Extraordinaria 6 · 2015-04-23
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Las actas se corrigen y aprueban en la sesión siguiente; verifique que esta sea la versión aprobada antes de citarla. Forma citable: sesión extraordinaria N.º 6 del 2015-04-23 + número de acuerdo.
Acuerdos en esta acta
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- Acuerdo 1 (pág. 9) · unanime ACUERDO Nº1 Con todos los votos a favor SE ACUERDA: 1.“Realizar los trámites a fin de nombrar el comité de deportes en la próxima sesión”. 2. Solicita…
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ACTA EXTRAORDINARIA Nº 06-2015
Acta número cero seis - dos mil quince de la sesión Extraordinaria que celebra el Concejo Municipal del
Distrito de Cóbano el día veintitrés de Abril del Dos Mil Quince a las diecisiete horas en la sala de
sesiones de este Concejo.
CONCEJALES (AS) PROPIETARIOS PRESENTES
Minor Jiménez Gutiérrez PRESIDENTE Y SINDICO
Enio Valenzuela
Noemí Rodríguez Cordero
CONCEJALES (AS) SUPLENTES PRESENTES
CONCEJALES AUSENTES CON JUSTIFICACION
Josué Villalobos Matamoros
Reina Gloria Cruz Jiménez
CONCEJALES AUSENTES SIN JUSTIFICACION
Alba Rosa Gómez Espinoza
Ronny Rodríguez Villalobos
Juan León Rodríguez
José León Sandoval
ADEMAS LA PRESENCIA DE:
AUDITORA INTERNA
Lic. Maricel Rojas León
COMITÉ DISTRITAL DE DEPORTES
Armando Chaves Rodriguez
Vianney Segura Ugalde
Maria del Pilar Solorzano
SECRETARIA
Roxana Lobo Granados
Se comprueba el quórum y se da inicio a la sesión sometiendo a consideración del Concejo el orden del día
propuesto para esta sesión
II.. INFORME AUDITORIA GESTION COMITÉ DE DEPORTES
III. INFORME LABORES AUDITORIA
IV. REQUISITOS NOVILLADA RIO NEGRO
Se ratifica el quórum y el orden del día.
II. INFORME AUDITORIA GESTION COMITÉ DE DEPORTES
CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE COBANO
DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
INFORME DEL ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORIA SOBRE LA GESTIÓN DE LOS FONDOS
TRANSFERIDOS AL COMITÉ DISTRITAL DE DEPORTES DE CÓBANO DURANTE EL AÑO 2014.
AIM-02-2015
RESUMEN EJECUTIVO
¿Qué se examinó?
La presente auditoría tuvo como objetivo analizar la información financiera generada por el Comité
Distrital de Deportes que respalda la liquidación presupuestaria y evaluar el cumplimiento de los
requisitos técnicos y jurídicos en la ejecución de los fondos públicos asignados. Se realizó en
cumplimiento del Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna del Concejo Municipal de Distrito de
Cóbano.
¿Por qué es importante?
El Comité Distrital de Deportes forma parte importante de la estructura organizativa del Concejo
Municipal de Distrito de Cóbano. Su función principal se centra en el desarrollo de proyectos y
programas deportivos y recreativos y en la construcción y administración de las instalaciones que
le han sido dadas en administración.
La información generada mediante la liquidación presupuestaria permite al Comité Distrital de
Deportes rendir cuentas sobre la gestión realizada, información que también sirve de
retroalimentación para las diferentes fases del proceso presupuestario. Para lograr el mayor
aprovechamiento de la información generada mediante la liquidación, es conveniente que los
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registros de las transacciones presupuestarias cumplan con la normativa técnica y jurídica aplicable
y que la información sea exacta y confiable.
¿Qué se encontró?
El Concejo Municipal acordó acoger la reforma del artículo 5 de la ley 8173 autorizando al Comité
para que administre su propia cuenta y sus propios fondos, este acuerdo da al Comité la
posibilidad de seguir realizando sus proyectos siempre respetando la Jerarquía del Concejo y con
la supervisión de la intendencia, proveeduría , contabilidad y demás departamentos. En agosto
2014 el Concejo informó mediante acuerdo al Comité sobre sus miembros integrantes y les indicó
que su periodo se cumplía el 9 de abril del 2015. Sin embargo, al 23 de abril de 2015 se mantienen
los mismos miembros sin que se hayan realizado las acciones correspondientes para su
renovación o sustitución. La no vigencia del Comité lo coloca en el riesgo de tomar decisiones o
realizar actos en los que podría sobrevenir alguna nulidad.
El Comité Distrital de Deportes de Cóbano ha realizado esfuerzos en procura de mejorar el control
interno relacionado con el proceso de contratación administrativa; y el cumplimiento de requisitos
para la realización de la liquidación presupuestaria, ejecución presupuestaria, modificaciones
presupuestarias, plan anual operativo, conciliaciones bancarias, estados financieros, libros
contables informes de labores y otros, sin embargo, carecen de la normativa interna debidamente
aprobada por el órgano competente del ayuntamiento, requerida para regular adecuadamente las
actividades inmersas en dicho proceso. La inobservancia de la normativa incluida en las Normas
Técnicas sobre Presupuesto Público, relacionadas con: la elaboración de manuales de
procedimientos para el proceso presupuestario, la ausencia de indicadores de gestión y la falta de
claridad en el cumplimiento de los principios presupuestarios de especificidad cuantitativa y
cualitativa, impide garantizar razonablemente la confiabilidad, pertinencia, relevancia y oportunidad
de la información contenida en la liquidación presupuestaria. Tampoco permite considerar la
demanda y satisfacción de los usuarios de los bienes y servicios ofrecidos por el Comité teniendo
en cuenta la eficiencia, eficacia, economía y calidad.
Las debilidades de control interno detectadas en el proceso de contratación administrativa tales
como: contratación de proveedores no inscritos como patronos, errores u omisiones en la invitación
a oferentes y expedientes de contratación incompletos se deben solventar mediante la aplicación
de sanas prácticas administrativas y a efecto de alcanzar mayor transparencia, eficiencia y eficacia
en dichos procesos de contratación y para la rendición de cuentas sobre el desarrollo y los
resultados de la gestión institucional, de forma tal que se garantice el buen uso de los recursos
públicos que administra el Comité Distrital de Deportes de Cóbano.
¿Qué sigue?
Con el propósito de concretar las oportunidades de mejora determinadas, se giraron
recomendaciones al Concejo Municipal, para que efectúe las acciones correspondientes para que
de conformidad con la normativa establecida y los acuerdos tomados por el estimable Concejo se
integre el nuevo Comité Distrital de Deportes para que realice una evaluación de lo actuado por el
Comité en el periodo de no vigencia a efectos de que se apliquen en caso necesario los
mecanismos establecidos para corregir los actos en los que pueda sobrevenir alguna nulidad y
para que emita y divulgue en coordinación con los titulares subordinados y funcionarios y unidades
competentes, los manuales de procedimientos formales que regulen las fases de presupuesto,
ejecución, liquidación, ajustes, modificaciones y control presupuestario del Comité Distrital de
Deportes y Recreación de Cóbano, procurando que estos cumplan con lo indicado por la
Contraloría General de la República mediante los requerimientos y principios establecidos en las
Normas Técnicas de Presupuesto Público y otras directrices. Al Intendente Municipal se le pide,
solicitar a la Proveeduría Municipal cumplir con la normativa establecida en la tramitación de los
procedimientos de contratación administrativa requeridos por el Comité Distrital de Deportes para
que estos se ajusten al bloque de legalidad y cumplan con el fin público que les ha sido
encomendado y al Comité Distrital de Deportes de Cóbano se le recomienda: presentar a la
Proveeduría Municipal en el plazo requerido, la documentación necesaria para cumplir con los
requerimientos indicados en la normativa y para mantener los expedientes de contratación
completos y procurar que los registros de las transacciones presupuestarias cumplan con la
normativa técnica y jurídica aplicable y que la información sea exacta y confiable buscando lograr el
mayor aprovechamiento de la información generada mediante la liquidación y que esta facilite la
medición de la eficiencia, eficacia, economía y simplifique el proceso de rendición de cuentas sobre
la utilización de los recursos.
INTRODUCCIÓN
Origen del estudio
El presente informe es parte del plan de trabajo de esta auditoría interna para el año 2015.
Objetivo de la Auditoría
Analizar la información financiera generada por el Comité Distrital de Deportes que respalda la
liquidación presupuestaria y evaluar el cumplimiento de los requisitos técnicos y jurídicos en la
ejecución de los fondos públicos asignados.
Naturaleza y alcance de la Auditoría
Los procedimientos se aplicaron sobre las actividades relacionadas con la razonabilidad de la
liquidación presupuestaria del Comité Distrital de Deportes y Recreación de Cóbano y sobre los
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recursos girados por el Concejo Municipal en el periodo 2014.
También abarcó la gestión financiera y administrativa enmarcada dentro de las regulaciones de
contratación administrativa vigentes y aplicables a la entidad. Asimismo, se observó lo
establecido en la Ley de Contratación Administrativa, No. 7494 y su Reglamento, la Ley General
de Control Interno, No. 8292, las Normas de Control Interno para el Sector Público, las Normas
Técnicas sobre Presupuesto Público, las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público y
las sanas prácticas de administración.
Metodología aplicada
La metodología empleada consistió en que el Comité de Distrital de Deportes presentó a la
Auditoría Interna los estados financieros, libros contables y de actas y la liquidación
presupuestaria con su respaldo documental.
La información aportada fue debidamente revisada y validada por la Auditoría Interna y en los
aspectos que se consideró necesario, se solicitó a la Secretaría Municipal información
complementaria al respecto. También se solicitó a la Proveeduría Municipal los expedientes de
contratación que respaldan las adquisiciones realizadas por el Comité para su respectivo análisis.
En consecuencia, es de suma relevancia apuntar que los resultados y las conclusiones expuestos
en el presente informe tienen como fundamento la información financiera y documentación
aportada por el Comité Distrital de Deportes y la Proveeduría y Secretaría Municipal, referida a la
ejecución y liquidación presupuestaria, a los procesos de gestión y soporte a los procedimientos
de contratación administrativa y a la calidad del control interno.
Comunicación preliminar de los resultados del estudio
La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y recomendaciones
producto del estudio a que alude el presente informe, fueron presentados al Concejo Municipal en
sesión extraordinaria número 06-2015 del 23 de abril del 2015, contando también con la
presencia de los señores Armando Chávez Rodríguez, María del Pilar Solórzano Steller, Vianey
Segura M., miembros del Comité Distrital de Deportes y la señora Jackeline Rodríguez R.
Proveedora Municipal. Actividad a la que se convocó a los asistentes mediante los oficios No.
AIM-22-2015, AIM-23-2015 y AIM-24-2015 de fecha 23 de abril del 2015.
El borrador del presente informe se entregó en esa misma fecha, al Presidente del Concejo
Municipal, a la Intendencia Municipal y al Comité Distrital de Deportes, mediante los mismos
oficios arriba indicados, con el propósito de que en un plazo no mayor de cinco días hábiles,
formularan y remitieran a la Auditoría Interna, las observaciones que consideraran pertinentes
sobre su contenido.
Generalidades acerca del Comité Distrital de Deportes y Recreación de Cóbano
El Comité Distrital de Deportes y Recreación de Cóbano (El Comité) fue creado a partir de la Ley
8173, la cual es su artículo 5 señalaba “Los cometidos distritales referentes a deportes y
recreación serán atendidos por un comité distrital de deportes, que se regirá por la misma
normativa de los comités cantonales de deportes.”
Condición que fue debatida por el Área de Desarrollo Local de la Contraloría General de la
República mediante oficio DFOE-ST-0043 del 16 de agosto de 2013 en el que señaló “los comités
comunales y los distritales de deportes, son colaboradores de los CCDR y de la Municipalidad,
pues la ley no les confiere personalidad jurídica para recibir y administrar recursos públicos…”
Esta y otras afirmaciones relacionadas con la imposibilidad de que el Comité Distrital de Deportes
pueda efectuar contrataciones en nombre propio, abrir cuentas bancarias, suscribir convenios, o
manejar un presupuesto independiente de la administración u órgano del que dependen
presentes en el oficio de cita, motivaron que el Concejo Municipal en la sesión ordinaria 36-13
del 17 de setiembre de 2013 le diera pase de este documento a la Asesoría Legal para que
emitiera un criterio al respecto.
En sesión ordinaria número 49-13 del 17 de diciembre de 2013 el Concejo Municipal conoció el
criterio de la Asesoría Legal y acordó: “Acoger el criterio emitido por la Asesoría Legal con
respecto al Comité Distrital de Deportes y solicitarle a la Intendencia y Contabilidad nos informen
la forma en que ellos como administración consideran es la mejor opción para continuar
trabajando y poder nosotros notificar mediante acuerdo al Comité Distrital de Deportes los
cambios emitidos.”
En sesión ordinaria número 05-14 del 4 de febrero de 2014 el Concejo Municipal conoció el oficio
I-039-2014 del señor Intendente Omar Fernández dando respuesta al Acuerdo Nº 49-13, del día
17 de diciembre de 2013.
Al respecto el Concejo acordó:
1. “Solicitarle al Comité Distrital de Deportes un informe de labores detallado de las ayudas que
se dieron en el año 2012 y 2013, así también nos informen porque existe tanto implemento
deportivo en las bodegas de proveeduría, si pertenecen a alguna institución y porque no han
sido entregados, ya que desde el año 2012 existen implementos en esa bodega a los que no se
les ha dado ningún uso y estos se han adquirido con fondos públicos.
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2. A la Intendencia que en un periodo de dos meses a partir de notificado este acuerdo el
Reglamento que ustedes indican en este informe este publicado” ACUERDO UNANIME
Nota. El Concejo en sesión del día 18 de Febrero acordó convocarlos a la sesión del próximo 27
de febrero a las 5 p.m. para dialogar sobre diversos temas que les preocupan.
En la sesión extraordinaria número 08-14 del 9 de abril de 2014 el Concejo conoció el informe del
estudio de auditoría sobre el control interno y manejo de recursos transferidos por el Concejo
Municipal al Comité Distrital de Deportes y Recreación de Cóbano durante el año 2013 y acordó
en el punto 3 del acuerdo Nº 1.
