Extraordinaria 23 · 2013-12-18

                                   ACTA EXTRAORDINARIA Nº 23-13

Acta número veintitrés - trece de la sesión Extraordinaria que celebra el Concejo Municipal del Distrito de
Cóbano el día dieciocho de diciembre de dos mil trece a las diecisiete horas en la sala de sesiones de
este Concejo.

CONCEJALES (AS) PROPIETARIOS PRESENTES
Minor Jiménez Gutiérrez                     PRESIDENTE Y SINDICO
Ronny Rodríguez Villalobos
Noemi Rodríguez Cordero (asume la propiedad)
Romelia Vargas Hernández
Enio Valenzuela Ruiz

CONCEJALES (AS) SUPLENTES PRESENTES
José León Sandoval

CONCEJALES AUSENTES CON JUSTIFICACION

CONCEJALES AUSENTES SIN JUSTIFICACION
Alba Rosa Gómez Espinoza
Reina Gloria Cruz Jiménez
Josué Villalobos Matamoros

SECRETARIA
Roxana Lobo Granados

         I.      Se comprueba el quórum y se da inicio a la sesión sometiendo a consideración del
                 Concejo el orden del día propuesto para esta sesión el cual se aprueba en todas
                 sus partes. ACUERDO UNANIME
         II.     INFORME DE LA AUDITORIA
         III.    DOCUMENTO DE ASESORIA LEGAL

MINOR: Le agradece a la auditora su presencia en el concejo le indica que la labor de ella es muy
importante y que es importante para abrirnos los ojos y saber donde estamos parados, ya que muchas
veces no nos damos cuenta. La gente comenta que aquí llega gente y no sabe a lo que viene, que
venimos ciegos y una vez que entramos por esa puerta nos enteramos inclusive hay compañeros que
llegan aquí y aun no se han ubicado inclusive hay un compañeros que piensan que están en un comité de
caminos o de futbol u otro, la responsabilidad es muy seria y dentro de poco nos vamos y dentro de diez
años nos pueden llamar a rendir cuentas por nuestros actos. Si nosotros supiéramos donde estamos
metidos siento que otro seria nuestro reaccionar y nuestras palabras. Ayer cuando escuchaba a bosque
areyis pensaba en lo que hemos fallado, en lo que podremos estar fallando y lo que podemos seguir
fallando y que el pueblo nos va a cobrar. Nosotros fuimos elegidos por el pueblo y debemos darle cuentas
al pueblo. Hace unos días vinieron unos vecinos de Montezuma y hablaron sobre eso y sobre Ronny y es
cierto el debe luchar por su comunidad. Es lastimoso cuando pronunciamos palabras que no tienen que ver
con la labor que realizamos aquí. Aquí debemos ser serios y responsables con nuestras palabras. El
campo que ocupamos es muy serio. La labor de la auditoria es muy delicada y muy seria. No entiendo
como hay personas que no nos hemos ubicado y lastima que no tenemos más tiempo para esto y hacer
las cosas mejor.

LIC. MARICEL. Agradece el espacio e indica que ya que Minor está tocando ese tema de la auditoria y de
su función va a expresar algo que tenia para el final. Yo me puse a revisar las actas para ver como a
funcionado el Concejo en los últimos días y me sorprendió ver que en varias actas se ha mencionado mi
nombre y tras de eso se ha puesto en mi boca cosas que no he dicho y me preocupo mucho porque me
dije ¿en qué momento yo dije eso? La función mía no es esa la que quieren hacer ver, porque el acta es un
documento publico donde queda constancia de todo lo que se dice e incluso se dice que yo dije que
aprobaran o no aprobaran un proyecto y esa no es una potestad mía, todo lo contrario, es una prohibición
para mi decir eso, inclusive la señora regidora que dice eso lo dice con toda la propiedad de que hablo
conmigo que me lo dijo en la cara, y ¿en qué momento?, si cuando ella estuvo en mi oficina ni siquiera se
había aprobado ese presupuesto, entonces como iba yo a saber que había un proyecto que podía o no
beneficiar a una persona u otra. En ese sentido el Concejo debe ser más respetuoso de las
manifestaciones que hace o que hacen sus miembros, porque son cosas que pueden afectar a una
persona o traerle consecuencias a la persona que las dice, porque es una manifestación que se dice y uno
no tiene derecho a defenderse. Incluso estaba viendo un acuerdo que estaba analizando, en el que se le
pide a la administración revisar los proyectos que vienen aquí y dentro de las instancias que se suponen
deben revisar esos proyectos están indicando a la contraloría de la municipalidad, yo creo que quizás hay
un poco de confusión y en los términos hay un poco de diferencia, hay tres leyes que tienen relación con
ese tema de control, en ese sentido tenemos la auditoría interna que se rige por la ley de control interno en
la que yo tengo una serie de deberes de obligaciones y de prohibiciones que hasta la fecha puedo decir

