Extraordinaria 18 · 2021-12-01
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Las actas se corrigen y aprueban en la sesión siguiente; verifique que esta sea la versión aprobada antes de citarla. Forma citable: sesión extraordinaria N.º 18 del 2021-12-01 + número de acuerdo.
Acuerdos en esta acta
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- Acuerdo 1 (pág. 29) · unanime ACUERDO N°1 Con cuatro votos presentes a favor SE ACUERDA: “1.1. Dispensar del trámite de comisión”. ACUERDO UNANIME 1.…
- Acuerdo 2 (pág. 48) · unanime ACUERDO N°2 Con cuatro votos presentes a favor SE ACUERDA: 2.1. “Dispensar del trámite de comision”. ACUERDO UNANIME 2.…
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ACTA EXTRAORDINARIA N° 018-2021
PERIODO CONSTITUCIONAL
2020-2024
ACTA NÚMERO CERO DIECIOCHO - DOS MIL VEINTIUNO DE LA SESIÓN
EXTRAORDINARIA QUE CELEBRA EL CONCEJO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE
CÓBANO EL DÍA PRIMERO DE DICIEMBRE DEL AÑO DOS MIL VEINTIUNO A LAS
DIECISEIS HORAS EN LA SALA DE SESIONES DE ESTE CONCEJO
Con la presencia de las siguientes personas:
PRESIDENTE a.i.
Manuel Ovares Elizondo
VICE PRESIDENTA
CONCEJALES PROPIETARIOS
William Morales Castro
Kemily Rebeca Segura Briceño
Carlos Mauricio Duarte Duarte
CONCEJALES SUPLENTES
INTENDENTE
Favio López Chacón
ASESORA LEGAL
Lic. Rosibeth Obando
SECRETARIA
Roxana Lobo Granados
AUSENTES
CONCEJALES PROPIETARIOS
Minor Centeno Sandi.
Eric Francis Salazar Rodriguez
Eduardo Sánchez Segura
CONCEJALES SUPLENTES
Cristel Gabriela Salazar Cortes
Geovanni Blanco Burgos
Se comprueba el quórum y se da inicio a la sesión sometiendo a consideración del
Concejo el orden del día propuesto para esta sesión
ARTICULO I. ORACION
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ARTICULO II. PRESENTACION PLAN ANUAL DE AUDITORIA 2022
ARTICULO III. PRESENTACION PLAN ESTRETEGICO DE AUDITORIA 2021-2025
ARTICULO IV. INFORME AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL
PROCESO DE MIGRACION DE DATOS DEL SIM AL SIGRAMU Y SUS IMPLICACIONES
EN LA GESTION DE COBRO DEL IMPUESTO DE BIENES INMUEBLES
ARTICULO I. ORACION
A Cargo de la secretaria
PRESIDENTE. Le da la bienvenida y concede la palabra
LIC. MARICEL ROJAS. Agradece el espacio concedido
ARTICULO II. PRESENTACION PLAN ANUAL DE AUDITORIA 2022
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PRESIDENTE a.i. Me preocupa lo que menciona del presupuesto
FAVIO. Eso es una limitante, pero si se puede hacer mucho, en el tema financiero tenemos
muchas deficiencias, la auditoria ocupa herramientas y hay que dárselas para que se haga
el trabajo necesario en la parte financiera y de obra publica
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Se hacen otros comentarios y se da por finalizado el tema
ARTICULO III. PRESENTACION PLAN ESTRETEGICO DE AUDITORIA 2021-2025
LIC. MARICEL ROJAS LEON. AUDITORIA INTERNA
PLAN ESTRATÉGICO DE LA AUDITORÍA INTERNA
2021-2025
CAPITULO I
1.1 INTRODUCCION
El Auditor Interno y sus subordinados, según proceda, deben ejecutar un proceso sistemático para la
planificación de la actividad de auditoría interna, el cual debe documentarse apropiadamente. Dicho proceso
debe cubrir los ámbitos estratégico y operativo, considerando la determinación del universo de auditoría, los
riesgos institucionales, los factores críticos de éxito y otros criterios relevantes.
Asimismo, les compete establecer una planificación estratégica en la que se plasmen la visión y la orientación
de la Auditoría Interna, congruente con la visión, la misión y los objetivos institucionales 1.
La Auditoría interna del Concejo Municipal del Distrito de Cóbano en aras de cumplir con la normativa y de
contar con una herramienta que direccione su labor, ha formulado el Plan estratégico que se muestra a
continuación, no sin antes destacar que la planificación propuesta se basa por completo en la situación actual
de la Auditoría del Concejo Municipal del Distrito de Cóbano, la cual tiene la particularidad de ser unipersonal.
Este plan pretende ser un instrumento para la orientación de las actividades de la auditoría interna hacia el
logro de los objetivos y metas de forma independiente y objetiva, procurando brindar a la población una
seguridad razonable de que las acciones realizadas en el municipio están apegadas al marco normativo y
buscando dar un valor agregado con el trabajo de la Auditoría Interna.
1 Norma 2.2.1 de las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.
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Para mantener su continuidad y vigencia, en caso de requerirse, el presente plan será revisado y
ajustado periódicamente, incorporando los cambios institucionales, nueva legislación y normativa
relacionada y los aportes que se consideren necesarios, especialmente conforme se vayan
desarrollando los hechos por la enfermedad COVID-19.
OBJETIVO GENERAL
Disponer de un Plan Estratégico para la Auditoría Interna del Concejo Municipal de Distrito de
Cóbano actualizado, alineado con la visión, misión y los objetivos estratégicos institucionales y que
presente las estrategias y el plan de acción para orientar el trabajo de la Auditoría y contribuir al
logro de los objetivos municipales.
ALCANCE
Comprende el período 2021-2025, y conforme al Universo Auditable definido, contempla el ámbito
de acción de la Auditoría Interna del Concejo Municipal de Distrito Cóbano.
ANTECEDENTES MUNICIPALES
El Distrito Cóbano (11º) del Cantón Central de la Provincia de Puntarenas fue creado por el Decreto
Ejecutivo 1897-G de 4 de agosto de 1971, colinda al este con el Océano Pacífico y el cantón de Puntarenas; al
oeste con el Océano Pacífico y el cantón de Nandayure; al norte con el cantón de Puntarenas y el cantón de
Nandayure: y al sur con el Océano Pacífico.
Cóbano tiene una superficie de 316,61 Km2, y una población aproximada según datos suministrados por el
Área Peninsular de la CCSS al 2020 de 12.261 habitantes.
La actividad económica más importante gira en torno al turismo, pero también se desarrolla la agricultura y
ganadería. Tambor, Montezuma, Mal País, Playa Carmen, Santa Teresa y Manzanillo son los puntos donde se
desarrolla la principal actividad turística y en el centro de Cóbano se localiza la actividad principal en cuanto
al comercio y servicios públicos.
A Cóbano se llega a partir de la Terminal portuaria de Paquera por carretera de asfalto. El trayecto entre
Cóbano y Paquera es de aproximadamente 35km.
El Concejo Municipal de Distrito de Cóbano fue creado el 20 marzo de 1986, según publicación de la Gaceta
del 18 de abril, decreto ejecutivo Nº 16934-G, constituyéndose así el 5º Concejo Municipal de Distrito del país.
Actualmente está amparado a la Ley N° 8173.
La estructura organizacional vigente fue aprobada por el Concejo Municipal en Sesión Ordinaria 30-10 del día
veintitrés de agosto del dos mil diez y es la que se muestra a continuación:
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Cabe agregar, que el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano administra un presupuesto de
ingresos y gastos que supera -desde el año 2018- los ₡2.362.4 millones. Para el año 2021, se aprobó
por parte de la Contraloría General, un proyecto de presupuesto ordinario y extraordinario que
sumó ₡3.656.3 millones (5% menor que el aprobado para el 2020, que fue de ₡3.864.3 millones)
pero supera el del 2018 en casi un 55%.
En relación con los ingresos este monto está compuesto de la siguiente forma: ingresos corrientes,
37%; ingresos de capital 8% y financiamiento 55%.
Para el 2021 el financiamiento se constituye en una parte importante de los ingresos donde ₡365.5
millones son de préstamos y ₡1.630.6 millones son superávit del periodo 2020 (55%), situación
que también puede apreciarse para el 2020 donde ₡1.721.5 millones de lo presupuestado proviene
del financiamiento.
Los ingresos corrientes (37%) están conformados principalmente por bienes inmuebles, zona
marítimo terrestre, patentes, servicios de recolección de basura y otros.
Sobresale dentro de los ingresos de capital (8%) en los últimos periodos lo correspondiente a
recursos originados en la Ley 8114, y cuyo destino legal es la red vial distrital.
INGRESOS PRESUPUESTADOS
CRECIMIENTO ABSOLUTO CRECIMIENTO RELATIVO
PRESUPUESTO TOTAL 2018 2019 2020 2021 Composición 2019 2020 2021 2019 2020 2021
PRESUPUESTADO PRESUPUESTADO
TOTAL 2 362 378 498 2 631 995 735 3 864 313 138 3 656 285 429 269 617 238 1 232 317 402 -208 027 709 11,41 46,82 -5,38
DE CAPITAL 491 784 073 440 351 069 329 361 381 289 849 893 8 -51 433 004 -110 989 688 -39 511 488 -10,46 -25,20 -12,00
CORRIENTES 1 263 954 891 1 524 961 654 1 813 479 945 1 370 323 885 37 261 006 763 288 518 291 -443 156 060 20,65 18,92 -24,44
FINANCIAMIENTO 606 639 534 666 683 012 1 721 471 812 1 996 111 650 55 60 043 478 1 054 788 800 274 639 838 9,90 158,21 15,95
TOTAL 2 362 378 498 2 631 995 736 3 864 313 138 3 656 285 429 100 269 617 238 1 232 317 402 -208 027 709 11,41 46,82 -5,38
Ley 8114 490 644 888,00 388 109 611,60 112 998 929,00 173 698 103,40
0
Fuente: Informes de ejecución presupuestaria
En relación con el tema de egresos, la distribución 2021 se puede observar seguidamente.
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CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE Cóbano
PRESUPUESTO ORDINARIO Y EXTRAORDINARIO 2021
SECCION DE EGRESOS
DETALLE GENERAL DEL OBJETO DEL GASTO
EGRESOS TOTALES 3 656 285 429 100%
0 REMUNERACIONES 729 862 192 19,96%
1 SERVICIOS 493 776 701 13,50%
2 MATERIALES Y SUMINISTROS 142 159 147 3,89%
3 INTERESES Y COMISIONES 52 259 334 1,43%
4 ACTIVOS FINANCIEROS 0 0,00%
5 BIENES DURADEROS 1 755 825 364 48,02%
6 TRANSFERENCIAS CORRIENTES 148 531 185 4,06%
7 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL 0 0,00%
8 AMORTIZACION 64 091 333 1,75%
9 CUENTAS ESPECIALES 269 780 173 7,38%
Fuente: Presupuesto ordinario y extraordinario 2021
Como puede fácilmente deducirse, en bienes duraderos se invierte el 48.02% de los recursos
presupuestados, lo relativo a remuneraciones demanda el 19.96%. En un menor porcentaje, pero
también de suma importancia, la prestación de servicios consume un 13.50% de los egresos
presupuestados.
CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE COBANO
DOTACION DE RECURSOS A LA AUDITORIA INTERNA DEL 2018 AL 2021
PRESUPUESTO TOTAL 2018 2019 2020 2021
INSTITUCIÓN 2 362 378 498 2 631 995 735 3 864 313 138 3 656 285 429
AUDITORÍA INTERNA 42 784 659,00 57 845 778,00 49 665 307,00 46 000 000,00
Representación porcentua 1,81% 2,20% 1,29% 1,26%
Presupuesto 2018 al 2021
4 500 2,50%
3 864
3 656
MILLONES
4 000 2,20%
3 500 2,00%
1,81%
TÍTULO DEL EJE
3 000 2 632
2 362 1,50%
2 500
1,29% 1,26%
2 000
1,00%
1 500
1 000 0,50%
500 42,78 57,85 49,67 46,00
0 0,00%
2018 2019 2020 2021
INSTITUCIÓN 2 362 378 4982 631 995 7353 864 313 1383 656 285 429
AUDITORÍA INTERNA 42 784 659,0057 845 778,0049 665 307,0046 000 000,00
Representación porcentual: 1,81% 2,20% 1,29% 1,26%
Para la dotación de recursos a la Auditoria Interna en el 2021 se destinó el 1.26% de los recursos institucionales
presupuestados, porcentaje que es inferior a lo destinado en el 2020 que fue 1.29%. Como se puede apreciar
la asignación de recursos a la Auditoria Interna tiende a la baja en los últimos años, pues en el 2018
representaba el 1.81% y en el 2019 el 2.20% del presupuesto institucional.
CAPITULO II
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA
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La organización y funcionamiento de la Unidad de Auditoría Interna (UAI), se establece en el Capítulo
IV, de la Ley General de Control Interno No.8292 2, en las Normas para el Ejercicio de la Auditoría
Interna en el Sector Público 3, el Manual de Normas Generales de Auditoria para el Sector Público 4.
Asimismo, le son aplicables las regulaciones para las auditorías internas del sector público,
contenidas en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República No.7428 5, Ley Contra la
Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, No. 8422 6 y en el Reglamento de
Organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano,
publicado en La Gaceta N° 33 del 13 de febrero del 2019.
2.1 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, indican en la norma 2.2.1:
“2.2.1 Planificación estratégica
El auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, deben establecer una
planificación estratégica, en la que se plasmen la visión y la orientación de la auditoría interna, y que sea
congruente con la visión, la misión y los objetivos institucionales.”
En forma concatenada, en el artículo 37 del Reglamento de la Auditoría Interna de este Gobierno Local, se
estipula que:
Artículo 37. DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA. La Planificación Estratégica de la Auditoría, debe
formularse cada cuatro años y revisada todos los años, en respuesta a los cambios externos e
internos de que sea objeto de la actividad del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano, y deberá
ser congruente con la visión, misión y los objetivos institucionales siempre vinculados con la
Planificación Estratégica Institucional y deberá ser presentado para el conocimiento de Concejo
Municipal. (El resaltado es del original).
2.2 FASE FILOSÓFICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
Para La formulación de la estrategia el Concejo Municipal del Distrito de Cóbano definió como áreas
estratégicas:
Desarrollo institucional
Equipamiento cantonal
Gestión ambiental y de riesgo
Ordenamiento territorial
Desarrollo económico y Social
Infraestructura vial
En concordancia con esas áreas estratégicas, el ayuntamiento tiene como “misión” impulsar el
desarrollo integral del Distrito, sobre la base de los servicios e inversión pública sustentadas en procesos
planificados y ejecutados con transparencia y participación de los habitantes.”
y la “visión” “Ser protagonista del desarrollo local, innovador, ágil y eficiente, que goce de confianza y
credibilidad, con capacidad para enfrentar y satisfacer las demandas de la población del Distrito.”
A partir de ese enfoque institucional para desarrollar la gestión municipal, en el Plan estratégico de la
Auditoría Interna del Concejo Municipal del Distrito de Cóbano, se definió la misión, visión, principios y
valores, que la guiarán en el desarrollo de sus labores cotidianas. El principal objetivo que se persigue al definir
estos estatutos básicos es enmarcar la identidad de la Auditoría, y definir su ámbito de acción.
2Publicada en el diario oficial La Gaceta No. 169 del 04 de setiembre del 2002.
3Resolución R-DC-119-2009 del 16 de diciembre de 2009, publicado en la Gaceta No 28 del 10 de febrero del 2010.
4(M-2-2006-CO-DFOE) R-CO-94-2006 del 17 de noviembre de 2006, publicado en la Gaceta No 236 del 8 de diciembre 2006
5 Publicada en el diario oficial La Gaceta No. 2010 del 04 de noviembre de 1994.
6Publicada en el diario oficial La Gaceta No. 212 del 29 de octubre de 2004 y sus modificaciones.
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2.2.1 Misión
La misión se entiende como el propósito principal o razón de ser que posee el departamento de
Auditoría. Bajo este concepto se define lo siguiente:
“La misión de la Auditoria Interna del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano es la de
ejercer una actividad independiente, objetiva y asesora con calidad, para fortalecer el
sistema de control interno y contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales
propuestos, por medio de recomendaciones, asesorías y advertencias que generen valor, en
el sentido de que se brinde a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del
jerarca y del resto de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico, y a las
sanas prácticas.”
2.2.2 Visión
La visión marca la pauta de la imagen que el departamento quiere tener en el futuro, es decir lo que
quiere llegar a ser en cierto periodo de tiempo. La Auditoría del Concejo Municipal del Distrito de
Cóbano ha definido como su visión la que se muestra a continuación:
“Posicionar a la Auditoría Interna para que sea reconocida por su eficiencia, capacidad profesional
y buen desempeño en su gestión, con sus aportes generará valor agregado y como ente fiscalizador
contribuirá estratégicamente a aumentar la eficiencia de las operaciones, así como a fortalecer la
confianza y credibilidad de la población en el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano.”
2.2.3 Principios éticos de la Auditoría Interna
Los principios son prácticas comúnmente aceptadas que ya son dadas por legislación internacional y
nacional, y que cada profesional de auditoría debe comprender y aplicar.
Alcance: Promover la ética, los valores y los principios apropiados, sin menoscabar la
independencia funcional y de criterio, que regulan la actividad de todo
funcionario público.