3. Solicitarle a la Intendencia, nos presenten para el día 13 de mayo, el reglamento que indican
en el oficio I-039-2014 del 04 de febrero, este es urgente y necesario porque ahí se debe plasmar
la forma en que va a trabajar el comité de deportes de ahora en adelante. Si consideran, de
acuerdo a la reforma a la Ley, que es recomendable o mejor que ellos sigan funcionando como
antes, nos lo hagan saber, esto es indispensable para que el comité pueda continuar labores.
Son ustedes la administración, quienes saben la mejor forma para trabajar eficientemente.
ACUERDO UNANIME
No se encontró evidencia del cumplimiento de dicho acuerdo y el Comité sigue manejando sus
recursos presupuestarios sin que se haya emitido reglamentación alguna para el manejo de los
recursos.
El 25 de abril de 2014 en La Gaceta 79 del se publicó la ley 9208 mediante la cual se reformó el
artículo 5 de la Ley 8173. Ley General de Concejos Municipales de Distrito que indica “Artículo
5.- En los distritos administrados por concejos municipales de distrito habrá comités
distritales de deportes y recreación, salvo que se disponga por el concejo asumir directamente la
función.”
Posterior a esta reforma el Concejo Municipal en la sesión extraordinaria 04-2015 del 5 de marzo
del 2015 el Concejo Municipal acordó: “Acoger la reforma del artículo 5 de la ley 8173 publicada
en la gaceta 79 del cinco de abril del 2014 mediante Ley 9208 y autorizar al Comité Distrital de
Deportes para que administre su propia cuenta y sus propios fondos, siempre respetando la
Jerarquía del Concejo y con la supervisión de la Intendencia, proveeduría , contabilidad y demás
departamentos de este Concejo que sean necesarios, así también sigan presentando al
respectiva liquidación presupuestaria al Concejo y a la auditoria.
2. Este acuerdo deja sin efecto la recomendación acogida en la sesión ordinaria 49-13, artículo
VI, inciso a del día diecisiete de diciembre del 2013.”
RESULTADOS
Integración del Comité Distrital de Deportes de Cóbano
En cuanto a la conformación actual del Comité Distrital de Deportes se tiene que el Concejo
Municipal mediante acuerdo N° 15 de sesión ordinaria número 29-14, del día 5 de agosto del
2014 acordó:
“Acoger en todas sus partes el informe presentado por la Asesora legal con respecto a los
nombramientos de los miembros del comité distrital de deportes.
2. Informar al Comité de Deportes que los miembros que integran el comité distrital de deportes
hasta el día nueve de abril del Dos Mil Quince son:
-Sr. Armando Chaves Rodriguez Representa a este Concejo
-Sr. Francisco Madrigal Céspedes Representa a este Concejo
-Sra. Paola Pérez Álvarez Representa a las organizaciones Deportivas
-Sra. Maria del Pilar Solórzano Steller Representa a las organizaciones Deportivas
El miembro que falta fue nombrado el día de hoy, requiere ser juramentado.
3. Comunicar este acuerdo al Comité Distrital de Deportes y a la Srta. Cinthya Rodriguez”. Votan
a favor los Concejales Minor Jiménez, Ronny Rodriguez y José León Sandoval se abstienen de
votar los Concejales Enio Valenzuela quien indica no entiende y Noemi Rodriguez quien indica
que al respecto ya existe una respuesta en otra acta.
De conformidad con lo indicado, el nombramiento del Comité Distrital de Deportes y Recreación
venció el 9 de abril de 2015 y al 23 de abril de 2015 no se encontró un nuevo acuerdo del
Concejo Municipal que señale las acciones para su renovación o sustitución.
Presentación de Requisitos
Las normas 3.4 y 4.3.3 de las Normas Técnicas de Presupuesto Público (NTPP), señalan como
obligación de los titulares subordinados y funcionarios de las unidades competentes el preparar,
divulgar y propiciar el conocimiento de manuales que contengan normas que definan con claridad
los procedimientos, la participación, la persona o unidad encargada de la coordinación general,
las responsabilidades de los actores y las unidades que intervienen en el desarrollo coordinado e
integrado del proceso presupuestario.
Se determinó que el Comité Distrital de Deportes no cuenta con un Manual de Procedimientos, en
donde se regulen los aspectos señalados en las citadas normas, lo cual dificulta uniformar y
controlar el cumplimiento del proceso de ejecución y liquidación presupuestaria, la detección de
errores y la delimitación de eventuales responsabilidades y podría impedir el poder garantizar
razonablemente la confiabilidad, pertinencia, relevancia y oportunidad de la información contenida
en la liquidación presupuestaria.
Indica la NTPP 4.1.8 que en la fase de formulación presupuestaria el titular subordinado
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responsable, debe establecer los mecanismos y parámetros que permitirán medir el cumplimiento
de la planificación anual y faciliten la rendición de cuentas sobre la utilización de los recursos y
los resultados alcanzados. Para lo anterior deben definirse indicadores de gestión y de resultados
en función de los bienes y servicios que brinda la institución y las metas establecidas, los cuales
deberán ser aprobados por el jerarca.
En fecha 14 de agosto 2012, mediante acuerdo en sesión ordinaria número 30-12, artículo IV,
inciso a) el Concejo Municipal le aprobó al Comité Distrital de Deportes el Plan Anual Operativo y
Presupuesto para el año 2013 por un monto de ¢25.648.000 (Veinticinco millones seiscientos
cuarenta y ocho mil colones). El plan anual presentado contiene las metas propuestas pero no los
indicadores de gestión y de resultados requeridos en la norma para la medición de la eficiencia,
eficacia y economía en la ejecución de los bienes y servicios que brinda el Comité y la
correspondiente rendición de cuentas.
En fecha 19 de agosto de 2014, mediante acuerdo en sesión ordinaria número 31-14, artículo IV,
inciso f) el Concejo Municipal le aprobó al Comité Distrital de Deportes el presupuesto
extraordinario por un monto de ¢31.412.213.27 (Treinta y un millones cuatrocientos doce mil
doscientos trece colones con veintisiete céntimos).
Dicho presupuesto presentaba un escaso nivel de detalle y falta de codificación, siendo el
documento básicamente una lista de actividades o proyectos por realizar.
Esta condición no permite conocer si efectivamente se cumplió con el principio presupuestario de
especialidad cuantitativa y cualitativa, NTPP 2.2.3 inciso i), el cual establece entre otras cosas,
“que no podrán destinarse saldos presupuestarios a una finalidad distinta de la prevista en el
presupuesto de conformidad con los preceptos legales y reglamentarios”.
Tampoco el principio de claridad, de las Normas Técnicas de Presupuesto Público NTPP 2.2.3
(m), el cual estipula que “sin omitir las reglas técnicas esenciales, el presupuesto debe ser
comprensible para las diferentes personas que utilizan la información presupuestaria de la
institución”.
El 26 de setiembre de 2014, el Comité presentó ante el Concejo Municipal mediante oficio
CDDRC-020-2014 un acuerdo de modificación presupuestaria por un monto de ¢6.000.000 (Seis
millones de colones), el cual fue aprobado por el Concejo Municipal mediante acuerdo N° 4 de
sesión ordinaria número 37-14 del 30 de setiembre del 2014.
Con relación a las modificaciones presupuestarias señala la NTPP 4.3.13 como deber del jerarca
institucional, regular por medio de actos debidamente fundamentados, los aspectos específicos
de las modificaciones presupuestarias de manera que se asegure que las modificaciones se
ajustan a las regulaciones establecidas en las NTPP y al resto del bloque de legalidad aplicable.
En este sentido se determinó que el jerarca institucional, no ha emitido para acatamiento del
Comité Distrital de Deportes la normativa que regule los aspectos específicos de las
modificaciones presupuestarias, definidos en la norma citada, entre otros: el procedimiento a
seguir para realizar la aprobación interna, la periodicidad y medios para someter las
modificaciones a la aprobación del jerarca institucional, los cambios en el contenido
presupuestario de los diferentes programas, partidas y sub partidas, justificaciones suficientes
indicando entre otras cosas, los efectos que tienen sobre el cumplimiento de los objetivos y las
metas definidos en el plan anual operativo.
Además, sobre el tema de modificaciones, se determinó que no se cuenta con expediente físico
para la modificación y que no se incorporó el criterio profesional sobre su vinculación con el plan
operativo institucional, situación que es contraria a lo que establece la NTPP 3.6.
El incumplimiento de la normativa que se emite para realizar ajustes al presupuesto mediante el
mecanismo de modificación presupuestaria genera una práctica que no resulta acorde con los
principios de transparencia y rendición de cuentas.
La liquidación presupuestaria con la documentación de respaldo, informes contables e informe de
labores fue presentada, a la Auditoría Interna el 26 de enero de 2015 se procedió a la revisión
preliminar detectándose algunos errores u omisiones referentes a codificación presupuestaria,
saldos de ejecución presupuestaria y otras diferencias detectadas en los estados financieros y
libros contables se procedió mediante oficio AIM-06-2015 del 13 de febrero de 2015 a la
devolución de la liquidación presupuestaria junto con los documentos de respaldo para que una
vez realizadas las correcciones necesarias se volvieran a presentar a la Auditoría Interna.
La misma liquidación presentada a la Auditoría Interna fue aprobada por el Concejo Municipal en
la sesión ordinaria número 04-2015, artículo III, inciso b, del día veintisiete de enero del dos mil
quince por un monto de ¢39.824.233.27 (Treinta y nueve millones ochocientos veinticuatro mil
doscientos treinta y tres colones con veintisiete céntimos) como superávit libre.
El 5 de febrero de 2015, el Comité Distrital presentó al Concejo Municipal el informe de labores
del año 2014.
El 25 de marzo de 2015, se recibió en la Auditoría Interna la liquidación con las correcciones
solicitadas.
Las NTPP definen la liquidación presupuestaria como: “el cierre de las cuentas del presupuesto
institucional que se debe hacer al terminar el ejercicio económico, con el cual se obtiene el
resultado global de la ejecución del presupuesto, tanto a nivel financiero -déficit o superávit-,
como de las realizaciones de los objetivos y metas previamente establecidos para cada uno de
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los programas presupuestarios.”
Tal como se desprende de la normativa citada, la liquidación presupuestaria se constituye en el
documento por excelencia para que la entidad pública, mediante la información presupuestaria
generada durante el período, rinda cuentas sobre la gestión realizada, información que también
sirve de retroalimentación para las diferentes fases del proceso presupuestario, por ser dicho
proceso, dinámico y sistémico. No obstante, para lograr el mayor aprovechamiento de la
información generada mediante la liquidación, es trascendental que los registros de las
transacciones presupuestarias cumplan con la normativa técnica y jurídica establecida sobre el
particular, a efecto de que la información sea exacta y confiable; de lo contrario, se podría inducir
a error en la toma de decisiones.
El superávit acumulado del periodo 2014 es de ¢39.924.633.27 (Treinta y nueve millones
novecientos veinticuatro mil seiscientos treinta y tres colones con veintisiete céntimos del cual
corresponde a superávit libre la suma de ¢39.824.233.27 (Treinta y nueve millones ochocientos
veinticuatro mil doscientos treinta y tres colones con veintisiete céntimos) y a superávit específico
¢100.400. Existe además un monto de ¢2.427.800 (Dos millones cuatrocientos veintisiete mil
ochocientos colones) que corresponde a compromisos de pago adquiridos por el Comité.
Una vez efectuada la revisión de la liquidación presupuestaria, estados financieros y libros
contables puede considerarse que la información presupuestaria guarda la debida relación y
congruencia, con la información patrimonial y muestra los resultados de la gestión financiera
desarrollada por el Comité Distrital de Deportes y Recreación en el periodo 2014. Sin embargo, la
ausencia de indicadores de gestión no posibilita la valoración cuantitativa y cualitativa de las
metas, objetivos y resultados obtenidos en relación a lo propuesto y a su contribución al
cumplimiento de la misión, políticas y objetivos de corto, mediano y largo plazo. Tampoco permite
considerar la demanda y satisfacción de los usuarios de los bienes y servicios ofrecidos por el
Comité teniendo en cuenta la eficiencia, eficacia, economía y calidad.
Cuadro 1: Resumen de la liquidación presupuestaria
COMITÉ DE DEPORTES Y RECREACION DE COBANO
RESUMEN DEL INFORME DE LIQUIDACION PRESUPUESTARIA
Presupuesto Presupuesto Presupuesto Ingresos DIFERENCIA
Ordinario Extraordinario Definitivo Reales
Depósitos del Concejo Municipal 24.976.118,43 31.412.213,27 56.388.331,70 50.688.813,27 5.699.518,43
Depósitos garantías y devoluciones
Total Ingresos 2014 50.688.813,27
Presupuesto Presupuesto Presupuesto Egresos
DIFERENCIA
Ordinario Extraordinario Definitivo Reales
Egresos 24.976.118,43 31.412.213,27 56.388.331,70 8.336.380,00 45.523.751,70
Más: Compromisos 2014 2.427.800,00
Total Egresos 2014 10.764.180,00
Más: Compromisos 2013 100.400,00
Superávit libre periodo 2014 39.824.233,27
Superávit específico 100.400,00
Saldo en compromisos 2014 2.427.800,00
Total saldo en cuenta corriente 42.352.433,27
Porcentaje de Ejecución: 21%
De la información proporcionada por el Comité en su informe de liquidación presupuestaria e
informe de labores pudo obtenerse que se ejecutó el 21% de los recursos totales presupuestados
para cumplir parcial o totalmente con 10 de las 27 actividades propuestas. La dificultad para
sesionar, la entrega tardía o ausencia de información necesaria para elaborar los requisitos
previos en algunos proyectos y las limitaciones legales para desarrollar los proyectos de
construcción son algunas de las atenuantes para la sub ejecución que señala el Comité de
Deportes en su informe de labores oficio P-CDDRC-002-2015 de fecha 5 de febrero de 2015.
Cumplimiento de la Normativa Legal y Técnica en el procedimiento de Contratación
Administrativa
El Comité Distrital de Deportes a través de la Proveeduría Municipal realizó doce procesos de
contratación en el año 2014, todas corresponden a contrataciones directas. De estas dos
contrataciones se declararon infructuosas. Se inició un procedimiento de contratación por
licitación pero no se concretó.
Se solicitó a la Proveedora Municipal, los expedientes correspondientes a todas las
contrataciones tramitadas en el periodo en estudio. Con la información recolectada se procedió a
revisar los doce expedientes de las contrataciones tramitadas en el periodo que equivale al 100%
del universo auditable. En el periodo en estudio no se tiene evidencia de tramitación de
licitaciones públicas. Se revisó el 100% de las contrataciones procurando la obtención de
información suficiente y razonable para alcanzar los objetivos propuestos en el estudio.
