Extraordinaria 49 · 2017-12-05
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Acuerdos en esta acta
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- Acuerdo 1 (pág. 19) · unanime · firme · aprobado ACUERDO Nº1 Con cinco votos presentes a favor SE ACUERDA: “Aprobar el informe denominado DE RESULTADOS DE La Auditoría de carácter especial acerca de …
- Acuerdo 2 (pág. 20) · unanime · firme · aprobado ACUERDO Nº2 Con cinco votos presentes a favor SE ACUERDA: “Instruir a la secretaria municipal a fin de que no reciba documento de los departamentos di…
- Acuerdo 3 (pág. 20) · firme · aprobado ACUERDO Nº3 Con cinco votos presentes a favor SE ACUERDA: “Indicarle a la Intendencia que todo proyecto comunal que se presente a este Concejo, sea av…
Acta Ext. 49-17
05/12/2017
ACTA EXTRAORDINARIA Nº 49-17
PERIODO CONSTITUCIONAL
2016 - 2020
ACTA NÚMERO CUARENTA Y NUEVE - DOS MIL DIECISIETE DE LA SESIÓN
EXTRAORDINARIA QUE CELEBRA EL CONCEJO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE CÓBANO
EL DÍA CINCO DE DICIEMBRE DEL DOS MIL DIECISIETE A LAS QUINCE HORAS EN LA
SALA DE SESIONES DE ESTE CONCEJO.
Con la presencia de las siguientes personas:
PRESIDENTE
Dagoberto Villalobos Mayorga
CONCEJALES PROPIETARIOS
Manuel Ovares Elizondo.
Crisly Morales Méndez
Eladio Picado Ramírez
Fernando Quesada López
PRESIDENTE SUPLENTE
CONCEJALES SUPLENTES
Ronny Campos Muñoz
Mario Delgado Rodriguez
SECRETARIA
Roxana Lobo Granados
INTENDENTE
Cinthya Rodriguez Quesada
VICE INTENDENTE
AUSENTES
CONCEJALES PROPIETARIOS
Marcenette Castrillo Mena.
Virginia Vargas Acosta.
CONCEJALES SUPLENTES
VISITA POR INVITACION
VISITANTES
Se comprueba el quórum y se da inicio a la sesión sometiendo a consideración del
Concejo el orden del día propuesto para esta sesión
ARTICULO I. ORACION
ARTICULO II. PRESENTACION DE INFORME DE LA AUDITORIA
ARTICULO I. ORACION
PRESIDENTE
Acta Ext. 49-17
05/12/2017
ARTICULO II. PRESENTACION DE INFORME DE LA AUDITORIA
PRESIDENTE. Le da la bienvenida y concede la palabra
a. Lic. , Maricel Rojas Leon. Agradece el espacio y la disposición e indica que va a presentar
el Informe AIM-04-2017 denominado: informe DE RESULTADOS DE La Auditoría de
carácter especial acerca de la gestión desarrollada por el Concejo Municipal de
Distrito de Cóbano en el periodo 2016informe DE RESULTADOS DE La Auditoría de
carácter especial acerca de la gestión desarrollada por el Concejo Municipal de
Distrito de Cóbano en el periodo 2016
INTRODUCCIÓN
1.1 Origen del estudio
El desarrollo de este estudio forma parte de las actividades y proyectos de auditoría considerados en el
plan de trabajo para el año 2017
1.2 Objetivo
Evaluar el cumplimiento de la normativa de la gestión municipal durante el periodo 2016, en cuanto a
manejo y control sobre la ejecución del presupuesto y el cumplimiento de metas y proyectos definidos en
el plan anual operativo, esto con el fin de verificar si se garantiza el uso eficiente y eficaz de los fondos
públicos administrados y brindar información confiable y oportuna sobre la gestión institucional.
1.3 Objetivos específicos
Evaluar la gestión de control relacionada con la ejecución del presupuesto y el plan anual operativo.
Verificar si cumple razonablemente con la normativa aplicable.
1.4 Naturaleza y alcance
El estudio observará el cumplimiento de las actividades relacionadas con la ejecución del plan anual
operativo institucional y su correspondiente ejecución presupuestaria del 1 de enero al 31 de diciembre
de 2016. Ampliándose cuando se considere necesario.
De manera particular se evaluarán las actividades de control que se ejercen sobre la verificación del grado
de cumplimiento de las metas establecidas en el plan anual operativo, los niveles de ejecución de
proyectos y la ejecución de los recursos específicos.
El presente estudio consistió en verificar que las actividades de los sujetos fiscalizados se ejecutaran de
conformidad con las leyes, los reglamentos u otras normativas que las regulan, tales como resoluciones,
políticas, lineamientos, directrices, códigos, buenas prácticas y otros criterios considerados apropiados
por el auditor. Además, se observaron en lo aplicable las Normas Generales de Auditoría para el Sector
Público (NGASP), las Normas para el ejercicio de las auditorías internas en el sector público (R-DC-119-
2009)
1.4 Metodología aplicada
Se utilizaron las técnicas y los procedimientos estipulados en la normativa vigente, en especial, se
observaron las disposiciones contenidas en el “Manual de normas generales de auditoría para el sector
público”.
Se evaluó el sistema de control vigente para la ejecución del presupuesto y su vinculación con el plan
anual operativo del Concejo.
Se recabó información y documentación atinente mediante comunicaciones escritas y entrevistas
realizadas a los funcionarios del Concejo relacionados con la ejecución del presupuesto y su vinculación
con el plan anual operativo.
Como fuentes de información se usaron: el Plan Operativo Anual 2016; el Informe de Gestión de la
Intendencia, año 2016; la “Matriz PAO con ejecución”, expedientes referidos a los presupuestos
extraordinarios y modificaciones internas promovidas en el año 2016.
Examen de áreas críticas mediante la elaboración de las respectivas cédulas de trabajo.
Redacción del informe con base en los resultados del estudio realizado
Generalidades
El presupuesto constituye un instrumento fundamental y necesario en la actividad de toda institución
pública, por cuanto legitima la gestión que lleva a cabo la entidad durante un determinado periodo, de ahí
que los registros y controles establecidos en esta materia deben propiciar que las transacciones y
operaciones financieras se realicen de conformidad con el marco jurídico y técnico vigente.