Enunciados éticos que Con el fin de garantizar la objetividad e imparcialidad en relación con grupos
deben observar los externos, los funcionarios deben llevar a cabo sus labores bajo los más
funcionarios de la fundamentales valores éticos, a saber:
Auditoría Interna
a) Deber de Legalidad: Actuar con estricto apego al bloque de legalidad; con
respeto absoluto a la Constitución Política, las Leyes y demás
disposiciones del sistema normativo patrio.
b) Deber de Regularidad: Realizar las operaciones y actos necesarios de
manera correcta, oportuna y confiable para los casos aplicables.
c) Deber de Eficiencia: Cumplir personal y eficientemente la función en las
condiciones de tiempo, forma y lugar convenidos, así como usar el
tiempo laboral realizando siempre su mejor esfuerzo, en la forma más
productiva posible y emplearlo en el desarrollo de las tareas.
d) Deber de Lealtad: A la UAI, a su jefe (a), a sus compañeros (as), así como
a los principios éticos enunciados en este Código.
e) Deber de Austeridad: Toda actuación relacionada con fondos y recursos
públicos que realice algún funcionario de esta Unidad o en
representación de ésta, debe ir orientada a la satisfacción plena del
interés público y bajo el uso racional de éstos.
f) Deber de Responsabilidad: Realizar acciones relacionadas con el
desempeño normal de sus funciones, en las cuales deben tener claro el
deber de coadyuvar con el logro de las metas establecidas por la Unidad.
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g) Deber de Honestidad: Ser responsable por cada acción irregular en la que
participe, la cual puede o no menoscabar la integridad o reputación del
funcionario (a) y/o de esta dependencia; por lo cual cualquier actuación
deshonesta podrá ser sancionada.
h) Deber de Confidencialidad: Con las excepciones de Ley, el personal de la
UAI debe mantener confidencialidad respecto de la información que se
les haya suministrado para el ejercicio de su trabajo o que haya conocido
con ocasión de éste.
i) Deber de Integridad: Cumplir con normas elevadas de conducta de
manera que ésta sea irreprochable; estar alejados (as) de la búsqueda de
beneficios en lo personal, familiar o para conocidos (as).
j) Deber de Respeto: Todo (a) funcionario (a) de esta dependencia debe
brindar un trato cortés y respetuoso a las personas que le rodeen; a su
jefe (a) y compañeros (as), comprendiendo el alto grado de
responsabilidad que implica representar la Auditoría Interna.
k) Deber de Objetividad: Todo (a) funcionario (a) de la Auditoría debe
siempre emitir juicios objetivos, sin influencias de criterios personales o
de terceros no autorizados por la autoridad administrativa y se abstendrá
de participar en cualquier decisión, cuando exista violencia moral sobre
él (ella), que pueda hacerle incumplir su deber de objetividad.
l) Deber de Independencia: Para el personal de la Auditoría Interna es
indispensable la independencia con respecto a la entidad fiscalizada y
otros grupos de intereses externos.
ACTITUDES PERTINENTES
Pericia: Los (las) profesionales de la Auditoría Interna deben reunir los
conocimientos, las aptitudes y demás competencias con el fin de que
cumplan de la mejor manera posible las responsabilidades que le sean
asignadas.
Debido cuidado profesional: Al realizar sus actividades, los
funcionarios (as) de esta Unidad, deben ejecutarlas con la debida
diligencia, guardando el cuidado, la pericia y el buen juicio profesional.
Transparencia: Las acciones llevadas a cabo por los funcionarios (as) de
esta Auditoría se deben ejecutar en forma íntegra.
Probidad: Todo (a) servidor (a) de esta Auditoría debe actuar con
honradez.
Liderazgo: El liderazgo que deben ejercer los funcionarios (as) de esta
Auditoría Interna, consiste en llevar a cabo sus actividades de forma tal
que instauren y constituyan compromiso y credibilidad en sus
actuaciones.
Credibilidad: El personal de Auditoría debe velar para que, en todas sus
actuaciones, prevalezca la normativa técnica, la moral y los valores.
Imparcialidad: En todas sus labores los funcionarios (as) de esta
Unidad, deberán ejercer el cargo sin discriminar, en cuanto a las formas
y condiciones del servicio, a ninguna persona por razón de color,
género, religión, nacionalidad, situaciones económicas, ideología o
afiliación política.
Neutralidad Política: Los funcionarios (as) de la Auditoría Interna
deben ser neutrales en lo referido a influencias políticas, en los ámbitos
públicos y privados.
Conflicto de Intereses: El personal de la auditoría Interna deberá
proteger su independencia y evitar cualquier posible conflicto de
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intereses rechazando regalos o gratificaciones que puedan
interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e
integridad, sin perjuicio del deber de denunciar ante las instancias
competentes.
Justicia: Todo (a) funcionario (a) de esta Unidad debe llevar a cabo sus
funciones de manera justa, cumpliendo con sus deberes a cabalidad y
otorgando los derechos pertinentes.
Honradez: Todo (a) profesional de esta Auditoría está en la obligación
de llevar a cabo sus actividades con honestidad, rectitud y procurando
que las mismas no sean cuestionadas.
Creatividad: Debe mantener un constante replanteamiento de sus
labores y búsqueda continua de nuevas soluciones que agreguen valor
agregado a las funciones que se realizan en la Auditoría Interna.
Sinceridad: Queda prohibido a los (las) funcionarios (as) de esta
Auditoría actuar en contra de este principio, en cualquiera de sus
acciones tanto laborales como personales.
Trabajo en equipo: Todos (as) los (as) profesionales de esta Auditoría
deben trabajar bajo el principio de compromiso común y de integración
grupal.
Comunicación: Debe ser un pilar fundamental sobre el cual se
desempeñe la labor de los (as) servidores (as) de la Auditoría Interna,
por lo cual se debe fomentar como un mecanismo orientado hacia el
mejoramiento de las actividades de auditoría, resolución de problemas
y optimización de las labores llevadas a cabo.
Superación Personal: El personal debe estar en una búsqueda
permanente de mejora continua, intentando exceder las expectativas
y en una actitud de crecimiento profesional diario,
independientemente del área para la cual se desempeñe.
Compromiso: Será compromiso el desempeño de sus funciones de la
mejor manera posible, identificándose con la Unidad y con la
Institución.
NORMAS DE CONDUCTA Como equipo de trabajo cada funcionario (a) de esta Unidad, debe
conocer los términos establecidos en este Código de Ética,
comprometerse con los valores, actitudes y normas establecidas en el
mismo.
Está totalmente prohibido para los (as) funcionarios (as) de la Auditoría
Interna del Concejo Municipal de Distrito Cóbano, ingerir bebidas
alcohólicas en las instalaciones o vehículos de la Municipalidad.
Los (as) servidores (as) de la Auditoría Interna no pueden dar ni recibir
obsequios, descuentos, invitaciones o dinero en efectivo.
Los (as) funcionarios (as) de esta Unidad no deben sacar provecho de
su posición, ni utilizarán influencias personales en beneficio propio o
de persona alguna, física o jurídica.
No se deben utilizar las instalaciones, los recursos energéticos, los
recursos materiales, los procedimientos, la metodología, los sistemas
de cómputo, los datos o cualquier otro documento, en negocios o
asuntos personales.
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Los (as) funcionarios (as) de la Auditoría Interna no deben sustraer, sin
la debida autorización, documentación de esa Dependencia.
Incurrirá en falta aquel (lla) profesional de la Auditoría que se
aproveche de sus poderes y facultades de acceso a la información de
las diferentes dependencias, para realizar o facilitar transacciones
indebidas que puedan ocasionar irregularidades.
Todo (a) aquel (lla) funcionario (a) de esta Auditoría que incumpla con
el presente Código de Ética, estará sometido a una llamada de atención
por parte del Jerarca de esta Unidad, sin perjuicio de la aplicación de
otras medidas disciplinarias establecidas en el Código Municipal, la Ley
General de control Interno, el Código de Trabajo y cualquier otra
normativa aplicable.
2.2.4 Valores
Los valores nacen de los principios citados anteriormente, ya que como primera regla deben
respetarse y vivirse los principios, pero la forma cómo esto se realice debe basarse en los valores,
que son entonces ejes de conducta con los cuales la Auditoría interna se siente identificada y toma
como orientación acerca de cuál debe ser su comportamiento.
Los valores seleccionados como principales para la Auditoría Interna son los siguientes:
Transparencia: El Auditor interno debe mostrarse tal cual es, sin preferencias hacia la parte
política o intereses personales.
Carácter: El Auditor interno debe apegarse fielmente a los principios que rigen su
profesión y no dejarse intimidar manteniéndose firme y consecuente con sus
responsabilidades.
Pericia: Argumentar y justificar de forma acertada los criterios expuestos por parte
de la Auditoría, manteniendo un proceso continuo de capacitación.
CAPITULO III
FASE ANALÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
En la fase analítica tal y como su nombre lo indica, se genera un espacio para estudiar
detalladamente el contexto interno y externo en el que se desarrolla la Auditoría. El principal
objetivo de aplicar este análisis es poder reconocer las principales fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas que enfrenta el departamento, y tomarlas como insumo al momento de
formular los objetivos y estrategias.
Para realizar este análisis se utilizó la técnica de FODA, complementado con un análisis de la
situación actual a la luz de las principales normativas que rigen el ejercicio de la Auditoría Interna.
El resultado se muestra a continuación:
3.1 ANALISIS FODA
Nivel Interno
FORTALEZAS DEBILIDADES
• Actitud positiva al cambio. • Recurso humano insuficiente en cantidad.
• Actitud positiva al trabajo en equipo. • Necesidad de capacitación y actualización
• Apego a la normativa nacional al brindar los profesional en diferentes materias.
servicios de auditoría y servicios • Normativa compleja que requiere de
preventivos. análisis.
• Calidad del trabajo realizado por la • Necesidad de documentar algunos
auditoría. procedimientos.
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FORTALEZAS DEBILIDADES
• Conocimiento y nivel académico del • Personal con poca experiencia en auditoría
Auditor (a). de T.I.
• Disposición a capacitación y actualización • Cambios en métodos y procedimientos de
profesional. trabajo con la incorporación de tecnología
• Documentación de algunos procesos. y nueva normativa.
• Existencia de políticas, procedimientos e • Falta de recursos para promover la
informes. utilización de herramientas tecnológicas y
• Experiencia profesional software de auditoría por parte de la
• Gestión permanente del conocimiento. unidad.
• Independencia Funcional y de criterio • Falta de recursos para crecimiento del
otorgada por ley. personal a través de una capacitación
• Iniciativas para mejorar la planificación orientada y planificada.
estratégica y operativa del departamento • Baja producción de estudios por poco
con un enfoque de riesgos. personal.
• Marco legal que fortalece el desempeño de • Falta de personal técnico y profesional.
la gestión. • Inexistencia de Plan de mejoramiento de la
• Normativa vigente. calidad.
• Profesionalismo, experiencia y calidad • Falta de comunicación verbal afectiva de la
humana del personal. auditoría con algunas dependencias de la
• Independencia funcional y de criterio Institución.
otorgada por Ley. • Capacitación restringida
• Se cuenta con un Reglamento de • No hay asesoría jurídica para la
organización y funcionamiento de la administración ni para la Auditoría Interna.
Auditoría. • Debilidades en el sistema de información
• Disponibilidad de comunicación y apoyo institucional dificulta el acceso a la
por parte de la Contraloría General de la información que en muchas ocasiones se
República encuentra desactualizada o no es confiable
• Autoevaluación anual de la calidad lo que y consecuentemente perjudica la labor de
permite la mejora continua. la auditoría.
• Plan anual de trabajo de la Auditoría • Baja producción de estudios por falta de
Interna personal
Nivel Externo
OPORTUNIDADES AMENAZAS
• Alianza estratégica con las Auditorías • Acelerado desarrollo tecnológico sin los
Internas del sector municipal. adecuados controles, que podría generar
• Aplicación de lineamientos y normativas mayor exposición a nuevas formas de
específicas. corrupción y fraude.
• Búsqueda de recursos para la auditoría en • Actitudes negativas de algunos
amparo de la Ley General de Control funcionarios (as) institucionales que no
Interno. presentan la mayor disposición a colaborar
• Condiciones laborales – Institución estable con las labores de auditoría.
y sólida • Avances tecnológicos institucionales
• Cursos impartidos por la Contraloría requieren mayor capacidad técnica del
General de la República. personal de la Auditoría
• Elevar el nivel de desarrollo tecnológico en • Condiciones salariales en desventaja para
la auditoría el personal de la auditoría interna con
• Eventos de capacitación de actualización respecto a su propósito, autoridad y
permanente responsabilidad en la institución.
• Distorsiones que se dan del concepto de
fiscalización y del papel de las auditorías
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OPORTUNIDADES AMENAZAS
• Marco legal actual que obliga a la Eventos de capacitación que no cumplen
•
Administración activa a vincularse a las las expectativas trazadas
actividades y procesos de fiscalización • Incertidumbre de los efectos del plan fiscal
• Marco legal en materia de Control Interno • La falta de colaboración de funcionarios
y rendición de cuentas, que define la • Limitaciones presupuestarias
competencia y responsabilidades de la • Los sistemas de control interno no están
Administración Activa y de las auditorías completos ni integrados, y proceso lento en
internas la implementación SEVRI
• Mejorar la imagen del área ante las otras • Partiendo de su función asesora, el riesgo
áreas de la Institución. de involucrarse en posiciones de
• Permanente fiscalización de la Contraloría. coadministración
• Reforzar el departamento de Auditoría • Posible afinidad política entre el Concejo
Interna con la contratación de servicios Municipal y la Intendencia.
profesionales para la realización de algunos • Proceso lento en la implantación de
trabajos que requieran apoyo especialista. recomendaciones y disposiciones afecta el
• Coordinaciones estratégicas entre entes fortalecimiento del control interno, y el
investigativos o fiscalizadores para la valor agregado de la Auditoría y los órganos
intervención en casos de atención especial de fiscalización.
que incluyan análisis de áreas técnicas o • Resistencia a reglamentar temas de interés
profesionales especializadas. (CFIA, CGR, municipal
PGR, otras Auditorías Internas del Sector • Sostenibilidad de un sistema de
Publico). planificación institucional participativo e
• Alianzas estratégicas con auditores del integrado como base para una adecuada
Sector Municipal en la búsqueda de administración
mejores prácticas e intercambio de • Desconocimiento de los sujetos
información para el mejoramiento interesados
conjunto del trabajo. • Población desinteresada en asuntos de la
• Proceso de implantación de las Normas gestión municipal.
Internacionales de Contabilidad para el • Ingreso de gran cantidad de denuncias, las
Sector Público (NICSP), facilitaría la función cuales en algunos casos no corresponden al
de Auditoría, Concejo, Intendencia, ámbito de acción de la Auditoría Interna y
titulares subordinados e instancias más bien distraen las labores planificadas
auditadas. por esta y consumen cantidad de tiempo
• Normas para el Ejercicio de la Auditoría en su revisión, análisis y lectura de
Interna en el Sector Público. documentos anexados.
• Planificación basada en valoración de • Volumen alto de labores enfocadas al
riesgos cumplimiento de la normativa técnica y
legal lo cual consume gran parte del tiempo
de Auditoria.
• Ausencia de planes de acción para
enfrentar la situación del COVID 19.
3.2 FACTORES DE RIESGO INHERENTES A LA FUNCION DE LA AUDITORIA INTERNA
a) Limitaciones para atender su universo auditable
El recurso humano con que cuenta la UAI, no permite realizar la totalidad de los estudios de carácter
obligatorio dispuestos por la normativa.
No es posible dar la cobertura apropiada y permanente a las actividades institucionales, que presentan una
calificación de riesgo alto.
Como se pudo apreciar en los antecedentes expuestos la dotación de recursos a la Auditoria Interna
en el tres último años tiende a la baja, y para el 2021 apenas alcanza el 1.26% del presupuesto institucional,
esto en contraposición al aumento del presupuesto institucional y a las cargas de trabajo motivadas en
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variaciones del universo auditable por la incorporación de procesos y cambios en la Institución y el entorno
que le agregan mayor complejidad y dedicación a la actividad. Adicionalmente, se han sumado estudios y
asignaciones propuestos por nuevas leyes como es el caso de la Ley General de Transferencias de
Competencias del Poder Ejecutivo a las Municipalidades y su Reglamento 7, y la Ley para apoyar al
contribuyente local y reforzar la gestión financiera de las municipalidades, ante la emergencia nacional por la
pandemia de COVID-19, N° 9848, mismas que generan mayores necesidades de control y verificación de las
operaciones, superando la capacidad de respuesta de la Auditoría Interna.
b) Riesgo en la ejecución de estudios de auditoría
Los procedimientos y procesos de auditoría aplicados en forma selectiva a las actividades auditables,
no permiten asegurar que la totalidad de aspectos que impactan negativamente en el logro de los
objetivos de cada estudio de auditoría del universo auditable, sean identificados para su corrección
en un grado razonable, principalmente, si se toma en consideración la inexistencia en la institución
de un Sistema Específico de Valoración de Riesgos debidamente consolidado.
c) Factores internos y externos que afectan la oportunidad de los informes
Los informes de auditoría deben ser oportunos, evitando el riesgo de extemporaneidad de la
información y de mayor incidencia del riesgo o lesión ocasionada a los intereses institucionales. No
obstante, existen factores internos y externos que afectan la prioridad de los estudios y el tiempo
de desarrollo, entre otros, los siguientes: carencia de recursos, debilidad en el ambiente de control
institucional, un sistema de valoración del riesgo que a la fecha no se encuentra consolidado,
debilidades de los sistemas de información.
d) Aceptación e implementación de las recomendaciones
Para que la Auditoría Interna agregue valor, es necesario que sus recomendaciones sean aceptadas,
e implantadas en forma oportuna y efectiva, en áreas de que el resultado de la fiscalización que se
ejerce, aporte mejoras en el sistema de control, la gestión del riesgo, y los procesos de dirección.
