcuenta 1.2.5.99 Bienes no concesionados en proceso de producción
Esta subcuenta presenta un saldo deudor en el Balance de Situación al 31 de marzo de 2023
de ₡2.499,13 millones y comprende los costos y demás gastos incurridos para la construcción,
ampliación o producción de propiedades, planta y equipo, bienes de infraestructura y de beneficio
y uso público, bienes culturales y bienes intangibles, hasta el momento en que dichos bienes se
encuentren en condiciones de ser utilizados por el ente público para el destino o afectación que
corresponda al cometido estatal.
Asimismo, comprende los contratos de supervisión y seguimiento de la obra, levantamientos
cartográficos, geológicos, mineros, etc., necesarios para la construcción de un proyecto
preconcebido en un área y con objetivos determinados.
Según el Balance de Situación, bajo ese código contable la Institución registró los siguientes
bienes:
Detalle de la cuenta Marzo 2023 (En
millones de
colones)
Bienes de infraestructura y de beneficio y uso público en proceso 2.499.13
de producción
Total 2.499.13
Para el análisis de esta cuenta, el señor Orlando Ramírez Vargas, Consultor Externo
contratado por el CMDC, remitió al Contador Municipal, así como al encargado del Proceso
Financiero Tributario y al Concejo Municipal, con copia a la Auditoria Interna, el oficio N⁰.
2023.02.01 del 1⁰ de febrero de 2023, donde se refiere entre otras cosas al saldo que presenta en
el Balance de Comprobación, el rubro 1.2.5 Bienes no Concesionados.
Según el oficio de cita, de acuerdo con el informe de Ejecución de Presupuesto 2022, en ese
año se adquirieron Bienes según la siguiente estructura presupuestaria:
Asimismo, según el oficio en referencia, en el Balance de Comprobación al 31 de diciembre
de 2022 se consigna la cuenta 1.2.5.99, BIENES NO CONCESIONADOS EN PROCESO DE PRODUCCIÓN,
con la siguiente situación:
La cuenta mencionada está destinada para registrar los egresos de los Proyectos de inversión
del Programa Nro. 3, según fue establecido en Políticas Particulares relacionadas con el Plan de
Cuentas.
Según el oficio de marras, la política en referencia hace mención a que se requiere del uso de
Auxiliares Contables para detallar los gastos de actividades, el costo de los servicios y el costo de
proyectos, en una base comparable entre el Clasificador Presupuestario Nacional y el Catálogo
Contable.
En cuanto a los proyectos de inversión de los programas III y IV, consigna que se imputarán a
la cuenta 1.2.5.99 Bienes no concesionados en proceso de producción (Ejemplo
1.2.5.99.01.02.9.00000.xx Construcciones en proceso de otros edificios) utilizando el nivel nueve
(xx) para identificar el Proyecto, según está definido en el Programa III y IV en el Presupuesto del
Concejo Municipal de Distrito de Cóbano.
No obstante, la existencia de dicha política, en el oficio N⁰. 2023.02.01 del 1⁰ de febrero de
2023 se señala que no se previó generar el Catálogo de Bienes en proceso de producción de acuerdo
a la política interna, lo cual tampoco fue atendido para el período 2021.
Como evidencia de lo anterior, el Consultor en dicho oficio, inserta un cuadro a modo de
sugerencia, para que se verifique con las respectivas Unidades Ejecutoras la identificación de cada
bien o servicio adquirido, ejercicio que se debe hacer para el periodo 2021.
Así, por ejemplo, en el programa III “Inversiones”, en lo que se refiere a “Vías de comunicación
terrestre”, entre otras se mencionan las siguientes cuentas que no tienen su respectivo auxiliar
contable:
PROGRAMA 3 Monto Observación
INVERSIONES
Vías de comunicación 18 504 Definir con Ingeniero UTGV si son
5.03.02.01.5.0 terrestre 153,18 caminos específicos o si se tratade
2.02 mantenimiento de caminos
Vías de comunicación 820 567 Definir con Ingeniero UTGV si
5.03.02.02.5.0 terrestre 953,31 son caminos específicos o si se
2.02 trata de mantenimiento de
caminos
CONSTRUCCIÓN DE
5.03.02.05 ALCANTARILLA DE Mejoras Carreteras y
CUADRO EN LA RUTA C6- 80 547 caminos
01-003 CARRETERA A RÍO 980,00
FRÍO (superávit libre)
CONSTRUCCIÓN DE
5.03.02.06 INFRAESTRUCTURA VIAL Definir con Ingeniero UTGV si
EN LA ZONA MARÍTIMA 463 026 son caminos específicos o si se
TERRESTRE (20% Fondo 865,64 trata mantenimiento de
ZMT/40%mejora turística) caminos
CONSTRUCCIÓN DE
5.03.02.07 PUENTE (RÍO NEGRO-
SANTIAGO) 115 500 Valor de origen Puente Rio
(Financiamiento BP) 000,00 Negro-Santiago
5.03.06.05 CONSTRUCCIÓN DE 60 000 Plazas y parques
PARQUES: MONTEZUMA 000,00 MONTEZUMA
(20% Fondo mejorasZMT)
5.03.06.06 CONSTRUCCIÓN DE 100 000 Plazas y parques PLAYA
PARQUES: PLAYA 000,00 HERMOSA
HERMOSA (20% Fondo
mejoras ZMT)
5.03.06.07 CONSTRUCCIÓN DE 16 000 Valor de origen PARADA DE
PARADA DE AUTOBUSES 000,00 AUTOBUSES EN EL DISTRITO DE
EN EL DISTRITO DE CÓBANO
CÓBANO
(Fondo 76% Ley N⁰. 7729)
Adicionalmente, y como parte de la verificación, esta Auditoría aplicó un cuestionario a
Contabilidad con la finalidad de conocer sobre algunos aspectos relacionados con el cumplimiento
de la normativa relacionada con Activos y entre sus resultados se obtuvo que pese a existir dicha
política en cuanto a llevar registros auxiliares para las cuentas agrupadas como “Bienes no
concesionados”, en la Contabilidad Municipal no se mantienen registros auxiliares donde se detalle
el contenido de la cuenta Bienes no Concesionados, Depreciación Acumulada de los activos y de
Patrimonio, donde se pudiera verificar si esos registros mostraban una descripción clara de su origen
(compra, donación, otro, ubicación, vida útil, costo y depreciación) 5.
5
Preguntas 13, 14 y 15 del cuestionario de control interno Contabilidad.
Tampoco se lleva un registro para el control de los proyectos de inversión, en cuanto a:
nombre del proyecto, objetivos, alcances, monto, fuente de financiamiento, nombre del
responsable, fecha de inicio y fecha de terminación y si las obras concluidas y puestas en
funcionamiento se contabilizarán inmediatamente como activo, donde menciona el Contador
Municipal que las unidades primarias no le suministran información al Departamento de
Contabilidad6.
Además, aunque se cuenta con aplicaciones informáticas para realizar la contabilidad
financiera, de acuerdo con lo manifestado por el Contador Municipal, el sistema dista de ser el
apropiado y de tener la información correcta.
Sobre el sistema informático, el Consultor Externo contratado por el CMDC, en el oficio
2023.05.02 del 2 de mayo 2023 indicó:
“El Sistema Informático, Modulo de Contabilidad, no es un procesador confiable. /El
Análisis comparativo horizontal de saldos según Balance de Comprobación generado
en el sistema contable versus Balance de Comprobación suministrado a la Dirección
General de Contabilidad Nacional con fecha de cierre 31 de diciembre del 2022, refleja
la siguiente discrepancia. /Se aplica fórmula contable donde el ACTIVO menos el
PASIVO Y PATRIMONIO debe sumar igual.
➢ El saldo inicial del Balance de Comprobación en el Sistema Contable al 1 de enero
2022 tiene una desviación por la suma de ¢1 697 081 428,04 mientras que la
información enviada a Contabilidad Nacional cumple con la fórmula contable.
➢ La información que se envía a la Contabilidad Nacional no se basa en la información
del Sistema de Contabilidad por lo que no es correcto afirmar que cumple con las
NICSP”.
Adicionalmente, se obtuvo que en la minuta 01 2023 de la Comisión NICSP, fechada el 7 de
marzo de 2023, se conoció el referido oficio 2023.02.01, y en relacion con este tema se menciona
lo siguiente:
“(…)
III. Informe 2023.02.01 cito textual “donde nos menciona el saldo que presenta el
balance en el rubro 1.2.5 bienes no concesionados, se da ya que la administración o las
unidades primarias no informan a este departamento de los proyectos que se realizan,
y que deben de enviar un informe donde se indique que dichos procesos ya se
concluyeron para proceder a realizar los asientos respectivos y que estos se reflejen en
los estados financieros”.
Acción: Francisco y Ronny redactaran (sic) oficio con solicitud a la Intendencia con copia
a vías en el cual se solicite informar a la contabilidad los proyectos que se realizan,
cuales (sic) están en proceso y cuales (sic) ya se concluyeron ya que es información
esencial para realizar los asientos respectivos para que se reflejen en los estados
financieros. / Además, solicitaran (sic) a la Asesoría Legal los juicios pendientes para
realizar las previsiones contables necesarias. / Todas las fechas de entrega de este
punto 2 es el 21 de marzo del 2023 7.
