Extraordinaria 27 · 2014-12-04
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Las actas se corrigen y aprueban en la sesión siguiente; verifique que esta sea la versión aprobada antes de citarla. Forma citable: sesión extraordinaria N.º 27 del 2014-12-04 + número de acuerdo.
Acuerdos en esta acta
Detección automática sobre el texto; verifique siempre contra el PDF original.
- Acuerdo 1 (pág. 21) · unanime ACUERDO Nº1 SE ACUERDA: 1. Aprobar en todas sus partes el informe de auditoría denominado Informe preliminar de Auditoria de carácter especial sobre l…
ACTA EXTRAORDINARIA 27-14
Acta número Veintisiete - dos mil catorce de la sesión Extraordinaria que celebra el Concejo Municipal
del Distrito de Cóbano el día cuatro de Diciembre del Dos Mil Catorce a las diecisiete horas en la sala
de sesiones de este Concejo.
CONCEJALES (AS) PROPIETARIOS PRESENTES
Minor Jiménez Gutiérrez PRESIDENTE Y SINDICO
Ronny Rodríguez Villalobos
José León Sandoval
Enio Valenzuela
Noemi Rodríguez Cordero
CONCEJALES (AS) SUPLENTES PRESENTES
CONCEJALES AUSENTES CON JUSTIFICACION
CONCEJALES AUSENTES SIN JUSTIFICACION
Alba Rosa Gómez Espinoza
Josué Villalobos Matamoros
Reina Gloria Cruz Jiménez
Juan León Rodríguez
ADEMAS LA PRESENCIA DE:
SECRETARIA
Roxana Lobo Granados
Se comprueba el quórum y se da inicio a la sesión sometiendo a consideración del Concejo el orden del día
propuesto para esta sesión
I. Se comprueba el quórum y se da inicio a la sesión sometiendo a consideración del
Concejo el orden del día propuesto para esta sesión
II. Presentación de Informe de Auditoria Lic. Maricel Rojas León
PRESIDENTE. Le da la bienvenida y concede la palabra
AUDITORA: Agradece la presencia e indica que va a realizar toda la exposición y al final las preguntas y
comentarios
DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE COBANO
INFORME PRELIMINAR DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA GESTION DE LOS
TRIBUTOS MUNICIPALES DEL CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE COBANO
DICIEMBRE, 2014
CONTENIDO
Página No.
RESUMEN EJECUTIVO
1 INTRODUCCIÓN ........................................................ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
ORIGEN DEL ESTUDIO................................................................ ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA..................................................... ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA ................................ ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
METODOLOGÍA APLICADA .......................................................... ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO.. ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
2 RESULTADOS ............................................................ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
DE LA ADMINISTRACIÓN, CAPTACIÓN Y CONTROL DE RECURSOS .. ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
IMPUESTO SOBRE BIENES INMUEBLES........................................ ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
IMPUESTO SOBRE CONSTRUCCIONES ........................................ ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
IMPUESTO SOBRE PATENTES ..................................................... ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
GESTIÓN DE COBRO ................................................................. ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
3 CONCLUSIONES ........................................................ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
4 RECOMENDACIONES ............................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
AL CONCEJO MUNICIPAL ........................................................... ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
AL INTENDENTE MUNICIPAL ....................................................... ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
5 CONSIDERACIONES FINALES ................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
CUADROS
CUADRO 1 .......................................................................................... ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
CUADRO 2 .......................................................................................... ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
CUADRO 3 .......................................................................................... ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
CUADRO 4 .......................................................................................... ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
CUADRO 5 .......................................................................................... ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
CUADRO 6 .......................................................................................... ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
CUADRO 7 .......................................................................................... ¡ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.
RESUMEN EJECUTIVO
¿Qué se examinó?
La Auditoría de Carácter Especial que origina el presente informe se realizó en cumplimiento del Plan de
Trabajo de la Unidad de Auditoría Interna del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano, con el objetivo de
evaluar el nivel de cumplimiento de la gestión de los tributos municipales que lleva a cabo el Concejo
Municipal de Distrito de Cóbano en función del marco normativo jurídico y técnico aplicable.
¿Por qué es importante?
La gestión de los tributos municipales es un proceso sustantivo de la Institución, por lo cual las mejoras
incorporadas a dicho proceso se traducen en ingresos propios que van a respaldar los gastos
administrativos y los proyectos que desarrolla el Gobierno Local en el Distrito.
¿Qué se encontró?
En conclusión, el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano, en el marco de un buen gobierno corporativo
debe diseñar y adoptar las acciones y prácticas de control interno para establecer los controles necesarios
que aseguren una eficiente gestión y el cumplimiento adecuado de la normativa atinente a la gestión y
cobro de los impuestos de patentes, construcciones y bienes inmuebles, así como para prevenir eventuales
riesgos, que puedan lesionar el patrimonio del Municipio y en procura de una adecuada satisfacción del
interés público. En la gestión del Impuesto de Bienes Inmuebles se detectaron debilidades e inconsistencias
relacionadas con el registro y actualización de contribuyentes e información almacenada, no se cuenta con
una unidad de Valoración y Catastro Municipal lo cual posibilita el riesgo de asignación valores no ajustados
a la realidad y sin el debido sustento legal. Las debilidades en el control y seguimiento de obras y la
ausencia de normativa interna actualizada para el otorgamiento de los permisos de construcción y el cobro
del impuesto respectivo impiden ejecutar las sanciones que correspondan de manera oportuna, aumenta el
riesgo de que se inicien y concluyan obras de construcción al margen del ordenamiento jurídico y técnico,
cometiendo abusos y sin efectuar el respectivo pago del impuesto y las multas afectando la credibilidad y la
recaudación de recursos municipales. La gestión de patentes muestra deficiencias muy importantes, en
cuanto a la supervisión, separación y distribución de funciones. La ausencia de un adecuado control para
determinar oportunamente los contribuyentes que no presentaron su declaración o no lo hicieron en el plazo
establecido, y la omisión de las multas respectivas en el SIM, podrían estar ocasionando pérdidas
económicas importantes al gobierno local. No existe claridad, para el tratamiento de los decomisos ni el
procedimiento para realizarlo y que surta los efectos en la vía judicial. La gestión de cobro de los tributos
por parte del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano evidencia debilidades importantes, especialmente
porque; no se ha dado prioridad a la gestión de cobro. El no contar con personal destacado en forma
permanente en las labores de cobro produce poca efectividad en la recaudación y no favorece el desarrollo
de una gestión de cobro apropiada que cumpla con todos los requisitos y que lleve a un seguimiento de
cobro hasta las instancias judiciales. Esta situación promueve el riesgo de prescripción de los tributos
municipales; aumento de morosidad y pérdida de credibilidad en el Municipio. No se observa un análisis del
SEVRI, ni autoevaluación del sistema de control interno conforme a lo establecido por la Ley General de
Control Interno y los lineamientos de la Contraloría General de la República. Tampoco, se evidencia un
cumplimiento íntegro de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna y se desprende de lo
analizado que existe una acción de las autoridades del Concejo Municipal de Cóbano un tanto pasiva y
poco efectiva, que se concentra principalmente en acoger las recomendaciones, y cursar correspondencia,
sin que se evidencien medidas determinantes para corregir en definitiva las debilidades observadas, y para
atenuar y corregir los riesgos detectados, así como para investigar y sancionar, si procede, eventuales
incumplimientos y situaciones improcedentes.
¿Qué sigue?
Con el propósito de concretar las oportunidades de mejora determinadas, se solicitó al Concejo Municipal
brindar el apoyo necesario a las acciones que proponga la Intendencia Municipal para el cumplimiento de
las recomendaciones emitidas. Girar instrucciones a la instancia correspondiente para que se emita el
reglamento actualizado para la obtención de permisos de construcción del Concejo Municipal de Distrito de
Cóbano y para elaborar un manual o reglamento interno que contenga todos los procedimientos necesarios
para normar la gestión de las licencias por actividades lucrativas del distrito de Cóbano. Al Intendente
Municipal que se realice un estudio sobre las modificaciones de valor y modificaciones automáticas
realizadas de oficio en el Departamento de Bienes Inmuebles, determinar la posibilidad de que se cuente en
el Municipio con una unidad de Valoración y Catastro Municipal, comunicar e implementar un procedimiento
en el cual se definan las actividades de control y los niveles de responsabilidad de los funcionarios
involucrados en los procesos de tramitación, control y seguimiento de los permisos de construcción e
inspección de las obras. También se reiteró al señor Intendente las recomendaciones emitidas en el informe
AIM-08-2010 relacionadas con la normalización de la gestión de las licencias por actividades lucrativas del
distrito de Cóbano con el fin de que se logre corregir la situación relacionada con las tareas de carácter
incompatible del Administrador Tributario, depurar la base de datos de patentes, mantener un registro
actualizado de los patentados, actualizar y completar todos los expedientes de patentados, realizar un
estudio pormenorizado para identificar todas las empresas sin licencia municipal, instaurar las medidas
correctivas necesarias para solventar los errores y omisiones en la tramitación, cálculo y registro del
impuesto de patentes, asimismo, emprender las acciones para recuperar los montos adeudados por
patente municipal. Finalmente se recomendó, elaborar, formalizar y divulgar los procedimientos de
coordinación, control y seguimiento de las labores relacionadas con el decomiso de mercadería, por venta
en la vía pública y decomisos de bebidas fermentadas (alcohólicas) en lugares no autorizados y diseñar un
plan de acción para fortalecer la gestión de cobro de los tributos municipales.
INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA GESTION DE LOS
TRIBUTOS MUNICIPALES EN EL CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE COBANO
1 INTRODUCCIÓN
Origen del estudio
1.1 El presente informe es parte del plan de trabajo de esta auditoría interna para el año 2014
Objetivos de la Auditoría
1.2 Obtener información general y actualizada sobre los procesos relacionados con la administración,
captación y control de recursos provenientes del Impuesto sobre Bienes Inmuebles, Impuesto sobre
Construcciones y licencias otorgadas por el Municipio para el ejercicio de actividades lucrativas en
el distrito.
Examinar la información financiera, el cumplimiento de normativa y la atención brindada a la
eficiencia, efectividad y economía para procurar un mayor rendimiento y el cumplimiento de las
metas de recaudación de tributos.
Naturaleza y alcance de la Auditoría
1.3 El análisis comprendió la evaluación de las principales actividades realizadas en la gestión del Área
Tributaria (Bienes Inmuebles, Impuesto sobre Construcciones, Licencias para actividades lucrativas
y gestión de cobro) en el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano, para el periodo comprendido
entre el 1º de enero de 2013 y el 31 de diciembre de 2013, ampliándose en los casos que se
consideró necesario, para analizar y comparar los resultados obtenidos y la economía, eficiencia y
eficacia operativa y financiera de la institución para apoyar y motivar la mejora continua de la
recaudación de los tributos.
1.4 El estudio realizado abarcó el análisis y evaluación de la gestión tributaria enmarcada dentro de las
regulaciones del Código Municipal, Ley 8173 Ley General de Concejos Municipales de Distrito y sus
Reformas, Ley No. 7794, Código de Normas y Procedimientos Tributarios, Ley 833 Ley de
Construcciones y su Reglamento, Ley 7866 Ley de Patentes de la Municipalidad de Puntarenas,
Ley Nro. 7509, del Impuesto sobre Bienes Inmuebles y su Reglamento, Ley General de Control
Interno, No. 8292, Normas de Control Interno para el Sector Público y el Manual sobre Normas
Generales de Auditoría para el Sector Público.
Metodología aplicada
1.5 La metodología empleada consistió en que los titulares subordinados de cada departamento
analizado procedieran a dar respuesta a los temas incluidos en la entrevista o cuestionario
suministrado. Las respuestas fueron verificadas mediante pruebas sustantivas realizadas en cada
Departamento en los aspectos que se consideró necesario.
1.6 Además, con dicho propósito, también se llevaron a cabo sesiones de trabajo con los funcionarios
encargados de los procesos o subprocesos analizados para la obtención de información adicional
para complementar y sustentar las respuestas brindadas originalmente. Se analizaron muestras de
expedientes de bienes inmuebles, permisos de construcción, patentes y cobros. También se
efectuaron visitas de inspección para verificar las construcciones reportadas como clausuradas.
1.7 En consecuencia, es de suma relevancia apuntar que los resultados y las conclusiones expuestos
en el presente informe tienen como fundamento la información y documentación aportada y
obtenida con la colaboración de los funcionarios encargados de cada departamento y procuraron
respaldar el cumplimiento o no de la referida normativa interna, la economía eficiencia y eficacia de
los procesos de gestión y recaudación de los tributos municipales.
Comunicación preliminar de los resultados del estudio
1.8 La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y recomendaciones
producto del estudio a que alude el presente informe, se efectuó el 4 de diciembre 2014 a la 1:30
pm, en la Sala de sesiones del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano y estuvieron presentes: el
señor Omar Fernández Villegas, Intendente Municipal, la señora Mercedes Delgado Vargas, Vice
intendenta municipal, el Licenciado Ronny Montero, Administrador Financiero Tributario, el
Licenciado Francisco Alfaro Nuñez, Contador Municipal, y el Ingeniero Freddy Madrigal, Ingeniero
Municipal, actividad a la que se convocó mediante oficios No.AIM-47-2014, AIM-48-2014, AIM-49-
2014 del día 2 de diciembre de 2014. Se realizó una segunda comunicación preliminar al Concejo
Municipal en pleno, en la sesión extraordinaria 27-14, del día 4 de diciembre 2014 a las 5:00 pm,
en la sala de sesiones del Concejo Municipal.
1.9 El borrador del presente informe se entregó el día 2 de diciembre de 2014, al señor Omar
Fernández, Intendente Municipal, oficio AIM-47-2014) al Ing. Freddy Madrigal, Ingeniero Municipal
oficio AIM-49-2014 y al Lic. Ronny Montero, Administrador Financiero Tributario oficio AIM- 48-
2014, con el propósito de que lo analizaran con anterioridad a la presentación y remitieran a la
Auditoría Interna, las observaciones que consideraran pertinentes sobre su contenido. También se
entregó un borrador del informe a la señora Roxana Lobo, Secretaria del Concejo Municipal.
2 RESULTADOS
De la administración, captación y control de recursos
Impuesto sobre Bienes Inmuebles
De conformidad con la información extraída del Sistema de Integración Municipal (SIM) el Concejo
2.1 Municipal de Distrito de Cóbano tiene registradas 6.737 fincas al 26 de junio de 2014 de las cuales
33 están exoneradas del pago de impuestos. La base imponible para efectos del cálculo del
Impuesto de Bienes Inmuebles es de ¢155.410.485.638 (ciento cincuenta y cinco billones
cuatrocientos diez millones cuatrocientos ochenta y cinco mil seiscientos treinta y ocho colones), la
cual genera un impuesto a cobrar de ¢388.526.220 (Trescientos ochenta y ocho millones quinientos
veintiséis mil doscientos veinte colones y corresponde a un área aproximada de 38.343 (treinta y
ocho mil trescientos cuarenta y tres) hectáreas. La base imponible no afecta al Impuesto de Bienes
Inmuebles o exenta y que corresponde a las 33 fincas exoneradas es de ¢321.779.750 (trescientos
veintiún millones setecientos setenta y nueve mil setecientos cincuenta colones.)
Del total de 6.737predios existentes en el SIM, 906 no han sido declarados y los 5.831 restantes
reflejan valores obtenidos de las declaraciones o del valor registral, por cédulas hipotecarias,
permisos de construcciones o la suma de varios de estos instrumentos.
Según la información existente en el Área de Presupuesto para el 2014 se percibe un crecimiento
2.2 en la base imponible que aumentará el impuesto de bienes inmuebles a cobrar para el 2015 en
¢26.022.579 (veintiséis millones veintidós mil quinientos setenta y nueve colones).
En el reporte de fincas del distrito se pudieron encontrar 65 Fincas que según la codificación han
2.3 sido declaradas pero mantienen un imponible en cero y 94 que también tienen un imponible en
cero pero según codificación no han sido declaradas. Sin embargo, según la información que indica
el sistema en el reporte de “Consulta del monto que se va a poner al cobro de Bienes Inmuebles”
solamente registran 72 fincas con imponible en cero.
2.4 El Concejo Municipal de Cóbano carece de perito para efectuar los avalúos de Bienes Inmuebles.
Para el proceso de declaración, indica el Encargado de Bienes Inmuebles que él espera a que el
contribuyente declare y lo compara con el dato que arroja la plataforma de valores de la ONT. Si el
valor declarado es muy bajo le solicita que lo ajuste, si el contribuyente no está de acuerdo, el
Encargado de Bienes Inmuebles acepta el valor indicado por el contribuyente pues no cuenta con
un Perito Valuador para que se haga el avalúo y así respaldar el valor asignado por el Municipio.
2.5 El artículo 10 Bis de la Ley de Bienes Inmuebles define como avalúo el conjunto de cálculos,
razonamientos y operaciones, que sirven para determinar el valor de un bien inmueble de
naturaleza urbana o rural, tomando en cuenta su uso. Este avalúo deberá ser elaborado por un
profesional incorporado al Colegio de Ingenieros Agrónomos o al Colegio Federado de Ingenieros y
Arquitectos, con amplia experiencia en la materia, referido en la moneda oficial del país y emitido en
una fecha determinada. Se entenderá por valoración toda modificación de la base imponible de los
inmuebles realizada por las municipalidades siguiendo los criterios técnicos del Órgano de
Normalización Técnica.
2.6 No se realizan tampoco valoraciones generales por parte del Municipio, la modificación del valor
comúnmente se hace mediante declaración de bienes, la cual es realizada por el contribuyente
generalmente cuando se acerca al Municipio a cancelar sus impuestos o porque requiere realizar
un trámite en alguna oficina, para lo cual le solicitan estar al día con el Impuesto de Bienes
Inmuebles.