La función presupuestaria es un proceso inherente a las entidades que conforman el Estado y es llevada a
cabo por medio de una serie de fases a las cuales en conjunto se les denomina proceso presupuestario,
también conocido como ciclo presupuestario, el cual incluye la formulación, la aprobación, la ejecución, el
control y la evaluación. Ese proceso presupuestario ha sido definido como “el conjunto de actividades
Acta Ext. 49-17 05/12/2017 que tienen como razón de ser el presupuesto y que van desde su preparación hasta el examen de su liquidación por las entidades definidas por el ordenamiento jurídico. Este proceso es dinámico, flexible y continuo”.1 El concepto de la ejecución presupuestaria como un proceso, es considerado por la norma 2.1 de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE (NTPP)2, cuando alude a la existencia de un Subsistema de Presupuesto Institucional, que forma parte del Sistema de Administración Financiera Institucional y que comprende los principios, las técnicas, los métodos y procedimientos empleados, así como los órganos participantes en dicho proceso presupuestario institucional. Dicha norma, establece como objetivos del Subsistema de Presupuesto Institucional, los siguientes: Presupuestar los recursos según el contexto macroeconómico, relacionado con la función pública que realiza la institución, de modo que el presupuesto refleje las prioridades y actividades estratégicas consideradas en los planes institucionales, así como los objetivos y metas de los planes de desarrollo nacionales, sectoriales, regionales y municipales, según corresponda y de acuerdo con el ordenamiento jurídico aplicable. Lograr que el proceso presupuestario, en cada una de sus fases, se cumpla en el tiempo y la forma requeridos. Velar porque la ejecución presupuestaria se programe y desarrolle coordinadamente, utilizando los recursos según las posibilidades financieras, la naturaleza de los gastos y los avances en el cumplimiento de los objetivos y metas. Dar seguimiento a los resultados financieros de la gestión institucional y aplicar los ajustes y las medidas correctivas que se estimen necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas, así como el uso racional de los recursos públicos. Referido a la gestión del CMDC, tiene como visión/misión “Ser una organización protagonista del desarrollo local, innovadora ágil y eficiente, que goce de confianza para enfrentar y satisfacer las demandas de la población del distrito”. Para ello se propuso como misión ser un Gobierno Local, que proyecta e impulsa el desarrollo integral de la comunidad, sobre la base de servicios y obras municipales sustentadas en procesos municipales y ejecutados con transparencia y participación de los y las habitantes, para favorecer su calidad de vida.3 Para cumplir su visión/misión, en el PAO 2016 se establecieron las siguientes políticas: Mantener la red vial distrital en buenas condiciones para el transito todo el año. Capacitar e incentivar al personal administrativo y regidores. Mantener y mejorar los servicios existentes. Buscar convenios que generen proyectos en la zona. Coordinar con el gobierno el mantenimiento de las rutas nacionales. Apoyar obras y grupos organizados con el ambiente, deporte, cultura y otros. Cumplir con las leyes de Transferencias Cumplir con la ley 7600 en infraestructura de puentes Apoyar al comité de emergencias por medio de capacitaciones a escuelas y otros entes Administrar adecuadamente la zona marítimo terrestre. Además, se establecieron siete áreas estratégicas con objetivos a cumplir para cada una de ellas durante el año 2016. Para lograr el cumplimiento de los RESUMEN DE EJECUCION PRESUPUESTO Y PLAN ANUAL OPERATIVO objetivos propuestos, según datos EN MILLONES DE COLONES obtenidos de las unidades 2014 2015 2016 Promedio p/año administrativas relacionadas con el proceso presupuestario y que se Disponible para ejecutar 1.468,50 1.521,40 1.788,50 1592,8 observan en el cuadro inserto, en el Ejecutado 936,00 880,20 959,60 925,27 período del 2014 al 2016 el CDMC Porcentaje de ejecuciòn 64% 58% 54% 58% administró, en promedio, cerca de Porcentaje cumplimiento metas 43% 32,7% 36% 37% ₡1.593,0 millones por año, con una ejecución media de ₡925,2 millones, la cual representa una ejecución del 58% promedio de todos los recursos disponibles para ejecutar. 1 Bellod Redondo, José Francisco, “El Déficit Público en la Comunidad de Murcia”, 2008 2 Emitidas por la Contraloría General de la República mediante Resolución Nro. R-DC-24-2012 del 26 de marzo de 2012 y publicadas en el Alcance Digital Nro. 39 a La Gaceta Nro. 64 del 29 de marzo de 2012. 3 PAO 2016
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de la información anterior se observa que por año la
ejecución, en términos relativos de los recursos
muestra una tendencia a disminuir, considerando que
en el 2014 se ejecutaron el 64% de los recursos
percibidos, esto en contraposición del 2016 que fue del
54% de los recursos disponibles. En el siguiente gráfico
se logra apreciar ese comportamiento de la ejecución
del presupuesto del CMDC.
Esto implica que el CMDC está reportando un superávit
total en promedio para el mismo período del 40% de los ingresos percibidos y para el caso concreto del
2016 el superávit representa el 46% (₡703,0 millones (93, 0 millones superávit libre +610 millones
superávit específico), lo cual sugiere alguna limitación en la atención efectiva de las políticas
institucionales establecidas.
En cuanto al cumplimiento de las metas establecidas en los respectivos planes operativos de esos años
(2014 al 2016), se denota, según la información que consta en las liquidaciones presupuestarias, que en
promedio se logró alcanzar el 37% de las metas propuestas, observándose, que se presenta una brecha
importante entre los porcentajes de la ejecución presupuestaria (58%) contra el 37% de cumplimiento de
las metas propuestas en el año.
RESULTADOS
Según se estableció de la información relacionada con la liquidación presupuestaria 20164, el CMDC
presentó los siguientes niveles de ejecución presupuestaria (egresos o gastos):
PROGRAMA PRESUPUESTO GASTO REAL EJECUCIÓN
Dirección y Administración ₡ 389.424.825,32 ₡ 356.130.143,96 91%
General
Servicios Comunitarios 473.912.371,99 319.890.561,45 68%
Inversiones 493.734.994.31 283.580.031,53 57%
Partidas Específicas 2.556.889,74 0 0%
TOTAL DE GASTO ₡1.359.629.081,3
₡959,601.536,94 70%
6
Por otra parte, y tal como se reseñó anteriormente y de conformidad con la información que consta como
parte de la liquidación presupuestaria del ejercicio económico 20165, el cumplimiento de las metas
incluidas en la planificación operativa para el mismo ejercicio fue el
4 Según se determinó, no se localizó la evidencia documental referida a la aprobación del informe de ejecución presupuestaria 2016 por parte de
la Intendencia y Concejo. Ante consulta efectuada a la secretaria del Concejo el 21/11/2017 por parte de la Auditoría Interna, sobre el trámite
dado a los informes de ejecución presupuestaria del 2016, específicamente al seguimiento del informe de ejecución del segundo semestre del
2016 presentado por el contador con oficio CMC-28-2016 del 8/07/2016 a la señora Intendente, con copia al Concejo Municipal recibido el
11/07/2016 indicó que fue conocido por el Concejo en acta 11-2016 del 12/07/2016 y se pasó a Comisión de Hacienda y Presupuesto. No
obstante, la Secretaria buscó el informe en actas siguientes y no localizó el informe. Para ese semestre no se encontró ningún informe por parte
de la Intendencia que involucre la ejecución del PAO o la ejecución presupuestaria. El otro informe que se intentó conseguir fue el informe de
ejecución presupuestaria del IV trimestre del 2016, que involucra todo el año 2016, presentado por el contador con oficio CMC-03-2017 del
10/01/2017 a la Intendente, con copia al Concejo recibido el 10/01/2017. Este documento no se logró ubicar por parte de la secretaria en las
actas siguientes. Se encontró en el acta ordinaria 46-17 del 14 de marzo de 2017 que el Concejo conoció y aprobó el informe de labores
presentado por la Intendencia.
5 Coordinada por el Administrador Financiero Tributario del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano, en consulta realizada por la Auditoría
Interna el día 21 de noviembre de 2017, al respecto señaló: En cuanto a la evaluación del PAO indica que él semestralmente en el mes de julio y
antes del 12 de enero de cada año completa una matriz que se denomina “Matriz PAO con ejecución” ésta es en Excel. Él llena la información y
se la envía a Marilyn la encargada de Presupuesto de la Municipalidad de Puntarenas, con copia a la Secretaria y a la Encargada de
Presupuesto de este Concejo. Él desconoce si el documento lo llevan a aprobación del Concejo o no.
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fue el siguiente:
CONCEJO MUNICIPAL DISTRITO CÓBANO
Grado de cumplimiento de las metas del plan operativo anual 2016
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
% de cumplimiento de metas de % de cumplimiento de metas % de cumplimiento de metas
Variable
mejora de operativas (general)
% Programado % Alcanzado % Programado % Alcanzado % Programado % Alcanzado
Programa I 100,0 45,0 100,0 90,0 100,0 68,0
Programa II 100,0 56,0 100,0 52,0 100,0 54,0
Programa III 100,0 20,0 100,0 35,0 100,0 21,0
Programa IV 100,0 0,0 100,0 0,0 100,0 0,0
General (Todos los programas) 100 30 100 44 100 36
Nota: Los datos se pueden tomar de la Matriz de Excel del plan operativo anual 2016, siempre y cuando haya sido debidamente llenada durante el periodo 2016 (presupuestos
extraordinarios, modificaciones y la ejecución), especificamente de la hoja de "METAS CUMPLIDAS".
Como se observa, en general el nivel de cumplimiento de las metas definidas en el Plan Operativo
Institucional del 2016 no es consecuente y resulta insatisfactorio (36% de lo programado), si se comparan
dichos resultados con los niveles de ejecución presupuestaria que presentó la Institución en el año 2016
(fue del 70%).
Esta situación, adquiere especial relevancia si se considera que las metas de mejora definidas para el
Programa III (Inversiones) solo muestra un cumplimiento del 21% de lo propuesto en el plan, y para el
Programa IV (Partidas Específicas) es nulo en el avance, pese a que dichos programas son los que mayor
impacto deben tener en el bienestar de la ciudadanía. Asimismo, los de mayor cumplimiento son los del
programa I (Administración y Dirección) y II (Servicios Comunitarios), no obstante, el primero alcanza el
68% y el segundo el 54%.