No obstante, a la fecha de cierre de este estudio, no se obtuvo evidencia de las acciones
ejercidas al respecto ni de los resultados esperados.
6
Preguntas 8, 29 y 32 del cuestionario de control interno Contabilidad.
7
01 01 - 2023 Minuta NICSP.
Además, la ausencia de registros auxiliares en relación con los proyectos de inversión en
proceso y terminados, resta fiabilidad al saldo acumulado de ¢2.290.06 millones, consignado en la
cuenta “Bienes no concesionados en proceso de producción”, según el informe al 31 de diciembre
de 2022 emitido por el consultor contratado,; por cuanto, al 31 de marzo del 2023, como ya se
mencionó, esta cuenta mostraba un saldo de ₡2.499,13 millones y al 21 de marzo de 2023, solo en
vías de comunicación, la Institución contaba con 318 derechos de vía por un valor de ¢15.225.03
millones8, o sea es seis veces menor la cifra que se refleja en los estados financieros a lo cual se le
debe poner la debida atención.
Cabe señalar que, si bien las cifras mencionadas corresponden a datos tomados en distintos
momentos, también es cierto que existe una diferencia de aproximadamente un 85% entre ambas
cantidades, lo cual no es razonable, especialmente si se considera que dichas inversiones se
ejecutan mayoritariamente en el segundo semestre de cada ejercicio económico.
Además, evidencia falta de comunicación y coordinación efectiva entre el Proceso de
Contabilidad y las respectivas Áreas Técnicas encargadas de los proyectos, como lo es en este caso
la Unidad Técnica de Gestión Vial y la Unidad encargada de ejecutar obras por administración, que
posibilite capitalizar los proyectos de forma oportuna, así como lo señalado en cuanto a que al
sistema automatizado dista mucho del solicitado y de tener la información correcta.
Con la situación en comentario se debilita el control y se dificulta contar con información
detallada de los costos que se registran en cada proyecto clasificado como obra en proceso o
terminada, y que permita validar por ejemplo que no se estén incluyendo elementos que
corresponden a gastos como parte del costo de las obras; además, dificulta la toma de decisiones
acertadas y oportunas sobre ese mismo particular.
Al tener proyectos terminados eventualmente registrados como obras en proceso, la cuenta
“Bienes no Concesionados en Proceso de Producción” se mantiene sobrevaluada; y en sentido
contrario, la partida Propiedad, planta y equipo está subvaluada; en consecuencia, no se está
reconociendo en resultados el gasto por depreciación de estos activos desde que estos comenzaron
a operar; como se verá más adelante, todo lo cual atenta contra la razonabilidad de los saldos de
ambas cuentas en los estados financieros de la entidad.
Ausencia de procedimientos para el análisis de deterioro del valor de los activos
Tal como se comentó en el aparte de la Subcuenta 1.2.5.01 Propiedad, Planta y Equipo
explotados, aproximadamente el 85% de los activos muebles que tiene registrados el Departamento
de Proveeduría Municipal no tenían fecha de adquisición; o bien, fueron adquiridos antes del 2015;
asimismo, aproximadamente un 23% de esos activos tampoco tenían consignado un valor en ese
registro.
Es probable que la mayoría de esos activos en razón de su vida útil ya se encuentren
desechados, en desuso u obsoletos y aun así se mantengan dentro de ese inventario de activos,
ya que no se tiene establecido un procedimiento donde se haga un análisis del deterioro del valor
de estos activos para darlos de baja, ni existen controles físicos y registros contables sobre los
mismos; así como tampoco se han definido procedimientos donde se definan los niveles de
autorización y justificación para darlos de baja, situación que afecta el valor real de los activos que
se consignan en los estados financieros.9
La NICSP 17 señala que para determinar si un elemento de propiedad, planta y equipo está
deteriorado, la entidad puede aplicar la NICSP 21 o la NICSP 26, según sea apropiado.
En el presente caso aplicaría la NICSP 21, por cuanto se refiere al deterioro de activos que no
generan efectivo y que en lo que interesa dispone “… La pérdida por deterioro de un activo que no
8
Archivo 02 REPORTE MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS (infraestructura), obtenido del Sistema Administrativo Municipal “SIMU”.
9
Preguntas 24, 25 y 26 del Cuestionario de control interno Contabilidad
genera efectivo es la cantidad por la cual el valor en libros del activo excede su cantidad de servicio
recuperable”.
La ausencia de este tipo de análisis no le permite a la Administración conocer con oportunidad
la existencia de indicios de deterioro en sus activos, que requieran la cuantificación y estimación del
importe recuperable para tomar decisiones con base en ello.
Por ello, es importante que la Administración elabore una política para realizar la valoración
de indicios de deterioro de sus activos, que permita establecer los mecanismos de control
pertinentes para darlos de baja cuando presenten la condición de deterioro, en desuso u obsoletos;
con el fin de depurar ese registro y contar con información confiable en cuanto al valor real de los
activos en sus estados financieros, ya que los mismos pueden estar sobrevaluados.
Lo anterior en razón de que la Entidad tampoco cuenta con procedimientos para la
revaluación de activos, que permitan alargar la vida útil del activo, asignándole un nuevo costo y un
ajuste a su proceso de depreciación. Además, no se tiene como práctica efectuar la revisión
detallada de los activos registrados para conocer su condición, lo cual permitiría tomar decisiones
para depurar el saldo de la cuenta.
Entre las causas que provocan las inconsistencias ya comentadas, está el hecho de que no se
realizan inventarios físicos de los activos municipales al cierre de cada período, para comparar sus
resultados con el registro permanente y ajustar las diferencias detectadas; y tampoco se concilia el
inventario de activos con su registro contable10.
Asimismo, se carece de políticas para el control y registro contable de activos que permitan
identificar cuales inversiones se capitalizan y cuales se puedan registrar como gastos. Tampoco se
identificaron políticas para el registro contable en los casos en que ocurren cambios sustanciales en
los activos, tales como bajas, intercambio, modificaciones o transformaciones, traslados y
reubicaciones, entre otros.11
Al respecto, es preciso reiterar que el artículo 15 de la Ley Nro. 8292 “General de Control
Interno”, dispone en cuanto a las actividades de control lo siguiente:
“Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y
de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:
[…]
b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los
procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:
[…]
ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales.
iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las
transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y
registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.
iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar
errores u omisiones que puedan haberse cometido.
[…]”
Asimismo, la Norma de control interno para el Sector Público 4.3, señala que el jerarca y los
titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las
actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia,
inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución. Lo anterior, tomando
en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de tales activos y los riesgos
relevantes a los cuales puedan verse expuestos.
10
Preguntas 16 y 17 del Cuestionario de control interno Contabilidad y preguntas 25, 26, 27 y 29 del Cuestionario de control
interno Proveeduría municipales.
11
Pregunta 20 del Cuestionario de control interno Contabilidad Municipal.
También, el numeral 5.4 de ese cuerpo normativo establece que “El jerarca y los titulares
subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de
información propicien una debida gestión documental institucional, mediante la que se ejerza
control, se almacene y se recupere la información en la organización de manera oportuna y eficiente,
y de conformidad con las necesidades institucionales”.
1.3 SOBRE LA DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE ACTIVOS
En la nota Nro. 10 a los estados Financieros con cierre al 28 de febrero de 2023, se menciona
que para los activos registrados contablemente se está aplicando el método de depreciación en
línea recta a lo largo de la vida útil con valor de rescate cero. (NICSP 17 Párrafo 88 inciso b. y Directriz
NºCN-001-2009); y se muestran los años de vida útil de depreciación utilizados para cada clase de
elemento. (NICSP 17 Párrafo 88 inciso c.)
Además, se menciona que se depreciará de forma separada cada parte de un elemento que
tenga un costo significativo con relación al costo total de los bienes comprendidos en las siguientes
cuentas del activo fijo:
a) propiedades, planta y equipos explotados (excluidos las tierras y terrenos libres de
mejoras);
b) propiedades, planta y equipos concesionados (excluidos las tierras y terrenos libres de
mejoras);
c) propiedades de inversión (excluidos las tierras y terrenos libres de mejoras);
d) bienes de infraestructura y de beneficio y uso público en servicio;
e) bienes de infraestructura y de beneficio y uso público concesionados;
f) recursos naturales en explotación; y
g) recursos naturales concesionados. Las depreciaciones se calculan por el método de línea
recta según años de vida útil del activo.
En relación con la aplicación de esta normativa, al revisar el Balance de Comprobación al 28
de febrero de 2023, se observó que la cuenta de depreciación acumulada de activos ascendió a la
suma de ₡740.77 millones, según el siguiente detalle:
Al respecto, el Contador Municipal manifestó a esta Auditoría Interna que efectivamente, el
método de depreciación que utiliza el SAMU, es el de línea recta; sin embargo, existe alguna información
ingresada en el SAMU aparentemente por los desarrolladores del sistema, pero no se ha actualizado ni
se está utilizando la información que está disponible por parte del Departamento de Contabilidad, a
pesar de que en el módulo de activos se genera el asiento contable de depreciación y lleva el auxiliar.