Obteniendo los siguientes resultados:
Todos los procedimientos analizados cuentan con el acuerdo de decisión inicial, el de contenido
presupuestario y adjudicación, pero los expedientes carecen de los comprobantes de cancelación
y solamente en un expediente consta el contrato y el recibido conforme del bien o servicio por
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parte del Comité de Deportes, procedimiento que fue recomendado anteriormente por parte de la
auditoría interna. Cada contratación está respaldada por su respectivo expediente.
Indica la Proveedora que ella incluye en los expedientes toda la documentación que le aporte el
Comité y que la información restante no está en el expediente porque no ha sido entregada por
ellos a pesar de habérselo requerido.
En revisión efectuada a los cheques y comprobantes de pago adjuntos a la liquidación
presupuestaria presentada por el Comité y que corresponden a las contrataciones efectuadas al
31 de diciembre de 2014 se obtuvo que todas las salidas de efectivo y cheques emitidos cuentan
con su respectivo comprobante de pago y procedimiento de contratación. Las contrataciones que
se encontraban en proceso al cierre de periodo se registraron como compromisos de pago para
el primer semestre del año 2015.
En al menos un caso se observó que el proveedor no está inscrito como patrono o trabajador
independiente, se justifica el porqué de esta condición pero no se efectúa un análisis de la validez
de esta justificación, tal como lo establecen los Lineamientos para la aplicación de los incisos 1) y
3) del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja y el numeral 65 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa, el cual establece el procedimiento de verificación que debe
realizarse en estos casos. (Contratación directa 2014CD-000010-01).
En una de las contrataciones realizadas para suministrar servicios de transporte se pudo
observar que se invitó a un potencial oferente como persona física y también se le invitó con su
nombre de fantasía, lo cual delimitó la invitación a solo dos potenciales oferentes y no a tres
como lo señala el artículo 136 del Reglamento de Contratación Administrativa.
El bus presentado por una persona física a la que se le adjudicaron los servicios de transporte
tramitados en el periodo 2014, está a nombre de una sociedad anónima y no se evidencia en el
expediente de contratación, la existencia de una lista de subcontratación de conformidad con lo
dispuesto en los artículos 58 de la Ley de Contratación Administrativa y 69 del Reglamento a
dicha Ley. Tampoco consta la verificación del respeto al régimen de prohibiciones regulado en el
artículo 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa, ni documento alguno que faculte a
la empresa proveedora del servicio para la utilización de un autobús perteneciente a otra
empresa para el cumplimiento del contrato. Lo anterior coloca a la Institución en un
incumplimiento de la normativa y ante el riesgo de que no se estén valorando los alcances de la
prohibición.
CONCLUSIONES
El Concejo Municipal acordó acoger la reforma del artículo 5 de la ley 8173 autorizando al Comité
para que administre su propia cuenta y sus propios fondos, este acuerdo da al Comité la
posibilidad de seguir realizando sus proyectos siempre respetando la Jerarquía del Concejo y
con la supervisión de la intendencia, proveeduría , contabilidad y demás departamentos. En
agosto 2014 el Concejo informó mediante acuerdo al Comité sobre sus miembros integrantes y
les indicó que su periodo se cumplía el 9 de abril del 2015. Sin embargo, al 23 de abril de 2015 se
mantienen los mismos miembros sin que se hayan realizado las acciones correspondientes para
su renovación o sustitución. La no vigencia del Comité lo coloca en el riesgo de tomar decisiones
o realizar actos en los que podría sobrevenir alguna nulidad.
El Comité ha realizado esfuerzos en procura de fortalecer el control interno relacionado con el
proceso de contratación administrativa; y el cumplimiento de requisitos para la realización de la
liquidación presupuestaria, ejecución presupuestaria, modificaciones presupuestarias, plan anual
operativo, conciliaciones bancarias, estados financieros, libros contables informes de labores y
otros, sin embargo, carecen de la normativa interna debidamente aprobada por el órgano
competente del ayuntamiento, requerida para regular adecuadamente las actividades inmersas
en dicho proceso. La inobservancia de la normativa incluida en las Normas Técnicas sobre
Presupuesto Público, relacionadas con: la elaboración de manuales de procedimientos para el
proceso presupuestario, la ausencia de indicadores de gestión y la falta de claridad en el
cumplimiento de los principios presupuestarios de especificidad cuantitativa y cualitativa, impide
garantizar razonablemente la confiabilidad, pertinencia, relevancia y oportunidad de la
información contenida en la liquidación presupuestaria. Tampoco permite considerar la demanda
y satisfacción de los usuarios de los bienes y servicios ofrecidos por el Comité teniendo en cuenta
la eficiencia, eficacia, economía y calidad.
Las debilidades de control interno detectadas en el proceso de contratación administrativa tales
como: contratación de proveedores no inscritos como patronos y expedientes de contratación
incompletos se deben solventar mediante la aplicación de sanas prácticas administrativas y a
efecto de alcanzar mayor transparencia, eficiencia y eficacia en dichos procesos de contratación
y para la rendición de cuentas sobre el desarrollo y los resultados de la gestión institucional, de
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ACTA EXT. 06-2015
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forma tal que se garantice el buen uso de los recursos públicos que administra el Comité Distrital
de Deportes de Cóbano.
RECOMENDACIONES
Es necesario que el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano y el Comité Distrital de Deportes
adopten todas las medidas necesarias para resolver la problemática apuntada, por tanto, con
fundamento en lo expuesto y de conformidad con las competencias concedidas en los artículos,
22, 35, 36 y 37 de la Ley General de Control Interno, No. 8292, se emiten varias
recomendaciones, las cuales si son aceptadas conforme al debido proceso serán de acatamiento
obligatorio y deberán estar debidamente cumplidas en los plazos definidos.
Para el cumplimiento de lo recomendado en este informe, la Administración Activa podrá tomar
medidas alternas mediante lineamientos claros y específicos y designar puntualmente los
responsables de ponerlos en práctica, por lo que esas instrucciones deberán emitirse por escrito
y ser comunicadas formalmente, así como definir plazos razonables para su realización, de
manera que la misma administración pueda establecer las responsabilidades correspondientes
en caso de no acatamiento de estas recomendaciones.
Al Concejo Municipal
Efectuar las acciones correspondientes para que de conformidad con la normativa establecida y
los acuerdos tomados por el estimable Concejo se integre el nuevo Comité Distrital de Deportes.
Ver punto 1.18 de este informe.
Realizar una evaluación de lo actuado por el Comité en el periodo de no vigencia a efectos de
que se apliquen en caso necesario los mecanismos establecidos para corregir los actos en los
que pueda sobrevenir alguna nulidad. Ver puntos 2.1 y 2.2 de este informe.
Emitir y divulgar en coordinación con los titulares subordinados y funcionarios y unidades
competentes, los manuales de procedimientos formales que regulen las fases de presupuesto,
ejecución, liquidación, ajustes, modificaciones y control presupuestario del Comité Distrital de
Deportes y Recreación de Cóbano, procurando que estos cumplan con lo indicado por la
Contraloría General de la República mediante los requerimientos y principios establecidos en las
Normas Técnicas de Presupuesto Público y otras directrices. Para el cumplimiento de esta
recomendación, deberá remitirse a esta Auditoría Interna, a más tardar el 31 de octubre de 2015,
una certificación donde se acredite la emisión e implementación del o los procedimientos
indicados. Ver puntos 2.1 al 2.18 de este informe.
Al Intendente Municipal
Solicitar a la Proveeduría Municipal cumplir con la normativa establecida en la tramitación de los
procedimientos de contratación administrativa requeridos por el Comité Distrital de Deportes para
que estos se ajusten al bloque de legalidad y cumplan con el fin público que les ha sido
encomendado.
Al Comité Distrital de Deportes
Presentar a la Proveeduría Municipal en el plazo requerido, la documentación necesaria para
cumplir con los requerimientos indicados en la normativa y para mantener los expedientes de
contratación completos.
Procurar que los registros de las transacciones presupuestarias cumplan con la normativa técnica
y jurídica aplicable y que la información sea exacta y confiable buscando lograr el mayor
aprovechamiento de la información generada mediante la liquidación y que esta facilite la
medición de la eficiencia, eficacia, economía y simplifique el proceso de rendición de cuentas
sobre la utilización de los recursos.
ANEXO 1
Observaciones recibidas de la Administración
Nº Página
No se presentaron observaciones al informe. Los comentarios de
Observaciones los asistentes fueron constructivos con respecto al tema pero no
Administración para modificar algún aspecto del informe.
¿Se acoge? Si No Parcial
Argumentos Auditoría
Interna
AUDITORA. Hay una situación que se debe solucionar, es la integración del comité, esta vencido y le
deben nombrar lo antes posible porque así no pueden estar.
Se debe hacer un manual de procedimientos para el comité.
El presupuesto que presento el comité fue muy básico y así lo aprobaron ustedes, se les debe exigir un
poco más porque ellos pueden hacerlo mejor.
En este momento no se sabe cómo es el procedimiento para las modificaciones si le corresponde al
Concejo o a Puntarenas, debe existir un expediente por cada modificación debe existir un poco más de
información .
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-Debemos entender que el comité de deportes es una dependencia del Concejo, se le da fondos públicos
para que manejen por lo tanto también debe dárseles colaboración y apoyo técnico para que manejen
esos fondos públicos.
NOEMY. Ellos quieren desarrollar sus propias ideas
MINOR. Que podemos hacer con la administración, no ejecutan los acuerdos, les pedimos corregir un
reglamento y nunca llego
PILAR. Yo siento que hay herramientas y gente
ARMANDO: Nos hace falta el reglamento, aquí hay equipo para hacerlo. Hemos conformado un bonito
equipo de trabajo nos gustaría continuar
NOEMY. Puede reelegirse todo
ARMANDO: Jackelinne nos ha ayudado mucho, aunque es parte de su trabajo, nosotros se lo
agradecemos. Me voy a referir a una nota que nos envió que supongo ya ustedes vieron, en lo que dice
ella tiene razón en parte porque nosotros debemos manejar eso. Este año hemos realizado cinco
procedimientos, de estos en dos hemos cumplido con todos los tiempos, y los otros tres hemos fallado
porque a nosotros nos presentan las cosas muy tarde, cuando hemos presentado las cosas con poco
tiempo, como sucedió el martes, es porque las fechas no dependen de nosotros nos la avisan así de
tarde.
Darle las gracias por la colaboración y pedirle más comprensión ya que todos tenemos labores que hacer
de a 7 a.m. a 5 pm. y es después de esa hora que asumimos estas cosas,
MINOR. Agradezco a Jackelinne la colaboración que le brinda al comité pero le pido entender que la
mayoría son funcionarios públicos y en momentos están recargados de trabajo.
JCKELINNE. No es que no quiere colaborarles creo que lo más importante es reunirnos el comité y yo y
analizar cómo podemos reforzarnos nosotros mismos.
AUDITORA. El comité ha ido creciendo y cada día se le puede pedir un poquito más y ojala el Concejo
pueda hacer algo para que la administración haga o ejecute lo que el compete o lo que se le pide. Si no
hay apoyo no se puede mejorar
CONSIDERANDO:
-Que se ha conocido el informe denominado INFORME DEL ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORIA SOBRE
LA GESTIÓN DE LOS FONDOS TRANSFERIDOS AL COMITÉ DISTRITAL DE DEPORTES DE CÓBANO
DURANTE EL AÑO 2014
-Que es obligación del Jerarca (administración y Concejo) , brindar al comité distrital de deportes y
recreación como dependencia del Concejo que es, las herramientas para administrar eficientemente los
fondos públicos que se le asignan
ACUERDO Nº1
Con todos los votos a favor SE ACUERDA: 1.“Realizar los trámites a fin de nombrar el comité de
deportes en la próxima sesión”.
2. Solicitarle a la asesora legal nos indique cual es el proceso correcto para corregir los actos tomados por
el Comité de Deportes del 9 de abril del dos mil quince al momento en que se nombre el nuevo comité, en
los que se pueda sobrevenir alguna nulidad.
3. Solicitarle a la Intendencia, que en un periodo de DOS SEMANAS DESPUES DE NOTIFICADO ESTE
ACUERDO, presente a este Concejo para su aprobación el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FORMALES
que regulen las fases del presupuesto, modificaciones y control presupuestario del Comité Distrital de
Deportes y Recreación de Cóbano. Que se le indique al Comité, por escrito, de forma sencilla pero clara y
precisa, los procedimientos a seguir, según los establecido en las normas técnicas de la Contraloría
General de la República. Este Concejo cuenta con el personal calificado para hacerlo como lo es el Sr.,
Francisco Alfaro, Fabio Vargas y Ronny Montero, todos conocedores de la materia
4. Recordarle a la Intendencia que el Comité Distrital de Deportes y Recreación de Cóbano es una
dependencia de este Concejo que maneja fondos públicos y le
corresponde a esa Administración y a este Concejo brindarles todo el apoyo que requieren para su buen
funcionamiento y administración de los mismos, no es una colaboración, es una obligación. ACUERDO
UNANIME
II. INFORME DE AUDITORIA. INFORME ANUAL DE LABORES 2014
INFORME ANUAL DE LABORES Y DEL ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES FORMULADAS POR
LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA Y DE LAS DISPOSICIONES EMITIDAS EN LOS INFORMES DE
FISCALIZACIÓN POSTERIOR ELABORADOS POR LA DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y
EVALUATIVA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, CON CORTE AL 31 DE
DICIEMBRE 2014.
1. INTRODUCCION:
A continuación se presenta el informe anual de labores y del estado de las recomendaciones formuladas
por la Unidad de Auditoría Interna y de las disposiciones emitidas en los informes de fiscalización posterior
elaborados por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la
República, con corte al 31 de diciembre 2014.
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En este informe se brinda al Concejo información resumida acerca del trabajo que desarrolló la Auditoría
Interna en el año 2014 y de las recomendaciones que están pendientes de cumplimiento, o en proceso, de
los informes presentados en el año 2014 y de años anteriores. También se informa sobre el estado de las
disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República.