que he respetado, yo no me doy cuenta que proyectos se están haciendo, que calles se están reparando
de no ser que alguien, un particular, mencione el asunto, yo no tengo porque andar preguntando a la
Intendencia que proyectos está desarrollando en equis momento, ni debo hacerlo porque yo tengo que
dejar trabajar, porque el trabajo de la auditoria es después no antes, me están metiendo en eso como si yo
pudiera conocer todo. Mi departamento es una sola persona, yo tengo que hacer la labor de secretaria,
hacer mi presupuesto, mi plan de trabajo el cual debo cumplir, por lo tanto no se me puede pedir que yo
conozca todo lo que sucede en la municipalidad, además esa sería una función de una contraloría de
servicios no de la auditoria y esta tiene una ley diferente, creo que hay un poco de confusión. Cierto que yo
estoy en contacto con la contraloría pero las funciones de la contraloría son muchísimo más amplias que
las de la auditoria, quería aclararles eso porque si yo cumplo con ese acuerdo estaría cayendo en una
prohibición porque estaría ejerciendo funciones de la administración activa y por más que yo quiera
colaborar ahí no me puedo meter, yo no me puedo comprometer a revisar los proyectos que le corresponde
a la administración hacerse responsable. Eso quiero que les quede claro. Yo voy a revisar lo
correspondiente de acuerdo a los informes que realice. También en otra acta vi que el Intendente dice que
no entiende porque yo en años anteriores no analice el tema de zona maritimito terrestre y porque lo vine a
analizar ahora, como el otro día se los dije el tema de zona marítimo terrestre no es nuevo para esta
municipalidad ni para esta Intendencia. Cuando yo llegue aquí en el año 2008 la contraloría había estado
en este concejo como 6 o 7 meses analizando los expedientes y haciendo un informe sobre zmt, lo emitió y
a la fecha hay disposiciones que ellos emitieron que están pendientes de ejecución, entonces el Intendente
no puede decir que antes de que él estuviera no se emitió algún documento con respecto a zona marítimo
terrestre. Yo hago un plan de trabajo hago una valoración de riesgos, ustedes creen que yo me iba a poner
en el año que entre a hacer un estudio de un tema que no conocía, uno no puede ser irresponsable, tiene
que pasar el tiempo, en realidad zmt es un tema que no es fácil de comprender no se pueden emitir
recomendaciones irresponsablemente. Me preocupa porque tras de que el Intendente hace esas
manifestaciones queriendo insinuar no se que, después la regidora lo recalca otra vez, entonces yo digo
será que están pensando que hay alguna situación de porque yo no hice el análisis antes. Este informe se
hizo este año en el 2011 yo hice otro, no es un tema nuevo. Quería que ustedes conocieran la realidad y
que constara en actas, porque si eso queda ahí y la gente lo lee, seguro dice que es esto, por eso es
importante que ustedes conocieran esto. Yo nunca les voy a decir a ustedes que aprueben o no un
proyecto les puedo decir que aplica según la ley, pero ustedes deciden para eso están ustedes aquí y la
Intendencia para ejecutar.

MINOR: Siento que en el momento que se redacto esa moción la compañera que lo hizo lo hizo pensando
en que usted sirviera como un filtro mas para que las cosas se hagan bien, nosotros lo vimos desde ese
punto de vista, quizá debimos haber sacado la parte suya, porque su trabajo no es ese.

NOEMI. Los que estamos aquí debemos poner atención, ayer se voto un proyecto, y es de los que usted
menciono por eso yo no lo voté


INFORME DEL ESTUDIO SOBRE LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS DE CONTRATACION
ADMINISTRATIVA REALIZADOS POR EL AREA DE PROVEEDURIA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE
DISTRITO DE COBANO. (AIM-06-2013)