2.7 Indica el artículo 10 de la citada Ley que: para efectos tributarios, todo inmueble debe ser valorado.
Los inmuebles se valorarán al acordarse una valuación general y al producirse alguna de las
causas que determinen la modificación de los valores registrados, de acuerdo con esta Ley.
La valoración general será la que abarque, por lo menos, todos los inmuebles de un distrito del
cantón respectivo, de acuerdo con lo previsto en los artículos siguientes y cuando ocurra la
circunstancia mencionada en el artículo 15 de la presente Ley.
La valoración general o individual se realizará una vez cada cinco años. Solo podrán efectuarse
nuevas valoraciones cuando haya expirado este plazo.
2.8 De la totalidad de fincas declaradas o con valor asignado mediante hipoteca, se seleccionó una
muestra de 42 fincas en las que se observó una disminución de la base imponible. Con la ayuda del
Encargado de Bienes Inmuebles y el Administrador Financiero Tributario, se cotejó la información
contenida en el reporte con la registrada en el Sistema de Integración Municipal (SIM), el Registro
Público y los expedientes de los contribuyentes del Impuesto de Bienes Inmuebles para buscar la
justificación de la disminución en la base imponible registrada en el sistema de facturación
municipal.
2.9 Al respecto se obtuvo: Que las modificaciones que disminuyen el valor son motivadas en un 90%
por reunión de fincas o segregaciones, pero para conocer el origen de la variación generalmente se
debe consultar el expediente o hacer estudios de la propiedad en Registro Nacional, pues se
ejecutan movimientos en el SIM sin que conste la justificación de respaldo en las observaciones.
2.10 En tres de las fincas analizadas se pudieron observar errores o deficiencias importantes que
requieren especial atención por parte de la Administración Municipal:
• La primera tenía una base imponible en el 2009 de ¢108.913.260. (ciento ocho millones
novecientos trece mil doscientos sesenta colones). En el 2010, le agregaron una construcción
por un valor de ¢6.071.300 (seis millones setenta y un mil trescientos colones) dejando este
último como base imponible. Revisando los registros se puede apreciar que no tiene
observaciones en el SIM que justifiquen esta modificación de valor. El valor y área de Registro
no han sido modificados. Considerando que ya han pasado cuatro años desde que se hizo esta
modificación se estima que el Municipio dejó de percibir por concepto de impuesto de bienes
inmuebles correspondientes a esta finca, aproximadamente ¢1.088.233 (un millón ochenta y
ocho mil doscientos treinta y tres colones).
• El segundo caso corresponde a una finca que tenía un valor registrado de ¢29.658.000
(veintinueve millones seiscientos cincuenta y ocho mil colones) proveniente de una declaración
del año 2009. En el 2014 hacen nueva declaración y se disminuye a ¢7.378.800 (siete millones
trescientos setenta y ocho mil ochocientos colones). Se hizo estudio de registro y se pudo
apreciar que la propiedad mantiene un valor fiscal de $50.000 (¢25.498.000) y no contiene
variaciones de área por lo que no parece justificable esta disminución de la base imponible sin
que antes medie un avalúo.
• El tercer caso es una finca que fue adjudicada mediante remate por proceso hipotecario de
fecha 17 de Octubre 2012. El nuevo dueño presentó declaración de bienes, la cual se aplicó en
el SIM el 17 de junio de 2013, haciendo una disminución de la base imponible de la finca y
afectando retroactivamente el saldo pendiente por concepto de impuesto de bienes inmuebles
desde el segundo trimestre 2013. Es decir se pasó de recaudar ¢1.408.875 (un millón
cuatrocientos ocho mil ochocientos setenta y cinco colones) por los 3 trimestres del 2013 a
¢468.150 (cuatrocientos sesenta y ocho mil ciento cincuenta colones), se dejaron de percibir
¢940.725 (novecientos cuarenta mil setecientos veinticinco colones) adeudados del año 2013
por aplicación retroactiva más lo correspondiente al periodo 2014. En el Registro Nacional el
valor se mantiene sin variación, pues la propiedad fue adjudicada por el monto total de la
hipoteca. El documento que respalda la adjudicación no estaba en el expediente. Éste fue
facilitado por el contribuyente al Administrador Financiero Tributario por requerimiento de esta
Auditoría Interna. Una vez conocido el contenido el Administrador Financiero Tributario indicó
que procedió a realizar consulta a la Asesoría Legal de la ONT para que ellos externen su
criterio para resolver este caso y recuperar las sumas dejadas de percibir por el Municipio como
resultado de esta modificación en la base imponible no sustentada.
2.11 En punto a lo comentado, es conveniente considerar que el artículo 14 del Reglamento de la Ley de
Bienes Inmuebles establece que “toda modificación de valor que afecte la base imponible, será
considerada para efecto del cálculo del impuesto, hasta que esté en firme en vía administrativa una
vez concluido el proceso de notificación que señala el artículo 32 de este Reglamento, y entrará a
regir a partir del uno de enero del año siguiente al que fue notificada. Exceptuando las
modificaciones automáticas señaladas en el artículo 21 de este Reglamento, que rigen a partir del
uno de enero del año siguiente al que se registran en la administración tributaria.”
2.12 Por su parte el artículo 7 de la Ley de Impuesto de Traspaso de Bienes Inmuebles señala que (…)
en casos de adjudicación en remate, el impuesto se calculará sobre el precio de la subasta. Se
establece una obligación de información para el comprador de declarar, en los medios que
establezca para tales efectos la Administración Tributaria, el valor de la transacción a la
municipalidad de localización del inmueble. Dicha declaración alterará el valor para efectos del
impuesto de bienes inmuebles Ley Nº 7509.
2.13 Es importante recordar la responsabilidad de la Administración Tributaria en cuanto a la
fiscalización de los valores de todos los bienes declarados establecida en el artículo 28 del
Reglamento de la Ley de Bienes Inmuebles que indica que: “La Administración Tributaria verificará
los valores de todos los bienes declarados, y en virtud de ello, tendrá la facultad de aceptarlos u
objetarlos, dentro del período fiscal siguiente al de su presentación. El valor declarado por el
contribuyente se constituirá en la base imponible del impuesto, si no es objetado por la
Administración dentro del lapso señalado.
De objetarse el valor declarado, la base imponible para el cálculo del impuesto será el valor
registrado anterior, hasta la firmeza de la resolución de la modificación y la municipalidad lo
notificará conforme al procedimiento establecido en los artículos 16 de la Ley y el artículo 32 del
presente reglamento.”
2.14 De enero 2013 al 30 de julio de 2014 se han otorgado 136 solicitudes de no afectación del impuesto
de Bienes Inmuebles. Es importante resaltar que los requisitos existentes en el formulario
disponible en el Municipio en su mayoría no forman parte de los señalados en el inciso f del artículo
5 del Reglamento a la Ley 7729 y no han sido publicados en La Gaceta de conformidad con la Ley
8220 y se omite dentro de los requisitos solicitar la declaración jurada de no poseer inmuebles sin
inscribir.
2.15 Se han visto avances en la implementación de las recomendaciones emitidas en el informe AIM-08-
2009 del 17 de agosto de 2009 tendientes a buscar el mecanismo de control adecuado a fin de que
conste en el expediente del contribuyente existente en Bienes Inmuebles y en la pantalla de
observaciones del sistema, los traspasos de derechos de las propiedades e información respecto a
la ubicación clara y precisa de los propietarios y de los inmuebles. Sin embargo en los casos
indicados con anterioridad y en al menos 10 casos adicionales seleccionados aleatoriamente se
pudo detectar que se omite indicar en el cuadro de observaciones del sistema la justificación que
respalda la modificación y aún no se ha implementado la organización del expediente en orden
cronológico y la foliatura de los documentos y recibos de pago que contiene el expediente.
Impuesto sobre Construcciones
2.16 A pesar de que la Auditoría Interna desde el 2011 advirtió sobre la necesidad de que el
Departamento de Construcciones disponga de un reglamento para regular el otorgamiento de los
permisos de construcción y el cobro del impuesto respectivo. Dicho reglamento aún no ha sido
emitido.
2.17 El proceso y los requisitos de trámite de permisos de construcción han tenido que adaptarse de
oficio para orientar el desarrollo de las labores de los funcionarios involucrados en el tema y a los
administrados hacia el cumplimiento de la normativa aplicable al tema de construcciones pero
estos requisitos no cuentan con aprobación y respaldo de los niveles superiores de la
Administración Municipal.
2.18 Se contrataron los servicios de un profesional en Derecho para la elaboración del Reglamento de
Construcciones pero a la fecha no se ha sometido a aprobación del Concejo Municipal, ni al
conocimiento del personal encargado del Departamento.
2.19 La Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, N.° 8220,
señala la obligación de las entidades públicas de informar a la ciudadanía sobre los requisitos que
debe proveer el administrado a la unidad administrativa o dependencia respectiva, estableciendo
que todo trámite o requisito, independiente de su fuente normativa, para que pueda exigirse al
administrado deberá constar en una ley, un decreto ejecutivo o un reglamento y estar publicado en
el diario oficial La Gaceta junto con el procedimiento a seguir, los instructivos, manuales,
formularios y demás documentos correspondientes y estar ubicado en un lugar visible.