Cabe indicar que ante la ausencia del informe de la evaluación física y financiera del Plan Operativo Anual
y la Liquidación Presupuestaria del CMDC que señala las NTPP -tema que se aborda más adelante en este
informe-, a nivel institucional, no se tiene documentado las causas de esos bajos niveles de logro en las
metas establecidas para los programas III y IV.
Señalar, que la única referencia sobre la gestión institucional anual, lo constituye el informe de labores
que rinde la Intendencia en atención del artículo 21 de Código Municipal, sin embargo, este documento
solo se refiere a la gestión de ingresos y hace mención o detalla una serie de contrataciones realizadas en
el transcurso del ejercicio económico para diferentes propósitos, sin identificarse o relacionarlas con las
metas que se están atendiendo.
Más allá del análisis puntual sobre las razones por las cuales se presentó esta situación en el ejercicio
económico 2016, cuya responsabilidad recae en los niveles directivos de la Institución, en el presente
estudio se determinaron los siguientes aspectos de interés, en relación con la calidad e idoneidad de la
ejecución del presupuesto y el plan anual operativo, así como del considerable monto que viene
arrastrando el CMDC por concepto de superávit específico.
Se debe mejorar la definición de metas en el Plan Operativo Anual referidas a proyectos de inversión
De conformidad con lo que establece el Principio de vinculación del presupuesto con la planificación
institucional, establecido en la norma 2.2.3 de las NTPP, el presupuesto debe responder en primera
instancia a la planificación institucional de corto plazo; sin embargo, para que ese vínculo pueda
materializarse, los objetivos y metas que conforman dicha planificación deben ser lo suficientemente
claros para orientar la ejecución presupuestaria y, en general, la gestión institucional.
Es decir, dichos objetivos y metas deben expresar en forma precisa la acción a realizar, los resultados
esperados y su costo estimado, de forma tal que se posibilite la asignación y asociación de los recursos
necesarios para su logro en el presupuesto institucional. Lo anterior, además, resulta indispensable para
permitir el cumplimiento del Principio del presupuesto como instrumento para la medición de resultados,
contenido en la misma norma 2.2.3, el cual indica, entre otras cosas, que el presupuesto debe contener
los elementos y criterios necesarios para medir los resultados relacionados con su ejecución.
El análisis del Plan Operativo Anual correspondiente al ejercicio económico 2016, permitió observar áreas
susceptibles de mejora en la definición de las metas asociadas al presupuesto institucional,
concretamente, de aquellas referidas a la ejecución de proyectos de inversión.
Las metas contenidas en dicho instrumento de planificación, en la mayoría de los casos no definen el
alcance de los proyectos que se pretenden realizar, y se omite el establecimiento de parámetros
cuantitativos o cualitativos que permitan orientar la gestión institucional y medir el desempeño en el
tiempo.
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Asimismo, en el transcurso del año, por medio de las variaciones al presupuesto (presupuestos
extraordinarios), se incluyen nuevos proyectos de inversión y también efectúan modificaciones en la
ejecución de proyectos ya aprobados para orientar los recursos a otros, todo sin que se actualice
convenientemente el Plan Anual Operativo, aprobado por el Concejo y en igual sentido, sin definirse
claramente sus alcances, ni los parámetros para medir su logro.
Lo más que se hizo de parte de la Administración, en relación con los nuevos proyectos, fue incluir su
nombre y la asignación presupuestaria en el formulario denominado “Matriz PAO 2016 con ejecución,
Programa III: Inversiones”, que se utiliza para fines informativos a la Municipalidad de Puntarenas sobre la
ejecución presupuestaria.
En el caso de orientar los recursos de proyectos ya aprobados para la ejecución de otros, ni siquiera
quedan registrado la incidencia que esto produce en las metas propuestas en el plan anual operativo.
Para tener una mejor idea del caso, en el siguiente cuadro se detalla las 14 metas propuestas
originalmente en el programa III Inversiones, que involucra el desarrollo de obras de infraestructura con
una asignación presupuestaria de ₡493.734.994.31, de los cuales se ejecutaron ₡283.580.031,53, o sea
57% para el logro del 21% de las metas establecidas en el PAO.
CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE CÓBANO
DETALLE DE ALGUNAS METAS DEFINIDAS PARA EL PROGRAMA III INVERSIONES
PLAN ANUAL OPERATIVO 2016
OBJETIVO DE N° META INDICADOR META OBSERVACIONES
MEJORA U PROPUESTA ALCANZADA
OPERATIVO
Poseer 1 Contar con Monto presupuesto/ 96%6 No existe una
funcionarios proyectos y productos elaborados clara definición
que realicen los demás trabajos de los alcances
proyectos y relacionados al del proyecto,
actividades mantenimiento expresado en
relacionadas al de los caminos parámetros
mantenimiento vecinales cuantitativos o
de los caminos cualitativos que
del distrito permitan
orientar la
gestión y medir
el desempeño en
el tiempo.
En el formulario
que detalla cada
uno los
proyectos
propuestos
ejecutar en el
2016, al final del
año, se consigna
la información
sobre el grado
de avance de
esta meta, sin
embargo, no se
específica los
caminos
vecinales a los
cuales se le dio
mantenimiento,
lo cual resulta
inconveniente
para el control
de la ejecución,
6 Coincide con el porcentaje reportado parta la ejecución de los recursos presupuestarios.
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porque
imposibilita
medir el
desempeño en el
desarrollo del
proyecto, en
términos del
avance físico
obtenido y de la
inversión
realizada en él.
En general, no se
lleva control,
respecto de esta
meta, sobre la
ejecución
particular de los
recursos
presupuestados.
Mantener en 2 Disponer de Monto 52%7 IDEM ANTERIOR
buen estado los vías de presupuesto/Vías
caminos comunicación reparadas
vecinales en el distrito en
óptimas
condiciones
Pavimentación 3 Arreglo de vía Monto presupuesto/ 0 IDEM ANTERIOR
2.5 km camino de Vías reparadas
Delicias (puente comunicación
Mike Novak delicias
hacia Canopy Montezuma por
1.5 km, frente dentro
escuela delicias
300 mts y
centro de
población 700
mts)
Utilizar el 20% 4 Disponer de un Monto 0 IDEM ANTERIOR
de pago de presupuesto presupuesto/gestiones
mejoras de ZMT que nos realizadas
permita en
determinado
momento pagar
mejoras en ZMT
y adquirir
terreno para
lotificación
Proyecto 5 Realizar la Monto 0 IDEM ANTERIOR
implementación contratación de presupuesto/proyecto
Nicsp y un profesional realizado
Contabilidad que guie con la
por devengo implementación
de NICSP Y
Contabilidad
por Devengo
Disponer de un 6 Contar con un Monto presupuesto/ 69%8 IDEM ANTERIOR
7 Coincide con el porcentaje reportado parta la ejecución de los recursos presupuestarios.
8 Coincide con el porcentaje reportado parta la ejecución de los recursos presupuestarios
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comité de comité que actividades realizadas
emergencia estudie, evalúe
municipal, y proponga
funcionando acciones en
acorde a las cuanto a riesgos
necesidades de por desastres
riesgo del naturales
distrito PROYECTO
BOSAI
Realizar el 7 Cambio Monto presupuesto/ 100%9 IDEM ANTERIOR
cambio de estructura del proyecto realizado
estructura del techo y anexo
techo y anexo salón delicias
del salón
comunal
Delicias
Construcción 8 Construir un Monto presupuesto/ 0 IDEM ANTERIOR
Parque de parque de proyecto realizado
Patinaje patinaje para
los jóvenes de
la zona
Instalación de 9 Instalación de Monto presupuesto/ 0 IDEM ANTERIOR
Celo raso y Cielo raso y proyecto realizado
cierre cierre
perimetral perimetral.