En efecto, lo observado en el cuadro anterior evidencia que la Institución no cuenta con un
estudio técnico para determinar que las tasas de depreciación y los valores residuales sean
apropiados de acuerdo con las características específicas de cada uno de los activos o grupos de
activos y no fue posible comprobar la razonabilidad de las mismas a través de otros procedimientos
de auditoría, como lo fue la revisión del reporte de activos extraído del SIMU que además de
contener información incompleta, muchos de los activos muestran la depreciación acumulada en
“₡0,00”.
Como se observa en el cuadro anterior, hay una serie de cuentas destinadas al registro de
Depreciación Acumulada que no mostraron movimiento de un periodo a otro, y en consecuencia
los saldos de las cuentas de los activos a que hacen referencia esas cuentas tampoco se afectaron,
por lo que consignan montos desactualizados en los estados financieros.
Sobre el mobiliario y equipo, el Contador Municipal indicó que él los ingresa al sistema por su
valor de origen conforme se van adquiriendo, pero cada mes aplica la depreciación conservando la
plantilla y los valores que traía del sistema anterior. No obstante, de los nuevos activos adquiridos
e ingresados al nuevo sistema desde mayo 2020, no se les está aplicando la depreciación.
En algunas pruebas realizadas por esta Auditoría Interna sobre el registro contable de estos
activos, se han detectado inconsistencias relacionadas con registros duplicados o aplicados
erróneamente, por ejemplo, el siguiente:
Como consecuencia de lo anterior, los valores de depreciación acumulada podrían no reflejar
razonablemente el desgaste de los activos a lo largo de su vida útil en los estados financieros de la
institución.
Lo anterior permite concluir que existen activos municipales por sumas importantes, a los
cuales no se les estima ni registra el respectivo gasto por depreciación y en consecuencia el monto
que muestran estos activos en los estados financieros está sobrevaluado. Por el contrario, las
cuentas de Depreciación Acumulada y Gastos por depreciación presentan un valor subvaluado, lo
cual resta confiabilidad al saldo real de la cuenta 1.2.5 Bienes no Concesionados y eventualmente al
superávit del ejercicio económico, debido al desmejoramiento en la calidad de la información de los
Estados Financieros e incumplimiento a la NICSP17 (Norma Internacional de Contabilidad), lo que
podría provocar sanciones para la Administración.
Las situaciones detectadas se deben tanto a la falta de controles por parte del Departamento
de Contabilidad para detectar estas diferencias o errores; como a la falta de políticas relacionadas
con el registro de activos, como se comentó en el punto 2.1 de este informe.
Otra causa es el escaso recurso humano, debido a que es una labor meticulosa que requiere
bastante tiempo para realizarla. Aunado a esto, existe un transitorio en la NICSP 17, que
otorga un plazo de cinco años después de implementar las NICSP en la institución, para poder
conciliar la información.
Al respecto, el artículo 8 de la Ley General de Control Interno explica que: “Para efectos de
esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la
administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes
objetivos:
a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal.
b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.
c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.
d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.”
2. CONCLUSIÓN
Las situaciones encontradas, imposibilitan conocer de forma razonable el saldo real de la
cuenta 1.2.5 Bienes no Concesionados, lo que también incide directamente en forma negativa
sobre la razonabilidad de las cuentas de Depreciación Acumulada y Gastos por Depreciación, así
como también la de inventarios (que se comentara en un informe aparte), las cuales guardan una
relación directa con el registro de bienes en esa cuenta.
Ello, requiere la atención oportuna de los jerarcas y titulares subordinados con el fin de que
los estados financieros sean fidedignos de la situación financiera de la entidad y garantes de la
veracidad de la información contable; lo cual, a su vez permita a los usuarios de estos estados
financieros tomar decisiones informadas y asertivas, de manera particular, sobre la cuenta evaluada.
Además, el saldo de esta cuenta no resulta razonable porque la institución no realiza un
análisis de deterioro de su valor, a pesar de que hay partidas con poco o nulo movimiento y activos
ociosos que no generan rendimientoeconómico.
Lo anterior, en parte porque se carece de lineamientos con políticas contables específicas que
contengan criterios técnicos especializados principalmente en lo que corresponde a proyectos en
proceso o terminados (vías de comunicación) que permitan establecer en qué momento se deben
incluir como activos de la institución o registrarse como un gasto, o bien, deban ser revaluados, con
el propósito de que la cuenta no presente un saldo sobrevaluado en los estados financieros.
Una situación similar se presenta con los activos muebles, ya que se carece de una política
con parámetros técnicos que permitan establecer cuáles inversiones se pueden capitalizar como
activos o inventarios y cuáles se pueden contabilizar como un gasto.
También, muchas de las inconsistencias que presenta esta cuenta se originan en que las
unidades primarias no envían oportunamente o del todo, la información que les corresponde para
el registro contable, especialmente lo que se relaciona con vías de comunicación. Igualmente, un
sistema de información que en criterio del Contador Municipal no cumple con las expectativas para
el que se adquirió, en cuanto al control financiero de la Institución.
3. RECOMENDACIONES
4.1 Al Concejo Municipal
Instruir a la Intendencia Municipal para que, en el plazo de un mes, presente un plan de
implementación de las recomendaciones incluidas en el presente informe, que involucre a
cada una de las instancias a las cuales van dirigidas las respectivas recomendaciones.
3.2 A la Intendencia Municipal
a) Elaborar de inmediato y gestionar su aprobación en el Concejo para su posterior
implementación, un marco normativo interno que contenga los lineamientos o
políticas y criterios técnicos especializados para la efectiva administración, control y
registro de los bienes que califican como propiedad, planta y equipo del CMDC,
principalmente en lo que corresponde a proyectos en proceso o terminados (vías de
comunicación) u otros activos fijos que permitan establecer en qué momento se deben
incluir como activos de la institución o registrarse como un gasto.
Dicha normativa también deberá contemplar los activos muebles, y así contar con una
política con parámetros técnicos que permitan establecer cuáles inversiones se pueden
capitalizar como activos o inventarios y cuáles se pueden contabilizar como un gasto.
Lo anterior, con el propósito de que las cuentas en referencia no presenten saldos
sobre o subvaluado en los estados financieros.
Para el cumplimiento de esta recomendación, debe remitir a esta Auditoría Interna en
el plazo de dos meses a partir del recibo de este informe, una copia de la normativa
aprobada y en el plazo de cuatro meses un informe de los resultados relacionados con
la ejecución de esa normativa. Ver punto 2.1) de este informe.
b) Conformar un equipo de trabajo con personal de las áreas que estime pertinente, y con
el apoyo del Departamento Legal, para que se ejecuten las siguientes acciones:
I. Se recopile y actualice en el SIGRAMU la información relacionada con los
terrenos o propiedades y edificios que se encuentran administradas por la
Institución; y conjuntamente con Departamento de Contabilidad concilien esa
información con la que actualmente se encuentra registrada en la cuenta
1.2.5.01 Propiedad Planta y Equipo Explotados, ejecutando los ajustes contables
que correspondan, de conformidad con el marco de información financiera
aplicable.
II. Se realicen las acciones necesarias con el propósito de que todas las
propiedades de la institución cuenten con su respectivo expediente en el que se
incluya su plano catastro y su inscripción formal en el Registro Nacional.
III. Solicitarles a los responsables de la Unidad Técnica de gestión Vial y del área
responsable de ejecutar obras por administración, que en el plazo de un mes
reporten al Departamento de Contabilidad todas las obras que se encuentran en
proceso y proyectos ya terminados con su respectivo valor actualizado con los
criterios técnicos definidos en las políticas solicitadas en la recomendación 4.2 a)
anterior.
IV. Para que con base a las políticas solicitadas en la recomendación 4.2 a)
anterior, se depure la información relacionada con los activos municipales, de
manera que se incluya como activos solamente aquellos que son capitalizables
de acuerdo con los parámetros y criterios técnicos que se hayan aprobado, o
darlos de baja cuando presenten la condición de deterioro, en desuso u
obsoletos; y procedan a realizar los ajustes contables necesarios para la
corrección del tratamiento contable con el fin de depurar ese registro y contar
con información confiable en cuanto al valor real de los activos en sus estados
financieros.
V. Para que, una vez depurada la información de los activos municipales, se
actualice la depreciación acumulada de los mismos y se realicen los ajustes que
correspondan, de conformidad con el marco de información financiera aplicable.
VI. Solicitarle al Proveedor del SIMU, los ajustes que correspondan para que ese
sistema brinde información confiable y oportuna sobre los activos municipales.
Para el cumplimiento de esta recomendación, debe remitir a esta Auditoría
Interna en el plazo de seis meses a partir del recibo de este informe, un informe
de los resultados relacionados con la ejecución de esta recomendación. Ver
puntos 2.2 y 2.3 de este informe.
4. CONSIDERACIONES FINALES
5.1 La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las
recomendaciones anteriores, deberá remitirse, en los plazos y términos antes fijados,
a la Auditoría Interna.
5.2 Se recuerda a la Administración la obligación de analizar e implementar las
recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, en cumplimiento de lo establecido
por el artículo 12, inciso c) de las Ley General de Control Interno, Nº 8292.