RESUMEN EJECUTIVO
En el presente informe se abordan los resultados de la evaluación de la gestión de los procedimientos de contratación
administrativa que realizó el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano durante el período comprendido entre el 1 de enero del año
2012 al 31 de agosto del año 2013 para contratar los bienes y servicios para la operación y sus proyectos de inversión. Además se
verificó la razonabilidad de políticas, procedimientos y prácticas para el control, uso, custodia y distribución de materiales
implementada en la Institución y la seguridad física de las instalaciones y activos.
Durante el referido tiempo, la Proveeduría del Concejo Municipal de Cóbano tramitó 202 procedimientos de contratación de los
cuales 25 se tramitaron como licitaciones abreviadas y 177 como contrataciones directas. La eficacia de adjudicación en los
procedimientos, fue de un 97%, lo cual representa resultados bastante satisfactorios.
Dicha actividad representó adjudicaciones por un monto cercano a los ¢550.660.553 (quinientos cincuenta millones seiscientos
sesenta mil quinientos cincuenta y tres colones), el 57,8% de ese monto se tramitó como licitaciones abreviadas y el 42.20% como
contrataciones directas.
Mediante el análisis de una muestra de 44 expedientes de contrataciones directas y 13 expedientes de licitaciones abreviadas
realizadas por la Proveeduría del Concejo Municipal, durante el período antes mencionado y la aplicación de un cuestionario
denominado “Gestión de los procesos de Contratación Administrativa realizados en el Área de Proveeduría”, se concluyó que el
Concejo Municipal no cuenta con un sistema para la gestión de la información del proceso de contratación que le permita obtener,
procesar, generar y comunicar la información relacionada con el proceso de contratación, no se cuenta con normativa interna que
regule y uniforme los procesos internos a seguir por las distintas dependencias de la organización para contratar bienes y servicios
para la operación y sus proyectos de inversión. Se evidenciaron debilidades y oportunidades de mejora en la gestión de los
procedimientos de contratación que tienen que ver, principalmente, con los requisitos previos, la decisión inicial de contratar, la
fundamentación de los requisitos y garantías que deben cumplir los oferentes y el control y supervisión de proyectos de inversión,
entre otros.
Lo antes señalado, requiere que se emita la normativa interna que facilite la planificación y ejecución de los procedimientos de
contratación apegados a los requisitos de admisibilidad técnica, jurídica, financiera y administrativa y que estos se fundamenten,
documenten y queden acreditados en el expediente. Esta normativa, deberá contribuir además con el fortalecimiento del proceso

de supervisión y evaluación de los proyectos de inversión y el control y custodia del inventario de materiales y suministros para la
construcción de proyectos. También se solicita establecer y aprobar los procesos y procedimientos internos relativos al
funcionamiento del Sistema Integral Municipal en el Área de Proveeduría Municipal para una adecuada gestión del proceso de
contratación, la toma de decisiones administrativas y propiciar una comunicación oportuna de los resultados a lo interno y externo
de la Institución.
INFORME DEL ESTUDIO SOBRE LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA REALIZADOS POR EL AREA
DE PROVEEDURIA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE COBANO. (AIM-06-2013)
1.         INTRODUCCIÓN
1.1.       Origen del Estudio
El estudio se realizó con fundamento en el programa de trabajo del año 2013 de la Auditoría Interna del Concejo Municipal de
Distrito de Cóbano.
1.2.       Objetivos del Estudio
Evaluar el cumplimiento, por parte del Concejo Municipal de Distrito de Cóbano, del marco regulatorio de contratación
administrativa vigente para contratar los bienes y servicios para la operación y sus proyectos de inversión.
Verificar la existencia y razonabilidad de políticas, procedimientos y prácticas para el control, uso, custodia y distribución de
materiales y la seguridad física de las instalaciones y activos.
1.3.       Alcance del Estudio
Los procedimientos se aplicaron sobre el proceso de contratación seguido por el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano durante
el período que abarca del 1 de enero del año 2012 al 31 de agosto del año 2013 (ampliándose en aquellos casos que se consideró
necesario), desde la decisión administrativa de promover el concurso, hasta el perfeccionamiento y/o la formalización de la