SIMEN SINEM
Concluir el 10 construcción Monto presupuesto/ 100%10 IDEM ANTERIOR
cierre malla proyecto realizado
perimetral perimetral
escuela santa
teresa
Construcción 11 Construcción de Monto presupuesto/ 100%11 IDEM ANTERIOR
aceras de Aceras y proyecto realizado
acceso, y mejoras en
mejoras en la edificio adulto
infraestructura mayor
del edificio
adulto mayor
en la propiedad
del colegio de
Cóbano
Proyecto 12 Mini reservas Monto presupuesto/ 44%12 IDEM ANTERIOR
reserva natural naturales para proyecto realizado
cabo blanco, escuelas
mini reservas
naturales
escolares
Fortalecimiento 13 Fortalecer las Monto presupuesto/ 63%13 IDEM ANTERIOR
de capacidades capacidades de proyecto realizado
de mujeres del las mujeres del
distrito de distrito
Cóbano, área
salud mental,
9 Ídem
10 Coincide con el porcentaje reportado parta la ejecución de los recursos presupuestarios
11 Ídem
12
Ídem
13
Ídem
Acta Ext. 49-17
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artística,
creativa y
productiva
trabajo social
Proyecto 14 Dar el apoyo a Monto 97%14 IDEM ANTERIOR
Manualidades los adultos presupuesto/proyecto
adulto mayor mayores en sus realizado
proyectos de
manualidades
Fuente: Matriz PAO 2016 con ejecución elaborado por el Administrador Financiero Tributario.
Por otra parte, tal como se había indicado antes, en el transcurso del año 2016, por medio del
presupuesto extraordinario N° 1 se incluyeron seis proyectos respecto de los cuales no se fijaron metas ni
definieron indicadores.
PROYECTO MONTO OBSERVACIONES
PRESUPUEST
ADO
Pavimentación 2.5 km ₡37.000.000 No se adjunta una justificación pero al parecer se
camino Delicias (puente incluye para complementar los recursos que se
Mike Novak hacia Canopy incluyeron en el ordinario pues estos no eran
1.5 km, frente escuela suficientes para hacer frente al cuadro de costos
delicias 300 más y centro de elaborado por el Ing. Freddy Alberto Madrigal
población 700 mts) Ávila, ingeniero municipal para este proyecto.
Proyecto Calle Adoquín Playa ₡6,601.000 No se ubicó proyecto en el expediente de
Carmen Presupuesto que respalde el estudio
Proyecto Sendero Peatonal ₡4.645.466 No se ubicó proyecto.
Richard Sommer
Proyecto construir puente ₡7.263.832 No se ubicó proyecto.
mojado calle María Cruz (11
mts*4 mts)
Proyecto construcción ₡1.210.000 No se ubicó proyecto.
rampa basurero
Contratación maquinaria ₡2.332.000 No se ubicó proyecto.
proyecto TSB” Santa Teresa
La falta de una definición de metas de los proyectos que se propone ejecutar el CMDC es tal, que propicia
a que se reporte información imprecisa de los porcentajes de avance en los proyectos de inversión. Por
ejemplo, el proyecto N° 7 “Cambio estructura del techo y anexo salón Delicias” con una asignación
presupuestaria de ₡16.390.000.00, se reporta con un avance del 100%.
No obstante lo anterior; de acuerdo con las verificaciones realizadas por esta Auditoría Interna, se
determinó que solo se ha efectuado la adquisición de materiales lo cual significó el 51% del monto del
presupuesto asignado, pero después de 1 año y 2 meses que se entregaron no se ha construido lo pactado
y según convenio firmado con la Asociación de Desarrollo Integral, el proyecto se esperaba, estaría
construido en 3 meses (se está por tramitar la presentación de los planos constructivos ante el Colegio
Federado de Ingenieros) y los materiales se ubican en un predio privado una parte y el restante en el
salón. O sea, aún no se ha cumplido con la meta establecida y que se reporta en el cumplimiento de metas
en un 100%.
En otro orden de cosas, es pertinente señalar que para el caso del Programa IV a pesar de haberse
presupuestado más de ₡2,5 millones, al final del ejercicio económico no se reporta ejecución alguna de
recursos.
Por último en este tema, en cuanto al cambio del uso de recursos adquiridos para el desarrollo de un
proyecto para destinarlos a otro diferente -el cual no necesariamente está incluido en el plan anual
operativo vigente-, estos se basan en solicitudes formales planteadas ante el Concejo para que autorice
reorientar el empleo de los materiales que se encuentran en las bodegas de la ferretería proveedora o
bien, en las instalaciones del CMDC, lo cual obviamente genera distorsión y menoscabo al proceso de
planificación anual.
14
Ídem
Acta Ext. 49-17 05/12/2017 Lo expuesto en torno a las debilidades en la definición de metas y objetivos propuestos a ejecutar durante el ejercicio económico obedece a la falta de procedimientos de control para la formulación, ejecución y evaluación de las mismas que permitan expresar, en forma precisa la acción a realizar, los resultados esperados y su costo estimado. Cabe indicar que esta Auditoría Interna en el informe AIM-03-2017 referido al estudio especial sobre los procesos y las actividades relacionadas con la ejecución de las obras denominadas, “Adoquín en calle de acceso a playa Carmen” y, “Rehabilitación de sendero peatonal y calle pública a Playa Carmen” ya había señalado esta debilidad en el proceso de ejecución presupuestaria. El tema de la definición de metas es aún más crítico si se considera que el Concejo definió al inicio del 2016 las políticas que quería alcanzar en ese año. Sin embargo, no hay forma técnica de medir su logro total o parcial durante el año. Así, por ejemplo, entre las políticas fijadas estaban mantener la red vial distrital para que se encuentre en buenas condiciones para el transito todo el año; capacitar e incentivar al personal administrativo y regidores, mantener y mejorar los servicios existentes, de buscar convenios que generen proyectos en la zona; en administrar adecuadamente la zona marítimo terrestre. La situación determinada, evidencia la necesidad de adoptar las acciones por parte de la Administración Municipal tendentes a mejorar la calidad de las metas incluidas como parte de la planificación operativa institucional para que estas se constituyan en guía para la gestión institucional, permita el seguimiento de la ejecución presupuestaria, la necesaria rendición de cuentas a la ciudadanía y, finalmente evitar que se genere opacidad en el uso de los recursos públicos administrados. 2.2 Debe revisarse el proceso de estimación de costos de los proyectos de inversión, previo a su inclusión en la planificación operativa institucional La norma 1.1 de las NTPP, define un proyecto de inversión pública como el conjunto de procedimientos y actividades planificadas y relacionadas entre sí que permiten ejecutar una inversión pública y cuyos componentes están vinculados como una unidad funcional, para dar una solución integral a una necesidad o exigencia social, promover el desarrollo o mejorar la prestación de un servicio o actividad pública. Así, se incluyen dentro de estos proyectos tanto los de desarrollo como los de inversión física, que se caracterizan por no ser recurrentes en el corto plazo, estar asociados al cumplimiento de la misión y objetivos institucionales y porque en su ejecución se desarrollan las fases de formulación del perfil, pre factibilidad, factibilidad, contratación, financiamiento, ejecución, operación y la evaluación de impacto. La determinación de la factibilidad de un proyecto de inversión requiere necesariamente una valoración detallada sobre su viabilidad técnica y financiera, entendida esta última como la estimación de su costo y el análisis sobre las posibilidades reales que tiene una institución para financiarlo. Una vez establecido ese costo estimado y tomada la decisión de ejecutar el proyecto por parte del nivel directivo, se debe proceder a su inclusión en el plan presupuesto institucional, a efecto de posibilitar el desarrollo de las fases posteriores señaladas por la norma, es decir, su contratación, ejecución, operación y evaluación de impacto. En el CMDC, no se tiene como práctica administrativa la determinación de los costos estimados de un proyecto de inversión, previo a su inclusión en el plan presupuesto municipal, lo que resta calidad y efectividad al proceso de planificación institucional, pues no existe una seguridad razonable sobre la suficiencia de los recursos que se destinan a su normal desarrollo y conclusión. En el siguiente cuadro se visualizan los 14 proyectos considerados en el PAO 2016 del CMDC en el programa III (Inversiones) y la asignación presupuestaria de cada uno de ellos, respecto de la cual (la asignación), no se cuenta con el sustento técnico y financiero que muestre su viabilidad, tanto en su proceso de ejecución, tiempo requerido y, sobre todo, los costos asociados a ellos. Lo más que se encuentra, en algunos casos, son las solicitudes que presentan las organizaciones comunales (locales), a veces acompañada de una lista de materiales o proforma, pero careciendo de un criterio técnico del Concejo que valide la razonabilidad de la asignación presupuestaria y la viabilidad técnica de la ejecución del proyecto. CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE CÓBANO DETALLE DE METAS DEFINIDAS, PROGRAMA III INVERSIONES Y LA ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA PLAN ANUAL OPERATIVO 2016 EN COLONES
Acta Ext. 49-17
05/12/2017
OBJETIVO DE MEJORA U N° META PROPUESTA ASIGNACION EJECUTADOS
OPERATIVO PRESUPUESTO
Poseer funcionarios que realicen 1 Contar con proyectos 7.916.732,50 No se encontró
los proyectos y actividades y demás trabajos información en
relacionadas al mantenimiento relacionados al expediente de
de los caminos del distrito mantenimiento de los presupuesto de
caminos vecinales. SE los estudios
EJECUTÓ EN UN 96% técnicos y
financieros.