Un producto de excelencia profesional, garantiza la viabilidad de las recomendaciones,
reconociendo el valor agregado intrínseco, que proporciona mejoras sustanciales para el logro de
los objetivos institucionales.
e) Fraude y corrupción
El no tener la posibilidad de cubrir el universo de auditoría en un período razonable, podría
ocasionar que un riesgo alto no sea identificado ni mitigado oportunamente y que eventualmente
ocasione que funcionarios o terceros lleven a cabo acciones que no detecte la Auditoría Interna y
se materialicen hechos irregulares.
CAPITULO IV
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS, ESTRATEGIAS, METAS E INDICADORES
Para el cumplimiento del Plan Estratégico de la Auditoría Interna 2021-2025 se definieron tres ejes
fundamentales sobre los cuales fueron planteados los objetivos, estrategias, metas e indicadores de
gestión. Los ejes seleccionados corresponden al Posicionamiento de la Auditoría interna,
Generación de valor, y Especialización profesional.
Seguidamente se presentan los objetivos, estrategias e indicadores vinculados con cada eje para el
seguimiento y cumplimiento de la gestión que se realiza.
4.1 POSICIONAMIENTO DE LA AUDITORIA INTERNA
Objetivo estratégico: Posicionar a la Auditoría Interna del Concejo Municipal del Distrito de
Cóbano como un órgano asesor y estratégico para el Jerarca.
7
Ley No 8801, publicado en el alcance No 7 del Diario Oficial La Gaceta No 85 del 4 de mayo de 2010 y su Reglamento,
publicado en la Gaceta No 92 del 13 de mayo de 2010.
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ESTRATEGIAS METAS INDICADORES
Preparar una presentación anual al Una exposición anual
Jerarca donde se exponga el alcance de Cantidad de solicitudes de
los servicios de asesoría que puede asesoría recibidas/ cantidad de
realizar la Auditoría Interna y cuáles no, solicitudes que proceden
de conformidad con sus competencias. atender por estar dentro de las
competencias de la Auditoría.
Preparar una presentación anual al Una exposición anual
Jerarca donde se exponga los
resultados del servicio de asesoría que Actividades Planeadas /
realizó la Auditoría Interna en el año. Actividades Ejecutadas.
Revisar regularmente el Reglamento de Mantener el Reglamento de Actividades Planeadas/
Organización y Funcionamiento de la Organización y Actividades Ejecutadas/
Auditoría Interna para mantenerlo Funcionamiento de la
actualizado según la normativa vigente. Auditoría actualizado de
conformidad con la normativa
vigente.
Presentar periódicamente un estudio Procurar la obtención del Actividades Planeadas/
técnico al Concejo Municipal y a la recurso humano, tecnológico Actividades Ejecutadas/
Intendencia sobre la necesidad de y financiero para fortalecer la
contar con más recurso humano y Auditoría Interna.
financiero para fortalecer la Auditoría
Interna.
Ejecutar y documentar un proceso Alcanzar lo propuesto en el Actividades Planeadas/
sistemático para la planificación Plan de Trabajo Anual y en el Actividades Ejecutadas/
estratégica y operativa de la actividad Plan estratégico de la
de auditoría interna. auditoría interna.
Continuar con el proceso de Cumplir con el plan de mejora Actividades Planeadas/
autoevaluación de la calidad de la propuesto en cada Actividades Ejecutadas/
Auditoría Interna y con el plan de autoevaluación anual de la
mejora. Auditoría Interna.
Ejecutar con eficiencia, eficacia y Ejecutar el presupuesto Presupuesto solicitado
economía los recursos presupuestarios conforme a las necesidades de /Presupuesto asignado
asignados a la Auditoría Interna. la Auditoría Interna. Presupuesto ejecutado/
Presupuesto asignado
4.2 GENERADOR DE VALOR
Objetivo estratégico: Brindar servicios de auditoría que generen valor para el fortalecimiento del
Sistema de Control Interno Municipal.
ESTRATEGIAS METAS INDICADORES
Partir de un diagnóstico del estado Año 1: 2021
actual del Sistema de Control Interno
Institucional mediante la valoración de Resultados de la valoración de
riesgos de los procesos del universo riesgos. Prioridad alta
auditable para direccionar la
priorización de los estudios con mayor
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relevancia para cada año del ciclo
estratégico.
4.3 ESPECIALIZACION PROFESIONAL
Objetivo estratégico: Optimizar los recursos disponibles para la Auditoría Interna en procura del
crecimiento profesional de su personal.
ESTRATEGIAS METAS INDICADORES
Asistir al menos a dos eventos de Dos capacitaciones al año en
capacitaciones al año que se temas de TI, riesgos y auditorías
enfoquen en las necesidades del continuas.
Cantidad de capacitaciones
personal profesional de la auditoría,
recibidas / cantidad de
dando prioridad a los temas de
capacitaciones programadas
tecnologías de información, gestión
del riesgo y auditorías continuas.
Analizar opciones de Tecnologías de Contar con un software para Actividades Planeadas/
Información y Comunicación (TIC) Auditoría a más tardar en el Actividades Ejecutadas/
para el desempeño de la Auditoría 2021.
interna procurando facilitar y
fortalecer su trabajo.
4.4 FACTORES CLAVE DE ÉXITO PARA EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN ESTRATEGICO
Los Factores Clave de Éxito (FCE) son componentes que aseguran el éxito de la Unidad de Auditoría
Interna con el fin de lograr un rendimiento profesional y poder alcanzar las metas propuestas en el Plan
Estratégico. Estos factores son clave para el cumplimiento de la misión y lograr alcanzar la visión de la
Auditoria.
Como parte de la elaboración del Plan Estratégico 2021-2025, se definieron los siguientes aspectos
como factores claves que permitirán el cumplimiento exitoso de los objetivos, estrategias y metas del
presente plan.
Respaldo de la Contraloría General de la República acerca de las labores propias del departamento.
Apoyo visible por parte del Jerarca Municipal a las labores realizadas por el departamento de Auditoría
Interna.
Funcionarios (as) municipales comprometidos con el control interno y concientizados con respecto a la
importancia del papel realizado por la Auditoría Interna.
Realizar una adecuada planificación operativa anual de las labores de la Auditoría, tomando como insumo
la evaluación de riesgos y estrategias que conforman el Plan Estratégico.
Personal de la Auditoría Interna comprometido con el cumplimiento al Plan Estratégico del
departamento.
Aumentar el personal en la auditoría interna.
Herramientas tecnológicas y sistemas de información que faciliten el trabajo.
Comunicación efectiva
Capacitación y desarrollo profesional
Apoyo en la gestión por parte de la Administración y el Jerarca
Adecuada planificación municipal.
Cómodo espacio de trabajo.
Manuales de Procedimientos para todas las actividades que desarrolla la Auditoría Interna.
Recursos presupuestarios suficientes para la ejecución de labores de la Auditoría Interna.
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4.5 POSIBLES DESVIACIONES EN EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN ESTRATEGICO
En el proceso de definición de un plan estratégico para la auditoría, es indispensable que el personal
del departamento se prepare para combatir de forma exitosa cualquier desviación que interrumpa u
obstaculice el cumplimiento de este. Para esto se consideraron las siguientes causas de desviaciones junto
con las respectivas acciones a considerar para su solución.
POSIBLES CAUSAS DE DESVIACIONES ENTRE LO
ACCIONES POR CONSIDERAR
PLANEADO Y LO EJECUTADO
Desconocimiento de la labor de auditoria por parte Sensibilizar al Órgano Colegiado en cuanto al aporte
del Jerarca, poca credibilidad demostrada hacia el que brindan las auditorías internas, que se le vea
ente de fiscalización, los intereses políticos, se como un socio estratégico del negocio, la labor
apartan del cumplimiento al principio de legalidad. otorgada por el Legislador a las A.I. contribuye a que
la municipalidad logre razonablemente alcanzar los
objetivos institucionales, tratar de no personalizar la
labor del sujeto sino más bien ser conscientes de
que nuestra labor en general es el interés público.
Poco interés en la labor fiscalizadora, asumiendo el Aparte de sensibilizar a dicho órgano en lo referido,
Órgano Colegiado un rol antagónico hacia el hay que dejar muy claro que la labor principal de la
fiscalizador, dejando a un lado el producto que este A.I. es la fiscalización del control interno haciéndole
genera. ver que está compuesto por dos componentes
orgánicos Administración activa y la A.I., donde uno
realiza y ejecuta y el otro su función es la
fiscalización de los procesos institucionales, por lo
cual el legislador les otorgó características muy
diferentes a estos puestos.
La Auditoría Interna no cuenta con la capacidad La falta de inyección de presupuesto al ente de
instalada para poder realizar esto, conforme lo dicta fiscalización imposibilita cumplir con esta labor, por
el ordenamiento jurídico vigente. lo que la Administración le debe dar la importancia
requerida a este requerimiento; con el fin de que
pueda ir estructurando su unidad en cuanto a
recursos humanos, tecnológicos entre otros, de
manera que el órgano colegiado debe de ser
consciente de que los procesos se ejecutan con
recursos.
Contar con presupuesto asignado Por medio de un estudio técnico de fácil
comprensión demostrar esta y todas las
necesidades que requiere dicha unidad.
4.6 LOS QUE SE PRETENDE CON LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y ESTRATEGIAS PERIODO
2021-2025
Proporcionar oportunidad e idoneidad en la actividad de fiscalización, brindando valor agregado a
los procesos del ambiente de control, valoración del riesgo, actividades de control y sistemas de
información a cargo del jerarca y los titulares subordinados.
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CAPITULO V
VALORACION DE RIESGO Y UNIVERSO AUDITABLE
El propósito de este capítulo es establecer el marco normativo y técnico para la evaluación de los
riesgos del Universo Auditable, con el propósito de diseñar el mapa de procedimientos de las
unidades auditables mediante la definición propia de los elementos de riesgo por parte de la
Auditoría Interna.
5.1. ALCANCE
Este documento aplica para la Auditoría Interna del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano
5.2. MARCO NORMATIVO
En cumplimiento de lo dispuesto por la Norma sobre el Desempeño 2.2 de las Normas para el
ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, se realizó un proceso de evaluación de riesgos
de la institución, con base en un enfoque por procesos y subprocesos de las diversas áreas,
siguiendo la metodología de trabajo que a continuación se detalla:
5.3. DEFINICION DEL UNIVERSO AUDITABLE
Se entiende por “Universo Auditable”, la totalidad de procesos y subprocesos que se encuentran
en el ámbito de fiscalización de la Auditoria Interna. La “Unidad Auditable”, es cada uno de las
posibles áreas o actividades a auditar. El Universo Auditable se obtiene a través de una recopilación
de información de carácter relevante al respecto de cada área, proceso, programa, proyecto,
actividad, o cualquier otra subdivisión municipal, así como asociaciones, fundaciones, ONG, Juntas
de Educación u otras organizaciones a las que el Concejo Municipal de Distrito Cóbano transfiera
recursos.
Para la obtención del Universo Auditable se realiza un mapa que esquematiza los procesos
institucionales.
5.4. IDENTIFICACION DE PROCESOS Y UNIDADES AUDITABLES
Una vez realizado el mapeo de todo el universo auditable, se definen los procesos, las unidades
auditables que conformaran el universo auditable. Esto se hace mediante el análisis de la estructura
municipal y el ámbito de acción interno y externo.
Procesos estratégicos: Los procesos estratégicos son los establecidos por el jerarca y definen cómo
se llevará a cabo la gestión municipal. Dirigen la parte política, estratégica y administrativa del
Concejo Municipal. Emiten y oficializan el marco regulatorio y de actuación en el ámbito municipal
(Concejo Municipal, Intendencia y Planificación)
Procesos de apoyo: Estos procesos dan soporte a los procesos
Misionales, estratégicos y de evaluación y control. Por ejemplo: Recursos Humanos, Asesoría jurídica, Gestión
Tributaria, etc.
Procesos misionales: Estos procesos dan el valor al cliente, son la razón de ser del Concejo Municipal de
Distrito Cóbano. (Zona Marítimo Terrestre, Control Urbano, Servicios Públicos, etc.)
Procesos de evaluación y control: Estos procesos procuran el fortalecimiento del control interno y la rendición
de cuentas. (Auditoria Interna, evaluación el SEVRI, Contraloría de Servicios, etc.)
5.5. PRIORIZACION DEL UNIVERSO AUDITABLE POR AÑOS Y POR NIVEL DE RIESGOS
Esta fase comprende ejecutar el análisis de riesgos a nivel de cada unidad auditable del Concejo
Municipal de Distrito Cóbano, con el fin de determinar el nivel de riesgo presente por la naturaleza de sus
actividades y el impacto que puedan tener sobre los objetivos estratégicos de la Institución, esta priorización
comprende una primera fase de análisis cualitativo que lleva implícito la revisión y conocimiento de la
estrategia institucional en cuanto a la operación y gestión de riesgos, lo cual implica la revisión y análisis de
documentos tales como:
Verificación del Plan Estratégico de la Auditoría Interna Municipal 2016-2020,
El Plan Cantonal de Desarrollo Humano Local 2021-2031
El Plan de Desarrollo Municipal 2020-2024
El Plan Anual Operativo 2021
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Plan de Gobierno 2020-2024
Manuales y documentos emitidos por la Contraloría General de la República, atinentes a la
gestión del riesgo y sistema específico de valoración de riesgo;
Procesos documentados de todas las actividades que realiza la institución cuando estos existan.
Las políticas municipales de administración del riesgo que existan.
Controles existentes (escritos y no escritos; diagnósticos de las áreas o unidades formalmente
establecidas y presupuestos.
Cambios en el marco regulatorio institucional, como por ejemplo la Ley N° 9848 para la atención
de la emergencia nacional por la pandemia de COVID-19
Los factores de riesgo a considerar son:
DEFINICIONES DE FACTORES DE RIESGO
TIPO DE
DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN
RIESGO
Es el riesgo de pérdida resultante de una falta de adecuación o
Operativo de un fallo de los procesos, el personal o los sistemas internos.
Consiste en que las metas y los objetivos del proceso no estén
Estrategico alineados con los objetivos estratégicos.
Acciones de índole político generadas a lo externo o lo interno de
Políticos la institución que influyan negativamente en el correcto desarrollo
de las operaciones y en la toma de decisiones.
Riesgo de Grado de exposición al riesgo de fraude y corrupción por parte
fraude y de los encargados del proceso.
corrupción
Eventos originados por actos que limiten, comprometan o afecten
Financieros los recursos financieros institucionales (activos, pasivos y
patrimonio).
Confianza Se refiere al nivel de confianza que se tiene en el sistema de
SCI control interno relacionado con la unidad auditable.
Eventos que generan la pérdida potencial debido a deficiencias
Tecnológicos significativas en la confidencialidad, integridad y disponibilidad
de los componentes que soportan las operaciones.
Pérdidas en eventos originados por la desactualización, omisión
Legal
o desacato de la normativa interna o externa.
Antigüedad Tiempo transcurrido desde la última auditoria.
estudio AI
Posibilidad de materializazión de riesgos que alteren las
Continuidad circunstancias normales del proceso, tales como la emergencia
del servicio sanitaria.
5.6. CRITERIO EXPERTO
Este factor involucra el conocimiento que tiene el Auditor (a) sobre el sistema de control interno municipal.
Para su medición, se aplica el concepto de importancia relativa 8, donde se consideran factores de riesgo
seleccionados bajo los siguientes criterios:
8
Importancia dada por el Auditor(a) Interno(a), basada en el conocimiento y criterio experto de este(a) sobre el sistema
de control interno y sobre las condiciones que pueden estar afectando el procedimiento o unidad a auditar para determinar
así los niveles de riesgo que le podrían aplicar.
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FACTORES DE RIESGO
SEGÚN AUDITORIA
ITEM FACTOR %
1 Operativo 15
2 Estratégico 10
3 Político 5
4 Riesgo de fraude y corrupción 10
5 Financiero 10
6 Confianza SCI 10
7 Tecnológico 10
8 Legal 10
9 Antigüedad estudio AI 10
10 Continuidad del servicio 10
TOTAL 100
5.7. MARCO METODOLOGICO MATRIZ DE VALORACION DE RIESGOS
• Identificar el Universo auditable
• Definir factores de riesgo y darles valor de (1 a 5)
• Asignar el impacto y probabilidad de (1 a 5) a cada factor de riesgo por unidad auditable
• Calificar cada unidad auditable (impacto por probabilidad)
• Obtener puntaje total
• Obtener calificación final
• Agrupar unidades según nivel de riesgo
• Seleccionar procedimiento o unidad a auditar
TABLAS DE VALOR DE NIVEL
100%
NIVEL FACTOR DESDE HASTA
BAJO 1 0% A 33,33%
MEDIO 3 33,34% A 66,66%
ALTO 5 66,67% A 100%
% IMPACTO
60
BAJO 1 0,0 A 20,0
MEDIO 3 20,0 A 40,0
ALTO 5 40,0 A 60,0
% PROBABILIDAD
40
BAJO 1 0,0 A 13,33
MEDIO 3 13,34 A 26,66
ALTO 5 26,67 A 40,00
5.8 EVALUACION DE RIESGOS DEL UNIVERSO AUDITABLE
Los criterios de riesgo que fueron seleccionados para realizar la evaluación se detallan seguidamente.