1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO
Este informe se emite en cumplimiento de las normas y disposiciones vigentes, contenidas en el artículo 22
inciso g), Ley General de Control Interno N.8292 y en atención a lo establecido en punto 7) de las
“Directrices que deben observar las auditorías internas para la verificación del cumplimiento de las
disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República” (resolución del Órgano Contralor Nº R-
SC-1-2007)
2. RESULTADOS
2.1. INFORMES:
En el 2014 se realizaron cuatro informes de auditoría los cuales fueron presentados a la Administración
para su conocimiento y al Concejo Municipal para su aprobación en las sesiones respectivas.
Informes período 2014:
Informe anual de labores y del estado de recomendaciones emitidas por la unidad de auditoría interna y de
las disposiciones emitidas en los informes de fiscalización posterior elaborados por la división de
fiscalización operativa y evaluativa de la Contraloría General de la República con corte al 31 de diciembre
de 2013, AIM-01-2014.
Informe del estudio de auditoría sobre la gestión de los fondos transferidos al Comité Distrital de Deportes
de Cóbano durante el año 2013, AIM-02-2014.
Informe sobre la Autoevaluación de calidad de la actividad de Auditoría Interna Año 2013, AIM-03-2014.
Informe de auditoría de carácter especial sobre la gestión de los tributos municipales del Concejo Municipal
de Distrito de Cóbano, AIM-04-2014.
2.2. ASESORIAS Y ADVERTENCIAS:
De conformidad con lo establecido en la Ley 8292, se destinó tiempo para realizar actividades de asesoría
cuando así lo solicitaron o advertencias para que fueran valoradas por la Administración.
Se emitieron los siguientes oficios de asesoría y advertencia:
A la Encargada de Recursos Humanos
Oficio AIM-28-2014, del 15 de mayo 2014 dirigido a la Encargada de Recursos Humanos. Asunto: Se le
advierte sobre la necesidad de que se cumpla con la normativa señalada y con lo solicitado a la Unidad de
Recursos Humanos por parte de la Contraloría General de la República en el oficio DGA-USI-0329 de
fecha 1 de abril de 2014.
Al Jerarca
Oficio AIM-29-2014, del 15 de mayo 2014 dirigido a la Intendencia. Asunto: Se le informa sobre la
necesidad de que se cumpla con la normativa señalada y con lo solicitado a la Unidad de Recursos
Humanos por parte de la Contraloría General de la República en el oficio DGA-USI-0329 de fecha 1 de abril
de 2014.
Oficio AIM-45-2014, del 18 de noviembre 2014 dirigido a la Intendencia y al Concejo Municipal. Asunto:
advertir a la Administración Municipal estimen hacer una reevaluación de lo actuado y determinar si
efectivamente el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano tiene competencia para otorgar, por sí mismo,
licencias para expendio de bebidas alcohólicas tomando en consideración lo ya expuesto por la
Procuraduría General de la República en los dictámenes C-038-2014 y C-276-2014 los cuales adjunto.
Oficio AIM-50-2014, del 14 de diciembre 2014 dirigido a la Intendencia y al Concejo Municipal. Asunto:
Advertir al Jerarca y a la Administración Municipal estimen hacer una evaluación para determinar si todos
los reglamentos emitidos por el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano cumplen eficazmente con lo
previsto en el artículo 43 del Código Municipal y con lo señalado por la Procuraduría General de la
República; en caso de no ser así se valore su adaptación.
Se utilizó tiempo importante para la atención de solicitudes de información asesorías y requerimientos
diversos, principalmente consultas verbales sobre materias propias de la competencia de la Auditoría
Interna realizadas por la Intendencia y demás departamentos.
2.3. ATENCION DE DENUNCIAS
Se atendieron seis denuncias, una vez efectuado el análisis de admisibilidad y la investigación, informe u
oficio de advertencia en los casos que correspondía se procedió a su traslado a los departamentos o
instancias correspondientes. En los casos en que se contó con domicilio para notificaciones se informó a
los denunciantes sobre los resultados de la gestión planteada.
2.4. RELACIONES DE HECHOS Y DENUNCIAS PENALES
No se presentaron relaciones de hechos ni denuncias penales.
2.5. SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES Y DISPOSICIONES:
Se dio un constante seguimiento a las recomendaciones emitidas en los informes por la Auditoría Interna
en el período 2014 y a las recomendaciones que quedaron pendientes o en proceso de años anteriores
mediante los siguientes oficios e informes dirigidos al área correspondiente. También se efectuaron
verificaciones en el sitio, pruebas de cumplimiento, inspecciones y varias reuniones con los responsables
con el fin de obtener información referente al cumplimiento de las recomendaciones.
AIM-08-2014 de fecha 21 de enero de 2014 dirigido al Intendente Municipal. Solicitud de informe sobre las
acciones adicionales a las consignadas en el documento realizadas por la Intendencia Municipal o sus
dependencias para cumplir con las recomendaciones pendientes.
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AIM-15-2014 de fecha 18 de febrero de 2014 dirigido al Intendente Municipal para recordarle dar respuesta
al oficio AIM-08-2014.
AIM-17-2014 25 de marzo 2014. Informe anual de labores y del estado de las recomendaciones formuladas
por la unidad de auditoría interna y de las disposiciones emitidas en los informes de fiscalización posterior
elaborados por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la
República, con corte al 31 de diciembre 2013.
AIM-31-2014 de fecha 27 de mayo de 2014 dirigido al Administrador Tributario. Donde se le informa sobre
los resultados de la última evaluación de las acciones emprendidas por la Administración Municipal para
dar cumplimiento a las recomendaciones pendientes de cumplimiento y que corresponden a procesos de
los departamentos que integran la Administración Tributaria y se solicita informar sobre las acciones
adicionales realizadas para cumplir con las recomendaciones pendientes.
AIM-41-2014 de fecha 19 de setiembre de 2014 dirigido al Intendente Municipal. Donde se le informa sobre
los resultados de la última evaluación de las acciones emprendidas por la Administración Municipal para
dar cumplimiento a las recomendaciones pendientes de cumplimiento realizadas por la Intendencia
Municipal o sus dependencias y se solicita informar sobre las acciones adicionales realizadas para cumplir
con las recomendaciones pendientes.
Las recomendaciones pendientes o en proceso de cumplimiento están dirigidas al Concejo Municipal, la
Intendencia, departamentos municipales y al Comité Distrital de Deportes y todas procuran contribuir al
fortalecimiento del control interno, al cumplimiento de los objetivos propuestos y a generar un valor
agregado a la Institución.
A continuación se detalla el estado de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna hasta el 31 de
diciembre de 2014. El periodo de seguimiento de las gestiones efectuadas por el Jerarca y la
Administración para el cumplimiento de las recomendaciones en algunos casos se amplió procurando
brindar información actualizada. Mediante cuadros y gráficos, se muestra un recuento de las
recomendaciones formuladas desde el año 2008 hasta el 2014, pretendiendo mostrar la efectividad en el
seguimiento y cumplimiento de las recomendaciones en este periodo.
2.5.1. ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORIA INTERNA AL
CONCEJO MUNICIPAL
Cuadro 2: Recomendaciones al Concejo Municipal
Informe Asunto Recomendaciones emitidas Estado
AIM-03- Informe sobre el estudio de Facilitarle al Comité de Deportes un En proceso de
2008 auditoría referente a los espacio para reunirse y guardar los cumplimiento
fondos transferidos durante implementos deportivos, mobiliario y
el año 2007 al Comité equipo u otros a fin de brindarles
Distrital de Deportes y seguridad y comodidad para el desarrollo
Recreación de Cóbano. de su gestión.
Orientar al Comité de Deportes acerca de En proceso de
cuáles son las instalaciones que cuentan cumplimiento
con los requisitos legales para invertir en
ellas.
AIM-04- Informe sobre el estudio de Realizar las gestiones correspondientes a Cumplida
2008 Auditoria referente a Control fin de aprovechar los saldos de partidas
de Partidas Específicas Ley existentes de conformidad con lo indicado
7755 Y Recursos en la Ley 7755.
provenientes de la Ley 8114
y otras sin ejecutar o con
saldos existentes.
AIM-06- Informe sobre el estudio de Dotar a la administración de los En proceso de
2010 auditoría del control interno reglamentos, códigos y manuales a que cumplimiento
administrativo y financiero hace referencia el Código Municipal y los
del Concejo Municipal de señalados en este informe; revisar y
Distrito de Cóbano. actualizar los ya existentes; poniéndolos
en práctica y exigiendo su aplicación. Ver
los incisos f),i) del punto 2.1 y el incisos a)
del punto 2.3.2 de este informe. Al
respecto debe considerarse que sin
excepción todos los reglamentos deben
ser publicados en el Diario Oficial, de
conformidad con el artículo 43 del Código
Municipal.
Pedir a la Secretaria Municipal establecer Cumplida
los controles necesarios para que las
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Informe Asunto Recomendaciones emitidas Estado
actas municipales se transcriban al libro y
sean firmadas oportunamente, de
conformidad con lo establecido en el
Código Municipal.
Tomar las acciones necesarias para que En proceso de
se subsanen las deficiencias cumplimiento
mencionadas en los incisos a) y b) de los
puntos 2.3.1 y 2.3.5 respectivamente. "a)
No existen procedimientos o regulaciones
escritas referentes al uso, conservación y
custodia de los activos y la administración
de los recursos y bienes municipales,
mediante los cuales se establezcan las
actividades de control y los niveles de
responsabilidad de los distintos
funcionarios que participan. Normas 4.3.1.
b) No existe registro de las propiedades
donadas o adquiridas por la
municipalidad. (Parques, calles, lotes
etc.). Norma 4.3.1." a) No se elabora un
plan anual de inversiones ni se lleva un
registro apropiado que contenga el
nombre, objetivos, financiamiento, la
descripción de los proyectos, fechas de
ejecución, montos y prioridades, lo cual
puede ocasionar que no exista liquidez
cuando se pretenda ejecutar el proyecto y
se constituye en una deficiencia de las
actividades de control que según las
normas deben establecerse en estos
casos. b) No se diseñan y documentan los
proyectos antes de su aprobación y
ejecución. Al no existir la planificación
necesaria los proyectos son ejecutados
según el presupuesto asignado por el
Concejo, sin antes considerar aspectos de
diseño y costos reales.
Definir políticas de control interno y Pendiente
establecer un sistema de valoración de
riesgos que procure una revisión
permanente del sistema de control interno
de la Municipalidad, en el que se
promueva el desarrollo de una gestión
planificada, basada en un flujo de
información adecuado, que facilite la
retroalimentación, las técnicas de trabajo
participativo, cooperativo y dirigido a la
promoción de la lealtad, el desempeño
eficaz y el logro de los objetivos
institucionales.
AIM-08- Informe del estudio de Establecer los mecanismos de control que Cumplida
2010 auditoría al área de patentes le permitan al Concejo Municipal
municipales. asegurarse que las recomendaciones que
se emiten en el aparte 4.2 de este
informe, sean atendidas con la suficiencia
y prontitud requerida y dentro de los
plazos otorgados de acuerdo a la Ley
General de Control Interno, y comunicar a
esta auditoría interna las medidas
adoptadas para su cumplimiento.
AIM-03- Informe sobre el estudio de Someter a revisión el reglamento del Pendiente
2011 auditoría de los fondos Comité de Deportes, pues este es omiso
transferidos por el Concejo en cuanto a la funcionalidad de los
Municipal al Comité Distrital comités comunales de deportes.
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Informe Asunto Recomendaciones emitidas Estado
de Deportes y Recreación
de Cóbano durante el año
2010.
AIM-05- Gestión de los permisos de Brindar, en la forma y condiciones que le Cumplida
2011 construcción en el área corresponde a ese Concejo, el apoyo
urbana y en el área necesario a las acciones que proponga la
concesionada de la zona Administración Municipal para el
marítimo terrestre. cumplimiento de las recomendaciones
emitidas en los puntos 4.2 y 4.3 de este
informe, con el fin de solventar las
debilidades que se han venido
presentando en materia de
construcciones en el distrito de Cóbano y
fortalecer la gestión del Concejo Municipal
en ese sentido.
b) Gestionar ante la Municipalidad de Pendiente
Puntarenas el desarrollo del Plan
Regulador Urbano del Distrito de
Cóbano. Ver punto 2.2.7 de este informe.
AIM-22- Informe sobre donación de Se solicitó al Concejo Municipal girar En proceso de
2011 Recope. instrucciones al intendente para que cumplimiento
ejecute las gestiones correspondientes
para recuperar el material y ejecutar las
obras pendientes según el acuerdo de
sesión ordinaria número 39-10.
AIM-03- Informe sobre el Estudio de Girar las instrucciones necesarias al En proceso de
2012 Auditoria sobre la intendente municipal, para que acate las cumplimiento
Razonabilidad de la recomendaciones contenidas en el aparte
Información Financiera de la 4.2 de este informe y comunique a esta
Liquidación Presupuestaria auditoría interna las medidas adoptadas
del Periodo 2011. para su cumplimiento.
b. Emprender en un plazo de tres meses
las acciones requeridas para establecer,
mantener, perfeccionar y evaluar el
control interno institucional y construir el
sistema de valoración de riesgos SEVRI.
AIM-05- Informe sobre el Estudio de Procurar la capacitación de la Comisión Pendiente
2012 Auditoria del Trámite de de Zona Marítimo Terrestre respecto de
solicitud y Otorgamiento de los aspectos técnicos y jurídicos que debe
Concesiones en la Zona contener un expediente y sobre los
Marítimo Terrestre por parte requisitos que debe cumplir un terreno
del Concejo Municipal de para que pueda darse en concesión, con
Distrito de Cóbano del 01 de la finalidad de que esta Comisión pueda
junio 2007 al 31 de Mayo emitir un criterio bien sustentado y que
2012. facilite al Concejo el análisis y la toma de
decisiones en la aprobación de las
concesiones.
Analizar de una forma más rigurosa y En Proceso de
razonada los aspectos técnicos y jurídicos Cumplimiento
contenidos en los expedientes y
proyectos de resolución presentados por
la intendencia a efectos de evitar la
aprobación de concesiones que presentes
errores u omisiones importantes que
posteriormente tengan que ser revelados
por el ICT.
AIM-06- Informe del Estudio de Emitir las políticas o directrices para la En Proceso de
2012 Auditoria sobre el Control formulación de los planes anuales y Cumplimiento
Interno y Manejo de estratégicos del Comité Distrital de
Recursos Transferidos por Deportes, procurando con esto el
el Concejo Municipal al desarrollo del área deportiva y recreativa
Comité Distrital de Cóbano del distrito y la vinculación de la
durante el año 2011. planificación del Comité con el Plan
Estratégico Institucional.