5.3 Finalmente, se recuerda a la Administración que, para el cumplimiento de las
recomendaciones contenidas en el presente informe, se debe observar lo que al
respecto disponen los artículos 36, 37 y 38 de la misma Ley General de control Interno.
b. SEXTO INFORME SOBRE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL
ACERCA DE LA EVALUACIÓN DEL GRADO DE CUMPLIMIENTO Y DE
AVANCE EN EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS NORMAS
INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD PARA EL SECTOR PÚBLICO
(NICSP) – INVENTARIOS
Objetivos de la Auditoría
1.3.1 Objetivo General
Determinar la razonabilidad del proceso de implementación de las NICSP, en lo atiente a la
temática de “Inventarios” que reporta el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano en sus estados
financieros, con el fin de establecer si se ajusta al marco técnico aplicable, los lineamientos de la
Dirección General de Contabilidad Nacional y la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas Nº.
9635.
1.3.2 Objetivos específicos
1.3.2.1 Identificar si las políticas y procedimientos que se tienen en operación atientes
a la temática de “Inventarios”, están de conformidad con la normativa técnica
aplicable (NICSP y lineamientos emitidos por la DGCN)
1.3.2.2 Establecer la veracidad y exactitud de los datos contenidos en los Estados
Financieros relacionados con la cuenta de “Inventarios”.
1.4 Alcance de la auditoría
Durante la auditoría se analizó el proceso de registro de las transacciones financiero-
económicas que se ejecutan por ese Concejo Municipal de Distrito de Cóbano en relación con la
cuenta de “Inventarios”.
Asimismo, se evaluó la veracidad y exactitud de los datos contenidos en los estados
financieros, en relación con dicha cuenta, así como las políticas y procedimientos en operación y su
alineación a lo dictado por las NICSP aplicables y los lineamientos emitidos por la Dirección General
de Contabilidad Nacional.
1.5 Período de ejecución de la auditoría
El periodo evaluado durante la ejecución del servicio fue entre el 1⁰ de enero de 2022 y el 31
de marzo de 2023, ampliándose a otros periodos cuando se consideró necesario.
1.6 Fuentes de criterios
Para la formulación de los criterios a evaluar se consideraron las siguientes fuentes:
• Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP).
• Lineamientos emitidos por la Dirección General de Contabilidad Nacional (Políticas
Generales, Catálogo de cuentas, Manual funcional de cuentas contables).
• Documentación comprobatoria de las transacciones reconocidas referidas a la cuenta de
Inventarios.
• R-CO-8-2007—Despacho de la Contraloría General de la República, a las once horas del
nueve de marzo de dos mil siete. “Normas técnicas básicas que regulan el sistema de
administración financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, universidades estatales,
municipalidades y otras entidades de carácter municipal y bancos públicos (N-1-2007-CO-
DFOE)”
• Ley General de Control Interno, Ley N⁰. 8292 del 18 de junio de 2002.
• Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE). R-CO-9-2009.
• Normativa interna de este Concejo Municipal de Distrito.
• Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas Nº. 9635.
• Código Municipal.
• Sanas prácticas de administración de inventarios.
• Criterios de la Contraloría General de la República.
1.7 Limitaciones al alcance
La realización de la auditoría se vio afectada por la carencia de un Manual de Políticas y
Procedimientos formalmente establecido que regule entre otros, lo relativo a la cuenta de
“Inventarios”; así como la falta de un manual de procedimientos o un Libro Técnico del sistema
SIMU, que actualmente se utiliza para el registro de las transacciones financiero contables de este
Ayuntamiento; en virtud de lo cual no fue posible aplicar algunas de las pruebas de auditoria
planificadas con el alcance planeado.
1.8 Metodología
La auditoría se realizó de conformidad con lo establecido en el Capítulo V de las Normas
Generales de Auditoría para el Sector Público (R-DC-064-2014), lo instituido en las Normas para el
ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público (R-DC-119-2009); y lo que dispone la normativa
interna del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano para la Auditoría Interna.
1.9 Comunicación preliminar de los resultados
La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y recomendaciones
producto del estudio a que alude el presente informe, fueron presentados al señor Favio López
Chacón, intendente municipal, en la reunión realizada el 13 de junio de 2023 a las 12:30 pm, en la
sala de sesiones, contando con la presencia de los miembros de la Comisión de NICSP y funcionarios
municipales: licenciado Ronny Montero Orozco, administrador financiero tributario, el licenciado
Francisco Alfaro Núñez, contador municipal, la licenciada Karla Gabriela Paniagua Varela, tesorera
municipal, la señora Jackeline Rodríguez Rodríguez, proveedora municipal, la licenciada Laura
Segura Muñoz, encargada de presupuesto, la licenciada Yorlenny Madrigal, encargada de patentes
y el señor Fabio Vargas Montero, encargado de cobros. Al Concejo Municipal se hizo una
presentación separada, en la sesión extraordinaria 44-23 realizada el 28 de junio de 2023 a las 5:30
pm. en la Sala de Sesiones.
El borrador del presente informe se entregó el 6 de junio de 2023, en forma impresa, mediante
oficio N°. AIM-85-2023, al Intendente Municipal y con el oficio AIM-89-2023 del 19 de junio de 2023
a la Secretaría del Concejo. Se brindó un plazo de 5 días hábiles a partir de la presentación para que
la Administración Activa remitiera por escrito las observaciones, discrepancias o correcciones al
informe. Al respecto, no se recibieron observaciones.
1.10 Generalidades de la auditoría
En Costa Rica las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP)
fueron adoptadas desde el 2007 por la Dirección General de Contabilidad Nacional (DGCN), en su
condición de Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad Pública, mediante el Decreto Ejecutivo
N⁰. 34029-H-2007; y más recientemente, en el artículo 27 de la Ley N⁰. 9635 “Ley de Fortalecimiento
de las Finanzas Públicas” se estableció:
“ARTÍCULO 27- Todos los entes y los órganos del sector público no financiero deberán
adoptar y aplicar las normas internacionales de contabilidad para el sector público
en un plazo máximo de tres años. La Contabilidad Nacional vigilará el cumplimiento
de esta norma.” (El resaltado es nuestro).
Cabe señalar que el plazo para cumplir con la implementación de las NICSP, establecido en el
artículo de cita, venció el 31 de diciembre de 2022. Ahora bien, mediante la Resolución DCN-0002-
2021 del 3 de marzo de 2021, la Dirección General de Contabilidad Nacional introdujo una
modificación importante que ajustó en parte ese proceso de implementación y en la cual también
se amplió el plazo de finalización para algunas normas. La DGCN estableció que todas las
instituciones públicas sujetas a las NICSP debían adoptar e implementar la versión 2018 de dicho
marco contable, publicada oficialmente en setiembre de 2018 en idioma inglés y traducidas al
idioma español en abril de 2019 12.
En resumen, las NICSP pretenden que las cuentas incluidas en los estados financieros que se
emiten cumplan con tres premisas básicas como lo son: medición, revelación y presentación.
El Concejo Municipal de Cóbano tomó la decisión de implementar las NICSP mediante el
Acuerdo Nº. 2 de Sesión Ordinaría 40-09 del 26 de octubre de 2009, el cual, versa lo siguiente:
“ACUERDO Nº 2. SE ACUERDA: 1. Acatar la recomendación emitida en el informe
DFOE-SM-8-2009 de la Contraloría General de la República y adoptar la Normas
12
Antes de la publicación de la Resolución DCN-0002-2021, en nuestro país se venían implementando las NICSP, versión
2014. Esa versión comprendía de la NICSP 1 a la NICSP 32.
Internacionales de contabilidad para el Sector Público, para de esta forma poder
perfeccionar y evaluar el subsistema de Contabilidad de este Concejo Municipal y
apoyar las gestiones que la Administración debe realizar en la consecución de este
objetivo. 2. Solicitarle al Intendente implementar en Plan de Acción a efectos de
cumplir con los requerimientos y plazos otorgados en el Informe DFOE-SN-8-2009 de
la Contraloría General de la República a fin de dar cumplimiento al decreto ejecutivo
Nº 238 del 9 de diciembre del 2008 suscrito por el presidente (sic) de la República y el
Ministerio de Hacienda. ACUERDO UNANIME y FIRME”. (El resaltado es nuestro).
A pesar de que desde el 2009 el Concejo Municipal de Cóbano tomó la decisión de
implementar las NICSP, el grado de avance alcanzado al 31 de diciembre de 2022, según se observa
en la Matriz NICSP que revisó la DGCN, es de apenas un 46%, porcentaje que aumentó en relación
con el mostrado al 30 de octubre de 2022, que fue de un 14%, de acuerdo con esa misma fuente de
información13.
Según lo calificó la misma DGCN, el último porcentaje de avance continúa siendo ínfimo
(reducido o poco); en virtud de lo cual y considerando el plazo restante para cumplir con el proceso
de implementación de las NICSP, este Concejo Municipal de Distrito deberá hacer un esfuerzo
importante para cumplir con el plazo establecido en la legislación vigente para implementar dicho
marco contable.
En relación con el tema de estudio (Inventarios), según el Manual Funcional de Cuentas
Contables del 2021, emitido por la DGCN, es el conjunto de cuentas que comprenden el valor de las
existencias de los bienes producidos o adquiridos por el ente público, a cualquier título, con el
propósito de ser comercializados, transformados o consumidos en el proceso de producción de
bienes y prestación de servicios, para el desarrollo de la actividad principal o actividades conexas
del mismo.