Mantener en buen estado los 2 Disponer de vías de 230.872.991,74 IDEM
caminos vecinales comunicación en el ANTERIOR
distrito en óptimas
condiciones
Pavimentación 2.5 km camino 3 Arreglo de vía de 30.000.000.00 La ADI de Las
Delicias (puente Mike Novak comunicación delicias Delicias
hacia Canopy 1.5 km, frente Montezuma por presentó
escuela Delicias 300 mts y centro dentro estimación con
de población 700 mts) la solicitud del
asfaltado de 2
kms del puente
de Miky Novack
conectando las
partes ya
pavimentadas y
siguiendo a
partir del
mariposario en
dirección
Delicias hasta
completar los 2
kms. Se adjunta
un cuadro al
parecer
elaborado por
el Ing. Freddy
Alberto
Madrigal, Ing.
Mpl. donde se
calculan los
costos.
Utilizar el 20% de pago de 4 Disponer de un 29.095.265,00 No se encontró
mejoras de ZMT presupuesto que nos información en
permita en expediente de
determinado presupuesto de
momento pagar los estudios
mejoras en ZMT y técnicos y
adquirir terreno para financieros.
lotificación
PROYECTO IMPLEMENTACION 5 Realizar la 2.300.000,00 IDEM
Nicsp y Contabilidad por contratación de un ANTERIOR
devengo profesional que guie
con la implementación
de NICSP Y
Contabilidad por
Devengo
Acta Ext. 49-17
05/12/2017
Disponer de un comité de 6 Contar con un comité 4000.000.00 El Cté de
emergencia municipal, que estudie, evalué y Emergencias
funcionando acorde a las proponga acciones en presentó un
necesidades de riesgo del cuanto a riesgos por documento con
distrito desastres naturales la descripción
PROYECTO BOSAI del proyecto y
el detalle de
materiales
solicitados y el
costo estimado
de estos. Firma
la presidente
del Comité.
Realizar el cambio de estructura 7 cambio estructura del 16.390.000.00 No se encontró
del techo y anexo del salón techo y anexo salón información en
comunal Delicias delicias el expediente
de presupuesto
de estudios
técnicos y
financieros.
Construcción Parque de Patinaje 8 Construir un parque 24.000.000.00 No se ubicó
de patinaje para los proyecto. Es un
jóvenes de la zona proyecto del
Comité de
Deportes
Instalación de Cielo raso y cierre 9
Instalación de Cielo 8.334.965,00 No se ubicó
perimetral SIMEN raso y cierre proyecto
perimetral. SINEM
Concluir el cierre perimetral 10 Construcción malla 1.700.000.00 No se ubicó
escuela santa teresa perimetral proyecto
Construcción aceras de acceso, y 11 Construcción de 2.058.000.00 La ACODECO
mejoras en la infraestructura del Aceras y mejoras en presentó
edificio adulto mayor en la edificio adulto mayor documento con
propiedad del colegio de descripción del
Cóbano proyecto con el
detalle de
materiales
solicitados, solo
indican costo
de mano de
obra. Firma la
presidente de la
Asociación.
Proyecto reserva natural cabo 12 Mini reservas 2.700.000.00 La Reserva
blanco, mini reservas naturales naturales para Natural
escolares escuelas Absoluta de
Cabo Blanco
presentó
documento con
descripción del
proyecto con el
detalle de
materiales
solicitados o
servicios
Acta Ext. 49-17
05/12/2017
solicitados y el
costo estimado,
no presenta
firma
responsable.
Fortalecimiento de capacidades 13 Fortalecer las 860.000.00 El Área de
de mujeres del distrito de capacidades de las Trabajo Social
Cóbano, área salud mental, mujeres del distrito de la CCSS. Dra.
artística, creativa y productiva Isabel Naranjo
trabajo social Soto, presentó
documento con
descripción del
proyecto con el
detalle de
materiales
solicitados.
Indican un
costo global de
los materiales.
Proyecto Manualidades adulto 14 Dar el apoyo a los 400.000.00 La ACODECO
mayor adultos mayores en presentó
sus proyectos de documento con
manualidades descripción del
proyecto y
adjuntan
factura
proforma con el
detalle de
materiales
solicitados.
Firma la
presidente de la
Asociación.
De los 14 proyectos considerados en el plan anual operativo 2016, ocho (destacados en color rojo su
número) no se localiza información que respalde y permita al Concejo rendir cuentas claras sobre el
planteamiento técnico y financiero de los proyectos de inversión propuestos.
La deficiencia señalada, además de incidir negativamente en la calidad y efectividad del proceso de
planificación institucional, impide el control efectivo de la ejecución presupuestaria al no existir
parámetros del verdadero costo de las obras que permitan evaluar con posterioridad la razonabilidad del
gasto que se realiza y atenta contra la necesaria rendición de cuentas que debe existir sobre el correcto
uso de los recursos públicos involucrados.
2.3 Se debe fortalecer la evaluación de los resultados físicos y financieros de la ejecución
presupuestaria
La norma 4.5.1 de las NTPP, establece que la Fase de Evaluación Presupuestaria es la etapa del proceso
presupuestario que comprende el conjunto de normas y procedimientos sistemáticos y ordenados de
carácter técnico, legal y administrativo, mediante los cuales se analizan y valoran en forma sistemática,
objetiva y oportuna, los resultados físicos y financieros de la administración de los ingresos y la
ejecución de los programas presupuestarios, con criterios de eficiencia, eficacia, economía y calidad. Todo
lo anterior de acuerdo con la planificación, la programación y las estimaciones contenidas en el
presupuesto institucional aprobado, así como el valor público que la institución debe aportar a la
sociedad.