relación contractual. También se examinó la custodia y distribución de materiales, el transporte y uso de los materiales y la
seguridad física de las instalaciones y activos.
Para tales efectos, se utilizó un cuestionario denominado “Gestión de los procesos de Contratación Administrativa realizados en el
Área de Proveeduría”, complementado con información contenida en los registros de 44 expedientes de contrataciones directas y
13 expedientes de licitaciones abreviadas realizadas por la Proveeduría del Concejo Municipal, durante el período antes
mencionado. La selección se realizó utilizando como principal criterio, la cuantía de la adquisición.
El trabajo se realizó con sujeción al Manual sobre Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, la Ley de Contratación
Administrativa y su Reglamento y demás normativa aplicable.
1.4.       Comunicación de Resultados
Los resultados obtenidos producto del estudio realizado, fueron validados con la administración municipal en reunión sostenida el
día 12 de diciembre de 2013 a la 11:25 am, en el salón de sesiones del Concejo Municipal con la asistencia del señor Omar
Fernández Villegas, Intendente Municipal, Jackeline Rodríguez Rodríguez, Proveedora Municipal y Jeffrey Ramírez, Ingeniero
Municipal. También se presentaron los resultados al Concejo Municipal en sesión extraordinaria número 23-13 del día 18 de
diciembre del 2013 a las 5:00 pm.
1.5.       Generalidades del Estudio
En virtud de que en el presente informe se abordan los resultados de la evaluación de la gestión de los procedimientos de
contratación administrativa que realizó el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano durante el período comprendido entre el 1 de
enero del año 2012 al 31 de agosto del año 2013, así como la evaluación de la gestión que le da soporte al proceso de
contratación, a continuación se presentan algunos resultados generales sobre los procesos realizados durante ese período.
Durante el referido tiempo, la Proveeduría del Concejo Municipal de Cóbano tramitó 202 procedimientos de contratación de los
cuales 25 se tramitaron como licitaciones abreviadas y 177 como contrataciones directas. En el periodo en estudio no se tiene
evidencia de tramitación de licitaciones públicas. La eficacia de adjudicación en los procedimientos, fue de un 97%, lo cual
representa resultados bastante satisfactorios.
Dicha actividad representó adjudicaciones por un monto cercano a los ¢550.660.553 (quinientos cincuenta millones seiscientos
sesenta mil quinientos cincuenta y tres colones), el 57,8% de ese monto se tramitó como licitaciones abreviadas y el 42.20% como
contrataciones directas.
Estos resultados evidencian que a pesar de que la cantidad de procedimientos de licitación tramitados durante el período de
estudio fue relativamente baja en relación con los procedimientos de contratación directa, su impacto fue muy significativo en
cuanto a los recursos públicos involucrados.
Cuadro Nro. 1
Cantidad de adjudicaciones realizadas por el
Concejo Municipal de Cóbano
Por tipo de procedimiento
Periodo 2012 y 2013
                    Tipo de Procedimiento                      Cantidad          de Monto en colones
                                                               Procedimientos
                    Contratación Directa                       177                      232.531.884,00
                    Licitación Abreviada                       25                       318.128.669,00
                    Licitación Pública Nacional                0                        0,00
                    Total                                      202                      550.660.553,00
Fuente: Sistema de Actividad Contractual (SIAC)
2.         RESULTADOS
2.1. Gestión de la información del proceso de contratación
En sesión ordinaria número 44-11 del 22 de noviembre del 2011, el Concejo Municipal de Distrito de Cóbano autorizó al
Intendente a suscribir un convenio con el Instituto de Fomento y Asesoría Municipal para la utilización del Sistema Integral
Municipal, en dicho sistema se incluye un módulo para el procesamiento de información del Área de Proveeduría. Al 26 de
noviembre de 2013 este módulo se encuentra instalado pero indica la Proveedora que no se le ha brindado la capacitación
necesaria para poner a funcionar el sistema. Es decir que no se cuenta con un sistema integrado que brinde información relevante,
completa y actualizada sobre los aspectos relacionados con el desarrollo del proceso de contratación que facilite a los usuarios
accesar la información referente a los planes o programas de adquisiciones, los avisos, anuncios sobre las contrataciones, los