En el caso de los inventarios cuyo destino es el consumo interno por parte del ente público,
dicho consumo se mide a través de las cuentas incluidas en el rubro 5.1.3 “Materiales y suministros
consumidos”. Se incluyen dentro del presente rubro los activos biológicos consumibles, sin perjuicio
de su tratamiento según las normas aplicables a Activos Biológicos.
De acuerdo con el Manual en comentario, en la cuenta de “Inventarios” se incluyen
subcuentas como: Materiales y suministros para consumo y prestación de servicios; Bienes para la
venta; Materias primas y bienes en producción; Bienes a Transferir sin contraprestación –
Donaciones; Previsiones para deterioro y pérdidas de inventario.
Para mantener un adecuado cumplimiento de la NICSP 12 Inventarios resulta de alta
importancia ejercer un adecuado control sobre los inventarios esto para asegurar al Concejo
Municipal que tendrá material suficiente para trabajar; evitar o minimizar pérdidas, sustracciones,
mermas y desperdicios que pueden causar un fuerte impacto en el Superávit.
También coadyuva a contar con información suficiente y útil para minimizar los costos de
operación y a mantener un nivel de inventarios óptimo para operar, permite aumentar la liquidez.
En general, un efectivo sistema de control interno en el manejo de los inventarios de
materiales y suministros, aparte de garantizar que se dispondrá oportunamente de las existencias
requeridas por las unidades administrativas, también asegura contar con información suficiente,
confiable y oportuna, siguiendo eso sí un modelo de gestión ordenado y sistemático, tal como lo
sugieren las siguientes imágenes que representan el proceso de adquisición y control físico y el
registro contable.
13
Oficio MH-DGCN-DIR-OF-0154-2023 del 28 de marzo de 2023.
Fuente: Creación propia con imágenes tomadas de internet
5. RESULTADOS
Según el detalle de las cuentas en el Estado de Situación al 31 de marzo de 2023, la cuenta
“1.1.4 Inventarios” presentaba un saldo de “₡0,00”, producto de una serie de inconsistencias de
registro que se comentan a continuación:
2.1 INOBSERVANCIA DE NORMATIVA TÉCNICA Y JURÍDICA EN EL REGISTRO DE
INFORMACION RELACIONADA CON LA CUENTA DE INVENTARIOS
La NICSP 12 prescribe el tratamiento de contabilidad para los inventarios, incluyendo la
determinación del costo y el reconocimiento del gasto, incluyendo cualquier castigo al valor
realizable neto. También proporciona orientación sobre las fórmulas que se usan para asignar los
costos a los inventarios.
En esencia, en la norma de cita se consigna que se requiere que los inventarios sean medidos
al más bajo entre el costo y el valor realizable neto cuando sean tenidos para:
➢ Distribución sin cargo o por un cargo nominal.
➢ Consumo en el proceso de producción de los bienes a ser distribuidos sin cargo o por
un cargo nominal.
Los costos incluyen todos los costos de compra, costos de conversión (materiales, mano de
obra, y gastos generales), y los otros costos necesarios para llevar el inventario a su localización y
condición presente; pero no las diferencias de cambio y los costos de venta. Los descuentos
comerciales, rebajas, y otros elementos similares se deducen en la determinación de los costos de
compra.
También señala la norma, que la entidad tiene que aplicar las mismas fórmulas de costo para
todos los inventarios que tengan naturaleza y uso similar para la entidad; donde el método de costo
debe ser determinado con base al método de costo “primero en entrar primero en salir (PEPS)”;
según lo establecido por la Dirección General de Contabilidad Nacional para las instituciones que les
corresponde implementar las NICSP.
Por su parte, el Manual Funcional de Cuentas Contables del 2021, emitido por la DGCN, que
es el documento oficial para el registro contable de todas las transacciones financieras de las
entidades que conforman el sector público con el fin de generar estados financieros con información
estandarizada, razonable y confiable, agrupa en la cuenta “1.1.4. Inventarios”, una serie de
actividades comerciales bajo diferentes títulos:
Cuenta 1.1.4.01. Materiales y suministros para consumo y prestación de servicios
Comprende el valor de las existencias de los bienes que han sido adquiridos o producidos por
el ente público, con el propósito de ser consumidos o utilizados en forma directa en la
prestación de servicios derivada de la actividad principal o actividades conexas del mismo.
Cuenta 1.1.4.02. Bienes para la venta
Comprende el valor de las existencias de los bienes que han sido adquiridos o producidos por
el ente público y que, no requiriendo ser sometidos a ningún proceso de transformación,
explotación, cultivo, construcción o tratamiento especial, se encuentran disponibles para ser
vendidos o cedidos, ya sea por constituir la actividad principal del ente público, sus actividades
conexas o por cuestiones de políticas públicas. También se encuentran comprendidos en este
rubro aquellos bienes que han sido desafectados del uso y se encuentran disponibles para ser
vendidos o cedidos.
Cuenta 1.1.4.03. Materias primas y bienes en producción
Comprende el valor de los bienes adquiridos por el ente público, a cualquier título, con el
propósito de ser vendidos, cedidos o consumidos en el proceso de producción de bienes y
prestación de servicios, para el desarrollo de la actividad principal o actividades conexas del
mismo, que se encuentran en proceso de construcción y/o requieren ser sometidos a procesos
de producción con carácter previo a su destino de venta, cesión o consumo.
Cuenta 1.1.4.04. Bienes a Transferir sin contraprestación – Donaciones
Comprende el valor de las existencias de los bienes que han sido adquiridos o producidos por
el ente público, con el propósito de ser transferidos sin contraprestación, (Donaciones)
derivados de la actividad principal o actividades conexas del mismo.
Cuenta 1.1.4.99. Previsiones para deterioro y pérdidas de inventario
Comprende el valor estimado de las reducciones de inventarios generadas por disminuciones
físicas o de valor, tales como mermas, deterioros, obsolescencia o inherentes a la naturaleza
de los mismos, determinadas como resultado del análisis minucioso efectuado a los bienes
que conforman los inventarios. No se incluyen en el presente rubro las pérdidas de inventario
efectivamente verificadas, las que deben afectarse como disminución directa del inventario
objeto de la pérdida.
No obstante, la normativa es clara en relación a las compras de bienes que se deben registrar
contablemente como parte del inventario institucional, de la revisión de una muestra de órdenes
de compra emitidas durante el 2022, se comprobó que la Contabilidad Municipal tiene la práctica
de registrar todas las compras de bienes como gastos del periodo; de allí la razón de que la cuenta
de inventarios presenta un valor de “₡0,00” en los estados financieros.
Por ejemplo, en el caso de la subcuenta Materiales y suministros de oficina que forma parte
de la cuenta mayor de Inventarios, la Proveeduría Municipal ingresa la orden de compra al sistema
SIMU, una vez que el bien es adjudicado y recibido en su Departamento y paralelamente lleva en
hojas electrónicas el control de saldos de esos bienes, los cuales son entregados a los diferentes
departamentos institucionales, previo registro y firma en una boleta de control de inventario que la
misma Proveeduría institucional lleva para cada Departamento.
Además, según indica la Proveedora Municipal, aproximadamente tres veces al año hace
inventario físico general para verificar los saldos contra las existencias, pero esta información es solo
para su control interno porque la Contabilidad Municipal no refleja saldo de inventario de materiales
y suministros de oficina en los estados financieros.
Por su parte, una vez pagadas y aplicadas las nóminas de pago por parte de la Tesorería
Municipal, automáticamente el sistema genera un asiento, denominado Tran-(número), por cada
transferencia o pago; mientras que la Contabilidad Municipal lo que hace es generar un solo asiento
mensual y modificarlo, acumulando los diversos pagos efectuados, todo ello con cargo a la cuenta
corriente con la cual se efectuaron las cancelaciones.
A lo anterior debe agregarse que la Proveeduría Municipal no cuenta con la opción de generar
un asiento contra “cuentas por pagar proveedores”; a efecto de que posteriormente ese registro
sea cancelado con el pago realizado por Tesorería Municipal.
Al respecto, el Contador Municipal indicó que la preparación de un único asiento, en las
condiciones explicadas, obedece a que el asiento original con vista en las nóminas físicas es muy
extenso y casi siempre contiene errores u omisiones.
Además, que no se interviene ni utiliza la información del módulo de Proveeduría Municipal,
sino que se registran las compras de suministros y materiales en el momento en que son canceladas,
cargadas en su totalidad como un gasto del periodo, tratándose de pagos de la Administración; o
bien, en cuentas de activos cuando son de Proyectos en proceso u otros programas, con base en la
codificación presupuestaria; y sin que se afecte inventario ni el costo de ventas.