2.20 Se han detectado debilidades en el control de la ejecución de obras en el Distrito, lo cual se ve
reflejado en la cantidad de edificaciones finalizadas sin contar con el respectivo permiso de
construcción y sin efectuar el pago correspondiente.
2.21 En el periodo de enero 2013 a Agosto 2014 se efectuaron 64 clausuras de las cuáles se
formalizaron 16 permisos de construcción, 3 de las obras se reportaron como demolidas y 45 no
formalizaron las obras ni se reportó su demolición. El Departamento de Construcciones carece de la
información elemental que permita cuantificar las sumas dejadas de percibir por concepto de
permisos de construcción y su respectiva multa, ya que no dispone de datos para su cálculo, pero si
se puede considerar cuantiosa considerando el crecimiento experimentado en el Distrito y el tipo de
obras que se están ejecutando actualmente. Esto en razón de que, como parte del procedimiento
de notificación y clausura el Municipio no da el seguimiento respectivo para asegurar que los
propietarios presenten la documentación relativa a las obras que ejecutan al margen de la
normativa.
2.22 Como se puede notar existe tendencia hacia la evasión de trámites e incumplimiento de la
normativa en lo relacionado con los permisos de construcción y al parecer también una conducta
permisiva por parte del Municipio, pues de los casos analizados no existen indicios que muestre la
iniciativa de los encargados de este proceso de ejecutar el procedimiento sancionatorio por las
infracciones cometidas. Las clausuras que los inspectores realizan quedan prácticamente sujetas a
la buena fe del infractor que quiera ponerse al día.
2.23 Los infractores que deciden no ponerse al día continúan construyendo y habitan la edificación sin
que el Municipio realice los procedimientos legales o administrativos que dicta la normativa para la
demolición o legalización de las obras una vez obtenidos los permisos y el pago de las multas
correspondientes.
2.24 La falta de definición de procedimientos y reglamentación ha permitido que el Departamento, tenga
como práctica que los infractores que se acercan a normalizar su condición en un plazo de un mes
hábil no deban cancelar multas. Sin embargo, se pudo apreciar que en 5 de los 16 casos
formalizados en el periodo de estudio los Administrados se excedieron en el plazo establecido y
aún así no se les cobró multa. Al realizar una inspección de las obras que siguen clausuradas y
que aún no han normalizado su condición se obtuvo que el 57% de ellas continúan construyéndose
o ya están en uso, un 22% se demolieron o se consideró que por el tipo de trabajo que no requería
un permiso de construcción. El 14% de las obras se encontraban paralizadas y apenas un 7% de
las obras visitadas ya formalizó un permiso de construcción posterior a la realización de la obra.
2.25 En el informe AIM-05-2011 se solicitó a la Administración tomar acciones respecto de varias
debilidades detectadas en relación con la organización y funcionamiento del Departamento de
Construcciones, pues se cuenta con inspectores pero ninguno está a cargo del Ingeniero. No se
tienen definidos sectores y rutas específicas para asignar a cada uno de los inspectores. No existe
rotación periódica de los inspectores entre los diferentes sectores, actividades o rutas definidas. No
se exige a los inspectores la presentación de informes diarios respecto de las inspecciones
realizadas. No se ejerce supervisión de campo sobre las tareas que llevan a cabo los inspectores.
No se incluye en la inspección de construcciones la verificación técnica de la obra, o sea, que se
ajuste en todo al permiso que otorgó la Municipalidad y según los planos aprobados. No se
levantan las actas del caso y se procede a interponer las denuncias respectivas ante el irrespeto a
las órdenes de paralización de obras o de rompimiento de sellos. No se analizan los informes que
elabora el CFIA y se toman las acciones necesarias para exigir a los infractores el cumplimiento de
la normativa.
2.26 Sobre lo solicitado a la fecha en lo que más se ha notado un avance por parte del Departamento de
Construcciones es el control de obras en una hoja de Excel que es llevada por la secretaria del
Departamento y en la emisión de hojas de visita a las obras e informes semanales por parte de los
inspectores.
Impuesto sobre patentes
2.27 En el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano no existe Departamento de Patentes, la actividad
está a cargo del Administrador Financiero Tributario, el cual se encarga de la recepción, verificación
de requisitos, tasación, inclusión en el sistema y emisión de la licencia. Además es a este
funcionario que le corresponde coordinar, dirigir y controlar la labor de los Inspectores Municipales
para que estos realicen las inspecciones de patentes, cierre de negocios y decomiso por ventas
ambulantes sin autorización.
2.28 En el informe AIM-08-2010 emitido por esta Auditoría Interna se recomendó a la Administración
separar adecuadamente las funciones incompatibles realizadas por el Administrador Tributario de
manera que este no efectúe la totalidad de las transacciones para el otorgamiento y supervisión de
las patentes.
2.29 Las medidas que la Administración consideró apropiadas, consisten en que la Vice intendenta firme
el documento de otorgamiento de patente, sin embargo la misma Vice intendenta indicó a esta
Auditoría Interna que esto no implica que ella somete a revisión la documentación que acompaña la
patente, lo que hace notar que el Administrador Tributario sigue a cargo de casi todo el proceso
para el otorgamiento de patentes.
2.30 Al respecto, la Norma de Control Interno para el Sector Publico N. 2.5.3 señala la necesidad de
separar adecuadamente las funciones de autorización, ejecución, aprobación y registro de
transacciones, asegurando la división en su procesamiento, de manera que ninguna unidad tenga a
su cargo la totalidad de una transacción, para garantizar un control cruzado y evitar un control
completo de las decisiones que se tomen. Además, los superiores jerárquicos deben ejercer una
supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión, con el propósito de asegurar que las labores
se realicen en apego a las regulaciones atinentes al sistema de control interno.
Cuando por situaciones excepcionales, por disponibilidad de recursos, la separación y distribución
de funciones no sea posible debe fundamentarse la causa del impedimento. En todo caso, deben
implantarse los controles alternativos que aseguren razonablemente el adecuado desempeño de
los responsables.
2.31 Mediante revisión efectuada al archivo de inspecciones del periodo comprendido entre enero 2013
hasta el 30 de junio 2014 se obtuvo que:
• De enero 2013 a junio 2014 se han efectuado 47 notificaciones a locales comerciales sin
patente. Una vez analizados los resultados obtenidos se tiene que 16 de los notificados ya
cuentan con su patente comercial, 11 se encuentran en trámite, 13 no se han acercado al
municipio para efectuar ningún trámite, ni tampoco el departamento ha realizado acciones para
la aplicación de las acciones correspondientes y hay 7 de estos negocios que están
actualmente cerrados.
Cuadro 1
Notificaciones a locales sin patente
1= Patente 16
2= Trámite de patente 11
3= Ninguno 13
4= Negocio cerrado 7
Total Notificaciones 47
NOTIFICACIONES LOCALES SIN PATENTE 2013-
2014
Patente
15%
Trámite de
34% patente
28% Ninguno
23%
Negocio
cerrado
Fuente: Elaboración propia con información de la Encargada de Cobros
2.32 En cuanto a las patentes con pagos atrasados se encontraron del 1 de enero de 2013 al 30 de junio
de 2014, 9 notificaciones, de las cuales 6 se encuentran al día, 1 está en arreglo de pago y en 2
casos se procedió a la clausura del negocio.
Cuadro 2
Notificaciones patentes atrasadas
1= Pagó 6
2= Arreglo de pago 1
3= Clausurado 2
Total Notificaciones 9
NOTIFICACION PATENTES ATRASADAS 2013-2014
22%
11% Pagó
67%
Arreglo de
pago
Clausurado
Fuente: Elaboración propia con información de la Encargada de Cobros
2.33 Señala el artículo 11, inciso c de la “Ley 7866 Tarifa de Impuestos Municipales del Cantón Central
de la provincia de Puntarenas” que la administración municipal queda facultada para ordenar la
suspensión de la licencia municipal, así como aplicar otras sanciones administrativas o penales
establecidas en el Código de Normas y Procedimientos Tributarios, con observancias del debido
proceso, a los contribuyentes o sus representantes, según sea el caso en que incurran por
cualquiera de las siguientes causales:
1) Atraso de uno o más trimestres en el pago del impuesto de patentes.
2) Traslado de un negocio sin contar con la autorización expresa de la administración municipal.
3) No contar con la licencia municipal respectiva.
4) Tolerar una o más actividades sin licencia municipal dentro del mismo establecimiento.
El procedimiento de suspensión se realizará mediante la comprobación de las causales y la
notificación al respecto entregada en el establecimiento con la firma de recibo. En ella,
expresamente se concederá un plazo improrrogable de tres días hábiles contados a partir del día
siguiente a la notificación, para que el contribuyente presente ante la administración las pruebas en
descargo. En caso de no desvirtuarse la infracción que se le imputa, la administración tendrá cinco
días para dictar la resolución de suspensión de la licencia y ordenar el cierre del establecimiento.