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Informe Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Incorporar en el Reglamento del Comité En Proceso de
Distrital de Deportes las regulaciones Cumplimiento
para la administración de las instalaciones
deportivas propias o recibidas bajo
convenio con el Concejo Municipal u otras
Instituciones Públicas.
Verificar que en el Manual de En Proceso de
Procedimientos Financiero-Contable del Cumplimiento
Concejo Municipal de Cóbano se incluya
el procedimiento para el manejo de los
fondos del Comité Distrital de Deportes.
Remitir a esta Auditoría Interna, dentro de En Proceso de
los próximos 15 días hábiles, copia del Cumplimiento
acuerdo que tome ese Concejo Municipal,
donde se indique el plan de acciones a
seguir y los plazos para el cumplimiento
de las recomendaciones que se giran en
este documento.
AIM-03- Informe del estudio de b) Implementar las actividades de control En proceso de
2013 auditoría sobre el control pertinentes para procurar el cumplimiento
interno y manejo de fortalecimiento del control interno del
recursos transferidos por el Comité Distrital de Deportes y para que
Concejo Municipal al Comité sean subsanadas las debilidades de
Distrital de Deportes y control señaladas en este informe y en
Recreación de Cóbano informes anteriores.
durante el año 2012.
AIM-06- Informe del estudio sobre la En función de lo que establece el artículo En proceso de
2013 gestión de los proceso de 13 del Código Municipal, en el sentido de cumplimiento
contratación administrativa que son atribuciones del Concejo, aprobar
realizados por el área de los presupuestos, dictar los reglamentos
proveeduría del Concejo de la corporación, organizar, mediante
Municipal de Distrito de reglamento, la prestación de los servicios
Cóbano. municipales, celebrar convenios,
comprometer los fondos o bienes y
autorizar los egresos de la municipalidad,
excepto los gastos que son de
competencia del Intendente, se gira la
siguiente recomendación a ese órgano
colegiado:
Brindar, en la forma y condiciones que le
corresponde a ese Concejo, el apoyo
necesario a las acciones que proponga el
Intendente Municipal para el cumplimiento
de las recomendaciones giradas a esa
instancia. Asimismo, aprobar la normativa
interna que presente el Intendente
Municipal para regular la actividad de
contratación administrativa, con el fin de
solventar las debilidades que se han
venido presentando en los asuntos
tratados en el presente informe en materia
de contratación administrativa.
AIM-02- Informe del estudio de En función de lo que establece el artículo Pendiente
2014 auditoría sobre la gestión de 13 del Código Municipal, en el sentido de
los fondos transferidos al que son atribuciones del Concejo, fijar las
Comité Distrital de Deportes políticas y prioridades de desarrollo,
de Cóbano durante el año aprobar los planes y presupuestos, dictar
2013. los reglamentos de la corporación,
organizar, mediante reglamento, la
prestación de los servicios municipales,
celebrar convenios, comprometer los
fondos o bienes y autorizar los egresos de
la municipalidad, excepto los gastos que
son de competencia del Intendente, se
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Informe Asunto Recomendaciones emitidas Estado
gira la siguiente recomendación a ese
órgano colegiado:
Dictar políticas o directrices para la
formulación de los planes anuales y
estratégicos del Comité Distrital de
Deportes que posibiliten que esta
organización incorpore indicadores a su
planificación anual facilitando la medición
del desempeño y la comparación de
resultados. Léase el punto 2.4.
Aprobar la normativa interna
(reglamentos, procedimientos, directrices
u otros instrumentos) que presente el
Intendente Municipal para regular la
organización y administración del Comité
Distrital de Deportes y Recreación de
Cóbano con el fin de solventar las
debilidades que se han venido
presentando en los asuntos tratados en el
presente informe y ajustarse al bloque de
legalidad.
Tomar las previsiones para que, a más
tardar el 30 de abril de 2014, se remita a
esta Auditoría Interna, copia del acuerdo
que tome ese Concejo Municipal, donde
se indique el plan de acciones a seguir y
los plazos para el cumplimiento de las
recomendaciones que se giran en este
documento.
AIM-03- Informe anual de labores y Se recomienda al Concejo Municipal en En proceso de
2014 del estado de las coordinación con la Auditoría Interna y cumplimiento
recomendaciones con el fin de que se lleven a cabo las
formuladas por la unidad de acciones necesarias para superar las
auditoría interna y de las debilidades expuestas, dotar a la
disposiciones emitidas en Auditoría Interna del recurso humano,
los informes de fiscalización financiero y tecnológico necesario y
posterior elaborados por la acorde con las posibilidades
División de Fiscalización presupuestarias para fortalecer a la
Operativa y Evaluativa de la Auditoría Interna y que ésta logre una
Contraloría General de la estricta observancia de las normas
República, con corte al 31 jurídicas y técnicas para el ejercicio de la
de diciembre 2013. auditoría interna en el sector público.
Asimismo, se procure implementar una
permanente comunicación, revisión y
mejoramiento de la planificación
institucional para propiciar que el trabajo
de la Auditoría Interna se organice
siguiendo los objetivos institucionales y
para propiciar un desarrollo en la
información sobre la eficiencia y eficacia
de la actividad y darle seguimiento al plan
de mejora contemplado en el Anexo de
este informe.
AIM-04- Informe de auditoría de Brindar, en la forma y condiciones que le En proceso de
2014 carácter especial sobre la corresponde a ese Concejo, el apoyo cumplimiento
gestión de los tributos necesario a las acciones que proponga la
municipales en el Concejo Intendencia Municipal para el
Municipal de Distrito de cumplimiento de las recomendaciones
Cóbano. emitidas a esa instancia en los puntos
siguientes, con el fin de solventar las
debilidades que se han venido
presentando en los asuntos tratados en el
presente informe en materia de gestión
tributaria.
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ACTA EXT. 06-2015
23/04/2015
Informe Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Girar instrucciones a la instancia Pendiente
correspondiente para que se emita el
reglamento actualizado para la obtención
de permisos de construcción del Concejo
Municipal de Distrito de Cóbano, de
conformidad con lo regulado por el
ordenamiento jurídico aplicable (incluye la
elaboración de la propuesta, someterla a
la aprobación del Concejo y la publicación
en el Diario Oficial La Gaceta). Este
instrumento de control deberá integrar los
criterios aplicables para la recepción,
análisis y aprobación de las solicitudes de
permisos para construcción y establecer
el procedimiento de aplicación de las
sanciones por infracciones a la normativa
de construcciones. La recomendación
debe ser atendida en el plazo de seis
meses posteriores al recibo del informe y
se dará por cumplida cuando se remita el
oficio informando el número y la fecha de
La Gaceta en la cual se publicó el
reglamento para su entrada en vigencia.
Ver lo comentado en el punto 2.16 a 2.26
de este informe.
Considerando que mediante el informe Pendiente
AIM-08-2010 de fecha 13 de diciembre de
2010 esta Auditoría Interna emitió
recomendaciones referentes a los
hallazgos indicados en los puntos 2.27 a
2.41 de este informe y que estas
recomendaciones están en proceso de
cumplimiento pero muestran muy poco
avance. Esta Auditoría Interna considera
prudente reiterar la siguiente
recomendación, la cual en dicho informe
fue dirigida al Intendente Municipal, pero
tomando en cuenta que según el artículo
13 del Código Municipal inciso d) le
corresponde al Concejo Municipal
“Organizar; mediante reglamento, la
prestación de los servicios municipales”
se recomienda que se instruya a la
instancia correspondiente para que es un
plazo de tres meses se sirva: Elaborar un
manual o reglamento interno que
contenga todos los procedimientos
necesarios para normar la gestión de las
licencias por actividades lucrativas del
distrito de Cóbano, el cual debe guardar
concordancia con la Ley 7866. Dicho
manual o reglamento debe comunicarse
formalmente al personal mediante los
medios idóneos y mantenerse
actualizado.
Cuadro 3: Resultados seguimiento recomendaciones al Concejo Municipal
Recomendaciones al Concejo del 2008 al 2014
Cumplidas 73 78%
En proceso de cumplimiento 14 15%
Pendientes 7 7%
TOTAL 94 100%
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ACTA EXT. 06-2015
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Estado de las recomendaciones al Concejo
Datenreihen1; En Datenreihen1;
proceso de Pendientes; 7;
cumplimiento; 7%
14; 15%
Datenreihen1;
Cumplidas; 73;
78%
Desde el año 2008 al 2014 se emitieron para el Concejo Municipal 94 recomendaciones que corresponden
a 31 informes, de las cuales se consideran cumplidas un 78%, en proceso de cumplimiento un 15% y
pendientes un 7%.
2.5.2. ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORIA INTERNA AL
INTENDENTE MUNICIPAL
Cuadro 4: Recomendaciones a la Intendencia Municipal
N° de Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Informe
AIM-04- Informe sobre el Aplicar lo dispuesto en la Ley 7202 referente a la Pendiente
2008 estudio de Auditoria necesidad institucional de reunir y dar tratamiento
referente a Control archivístico a los documentos en un archivo central
de Partidas que facilite su consulta a los usuarios internos y
Especificas Ley 7755 externos,
Y Recursos
provenientes de la
Ley 8114 y otras sin
ejecutar o con saldos
existentes.
AIM-05- Informe sobre el i) Cumplir con lo dispuesto en el Artículo 114 del En proceso de
2008 estudio de auditoría Código Municipal en cuanto a que: “Las normas cumplimiento
financiera en el área relativas a los asuntos financieros contables de la
de ingresos año municipalidad deberán estar estipuladas en el
2007. Manual de procedimientos financiero-contables
aprobado por el Concejo. El proyecto del manual
deberá ser analizado y dictaminado previamente por
la auditoría.”
AIM-10- Informe sobre el Conforme a la disponibilidad presupuestaria y a fin En proceso de
2009 Estudio de Auditoria de reforzar el control y correcto registro de las cumplimiento
sobre transacciones, resulta necesario dotar al
procedimientos del departamento de tesorería de un sistema integrado
departamento de con los departamentos relacionados que facilite su
tesorería. gestión.
AIM-01- Informe sobre el a. Dar seguimiento a las acciones desplegadas por Cumplida
2010 estudio de auditoría la administración tributaria en cuanto a la gestión de
sobre la cobro y remitir cada trimestre a la auditoría interna
razonabilidad de la con copia al Concejo Municipal un resumen
información ejecutivo sobre los avances obtenidos con las
financiera de la acciones emprendidas para disminuir el pendiente
liquidación de cobro y la morosidad.
presupuesta del
periodo 2009 del
Concejo Municipal
de Distrito de
Cóbano.
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ACTA EXT. 06-2015
23/04/2015
N° de Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Informe
AIM-06- Informe sobre el a) Diseñar un plan de capacitación acorde con las En proceso de
2010 estudio de auditoría necesidades de actualización de los empleados, en cumplimiento
del control interno función de los objetivos institucionales. Ver el inciso
administrativo y g) del punto 2.1 de este informe.
financiero del
Concejo Municipal
de Distrito de
Cóbano.
d) Tomar las acciones que correspondan para que En proceso de
se incorporen en el sistema de control interno del cumplimiento
Concejo Municipal las actividades de control que
permitan corregir todas las debilidades detalladas en
los puntos 2.3.1, 2.3.3, 2.3.4, 2.3.5, 2.3.6 y 2.3.7 de
este informe.
AIM-07- Informe sobre el a) Diseñar e implementar las políticas y Pendiente
2010 estudio de auditoría procedimientos internos que permitan documentar y
referente a la gestión ejercer un control eficiente sobre las contrataciones
de los recursos y proyectos de inversión que realiza el Concejo
provenientes de Municipal. Esta recomendación debe cumplirse en
partidas específicas un plazo de dos meses.
con cargo al
presupuesto nacional
Ley 7755 y los
fondos solidarios.
Años 2008- 2009.
b) Analizar el informe técnico presentado por el Pendiente
ingeniero municipal a fin de determinar si procede el
reclamo respecto a las deficiencias o posibles vicios
ocultos detectados en la construcción de la cuesta
de Mal País. Esta recomendación debe cumplirse
en un plazo de dos meses. (Ver Anexo Nº2)
AIM-08- Informe del estudio 4.2.1 Elaborar un manual o reglamento interno que En proceso de
2010 de auditoría al área contenga todos los procedimientos necesarios para cumplimiento
de patentes normar la gestión de las licencias por actividades
municipales. lucrativas del distrito de Cóbano, el cual debe
guardar concordancia con la Ley 7866. Dicho
manual o reglamento debe comunicarse
formalmente al personal mediante los medios
idóneos y mantenerse actualizado. Para el
cumplimiento de esta recomendación se concede un
plazo de tres meses desde el momento de recibido
este informe. Ver punto 2.1.
Realizar, en un plazo de tres meses, las siguientes Cumplida
medidas correctivas en el área de patentes
municipales a fin de subsanar las debilidades
referentes al registro y control de las patentes
señaladas en el punto 2.3 de este informe.
a- Depurar la base de datos de patentes respecto de
los patentados inactivos y que aún se reportan como
activos en el sistema. b- Mantener un registro
actualizado de los patentados existentes en el
distrito que incluya el nombre del patentado, nombre
del negocio, actividad, dirección del negocio, fecha
de vencimiento del permiso sanitario de
funcionamiento y otros datos relevantes para llevar
el control requerido.
c- Actualizar y completar todos los expedientes de
patentados existentes en el sistema para que estos
cumplan con todos los requisitos establecidos.
4.2.4 Realizar, en un plazo de dos meses, un Cumplida
estudio pormenorizado para identificar todas las
empresas que realizan actividades lucrativas en el
Distrito sin contar con la respectiva licencia
municipal y efectuar las acciones que correspondan
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ACTA EXT. 06-2015
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N° de Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Informe
para captar los ingresos de estas actividades. En los
casos en que por aspectos de ubicación,
incumplimiento de requisitos u otros no es
procedente el desarrollo de la actividad comercial es
necesario también tomar las acciones correctivas
correspondientes. Ver punto 2.4 de este
documento.
4.2.5 Instaurar en un plazo de tres meses, las Cumplida
medidas correctivas necesarias para solventar los
errores y omisiones en la tramitación, cálculo y
registro del impuesto de patentes, señalados en el
punto 2.6 de este informe, asimismo emprender las
acciones para recuperar los montos adeudados por
concepto de patente municipal de conformidad con
lo dispuesto en artículo 81 bis del Código Municipal.