Aunado a lo anterior, en la actualidad no se cuenta con la segregación por segmentos o
centros de costo, tal como se observa en la siguiente imagen:
No de Asiento
TRAN-4
Cuenta Nombre Detalle Aumentar Disminuir
2.1.1.02.02.02.0.11206.01 Retenciones de proveedores municipales 84 Distribuidora Ramirez y castillo S.A. 2.99.01 0,00 9 763,00 Orden de Compra 15 Pago 21042022 21/4/2022
1.1.1.01.02.02.2.21103.01 Cuenta Corriente No 152-0 GENERAL TRANSF N° 21042022 0,00 478 483,00 Orden de Compra 15 Pago 21042022 21/4/2022
5.1.3.99.03.00.0.00000.03 Productos de papel. cartón e impresos 84 Distribuidora Ramirez y castillo S.A 348 440,00 0,00 Orden de Compra 15 Pago 21042022 21/4/2022
5.1.3.99.01.00.0.00000.01 Útiles y materiales de oficina y cómputo 84 Distribuidora Ramirez y castillo S.A 19 916,00 0,00 Orden de Compra 16 Pago 21042023 22/4/2022
5.3.1.02.04.00.0.00000.15.03.99.01 Utiles y materiales de oficina y computo 84 Distribuidora Ramirez y castillo S.A 38 110,00 0,00 Orden de Compra 17 Pago 21042024 23/4/2022
1.2.5.99.04.01.1.00000.02.03.99.01 Utiles y materiales de oficina y computo 84 Distribuidora Ramirez y castillo S.A 71 910,00 0,00 Orden de Compra 18 Pago 21042025 24/4/2022 En proceso
5.3.1.02.04.00.0.00000.25.03.99.01 Utiles y materiales de oficina y computo 84 Distribuidora Ramirez y castillo S.A 9 870,00 0,00 Orden de Compra 19 Pago 21042026 25/4/2022
Dicha práctica contable obedece tanto a la carencia de manuales y directrices internas que
regulen el proceso de registro de inventarios; como a la inadvertencia de políticas con parámetros
claros en cuanto a definir cuales bienes se pueden capitalizar como inventario y cuáles más bien
corresponden a gastos propiamente dichos de este Gobierno Local.
Al respecto debe recordarse que tal y como se comentó en el Quinto Informe sobre
“Propiedades, Planta y Equipo”, si se definiera como parámetro un tope máximo de monto para
clasificarlo como gasto, todas las erogaciones que superen ese máximo deben ser registradas como
“Inventarios”.
Esta situación va en detrimento de lo estipulado en la normativa antes señalada, así como
también en las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), No. 4.314.
En cuanto a las actividades de control, en el artículo 15 de la Ley N⁰. 8292 “General de Control
Interno” se dispone:
“Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del
jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:
[…]
b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas
como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:
[…]
ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales.
iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada
de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los
documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.
iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y
enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido.
[…]”
14
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades
de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los
activos pertenecientes a la institución, incluyendo los derechos de propiedad intelectual.
Sobre este tema es importante anotar que mediante oficio 2023.05.02 del 2 de mayo de
2023,15 el consultor externo contratado por este Concejo Municipal de Distrito para colaborar con
la Contabilidad Municipal en la presentación de estados financieros principales y suplementarios al
31 de diciembre de 2022 16, señaló:
“(…)
POLÍTICA INTERNA 6.4 SOBRE INVENTARIOS
El Concejo Municipal de Distrito de Cóbano registra las adquisiciones de materiales y
suministros como un gasto cuando se adquieren, asignándolos a la actividad o servicio
que los solicitó, por no contar con condiciones adecuadas para mantener un almacén,
tomando en cuenta el principio de equilibrio costo beneficio. En condiciones normales
las adquisiciones de Materiales y suministros debería acreditarse a la cuenta de
Inventarios 1.1.4.01”.
La situación en comentario constituye una sensible deficiencia de control interno, porque se
emiten estados financieros con afectaciones patrimoniales importantes, como lo es en este caso la
cuenta de “1.1.4 Inventarios”, que registran gastos de la entidad que más bien corresponden a
activos que son necesarios para el ejercicio normal de las operaciones de la entidad; y que por sus
características es necesario mantenerlos como parte del inventario institucional.
Esa práctica de registro contable también tiene un efecto negativo en los superávits
institucionales que se generan periódicamente, los cuales se reducen producto de un incremento
ficticio en los gastos durante el ejercicio contable, por el inadecuado registro de los mismos y expone
a la institución a tomar decisiones que no están apegadas a la realidad de lo que indican los estados
financieros.
En general, como efecto de la situación comentada, se tiene que si bien existe un esfuerzo
por mantener un adecuado control físico de las existencias de materiales y suministros, ese esfuerzo
no está integrado con un efectivo esquema de registro y control que garantice información
suficiente, confiable y oportuna y apegada a los criterios definidos por la Dirección General de
Contabilidad Nacional de operar bajo un sistema de inventario permanente y el método de costos
PEPS, que sería la vinculación de los acciones que lleva a cabo tanto del Departamento de
Proveeduría como de Contabilidad.
5.2 DEBILIDADES DE CONTROL EN EL REGISTRO Y LA CUSTODIA DE MATERIALES Y
SUMINISTROS QUE CONFORMARÁN LA CUENTA DE INVENTARIOS
La adquisición de materiales y suministros de la Institución se realiza por medio de la Unidad
de Proveeduría Municipal, Departamento que también lleva el control de saldos en hojas
electrónicas, de las entradas y salidas de materiales que son entregados a los diferentes
departamentos institucionales.
Esta información es administrada solamente como parte de sus controles internos para
gestionar adecuadamente la disposición de los bienes; sin que los datos sean compartidos con otras
áreas, tales como los Departamentos de Contabilidad y Presupuesto municipales, en lo que compete
a cada cual; debido precisamente a la ausencia de manuales de procedimientos con los mecanismos
de coordinación entre las citadas tres unidades, en cuanto a niveles de elaboración, revisión,
autorización y aprobación de las transacciones, operaciones y procesos.
Asimismo, según indicó la Proveedora Municipal, aproximadamente tres veces al año se
hacen inventarios físicos para verificar los saldos de las existencias que se custodian, trabajo
sumamente laborioso y que le resta tiempo para ejecutar otras labores propias de su cargo, por
cuanto se trata de una unidad unipersonal; cuyas funciones las ha venido desempeñando en base a
15 Oficio dirigido al Contador Municipal, al encargado del Proceso Financiero Tributario y al Concejo Municipal, con copia a
esta Unidad de Control.
16
señor Orlando Ramírez Vargas
la experiencia adquirida y capacitación que realiza por su cuenta, ya que nunca ha recibido el debido
NOMBRE MONTO ₡
Herramientas e instrumentos 219 503,47
Materiales y productos eléctricos, telefónicos y de cómputo 9 435,00
Otros productos químicos 64 584,00
Otros útiles, materiales y suministros 8 928,00
Productos de papel, cartón e impresos 1 287 614,00
Repuestos y accesorios 38 696 855,27
Textiles y vestuarios 150 380,58
Tintas, pinturas y diluyentes 2 235 278,00
Útiles y materiales de limpieza 1 039 786,00
Útiles y materiales de oficina y cómputo 256 689,00
Total 43 969 053.32
FUENTE: Órdenes de compra 2022
adiestramiento por parte de la misma institución.
No obstante, lo explicado, en los párrafos que anteceden, también se detectaron, áreas que
mejora tales como:
a) Uso del módulo de inventarios del SIMU para el registro de información
La Proveedora Municipal manifestó que el módulo de inventarios del sistema de información
(SIMU) se utiliza únicamente para registrar las entradas y salidas de los materiales y suministros de
uso diario que utilizan las diferentes áreas administrativas para la ejecución de sus labores.
Sin embargo, en cuanto al registro de las boletas de salida para que se rebajen del inventario,
se realiza el proceso consolidándolas en una sola boleta, una vez que se tiene cierto número
acumulado de solicitudes de retiro; pues al ser un Departamento unipersonal, le resulta muy
laborioso ir ingresando cada una de las solicitudes cada vez que los funcionarios requieren esos
bienes, máxime que por cada solicitud se debe hacer una boleta de retiro en el sistema.
También explicó que, si equivoca en el registro de una línea de producto, debe reingresar la
boleta completa, porque el SIMU no admite eliminación o modificación parcial de los datos.
Finalmente indicó que el SIMU está desactualizado a diciembre de 2022, por cuanto después de ese
mes no se han ingresado las nuevas boletas que están en uso.
Al respecto, es preciso mencionar que, de una revisión del contenido de las órdenes de
compra tramitadas en el 2022, se identificaron materiales y suministros por un monto significativo
(más de 43.00 millones de colones), que de acuerdo con una sana práctica y la normativa técnica
expuesta líneas atrás, eran susceptibles de controlarse por medio de cuenta de Inventario.
Al obtener un reporte del SIMU para cotejar la información, en primer término, se observó
que los reportes se imprimen con el nombre de otras municipalidades. Además, el sistema no
permite generar reportes por rangos de fecha, ya que, aunque permite la inclusión de una fecha
inicial, no admite una fecha de corte final, en virtud de lo cual se genera el reporte solicitado con la
misma fecha del sistema en que se hace la solicitud.
Asimismo, la Proveedora Municipal manifestó verbalmente que si bien el SIMU tiene varias
opciones de reportes de inventario en Excel, éstos no son confiables, ya que a pesar de que no se
ha ingresado ninguna entrada después del 31 de diciembre de 2022, en los reportes se pueden ver
entradas cuyos saldos no coinciden; además, mientras que en un reporte se indica Municipalidad
de Parrita, otro se refiere a la Municipalidad de Colorado, por lo que en apariencia corresponden a
datos de otros clientes del sistema.