Asimismo, la norma 4.5.2 de las NTPP señala que la evaluación, como parte de la rendición de cuentas,
valora cuantitativa y cualitativamente el cumplimiento de los objetivos, metas y los resultados alcanzados
en el ejercicio presupuestario, tanto a nivel institucional como programático, en relación con los
Acta Ext. 49-17 05/12/2017 resultados esperados y para los cuales se aprobó el presupuesto. Además, analiza la contribución de esos resultados al cumplimiento de la misión, políticas y objetivos de mediano y largo plazo. Finalmente, la norma 4.5.5 de las NTPP establece que se deben preparar, informes semestrales acumulativos con los resultados de la evaluación presupuestaria que se realice respecto a la gestión física y financiera ejecutada; sin embargo, para que esos informes cumplan con su cometido acorde con la normativa enunciada, deben no sólo identificar las desviaciones que se presenten entre la ejecución y la planificación, sino ahondar en sus causas, de forma tal que se constituyan en verdaderos elementos de retroalimentación y apoyo en general a la gestión institucional. Al respecto, el CMDC no cuenta con un proceso de evaluación de los resultados físicos y financieros de la administración de los ingresos y la ejecución de los programas presupuestarios que le permita valorar si la ejecución presupuestaria se efectuó con criterios de eficiencia, eficacia, economía y calidad, tal como lo señala la normativa aplicable, por consiguiente, no se está cumpliendo con lo que establece la normativa de elaborar el informe de la referida evaluación, por lo menos una vez al año. Ante consulta formulada al Administrador Financiero y Tributario de este Concejo, en cuanto a la evaluación del PAO indica que él en el mes de julio y antes del 12 de enero de cada año completa una matriz que se denomina “Matriz PAO con ejecución”. Él llena la información y se la envía a la encargada de Presupuesto de la Municipalidad de Puntarenas, con copia a la Secretaria y a la Encargada de Presupuesto de este Concejo. Él desconoce si el documento lo llevan a aprobación del Concejo o no. En el caso de la Secretaría del Concejo, no se localizaron los informes de ejecución del PAO. Si bien es cierto, el Administrador Financiero y Tributario, elabora un formulario denominado “Matriz PAO con ejecución” que contiene, entre otros, información relacionada con los objetivos, metas y asignaciones propuestas por cada uno de los programas presupuestarios, según el plan anual operativo y el presupuesto inicial, esto lo hace con el fin de reportar sobre el cumplimiento de las metas a la Municipalidad de Puntarenas, sin que para los efectos esa información sea previamente aprobada por la Intendencia y el Concejo, lo cual no es conveniente desde el punto de vista de control interno, por cuanto ellos son los jerarcas responsables de la ejecución del plan presupuesto y por consiguiente, deben valorar y aprobar, según su criterio, sobre lo que se indica respecto del cumplimiento de las metas. Máxime si se tiene presente, que los porcentajes de cumplimiento de la ejecución del presupuesto y las metas contenidas en el plan anual operativo, son sustancialmente diferentes, con un menor avance en el cumplimiento del plan y respecto de lo cual, al no contarse con un informe sobre la ejecución física y financiera del presupuesto, existen limitaciones para establecer las causas de esa brecha, lo que incide en la efectiva rendición de cuentas a la comunidad a que están obligados los jerarcas institucionales. En ese contexto, ante la falta de información respecto de la ejecución de los proyectos propuestos, esta Auditoría mediante una muestra selectiva de proyectos incluidos por medio de los presupuestos inicial y extraordinario uno, estableció que una cantidad importante, no se ejecutaron, según se aprecia en el siguiente cuadro, donde de ocho proyectos verificados, cinco no se ejecutaron, de uno solo se han comprado los materiales y solo dos fueron concluidos:
Acta Ext. 49-17
05/12/2017
Concejo Municipal de Distrito de Cóbano
Auditoría Interna
PRUEBA PROYECTOS INGRESADOS AL PRESUPUESTO 2016
MONTO
MONTO PORCENTAJE DE AVANCE SEGÚN
PROYECTO PRESUPUESTA OBSERVACIONES
EJECUTADO INFORME DE INGENIERIA MUNICIPAL
DO
Construcción aceras de acceso y 2.058.000,00 1.387.179,00 No hay informe del Ingeniero pero según Se ejecutó el 100% del
mejoras en la infraestructura del informe y fotos aportadas por la presidenta proyecto con el 67% de los
Edifico del adulto mayor en la de ACODECO, señora Marina Sandí y recibida recursos presupuestados, lo
propiedad del Colegio de Cóbano por la Intendente el 15 de julio de 2016, las cual hace ver la deficiencia en
obras solicitadas se concluyeron en su la estimación inicial de costos.
totalidad. Ellos aportaron la mano de obra. El informe del proyecto fue
presentado por la presidente
de la Asociación no hay un
criterio del profesional
municipal.
PROYECTO ADOQUIN CALLE PLAYA 6.601.000,00
CARMEN 0,00 No se ejecutó
PROYECTO SENDERO PEATONAL 4.645.456,00 0,00
RICHARD SOMMER No se ejecutó
Pavimentacion 2.5km camino Delicias 67.000.000,00 0,00
No se ejecutó
Conclusion Cierre Perimetral Liceo 1.700.000,00 1.068.091,00 Liceo Rural de Santa Teresa: Se colocó la Se ejecutó el 100% del
Santa Teresa malla perimetral en la nueva cancha de proyecto con el 62% de los
concreto. Los materiales utilizados coinciden recursos presupuestados, lo
con los donados en Nº2016CD-000041-01. cual hace ver la deficiencia en
(Informe Oficio ING-293-2017 del 27/11/2017) la estimación inicial de costos.
CAMBIO ESTRUCTURA TECHO Y ANEXO 16.390.000,00 8.293.093,00 " Se entra en la propiedad de el señor Ronald La adquisición de materiales se
SALON COMUNAL DELICIAS Cruz donde se albergan materiales de los que hizo con el 51% del monto que
fueron donados. Se encuentran materiales se presupuestó para la compra
estructurales y se procede a realizar la de estos materiales. Siendo la
cuenta. Los mismos coinciden con los misma lista que presentó la
materiales donados de acuerdo a la orden de Asociación para que se les
compra en el expediente Nº2016CD-000041- adjudicara el proyecto. Pero
01. (Lista de materiales) Los demás después de 1 año y 2 meses
materiales, se explicó por el señor Ronald que se les hizo entrega y según
que estaban almacenados en el Salón, al cual convenio firmado con la ADI el
no se tuvo oportunidad de entrar. También proyecto estaría construido en
explicó que los planos constructivos se 3 meses. Los materiales se
encuentran en trámite en el Colegio ubican en un predio privado un
Federado o próximos a ser presentados. Se le parte y el restante en el salón.
solicitó un comprobante de esto tan pronto lo Esto según indica el Ingeniero.
pueda presentar en las oficinas.
Proyecto construcion puente mojado 7.263.832,00 0,00
calle Maria Cruz No se ejecutó
INSTALACION DE CIELO RAZO Y CIERRE
PERIMETRAL EDIFICIO SINEM COBANO 8.334.965,00 0,00
No se ejecutó
Cabe señalar que en ese proceso de verificación física se estableció que de los seis proyectos incorporados
por medio del presupuesto extraordinario número 1, cuatro (Proyecto adoquín Calle Playa Carmen;
Sendero peatonal Richard Sommer; Pavimentación 2.5 Km camino Las Delicias y construcción puente
mojado calle María Cruz) no mostraban ningún grado de avance, respecto de lo propuesto en el presente
ejercicio económico, tal como se observa en el cuadro anterior.
2.4 La ejecución del presupuesto del Concejo revela un elevado superávit institucional
De alguna manera, la falta de definición de las metas de los proyectos propuestos en la planificación, la
introducción de nuevos proyectos sin el debido control y la falta de estimaciones de costos de los
proyectos de inversión incide para que año tras año, el superávit específico de ese Concejo se incremente.
Por ejemplo, en el año 2015 fue de ₡506.418.711,41 y en el año 2016 ascendió a ₡749.069.173,20, lo cual
representa cerca del 45% de los recursos que dispuso el Concejo para cumplir con sus objetivos locales.
Para tener una idea de las partidas que muestran una importante acumulación de recursos, en el siguiente
cuadro -que se extrae de la Liquidación presupuestaria del CMDC correspondiente al ejercicio económico
2016-, se muestran las partidas que presentan las mayores concentraciones de recursos.
Acta Ext. 49-17
05/12/2017
DESTINOS DEL SUPERAVIT Ingresos 2016 Disponible 2016 Ejecución 2016 % Saldo 2016
Fondo del Impuesto sobre bienes
inmuebles, 76% Ley Nº 7729 308.852.024,06 364.121.198,73 291.876.179,90 80,16 72.245.018,83
40% Obras mejoramiento zonas
turísticas: 59.928.796,77 88.762.610,66 65.451.092,94 73,74 23.311.517,72
40% obras mejoramiento del Cantón: 59.928.796,77 65.379.696,77 22.855.397,00 34,96 42.524.299,77
20% fondo pago mejoras zona turística: 29.964.398,38 297.328.045,76 - 297.328.045,76
Gastos de sanidad, artículo 47 Ley
5412-73 164.924.598,81 286.350.724,16 202.249.692,41 70,63 84.101.031,75
Comité Cantonal de Deportes 31.155.291,69 51.900.236,23 9.960.824,00 19,19 41.939.412,23
Ley Nº7788 30% Estrategias de
protección medio ambiente 1.121.233,68 8.789.490,06 - - 8.789.490,06
Fondo recolección de basura 60.221.516,50 79.882.365,36 50.964.632,65 63,80 28.917.732,71
Saldo de partidas específicas 8.651.053,25 - 8.651.431,57
Eso significa que esos fondos estuvieron disponibles para ejecutarlos en el 2016, pero por razones propias
del Concejo, se traslada su ejecución para el siguiente ejercicio económico y respecto de lo cual, no se
dispone de información que justifique las razones de esa subejecución.