AIM-02- Informe sobre el Solicitar a las áreas responsables expresar en la En proceso de
2011 estudio de auditoría liquidación los saldos reales del pendiente de cobro cumplimiento
sobre la y monto facturado y efectuar un respaldo físico de la
razonabilidad de la información correspondiente a los informes
información trimestrales y al cierre anual del pendiente de cobro,
financiera de la morosidad, ingresos presupuestados por área y
liquidación otros que permita verificar la veracidad de los datos
presupuestaria del consignados en la liquidación.
periodo 2010.
Brindar un informe respecto de las acciones Cumplida
emprendidas por la administración para solucionar
el excesivo déficit presentado por el servicio de
recolección de basura.
AIM-05- Gestión de los a) Dotar al departamento de Inspecciones y Cumplida
2011 permisos de construcciones y al departamento de Zona Marítimo
construcción en el Terrestre de una estructura organizativa funcional y
área urbana y en el acorde con sus necesidades que facilite la
área concesionada distribución del trabajo, la ejecución de funciones, la
de la zona marítimo coordinación y la aplicación de los controles
terrestre. pertinentes en el área de construcciones; tanto en la
zona urbana como en la zona marítimo terrestre.
Asimismo, definir claramente las relaciones
jerárquicas entre puestos y los canales de
comunicación que se utilizaran para la coordinación
del trabajo de los departamentos involucrados. El
plazo máximo para el cumplimiento de esta
recomendación es de 3 meses.
b) Emitir un manual o instructivo que detalle las En proceso de
actividades de control y coordinación que deben cumplimiento
realizar los encargados de la inspección de
construcciones tanto en zona marítimo terrestre
como en el área urbana y los niveles de
responsabilidad de los funcionarios involucrados.
Este manual debe contener las instrucciones
escritas para que en el proceso de inspección se
verifique que la obra se construya de acuerdo con el
plano aprobado, la bitácora y el permiso de
construcción y que esta información quede
consignada en la hoja de inspección municipal.
También el procedimiento adecuado para las
notificaciones, informes, actas y otros. Ver puntos
2.2.1 y 2.2.7 de este informe. El plazo máximo para
el cumplimiento de esta recomendación es de 3
meses.
c) Presentar un plan de capacitación para los En proceso de
inspectores que permita fortalecer el desempeño de cumplimiento
su trabajo. Ver punto 2.2.1 de este informe. El plazo
máximo para el cumplimiento de esta
recomendación es de 2 meses.
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ACTA EXT. 06-2015
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N° de Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Informe
d) Emitir un reglamento de construcciones que En proceso de
establezca los procedimientos, instructivos, cumplimiento
manuales, formularios, requisitos y demás
documentos que deban cumplirse en la actividad de
construcción. Asimismo que regule el trámite interno
del permiso y lo relativo a las notificaciones,
sanciones y multas a aplicar a los desarrolladores
de proyectos que incumplan con la normativa de
construcciones. Ver punto 2.2.2 y 2.2.5 de este
informe. El plazo máximo para el cumplimiento de
esta recomendación es de 2 meses.
e) Solicitar a los departamentos involucrados Pendiente
cumplir en forma inmediata con el procedimiento
indicado en los artículos 93, 94 y 96 de la Ley de
Construcciones y la Ley de Zona Marítimo Terrestre
y su Reglamento con respecto a las obras
constructivas ilegales detectadas para ponerlas a
derecho. Ver puntos 2.2.8 y 2.2.9 de este informe.
AIM-03- Informe sobre el a. Tomar las medidas necesarias para que se En proceso de
2012 Estudio de Auditoria corrijan en un plazo máximo de tres meses, las cumplimiento
sobre la debilidades señaladas en el punto 2.6.7.1 de este
Razonabilidad de la informe, a efectos de cumplir con los requerimientos
Información de la Contraloría General de la República, acatar las
Financiera de la recomendaciones anteriores emitidas por la
Liquidación auditoría interna y fortalecer la eficiencia y eficacia
Presupuestaria del en el desempeño de las actividades del Concejo
Periodo 2011. Municipal de Cóbano.
b. Emprender en un plazo de tres meses las Pendiente
acciones requeridas para establecer, mantener,
perfeccionar y evaluar el control interno institucional
y construir el sistema de valoración de riesgos
SEVRI.
Comunicar a esta Auditoría Interna, dentro de los Cumplida
próximos 15 días hábiles, a partir de la fecha de
recibo de este documento, las acciones que se
tomen en relación con las recomendaciones giradas
en el mismo. Además comunicar cada dos meses
los avances en el cumplimiento de las
recomendaciones.
AIM-05- Informe sobre el a. Girar las instrucciones necesarias al coordinador Cumplida
2012 Estudio de Auditoria de zona marítimo terrestre, para que acate las
del Trámite de recomendaciones contenidas en el aparte 4.3 de
solicitud y este informe y comunique a esta auditoría interna
Otorgamiento de las medidas adoptadas para su cumplimiento.
Concesiones en la
Zona Marítimo
Terrestre por parte
del Concejo
Municipal de Distrito
de Cóbano del 01 de
junio 2007 al 31 de
Mayo 2012.
b. Emitir en un plazo máximo de un mes una En proceso de
directriz o manual de procedimientos que establezca cumplimiento
las políticas y procedimientos de archivo de los
expedientes de las solicitudes de concesiones de
Zona Marítimo Terrestre que respalde los
requerimientos del ICT y a su vez permita un
registro y documentación de la gestión institucional
acorde con lo que establece la normativa técnica y
los principios del debido proceso.
c. Tomar las medidas necesarias para que se Pendiente
corrijan de manera inmediata, las debilidades
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ACTA EXT. 06-2015
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N° de Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Informe
señaladas en el punto 2.4 de este informe y evitar
que a futuro se sigan cometiendo errores como los
indicados.
Requerir al departamento de zona marítimo terrestre Cumplida
y al departamento legal un criterio claro y confiable
que permita a la intendencia elaborar el Proyecto de
Resolución de una forma razonada y teniendo la
certeza de que tanto el terreno solicitado como el
expediente cumplen con todos los requisitos y
condiciones establecidas en la Ley y su reglamento.
Solicitar al departamento legal la confección de los Cumplida
contratos de concesión que firme la intendencia y
que revise cuidadosamente que el contenido de los
expedientes y contratos remitidos al ICT cumplan
con los requisitos establecidos en la normativa.
Eliminar la práctica de justificar la conservación de Cumplida
las construcciones existentes en el terreno a
concesionar, al amparo del dictamen C-230-1997,
sin antes hacer el levantamiento de la información
suficiente para determinar si la construcción cumple
con la condición citada en el dictamen o si más bien
lo que procede es actuar con estricto apego a lo
dispuesto en el artículo 13 de la Ley 6043.
Tomar las acciones correspondientes para que se Cumplida
haga efectivo de forma inmediata el cobro de las
anualidades del canon indicadas en el punto 2.9 y
en lo sucesivo tomar en consideración que de
conformidad con el artículo 44 del Reglamento de la
Ley 6043 para firmar el contrato se debe contar con
el depósito de la primera anualidad del canon por
parte del concesionario.
Comunicar a esta Auditoría Interna, dentro de los Cumplida
próximos 15 días hábiles, a partir de la fecha de
recibo de este documento, las acciones que se
tomen en relación con las recomendaciones giradas
en el mismo. Además comunicar cada dos meses
los avances en el cumplimiento de las
recomendaciones.
AIM-01- Informe del Estudio b. Girar instrucciones claras al personal involucrado En proceso de
2013 de Auditoria sobre en el proceso de implementación de las NICSP a cumplimiento
los procedimientos efectos de que se cumpla en los plazos establecidos
aplicados en el área con las disposiciones emitidas por la Contraloría
de Contabilidad. General de la República y las directrices emanadas
por la Contabilidad Nacional al respecto.
c. Elaborar y divulgar a las unidades involucradas en En proceso de
el proceso de generación de insumos para el cumplimiento
proceso contable, los manuales, reglamentos,
políticas y procedimientos requeridos por la
normativa legal y técnica aplicable y que coadyuven
al orden, control y uniformidad de la información
financiero contable del Concejo Municipal de
Cóbano.
d. Elaborar y divulgar a las unidades involucradas, el En proceso de
plan general contable establecido por la normativa cumplimiento
técnica que regula el tema contable del sector
municipal estructurado y ajustado a la realidad
institucional.
f. Efectuar un levantamiento de los activos fijos En proceso de
propiedad del Concejo Municipal que contenga una cumplimiento
descripción clara del activo, su origen, ubicación,
vida útil y costo o estimación de valor, procurando
reflejar su valor real en los estados financieros.
Definir las políticas tendientes a establecer el
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N° de Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Informe
método de depreciación, revaluación,
transformación, custodia traslados y otros de los
activos de conformidad con lo indicado en las
NICSP y demás normativa relacionada.
g. Efectuar un diagnóstico para identificar los En proceso de
hechos económicos que ocurren en el Concejo cumplimiento
Municipal y que pueden expresarse en términos
monetarios, para cubrir los requerimientos de
registros contables y estados financieros que
cumplan con la normativa legal y técnica.
h. Emitir y divulgar directrices y aplicar controles En proceso de
tendientes a asegurar que se mantengan cumplimiento
actualizados los registros contables y la preparación
oportuna de los Estados Financieros de la
institución. Realizar la apertura y mantener
actualizados los registros contables, en los libros de
Diario, Mayor e Inventarios y Balances, para lo cual
deben tomar las previsiones, a fin de que la
información quede asentada en hojas debidamente
foliadas y legalizadas conforme la normativa que
regula estas actividades contables.
i. Implementar el método contable de devengado En proceso de
para el registro de las transacciones u operaciones cumplimiento
que afectan la situación económica de la institución,
con el fin de que los estados financieros que se
emitan, provean información contable y financiera
útil, oportuna, exacta y confiable para la toma de
decisiones y rendición de cuentas.
AIM-05- Informe del estudio c) Elaborar y comunicar a las unidades y a los En proceso de
2013 especial sobre la funcionarios competentes un plan de actividades cumplimiento
gestión de los (que incluya plazos, funcionarios responsables,
permisos de recursos necesarios e informes de avance que
construcción en la considere; además, de la remisión a las instancias
Zona Marítimo internas y externas de aprobación, que establece el
Terrestre. ordenamiento jurídico) para dar un efectivo
seguimiento y cumplimiento a las recomendaciones
emitidas por esta Auditoría Interna en el informe
Nro. AIM-05-2011 denominado “Estudio sobre la
gestión de los permisos de construcción en la zona
urbana y zona concesionada de la ZMT” aprobado
por el Concejo Municipal en la sesión extraordinaria
Nro. 11-11 del 9 de noviembre de 2011. Esta
recomendación debe estar atendida en el plazo de
tres meses, contado a partir de la fecha de recibo de
este informe. Para lo cual, esa Intendencia deberá
remitir a esta instancia, el oficio correspondiente, en
donde se haga constar que dicho plan de
actividades fue elaborado y comunicado a las
distintas instancias responsables de llevar a cabo su
ejecución. Asimismo, tener en cuenta que las
acciones definidas en ese plan deben estar
atendidas en un plazo que no sobrepase los doce
meses.
AIM-06- Informe del estudio Emitir, con fundamento en el bloque de legalidad, la Pendiente
2013 sobre la gestión de normativa interna (reglamentos, procedimientos,
los procesos de directrices u otros instrumentos) que facilite: a) la
contratación organización y estructura administrativa y técnica de
administrativa la Proveeduría Municipal, en la que se le atribuyan
realizados por el las competencias, roles y responsabilidades de cada
área de proveeduría funcionario y la definición de mecanismos de
del Concejo coordinación para cada una de las unidades
Municipal de Distrito participantes en el proceso de contratación desde la
de Cóbano. decisión inicial de contratar, hasta la definición de
los funcionarios u órganos competentes para dictar
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ACTA EXT. 06-2015
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N° de Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Informe
los actos finales de los procedimientos de
contratación. b) las actividades relacionadas con la
planificación anual para la gestión individual e
integral de los procedimientos ordinarios y de
excepción de contratación, procurando que en el
plan de adquisiciones se incluyan los proyectos
prioritarios y que contenga las distintas fases,
trámites y tareas a seguir por cada una de las
unidades participantes en cada procedimiento de
contratación, considerando para esto la capacidad
de gestión de la Proveeduría para la ejecución del
programa anual de adquisiciones. C) dar a conocer
las modificaciones que se realizan al programa
anual de adquisiciones para que la Proveeduría y
demás departamentos involucrados puedan ajustar
la planificación de su trabajo d) el establecimiento y
regulación del mecanismo de divulgación y
comunicación de la normativa interna.
Asimismo, tomar las previsiones para que, a más
tardar el 15 de enero de 2014, se haya aprobado un
plan-cronograma de acción –que contemple
metodología de trabajo, actividades, plazos (dentro
de período máximo de nueve meses), responsables,
etc. Con el propósito de desarrollar e implementar la
normativa interna solicitada; y remitir a esta
Auditoría Interna copia de la aprobación del referido
plan-cronograma de acción, a más tardar el 30 de
enero de 2014.
Posteriormente, a más tardar el 30 de setiembre de
2014, remitir a esta Auditoría Interna copia de las
aprobaciones de los diferentes instrumentos de la
normativa solicitada.
b) Instruir a quien corresponda para que se elabore, Pendiente
apruebe e implemente, de manera ordenada y
precisa y con fundamento en el bloque de legalidad,
los procesos y procedimientos que permitan: a) la
elaboración y ajuste del cronograma específico de
tareas y responsables para el desarrollo normal del
trámite de cada procedimiento de contratación con
las pautas, tiempos y la definición de los
responsables de cada una de ellas; b) que al inicio
de los procesos de contratación las unidades
usuarias corroboren y evidencien el cumplimiento de
los requisitos de admisibilidad técnica, jurídica,
financiera y administrativa y que estos se
fundamenten, documenten y queden acreditados en
el expediente; c) la solicitud y recepción completa
de los documentos por parte de la Proveeduría y
que esa unidad corrobore el acatamiento de los
requisitos previos imprescindibles en toda decisión
de inicio del procedimiento de contratación; d) que
en los expedientes se precisen y documenten las
razones para solicitar o no la rendición de garantías,
retenciones y otros, según corresponda, así como
sus parámetros de cuantificación; e) que en los
expedientes de los proyectos de inversión se haga
constar el control, supervisión y evaluación ejercida
por los responsables desde la etapa de inicio hasta
la recepción definitiva del objeto contractual; f)
fortalecer el control y custodia del inventario de
materiales y suministros para la construcción de
proyectos procurando las condiciones de espacio y
seguridad requeridos.