Por otra parte, los saldos de materiales y suministros de oficina que se reflejan en el reporte
de inventario se presentan al costo de la primera entrada de inventario, razón por la cual no fue
posible obtener el cálculo de costeo que realiza el sistema, por cuánto no se muestra un promedio
ponderado o una actualización de costo de los artículos.
Lo anterior implica la necesidad de hacer los ajustes necesarios en el SIMU para en que los
distintos reportes emitidos se consigne el nombre de este Concejo Municipal de Distrito, con los
datos que se le pidan a una fecha de corte y con el costo de los artículos actualizado o bien, con un
promedio ponderado.
Además, lo explicado en este punto genera incertidumbre entre los usuarios en cuanto a si la
información de marras es correcta para la toma de decisiones; toda vez que podría tratarse de datos
de otros ayuntamientos, tal como se observa en las siguientes imágenes:
b) Bienes que no se custodian en la Proveeduría Municipal
De una revisión del contenido de las órdenes de compra tramitadas en el 2022, se
identificaron materiales y suministros por ₡1.055.077.293,89, que se pueden considerar como
inventario y que se resumen en los siguientes conceptos:
CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE CÓBANO
Materiales y suministros adquiridos en el 2022
Agrupados por nombre
NOMBRE MONTO ₡
26 DESARROLLO URBANO 83 220,00
Combustibles y lubricantes (No incluye combustibles adquiridos en
estaciones de servicio) 2 297 792,87
Equipo de comunicación 1 241 000,00
Equipo y mobiliario de oficina 245 000,00
Herramientas e instrumentos 219 503,47
Materiales productos minerales y asfálticos 20 924 004,09
Materiales y productos eléctricos, telefónicos y de cómputo 9 435,00
Otros productos químicos 64 584,00
Otros útiles, materiales y suministros 8 928,00
Productos de papel, cartón e impresos 1 287 614,00
Repuestos y accesorios 38 696 855,27
Textiles y vestuarios 150 380,58
Tintas, pinturas y diluyentes 2 235 278,00
Útiles y materiales de limpieza 1 039 786,00
Útiles y materiales de oficina y cómputo 256 689,00
986 317
Vías de comunicación Terrestre 223,61
1 055 077
Total 293,89
FUENTE: Órdenes de compra 2022
Como se observa en el cuadro anterior, los montos más significativos de compras realizadas
en ese periodo y que se pueden catalogar como inventario, corresponden a Repuestos y accesorios
(₡38.696.855,27) y Materiales productos minerales y asfalticos (₡20.924.004,09), Productos de
papel, cartón e impresos (₡1.287.614,00); tintas, pintura y diluyentes (₡2.235.278,00), útiles y
materiales de limpieza (₡1.039.786,00).
Al obtener un reporte del SIMU actualizado al 10 de mayo de 2023 para verificar la
trazabilidad de las operaciones, se observa que este Concejo Municipal de Distrito mantiene en ese
sistema, bienes clasificados como inventarios por la suma de ₡4.437.927,84, a pesar de que
contablemente el valor es de ₵0,00
Al indagar si la diferencia tan significativa entre las compras realizadas en el 2022 y lo
registrado en el SIMU, obedecía a una alta rotación del inventario, se determinó lo siguiente:
i. La Proveeduría Municipal solamente mantiene un control de inventarios sobre aquellos
artículos de oficina que son necesarios para el desarrollo de las actividades administrativas
de los diferentes departamentos que conforman la estructura organizacional de la
institución.
ii. En cuanto a los artículos de limpieza, la Proveedora Municipal indicó que una vez recibidos
se hace un acta de entrega a la miscelánea, a la ZMT y al Departamento de Sanidad, según
corresponda; para su debida custodia y administración; pero de sobre ellos no se lleva
control alguno por parte de Proveeduría Municipal ni en el SIMU.
iii. Todo el combustible se carga como gasto y se paga directamente por parte de Tesorería
Municipal, siendo la Intendencia Municipal la que se encarga de su respectivo control
mediante boletas de salida de combustible y liquidaciones.
iv. Los repuestos son entregados al solicitante de cada departamento para que proceda con la
reparación o entrega al taller autorizado; y las llantas se reciben e inmediatamente se
entregan a cada unidad solicitante para que se proceda con su instalación o custodia.
v. Los materiales para proyectos se compran y una vez que son recibidos se hace un acta de
entrega al departamento solicitante, a la ONG o a la ADI para su custodia y administración
en sus propias bodegas; razón por la cual tampoco se lleva control por parte de Proveeduría
ni en el SIMU.
En resumen, la Proveeduría Municipal no ejerce controles sobre una suma millonaria de
bienes, que si bien se tramitan en esa Unidad a través de los diferentes procedimientos de
contratación, la administración y control de los mismos se realiza directamente en las áreas
usuarias, situación que no permite conocer a la Proveeduría Municipal si todos los bienes adquiridos
son consumidos de conformidad con lo solicitado; o bien, si las áreas que los custodian y administran
mantienen algún saldo en existencia que no es reportado a la Proveeduría Municipal previo al
trámite de una nueva solicitud de compra.
Lo situación en comentario, además de evidenciar una deficiente planificacion de compras,
en cuanto a adquirir lo que realmente se necesita, con las mejores condiciones posibles y
oportunamente, respetando siempre los principios de eficiencia y eficacia, propicia un incorrecto
registro contable y un uso deficiente de los fondos públicos.
Adicionalmente, hay un riesgo manifiesto en cuanto a:
a) La ausencia de mecanismos de control en esas áreas, para ejercer una sana
administración de los bienes que se les entrega.
b) La obsolescencia y deterioro de los materiales y suministros almacenados en los distintos
recintos dispuestos por este Concejo Municipal de Distrito.
c) La eventual pérdida, deterioro, hurto, sustracciones o manejos irregulares de los bienes,
con el consecuente perjuicio económico para la institución.
En síntesis, esas debilidades se asocian, básicamente, en la omisión a los deberes de la
Administración para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno
institucional y establecer las políticas y procedimientos de control para garantizar el adecuado
proceso de adquisición de bienes y el uso eficiente de los fondos públicos, ya que como parte de
esas debilidades, no existe una bodega formalmente constituida y con el personal necesario y
capacitado, donde se centralice el registro, almacenamiento y custodia de todos los materiales y
suministros, sobre todo de los de mayor valor que se adquieren, de previo a ser distribuidos a las
áreas que los solicitan.
Por tal razón, se puede afirmar que los mecanismos y controles implementados por este
Gobierno Local en el control de los bienes que se adquieren y que eventualmente se pueden
clasificar como inventarios en sus diferentes categorías, tal como lo expone el Manual Funcional de
Cuentas Contables del 2021, emitido por la DGCN, son vulnerables y a la fecha no permiten
establecer razonablemente cuál es el costo del inventario total de materiales y suministros que
mantiene la institución, lo cual se agrava con el hecho de que contablemente esa cuenta muestra
saldo “₡0,00” en los estados financieros, situación que puede acarrear eventuales
responsabilidades a los funcionarios ante eventuales manejos irregulares de la hacienda municipal.
Se hace la aclaración que, aunque el Departamento de Proveeduría Municipal cuenta con una
pequeña bodega solamente para la custodia de los suministros de oficina, no así de los materiales;
además de la Proveedora Municipal otros funcionarios tienen llave para el acceso a esa área, lo cual
debilita el control sobre esos bienes.
La Ley General de Control Interno y las Normas de Control Interno para el Sector Público
señalan el deber del jerarca y titulares subordinados para establecer mantener, perfeccionar y
evaluar el sistema de control interno institucional. También les compete documentar, mantener
actualizados, divulgar internamente las políticas y procedimientos que definan claramente la
protección y conservación de todos los activos institucionales; el diseño y uso de documentos y
registros que coadyuven en la anotación de transacciones y hechos significativos, así como realizar
conciliaciones periódicas, comprobaciones y otras verificaciones.
3. CONCLUSIONES
No obstante la premisa existente sobre la rigurosidad que debe privar al ejecutar los
procedimientos de registro de la cuenta de Inventarios y el control interno que se debe ejercer sobre
los bienes que conforman esta cuenta, se identificaron debilidades de control que no permiten
opinar sobre la razonabilidad del saldo que presenta la cuenta de inventarios en los estados
financieros con corte al 31 de marzo del 2023, principalmente porque todos los materiales y
suministros que adquiere la Institución son registrados contablemente como gastos del periodo.
Además, y a pesar de que la Proveeduría Municipal ejerce un control sobre los suministros
que se adquieren para actividades de oficina, se identificaron inconsistencias en el registro de datos
en el SIMU y ausencia de controles en los materiales que se utilizan en los proyectos; en los
repuestos y accesorios que se adquieren para el mantenimiento y reparación de la flotilla vehicular
y en el control de los artículos de limpieza.
Estas situaciones se presentan en omisión a los deberes de la Administración para establecer,
mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional y establecer las políticas
y procedimientos de control para garantizar el adecuado proceso de adquisición, registro y el uso
eficiente de los fondos públicos.