CRITERIO ALTO (5) MEDIO (3) BAJO (1)
Operativo Es el riesgo de pérdida El proceso puede El proceso no cumple
resultante de una falta de presentar fallos del satisfactoriamente con el
adecuación o de un fallo personal o de los sistemas personal o los sistemas
de los procesos, el internos que representen internos para evitar
personal o los sistemas pérdidas importantes. pérdidas importantes
internos.
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Estratégico Consiste en que las metas El proceso tiene un alto El proceso tiene un
y los objetivos del impacto en el logro de impacto moderado en el
proceso no estén objetivos, estrategias y logro de objetivos,
alineados con los metas institucionales. estrategias y metas
objetivos estratégicos. institucionales.
Políticos Acciones de índole El proceso tiene alta El proceso tiene
político generadas a lo posibilidad de presentar posibilidad media de
externo o lo interno de la influencia política. presentar influencia
institución que influyan política.
negativamente en el
correcto desarrollo de las
operaciones y en la toma
de decisiones.
Riesgo de fraude Grado de exposición al La Auditoría Interna ha La Auditoría Interna ha
y corrupción riesgo de fraude y conocido de actos que conocido de algunos
corrupción por parte de tienen un impacto actos o hechos
los encargados del relevante en el patrimonio irregulares de impacto
proceso. y/o imagen institucional. poco relevante en el uso
de recursos
institucionales.
Financieros Eventos originados por El proceso tiene un alto El proceso tiene un
actos que limiten, impacto económico en el impacto económico
comprometan o afecten logro de objetivos, moderado en el logro de
los recursos financieros estrategias y metas objetivos, estrategias y
institucionales (activos, institucionales. metas institucionales.
pasivos y patrimonio).
Confianza SCI Se refiere al nivel de Denota un entorno de Denota un entorno de
confianza que se tiene en control deficiente. Sus control moderado. Las
el sistema de control procesos son en su deficiencias encontradas
interno relacionado con mayoría débiles y se han no son excesivas en
la unidad auditable. encontrado deficiencias número, pero tienen un
generalizadas que impacto negativo
representan riesgos considerable en cuanto a
anormales y excesivos. la fortaleza y eficacia de
los procesos de control.
Tecnológicos Eventos que generan la El logro de los objetivos El logro de los objetivos
pérdida potencial debido está completamente está parcialmente sujeto
a deficiencias sujeto a la utilización de TI, a la utilización de TI, la
significativas en la la ausencia de esta ausencia de esta
confidencialidad, impediría continuar con la dificultaría, pero no
integridad y actividad, por lo que existe impediría la continuación
disponibilidad de los una alta dependencia. de la actividad o proceso,
componentes que por lo que la dependencia
soportan las operaciones. es moderada.
Legal Pérdidas en eventos Los lineamientos y Algunos lineamientos y
originados por la procedimientos no están procedimientos no se
desactualización, omisión autorizados, actualizados encuentran totalmente
o desacato de la ni difundidos a todo su formalizados,
normativa interna o personal. actualizados y difundidos
externa. a todo el personal.
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Antigüedad Tiempo transcurrido No se ha realizado La última auditoría tiene
estudio AI desde la última auditoria. auditoría alguna o la de 3 a 4 años de
última tiene más de 4 años antigüedad.
de antigüedad.
Continuidad del Posibilidad de Sus procesos son en su Algunos de sus procesos
servicio materialización de mayoría débiles y la deben fortalecerse y la
riesgos que alteren las materialización de riesgos materialización de riesgos
circunstancias normales puede llevar a la puede llevar a la
del proceso, tales como la suspensión indefinida del suspensión temporal del
emergencia sanitaria. servicio. servicio.
Operativo Es el riesgo de pérdida El proceso puede El proceso no cumple
resultante de una falta de presentar fallos del satisfactoriamente con el
adecuación o de un fallo personal o de los sistemas personal o los sistemas
de los procesos, el internos que representen internos para evitar
personal o los sistemas pérdidas importantes. pérdidas importantes
internos.
Definidos los factores de riesgo se les asigna un valor utilizando valores de 1 a 5 para impacto e
igualmente de 1 a 5 para probabilidad, los cuales se multiplican por el valor de cada factor de riesgo mediante
una fórmula ya establecida en el “Modelo para obtener el universo auditable basado en riesgos” que considera
además el peso de cada factor. El total de la suma de ellos da como resultado la relación porcentual con la
finalidad de obtener el valor final ponderado que se utilizará como base para priorizar los procesos que serán
considerados como actividades de fiscalización para cada Plan de Trabajo Anual de la Auditoria y así avanzar
en la cobertura del Universo Auditable.
Mediante la aplicación del “Modelo para obtener el universo auditable basado en riesgos” se obtuvo
el mapeo de los riesgos a cada unidad auditable, a continuación, se presentan el resumen de los resultados
de la valoración de riesgo por unidad auditable.
Los elementos del universo auditable fueron ubicados según su nivel de prioridad considerando la
siguiente escala:
ESCALA
ALTO MEDIO BAJO
Realizar una selección
Deben ser auditados de ser Deben ser auditados de ser
aleatoria para auditar durante
posible en los cinco años del posible en el último año del
el ciclo del plan estratégico, si
ciclo. ciclo.
quedara tiempo disponible.
5.9 MATRIZ DE FISCALIZACION PARA LOS PROXIMOS 5 AÑOS
Considerando que esta auditoría interna es unipersonal y los recursos económicos que se le asignan
son limitados, lo que a su vez limita el accionar de la auditoría en diversos asuntos, aparte de la ejecución y
atención de los servicios preventivos que presta (asesorías y advertencias), el abordaje de los temas de
fiscalización para los próximos 5 años, se hará de la siguiente manera, teniendo claro que cualquier
modificación al plan de trabajo anual del periodo que se trate, se hará atendiendo criterios de priorización y
valoración de riesgos y se comunicara a la Contraloría General mediante el Sistema de planes de trabajo para
las auditorías internas (PAI), diseñado para tales
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ACTA EXT. 18-21
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propósitos indicando la justificación respectiva.
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ACTA EXT. 18-21
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51 1.3.3 Implementación y seguimiento del
ADMINISTRACION DEL RIESGO 63,0 AO 30 0 0 30
SEVRI 0
52 3.2.1.2 Evaluación de los procesos por
RECURSOS DE AMPARO 62,8 AO 30 0 0 30
recursos de amparo 0
53 3.2.1.1
PROCESOS JUDICIALES 62,4 Evaluación de los Procesos Judiciales AO 30 0 0 30
0
54 3.3.2.1A CONTROL Y EJECUCION Control y ejecución presupuestario de
62,2 AF 30 0 0 30
PRESUPUESTARIA EGRESOS los egresos 0
55 4.2 Evaluación del proceso de rendición de
RENDICION DE CUENTAS 62,2 AO 30 0 0 30
cuentas 0
56 3.4.2.9 ARCHIVO INSTITUCIONAL 62,2 Gestión del Archivo Institucional AO 30 0 0 30 0
57 3.1.7 Eficiencia en la resolución de
RELACIONES LABORAL 62,2 AO 30 0 0 30
Relaciones Laborales 0
59 3.1.1 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL Gestión del Reclutamiento y Selección
62,0 AO 30 0 0 30
PERSONAL de Personal 0
60 3.1.2 VALORACION Y RECLASIFCACION DE Gestión de la Valoración y
61,6 AO 30 0 0 30
PUESTOS Reclasificación de Puestos 0
61 3.2.2.1 Evaluación de los Procesos
PROCESOS ADMINISTRATIVOS 61,2 AO 30 0 0 30 0
Administrativos
62 3.1.4.2 Cumplimiento de la normativa aplicable
DEDICACION EXCLUSIVA 60,8 en el reconocimiento de la Dedicación AO 30 0 0 30
Exclusiva 0
64 3.1.4.1 Cumplimiento de la normativa aplicable
PROHIBICION 60,8 AO 30 0 0 30
en el reconocimiento de la Prohibición 0
65 1.1.1 Seguimiento a actas y acuerdos del
SECRETARIA MUNICIPAL 60,8 AO 25 0 0 25
Concejo Municipal 0
66 3.1.5.4
SALARIO ESCOLAR 60,4 Aplicación y pago del Salario Escolar AF 30 0 0 30
0
67 3.1.3.3
TIEMPO EXTRAORDINARIO 60,2 Control del Tiempo Extraordinario AO 30 0 0 30
0
68 3.5.4.2 Evaluación de la gestión de decomisos
DECOMISOS 59,4 AO 30 0 0 30
por ventas ambulantes 0
69 2.2.1.2 Ingresos por multas Permisos de
MULTAS 59,2 AF 30 0 0 30
Construcción 0
70 1.3.1.3
PLAN DE GESTIÓN VIAL 59,0 Cumplimiento del Plan de Gestión Víal AO 30 0 0 30
0
71 3.1.5.1 PAGO DE NÓMINA 58,8 Pago de Nómina AF 30 0 0 30
0
72 3.1.5.2
DEDUCCIONES DE LEY Y Control y aplicación de las deducciones
58,8 AF 30 0 0 30
VOLUNTARIAS de ley y voluntarias
0
73 3.1.3.1
CONTROL DE ASISTENCIA 58,8 Control de la Asistencia del Personal AO 30 0 0 30
0
74 3.1.3.6
DECLARACIONES JURADAS 58,4 Control de las Declaraciones Juradas AO 30 0 0 30
0
75 2.9
GESTION DEL PROCESO DE AVALUOS 66,6 Evaluación del proceso de Avalúos AO 30 0 0 30
0
76 2.1.2 DEPÓSITO Y TRATAMIENTO DE Gestión de Recolección de Desechos
58,2 AF 30 0 0 30
RESIDUOS SÓLIDOS Sólidos 0
77 3.1.4.3 Cumplimiento de la normativa aplicable
DISPONIBILIDAD 58,0 en el reconocimiento de la AO 30 0 0 30
Disponibilidad 0
78 3.1.3.8 ARCHIVO DE EXPEDIENTES DE LOS Archivo y control de los expedientes de
58,0 AO 30 0 0 30
FUNCIONARIOS los funcionarios 0
79 1.3.1.2 Actualización y aplicación del Plan
PLAN REGULADOR URBANO 57,8 AO 30 0 0 30
Regulador Urbano 0
82 1.1.2 Seguimiento a actas y acuerdos de
COMISIONES 57,8 AO 20 0 0 20
Comisiones 0
83 2.5.2.1 MANTENIMIENTO DE LA Inversión en Obras de Infraestructura
57,8 AF 30 0 0 30
INFRAESTRUTURA COMUN Comunal (No vial) 0
84 2.6.1.2
GESTIÓN OPERATIVA CDDRC 57,6 Gestión Operativa CDDRC AO 30 0 0 30
0
85 3.4.2.6 Evaluación del servicio de
MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE
57,2 Mantenimiento y Reparación de Equipo AF 30 0 0 30
EQUIPO DE TRANSPORTE
de Transporte 0
86 3.4.2.4 MENSAJERIA 57,0 Gestión de la Mensajería AO 30 0 0 30 0
87 3.1.3.4 INCAPACIDADES 56,4 Control de las Incapacidades AO 30 0 0 30 0
88 2.5.2.2 OBRAS DE INFRESTRUCTORA Inversión en Obras de Infraestructura
56,4 AF 30 0 0 30
COMUNAL (NO VIAL Comunal (No vial) 0
89 1.3.2.3 ESTRUCTURA OGANIZACIONAL 56,4 Analisis de la Estructura Organizacional AO 30 0 0 30 0
90 1.3.1.1
Valorar la eficiencia en el cumplimiento
PLAN DE DESARROLLO DISTRITAL 56,2 AO 30 0 0 30
del plan de desarrollo distrital
0
91 3.1.5.5
PAGO DE PRESTACIONES 55,8 Aplicación y pago de Prestaciones AF 30 0 0 30
0
93 2.5.1.1 OBRAS DE INFRAESTRUCTORA Inversión en Obras de Infraestructura
55,8 AF 30 0 0 30
INSTITUCIONAL Institucional 0
94 3.1.5.3
AJUSTES SALARIALES 55,6 Aplicación de los ajustes salariales AF 30 0 0 30
0
95 2.1.
ASEO DE VIAS 55,6 Gestión de Aseo de Vías AO 30 0 0 30
0
96 1.3.2.1 PLAN ESTRATEGICO 55,2 Cumplimiento del Plan Estrategico AO 30 0 0 30
0
98 2.6.2
GESTIÓN OPERATIVA DE LAS Gestión Operativa de las instalaciones
55,0 AO 30 0 0 30
INSTALACIONES DEPORTIVAS deportivas
0
99 3.1.3.5 LICENCIAS Y PERMISOS A
55,0 Control de Licencias y permisos AO 30 0 0 30
FUNCIONARIOS 0
100 2.8 GESTION DE LA ZONA MARITIMO
72,6 Gestión de la Zona Marítimo Terrestre AO 30 0 0 30
TERRESTRE X 30
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ACTA EXT. 18-21
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101 3.4.2.7 Evaluación del servicio de
MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS 54,4 AO 30 0 0 30
Mantenimiento de Edificios Municipales 0
102 2.6.1.1 Análisis de la Gestión Financiera
GESTIÓN FINANCIERA CDDRC 54,2 AF 30 0 0 30
CDDRC 0
103 2.2.2
PLANIFICACION TERRITORIAL 54,0 Gestión de la Planificación Territorial AO 30 0 0 30
0
104 2.2.3
GESTION AMBIENTAL 53,4 Gestión Ambiental AO 30 0 0 30
0
105 3.1.8 Cumplimiento de la normativa aplicable
EVALUACION DEL DESEMPEÑO 53,2 AO 30 0 0 30
en la Evaluación del Desempeño 0
106 3.1.9.1 Cumplimiento de la normativa aplicable
SEGURIDAD E HIGIENE LABORAL 53,0 en cuanto a la seguridad e higiene AO 30 0 0 30
laboral 0
107 2.1.4
PARQUES Y OBRAS DE ORNATO 52,4 Gestión de Parques y Obras de Ornato AO 30 0 0 30
0
108 3.1.3.7
INFORMES FINALES DE GESTION 52,0 Control Informes Finales de Gestión AO 30 0 0 30
0
109 2.10 GESTION DE PLANES REGULADORES Gestión de Planes Reguladores
66,6 AO 30 0 0 30
DE ZMT Costeros 0
110 1.1.3
COMITÉ DISTRITAL DE LA PERSONA Gestión del Comité Distrital de la
50,8 AO 30 0 0 30
JOVEN Persona Joven
0
112 3.1.6.2
Evaluación de la asignación de
CAPACITACION 49,8 AO 30 0 0 30
capacitación a funcionarios
0
113 3.4.2.1 TRANSPORTES 49,8 Gestión de Transportes AO 30 0 0 30 0
114 3.4.2.2 Gestión de la Limpieza y Aseo
LIMPIEZA Y ASEO 49,8 AO 30 0 0 30
Institucional 0
115 2.4.1.1
OFICINA DE LA MUJER 49,4 Gestión de la Oficina de la Mujer AO 30 0 0 30
0
116 2.1.3 CEMENTERIOS 49,0 Gestión de Cementerios AO 30 0 0 30 0
117 2.8 GESTION DE LA ZONA MARITIMO
72,6 Gestión de la Zona Marítimo Terrestre AO 30 0 0 30
TERRESTRE 0
118 2.9
GESTION DEL PROCESO DE AVALUOS 66,6 Evaluación del proceso de Avalúos AO 30 0 0 30
0
0
3265 10 0 3275 510
5.10 CICLO ANUAL DE LA AUDITORIA
La Auditoría Interna del Concejo Municipal del Distrito de Cóbano es unipersonal y suponiendo que
esta condición se mantenga se hizo una estimación de los días laborales disponibles para el periodo 2021-
2025, con el propósito de establecer la cantidad de días hábiles, de los que se dispone para atender el plan
estratégico.
CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE Cóbano
AUDITORIA INTERNA
ANALISIS DEL UNIVERSO AUDITABLE
CUADRO Nº 1
DIAS UNIVERSO AUDITABLE
DIAS UNIVERSO DIAS UNIVERSO PE.
TIPO DE TRABAJO CODIGO SUBTOTAL DIAS SUBTOTAL DIAS CICLO DE AUDITORIA= DUA/DEF
AUDITORIA OPERATIVA AO 90 90
AUDITORIA FINANCIERA AF 90 90 DUA= DIAS UNIVERSO AUDITABLE PLAN ESTRATEGICO (CUADRO Nº 1)
AUDITORIA CARÁCTER ESPECIAL ACE 300 300 DEF= DIAS EFECTIVOS PARA FISCALIZACION AL AÑO(CUADRO Nº 2)
CICLO DE AUDITORIA= 1320 = 5 AÑOS
OTROS ESTUDIOS 245
RELACIONES DE HECHOS 15 75
DENUNCIAS 17 85
AUTORIZACION DE LIBROS 15 75
ASESORIAS Y CRITERIOS 7 35
ADVERTENCIAS 15 75
SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES 20 100
89 445
ADMINISTRATIVOS
ADMINISTRACIÓN AUDITORIA AA 88 395
TOTAL DIAS DEL UNIVERSO AUDITABLE 657 1320
CICLO AUDITABLE 3 5
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ACTA EXT. 18-21
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Es importante aclarar que mientras prevalezcan las condiciones actuales y esta auditoría continúe
siendo unipersonal y no se suministren recursos al menos para recibir asesoría y apoyo externo, el ciclo de
auditoria para cubrir el universo auditable sería de 16 años como el que se muestra a continuación:
CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE Cóbano
AUDITORIA INTERNA
ANALISIS DEL UNIVERSO AUDITABLE
CUADRO Nº 1
DIAS UNIVERSO AUDITABLE
DIAS UNIVERSO DIAS UNIVERSO PE.