Esto está relacionado de alguna manera con la necesidad de fortalecer los procesos de definición de
metas y la estimación de costos de los proyectos de inversión, previo a su inclusión en la planificación
operativa institucional, con el fin de mejorar la ejecución de los proyectos de inversión y
consecuentemente disminuir los recursos que están quedando sin ejecutar año tras año, como por
ejemplo, los recursos provenientes de la Ley de Zona Marítimo Terrestre, los recursos del impuestos sobre
bienes inmuebles y otros.
En el caso de los recursos provenientes de la Ley de Zona Marítimo Terrestre, se determinó que se
proponen proyectos de inversión que al final no se ejecutan. En el siguiente cuadro se logra visualizar esa
situación con el agravante de que esta actitud genera la posposición del uso de los recursos destinados
para el desarrollo del distrito y de manera particular la zona marítimo.
CUADRO RESUMEN EJECUCION DE PRESUPUESTO 2016 DE ZMT
MONTO % según tipo
ORIGEN PROYECTO PORCENTAJE Observaciones
PRESUPUESTADO de proyecto
Mejora mi ento Zona Ma ri ti mo 59.310.530,00 34% 34% del pres upues to s e
Terres tre 34% des ti na a l funci ona mi ento
del Depa rtamento de ZMT.
Al qui l er de ma qui na ri a , equi po 6.000.000,00 3% El 16% s e pres upues tó en
40 % obras y mobi l i a ri o proyectos de ZMT, no
mejoramiento Ma nteni mi ento de vi a s de 10.100.097,89 6% obs tante s ol a mente s e
zona maritimo comuni ca ci ón ejecutó l a pa rte que
terrestre Proyecto a doquín ca l l e Pl a ya 4% corres ponde a vía s y una
6.601.000,00 16%
Ca rmen l i mpi eza de ZMT con
Proyecto s endero pea tona l 4.645.466,00 3% a l qui l er de ma qui na ri a .
Ri cha rd Sommer Los proyectos no s e
ejecutaron.
Pa vi mentaci on 2.5km ca mi no 30.000.000,00 17% El 31% s e des ti nó a l
Del i ci a s . ma nteni mi ento y
Ma nteni mi ento de vi a s de 21.481.474,00 12% pa vi mentaci ón de vía s y
40% obras comuni ca ci ón. otro proyecto pero s ol o s e
mejoramiento Cons trucci ón a cera s de a cces o y 2.058.000,00 1% 31% ejecutó una pa rte de vía s y
distrito mejora s en l a i nfra es tructura el proyecto de a cera s del
del Edi fi co del a dul to ma yor en a dul to ma yor, la
l a propi eda d del Col egi o de pa vi mentaci ón no se
Cóba no. ejecutó.
Suma s l i bres s i n a s i gna ci on 4.651.056,00 3% El 19% corres ponde a
20% pago pres upues tari a s uma s s i n a s i gna ci ón
19%
mejoras zmt. Otros Fondos e Invers i ones 29.095.265,00 17% pres upues tari a y otros con
des ti no es pecífi co.
173.942.888,89 100%
Según dicho cuadro, del 40% que se debe destinar para obras mejoramiento zona marítimo terrestre, solo
se presupuestó el 16% de esos recursos para proyectos de ZMT. No obstante, solamente se ejecutó la
parte que corresponde a vías y una limpieza de ZMT con alquiler de maquinaria. Los demás proyectos no
se ejecutaron. Del 40% para obras de mejoras en el distrito, el 31% se destinó al mantenimiento y
Acta Ext. 49-17
05/12/2017
pavimentación de
vías y otro
proyecto, pero
solo se ejecutó
una parte de vías y
el proyecto de
aceras del adulto
mayor, la
pavimentación
que estaba
planificada no se
ejecutó.
También se
determina alguna
subejecución de
recursos
destinados para la
prestación de los
servicios
comunitarios. Por
ejemplo, en gastos
para sanidad y el
fondo para la
prestación del
servicio de
recolección de
residuos,
muestran
importantes
acumulaciones de
recursos que se trasladan al período siguiente, lo cual sugiere que la administración revise las causas de
esta situación con el fin de tomar las medidas correctivas en el sentido de que si corresponde reservar
recursos para el siguiente período, sea por razones justificadas.
2.5 Se debe revisar el registro y aplicación de los intereses ganados correspondientes a fondos con
destino específico.
Según la información que consta sobre la liquidación presupuestaria del ejercicio económico, para el caso
de los recursos que corresponden a la aplicación de la Ley sobre Zona Marítimo Terrestre, N° 6043 y que
se asocian a vigencias de años anteriores, no se reconocen los intereses ganados producto de la inversión
de esos recursos en títulos valores.
En el cuadro inserto, que se extrae del formulario del modelo de liquidación presupuestaria sugerido por
la Contraloría General de la República para uso de las entidades municipales, se observa que, en la casilla
dispuesta para incorporar el monto de los intereses generados, está con valor de cero, o sea, no hay
reconocimiento del pago de intereses.
CONCLUSIONES
El Concejo Municipal de Distrito de Cóbano presentó en el ejercicio económico 2016, un nivel de
cumplimiento de metas insatisfactorio, en relación con los niveles de ejecución presupuestaria mostrados.
El nivel de cumplimiento de las metas definidas en el Plan Operativo Institucional del 2016 no es
consecuente y resulta insatisfactorio (36% de lo programado), si se comparan dichos resultados con los
niveles de ejecución presupuestaria que presentó la Institución en el año 2016 (fue del 70%).
Otro de los aspectos determinados fue la ausencia de estimaciones de costos de los proyectos de
inversión, previo a su inclusión en la planificación operativa institucional, situación que, además de incidir
negativamente en la calidad y efectividad del proceso de planificación institucional, impide el control de
la ejecución presupuestaria al no existir parámetros que permitan evaluar con posterioridad la
razonabilidad del gasto que se realiza y atenta contra la necesaria rendición de cuentas que debe existir
sobre el correcto uso de los recursos públicos involucrados.