2.34 A pesar de lo que indica la normativa, no hay evidencia de que en el Concejo Municipal de Distrito
de Cóbano se hayan efectuado clausuras de negocios por no contar con patente o porque sus
pagos se encuentren atrasados.
2.35 Para conocer la condición de los expedientes y el cumplimiento de requisitos se revisaron 17
expedientes de patentes tramitadas en años anteriores, se obtuvo que el 80% posee información
desactualizada e incompleta en los siguientes aspectos:
2.36 • No existen políticas claras para el cobro de patentes a contribuyentes nuevos o que no declaran.
La determinación del impuesto sobre patentes cuando se trata de la primera vez, la realiza el
Administrador Financiero Tributario apelando a su juicio y conocimiento, pero sin dejar constancia
por escrito de los criterios utilizados y los factores valorados para el establecimiento de ese
monto. El formulario utilizado es muy básico y generalmente no se completa en su totalidad por
parte del patentado, sobre todo en la parte que corresponde al cálculo de la patente comercial o
la declaración jurada inicial, por lo que no es posible determinar la base imponible con la que se
cobra al contribuyente, ni se puede verificar si los montos que se incluyen al sistema para cobro
son correctos. No existe un registro de los cálculos ni en el expediente, ni hoja de Excel o alguna
herramienta de consulta en el SIM que permita obtener esta información. En consulta efectuada al
Administrador Tributario éste indica que se toma lo que indiquen en el formulario para estimación
mensual en ventas se multiplica por 12 y se le aplica una utilidad de 30%.
2.37 • En los años siguientes no se le requiere al contribuyente la declaración jurada o de renta
presentada ante Tributación Directa que establece el artículo 5 de la Ley 7866 por lo que al
establecimiento se le sigue cobrando el monto tasado en el primer año. Actualmente, son muy
escasos los contribuyentes que presentan la declaración de renta cada año y no se les aplica
ninguna multa o sanción por la no presentación.
2.38 • Al no implementarse la declaración anual de los contribuyentes y no aplicarse las sanciones que
estipula el artículo 11 de la Ley 7866 que conllevan un aumento de hasta el 50% por año se
posibilita que los contribuyentes paguen la patente por el mismo monto durante años o por todo el
plazo que exista el negocio. Nunca se han aplicado las multas establecidas porque hasta en el
año 2014 están notificando la necesidad de presentar la declaración jurada para el 2015.
2.39 • Los expedientes de patentes revisados mantienen la misma información de ingresos, pólizas,
permiso sanitarios y otros durante años y no se encuentra evidencia de que se solicite su
actualización a pesar de que indica el Administrador Tributario que el comprobante de la patente
se renueva cada año.
2.40 • En 4 expedientes de patentes nuevas tramitadas en el año 2014, si se pudo notar una mejoría en
la conformación de los nuevos expedientes, pero en los mismos falta la información que respalde
la tasación de oficio realizada.
2.41 Cabe señalar que la Auditoría Interna en el informe AIM-08-2010 emitido en diciembre 2010, se
refirió a los errores u omisiones señalados en los puntos anteriores y emitió recomendaciones al
respecto. Pero aunque se ha insistido ante la Administración para que las atienda estas aún se
mantienen en proceso de cumplimiento.
2.42 De enero a diciembre del 2013 se tiene información de 16 decomisos realizados por el Concejo
Municipal cuyo estado actual se muestra en el cuadro siguiente:
Cuadro 3
Decomisos año 2013
DECOMISOS AÑO 2013
PRODUC CANTID
TO AD MOTIVO ESTADO ACTUAL
3 decomisos de licores se mantienen en el
departamento de inspecciones sin trasladarse.
4 casos de venta ilegal de licores se trasladaron a Legal
de los cuales 2 se presentaron al Juzgado
Sin Contravencional de Cóbano, siendo estos archivados
Licores 7 por atípicos, los otros 2 indica la Asesora Legal que no
patente
los ha trasladado porque están incompletos. En total se
encontraron en la oficina de inspecciones, 647 cervezas
o similares, la mayoría ya están vencidas o próximas a
su vencimiento y pertenecen a decomisos efectuados
en el año 2013.
2 decomisos de productos perecederos realizados en
Perecede vía
2 abril 2013 se devolvieron a sus propietarios en
ros pública
setiembre de 2013.
En 2 de los casos se les cobró ¢25.000 y se les devolvió
la mercadería.
2 decomisos se devolvieron por la presentación de una
Artesanía vía
7 declaración jurada.
s pública
1 se pasó a Legal y los dos restantes están en el
Departamento de Inspecciones junto con los artículos
decomisados.
16
Fuente: Elaboración propia
2.43 El artículo 6º incisos d) y e) del Reglamento para los decomisos de mercadería, por venta en la vía
pública y decomisos de bebidas fermentadas (alcohólicas) en lugares no autorizados señala
respecto del procedimiento de decomiso que:
d) Cuarto: El Concejo Municipal de Distrito de Cóbano trasladará el caso a la Autoridad Judicial
competente para lo que corresponda, de conformidad con los artículos 305 y 307 del Código Penal.
e) Quinto: Una vez realizado el decomiso de productos perecederos se llevara a cabo el
procedimiento como los demás productos o servicios, con la salvedad de que dentro de los cinco
días hábiles después del decomiso, tenga la opción el interesado de solicitar la devolución de los
productos, adjuntando a dicha solicitud una copia de la cedula de identidad, una declaración jurada,
autenticada o emitida por un abogado donde se compromete bajo fe de juramento a, no volver a
vender de manera ambulante en ningún sitio público del Distrito de Cóbano, además de verificar
con facturas timbradas adjuntas a los documentos anteriores que es propietario de lo decomisado.
De no haber solicitud o incumplir con lo solicitado se llevara a cabo resolución y se dispondrá de lo
decomisado ya sea para donación o bien para desecharlo según se indique.
2.44 En contraposición a lo indicado en el Reglamento, tal y como se indica en el cuadro anterior desde
el año 2013 se tienen en el Departamento de Inspecciones a la vista de los Administrados
aproximadamente 647 cervezas o similares, la mayoría vencidas o próximas a su vencimiento
pertenecientes a decomisos, asimismo se encontraron bolsas que contienen artesanías en custodia
del mismo departamento.
2.45 Algunas de las existencias no cuentan con un acta de decomiso que las respalde. Y las que el juez
ordenó entregar o destruir no se han tramitado aún. No se tiene claridad de cuales decomisos han
sido traslados a legal y cuáles no.
2.46 Es evidente que no existe claridad, ni un criterio uniforme en la Administración Tributaria,
Departamento de Inspecciones y Departamento Legal para el tratamiento de los decomisos ni el
procedimiento para realizarlo pues en los dos casos que trasladaron a la vía judicial; el juez ordenó
archivar la causa y la destrucción de la evidencia o la devolución del licor decomisado por
considerarlos atípicos.
Por otra parte, en los decomisos efectuados a artesanos, en dos de los casos se les cobró ¢25.000
y se les devolvió la mercadería, mientras otros 2 decomisos se devolvieron por la presentación de
una declaración jurada como si se tratara de productos perecederos.
Gestión de Cobro
2.47 Tal y como se muestra en el cuadro y gráfico siguiente: De enero 2013 al 30 de Junio de 2014 se
entregaron 2601 notificaciones de las cuales un 43% pagaron el monto adeudado, el 6% están con
arreglos de pago, del 9% no se cuenta aún con información en el departamento de cobros sobre el
resultado de la notificación, y un 42% no han pagado y no se le ha iniciado ningún trámite de cobro
judicial. No se obtuvo información respecto del monto recuperado.
2.48 Cuadro 4
Efectividad del cobro de enero 2013 a junio 2013
EFECTIVIDAD DEL COBRO DE ENERO 2013 A
JUNIO 2014
SIN INFORMACION DE PAGO 245 9%
NOTIFICADOS QUE PAGARON 1111 43%
NOTIFICADOS SIN PAGAR 1101 42%
ARREGLOS DE PAGO 144 6%
NOTIFICADOS 2601 100%
EFECTIVIDAD EN EL COBRO 2013-2014
ARREGLOS DE SIN
PAGO; 6% INFORMACION
DE PAGO; 9%
NOTIFICADOS
NOTIFICADOS
SIN PAGAR; 42%
QUE PAGARON;
43%
Fuente: Elaboración propia con información de la Encargada de Cobros
2.49 Analizando los resultados obtenidos durante el año 2013 y el primer semestre del 2014, se puede
notar que la gestión de cobro no fue muy efectiva, considerando que entre los notificados que
pagaron y los arreglos de pago alcanzan apenas un 49% de efectividad en el cobro.
