Extraordinaria 13 · 2016-10-19

Acta Ext. 13-16
19/10/2016




                            ACTA EXTRAORDINARIA Nº 13-2016
                              PERIODO CONSTITUCIONAL
                                     2016 - 2020

ACTA NÚMERO TRECE - DOS MIL DIECISEIS DE LA SESIÓN EXTRAORDINARIA QUE
CELEBRA EL CONCEJO MUNICIPAL DEL DISTRITO DE CÓBANO EL DÍA DIECINUEVE DE
OCTUBRE DEL DOS MIL DIECISEIS A LAS DIECISIETE    HORAS EN LA SALA DE
SESIONES DE ESTE CONCEJO.

Con la presencia de las siguientes personas:

PRESIDENTE
Dagoberto Villalobos Mayorga

CONCEJALES PROPIETARIOS
Fernando Quesada López
Virginia Vargas Acosta
Ivannia Rodríguez Sánchez


PRESIDENTE SUPLENTE

CONCEJALES SUPLENTES
Manuel Ovares Elizondo
Ronny Campos Muñoz

SECRETARIA
Roxana Lobo Granados

INTENDENTE
Cinthya Rodríguez Quesada

VICE INTENDENTE
Roberto Varela Ledezma

AUSENTES
CONCEJALES PROPIETARIOS
Marcenette Castrillo Mena.
Eladio Picado Ramírez

CONCEJALES SUPLENTES
Rolvin Salazar Rodríguez
Dunia Campos Salas

VISITA POR INVITACION
Lic. Maricel Rojas León. Auditora Interna
Lic. Francil Herrera Araya. Asesora Legal


Se comprueba el quórum y se da inicio a la sesión sometiendo a consideración del
Concejo el orden del día propuesto para esta sesión

ORACION


   I.      AUDIENCIA CON EL LIC. ERICK BADILLA

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   a.   Se recibe a los señores Lic. Erick Badilla            y Sr. Johan Ramírez de Carrera

        Administrativa Municipal de la Unión Nacional de Gobiernos Locales

   PRESIDENTE. Les da la bienvenida y concede la palabra

   LIC. ERICK BADILLA

   PROGRAMA DE MEJORA PARA GOBIERNOS LOCALES

   Los Gobiernos Locales deben:

    Estar al servicio público, inspirada en objetivos y orientada a resultados,

    Ser relacional, orientada a la diversidad de grupos de interés, y del conocimiento.

    Estar adaptada a la sociedad, y al entorno en general, flexible y anticipadora.

    Ser democrática y participativa, con valores políticos y ética pública.

    Ser competitiva, flexible y adaptativa.

    Ser colaborativa, intra e interadministrativamente, y con otras instituciones y

        organizaciones privadas y de ámbito social.

    Ser equilibrada en los servicios que asume entre sus competencias.

    Ser una organización inteligente, que innova y aprende.

        Se ha identificado que la gran mayoría de las municipalidades presentan:

   Visión Funcional y enfoques tradicionales

   Se propone un cambio

   Adoptar una visión por procesos, orientados a la prestación de servicios a los

   ciudadanos

   ¿Por qué gestión de procesos?

       Permite orientar los procesos de la organización pública a la satisfacción de las

        necesidades y expectativas (tanto las actuales como las potenciales) de la ciudadanía

        (clientes finales), así como de los clientes internos, optimizando la alineación de dichos

        procesos con la política y estrategia.

       Permite establecer una visión de hacia dónde se quiere dirigir la organización y los

        medios para conseguirlo.

       Facilita el control, prevención de los posibles errores y la mejora continua de los

        procesos. (Kaisen)

       La mejora de los procesos es el paso fundamental para la mejora de la organización. Un

        gobierno local excelente centra sus esfuerzos en sus procesos y no en sí misma. Busca

        el beneficio para su cliente final “El Cliente – Ciudadano

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      Mejora la competitividad de municipal y optimiza la gestión de los recursos disponibles,
       así como las alianzas o relaciones de colaboración
      Contribuye a la adaptabilidad y flexibilidad al cambio de la organización, incluso en
       entornos complejos, permitiendo una administración local ágil y con capacidad de
       anticipación ante los potenciales cambios del entorno y en las necesidades de la
       ciudadanía.
      Favorece la sostenibilidad de la razón de ser de la administración local, orientada al
       servicio público.
      Involucra, implica y faculta a las personas en la política y estrategia de la organización,
       orientada a la satisfacción de la ciudadanía
      Promueve la formación continua y contribuye a la motivación de las personas.
      Promueve la innovación, creatividad, sensibilidad por el servicio público y espíritu
       emprendedor de las personas.
      Conlleva la racionalización de las estructuras organizativas.
      Se desarrolla un sistema de seguimiento y evaluación de los procesos y no un control y
       supervisión de los individuos (característico del enfoque centrado en la organización).
       “CMI”
      Permite una visión sistemática y global de las actividades de la organización. “CMI”
Se propone un cambio
FUNCIONAL
   •   Estructura municipal por áreas funcionales.
   •   Flujo de trabajo vertical. Jefes departamentos
   •   Orientada hacia adentro.
   •   Procesos complejos y de poco valor agregado.
   •   Principios de burocracia, formalismo y centralización en la toma de decisiones.
POR PROCESOS
   •   Estructura municipal por procesos.
   •   Flujo de trabajo horizontal. Líderes de procesos
   •   Orientada hacia el cliente.
   •   Procesos de ciclo corto y alto valor agregado.
   Principios de eficiencia, flexibilidad y descentralización en la toma de decisiones


   OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO

Mejorar el sistema de gestión administrativo de los gobiernos locales por medio de la

implementación de la gestión por procesos y actividades con la finalidad de desarrollar las

municipalidades en función al cumplimiento de ser un gobierno local que pueda mejorar la

calidad de vida de sus habitantes.

OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL PROYECTO

         •   Realizar un diagnóstico de la situación actual para realizar un análisis del plan a

             seguir en el proyecto.

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         •   Definir un equipo de trabajo dentro de la institución para acompañar el proyecto.

         •   Capacitar al equipo seleccionado en las herramientas necesarias para la realización

             del proyecto.

   •   Realizar los mapeos resultantes de las reuniones con los equipos de trabajo para dar una

       evaluación de cada proceso en estudio.

   •   Realizar estudios de tiempos y de tasas de llegada de trámites o actividades de los

       puestos críticos del estudio para lograr determinar las cargas de trabajo ideales.

ASPECTOS DE EXITO

         •   Apoyo completo de la Alcaldía municipal.

         •   Disponibilidad de los funcionarios para participar en las actividades y sesiones de

             trabajo.

         •   Apoyo del grupo de gestores y jefaturas de la institución.

         •   Apoyo del concejo municipal y agrupaciones sindicales cuando existan

   Lic. Maricel. Este Concejo ha venido en un proceso que se puede llamar retroceso en cuanto

   al manejo de procesos hacia funcionarios, hace años que había menos personal se trabajaba

   más en procesos, poco a poco se ha metido más personal para funciones específicas y

   entonces el personal se avoca a esas funciones y de ahí no sale, hay reglamentos viejos que

   se elaboraron por funcionarios que tal vez no sea lo mejor del mundo pero que uno ve que

   se trató de hacer algo, ahora vemos que yo tengo más de cinco años pidiendo reglamentos y

   la administración no a sido capaz de elaborar un silo reglamento, se contrató una persona

   para que elaborara unos y ni siquiera se ha podido sacar el tiempo para revisar esos

   reglamentos elaborados, lo que usted dice, nadie tiene tiempo ni esa función asignada y

   como no me toca nadie lo hace, en el pasado no había encargados de varios departamentos

   pero todo se hacía, el personal ha crecido pero la problemática sigue. La gente no se hace

   responsable de nada, no se siguió con la visión de un proceso.


   ERICK. Tal vez cuando se trabajaba así no eran procesos era porque eran muy poquitos y
   había que trabajar así y cuando crecieron lo lógico era brincas a funciones. Ustedes toman
   acuerdos para que la administración los ejecute, en el momento que ustedes se pongan a
   ejecutar pierden su visión.
   FERNANDO. Nuestra mano derecha ha sido Roxana aunque sea una tradición
   ERICK. No es que sea malo, porque así siempre ello lo ha hecho, tiene 20 años de estar
   aquí, pero se han sentado a pensar que quieren para hacer las cosas diferentes. El hacer de
   ustedes es controlar que la Administración haga las cosas eficientemente. Con respecto al
   taller realizado estamos en la diagnosis que ya vamos a terminar mi compañero tiene que
   venir a hacer algunas entrevistas y después viene la prognosis que es el informe o los

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   resultados obtenidos.LA gente de aquí tiene bastante ganas de hacer las cosas me parece
   que la mayoría de los funcionarios tienen la humildad para reconocer sus limitaciones. El plan
   de gobierno lo presenta Cinthya pero ustedes como Concejo cuál es su plan, tienen claro sus
   prioridades de desarrollo, las han analizado
   DAGOBERTO. Como sentarnos a realizar unas políticas eso no, si tenemos claro algunas
   prioridades como lo es la basura y los caminos. Nosotros no nos podemos salir del plan de
   gobierno de la Intendencia
   ERICK. Ustedes prioriza las necesidades pero la Intendencia ejecuta, ustedes llegan hasta
   una parte y de ahí sigue la Intendencia para que no se dé un conflicto y terminemos sin
   resolver.
   MARICEL. Si el concejo toma un acuerdo y este no se acata, cual es el alcance del Concejo.
   ERICK. El concejo nunca debe enviar un acuerdo a un funcionario, se le manda a la
   Intendencia, para no pasar por encina de la jerarquía. Ustedes deben pedir cuentas a la
   Administración en lo razonable si hay algo muy complicado entra la auditoria
   VIRGINIA. ¿Hasta qué punto se puede cambiar los sistemas a procesos utilizando para ello
   el presupuesto, en una forma como de acuerdos internos y eso sería un compromiso de
   todos trabajando para ese fin?
   ERICK. En el taller que hicimos nos dimos cuenta que la gente no conoce el presupuesto eso
   no sale de dos personas y así es en todas las municipalidades. Ustedes solo aprueban el
   presupuesto no lo hacen ni le dicen al contador como hacerlo.
   VIRGINIA. Qué interés hay en meter más funcionarios para obtener lo mismo?
   ERICK. Porque lo que estamos es repartiendo funciones como lo dijo la auditora. Para
   rechazar un dictamen de comisión se debe justificar porque todo acto público debe estar
   justificado. Deberían analizar la dinámica de trabajo.
   FERNANDO. Somos cinco y todos estamos en todas las comisiones entonces nosotros

   mismos nos estamos entrabando.

   FERNADNO. Ojala pudiéramos tenerlo en otra sesión de trabajo

   DAGOBERTO. Le da las gracias por la presentación.

   VIRGINIA. Fue Roberto el que visualizo esto, nosotros solo dimos un apoyo. Agradecerle a

   él.

   **************************************U.L.************************************************



   Finaliza la sesión al ser las diecinueve horas con diez minutos.




   Sra. Roxana Lobo Granados                            Sr. Dagoberto Villalobos Mayorga

   SECRETARIA                                           PRESIDENTE