Acta Ext. 49-17 05/12/2017 Por otro lado, se observa un crecimiento importante de las sumas que se están acumulando como superávit institucional, lo cual advierte algún grado de dificultad para la ejecución eficiente y oportuna de los fondos públicos a disposición del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano. Finalmente, no se elabora el Informe de Evaluación Física y Financiera del Plan Operativo Anual y la Liquidación Presupuestaria, por lo que no establece las desviaciones observadas entre la ejecución y el cumplimiento de las metas definidas, ni se tiene referencia sobre las posibles causas de dichas desviaciones, por lo que no se generan aportes significativos a la gestión institucional para que se tomen las acciones efectivas por parte del nivel directivo para mejorar la ejecución del plan presupuesto del Concejo, en procura de potenciar la eficacia y la eficiencia en el cumplimiento del plan presupuesto del concejo. Es importante concluir que algunas de las situaciones expuestas en este informe, ya habían sido informadas por esta Auditoría, por medio de los informes AIM-06-2013 y AIM- 04-2015 y más recientemente con el informe AIM- 03-2017, documentos en los cuales se emitieron las correspondientes recomendaciones. No obstante, como parte del proceso de revisión de las recomendaciones giradas que realizó esta Auditoría Interna, se establecieron varias recomendaciones de esos informes, que aún no se han cumplido, lo cual repercute, obviamente en que continúe evidenciándose debilidades como la falta de manuales de procedimientos que regulen las fases de presupuesto, ejecución, liquidación, ajustes, modificaciones y control presupuestario; de mecanismos y parámetros que permitirán medir el cumplimiento de la planificación anual y faciliten la rendición de cuentas sobre la utilización de los recursos y los resultados alcanzados. En ese contexto y en aras de fortalecer la gestión municipal, es imprescindible que, de manera complementaria, la Administración atienda de forma diligente y eficaz, las reiteraciones de las recomendaciones que se le hicieron por medio de los oficios AIM-91-2017, AIM-92-2017 y AIM-93-2017, todos del 06 de noviembre de 2017, junto con las que recomendaciones que están en proceso de implementación dadas en el informe AIM-03-2017 y con las recomendaciones que a continuación se detallan: RECOMENDACIONES De conformidad con las competencias contempladas en el artículo 3515 de la Ley General de Control Interno N° 8292, así como, la norma 2.11 de las Normas para el ejercicio de la Auditoría en el sector público, se emiten las siguientes recomendaciones. 4.1 A la Sra. Cinthya Rodríguez Quesada, Intendente, o quién ocupe su puesto Para que, en coordinación con las unidades administrativas que intervienen en el proceso de planificación institucional, las metas que se definan en el plan operativo anual para el ejercicio económico 2019, correspondientes a proyectos de inversión, definan con claridad los alcances de cada uno de esos proyectos, se individualicen y establezcan los parámetros cuantitativos o cualitativos que permitan orientar la gestión institucional y medir el desempeño en el tiempo. Para acreditar el cumplimiento de esta recomendación, se deberá remitir a la Auditoría Interna, en un plazo que no sobrepase el 31 de marzo de 2018, un oficio mediante se detalle la estrategia adoptada para la formulación de las metas correspondientes a los proyectos de inversión con indicación clara de los alcances, los parámetros cuantitativos o cualitativos que coadyuven a medir su cumplimiento y el desempeño institucional. Ver punto 2.1 de este informe. En coordinación con las unidades administrativas que intervienen en el proceso de planificación institucional, los proyectos de inversión, previo a su inclusión en el plan operativo anual para el ejercicio económico 2019, cuenten con el perfil correspondiente y con un estudio de factibilidad mediante el cual se analicen no solo las posibilidades técnicas para desarrollarlo, sino también las posibilidades económicas que existen para financiarlo, en razón de su costo estimado. Para acreditar el cumplimiento de esta recomendación, se deberá remitir a la Auditoría Interna, en un plazo que no sobrepase el 31 de marzo de 2018, un oficio donde se detalle la estrategia adoptada para la formulación de los perfiles y estudios de factibilidad sobre las posibilidades técnicas para el desarrollo de los proyectos de inversión. Sobre el particular véase el punto 2.2 de este informe. En coordinación con las unidades respectivas, preparar el Informe de Evaluación Física y Financiera del Plan Operativo Anual y la Liquidación Presupuestaria del año 2017 que contenga un análisis detallado 15 La Gaceta Nº 169 del 4/09/2002. Artículo 35. —Materias sujetas a informes de auditoría interna. (…) Los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por la auditoría interna, deberán comunicarse oficialmente, mediante informes al jerarca o a los titulares subordinados de la administración activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones. La comunicación oficial de resultados de un informe de auditoría se regirá por las directrices emitidas por la Contraloría General de la República.
Acta Ext. 49-17
05/12/2017
sobre las razones que fundamentan las desviaciones que se presenten en el cumplimiento de las metas
contenidas en la planificación operativa de ese ejercicio económico y presentarlo para aprobación del
Concejo.
Lo anterior, para subsanar la deficiencia comentada en el punto 2.3 de este informe y para dar
cumplimiento lo establecido por las normas 4.5.1, 4.5.2 y 4.5.5 de las NTPP. Para acreditar el
cumplimiento a esta recomendación, se deberá remitir a la Auditoría Interna, a más tardar el 12 de enero
de 2018, copia del oficio donde se describe la estrategia e instrucciones para la elaboración del citado
informe.
En coordinación con las unidades responsables del proceso presupuestario, realizar en el plazo que no
sobrepase el 31 de marzo de 2018, un análisis de los resultados presupuestarios del ejercicio económico
2017, esto considerando lo expuesto en los puntos 2.4 y 2.5 de este informe. Esto con el propósito de
conocer las causas y tomar las medidas en relación con las partidas del superávit específico que muestren
una importante acumulación de recursos y que razonablemente no se justifique, de modo que permita la
ejecución de los recursos de forma oportuna en pro del bienestar del Distrito. Asimismo, proceder al
registro y reconocimiento debido de los intereses generados que corresponden a los fondos o partidas
con destino específico como los correspondientes a la Zona Marítimo Terrestre.
Esta recomendación se dará por atendida con el envío de parte de la Intendencia a la Auditoría Interna del
oficio donde hace constar la implementación de las medidas correctivas correspondientes.
CONSIDERACIONES FINALES
5.1 La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las
recomendaciones anteriores, deberá remitirse, en los plazos y términos antes fijados, a la Auditoría
Interna.
5.2 Se recuerda a la Administración la obligatoriedad de analizar e implementar las recomendaciones
emitidas por la Auditoría Interna, en cumplimiento de lo establecido por el artículo 12, inciso c) de la Ley
General de Control Interno, n.° 8292.
5.3 Finalmente, se recuerda a la Administración que, para el cumplimiento de las recomendaciones
contenidas en el presente informe, se debe observar lo que al respecto disponen los artículos 36, 37 y 38
de la misma Ley General de Control Interno.
CONSIDERANDO:
Que la Auditoria ha presentado informe denominado DE RESULTADOS DE La Auditoría
de carácter especial acerca de la gestión desarrollada por el Concejo Municipal de Distrito
de Cóbano en el periodo 2016
ACUERDO Nº1
Con cinco votos presentes a favor SE ACUERDA: “Aprobar el informe denominado DE
RESULTADOS DE La Auditoría de carácter especial acerca de la gestión desarrollada por el
Concejo Municipal de Distrito de Cóbano en el periodo 2016”. ACUERDO UNANIME. Se somete
a votación la aplicación del artículo 45 del código municipal el cual se aprueba en todas sus
partes, quedando el anterior acuerdo DEFINITIVAMENTE APROBADO.
DUNIA. Escuchando a la auditora sugiero que todos los documentos de la administración que
lleguen a este Concejo solo vengan de Cinthya
CINTHYA. o que traigan mi visto bueno
PRESIDENTE. Debido a que en este informe se visualiza muchas cosas que no están
funcionando apropiadamente o no se está dando el engranaje adecuado, vamos a votar la
sugerencia de Dunia que respalda lo indicado en el informe y también el asunto de los proyectos.
a.1. CONSIDERANDO:
Acta Ext. 49-17
05/12/2017
Que se hace necesario que la administración trabaje de forma organizada y nosotros
contar con el respaldo de que todo documento de la administración que llegue a este
Concejo se haya tramitado correctamente
ACUERDO Nº2
Con cinco votos presentes a favor SE ACUERDA: “Instruir a la secretaria municipal a fin de
que no reciba documento de los departamentos dirigidos al Concejo o si lo hace que estos
cuenten con el aval de la Intendencia”. ACUERDO UNANIME Se somete a votación la aplicación
del artículo 45 del código municipal el cual se aprueba en todas sus partes, quedando el anterior
acuerdo DEFINITIVAMENTE APROBADO.
a.2. CONSIDERANDO:
Que efectivamente los proyectos que se presentan y avalan por el Concejo y la
Intendencia la mayoría de las veces no cuentan con los requisitos necesarios que
permitan hacerlo realidad y esto afecta de forma negativa la gestión del gobierno local.
ACUERDO Nº3
Con cinco votos presentes a favor SE ACUERDA: “Indicarle a la Intendencia que todo
proyecto comunal que se presente a este Concejo, sea avalado por el profesional municipal
respectivo, a fin de que se cuente con la certeza de que existe concordancia entre lo solicitado
y lo presupuestado y que la gestión realizada por la Institución sea efectiva”. Votan a favor los
Concejales Dagoberto Villalobos Mayorga, Crisly Morales Méndez, Eladio Picado y Manuel
Ovares Elizondo. Vota negativo el Concejal Fernando Quesada López quien indica que las
comunidades se deben costear el profesional que les diseñe o revise el proyecto. Se somete a
votación la aplicación del artículo 45 del código municipal el cual se aprueba en todas sus partes,
quedando el anterior acuerdo DEFINITIVAMENTE APROBADO.
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Finaliza la sesión al ser las Diecisiete horas en punto.
Sra. Roxana Lobo Granados Sr. Dagoberto Villalobos Mayorga
SECRETARIA PRESIDENTE