2.50 Además en año y medio no se continuó con ningún procedimiento de cobro para llegar a instancias
judiciales, lo cual se traduce en un pendiente de cobro de aproximadamente de ₡426.245.804,00
(Cuatrocientos veintiséis millones doscientos cuarenta y cinco mil ochocientos cuatro colones) al 30
de junio de 2014, correspondiente a Patentes y Bienes Inmuebles y de ₡947.714.334 (novecientos
cuarenta y siete millones setecientos catorce mil trescientos treinta y cuatro colones) incluyendo
todos los rubros pendientes tal y como se muestra en el cuadro siguiente:
2.51 Cuadro 5
Pendiente de Cobro General al 30 de junio 2014
PENDIENTE DE COBRO GENERAL AL 30 DE JUNIO DE 2014
ZMT ₡481.261.350
TOTAL BASURA ₡32.571.037
TOTAL IMP. TIMBRE-
₡1.406.195
PARQUES
INTERESES ARREGLOS DE
₡6.229.950
PAGO
PATENTES ₡63.214.047
BIENES INMUEBLES ₡363.031.757
₡0 ₡200.000.000 ₡400.000.000 ₡600.000.000
Fuente: Elaboración propia con información del Departamento de Contabilidad
2.52 Incide en la situación comentada el hecho de que no se cuenta con un Departamento de Cobro
Administrativo. Del 25 de febrero de 2013 hasta el 25 de Mayo de 2013, nombraron por la
modalidad de Servicios Especiales a un gestor de cobros, el cual inició el proceso de depuración de
información y notificaciones de cobro. Sin embargo, posterior a esa fecha se prescindió de los
servicios del gestor de cobros y se sustituyó por una oficinista para el Departamento de
Construcciones también por la modalidad de servicios especiales, a la cual se le han realizado
nombramientos consecutivos desde el 27 de Mayo 2013 a la fecha. Esta oficinista debe realizar
labores secretariales, atención al público y se encarga también de la gestión de cobro.
2.53 El haber prescindido de los servicios de un gestor o gestora de cobros ha limitado el desarrollo de
la gestión de cobro pues la encargada destina una parte importante de su tiempo a la atención de
las necesidades del Departamento de Construcciones, lo que le limita mantener un control efectivo
sobre el seguimiento de los arreglos de pago suscritos, las cuentas próximas a prescribir, el registro
de prescripciones aprobadas y rechazadas, el seguimiento de todo el proceso de cobro hasta llegar
a instancias judiciales y otros.
2.54 Se procedió a la revisión de seis procedimientos de prescripción realizados en el año 2014 en los
que pudo notarse que solamente en un caso se tramitó la prescripción por parte del contribuyente
antes de que el Departamento de Cobros, le enviara un aviso de cobro. En los cinco casos
restantes los contribuyentes activaron el mecanismo de prescripción posterior a que se le notificara
el cobro correspondiente, incluso así lo hacen ver en el oficio de solicitud. También pudo notarse
que las cinco notas de solicitud de prescripción poseen el mismo texto y formato para solicitar la
prescripción, lo cual hace pensar que la solicitud es proporcionada en el mismo Municipio.
Adicionalmente, se desconoce con certeza la cantidad de solicitudes sobre las prescripciones
tramitadas, puesto que no se lleva un registro en el que se consigne el nombre del contribuyente, la
fecha y el monto otorgado como prescrito, así como las gestiones rechazadas y aceptadas. Ese
registro toma relevancia dado que el Sistema Integrado Municipal (SIM) no refleja las
prescripciones, por lo que ese concepto es registrado erróneamente como una exoneración.
2.55 Todo lo antes descrito, coloca a la Institución en un alto riesgo de prescripción de los tributos
municipales y crecimiento de la morosidad. Aunado a esto, los administrados podrían ir perdiendo
la credibilidad en las acciones que puede emprender el Municipio por el no pago de los tributos
correspondientes.
2.56 El 15% del pendiente de cobro del impuesto de bienes inmuebles y el 0.41% del impuesto sobre
patentes está sujeto a prescripción, lo cual representa un monto de ¢55.657.446 (cincuenta y cinco
millones seiscientos cincuenta y siete mil cuatrocientos cuarenta y seis colones) que el Concejo
Municipal dejaría de percibir en caso de que los administrados presenten las solicitudes de
prescripción de tributos. Este monto aumentaría para el próximo año si no se realizan acciones
administrativas tendentes a interrumpir el plazo de prescripción.
2.57 Del pendiente de cobro al 30 de junio de 2014, conviene resaltar el rubro correspondiente al
Impuesto de Bienes Inmuebles, que alcanza a ₡363.031.757 (Trescientos sesenta y tres millones
treinta y un mil setecientos cincuenta y siete colones) máxime que una porción importante de este
ya podría está sujeto a prescripción.
Cuadro 6
Antigüedad de saldos impuesto de bienes inmuebles
IMPUESTO DE BIENES INMUEBLES
SUJETO A PRESCRIPCION 55.396.446
menor a 3 años 307.635.311
TOTAL PENDIENTE ₡363.031.756,75
SUJETO A PRESCRIPCION 15%
PENDIENTE DE COBRO 85%
100%
ANTIGÜEDAD DE SALDOS IMPUESTO BIENES
INMUEBLES
AL 30 DE JUNIO DE 2014
15%
SUJETO A
PRESCRIPCION
85% PENDIENTE DE
COBRO
Fuente: Elaboración propia con información del Departamento de Contabilidad
2.58 Cuadro 7
Antigüedad de saldos impuesto de patentes
IMPUESTO PATENTES
2008 (Sujeto a
Prescripción) 261000,00
2009 642.000,00
2010 922.325,00
2011 1.688.225,00
2012 2.920.425,00
2013 5.012.776,00
2014 40.902.081,60
ARREGLOS DE PAGO ₡10.865.214,25
PENDIENTE TOTAL ₡63.214.046,85
ANTIGÜEDAD DE SALDOS IMPUESTO DE PATENTES
1% 1%DE 2014
AL 30 DE JUNIO
2008 (Sujeto a
0,41% 3% Prescripción)
2009
5%
8% 2010
17%
2011
2012
2013
2014
65%
ARREGLOS DE
PAGO
Fuente: Elaboración propia con información del Departamento de Contabilidad
2.59 El pendiente del impuesto de patentes es de ¢63.214.046.85 (sesenta y tres millones doscientos
catorce mil cuarenta y seis colones con ochenta y cinco céntimos), del cual un 65% corresponde al
año 2014, el 17% son arreglos de pago, el 8% es del año 2013 y el restante está distribuido entre
los años 2008 al 2012, siendo el pendiente de este último año el que está en riesgo de prescripción.
2.60 El sistema de información existente en el Concejo Municipal permite obtener muy poca información
referente al pendiente de cobro, los datos obtenidos a través de los reportes requieren una
depuración sustancial para que pueda utilizarse para el control de cobros.
2.61 La falta de depuración e información errónea de la base de datos, se constituye en una debilidad
que se ha hecho notar en informes anteriores y que según los oficios de cumplimiento aportados
por la Administración ha venido mejorando. Sin embargo, es evidente la necesidad de realizar una
depuración completa en la base de datos y complementarla con información actualizada y completa
para efectuar una adecuada gestión de cobro y no generar gastos adicionales para procurar la
localización del contribuyente, situación que incide directamente en la gestión y recaudación de
cobros de la Corporación Municipal.
3 CONCLUSIONES
3.1 En consecuencia, en el marco de un buen gobierno corporativo, se deben analizar los resultados
obtenidos para diseñar y adoptar las acciones y prácticas de control interno inmediatas por parte
del Concejo y de la Intendencia Municipal, para establecer los controles necesarios que aseguren
una eficiente gestión y el cumplimiento adecuado de la normativa atinente a la gestión y cobro de
los impuestos de patentes, construcciones y bienes inmuebles, así como para prevenir eventuales
riesgos, que puedan lesionar el patrimonio del Municipio y en procura de una adecuada
satisfacción del interés público.
3.2 El potencial de recaudación por concepto del impuesto sobre bienes inmuebles, se está viendo
afectado por las limitaciones que presenta la Oficina de Bienes Inmuebles pues no cuenta con una
unidad de Valoración y Catastro Municipal, lo cual le limita de manera substancial la óptima
determinación de la base imponible para el cálculo del Impuesto sobre Bienes Inmuebles y le
coloca en un riesgo significativo ante la posibilidad de asignar valores no ajustados a la realidad y
sin el debido sustento legal.
3.3 Respecto al sistema informático para la facturación del impuesto sobre bienes inmuebles, se
observó una serie de debilidades e inconsistencias relacionadas con el registro y actualización de
contribuyentes y deficiencias relacionadas con la información almacenada que originan riesgos
importantes que no permiten asegurar la confiabilidad, integridad y exactitud de los datos y registros
relativos a la recaudación de dicho tributo.
3.4 La ausencia de normativa interna actualizada para el otorgamiento de los permisos de construcción
y el cobro del impuesto respectivo, advierte sobre la necesidad de que se cuente con un
instrumento de control confiable que integre los criterios aplicables para la recepción, análisis y
aprobación de las solicitudes de permisos para construcción y establezca el procedimiento de
aplicación de las sanciones por infracciones a la normativa de construcciones.