TIPO DE TRABAJO CODIGO SUBTOTAL DIAS SUBTOTAL DIAS CICLO DE AUDITORIA= DUA/DEF
AUDITORIA OPERATIVA AO 2355 2355
AUDITORIA FINANCIERA AF 670 670 DUA= DIAS UNIVERSO AUDITABLE PLAN ESTRATEGICO (CUADRO Nº 1)
AUDITORIA CARÁCTER ESPECIAL ACE 250 250 DEF= DIAS EFECTIVOS PARA FISCALIZACION AL AÑO(CUADRO Nº 2)
CICLO DE AUDITORIA= 3938 = 16 AÑOS
OTROS ESTUDIOS 245
RELACIONES DE HECHOS 15 60
DENUNCIAS 17 68
AUTORIZACION DE LIBROS 15 60
ASESORIAS Y CRITERIOS 7 28
ADVERTENCIAS 15 60
SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES 20 80
89 356
ADMINISTRATIVOS
ADMINISTRACIÓN AUDITORIA AA 88 307
TOTAL DIAS DEL UNIVERSO AUDITABLE 3452 3938 -486
CICLO AUDITABLE 14 16
Tanto la Ley General de Control Interno, como los más recientes lineamientos de la Contraloría
General de la República, señalan la obligación del Jerarca de dotar de los recursos materiales y humanos
suficientes para el logro de los objetivos de la Auditoría Interna y no debilitar así el sistema de control interno.
La falta de recurso humano en la Auditoría Interna conlleva a que la materialización de los riesgos, y
el debilitamiento del sistema de control interno, impacte negativamente en el logro de objetivos y metas
institucionales.
CONSIDERANDO:
-Que se ha conocido el PLAN ANUAL DE AUDITORIA para el año 2022 y el Plan
Estratégico de la Auditoria Interna del Concejo Municipal de Distrito de Cobano 2021-2025.
ACUERDO N°1
Con cuatro votos presentes a favor SE ACUERDA: “1.1. Dispensar del trámite de
comisión”. ACUERDO UNANIME
1.2. Aprobar en todas sus partes el PLAN ANUAL DE AUDITORIA para el año 2022 y el
Plan Estratégico de la Auditoria Interna del Concejo Municipal de Distrito de Cobano 2021-
2025.” ACUERDO UNANIME. Votan a favor los concejales Manuel Ovares (quien asume la
presidencia ante la ausencia del presidente), William Morales, Carlos Mauricio Duarte
(quien asume la curul ante la ausencia del propietario Eduardo Sánchez Segura) y Kemily
Segura Briceño (quien asume la curul ante la ausencia del propietario Minor Centeno Sandi)
ARTICULO IV. INFORME AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL
PROCESO DE MIGRACION DE DATOS DEL SIM AL SIGRAMU Y SUS IMPLICACIONES
EN LA GESTION DE COBRO DEL IMPUESTO DE BIENES INMUEBLES
MARICEL. El año pasado a mediados se pasó del sistema SIM al SIGRAMU, pero este
traslado de información ha traído problemas el programa viejo el SIM era muy débil y tenía
mucha basura y esa basura se pasó al programa nuevo el SIGRAMU
Borrador del INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL
PROCESO DE MIGRACIÓN DE DATOS DEL SIM AL SIGRAMU Y SUS
29
ACTA EXT. 18-21
01/12/2021
IMPLICACIONES EN LA GESTIÓN DE COBRO DEL IMPUESTO DE BIENES
INMUEBLES DEL CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE CÓBANO
RESULTADOS
2.1 Sobre el cumplimiento de la normativa técnica y legal para la determinación del
impuesto de bienes inmuebles
El Reglamento a la Ley del IBI dispone que en todos los casos de modificación administrativa
por valoración individual o valoración general o por construcción o adición, la Administración
Tributaria debe tomar como referencia los valores base en las plataformas de valores de terrenos y
el Manual de Valores Base Unitarios de Construcciones e Instalaciones por Tipología Constructiva,
previamente publicados y siguiendo las directrices emitidas por el Órgano de Normalización Técnica
(ONT).
2.1.1 Posibilidad de actualización de la plataforma de valores para el cobro del
impuesto de bienes inmuebles
El Órgano de Normalización Técnica, creado en el artículo 12 de la Ley de Impuesto sobre
Bienes Inmuebles, (IBI) es un ente técnico especializado y asesor obligado de las municipalidades,
cuyo objetivo es el de garantizar mayor precisión y homogeneidad en la determinación de los
valores de los inmuebles en todo el territorio nacional. Dicha determinación se refiere a los valores
base de referencia, los cuales serán definidos por el Órgano citado, así como optimizar la
administración del impuesto.
En ese caso, los valores base de terreno, el Manual de Valores Base Unitarios de
Construcciones e Instalaciones por Tipología Constructiva, los factores de corrección y las tablas de
depreciación, serán los correspondientes a la última publicación en el diario oficial "La Gaceta" y en
un diario de circulación nacional. Dichas publicaciones estarán a cargo de las municipalidades, de
conformidad con el artículo 12 de la Ley9.
En cuanto al Manual de Valores Base Unitarios por Tipología Constructiva, en este Concejo
Municipal de Distrito se está utilizando el emitido por el ONT en el 2013 y según el correo enviado
por ese Órgano al Administrador Financiero Tributario y al Perito de Bienes Inmuebles el 10 de
setiembre de 2021, ellos incentivan la publicación del Manual de Valores Base Unitarios por
Tipología Constructiva del 2019, publicado en La Gaceta Nº 187 Alcance Nº198, lo cual favorecería
la actualización de los valores de las diferentes tipologías constructivas que se utilizan para
establecer el impuesto de construcciones, que llevaría a lograr una mayor recaudación por ese
tributo y complementariamente la actualización del monto del impuesto de bienes inmuebles para
su respectivo cobro en los plazos de ley, ya que se incorporan tipologías que no existían en el 2013
que podrían ser de mucha utilidad a la hora de efectuar el proceso de declaración y valoración
constructiva.
Por otra parte, algunos ejemplos de valoración realizados por el perito de Zona Marítimo
Terrestre, permitió determinar que la Plataforma de Valores utilizada para establecer el valor total
de un inmueble en lo que corresponde a terrenos más construcciones, se obtiene de “Matrices de
información de Valores de Terrenos por Zonas Homogéneas del Cantón 01 Puntarenas, Provincia
9
Articulo 24 del Reglamento a la Ley de Impuesto de Bienes Inmuebles
30
ACTA EXT. 18-21
01/12/2021
Puntarenas MP-AM-OF-2382-12-2018” publicada por la Municipalidad de Puntarenas en el Alcance
50 del 6 de marzo de 2019 que es la última que ha emitido la ONT. No obstante, en los archivos
disponibles para consulta en el portal digital del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano se anuncia
una plataforma diferente a la publicada por la Municipalidad de Puntarenas, situación que debe
corregirse para evitar confusiones al administrado por cuanto algunos valores varían
substancialmente.
2.1.2 Oportunidad de mejora sobre el proceso de valoración de bienes inmuebles y
recepción y registro de declaraciones de bienes
En la sesión Ordinaria nro. 26-2015, artículo VIII, inciso d, del 14 de julio del 2015, el Concejo
aprobó el perfil del puesto de “Encargado de Topografía y Avalúos”, en la categoría de Profesional
Municipal 1, para ejercer las actividades de valoración requeridas por la Institución.
Entre las responsabilidades relacionadas con el proceso de bienes inmuebles definidas para
este puesto estaban:
• Planear, organizar, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar las diferentes actividades
relacionadas con el Departamento
• Coordinar, organizar y ejecutar las diferentes labores en materia catastral
• Revisar y analizar la información suministrada por el Catastro Nacional.
• Velar por el buen estado de la documentación entre otras actividades de similar
naturaleza; con el fin de coadyuvar en la creación y actualización de una base de datos
actualizada y confiable, a partir de la información que recibe la municipalidad por ventas,
segregaciones, traspasos, planos y solicitudes de permisos de diversa índole como
también, por la información emitida por el Ministerio de Hacienda, lo anterior para
respaldar una adecuada gestión hacendaria y mantener actualizado el mapa de valores.
• Realizar trámites y operaciones de registro y la actualización de datos sobre censos y
fincas.
• Supervisar, ejecutar y actualizar información proveniente de estudios censales y
específicos sobre propietarios de fincas y construcciones.
• Utilizar los planos de predios para documentar la información obtenida sobre
propiedades.
• Supervisar el registro y actualización de la información proveniente de estudios censales y
específicos de campo sobre propiedades, fincas y construcciones.
• Supervisar la conciliación y ajusta la información digital con base en fotos aéreas, GPS y
otros propios de la rama.
• Asesorar y dar apoyo técnico y logístico a las diferentes instancias municipales,
particulares y públicas en materia relacionada con su cargo.
• Analizar la información recabada, así como de la participación en el proyecto de
declaración de bienes inmuebles, todas orientadas a elaborar un mapa de valores por
distrito, de las propiedades del cantón.
• Planear, organizar y ejecutar de las actividades de valoración mediante el diseño,
seguimiento y control del proyecto de declaración de bienes; el ajuste y actualización de
los valores de los bienes inmuebles del cantón, establecido en la plataforma de valores
aprobada para los efectos; la tramitación de las solicitudes de exoneración y/o la no
afectación y la realización de estudios en el Registro como insumo a las conciliaciones
catastrales.
31
ACTA EXT. 18-21
01/12/2021
• Fiscalizar la actualización del registro de propietarios y propiedades del cantón, así como
el mapa de valores y coordina las labores de inspección municipal, a partir de la
información que recibe la municipalidad por ventas, segregaciones, traspasos, planos y
solicitudes de permisos de diversa índole como también, por la información emitida por el
Ministerio de Hacienda, con el fin de contar con la información confiable para la toma de
decisiones en relación con el correcto desarrollo urbano, las acciones de cobro de los
tributos municipales, así como para garantizar un efectivo servicio de inspección.
• Recepcionar y actualizar la información existente en la base de datos de bienes inmuebles,
producto de las declaraciones, avalúos y diversos procesos constructivos, con el fin de
contribuir al proceso de catastro municipal.
• Diseñar, planificar, organizar y ejecutar investigaciones, estudios descriptivos, análisis y
diagnósticos, proyectos y otros trabajos profesionales de su área de conocimiento, con el
fin de lograr la mayor eficiencia y eficacia posible en las actividades sustantivas, de apoyo
técnico y administrativo de la Institución.
• Brindar asesoría en la materia de su especialidad tanto a sus superiores como a
funcionarios de otras instituciones que así lo demanden.
• Ejecutar actividades de carácter técnico y profesional sobre la administración del impuesto
sobre bienes inmuebles, tramitar las diferentes gestiones relacionadas a este impuesto
(valoraciones, exoneraciones, segregaciones y entre otros).
• Actualizar y verificar la información existe en la base de datos de bienes inmuebles.
Productos de procesos constructivos, avalúos y declaraciones juradas
• Actualizar, verificar y analizar las declaraciones juradas. Así como el cumplimiento de la
norma vigente sobre el tema.
• Orientar e informar a los contribuyentes sobre los requisitos y trámites exigidos.
• Realizar el trámite de emisión de constancias y certificaciones cuando se requiera por un
contribuyente
• Realizar las labores administrativas que se derivan de su función.
Como ya se mencionó, el perfil de este puesto fue aprobado en el 2015, cuando solo existía
un puesto disponible, mismo que debía desempeñar su trabajo de valoraciones en Zona Marítimo
Terrestre y Zona Urbana y adicionalmente realizar actividades de catastro y topografía. No obstante,
la realidad institucional ha venido cambiando y actualmente hay tres profesionales que ejercen su
función bajo el mismo perfil, pero cada uno asignado a un área o función diferente.
En lo que respecta al Departamento de Bienes Inmuebles, desde el 5 de febrero de 2019 se
nombró un profesional con el perfil antes indicado, donde a pesar que las funciones asignadas a
este puesto en su mayoría son eminentemente técnicas y profesionales, este funcionario también
debe desempeñar tareas administrativas en el área de plataforma de servicios que le demandan
gran parte de su tiempo. Esta condición va en contra de las actividades de mejora propuestas para
el Departamento de Bienes Inmuebles por parte de la Auditoría Interna en el informe AIM-04-2018
“Informe de auditoría de carácter especial acerca de los procedimientos de control sobre el proceso
y gestión de cobro de los impuestos y tasas en el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano” cómo
sería; la realización de valoraciones masivas y avalúos de las fincas existentes en la zona, con el fin
de actualizar sus valores para corregir cuando procediera el cálculo del impuesto de bienes
inmuebles, una vez dado el debido proceso a los administrados.
Como ejemplo de esas actividades que ejecuta el funcionario y que lo apartan de los
objetivos que perseguía el puesto, se puede citar, el proceso de recepción de las declaraciones
juradas de bienes inmuebles que se realiza actualmente en la plataforma de servicios, donde como
32
ACTA EXT. 18-21
01/12/2021
él mismo indica, debe recibir la declaración del Administrado si la trae llena y en caso contrario,
llenársela allí mismo, sugiriéndole los valores a declarar; hacer los cálculos de acuerdo con los
parámetros establecidos por el ONT para determinar si están razonables y en el evento de que la
desviación del monto declarado sea significativa en contra de los intereses municipales, hacerle ver
la situación al contribuyente, por si está de acuerdo en ajustar los datos, imprimiendo un nuevo
documento con la información actualizada para que lo firme, o si fuera el caso, remitírsela por
correo para que la firme.
El artículo 25 del Reglamento de la Ley de Impuesto sobre Bienes Inmuebles establece que
“La Administración Tributaria, debe poner a disposición de los contribuyentes de su cantón un
formulario de declaración de bienes inmuebles y su instructivo. Mediante resolución debidamente
publicada en el Diario Oficial establecerá el período para la distribución y recepción de las
declaraciones del impuesto sobre bienes inmuebles, lo que no implica la aceptación del monto
declarado por el sujeto pasivo, pudiendo ser corregido según lo establecido en los artículos 15 inciso
c) y 16 de la Ley del Impuesto sobre Bienes Inmuebles.”
El funcionario también manifestó a esta Auditoria Interna, que normalmente cuando la
gente viene a declarar, él tiene que correr para que la información quede incluida en el sistema el
mismo día, lo cual en ocasiones no le da tiempo de revisar bien los valores, debido al volumen de
casos que debe atender diariamente, por lo que en pocas ocasiones puede ir al campo a hacer la
inspección para verificar la precisión de los valores reportados y cuando lo hace, toma fotos y llena
los datos directamente en la plataforma ONT sin utilizar los formularios recomendados para
recolectar la información. Siendo así, para estos casos solo se emite un oficio por parte del perito
donde indica que el valor fue revisado y que según su criterio debe ser aceptado. Al respecto, no se
detectaron casos en donde se haya rechazado el valor declarado.
El procedimiento utilizado para la recepción y registro de las declaraciones evidentemente,
contraviene lo estipulado en la normativa transcrita y sugiere un alto riesgo para la Institución,
porque la expone a demandas administrativas o judiciales, en el evento de que el dueño del
inmueble presente alguna acción alegando que el valor declarado fue inducido o que le están
modificando la base imponible de sus inmuebles, sin contar con su anuencia o sin haberse cumplido
el debido proceso que establece la normativa.
Aunado a lo anterior, se tiene lo señalado por el Perito de la Oficina de Catastro y
Valoraciones en el correo electrónico del 5 de noviembre del presente año, donde cita que, en los
últimos meses, en esa oficina se ha levantado un registro de contribuyentes, en los cuales se ha
identificado en las declaraciones de bienes inmuebles y en inspecciones de campo, que las fincas
poseen construcciones ilegales, excesos de área en los permisos solicitados o que poseen
construcciones con permiso y otras sin permiso.
En los casos donde se han detectado construcciones que no fueron incluidas en su momento
en la base imponible para el cobro del impuesto de Bienes Inmuebles , o por el contrario, que el
Administrado la incluyó en la declaración sin haber pagado en su momento el permiso de
construcción; en el evento de que la Administración Municipal actualice esa información en sus
bases de datos y pretenda regularizar la situación del particular que haya actuado de forma contraria
a derecho para cobrar el impuesto respectivo; existe el riesgo de que el afectado alegue la
prescripción del cobro del impuesto o que argumente que el incluir la construcción en la declaración
de bienes inmuebles y pagar el impuesto respectivo, le otorga algún derecho de regularización de
la construcción.
Complementariamente al problema de aceptar declaraciones de bienes inmuebles con
datos de construcciones ilegales, está el hecho de que los sujetos pasivos que han incurrido en esta
infracción, están pidiendo a la Institución que les otorgue el aval para poder solicitar el servicio de
agua potable al Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, requisito que debieron
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cumplir en su momento conjuntamente con el trámite del permiso de construcción, tal como lo
dispone la Ley de Construcciones, lo cual presenta un dilema para la Institución si otorga o no dicha
aval, ya que en su momento dio por aceptada la declaración de bienes inmuebles y ha venido
cobrando el IBI.