carteles, el registro de proveedores, las adjudicaciones y otros que permitan ofrecer insumos para una adecuada gestión del
proceso de contratación, la toma de decisiones administrativas y propiciar una comunicación oportuna de los resultados. Al
respecto el artículo 16 de la Ley General de Control Interno indica que: “Deberá contarse con sistemas de información que
permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades
realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida
en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha
gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las
bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la
información registrada.”
En cuanto al registro de información en el Sistema Integrado de Actividad Contractual (SIAC) se realizó una comparación entre la
información recogida de los expedientes y la contenida en el SIAC, con el objetivo de validar los datos incluidos en este último y
determinar inconsistencias de registro. Los datos consignados en el sistema están actualizados. Al momento de la revisión se
observaron 8 contrataciones directas pendientes de adjudicación de las cuales 2 se declararon infructuosas y 6 se encuentran en
trámite: También estas pendientes de adjudicación 4 licitaciones abreviadas.
2.2. Emisión y divulgación de normativa relativa al proceso de contratación administrativa
De acuerdo con la información suministrada por la Proveeduría e Intendencia Municipal, el Concejo Municipal de Distrito de
Cóbano no cuenta con reglamentos internos, procedimientos operativos, directrices o manuales, debidamente aprobados que
establezcan regulaciones con respecto a la planificación anual para la ejecución de los procedimientos ordinarios y de excepción
de contratación administrativa. Tampoco para que la Proveeduría realice la comprobación y acreditación documental de todos los
requisitos establecidos para cada procedimiento de contratación que se le solicita iniciar. No se han establecido regulaciones para
identificar las mejores alternativas y figuras contractuales, de previo a la elaboración del cartel respectivo, para definir la vigencia y
actualización de la información contenida en el registro de proveedores, tanto por parte de la propia entidad como por cada
proveedor. No se ha regulado tampoco la utilización del registro de proveedores de manera que se garantice la aplicación de los
principios de igualdad de trato y transparencia. Tampoco se ha definido el procedimiento para atender los recursos de objeción al
cartel, ni contra el acto final de los procedimientos que se tramiten. No se han establecido aún los requisitos indispensables para la
aprobación interna de los contratos administrativos que así lo requieren o los que deben cumplirse internamente para la remisión
de los contratos a la Contraloría General de la República para refrendo. Se carece también de otras regulaciones propias de la
Institución que faciliten la organización y funcionamiento de la Proveeduría Municipal tal como lo establece la Ley de Contratación
de Administrativa y su Reglamento y las buenas prácticas de control y gestión administrativa.
2.3 Organización para el desarrollo de las actividades relativas al proceso de contratación administrativa
El Concejo Municipal cuenta con una Proveeduría Institucional conformada por una funcionaria a la cual según el Manual de
Puestos y Escala Salarial le corresponde: controlar el registro de proveedores, recibir documentos para el inicio de la compra de
bienes y servicios, redactar los carteles, analizar ofertas, realizar contrataciones, comunicar las adjudicaciones, entre otros. Por
otra parte, en las funciones asignadas a la asesora legal en el mismo manual, se indica que ésta debe revisar y refrendar contratos
y revisar carteles de licitación, para el Ingeniero Municipal se advierte que debe planear, diseñar e inspeccionar obras municipales,
redactar carteles de licitación y revisar licitaciones. Estas funciones están enumeradas para estos funcionarios en el manual pero
no están definidas como parte de una normativa interna que facilite la organización y estructura administrativa y técnica de la
Proveeduría Municipal, en la que se le atribuyan las competencias, roles y responsabilidades de cada funcionario y la definición de
mecanismos de coordinación para cada una de las unidades participantes en el proceso de contratación desde la decisión inicial de
contratar, hasta la definición de los funcionarios u órganos competentes para dictar los actos finales de los procedimientos de
contratación. Al respecto la Ley de Contratación Administrativa en su artículo 105 señala: “En cada uno de los órganos y sujetos
públicos sometidos a los alcances de esta Ley, existirá una dependencia encargada de los procedimientos de contratación
administrativa, con la organización y las funciones que, en cada caso, se determinarán por medio del reglamento. -Cuando el
volumen de las operaciones o la organización territorial lo hagan necesario, podrá existir más de una unidad administrativa
encargada de los procedimientos de contratación.”
Las unidades relacionadas con la contratación administrativa no cuentan con programas de trabajo y definición de actividades,
que propicien el trámite de las contrataciones según lo programado en el plan o programa de adquisiciones. No existen criterios
definidos ni se confecciona para cada proyecto un cronograma general que especifique las distintas fases, trámites y tareas a
seguir por cada una de las unidades participantes en cada procedimiento de contratación, en cada expediente se presenta un
cronograma pero este es solamente para el cumplimiento de plazos de la Proveeduría, lo cual limita la asesoría, seguimiento y
colaboración que las unidades relacionadas con el proceso podrían darle a la Proveeduría en el momento de la planificación y
contratación del trabajo. El Reglamento a la Ley de Contratación en su artículo 10 establece que “una vez adoptada la decisión
inicial y cumplidos los requisitos previos, se trasladará a la Proveeduría Institucional quien conducirá el procedimiento de
contratación administrativa, conforme a las siguientes actividades… c) Establecer los controles necesarios para cumplir con el
cronograma estándar de las tareas y plazos máximos previamente definidos por ésta; para los diferentes procedimientos
concursales y de excepción a los procedimientos ordinarios de contratación d) Comunicar a cada uno de los funcionarios
responsables, los plazos y las tareas que deberán desempeñar, según el cronograma. e) Elaborar, con la participación de las
unidades usuaria, técnica, legal y financiera, según corresponda, el respectivo cartel…”
En cuanto al plan de adquisiciones el artículo 7 del Reglamento de Contratación Administrativa establece que “en el primer mes de
cada período presupuestario, la Administración dará a conocer el Programa de Adquisiciones proyectado para ese año, lo cual no
implicará ningún compromiso de contratar.” Para el caso del Concejo Municipal de Cóbano, la Proveedora Municipal realiza la
publicación en La Gaceta, para lo cual toma como base los proyectos incluidos en el presupuesto municipal aprobado, no se tiene
como práctica institucional el publicar esas invitaciones en otros medios electrónicos o su página web, entre otros para dar mayor
publicidad a dichos procedimientos. En el transcurso del año no se publican las modificaciones que se realizan al programa anual
de adquisiciones pues indica la Proveedora que estos no le son comunicados a ese departamento para que este pueda ajustar la
planificación de su trabajo. Indica también el Artículo 7 que “La Administración, podrá divulgar el respectivo programa de
adquisiciones y sus modificaciones en los Sistemas Electrónicos, a través de Internet. De utilizarse medios distintos de la publicación
en el Diario Oficial La Gaceta, el respectivo órgano o entidad por lo menos deberá informar, en el citado Diario, o en dos diarios de
circulación nacional, acerca del medio empleado para dar a conocer su programa de adquisiciones.”
2.4 Gestión de los procedimientos de contratación administrativa