3.5 Se evidencia la necesidad que el Concejo Municipal tome las acciones necesarias para potenciar
un desarrollo controlado mediante el control y seguimiento de las obras, garantizándose una
adecuada recaudación del impuesto por las construcciones que se desarrollen en el distrito. Las
debilidades en el control y seguimiento de obras impiden ejecutar las sanciones que correspondan
de manera oportuna, aumenta el riesgo de que se inicien y concluyan obras de construcción al
margen del ordenamiento jurídico y técnico, cometiendo abusos y sin efectuar el respectivo pago
del impuesto y las multas, lo cual favorece el crecimiento desordenado, la pérdida de credibilidad e
indudablemente afecta la recaudación de recursos municipales.
3.6 La gestión de patentes muestra deficiencias muy importantes, en cuanto a la supervisión,
separación y distribución de funciones al punto que el Administrador Tributario tiene a su cargo la
autorización, ejecución, aprobación y registro de transacciones relacionadas con patentes, lo cual
no garantiza la existencia de un control cruzado que asegure razonablemente el adecuado
desarrollo de esta actividad.
3.7 La ausencia de un adecuado control para determinar oportunamente los contribuyentes que no
presentaron su declaración o no lo hicieron en el plazo establecido, y la omisión de las multas
respectivas en el SIM, podrían estar ocasionando pérdidas económicas importantes a este gobierno
local; máxime que este documento es la base para la fijación del tributo y que además, existen
debilidades importantes en la determinación de los montos iniciales del impuesto sobre la patente
comercial que podrían favorecer la fijación de montos incorrectos que afecten a la municipalidad o
al contribuyente.
3.8 A pesar de las situaciones comentadas sobre el proceso de inspecciones, no se encontró evidencia
de que se haya realizado algún análisis sobre las debilidades o limitaciones que se presentan en el
proceso de inspección de las patentes, con el fin de buscar mejoras en aquellas áreas que
requieren apoyo y que puedan contribuir al fortalecimiento del control.
3.9 No existe claridad, ni un criterio uniforme en la Administración Tributaria, Departamento de
Inspecciones y Departamento Legal para el tratamiento de los decomisos ni el procedimiento para
realizarlo y que surta los efectos en la vía judicial.
3.10 La gestión de cobro de los tributos por parte del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano evidencia
debilidades importantes, especialmente porque; no se ha dado prioridad a la gestión de cobro. El no
contar con personal destacado en forma permanente en las labores de cobro produce poca
efectividad en la recaudación y no favorece el desarrollo de una gestión de cobro apropiada que
cumpla con todos los requisitos y que lleve a un seguimiento de cobro hasta las instancias
judiciales. Esta situación promueve el riesgo de prescripción de los tributos municipales; aumento
de morosidad y pérdida de credibilidad en el Municipio.
3.11 No se observa un análisis del SEVRI ni autoevaluación del sistema de control interno conforme lo
establecido por la Ley General de Control Interno y los lineamientos de la Contraloría General de la
República.
3.12 Ni el cumplimiento íntegro de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna y se desprende
de lo analizado que existe una acción de las autoridades del Concejo Municipal de Distrito de
Cóbano un tanto pasiva y poco efectiva, que se concentra principalmente en acoger las
recomendaciones, y cursar correspondencia, sin que se evidencien medidas determinantes para
corregir en definitiva las debilidades observadas, y para atenuar y corregir los riesgos detectados,
así como para investigar y sancionar, si procede, eventuales incumplimientos y situaciones
improcedentes.
4 RECOMENDACIONES
4.1 Es necesario que el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano adopte todas las medidas necesarias
para resolver la problemática apuntada, por tanto, con fundamento en lo expuesto y de conformidad
con las competencias concedidas en los artículos, 22, 35, 36 y 37 de la Ley General de Control
Interno, No. 8292, se emiten varias recomendaciones, las cuales si son aceptadas conforme al
debido proceso serán de acatamiento obligatorio y deberán estar debidamente cumplidas en los
plazos definidos.
Para el cumplimiento de lo recomendado en este informe, la Administración Activa podrá tomar
medidas alternas mediante lineamientos claros y específicos y designar puntualmente los
responsables de ponerlos en práctica, por lo que esas instrucciones deberán emitirse por escrito y
ser comunicadas formalmente, así como definir plazos razonables para su realización, de manera
que la administración activa pueda establecer las responsabilidades correspondientes en caso de
no acatamiento de estas recomendaciones.
Al Concejo Municipal
4.2 a) Brindar, en la forma y condiciones que le corresponde a ese Concejo, el apoyo necesario a
las acciones que proponga la Intendencia Municipal para el cumplimiento de las recomendaciones
emitidas a esa instancia en los puntos siguientes, con el fin de solventar las debilidades que se han
venido presentando en los asuntos tratados en el presente informe en materia de gestión tributaria.
4.3 b) Girar instrucciones a la instancia correspondiente para que se emita el reglamento
actualizado para la obtención de permisos de construcción del Concejo Municipal de Distrito de
Cóbano, de conformidad con lo regulado por el ordenamiento jurídico aplicable (incluye la
elaboración de la propuesta, someterla a la aprobación del Concejo y la publicación en el Diario
Oficial La Gaceta). Este instrumento de control deberá integrar los criterios aplicables para la
recepción, análisis y aprobación de las solicitudes de permisos para construcción y establecer el
procedimiento de aplicación de las sanciones por infracciones a la normativa de construcciones. La
recomendación debe ser atendida en el plazo de seis meses posteriores al recibo del informe y se
dará por cumplida cuando se remita el oficio informando el número y la fecha de La Gaceta en la
cual se publicó el reglamento para su entrada en vigencia. Ver lo comentado en el punto 2.16 a
2.26 de este informe.
4.4 c) Considerando que mediante el informe AIM-08-2010 de fecha 13 de diciembre de 2010 esta
Auditoría Interna emitió recomendaciones referentes a los hallazgos indicados en los puntos 2.27 a
2.41 de este informe y que estas recomendaciones están en proceso de cumplimiento pero
muestran muy poco avance. Esta Auditoría Interna considera prudente reiterar la siguiente
recomendación, la cual en dicho informe fue dirigida al Intendente Municipal, pero tomando en
cuenta que según el artículo 13 del Código Municipal inciso d) le corresponde al Concejo Municipal
“Organizar; mediante reglamento, la prestación de los servicios municipales” se recomienda que se
instruya a la instancia correspondiente para que es un plazo de tres meses se sirva:
• Elaborar un manual o reglamento interno que contenga todos los procedimientos
necesarios para normar la gestión de las licencias por actividades lucrativas del distrito de
Cóbano, el cual debe guardar concordancia con la Ley 7866. Dicho manual o reglamento debe
comunicarse formalmente al personal mediante los medios idóneos y mantenerse actualizado.
Al Intendente Municipal
Señor Omar Fernández Villegas en su calidad de Intendente Municipal del Concejo Municipal de
Distrito de Cóbano, o a quien en su lugar ocupe el cargo.
4.5 a) Disponer lo que corresponda para que de inmediato se realice un estudio sobre las
modificaciones de valor y modificaciones automáticas realizadas de oficio en el Departamento de
Bienes Inmuebles señaladas en los punto 2.8 al 2.10, a fin de que se verifique la veracidad,
confiabilidad y exactitud de las mismas, y ese Concejo disponga las acciones administrativas y
legales que procedan conforme a los resultados de dicho estudio. Además, adoptar las medidas
necesarias conforme al bloque de legalidad para solventar las situaciones comentadas referentes
a la actualización de la base de datos y entrada de datos al sistema.
4.6 b) Realizar en un periodo de tres meses el análisis correspondiente para determinar la
posibilidad de que se cuente en el Municipio con una unidad de Valoración y Catastro Municipal,
que facilite la óptima determinación de la base imponible para el cálculo del Impuesto sobre
Bienes Inmuebles y disminuya el riesgo de asignar valores no ajustados a la realidad y sin el
debido sustento legal. Ver puntos 2.1 a 2.15.
4.7 c) Elaborar, comunicar e implementar un procedimiento en el cual se definan las actividades
de control y los niveles de responsabilidad de los funcionarios involucrados en los procesos de
tramitación, control y seguimiento de los permisos de construcción e inspección de las obras que
se ejecutan en el distrito, para garantizar el cumplimiento riguroso de la normativa aplicable en
esa materia. Para dar por acreditada esta recomendación, en el plazo de cinco meses posteriores
al recibo del informe, la Intendencia deberá enviar un oficio haciendo constar que el
procedimiento solicitado fue elaborado conforme a lo sugerido y se comunicó a las unidades y a
los funcionarios competentes. Así también, la Intendencia deberá enviar a la Auditoría Interna
Municipal un informe semestral posterior a la remisión de dicho procedimiento, en los cuales
conste la ejecución del mencionado plan. Ver lo comentado en los puntos 2.16 a 2.26 de este
informe.