4. RECOMENDACIONES
4.1 Al Concejo Municipal
Instruir a la Intendencia Municipal para que, en el plazo de un mes, presente un plan de
implementación de las recomendaciones incluidas en el presente informe, que involucre a cada una
de las instancias a las cuales van dirigidas las respectivas recomendaciones.
4.2 A la Intendencia Municipal
c) Elaborar de inmediato y gestionar su aprobación en el Concejo Municipal para su
posterior implementación, un marco normativo interno que contenga los lineamientos
o políticas con criterios técnicos especializados para el registro contable de los bienes
que se clasifiquen como Inventarios. También, los criterios para evitar en la bodega
principal y bodegas adicionales la tenencia de materiales y suministros por periodos
prolongados que puedan ocasionar obsolescencia, daño, pérdida o incremento en los
gastos de operación.
Lo anterior, con el propósito de que se ejerza la coordinación pertinente entre las áreas
de Presupuesto, Proveeduría y Contabilidad municipales para la elaboración, revisión,
autorización, aprobación y registro de las transacciones, operaciones y procesos
relacionados con la cuenta de inventarios.
Para el cumplimiento de esta recomendación, debe remitirse a esta Auditoría Interna
en el plazo de dos meses a partir del recibo de este informe, una copia de la normativa
aprobada; y en el plazo de cuatro meses un informe de los resultados relacionados con
la implementación de esa normativa. Ver punto 2.1) y 2.2) de este informe.
d) Presentar un plan de acción a esta Auditoría Interna en el plazo de un mes y
concordante con lo que ha señalado la consultoría contratada por este Concejo
Municipal de Distrito para la implementación de las NICSP, con las siguientes
actividades:
i) Girar instrucciones a las jefaturas de las diferentes unidades administrativas,
para que en el plazo de dos meses presenten a la Proveeduría Municipal un
inventario de todos los bienes que tienen en custodia.
ii) Asignar a la Proveeduría Municipal los recursos necesarios, sean estos de más
personal o recursos tecnológicos, para que una vez que las áreas usuarias le
trasladen los informes de inventario solicitados en el punto i) anterior, en el plazo
de 3 meses realice una clasificación con base en los criterios técnicos
consignados en el Manual Funcional de Cuentas Contables del 2021, emitido por
la DGCN, de los bienes que se consigan en esos informes, de manera que se
identifiquen aquellos bienes y si su costo efectivamente corresponde a
inventarios.
iii) La Proveeduría Municipal, una vez depurada la información solicitada en el
punto ii) anterior, remita un informe al Departamento de Contabilidad
institucional para el registro contable del monto del Inventario, afectando como
contrapartida la cuenta de Superávit.
iv) Solicitar al Proveedor del SIMU, que en el plazo de 2 meses realice los ajustes
necesarios al sistema, para que se incluye y muestre la información razonable y
confiable en cuanto al valor real del inventario institucional; y para que todos los
reportes se emitan a nombre del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano.
v) Que la Proveeduría Municipal mantenga actualizada mensualmente en el
SIMU toda la información referente a inventarios con su respectivo costo.
vi) Que la Contabilidad Municipal realice mensualmente el registro contable de
la cuenta de inventarios con base en la información que se obtenga del SIMU.
vii) Un estudio técnico para determinar la cantidad, costo y estado de los bienes
almacenados en las bodegas adicionales al almacén central, así como la cantidad
idónea de bodegas requeridas y los controles para la administración de esos
bienes. Asimismo, implementar los controles para el funcionamiento de las
bodegas determinadas en el estudio técnico.
En el evento de que algunas unidades administrativas, por la índole de sus
funciones dispongan que no es razonable mantener centralizados los materiales en
una sola bodega, por cuanto eventualmente se generarían atrasos en sus proyectos
(por ejemplo la UTGV), ordenar la remisión mensual a la Proveeduría Municipal, de
un reporte de entradas y salidas de materiales así como del saldo disponible, para
que la esta última Unidad actualice el registro pertinente en el SIMU y por su parte,
la Contabilidad Municipal registre contablemente el gasto correspondiente a cada
periodo contable.
Además, debe remitir a esta Auditoría Interna en el plazo de seis meses a partir del
recibo de este informe, un informe de los resultados relacionados con la ejecución de
esta recomendación. Ver puntos 2.1 y 2.2 de este informe.
5. CONSIDERACIONES FINALES
5.1 La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las
recomendaciones anteriores, deberá remitirse, en los plazos y términos antes fijados,
a la Auditoría Interna.
5.2 Se recuerda a la Administración la obligación de analizar e implementar las
recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, en cumplimiento de lo establecido
por el artículo 12, inciso c) de la Ley General de Control Interno, Nº. 8292.
5.3 Finalmente, se recuerda a la Administración que, para el cumplimiento de las
recomendaciones contenidas en el presente informe, se debe observar lo que al
respecto disponen los artículos 36, 37 y 38 de la misma Ley General de control Interno.
KEMILY. Siento que es importante que el Intendente este aquí cuando se hacen estas
presentaciones
MANUEL. Yo siento que falta voluntad
WILLIAM. Debemos cambiar esto, no podemos seguir con la misma retorica
KEMILY. Tiene que haber productividad
PRESIDENTE. vamos a tomar acuerdo sobre el Quinto informe sobre la auditoría de
carácter especial acerca de la evaluación del grado de cumplimiento y de avance en el
proceso de implementación de las normas internacionales de contabilidad
para el sector público (nicsp) – propiedades, planta y equipo , cuya recomendación dice:
6. RECOMENDACIONES
4.1 Al Concejo Municipal
Instruir a la Intendencia Municipal para que, en el plazo de un mes, presente un plan de
implementación de las recomendaciones incluidas en el presente informe, que involucre a
cada una de las instancias a las cuales van dirigidas las respectivas recomendaciones.
CONSIDERANDO:
Que se ha conocido el informe denominado Quinto informe sobre la auditoría de
carácter especial acerca de la evaluación del grado de cumplimiento y de avance
en el proceso de implementación de las normas internacionales de contabilidad para
el sector público (nicsp) – propiedades, planta y equipo
ACUERDO N°1
Con cuatro votos presentes a favor SE ACUERDA: 1.1“Dispensar del trámite de
comisión”. ACUERDO UNANIME
1.2 Solicitarle a la Intendencia PARA EL DIA 1 DE AGOSTO, un plan para la
implementación de las recomendaciones emitidas en el “Quinto informe sobre la auditoría
de carácter especial acerca de la evaluación del grado de cumplimiento y de avance en el
proceso de implementación de las normas internacionales de contabilidad para el sector
público (nicsp) – propiedades, planta y equipo” , el cual debe involucrar a cada una de las
instancias a las cuales van dirigidas las respectivas recomendaciones o aquello que
consideren necesario para el acatamiento de las mismas en el tiempo solicitado por la
auditoria”. ACUERDO UNANIME. Votan a favor los Concejales Eric Salazar Rodriguez,
William Morales Castro, Manuel Ovares Elizondo y Kemily Segura Briceño (quien asume la
curul ante la ausencia del Concejal Propietario Minor Centeno Sandi.
PRESIDENTE. Ahora vamos a someter a votación el segundo informe presentado
denominado sexto informe sobre la auditoría de carácter especial acerca de la
evaluación del grado de cumplimiento y de avance en el proceso de
implementación de las normas internacionales de contabilidad para el sector
público (NICSP) – inventarios, cuya recomendación dice:
4.1 Al Concejo Municipal
Instruir a la Intendencia Municipal para que, en el plazo de un mes, presente un plan de
implementación de las recomendaciones incluidas en el presente informe, que involucre a cada una
de las instancias a las cuales van dirigidas las respectivas recomendaciones.
CONSIDERANDO:
➢ Que se ha conocido el informe denominado sexto informe sobre la auditoría de
carácter especial acerca de la evaluación del grado de cumplimiento y de avance
en el proceso de implementación de las normas internacionales de contabilidad
para el sector público (NICSP) – inventarios
ACUERDO N°2
Con cuatro votos presentes a favor SE ACUERDA: 2.1“Dispensar del trámite de
comisión”. ACUERDO UNANIME
2.2. Solicitarle a la Intendencia PARA EL DIA 1 DE AGOSTO, un plan para la
implementación de las recomendaciones emitidas en e l “Sexto informe sobre la auditoría
de carácter especial acerca de la evaluación del grado de cumplimiento y de avance en
el proceso de implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el
Sector Público (NICSP) – INVENTARIOS” , el cual debe involucrar a cada una de las
instancias a las cuales van dirigidas las respectivas recomendaciones o aquello que
consideren necesario para el acatamiento de las mismas en el tiempo solicitado por la auditoria”. ACUERDO UNANIME. Votan a favor los Concejales Eric Salazar Rodriguez, William Morales Castro, Manuel Ovares Elizondo y Kemily Segura Briceño (quien asume la curul ante la ausencia del Concejal Propietario Minor Centeno Sandi. *********************************************U.L.************************************************* PRESIDENTE. Al ser las diecinueve horas con treinta y cinco minutos se da por finalizada la sesión. A la señora auditora muchas gracias por toda la información brindada, siempre será bienvenida en este Concejo. Buenas Noches. Sr. Eric Salazar Rodriguez Sra. Roxana Lobo Granados PRESIDENTE SECRETARIA