Se procedió a la revisión del expediente de 44 contrataciones directas y 13 expedientes de licitaciones abreviadas realizadas por la
Proveeduría del Concejo Municipal del 1 de enero de 2012 al 31 de agosto del 2013, la revisión consistió en verificar el
cumplimiento de procedimientos, requisitos del cartel, actas de apertura, ofertas, contratos, pagos y demás aspectos relacionados
con el cumplimiento de la normativa. Obteniéndose:
                     La entidad no tiene definido un instrumento, metodología o guía para que las unidades usuarias o solicitantes
verifiquen y documenten el cumplimiento de los requisitos previos que señala el artículo 8 del Reglamento de Contratación
Administrativa, por ejemplo en las decisiones iníciales de contratación de maquinaria para la reparación de caminos se adjunta un
criterio técnico para la confección del cartel, elaborado por el Ingeniero Municipal el cual en la totalidad de los casos analizados es
muy general, no especifica ubicación exacta del proyecto, el material a utilizar, los kilómetros a reparar, el trabajo específico a
realizar en cada ruta, no hay planos de la obra, no se indica la situación actual de la ruta, no se realiza ningún tipo de estudio
ambiental, etc. En los casos en que se contratan varias rutas no se indica la estimación de horas que se emplearan en cada ruta,
sino que se hace un estimado global lo que ocasiona que se queden rutas de una contratación sin reparar y al no contarse con
información técnica suficiente es difícil determinar la situación que provocó el incumplimiento parcial de la contratación. Lo
expuesto se puede apreciar en los expedientes que corresponden a las contrataciones directas:
2013CD-000043-01: Según la decisión inicial suscrita por la Intendencia, este procedimiento se tramitó para contratar maquinaria
para intervenir algunas entradas del distrito: Entrada Hacienda Okra en San Isidro, Entrada San Isidro por los Cheracoles, Entrada
en La Florida. Sin embargo, en el expediente no se encontró la localización exacta de las entradas, ni tampoco que se verificara que
estas calles estén declaradas como públicas. Para una de las entradas específicamente la denominada entrada de Los Cheracoles,
posterior a la adjudicación se aporta un plano que la señala como calle pública. Se dio por terminada la contratación sin terminar
el objeto del contrato pues no se hizo el trabajo presupuestado para la Entrada de Florida indicando que se gastaron todas las
horas en las otras 2, tampoco se hizo ampliación del contrato, ni se justificaron claramente las razones por las que no se ejecutó
completamente lo adjudicado en el cartel.
2012LA-000003-01 Mediante esta licitación se reparó la ruta de Juan Cielo-Cementerio, sin contar con la documentación que
acreditara que es una calle pública. Es posterior a esta reparación que el Concejo Municipal solicita al INVU la autorización para
declarar la calle pública.
No se solicita póliza de riesgos del trabajo a los oferentes para ningún tipo de contratación. Según lo indicado en las Normas
Técnicas del Seguro de Riesgos de Trabajo del Instituto Nacional de Seguros, emitido mediante acuerdo 15 del 19 de diciembre de
2011) “Todo contrato de compra de servicios que celebre el Estado con terceros y para participar en licitaciones públicas y/o
privadas, se debe incluir dentro de los requisitos la presentación de la constancia emitida por el Instituto que valide la existencia del
seguro de Riesgos del Trabajo vigente al momento de la solicitud y acorde con los trabajos a realizar en concordancia con la
actividad económica que ampare los trabajos a realizar. El recibo póliza no sustituye la constancia indicada anteriormente.”
También la Directriz N° 34 emitida por la Presidencia de la República y publicada en La Gaceta No 39 del 25 de febrero del 2002
señala que “ En todo cartel de licitación y contrato administrativo regulados por Ley de Contratación Administrativa o por la Ley de