La Municipalidad evidentemente fue omisa en el proceso de fiscalización para estos casos,
y, en consecuencia, se causa una afectación a las finanzas municipales tanto en el cobro del
impuesto de construcción, como en la determinación del valor imponible para cobrar el IBI que
podría eventualmente acarrear responsabilidades para los funcionarios que llevan a cabo estas
tareas, situación que podría ser valorada en posible estudio por parte de la Auditoria Interna.
También se pudo observar que para los casos en que se modificó automáticamente la base
imponible por las causas señaladas en los artículos 14 o 15 de la Ley de Impuesto sobre Bienes
Inmuebles no se documentó adecuadamente en los expedientes, el procedimiento utilizado, el
razonamiento o criterio profesional, los formularios de visitas de campo y avalúo, ni las acciones de
notificación, llevadas a cabo a efecto de cumplir con el debido proceso en los casos que no
obedezcan a las modificaciones automáticas señalados en los incisos del a) al e) del artículo 14 de
la citada Ley o artículo 22 de su Reglamento.
Al respecto, el artículo 28 del citado Reglamento señala que “La Administración Tributaria
verificará los valores de todos los bienes declarados, y en virtud de ello, tendrá la facultad de
aceptarlos u objetarlos, dentro del período fiscal siguiente al de su presentación. El valor declarado
por el contribuyente se constituirá en la base imponible del impuesto, si no es objetado por la
Administración dentro del lapso señalado. De objetarse el valor declarado, la base imponible para
el cálculo del impuesto será el valor registrado anterior, hasta la firmeza de la resolución de la
modificación y la municipalidad lo notificará conforme al procedimiento establecido en los artículos
16 de la Ley y el artículo 32 del presente reglamento.”
Por su parte, la DIRECTRIZ-ONT-005-2015 del Ministerio de Hacienda es clara al indicar que
el declarante no tiene la obligación de conocer los aspectos técnicos de valoración para cumplir con
el deber formal de declarar. Indica que estos aspectos técnicos son responsabilidad absoluta de la
Administración Tributaria y no debe ser trasladada al declarante, por lo que la información
proveniente de las herramientas de valoración elaboradas por el Órgano de Normalización Técnica
no debe ser incluida en la declaración, sino solamente utilizada por el perito municipal a la hora de
realizar el avalúo producto de la fiscalización de la declaración, con posterioridad a la inspección del
inmueble para determinar todos los factores; visita que no puede ser sustituida simplemente
aplicando los datos que emite el Sistema Valora.
Sigue citando la directriz, “que es cierto que el artículo 30 de este Reglamento indica que las
municipalidades deben proporcionarle al contribuyente toda la asesoría e información necesaria
para que el contribuyente cumpla con este deber, obligación que debe ir encaminada a que, cuando
se reciba la misma, se le informe al declarante claramente sabre las consecuencias del acto que está
realizando. Este tipo de orientación puede incluir la ayuda- a solicitud de este- en el llenado del
formulario, en cuyo caso nuestra recomendación es que se consigne esta situación o que se haga
frente a un testigo, para evitar futuros reclamos.
La asesoría municipal también puede concretarse en suministrar, en caso de que el
contribuyente indique que no sabe ni puede calcular el valor de su inmueble, un valor de referencia,
que es únicamente una estimación de valor, mediante la utilización de las herramientas de
valoración suministradas por el ONT, pero siempre deberá hacerse al administrado la advertencia
de que solamente es una referencia de valor, que el contribuyente puede decidir incluir en su
declaración o no.
Es importante insistir en que las herramientas suministradas por el ONT a las
Municipalidades deben ser utilizadas obligatoriamente en los procesos de valoración, entiéndase a
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la hora de hacer avalúos, pero no son herramientas a utilizar a la hora de recepción de declaraciones
excepto para brindar un valor de referencia, y solo en caso de que sea solicitado expresamente por
el contribuyente.
De esta manera, el contribuyente consignara el valor que considere conveniente en su
declaración de bienes inmuebles porque, si la Municipalidad lo induce a consignar un valor que no
surge de la voluntad del administrado, puede más bien provocar un vicio del consentimiento”.
Asimismo, el artículo 14 del Reglamento de la Ley de Impuesto sobre Bienes Inmuebles
señala que toda modificación de valor que afecte la base imponible, será considerada para efecto
del cálculo del impuesto, hasta que esté en firme en vía administrativa una vez concluido el proceso
de notificación que señala el artículo 32 de este Reglamento, y entrará a regir a partir del uno de
enero del año siguiente al que fue notificada. Exceptuando las modificaciones automáticas
señaladas en el artículo 21 de este Reglamento, que rigen a partir del uno de enero del año siguiente
al que se registran en la administración tributaria. Asimismo, que todo sujeto pasivo propietario o
poseedor de un inmueble, al que la Administración Tributaria le haya realizado un avalúo individual
o una valoración general, deberá ser notificado del mismo.
Como causas de lo señalado, se considera que el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano
ha adoptado estas medidas atendiendo la comodidad de su gestión tributaria y no han respondido
a una valoración sustentada por un criterio técnico apegado a la legalidad del proceso y que permita
definir la asignación efectiva de las funciones o actividades a realizar por cada uno de los
funcionarios responsables del proceso de autorización, aprobación, ejecución y registro de la base
imponible de Bienes Inmuebles, procurando garantizar su eficiencia y eficacia.
Es importante señalar, que esta Auditoria Interna en el informe AIM-04-2018 “Informe de
auditoría de carácter especial acerca de los procedimientos de control sobre el proceso y gestión de
cobro de los impuestos y tasas en el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano”, ya había girado una
recomendación a la Intendencia Municipal en las que se detallaron oportunidades de mejora en
varios aspectos relacionados con la gestión tributaria del Área de Bienes Inmuebles:
Diseñar, en el término de 3 meses, con la participación activa de las unidades
administrativas y funcionarios que se consideren pertinentes, un plan de acción que
permita solucionar de manera integral, oportuna, efectiva y permanente, las
deficiencias expuestas en este informe, relacionadas con la calidad de información
del Sistema “SIM”, en el que se incluyan como mínimo, las actividades específicas a
realizar, los recursos necesarios, los funcionarios responsables de su ejecución y
seguimiento, así como el plazo máximo para su cumplimiento, el cual no podrá
sobrepasar el lapso de 8 meses después de propuesto el plan, en el cual se considere
entre otras, como mínimo las siguientes actividades:
i. La elaboración de políticas, directrices y mecanismos de coordinación necesarios,
para asumir con carácter prioritario, el inicio y mantenimiento de un proceso
permanente de depuración y actualización de la información de los contribuyentes,
de tal forma que permita su fácil identificación y ubicación, como es la dirección,
número de teléfono, número de cédula, entre otros datos que se consideren
importantes, para efectos de control, seguimiento y notificaciones, u otras
necesidades del CMDC. Todo a efecto de disponer información automatizada,
confiable, pertinente y oportuna, sobre sus contribuyentes, bases imponibles,
tributos y gestión de cobro.
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ii. La actualización de la base imponible de los bienes inmuebles cuyos valores
fiscales no han sido actualizados en los últimos cinco años y en aquellos en que
se hayan constituido gravámenes hipotecarios.
iii. La ejecución de los avalúos de bienes inmuebles—motivados por declaraciones
que presentan valores bajos— dentro del periodo que establece la Ley 7509, en el
artículo 16, es decir a más tardar en el periodo siguiente al año en que fue recibida
la respectiva declaración.
iv. La Inclusión de los avalúos en el SIM, una vez notificados a los interesados, con el
fin de que se actualice la base imponible oportunamente. (…)
Cabe indicar que esta recomendación aún está pendiente de cumplir, puesto que a la fecha
la Administración Municipal no ha presentado ante esta Auditoría Interna el plan de acción
solicitado que permita solucionar de manera integral, oportuna, efectiva y permanente las
actividades detalladas, a pesar de que desde el presupuesto ordinario 2019, se creó la plaza de un
(a) topógrafo por sueldos fijos y se indicó como justificación que “brinde colaboración en el
departamento de bienes inmuebles”.
2.2 Sobre la necesidad de mejorar la integridad y calidad de la información contenida en
las bases de datos del SIGRAMU (Sistema Integrado Municipal) para el cobro del IBI.
Como se indicó líneas atrás, este Concejo, recaudó por impuesto sobre bienes inmuebles
(IBI) la suma de ₡ 2.298.159.666,84 entre el 2018 y parte del 2021, lo que representa
aproximadamente el 16% del total de ingresos totales percibidos por el municipio en esos años.
No obstante, el dato obtenido no es confiable por las siguientes razones:
a) Fincas con diferencias entre el valor de la propiedad y el valor del derecho
Utilizando software de auditoría, se hizo una valoración de los datos suministrados por el
Área de Bienes Inmuebles en el reporte “LISTADO GENERAL DE FINCAS Y DERECHOS” actualizado al
13 de agosto del 2021. Los resultados obtenidos evidenciaron que, a esa fecha, la Municipalidad
contaba con 10.280 derechos de propiedad correspondientes a 8.469 fincas. Sin embargo, al
confrontar el dato de los 10.280 derechos de propiedad con el total que muestra el “LISTADO
GENERAL DE FINCAS Y DERECHOS”, que a esa fecha era de 9.819, existe una diferencia de 461
derechos de propiedad.
Asimismo, dicho análisis permitió determinar que existen derechos de propiedad que en el
listado que se suministró (LISTADO GENERAL DE FINCAS Y DERECHOS), presentan valores mayores
o menores con respecto al valor de la propiedad registrado en el SIGRAMU, También se identificaron
en ese listado, 979 propiedades que presentaban valor “0”, para el cálculo del IBI, así como también
en cuanto al valor de la finca.
De la revisión de esos valores en una muestra de 63 fincas en el SIGRAMU, se determinó
que las diferencias en su mayoría son aritméticas y provienen de errores de digitación cuando se
incluyeron los montos de las propiedades en el sistema anterior (SIM) de manera incorrecta y que
fueron migrados al SIGRAMU con ese tipo de inconsistencias.
Además, porque reportes como el utilizado para dicho análisis, también genera información
inexacta, ya que algunos de los registros que presentaban valor “0” en ese reporte, en el SIGRAMU
estaban referenciados con un monto mayor, situación que también evidencia la necesidad de que
se revisen en general los reportes que se emiten a través del SIGRAMU, ya que pueden estar
generando datos erróneos que induzcan a la Administración a tomar decisiones equivocadas,
especialmente en lo que se refiere a la generación de ingresos relacionados con el cobro del
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impuesto de bienes inmuebles y otros servicios como por ejemplo el de recolección de desechos
sólidos y su respectivo registro contable.
Sobre el particular, el Encargado de Bienes Inmuebles manifestó a esta Auditoria Interna,
que eso sucedía con el anterior Sistema de Información Municipal (SIM) pues ellos digitaban la
información y el sistema no les alertaba de estos errores. En el caso de los derechos de propiedad,
se hacia la división aparte de esos derechos y luego digitaban los datos por separado en el SIM, junto
con los permisos de construcción que los sumaban, dando como resultado casos como los
señalados. En relación con el SIGRAMU, que es la plataforma que actualmente se utiliza para la
gestión y cobro de tributos, indicó que esto no debería de suceder porque el sistema emite una
alerta.
Para verificar lo indicado, algunos de estos casos se revisaron conjuntamente con el
funcionario encargado de esas tareas en el SIGRAMU, observándose que cuando él da editar, el
sistema le despliega unas letras en rojo que alertan de la inconsistencia. Por las fechas y porque no
tienen la identificación del usuario que hizo el proceso, se pudo determinar que efectivamente en
su mayoría estas diferencias provienen del proceso de migración de la información del SIM al actual
sistema.
Solo se detectó una inconsistencia reciente, posterior a la implementación del SIGRAMU,
que corresponde a la finca 114818 que está dividida en 46 derechos, donde todos estos derechos
se ingresaron por separado, manifestando el funcionario de Bienes Inmuebles, que el sistema
advierte del error, pero aun así se hizo de esa forma, porque no hay claridad en cuanto a la forma
de proceder a su registro, cuando una finca tiene varios derechos.
Considerando las fechas de modificación que registra el sistema, estas inconsistencias han
venido afectando el imponible de esos derechos de propiedad desde hace varios años para la
determinación del impuesto de bienes inmuebles, lo cual ha implicado menos ingresos para la
Institución por ese concepto.
Por ejemplo, de las 63 fincas evaluadas en la muestra, cuyos derechos de propiedad
sumaban un total global de ₡2.435.606.227,00 y el valor de las fincas un total global de
₡2.469.476.104,00, se seleccionaron 33 de ellas, donde la diferencia entre ambos montos debido a
que el valor de la finca era mayor al de los derechos fue de ₡83.014.487,00, que al multiplicar ese
monto por 0.25%, se obtuvo que la Municipalidad ha dejado de percibir anualmente la suma
aproximada de ₡207.536,00 correspondiente al impuesto de bienes inmuebles solamente de esas
33 fincas.
Es importante aclarar, que en el caso que el inmueble pertenezca a varios condueños, la
base imponible a considerar será el valor total de la propiedad registrado en la respectiva
Municipalidad. Cada condueño cancelará el impuesto resultante en la misma proporción de su
derecho, previa consideración y condiciones que expresa el artículo 4 inciso e) de la Ley y el artículo
5, de este reglamento.” 10
Las Normas de control interno para el sector público, señalan que el jerarca y los titulares
subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de
información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información
que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en
un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo, donde la información debe poseer las
cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores,
defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente. Por
ello, las actividades de recopilar, procesar y generar la información, deben realizarse y darse en
10
Artículo 9º del Reglamento a la Ley de Impuesto sobre Bienes Inmuebles
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tiempo y en el momento adecuado, de acuerdo con los fines institucionales, con el propósito de que
la información posea características que la hagan útil para los distintos usuarios, en términos de
pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades
específicas de cada destinatario 11.
b) Inclusión de permisos de construcción para el cálculo del valor imponible de bienes
inmuebles
En el 2020 se tramitaron 269 permisos de construcción por un monto total de
¢10.145.197.404,00. Con el propósito de analizar la inclusión de esos montos en el SIGRAMU para
la base imponible del IBI 2021, se extrajo una muestra de 50 de esos permisos valorados en
¢7.082.549.866,00, obteniéndose; que 38 de ellos que suman ¢5.165.842.338,00 no fueron
incluidos en la base imponible para cobrar el IBI 2021.
De las indagaciones y pruebas realizadas sobre los periodos anteriores, se obtuvo que
anteriormente se sumaban los permisos de construcción a la base imponible de cada propiedad de
manera casi inmediata a que se emitiera el permiso. No obstante, posterior al cambio del sistema
SIM por el SIGRAMU en mayo 2020, en el área de Bienes Inmuebles decidieron no ingresarlos a la
base imponible de bienes inmuebles, hasta que el Departamento de Construcciones informara
sobre la conclusión de la obra objeto del permiso de construcción.
Sin embargo, dicha práctica no se encuentra fundamentada en un procedimiento formal en
el cual se disponga el momento apropiado y los responsables de ejecutar esas tareas de manera
oportuna para no afectar el cálculo, ni la recaudación del impuesto de bienes inmuebles, situación
que representó para el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano una afectación en los impuestos a
recaudar por IBI de ¢12.914.609,00, considerando solo la muestra revisada, lo cual sugiere que
revisando la totalidad de permisos otorgados, el monto por concepto de IBI dejado de percibir en
este año podría aumentar considerablemente.
Es importante indicar que el encargado del Departamento de Administración Tributaria y
Financiera, el 9 de setiembre del año en curso, envió a la encargada del Departamento de
Construcciones un correo electrónico solicitándole que remitiera al área de Bienes Inmuebles, los
permisos de construcción finalizados de los años 2019 a lo que va del 2021, indicándole que son
necesarios para activar el monto del permiso de construcción, para el cobro del IBI en el año 2022,
recordándole además, que ese ingreso es muy importante para la Institución y debe estar registrado
en el sistema, antes del 31 de diciembre del 2021.
Dicha solicitud es reiterada por el mismo medio, el 1 de noviembre del 2021, insistiéndole
a la funcionaria del Departamento de Construcciones, que el no ingresar los permisos de
construcción antes del 31 de diciembre del año 2021, evitaría poder cobrar el IBI sobre dichas
construcciones, lo cual traería consigo una pérdida económica para la institución.
Es delicada la situación que se presenta con el procedimiento de registro de los permisos de
construcción para el cobro del IBI, ya que pasó todo el año 2021 sin solucionar el asunto y
probablemente muchos administrados que tramitaron permisos en el 2020 ya pagaron sobre una
base imponible desactualizada, lo cual se está constituyendo en una fuga de ingresos sumamente
importante para la Institución y cuya actualización retroactiva puede ser objeto de reclamos por
parte de los administrados, pues es consecuencia del letargo de la Administración.