Asimismo, girar las instrucciones pertinentes para
23
ACTA EXT. 06-2015
23/04/2015
N° de Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Informe
que, a más el 31 de enero de 2014, se haya
aprobado un plan-cronograma de acción –que
contemple metodología de trabajo, actividades,
plazos (dentro de período máximo de nueve meses),
responsables, etc., con el propósito de desarrollar e
implementar los procedimientos internos solicitados;
y remitir a esta Auditoría Interna copia de la
aprobación del referido plan-cronograma de acción
a más tardar el 15 de febrero de 2014.
Posteriormente, a más tardar el 30 de setiembre de
2014, remitir a esta Auditoría Interna copia de las
aprobaciones y cumplimiento de los diferentes
procesos y procedimientos solicitados en esta
recomendación.
c) Instruir a quien corresponda para que se gestione En proceso de
la capacitación requerida y para que se verifique el cumplimiento
correcto funcionamiento del Sistema Integral
Municipal contratado con el Instituto de Fomento y
Asesoría Municipal (IFAM) y para que se
establezcan y aprueben los procesos y
procedimientos internos relativos al funcionamiento
del sistema en el Área de Proveeduría Municipal
para que el Sistema Integral Municipal facilite la
obtención, procesamiento, generación y
comunicación de datos e información confiable,
suficiente, pertinente y oportuna, referente a los
planes o programas de adquisiciones, los avisos,
anuncios sobre las contrataciones, los carteles, el
registro de proveedores, las adjudicaciones y otros
que permitan ofrecer insumos para una adecuada
gestión del proceso de contratación, la toma de
decisiones administrativas y propiciar una
comunicación oportuna de los resultados a lo interno
y externo, incluida la alimentación del SIAC.
Además, girar las instrucciones pertinentes para
que, a más tardar el 15 de enero de 2014 se cuente
con un plan-cronograma de acción –que contemple
la metodología de trabajo, las actividades, los
plazos (dentro de período máximo de doce meses),
los responsables, etc.– con el propósito de
desarrollar e implementar los procedimientos.
Remitir a esta Auditoría Interna, a más tardar el 31
de enero de 2014, copia del documento de
aprobación correspondiente de dicho plan-
cronograma de acción. Y, después, a más tardar el
31 de diciembre de 2014, remitir a esta Auditoría
copia de las aprobaciones respectivas de los
diferentes procesos y procedimientos internos
solicitados en esta recomendación.
AIM-02- Informe del estudio a) Emitir en el plazo acordado con el Concejo Pendiente
2014 de auditoría sobre la Municipal la normativa interna (reglamentos,
gestión de los fondos procedimientos, directrices u otros instrumentos) en
transferidos al la que se le atribuyan las competencias, roles y
Comité Distrital de responsabilidades de los miembros del Comité y la
Deportes de Cóbano definición de mecanismos de coordinación entre el
durante el año 2013. Comité y la Administración Municipal. Esta
normativa deberá estar fundamentada en el bloque
de legalidad y acatar lo señalado por el Área de
Desarrollo Local de la Contraloría General de la
República en el oficio DFOE-ST-0043 del 16 de
agosto de 2013. También resulta oportuno indicar,
que para dictar la normativa requerida en esta
recomendación se deberá observar el Reglamento
de Funcionamiento del Comité Distrital de Deportes
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N° de Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Informe
y Recreación de Cóbano vigente, el cual deberá ser
modificado o derogado.
AIM-04- Informe de auditoría a) Disponer lo que corresponda para que de Pendiente
2014 de carácter especial inmediato se realice un estudio sobre las
sobre la gestión de modificaciones de valor y modificaciones
los tributos automáticas realizadas de oficio en el Departamento
municipales en el de Bienes Inmuebles señaladas en los punto 2.8 al
Concejo Municipal 2.10, a fin de que se verifique la veracidad,
de Distrito de confiabilidad y exactitud de las mismas, y ese
Cóbano. Concejo disponga las acciones administrativas y
legales que procedan conforme a los resultados de
dicho estudio. Además, adoptar las medidas
necesarias conforme al bloque de legalidad para
solventar las situaciones comentadas referentes a la
actualización de la base de datos y entrada de datos
al sistema.
b) Realizar en un periodo de tres meses el análisis En proceso de
correspondiente para determinar la posibilidad de cumplimiento
que se cuente en el Municipio con una unidad de
Valoración y Catastro Municipal, que facilite la
óptima determinación de la base imponible para el
cálculo del Impuesto sobre Bienes Inmuebles y
disminuya el riesgo de asignar valores no ajustados
a la realidad y sin el debido sustento legal. Ver
puntos 2.1 a 2.15.
c) Elaborar, comunicar e implementar un En proceso de
procedimiento en el cual se definan las actividades cumplimiento
de control y los niveles de responsabilidad de los
funcionarios involucrados en los procesos de
tramitación, control y seguimiento de los permisos
de construcción e inspección de las obras que se
ejecutan en el distrito, para garantizar el
cumplimiento riguroso de la normativa aplicable en
esa materia. Para dar por acreditada esta
recomendación, en el plazo de cinco meses
posteriores al recibo del informe, la Intendencia
deberá enviar un oficio haciendo constar que el
procedimiento solicitado fue elaborado conforme a
lo sugerido y se comunicó a las unidades y a los
funcionarios competentes. Así también, la
Intendencia deberá enviar a la Auditoría Interna
Municipal un informe semestral posterior a la
remisión de dicho procedimiento, en los cuales
conste la ejecución del mencionado plan. Ver lo
comentado en los puntos 2.16 a 2.26 de este
informe.
d) Considerando que mediante el informe AIM-08- Cumplida
2010 de fecha 13 de diciembre de 2010 esta
Auditoría Interna emitió recomendaciones referentes
a los hallazgos indicados en los puntos 2.27 a 2.41
de este informe y que estas recomendaciones están
en proceso de cumplimiento pero muestran muy
poco avance. Esta Auditoría Interna considera
prudente reiterar al señor Intendente Omar
Fernández Villegas o quien ocupe su cargo las
siguientes recomendaciones:
Corregir, en un plazo de tres meses, la situación
relacionada con las tareas de carácter incompatible
que actualmente tiene a su cargo el administrador
tributario separando adecuadamente sus funciones
de manera que este no efectúe la totalidad de las
transacciones para el otorgamiento y supervisión de
las patentes, asignando a otro funcionario como
encargado de patentes o en caso de que por
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N° de Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Informe
disponibilidad de recursos, esto no sea posible se
deberán justificar e implementar controles
alternativos que aseguren el cumplimiento de sus
funciones con total apego a la normativa y sanas
prácticas de administración.
· Realizar, en un plazo de tres meses, las
siguientes medidas correctivas en el área de
patentes municipales a fin de subsanar las
debilidades referentes al registro y control de las
patentes señaladas en el punto 2.3 de este informe.
· Depurar la base de datos de patentes respecto de
los patentados inactivos y que aún se reportan como
activos en el sistema.
· Mantener un registro actualizado de los
patentados existentes en el distrito que incluya el
nombre del patentado, nombre del negocio,
actividad, dirección del negocio, fecha de
vencimiento del permiso sanitario de funcionamiento
y otros datos relevantes para llevar el control
requerido.
· Actualizar y completar todos los expedientes de
patentados existentes en el sistema para que estos
cumplan con todos los requisitos establecidos.
· Realizar, en un plazo de dos meses, un estudio
pormenorizado para identificar todas las empresas
que realizan actividades lucrativas en el Distrito sin
contar con la respectiva licencia municipal y efectuar
las acciones que correspondan para captar los
ingresos de estas actividades. En los casos en que
por aspectos de ubicación, incumplimiento de
requisitos u otros no es procedente el desarrollo de
la actividad comercial es necesario también tomar
las acciones correctivas correspondientes.
· Instaurar en un plazo de tres meses, las medidas
correctivas necesarias para solventar los errores y
omisiones en la tramitación, cálculo y registro del
impuesto de patentes, asimismo emprender las
acciones para recuperar los montos adeudados por
concepto de patente municipal de conformidad con
lo dispuesto en artículo 81 bis del Código Municipal.
Para dar por acreditada esta recomendación, en el
plazo de tres meses posteriores al recibo del
informe, la Intendencia deberá elaborar un plan de
acción para su cumplimiento en el que se indiquen
los funcionarios responsables y las fechas previstas
para el cumplimiento de cada recomendación que
no pueden pasar de doce meses. Dicho plan deberá
enviarse a la Auditoría Interna en fecha inmediata
posterior al plazo previsto para la elaboración del
plan. Así también, la Intendencia deberá enviar a la
Auditoría Interna Municipal un informe semestral
posterior a la remisión de dicho plan, en el que
conste su ejecución.
e) Elaborar, formalizar y divulgar en un plazo de Pendiente
nueve meses los procedimientos de coordinación,
control y seguimiento de las labores relacionadas
con el decomiso de mercadería, por venta en la vía
pública y decomisos de bebidas fermentadas
(alcohólicas) en lugares no autorizados para
subsanar las debilidades señaladas en los puntos
2.42 a 2.46.
f) Diseñar, en un plazo de tres meses, un plan de En proceso de
acción para fortalecer la gestión de cobro de los cumplimiento
tributos municipales, en el que se incluyan como
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N° de Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Informe
mínimo, las actividades específicas a realizar, los
funcionarios responsables de su ejecución, el plazo
máximo para su cumplimiento (que no puede
sobrepasar de doce meses después de propuesto el
plan), los recursos necesarios y el seguimiento que
va a realizar esa Administración. Dicho plan deberá
contemplar, al menos, las siguientes acciones:
· Considerar las limitaciones existentes en la
gestión de cobro y los recursos que se podrían estar
dejando de percibir como consecuencia de no
contar formalmente con un Departamento de Cobros
que integre la gestión administrativa y judicial, por lo
que resulta conveniente considerar la posibilidad de
crear formalmente este Departamento, de tal forma
que se asuma un rol más proactivo en el proceso de
recuperación de los tributos municipales. Ver punto
2.52 y 2.53 de este informe.
· Definición y aplicación de una estrategia para una
efectiva recuperación de los tributos pendientes de
cobro, que incluya entre otros criterios, depuración y
actualización de la información existente en la base
de datos, generación de reportes y clasificación de
las cuentas pendientes, por ejemplo: antigüedad,
montos y ubicación, de tal forma que facilite las
acciones administrativas, entre ellas, la notificación
oportuna al contribuyente, procurando la
disminución del pendiente de cobro y por ende la
disminución del riesgo de prescripción. Ver puntos
247 a 2.51 y 2.60 a 2.61.
· Elaborar e implementar los procedimientos y
herramientas para el seguimiento efectivo de los
plazos otorgados en las notificaciones y arreglos de
pago emitidos a los contribuyentes morosos, con el
fin de que los casos que procedan se trasladen a
cobro judicial, se logre una efectiva recuperación de
los tributos y se eviten prescripciones en las cuentas
pendientes de pago. Ver punto 2.54 a 2.59 de este
documento.
g) Realizar en el año 2015, una autoevaluación del En proceso de
sistema de control en el Área Tributaria y desarrollar cumplimiento
el SEVRI incluyendo al Área Tributaria para valorar
los riesgos y las prioridades para minimizar dichos
riesgos con el fin de cumplir con los objetivos
institucionales y los de la Ley General de Control
Interno.
Cuadro 5: Resultados seguimiento recomendaciones dirigidas a la Intendencia Municipal
Recomendaciones a la Intendencia del 2008 al 2014
Cumplidas 100 74%
En proceso de cumplimiento 25 19%
Pendientes 10 7%
TOTAL 135 100%
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Estado de las recomendaciones a la Intendencia
Datenreihen1;
Datenreihen1; Pendientes; 10;
En proceso de 7%
cumplimiento;
25; 19%
Datenreihen1;
Cumplidas; 100;
74%
Desde el año 2008 al 2014 se emitieron para la Intendencia Municipal 135 recomendaciones que
corresponden a 22 informes, de las cuales, se consideran cumplidas un 74%, en proceso de cumplimiento
un 19% y pendientes un 7%.
2.5.3. ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORIA INTERNA AL
DEPARTAMENTO DE INSPECCION Y CONSTRUCCIONES.
Cuadro 6: Recomendaciones dirigidas al Departamento de Inspección y Construcciones
N° de Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Informe
AIM-05- Gestión de los c) Establecer los procedimientos y controles Cumplida
2011 permisos de pertinentes de forma inmediata para garantizar
construcción en el que los permisos de construcción en zona urbana
área urbana y en el y zona marítimo terrestre, movimientos de tierra y
área concesionada otros cumplan con todos los requisitos
de la zona marítimo establecidos y la normativa vigente. Ver punto
terrestre. 2.2.3 de este informe.
d) Establecer un programa o plan de inspecciones En proceso de
de las construcciones, que permita ejercer la cumplimiento
supervisión, control y seguimiento adecuado y
permanente a las obras que se ejecutan en el
distrito. Ver puntos 2.2.8 y 2.2.9 de este informe.
El plazo máximo para el cumplimiento de esta
recomendación es de 1 mes.
2.5.4. ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORIA INTERNA AL
COORDINADOR DE ZMT.
Cuadro 7: Recomendaciones dirigidas al Coordinador de ZMT
N° de Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Informe
AIM-05- Gestión de los a. Mantener un registro de expedientes, Cumplida
2012 permisos de concesiones y solicitudes de concesión con
construcción en información, actualizada, suficiente y confiable que
el área urbana garantice razonablemente su seguridad,
y en el área disponibilidad y responda a las necesidades de los
concesionada distintos usuarios de la información.
de la zona
marítimo
terrestre.
b. Ejercer de manera inmediata la supervisión Cumplida
necesaria sobre la digitación y gestión de los
cobros correspondientes al canon de las
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concesiones y efectuar las acciones necesarias
para corregir de forma inmediata las debilidades
detectadas en el punto 2.8.
c. Efectuar en un plazo de 2 meses, las acciones En proceso de
necesarias para procurar una gestión de cobro cumplimiento
tendiente a recuperar las anualidades del canon
atrasadas y hacer cumplir lo indicado en el artículo
51 bis del Reglamento a la Ley 6043 en cuanto al
cobro de la anualidad o trimestre adelantado.