Concesión de Obra Pública, deberá incluirse una cláusula que establezca el deber ineludible de las empresas cocontratantes de
cumplir estrictamente las obligaciones laborales y de seguridad social, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento
del contrato respectivo.”
 No se indica en el contenido del cartel de las contrataciones directas, las especies fiscales y demás timbres que debe aportar el
oferente de conformidad con lo indicado en el Artículo 52 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, tampoco se
utilizan para la formalización de contratos u órdenes de compra. Al respecto conviene recordar lo que establece alguna normativa
relacionada con el tema de las especies fiscales:
El Código Fiscal, Ley Nº 8 establece:
“Artículo 272.- El impuesto del timbre será pagado en timbres o mediante entero a favor del Gobierno de la República, a
conveniencia del contribuyente, y se aplicará sobre:
1) En todo testimonio o certificación de instrumento, o documentos públicos no sujetos a inscripción en el Registro Nacional.
2) En todo documento privado de contrato, y en los que determina el artículo 273…”
La Ley Orgánica, no. 7105 “Ley del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica” del 31 de octubre de 1988,
establece:
“ARTICULO 53.- El timbre del Colegio se agregará y cancelará en:
(…) d) Las participaciones en las licitaciones públicas o privadas, y en los concursos de antecedentes de las instituciones públicas y
de las empresas públicas estatales.
ARTICULO 54.- Las instituciones del sector público y las empresas estatales solamente podrán aceptar y tramitar los documentos
mencionados en el artículo 53, cuando éstos tengan adherido y cancelado el timbre respectivo…”
La Ley 6496 en su Artículo 3º en relación con el timbre de La Ciudad de las Niñas señala:
“Establécese un timbre de cinco colones, que deberá ser pagado por todas aquellas personas físicas o jurídicas que intervengan en
licitaciones privadas, y otro de veinte colones para quienes intervengan en las licitaciones públicas, originadas, en ambos casos, en
instituciones públicas, de acuerdo con lo dispuesto por la Ley de la Administración Financiera de la República.”
En al menos tres contrataciones directas a principios del año 2012 se pudo notar que se le adjudicó a un proveedor que se
encontraba inactivo en la CCSS sin que conste que se cumpliera con lo indicado por los Lineamientos para la aplicación de los
incisos 1) y 3) del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja y el numeral 65 del Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa, el cual establece el procedimiento de verificación que debe realizarse en estos casos.
En las contrataciones directas no se presenta constancia o certificación de estar al día con las obligaciones con el Fodesaf de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley N°8783 de la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares.
“Los patronos y las personas que realicen, total o parcialmente, actividades independientes o no asalariadas, deberán estar al día
en el pago de sus obligaciones con el Fodesaf, conforme a la ley. Será requisito estar al día en el pago de las obligaciones que
dispone esta Ley, para realizar los trámites administrativos siguientes:
(…) c) Participar en cualquier proceso de contratación pública regulado por la Ley de contratación administrativa, la Ley de
concesión de obra pública, la Ley de la zona marítima-terrestre y el Código de Minería.
En las contrataciones a sociedades anónimas no se presenta certificación de estar al día con el pago del Impuesto a las Personas
Jurídicas. De conformidad con lo indicado en el artículo 5 de la Ley 9024, “... Igualmente, los contribuyentes de este impuesto que
se encuentren morosos no podrán contratar con el Estado o cualquier institución pública autónoma y semiautónoma.”