Sobre la situación encontrada, también se debe tomar en cuenta que la modificación del
valor para los casos de construcción, adición de mejoras, que representen un valor igual o superior
al 20% del valor registrado, y que requieran permiso de construcción (construcción nueva,
construcción para ampliación, remodelación) previstos en el inciso f) del artículo 14 de la Ley de IBI,
11
Normas 5.61, 5.6.2, 5.6.3 de las Normas de control interno para el sector publico
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se sumará al valor registrado el monto de la construcción o mejora que indique el permiso de
construcción y la nueva base imponible regirá en el período fiscal siguiente, a aquel en que expiró
el tiempo previsto de construcción, sin necesidad de notificación al interesado, sin perjuicio que
éste demuestre que la obra no esté concluida, o que mediante inspección se determine el avance
de la obra. En obras cuyo plazo de construcción se extiende por más de un periodo fiscal, se irá
ajustando anualmente, adicionando el valor de la etapa de construcción concluida a la base
imponible anterior para ser aplicado al período siguiente. En todos los casos para determinar el valor
de las mejoras e instalaciones, construcciones fijas o permanentes, las municipalidades, tomarán
como referencia el Manual de Valores Base Unitarios de Construcciones e Instalaciones por
Tipología Constructiva vigente, suministrado por el Órgano 12.
c) Sobre el respaldo documental de las disminuciones del valor imponible de bienes
inmuebles
Según reportes del SIGRAMU, existen fincas cuyo valor a través de los años ha venido hacia
la baja de manera significativa en relación con el monto original con que fueron incluidos en el
sistema en su momento. Para buscar las razones de lo indicado, se revisó una muestra de
expedientes de contribuyentes que pagan el impuesto de bienes inmuebles y que muestran esta
condición:
Algunos ejemplos de las situaciones encontradas son:
a. Hay permisos de construcción que se incluyeron en el SIGRAMU con menos área de la
que se indica en los permisos emitidos, sin embargo, no fue posible localizar en los
expedientes, las justificaciones de dichos cambios.
b. En algunos expedientes revisados, no consta si se hizo una valoración de la declaración
para aceptar el monto declarado, tampoco consta quien recibió y aprobó el documento
y en el caso de los permisos de construcción, el uso de suelo que se le aprobó.
c. Se aceptaron declaraciones por cambio de dueño y modificando el valor del inmueble, sin
embargo, no consta en los expedientes que se haya realizado una revisión posterior de la
información que contiene sobre el cálculo o revaloración realizada, para aceptar el valor
declarado.
d. Se recibieron declaraciones de nuevos propietarios por correo, sin que se hayan firmado
digitalmente, o bien, que presentaran posteriormente la declaración original
debidamente firmada.
e. Se indica en la declaración que se revalora por ser un resto de finca destinado a
servidumbre de paso; sin embargo, no consta en el expediente la revaloración realizada
para aceptar el valor declarado.
f. Se realizaron inspecciones sobre terrenos declarados de uso agropecuario, los cuales no
fueron documentados, solamente se anotaron en el SIGRAMU los cálculos realizados.
Sobre algunos de estos casos, el perito indicó verbalmente que fue al sitio a constatar la
actividad en varias ocasiones, pero que solo tomó fotos y no hizo ningún informe, los
cálculos de la valoración los hizo en la computadora, pero no imprimió ningún
documento.
g. Una de las fincas seleccionadas en la muestra no se pudo revisar porque no fue posible la
ubicación del expediente de su propietario
La Ley General de Control Interno y las Normas de Control Interno para el Sector Público
disponen el deber del jerarca y titulares subordinados de establecer, mantener, perfeccionar y
evaluar el sistema de control interno institucional, así como contar con procesos que permitan
12
Articulo 22 del Reglamento a la Ley del IBI
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identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; que brinden un
conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas
por la institución, y las transacciones y eventos realizados. Asimismo, la exactitud de los registros
sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las
conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra
documentos fuentes, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes y la
información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del
plazo requeridos para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control
interno 13.
2.3 Sobre la eficiencia y eficacia de la gestión de cobro del impuesto de bienes inmuebles
En el 2018, se presupuestó una recaudación por concepto del IBI de ₡487.404.081, y se recaudó la
suma de ₡503.888.578, es decir se recaudó aproximadamente un 3% más de lo presupuestado. No
obstante, en ese mismo año, el pendiente de cobro al finalizar el año relacionado con ese impuesto
era de ₡382.303.045,00.
Para el año 2020, se presupuestó una recaudación por concepto del IBI de ₡630.000.000,00 y se
recaudó la suma de ₡589.772.205,09, es decir se recaudó aproximadamente un 6% menos de lo
presupuestado; no obstante, al finalizar ese año, el pendiente de cobro acumulado relacionado con
ese impuesto era de ₡ 516.724.471,00
En resumen, el análisis de los datos nos indica, que entre los años 2018 y 2020, el pendiente de
cobro por concepto del IBI se incrementó en un 35%; sin embargo, al actualizar los datos al 30 de
setiembre 2021, se observa que dicho pendiente de cobro sobre el IBI, sigue creciendo, ya que a esa
fecha llegó a ₡634.613.806, es decir aproximadamente un 67% de más en relación con el 2018.
Por otra parte, los resultados obtenidos señalan que al menos en el 2018 y 2020 que fueron los
periodos que se tomaron de referencia, la Institución apenas recaudó anualmente en promedio,
aproximadamente el 57% de lo que se puso al cobro por dicho impuesto en esos años, lo que
evidencia que la gestión de cobro relacionada con dicho tributo no es eficiente ni eficaz, y puede
comprometer las finanzas municipales para atender sus compromisos actuales y asegurar la
continuidad de los servicios críticos que se brindan a la comunidad.
Con el oficio Nº GC-030-2020 del 24 de julio de 2020, suscrito por el Gestor de Cobros y el
encargado de la Administración Tributaria Financiera, se le hizo llegar al Intendente Municipal un
informe sobre el trabajo de búsqueda, investigación, actualización y notificación que estaba
llevando a cabo el Departamento de Gestión de Cobros con informe de cuentas con alta morosidad
y posibilidad de prescripción, así como sobre los arreglos de pago vencidos, con el propósito de
agotar los procesos administrativos antes de realizar la notificación por edicto de quienes no se
lograra obtener información en caso de las cuentas con posibilidad de prescripción y el envío a cobro
judicial de los arreglos de pago vencidos.
Señalan en el oficio, que se encontraban trabajando en el contacto con los contribuyentes
que poseen arreglos de pago vencidos para indicarles que se dará inicio con la elaboración del
expediente y traslado a sede judicial, mencionando que la elaboración de los expedientes para el
pase a Cobro Judicial es una tarea a la que se le debe dedicar mucho tiempo y el Departamento no
cuenta con los recursos suficientes para ello, lo que dificulta estar al tanto de las labores de
notificación de los demás contribuyentes con morosidad, avisos de recordatorio, así como atender
13 Artículo 16 de la Ley General de Control Interno y las normas 4.4.de las Normas de Control Interno para el Sector Público
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el día a día las consultas realizadas presencialmente, por teléfono y correo electrónico de los
contribuyentes que desean realizar el pago o tienen otras consultas.
Indican que, a pesar de tantas dificultades y la situación actual por el Covid-19, el Departamento
continúa trabajando para mantener el mayor control a las cuentas, bajar la morosidad y el pendiente
de cobro, la corrección de errores encontrados en la base de datos municipal y la actualización de
la información
Otra de las acciones ejercidas por la Institución para mejorar la gestión de cobro, fue el primer plan
de moratoria propuesto a los contribuyentes del distrito, conforme así lo solicitaba la Ley 9848,
aprobado por el Concejo Municipal, en la sesión ordinaria 005-20 del 2 de junio del 2020. Ese plan
daba la posibilidad de ofrecer a sus contribuyentes, durante el 2020, arreglos de pago por un plazo
hasta de veinticuatro meses, para que cancelen sus obligaciones por concepto de tasas, precios
públicos, servicios municipales, impuestos y cánones por concesión. Para ello, debían dictar las
regulaciones internas que definieran las condiciones de dichas facilidades de pago 14.
Como parte de esas regulaciones internas, la Institución implementó el Plan Estratégico Operativo -
Financiero en función de la aplicación ley nro. 9848, cuyo objetivo era contrarrestar el efecto
financiero operativo que pueda generar el estado de Pandemia por COVID-19, mediante el
establecimiento de políticas, planes, brechas financieras, FODA y un plan de seguimiento y
evaluación del plan, tomando en cuenta la afectación Covid-19.
Asimismo, en aplicación del Decreto nro. 10026 “Autorización municipal para promover la
disminución de la morosidad de sus contribuyentes y facilitar la recaudación”, el Área Tributaria y
Financiera de la Municipalidad elaboró un Plan de Condonación para promover la disminución de la
morosidad de los contribuyentes y facilitar la recaudación de los diferentes tributos municipales,
con los objetivos específicos de disminuir la morosidad que los contribuyentes tengan con la
municipalidad en cuanto de sus obligaciones tributarias y facilitar la recaudación de los tributos
sobre las cuentas que presentan morosidad, el cual fue aprobado por el Concejo Municipal en la
sesión ordinaria nro. 76-21 del 12 de octubre del 2021.
El Plan lo que busca es otorgar por una única vez a los sujetos pasivos, la condonación total
o parcial de los recargos, los intereses y las multas que adeuden a la municipalidad por concepto de
impuestos y tasas, donde en el caso del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano, la Administración
Tributaria y el Departamento de Gestión de Cobros determinaron que el tiempo concedido no podía
exceder de doce meses plazo para el caso del impuesto de bienes inmuebles y servicios municipales,
y de 6 meses para las licencias comerciales, los cuales podían ampliarse hasta en un 100% en el
mismo orden (24 y 12 meses máximo), siempre y cuando la persona contribuyente presente
condiciones de extrema pobreza, comprobada mediante estudio socioeconómico por parte del
Instituto Mixto de Ayuda Social “IMAS” y se cuente con el visto bueno de la Dirección Tributaria,
siempre y cuando los sujetos pasivos paguen la totalidad del principal adeudado o se acojan a un
arreglo de pago según lo señalado en esta ley, para lo cual debía presentar la solicitud ante la
administración tributaria
También se publicó en el Alcance Nro. 219 a La Gaceta Nro. 208 del 28 de octubre del 2021,
un nuevo “Reglamento para el funcionamiento de la administración tributaria, el procedimiento
interno y el cobro administrativo y judicial del Concejo Municipal del Distrito de Cóbano”, con el
objetivo de establecer las normas que regularían la gestión cobratoria, el cobro administrativo y
14
Articulo 16 de la Ley 9848
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judicial de las obligaciones del periodo y de plazo vencido, que se adeuden a favor de esta
Institución, así como las facultades, funciones y actividades que en materia de fiscalización y
recaudación tributaria deben ejercer las autoridades tributarias.
Para el 2022, se elaboró un Plan de acción de Cobros, con el propósito de:
Realizar al menos 2,300 notificaciones al año
Informar a más del 80% de los contribuyentes con medios de contacto en el sistema
Recuperar al menos el 90% de las sumas presupuestadas
Que el 100% de los arreglos de pago sean cancelados y los que se incumplan sean
pasados a cobro judicial.
Reducir el gasto y reflejar presupuestariamente datos más exactos, a la vez realizar los
cobros de forma correcta.
Interrumpir el periodo de prescripción de las cuentas con posibilidad.
Recuperar el pago de las obligaciones por la vía ejecutiva.
Hacer del conocimiento de la deuda a los contribuyentes que no se ha logrado ubicar y
notificar.
Control de procesos, respuesta oportuna a problemas encontrados, mejoramiento en
las funciones.
Recuperar el ingreso por patentes comerciales.
Brindar seguridad y claridad al contribuyente al realizar el pago de sus obligaciones.
Mantener actualizado el reglamento de cobros.
Se debe reconocer que la Institución ha hecho grandes esfuerzos en procura de ejercer una gestión
de cobro efectiva que no ponga en riesgo las finanzas municipales, especialmente a raíz del
fenómeno de la pandemia del Covid 19. No obstante, las mismas no han sido del todo efectivas en
el caso particular del IBI, por cuanto como ya se mencionó, el pendiente de cobro de IBI ha venido
creciendo a través de los años, y como queda evidenciado en este estudio, existen deficientes
controles a lo interno de la Institución, en cuanto al registro de los permisos de construcción y en la
fiscalización de declaraciones de bienes inmuebles, para determinar el valor real de las propiedades,
que están dando como resultado, una fuga de ingresos importantes por concepto de IBI.
De hecho y dada la seriedad del momento coyuntural que enfrenta el país, se estima sumamente
necesario mantener un monitoreo de las medidas de apoyo a los contribuyentes locales que se
impulsan con base en la citada Ley 9848 (planes de moratoria) así como el comportamiento de todas
las fuentes de financiamiento del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano, para que no impacten
negativamente la gestión institucional como un todo en el mediano y largo plazo.
2.4 Registro contable del pendiente de cobro del impuesto de bienes inmuebles
Al 30 de setiembre del 2021, el saldo contable de las cuentas por cobrar por el IBI era ₡519.999.570,
sin embargo, según el SIGRAMU hay un pendiente de cobro por ₡634.613.806,00 en esa cuenta
(saldo que fue verificado con el reporte de Antigüedad de saldos que emite el SIGRAMU y con el
Encargado de Cobros), pero según Contabilidad el pendiente de cobro es ₡519.999.570,00, es decir,
existe una diferencia de ₡114.614.236,00 en el saldo final por cobrar a esa fecha entre ambos
registros.
Es probable que estas diferencias en la información contable, se deban a que a que se detectaron
diferencias en la Balanza de Comprobación final del 2018 e inicial 2019. También a que en mayo
2020 cuando se cambia del SIM al SIGRAMU, se tomó el saldo acumulado a esa fecha y no el inicial
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del cierre 2019, lo cual se refuerza con el hecho de que los movimientos al debe y al haber de la
Balanza de Comprobación, son muy bajos para ser los acumulados durante el año 2020.
Como medida fundamental para un control interno exitoso, debe establecerse y mantenerse
actualizado un sistema de contabilidad que brinde una garantía razonable de que los registros
consideran tanto los recursos disponibles, como las obligaciones adquiridas por la Institución, que
brinde un conocimiento oportuno de las transacciones y una expresión de los resultados de su
gestión, de conformidad con los criterios técnicos y legales aplicables. Para esa rendición de cuentas,
a todo nivel de la Institución, se debe ejercer un control permanente sobre los procesos, las
operaciones y las transacciones de su competencia, según la delegación recibida de parte de los
niveles superiores.
En la norma 4.4.5 contenida en el Manual de Normas de control interno para el sector público (N-
2-2209-CO-DFOE), se estipula que “La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la
institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y
otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento
físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros,
para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.”
Por otra parte, las normas 4.4.1 y 4.4.3 establecen la obligatoriedad tanto al jerarca como a los
titulares subordinados, según sus competencias, de implantar las medidas pertinentes para que los
actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, sean debidamente
registrados y documentados; y además, emprender las medidas pertinentes para asegurar que se
establezcan y se mantengan actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un
conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas
por la institución, y las transacciones y eventos realizados.
3. CONCLUSIONES
El estudio realizado permitió determinar que para la actualización de los valores de las diferentes
tipologías constructivas que se utilizan para establecer el impuesto de construcciones, este Concejo
Municipal de Distrito está utilizando el Manual de Valores Base Unitarios por Tipología Constructiva,
emitido por el ONT en el 2013, a pesar de que ese organismo incentiva el del 2019, publicado en La
Gaceta Nº 187 Alcance Nº198.
Asimismo, la Plataforma de Valores que se utiliza para establecer el valor total de un inmueble en
lo que corresponde a terrenos más construcciones, corresponde a “Matrices de información de
Valores de Terrenos por Zonas Homogéneas del Cantón 01 Puntarenas, Provincia Puntarenas MP-
AM-OF-2382-12-2018” publicada por la Municipalidad de Puntarenas en el Alcance 50 del 6 de
marzo de 2019 que es la última que ha emitido la ONT. No obstante, en los archivos disponibles para
consulta en el portal digital del CMD de Cóbano se anuncia una plataforma diferente a la publicada
por la Municipalidad de Puntarenas, situación que se presta a confundir al administrado por cuanto
algunos valores varían substancialmente.
En el Departamento de Bienes Inmuebles, desde el 5 de febrero de 2019 se nombró un profesional
con el perfil “Encargado de Topografía y Avalúos”, en la categoría de Profesional Municipal 1, donde
a pesar que las funciones asignadas a este puesto en su mayoría son eminentemente técnicas y
profesionales, este funcionario también debe desempeñar tareas administrativas en el área de
plataforma de servicios que le demandan gran parte de su tiempo, lo que no le permite cumplir a
cabalidad sus funciones de Perito Valuador. En los últimos meses, en esa oficina se ha levantado un
registro de contribuyentes, en los cuales se ha identificado en las declaraciones de bienes inmuebles
y en inspecciones de campo, que las fincas poseen construcciones ilegales, excesos de área en los
permisos solicitados o que poseen construcciones con permiso y otras sin permiso y aun así, estos
sujetos pasivos recurren a la Municipalidad par que se les otorgue el aval para poder solicitar el
servicio de agua potable al Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.
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También se identificó, que para los casos en que se modificó automáticamente la base imponible
por las causas señaladas en los artículos 14 o 15 de la Ley de Impuesto sobre Bienes Inmuebles no
se documentó adecuadamente en los expedientes, el procedimiento utilizado, el razonamiento o
criterio profesional, los formularios de visitas de campo y avalúo, ni las acciones de notificación,
llevadas a cabo a efecto de cumplir con el debido proceso en los casos que no obedezcan a las
modificaciones automáticas señalados en los incisos del a) al e) del artículo 14 de la citada Ley o
artículo 22 de su Reglamento.