4.8 d) Considerando que mediante el informe AIM-08-2010 de fecha 13 de diciembre de 2010
esta Auditoría Interna emitió recomendaciones referentes a los hallazgos indicados en los puntos
2.27 a 2.41 de este informe y que estas recomendaciones están en proceso de cumplimiento pero
muestran muy poco avance. Esta Auditoría Interna considera prudente reiterar al señor
Intendente Omar Fernández Villegas o quien ocupe su cargo las siguientes recomendaciones:
• Corregir, en un plazo de tres meses, la situación relacionada con las tareas de carácter
incompatible que actualmente tiene a su cargo el administrador tributario separando
adecuadamente sus funciones de manera que este no efectúe la totalidad de las
transacciones para el otorgamiento y supervisión de las patentes, asignando a otro
funcionario como encargado de patentes o en caso de que por disponibilidad de recursos,
esto no sea posible se deberán justificar e implementar controles alternativos que
aseguren el cumplimiento de sus funciones con total apego a la normativa y sanas
prácticas de administración.
• Realizar, en un plazo de tres meses, las siguientes medidas correctivas en el área de
patentes municipales a fin de subsanar las debilidades referentes al registro y control de
las patentes señaladas en el punto 2.3 de este informe.
• Depurar la base de datos de patentes respecto de los patentados inactivos y que aún se
reportan como activos en el sistema.
• Mantener un registro actualizado de los patentados existentes en el distrito que incluya el
nombre del patentado, nombre del negocio, actividad, dirección del negocio, fecha de
vencimiento del permiso sanitario de funcionamiento y otros datos relevantes para llevar
el control requerido.
• Actualizar y completar todos los expedientes de patentados existentes en el sistema para
que estos cumplan con todos los requisitos establecidos.
• Realizar, en un plazo de dos meses, un estudio pormenorizado para identificar todas las
empresas que realizan actividades lucrativas en el Distrito sin contar con la respectiva
licencia municipal y efectuar las acciones que correspondan para captar los ingresos de
estas actividades. En los casos en que por aspectos de ubicación, incumplimiento de
requisitos u otros no es procedente el desarrollo de la actividad comercial es necesario
también tomar las acciones correctivas correspondientes.
• Instaurar en un plazo de tres meses, las medidas correctivas necesarias para solventar
los errores y omisiones en la tramitación, cálculo y registro del impuesto de patentes,
asimismo emprender las acciones para recuperar los montos adeudados por concepto de
patente municipal de conformidad con lo dispuesto en artículo 81 bis del Código
Municipal.
Para dar por acreditada esta recomendación, en el plazo de tres meses posteriores al recibo del
informe, la Intendencia deberá elaborar un plan de acción para su cumplimiento en el que se
indiquen los funcionarios responsables y las fechas previstas para el cumplimiento de cada
recomendación que no pueden pasar de doce meses. Dicho plan deberá enviarse a la Auditoría
Interna en fecha inmediata posterior al plazo previsto para la elaboración del plan. Así también, la
Intendencia deberá enviar a la Auditoría Interna Municipal un informe semestral posterior a la
remisión de dicho plan, en el que conste su ejecución.
4.9 e) Elaborar, formalizar y divulgar en un plazo de nueve meses los procedimientos de
coordinación, control y seguimiento de las labores relacionadas con el decomiso de mercadería,
por venta en la vía pública y decomisos de bebidas fermentadas (alcohólicas) en lugares no
autorizados para subsanar las debilidades señaladas en los puntos 2.42 a 2.46.
4.10 f) Diseñar, en un plazo de tres meses, un plan de acción para fortalecer la gestión de cobro
de los tributos municipales, en el que se incluyan como mínimo, las actividades específicas a
realizar, los funcionarios responsables de su ejecución, el plazo máximo para su cumplimiento
(que no puede sobrepasar de doce meses después de propuesto el plan), los recursos
necesarios y el seguimiento que va a realizar esa Administración. Dicho plan deberá contemplar,
al menos, las siguientes acciones:
• Considerar las limitaciones existentes en la gestión de cobro y los recursos que se podrían
estar dejando de percibir como consecuencia de no contar formalmente con un
Departamento de Cobros que integre la gestión administrativa y judicial, por lo que resulta
conveniente considerar la posibilidad de crear formalmente este Departamento, de tal forma
que se asuma un rol más proactivo en el proceso de recuperación de los tributos municipales.
Ver punto 2.52 y 2.53 de este informe.
• Definición y aplicación de una estrategia para una efectiva recuperación de los tributos
pendientes de cobro, que incluya entre otros criterios, depuración y actualización de la
información existente en la base de datos, generación de reportes y clasificación de las
cuentas pendientes, por ejemplo: antigüedad, montos y ubicación, de tal forma que facilite las
acciones administrativas, entre ellas, la notificación oportuna al contribuyente, procurando la
disminución del pendiente de cobro y por ende la disminución del riesgo de prescripción. Ver
puntos 247 a 2.51 y 2.60 a 2.61.
• Elaborar e implementar los procedimientos y herramientas para el seguimiento efectivo de los
plazos otorgados en las notificaciones y arreglos de pago emitidos a los contribuyentes
morosos, con el fin de que los casos que procedan se trasladen a cobro judicial, se logre una
efectiva recuperación de los tributos y se eviten prescripciones en las cuentas pendientes de
pago. Ver punto 2.54 a 2.59 de este documento.
4.11 g) Realizar en el año 2015, una autoevaluación del sistema de control en el Área Tributaria y
desarrollar el SEVRI incluyendo al Área Tributaria para valorar los riesgos y las prioridades para
minimizar dichos riesgos con el fin de cumplir con los objetivos institucionales y los de la Ley
General de Control Interno.
5 CONSIDERACIONES FINALES
5.1 La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las anteriores
recomendaciones, deberá remitirse, en los plazos y términos señalados a la Auditoría Interna
Municipal.
ENIO. Si viniera un experto en tierras a hacer una valoración no se podrían vender las tierras tan caras
como ahora porque sería rural y mientras no haya un plan regulador urbano tampoco se puede cobrar tan
caras
MARICEL. Los tazas ya están establecidas por ley y el colegio de arquitectos es el que taza las
construcciones, el problema que nosotros tenemos es de requisitos
NOEMY. Si ya pagaron el reglamento porque no lo trajeron aquí eso es un alcahuetería
JOSE: Que espera usted del Concejo
MARICEL. Espero que se le pida cuentas a la Administración. Para hacer este trabajo hay que leer mucho
buscar mucha información y saber qué es lo que se va a escribir.
NOEMY. No es un requisito que el inspector que va a una construcción tome fotos. A como usted lo está
presentando yo veo que todo está malo , que ese sea un respaldo para ellos, hay reglamento para eso
MARICEL. En algunos casos si, pero no hay reglamento.
NOEMY. Aquí dijeron que nosotros solo teníamos derecho de conocer cuando eran proyectos grandes y de
zona marítima terrestre que cuando era una casita no teníamos derecho de saber, que eso no nos
correspondía y ahora usted dice otra cosa.
MARICEL. De aprobación solo los proyectos residenciales y de condominios los grandes, pero el concejo
para conocimiento puede pedirle a la administración los proyectos que estime convenientes y ellos están en
la obligación de darlos, no significa que ustedes tienen que aprobar todo, porque si no ustedes tendrían que
vivir aquí
NOEMY. De que manera entones el Concejo se va a enterar que se trabaja mal que no se hace nada, ellos
necesitan ser amparados, ojala que la cámara ponga la fecha a la foto
MARICEL. Cada uno debe saber lo que tiene que llevar cuando va a las inspecciones
NOEMY. A quien hay que pedirle para que este Concejo pueda trabajar mejor ya sabemos que estamos
limitados, hay cierto roce con la administración y desinformación completa. Ronny es un buen funcionario y
porque lo recargan tanto
MARICEL. En todos los informes se da lo mismo, ustedes toman el acuerdo y me apoyan, pero ustedes n
o piden el informe
JOSE. Creo que podemos hacer un conversatorio con la administración, en enero
NOEMY. Cuando hay un informe de estos deberían traer a los funcionarios y estar todos juntos
MARICEL. Yo no puedo citarlos fuera de horario de funciones
CONSIDERANDO:
-Que se ha conocido informe de la Auditoria Interna denominado Informe preliminar de Auditoria de carácter
especial sobre la gestión de los tributos municipales del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano
ACUERDO Nº1
SE ACUERDA: 1. Aprobar en todas sus partes el informe de auditoría denominado Informe preliminar de
Auditoria de carácter especial sobre la gestión de los tributos municipales del Concejo Municipal de Distrito
de Cóbano
2. Solicitarle a la Administración darle seguimiento a las recomendaciones emitidas.
3. Citar al Intendente Sr. Omar Fernández, al Lic. Ronny Montero, Administrador tributario y al Lic.
Francisco Alfaro, Contador Municipal a una sesión extraordinaria el día 17 de diciembre a las 5.pm con el
objetivo de analizar cada una de las recomendaciones emitidas por la auditoria en este informe para en
forma conjunta y tratar de buscar el cumplimiento de las mismas”. ACUERDO UNANIME
Finaliza la sesión al ser la diecinueve horas con treinta minutos
Roxana Lobo Granados Minor Jiménez
Secretaria Presidente