Cuadro 8: Resultados seguimiento recomendaciones dirigidas a las Unidades Administrativas
Recomendaciones a las Unidades Administrativas del 2008 al 2014
Cumplidas 35 95%
En proceso de cumplimiento 2 5%
Pendientes 0 0%
TOTAL 37 100%
Estado de las recomendaciones unidades
administrativas
Datenreihen1;
En proceso de Datenreihen1;
cumplimiento; Pendientes; 0;
2; 5% 0%
Datenreihen1;
Cumplidas; 35;
95%
Desde el año 2008 al 2014 se emitieron para varias unidades administrativas entre las que se pueden citar,
Tesorería, Cajas, Bienes Inmuebles, Administración Financiera Tributaria, Inspecciones y Construcciones,
Zona Marítimo Terrestre y otros, 37 recomendaciones que corresponden a 5 informes, de los cuales se
consideran cumplidas un 95%, en proceso de cumplimiento un 5% y pendientes un 0%.
2.5.5. ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORIA INTERNA AL COMITÉ
DISTRITAL DE DEPORTES Y RECREACION DE COBANO(CDDRC)
Cuadro 9: Recomendaciones dirigidas al CDDRC
N° de Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Informe
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N° de Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Informe
AIM-02- Informe sobre el estudio f) Incorporar a su gestión las Normas de En proceso de
2010 de auditoría sobre los Control Interno para el Sector Público cumplimiento
fondos transferidos por publicadas en la Gaceta Nº 26 del 6 de
la Municipalidad al febrero 2009 a fin de cumplir con lo indicado
Comité Distrital de en el artículo 6º de dichas normas.
Deportes y Recreación
de Cóbano durante el
año 2009.
AIM-03- Informe sobre el estudio Procurar el mejoramiento de la información En proceso de
2011 de auditoría de los consignada en los acuerdos y actas del cumplimiento
fondos transferidos por Comité a efectos de que esta sea clara y fácil
el Concejo Municipal al de obtener.
Comité Distrital de
Deportes y Recreación
de Cóbano durante el
año 2010.
Evitar la ejecución de egresos en las cuentas En proceso de
que no poseen contenido presupuestario cumplimiento
suficiente para cubrir la erogación.
Proceder con la apertura de libros contables Cumplida
(diario, mayor, inventarios y balances) y
cumplimiento del proceso contable de esa
organización, así como la ejecución de
conciliaciones bancarias en forma mensual.
AIM-06- Informe del Estudio de a) Implementar un procedimiento participativo En proceso de
2012 Auditoria sobre el para establecer las prioridades en los cumplimiento
Control Interno y Manejo programas deportivos y recreativos del
de Recursos Comité en el distrito, considerando las
Transferidos por el organizaciones deportivas, recreativas y de
Concejo Municipal al desarrollo comunal adscritas al Comité
Comité Distrital de Distrital de Deportes y Recreación.
Cóbano durante el año
2011.
b) Suscribir convenios con el ICODER, el En proceso de
Concejo Municipal u otras instituciones cumplimiento
públicas para los casos en que el Comité
administre o asigne recursos para las
instalaciones deportivas y recreativas
propiedad de estas instituciones.
c) Procurar la programación de los En proceso de
procedimientos de contratación administrativa cumplimiento
con base en las inversiones y obras incluidas
en los planes anuales operativos.
d) Proponer al Concejo Municipal un En proceso de
reglamento de caja chica para su aprobación, cumplimiento
que facilite la ejecución de gastos que por su
escasa cuantía o urgencia puedan ser
cancelados a través de la caja chica.
e) Establecer procedimientos escritos para el Pendiente
uso y control del equipo perteneciente al
Comité y para el registro y control de las
donaciones otorgadas por el Comité a juntas
de educación, instituciones u organizaciones
deportivas.
g) Realizar una autoevaluación anual del Pendiente
sistema de control interno, e implementar lo
antes posible un sistema específico de
valoración de riesgos para el Comité.
AIM-03- Informe del Estudio de a) Ejercer el control suficiente para garantizar En proceso de
2013 Auditoria sobre el razonablemente el resguardo de la cumplimiento
Control Interno y Manejo información pública producto de la gestión del
de Recursos Comité de Deportes.
Transferidos por el
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N° de Asunto Recomendaciones emitidas Estado
Informe
Concejo Municipal al
Comité Distrital de
Cóbano durante el año
2012.
b) Limitar la ejecución de recursos de cada En proceso de
código presupuestario a los saldos cumplimiento
presupuestarios disponibles.
c) Implementar las actividades de control En proceso de
pertinentes para procurar el fortalecimiento cumplimiento
del control interno del Comité Distrital de
Deportes y para que sean subsanadas las
debilidades de control señaladas en este
informe y en informes anteriores.
d) Solicitar a los proveedores de bienes y En proceso de
servicios la presentación de ofertas que cumplimiento
cumplan con lo indicado en el artículo 63 del
Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa.
AIM-02- Informe del estudio de a) Corregir las deficiencias señaladas en En proceso de
2014 auditoría sobre la la confección, aprobación y ratificación de las cumplimiento
gestión de los fondos actas del Comité Distrital de Deportes
transferidos al Comité cumpliendo con lo señalado en el artículo 56
Distrital de Deportes de de la Ley de General de Administración
Cóbano durante el año Pública. Léase el punto 2.4.
2013.
b) Implementar las actividades de control En proceso de
necesarias para procurar que las actividades cumplimiento
e inversiones que realice el Comité Distrital
de Deportes estén apegadas a lo indicado en
los artículos 164 y 170 del Código Municipal y
a lo señalado por el Área de Desarrollo Local
de la Contraloría General de la República en
el oficio DFOE-ST-0043 del 16 de agosto de
2013.
c) Remitir a esta Auditoría Interna, dentro de Pendiente
los próximos 15 días hábiles, el plan de
acciones a seguir y los plazos para el
cumplimiento de las recomendaciones que se
giran en este documento.
Cuadro 10: Resultados seguimiento de recomendaciones dirigidas al CDDRC
Recomendaciones al CDDRC del 2008 al 2014
Cumplidas 39 71%
En proceso de cumplimiento 13 24%
Pendientes 3 5%
TOTAL 55 100%
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Datenreihen1;
Estado de Recomendaciones al CDDRC
Pendientes; 3;
Datenreihen1; 5%
En proceso de
cumplimiento;
13; 24%
Datenreihen1;
Cumplidas; 39;
71%
Desde el año 2008 al 2014 se emitieron para el Comité de Deportes 55 recomendaciones que
corresponden a 7 informes, de las cuales, se consideran cumplidas un 71%, en proceso de cumplimiento
un 13% y pendientes un 5%.
2.5.6. ESTADO DE LAS DISPOSICIONES EMITIDAS POR LA CONTRALORIA GENERAL DE LA
REPUBLICA
De conformidad con lo indicado en el artículo 22 inciso g) de la Ley General de Control Interno y en
atención a lo establecido en el punto 7) de las Directrices que deben observar las auditorías internas para
la verificación del cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, se
transcribe el estado del seguimiento de disposiciones al 31 de diciembre de 2014, efectuado por el Área de
Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General de la República y remitido a esta auditoría interna
mediante oficio DFOE-SD-0269 del 23 de enero 2015.
2.6. CAPACITACION:
En el período 2014, se efectuaron varias reuniones con otros auditores municipales para compartir y
reforzar conocimientos en planificación anual, control interno y otros. Se visitaron departamentos de la
Contraloría General de la República en busca de apoyo técnico y capacitación en algunos temas. Se
participó en las actividades organizadas por la Contraloría General de la República, cuyo objetivo es
fortalecer y actualizar los conocimientos sobre legislación, control interno, lineamientos, normas y temas
propios del campo de la auditoría, además se participó en capacitaciones brindadas por otras instituciones,
las capacitaciones recibidas se citan a continuación:
Cuadro 11: Capacitaciones recibidas
Fecha Institución Temas Duración
(Horas)
5-6 de marzo 2014 CICAI Auditoria Operativa 12
Contraloría
12 de marzo 2014 al General de la Curso Virtual "Investigación y Procedimientos 80
21 de mayo 2014 República. Administrativos"
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Contraloría Conferencia "Computación en la nube y Ley de
22 de mayo de 2014 General de la Protección de datos: Retos para la Auditoría 3
República. Interna."
Contraloría
General de la VI Congreso Nacional de Gestión y
12 y 13 de agosto de República. Fiscalización de la Hacienda Pública "Eficiencia
12
2014 en la Gestión Pública: Aporte desde la óptica
de control"
20 y 21 de noviembre MOPT- IFAM "II Taller para Auditores (as) Municipales en
de 2014 Gestión Vial Municipal 2014" 12
Total horas de capacitación 119
2.7. ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y DE MEJORAMIENTO:
Se efectuaron acciones para darle continuidad a la elaboración de procedimientos para el ejercicio de la
actividad de la Auditoría Interna, siguiendo las disposiciones de la Contraloría General de la República y del
Concejo, buscando el desarrollo de la gestión de la auditoría mediante la evaluación de riesgo, junto con la
razón de apertura de libros de actas y otros que sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de
control interno.
Se procuró mejorar el archivo de los documentos recibidos y generados por la Auditoría Interna y los
papeles de trabajo. Asimismo, se hicieron considerables esfuerzos para dar cumplimiento a los objetivos
trazados por la auditoría interna ya que por el exceso de actividades a realizar en una auditoria unipersonal
en ocasiones se hace difícil cumplir todas las metas propuestas.
2.8. AUTORIZACION DE LIBROS:
Cumpliendo con las potestades, disposiciones legales y lineamientos vigentes, en el período 2014 se
autorizaron y se cerraron los siguientes libros:
Cuadro 12: Libros autorizados y cerrados
Libros Autorizados
Fecha del Número Número
Clase del
asiento de Dependencia que utiliza el libro Descripción del libro de de
libro
apertura tomo folios
Concejo Municipal de Distrito de
12/06/2014 Actas Nº 19 Actas de Concejo 1 300
Cóbano
Concejo Municipal de Distrito de
14/07/2014 Actas Nº 20 Actas de Concejo 1 400
Cóbano
Concejo Municipal de Distrito de
18/08/2014 Actas Nº 21 Actas de Concejo 1 300
Cóbano
Concejo Municipal de Distrito de
19/12/2014 Actas Nº 22 Actas de Concejo 1 400
Cóbano
Libros cerrados
Fecha del Número Número
Clase del
asiento de Dependencia que utiliza el libro Descripción del libro de de
libro
cierre tomo folios
Concejo Municipal de Distrito de
23/05/2014 Actas Nº 18 Actas de Concejo 1 200
Cóbano
Concejo Municipal de Distrito de
30/07/2014 Actas Nº 19 Actas de Concejo 1 300
Cóbano
Concejo Municipal de Distrito de
13/11/2014 Actas Nº 20 Actas de Concejo 1 400
Cóbano
2.9. RECURSOS ASIGNADOS A LA AUDITORIA INTERNA:
Cuadro 13: Presupuesto Asignado
Año Presupuesto Ejecutado Saldo de ejecución % Ejecución
2014 ¢ 31.939.100.58 ¢ 29.841.315.00 ¢ 2.097.785.58 93.43%
La ejecución presupuestaria fue de un 93.43%, procurando la austeridad y correcto manejo de los recursos
asignados.
2.10. CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE TRABAJO:
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Debido a que se requirió tiempo adicional al proyectado para el desarrollo del “Estudio de auditoría de
carácter especial sobre la gestión de los tributos municipales”, no fue posible en el período 2014 ejecutar el
plan de trabajo en un 100%, quedando pendiente el “Estudio sobre el servicio de recolección de basura y
proceso de operación del basurero municipal y el tratamiento de desechos sólidos.”
2.11. APOYO A LA AUDITORIA INTERNA:
Para la Auditoría Interna es relevante que el Jerarca y la Administración, comprendan la importancia de
fortalecer el control interno institucional y de brindar el apoyo a la Auditoría Interna dotándola de los
recursos humanos y financieros necesarios para cumplir con los objetivos planteados.SE
SE CONOCE
IV. REQUISITOS TURNO CON NOVILLADA RIO NEGRO
a. Lic. Ronny Montero. OFICIO –ADT-100-2015. ASUNTO. PERMISO TURNO RIO NEGRO. solo
está pendiente para el lunes el permiso sanitario de funcionamiento
NOEMY. Y ese redondel la infraestructura la hicieron este año o es el mismo viejito que se hace
como una hamaca, eso está mal.
MINOR. Aquí está la nota del Arq. Alejandro Banfi
ENIO. Usted ha ido a ese redondel Noemy, el año pasado fue
NOEMY. Es feísimo yo ahí no voy, nunca voy yo a esas cosas, eso es como no querer a la gente.
Rio Negro esta cerquísima y siempre que hacen fiestas aquí toda la gente de Río Negro está aquí,
yo avalo que alquilen el campo ferial de aquí y la hagan aquí, yo no voy a dar ningún permiso para
que la gente se vaya a morir ahí, aquí hay espacio para fiestas
MINOR. Votación compañeros para las fiestas de Río Negro
NOEMY. Yo no voy a votar yo lo que le puedo sugerir a ellos que contraten las instalaciones de la
Asociación de Cóbano que hagan el evento aquí, pero ahí no puede uno permitir que vaya a
suceder una desgracia
MINOR. Como vamos a traer las fiestas de un pueblo a aquí
NOEMY. Ellos son los que tienen que trabajar, igual como hicieron la gente de la casa de los
señores de Jicaral, que usen la lógica.
ENIO. Yo conozco gente de Heredia que quieren venir a las fiestas de Rio Negro
NOEMY Yo que le quiero decir a la gente de Río Negro es que si quieren dinero aquí hacen más
plata.
ENIO. Eso sería como cambiar las fiestas de Cóbano e ir a hacerlas a otro lado
MINOR. Sería como llevar las fiestas de Cóbano a Palmares
NOEMY, yo no voto porque no quiero que la gente se muera.
MINOR: se deja para la próxima semana
Finaliza la sesión al ser las veinte horas con diez minutos
Roxana Lobo Granados Minor Jiménez Gutierrez
Secretaria Presidente
**************************************************U.L.********************************************************************
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