Al 13 de agosto del 2021, la Municipalidad contaba con 10.280 derechos de propiedad
correspondientes a 8.469 fincas. Sin embargo, al confrontar el dato de los 10.280 derechos de
propiedad con el total que muestra el “LISTADO GENERAL DE FINCAS Y DERECHOS”, que a esa fecha
era de 9.819, existe una diferencia de 461 derechos de propiedad. Asimismo, en ese listado, existen
derechos que presentan valores mayores o menores con respecto al valor de la propiedad registrado
en el SIGRAMU, También se identificaron 979 propiedades que presentaban valor “0”, para el
cálculo del IBI, así como también en cuanto al valor de la finca.
De la evaluación de una muestra de 63 fincas en el SIGRAMU, se determinó que las diferencias en
su mayoría son aritméticas y provienen de errores de digitación cuando se incluyeron los montos
de las propiedades en el sistema anterior (SIM) de manera incorrecta y que fueron migrados al
SIGRAMU con ese tipo de inconsistencias. Considerando las fechas de modificación que registra el
sistema, estas inconsistencias han venido afectando el imponible de esos derechos de propiedad
desde hace varios años para la determinación del impuesto de bienes inmuebles, lo cual ha
implicado menos ingresos para la Institución por ese concepto.
Por otra parte, en el 2020 se tramitaron 269 permisos de construcción por un monto total de
¢10.145.197.404, donde al evaluar una muestra de 50 de esos permisos valorados en
¢7.082.549.866 de ellos que suman ¢5.165.842.338 no fueron incluidos en la base imponible para
cobrar el IBI 2021, situación que representó para el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano una
disminución en los impuestos a recaudar por IBI de ¢12.914.609 lo cual sugiere que revisando la
totalidad de permisos otorgados, el monto por concepto de IBI dejado de percibir en este año podría
aumentar considerablemente.
En lo que respecta al SIGRAMU, también existen fincas cuyo valor a través de los años ha venido
hacia la baja de manera significativa en relación con el monto original con que fueron incluidos en
el sistema en su momento, debido entre otras cosas a que ha permisos de construcción que se
incluyeron en el sistema con menos área de la que se indica en los permisos emitidos, sin embargo,
no fue posible localizar en los expedientes, las justificaciones de dichos cambios; en algunos
expedientes revisados, no consta si se hizo una valoración de la declaración para aceptar el monto
declarado, tampoco consta quien recibió y aprobó el documento y en el caso de los permisos de
construcción, el uso de suelo que se le aprobó.
También, se aceptaron declaraciones por cambio de dueño y modificando el valor del inmueble, sin
embargo, no consta en los expedientes que se haya realizado una revisión posterior de la
información que contiene sobre el cálculo o revaloración realizada, para aceptar el valor declarado;
se recibieron declaraciones de nuevos propietarios por correo, sin que se hayan firmado
digitalmente, o bien, que presentaran posteriormente la declaración original debidamente firmada;
se realizaron inspecciones sobre terrenos declarados de uso agropecuario y revaloraciones, los
cuales no fueron documentados.
Sobre la eficiencia y eficacia de la gestión de cobro del impuesto de bienes inmuebles, en el 2018,
entre los años 2018 y 2020, el pendiente de cobro por concepto del IBI se incrementó en un 35%;
sin embargo, al actualizar los datos al 30 de setiembre 2021, se observa que dicho pendiente de
cobro sobre el IBI, sigue creciendo, ya que a esa fecha llegó a ₡634.613.806, es decir
aproximadamente un 67% de más en relación con el 2018.
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Asimismo, entre el 2018 y 2020, la Institución apenas recaudó anualmente en promedio,
aproximadamente el 57% de lo que se puso al cobro por dicho impuesto en esos años, lo que
evidencia que la gestión de cobro relacionada con dicho tributo no es eficiente ni eficaz, y puede
comprometer las finanzas municipales para atender sus compromisos actuales y asegurar la
continuidad de los servicios críticos que se brindan a la comunidad.
Se debe reconocer que la Institución ha hecho grandes esfuerzos en procura de ejercer una gestión
de cobro efectiva que no ponga en riesgo las finanzas municipales, especialmente a raíz del
fenómeno de la pandemia del Covid 19. No obstante, las mismas no han sido del todo efectivas en
el caso particular del IBI, por cuanto como ya se mencionó, el pendiente de cobro de IBI ha venido
creciendo a través de los años, y como queda evidenciado en este estudio, existen deficientes
controles a lo interno de la Institución, en cuanto al registro de los permisos de construcción y en la
fiscalización de declaraciones de bienes inmuebles, para determinar el valor real de las propiedades,
que están dando como resultado, una fuga de ingresos importantes por concepto de IBI.
Por último, al 30 de setiembre del 2021, el saldo contable de las cuentas por cobrar por el IBI era
₡519.999.570, sin embargo, según el SIGRAMU hay un pendiente de cobro por ₡634.613.806,00 en
esa cuenta (saldo que fue verificado con el reporte de Antigüedad de saldos que emite el SIGRAMU
y con el Encargado de Cobros), pero según Contabilidad el pendiente de cobro es ₡519.999.570,00,
es decir, existe una diferencia de ₡114.614.236,00 en el saldo final por cobrar a esa fecha entre
ambos registros.
4. RECOMENDACIONES
4.1 Al Concejo Municipal
Brindar, en la forma y condiciones que le corresponden conforme a su competencia el apoyo
necesario a las acciones que proponga la Administración para el cumplimiento de las acciones
giradas por esta Auditoría Interna, en el punto 4.2 de este informe, con el fin de potenciar las
oportunidades de mejora en la gestión administrativa municipal, a efecto de contar con información
de mayor calidad para la toma de decisiones de los Jerarcas y Titulares subordinados, y
transparencia de la gestión.
Comunicar a esta Auditoría, de conformidad al artículo 37 de la Ley General de Control Interno
No. 8292, en los próximos 30 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de este informe,
los acuerdos tomados en relación con esta recomendación.
4.2 Al Intendente Municipal
a). Autorizar al Administrador Financiero Tributario para que proceda a la publicación y aplicación
del Manual de Valores Base Unitarios por Tipología Constructiva del 2019, publicado por el Órgano
de Normalización Técnica en La Gaceta Nº 187 Alcance Nº198, lo cual favorecería la actualización
de los valores de las diferentes tipologías constructivas que se utilizan para establecer el impuesto
de construcciones, que llevaría a lograr una mayor recaudación por ese tributo y
complementariamente la actualización del monto del impuesto de bienes inmuebles para su
respectivo cobro en los plazos de ley, ya que se incorporan tipologías que no existían en el 2013 que
podrían ser de mucha utilidad a la hora de efectuar el proceso de declaración y valoración
constructiva.
Como complemento de dicha actualización, también debe revisarse y ajustarse en el portal digital
de la Institución, la información referente a la Plataforma de Valores utilizada para establecer el
valor total de un inmueble, ya que es distinta a la que se está aplicando en la realidad, lo cual tiende
a confundir al Administrado, por cuanto algunos valores varían substancialmente.
Para el cumplimiento de esta recomendación debe remitir a esta Auditoría Interna copia de las
acciones tomadas, a más tardar el 21 de enero del 2022. Ver punto 2.1.1) de este informe.
b). Fortalecer la estructura orgánica del Departamento de Bienes Inmuebles, con el recurso y
logística necesarios, que le permita cumplir de manera eficiente con el precepto legal que le dispone
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la Ley de Bienes Inmuebles, en cuanto al proceso de recepción y registro de las declaraciones de
bienes inmuebles y lo que respecta a la fiscalización y actualización de los valores de los bienes
inmuebles del Distrito, para el cobro del respectivo impuesto.
Para el cumplimiento de esta recomendación debe remitir a esta Auditoría Interna copia de la
estrategia implementada, a más tardar el 21 de enero del 2022. Ver punto 2.1.2) de este informe.
c). Solicitar a la Asesoría Jurídica que emita criterio legal en cuanto a si es factible que el Área de
Bienes Inmuebles, en lo sucesivo se abstenga de dar avales a los administrados que así lo solicitan
para tramitar el servicio de agua potable al Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados,
cuando estos han infringido la Ley de construcciones con la ejecución de obras sin contar con la
respectiva licencia municipal, a pesar de que eventualmente estén pagando el impuesto de bienes
inmuebles. De conformidad con el criterio emitido ordenar lo que corresponda.
Para el cumplimiento de esta recomendación debe remitir a esta Auditoría Interna copia de las
acciones tomadas, a más tardar 28 de febrero de 2022. Ver punto 2.1.2) de este informe.
d). Ordenar al Perito Topógrafo del Área de Bienes Inmuebles, en lo sucesivo se documente
adecuadamente en los expedientes, conforme a las directrices emitidas por el ONT, el
procedimiento utilizado, el razonamiento o criterio profesional, los formularios de visitas de campo
y avalúo, y las acciones de notificación llevadas a cabo, a efecto de cumplir con el debido proceso
en los casos en que los administrados no obedezcan a las modificaciones automáticas señalados en
los incisos del a) al e) del artículo 14 de la Ley del Impuesto de Bines Inmuebles y 22 su Reglamento.
Para el cumplimiento de esta recomendación debe remitir a esta Auditoría Interna copia de las
acciones tomadas, a más tardar el 28 de febrero de 2022. Ver punto 2.1.2) de este informe.
e). Implementar, en coordinación con la encargada del Departamento de Construcciones, un plan de
acción con actividades y responsables de su ejecución para el establecimiento de medidas de control,
que permita un seguimiento oportuno a los procesos de clausura de obras constructivas por
infracción a la Ley de Construcciones y de la imposición de las sanciones a los propietarios de los
inmuebles que incurran en este tipo de contravenciones, de conformidad con el capítulo XXI de la
Ley de Construcciones.
Para el cumplimiento de esta recomendación debe remitir a esta Auditoría Interna copia de la
estrategia elaborada e implementada, a más tardar el 28 de febrero de 2022. Ver puntos 2.1) de
este informe.
f). Diseñar y poner en práctica en el término de tres meses y con la participación activa de las
unidades administrativas y funcionarios que se consideren pertinentes, un plan de acción que
permita solucionar de manera integral, oportuna, efectiva y permanente, las debilidades expuestas
en este informe, relacionadas con la calidad de información del SIGRAMU, en el que se incluyan como
mínimo las actividades específicas a realizar, los recursos necesarios, los funcionarios responsables
de su ejecución y seguimiento, así como el plazo máximo para su cumplimiento, que no podrá
sobrepasar el lapso de 12 meses después de propuesto el plan, en el cual se considere entre otras, al
menos las siguientes actividades:
i. La estrategia que debe garantizar la actualización de la base imponible de los bienes inmuebles y
el cobro correcto del IBI, ya sea mediante la ejecución de avalúos de bienes inmuebles o
actualización de las declaraciones que presentan los contribuyentes.
ii. La estrategia para incorporar oportunamente la información de los permisos de construcción para
el cálculo del valor imponible de los bienes inmuebles para determinar el impuesto a cobrar por ese
concepto en el periodo que legalmente corresponda.
iii. La estrategia sobre el respaldo documental cuando se producen variaciones del valor imponible
de bienes inmuebles
Para tales efectos, en el término de tres meses calendario, contado a partir de la fecha de recibo del
respectivo informe, debe remitirse un oficio a la Auditoría Interna en el que se detallen las acciones
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ejecutadas y se indique expresamente el debido acatamiento de esta recomendación. Ver punto 2.2
de este informe.
g). Ordenar de inmediato la realización de un estudio del pendiente de cobro, por antigüedad de
saldos del impuesto de bienes inmuebles y de acuerdo con el principio de materialidad de la deuda,
elaborar y aplicar estrategias de cobro, tanto administrativo como judicial. En ese sentido, este
Concejo Municipal, debe dar estricto seguimiento de los resultados de la gestión y recuperación de
este tributo y así minimizar el riesgo de que se presenten solicitudes de prescripción que pongan en
peligro la recaudación de fondos para el cumplimiento de los objetivos y metas de acuerdo con sus
competencias municipales.
En la estrategia de cobro por aplicarse, debe tenerse en cuenta, entre otros factores, los siguientes:
a) Fortalecimiento, en coordinación con las unidades administrativas correspondientes del
proceso de inspecciones y notificaciones, con el propósito de robustecer la presencia
municipal e impactar en la disminución de la morosidad tributaria en general.
b) Diseño e implantación de una estrategia y las herramientas que procuren mayor efectividad
en el seguimiento de los plazos otorgados en las notificaciones emitidas a contribuyentes
morosos, con el propósito de que no pierdan efecto y si procede, poder llevar los casos, en
forma oportuna, a cobro judicial para evitar prescripciones, de acuerdo a lo establecido en
el reglamento de cobro administrativo y judicial de esta Municipalidad para lograr una
eficiente recaudación y disminuir el pendiente de cobro.
c) Diseño e implantación de una estrategia y las herramientas que procuren efectividad en el
seguimiento de los plazos otorgados para que los abogados externos que se contraten sobre
el seguimiento de la gestión de cobro que realicen.
Para tales efectos deberán remitir a esta auditoría interna, al término del plazo de seis meses
calendario, el plan propuesto y una vez cumplidos los plazos de ejecución presentar un informe con
un detalle de las acciones ejecutadas y de los resultados alcanzados producto de la implementación
de la recomendación. Ver punto 2.3 de este informe.
Ordenar al Contador Municipal, determinar las causas por las cuales existen diferencias significativas
entre el saldo contable de las cuentas por cobrar al 30 de setiembre del 2021 en relación con las cifras
que arroja el SIGRAMU a esa fecha y con base en los resultados de dicha evaluación, hacer los ajustes
que corresponda en los estados financieros.
Para la acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se otorga plazo a más tardar el 28 de
febrero de 2022 al final del cual debe remitir a esta Auditoría Interna, copia del documento que
contenga las acciones tomadas. Ver punto 2.4 de este informe.
5. CONSIDERACIONES FINALES
5.1 La información que se solicita en este informe es para acreditar el cumplimiento de las
recomendaciones, deberá remitirse en los plazos y términos antes fijados por la
Auditoría Interna.
5.2 Se recuerda a la Administración la obligatoriedad de analizar e implementar las
recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, en cumplimiento de lo establecido
por el artículo 12, inciso c) de la Ley General de Control Interno, N° 8292.
WILLIAM. Hemos visto varias situaciones de índole administrativo y no es solo esta lo
hemos visto en otros informes de otros departamentos. Favio se están tomando medidas al
respecto?
FAVIO. hay muchas recomendaciones qua hay que valorar como acatar con los
funcionarios, es un análisis a lo interno que hay que hacer con los coordinadores para
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implementar una respuesta y poder solucionar las deficiencias que tenemos. Yonathan que
es el encargado de valoraciones está planeando ir finca a finca
WILLIAM. ¿Se pone algunas metas para cambios?
FAVIO. con relación a este informe aún no tenemos el plan, pero una vez que se haga hay
que estipular y valorar plazos. El tema de BI donde tenemos más de 600 millones en
pendiente de cobro y ya pasamos la meta propuesta de ingresos eso es un espejismo, hay
que establecer que es lo que está sucediendo hay muchas cosas por analizar y son datos
que se vienen arrastrando desde el 2018. Para mí es muy importante y aquí a pesar de
tener profesiones en materia de contabilidad se requiere ayuda y mucha ayuda porque es
un problema que se arrastra de años. El otro año le vamos a meter las herramientas
necesarias para que la auditoria pueda hacer su trabajo con mayor pericia y detalle y
determinar las fallas con esa plata podríamos hacer un montón de proyectos
WILLIAM. Pero establecer metas a cumplir y cumplirlas. Cada vez que viene Mari a dar un
informe son cosas muy importantes y no es solo la gestión suya
CONSIDERANDO.
⇔ Que se ha conocido informe de Auditoria denominado: Informe de carácter especial
sobre el Proceso de Migración de Datos del SIM al SIGRAMU y sus implicaciones
en la gestión de cobro del impuesto de bienes inmuebles del Concejo Municipal de
Dstrito de Cóbano
ACUERDO N°2
Con cuatro votos presentes a favor SE ACUERDA: 2.1. “Dispensar del trámite de
comision”. ACUERDO UNANIME
2.2. Solicitar a la Intendencia, para 7 DE JUNIO DEL 2022, un informe de las acciones
tomadas para la pronta atención a las recomendaciones emitida por la Auditoria en el
informe de carácter especial sobre el Proceso de Migración de Datos del SIM al
SIGRAMU y sus implicaciones en la gestión de cobro del impuesto de bienes
inmuebles del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano, y lo ejecutado a la fecha de
emitir el mismo”. ACUERDO UNANIME
2.3. Brindarle todo el apoyo que sea necesario a la administración para dar solución a las
problemáticas indicadas en este informe”. ACUERDO UNANIME. Votan a favor los
Concejales Manuel Ovares (quien asume la presidencia ante la ausencia del presidente),
William Morales, Carlos Mauricio Duarte (quien asume la curul ante la ausencia del
propietario Eduardo Sánchez Segura) y Kemily Segura Briceño (quien asume la curul ante
la ausencia del propietario Minor Centeno Sandi).
***********************************************U.L.************************************************
PRESIDENTE a.i. Al ser las diecisiete horas con cuarenta y cinco minutos se da por
finalizada la sesión
Sra. Roxana Lobo Granados Sr. Manuel Ovares Elizondo
SECRETARIA PRESIDENTE a.i.
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