En al menos 10 casos se pudo observar que se acepta una declaración jurada de que la maquinaria está al día con RITEVE y con las
pólizas de vehículos, sin que se tenga en el expediente del proveedor la información de los vehículos con que este concursa,
dejando al Concejo imposibilitado de verificar si la maquinaria que está haciendo el trabajo efectivamente cumple con los
requisitos señalados.
Al respecto en el artículo 4 de la Ley de Tránsito se indica: “Sólo pueden circular legalmente, por las vías públicas los vehículos, de
propiedad privada o pública, que reúnan los siguientes requisitos:
  a) Estar inscritos en el Registro de Bienes Muebles y portar el correspondiente certificado de propiedad, el cual podrá ser exigido
por las autoridades de tránsito en cualquier momento; en su defecto, podrá portar una certificación de ese Registro, expedida como
máximo un año antes de la fecha. b) Portar las tarjetas de derechos de circulación y de revisión técnica de vehículos, que podrán
ser exigidas por las autoridades de tránsito en cualquier momento; además, deberán exhibir en el parabrisas delantero el
ecomarchamo y el marchamo de circulación (...)”
En ninguno de los carteles de contrataciones directas se encuentran clausulas penales y no se solicitan garantías de participación,
ni de cumplimiento, sin que se aprecie una justificación razonada para no considerar estos requisitos como parte del cartel. En las
licitaciones abreviadas se empezó a solicitar garantía de participación a partir de noviembre 2012. Se desconoce con qué criterio
se establecen las garantías de participación y cumplimiento en las licitaciones abreviadas y quien las decide. En ocasiones se
establece un 2% o 3% en garantías de participación y un 5% u 8% en garantía de cumplimiento. Indica el Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa en sus artículos 37 y 40 respectivamente que “Cuando lo estime conveniente o necesario para
salvaguardar el interés institucional, la Administración, podrá solicitar en el cartel o invitación una garantía de participación
porcentual, entre un 1% y 5% sobre el monto cotizado o bien un monto fijo en caso que el negocio sea de cuantía inestimable o no
le represente erogación. Si el cartel solicitare la presentación de la garantía de participación pero se omitiere la indicación de este
porcentaje en el cartel, se entenderá que éste será de un uno por ciento (1%).”
 “(…) La Administración solicitará siempre en las licitaciones públicas y las abreviadas y facultativamente en los restantes
procedimientos, una garantía de cumplimiento de entre el 5% y el 10% del monto adjudicado. En caso de omisión cartelaria, se
entenderá que la garantía es de un 5% sobre el respectivo monto.
En función de las condiciones particulares del negocio, tales como, la cuantía inestimable, la Administración podrá solicitar un
monto fijo de garantía.”
En al menos el 90% de las ofertas presentadas en el año 2012 por Agro turística Moya y Fernández S.A para contrataciones
directas de maquinaria no se detalla la maquinaria a cotizar, lo cual ha permitido que en al menos dos casos se le adjudicaran
concursos de maquinaria presentando un equipo con menor potencia de la requerida en el cartel.
En al menos dos casos se encontraron convenios para el almacenamiento de materiales por parte de proveedores,
específicamente, (Ferretería Cóbano), los cuales no establecen un plazo máximo para el retiro de materiales, ni las medidas que se
tomaran en caso de algún incumplimiento por parte del proveedor, tampoco se localizó una garantía. Cabe señalar que en el caso
de la licitación abreviada 2012LA-000020-01, esta fue adjudicada en diciembre de 2012 para la compra de materiales para
construcción de la casa de la cultura de la Asociación de Desarrollo Integral de Cóbano, en el convenio de construcción no se
especifica un plazo máximo para que construyan la obra y retiren los materiales, siendo que ya pasaron 11 meses y los materiales
continúan bajo custodia de la Ferretería. En la contratación directa 2013CD-000028-01 Materiales Puente Lalo, se pagaron los
materiales desde julio de 2013 y se dejaron en las bodegas de Ferroca y Ferretería Cóbano sin existir un convenio previo. Aún
existen materiales sin retirar en ambas ferreterías. No hay informes de avances en el proyecto, no hay fotos, ni bitácora.
Al menos 2 ofertas para contrataciones directas se han aceptado sin firma o con la firma de un empleado de la empresa que no
figura como representante legal, ni aporta un poder. De conformidad con lo indicado inciso j) del artículo 80 del Reglamento a la
Ley de Contratación Administrativa “la falta de la firma de una oferta no es un aspecto subsanable.”
2.5 Proyectos de Inversión
El Departamento de Proveeduría no lleva un registro para el control de proyectos de inversión en el que se pueda obtener
información sobre el nombre del proyecto, objetivos, alcances, diseño, monto, fuente de financiamiento, nombre del responsable,
fecha de inicio y fecha de terminación que permita conocer cada etapa del desarrollo del proyecto. No se documentan los
informes de inspección sobre avance, correcciones, modificaciones y finalización de obra, ni la información técnica y
administrativa generada para la autorización de los pagos por avance y conclusión de obra. No se evidencian estudios previos de
impacto ambiental para la realización de los proyectos de obra pública tal y como lo establece el artículo 148 del Reglamento a la
Ley de Contratación Administrativa. Esta condición puede apreciarse en las contrataciones directas, 2012CD-000118-01 para
pintura edificio, bacheo Cuesta de Mal País, Puente de Lalo del cual no consta un informe de avance ni realización de la obra y una
parte del presupuesto es partida específica y no refleja en que obra se emplearon los materiales. La contratación 2012CD-000120-
01 Aula del Colegio, se adjudicó parcialmente por falta de presupuesto, existe en el expediente un breve informe sin fecha de
parte de Ingeniería donde indica la entrega de materiales, pero no existe un informe de ejecución de proyecto. La contratación
2012CD-000094-01 presenta acta de entrega de materiales a la Escuela Las Delicias, pero no se presenta informe de la conclusión
del proyecto. Esta situación no permite comprobar que todos los materiales adquiridos para un proyecto, efectivamente se
utilizaran para el fin específico para el que se adquirieron. Al respecto establece la Norma de Control Interno para el Sector Público
4.5.1 “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo
de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al Sistema de Control Interno, así como emprender las
acciones necesarias para la consecución de los objetivos.”
En los expedientes de contratación de maquinaria para la reparación de rutas o extracción de material no se localizan informes de
avance de las obras que permitan determinar cuántas horas se están invirtiendo en cada camino, el Ingeniero no lleva una bitácora
que muestre el nivel de avance de la obra en cada visita ni que revele la efectiva supervisión realizada a la maquinaria para la
correcta ejecución de trabajo. La supervisión de la maquinaria está asignada a un Inspector de Maquinaria contratado por la
Intendencia para llevar el control, sin embargo el registro que éste lleva se utiliza para tramitar el pago, no para verificar la eficacia
y eficiencia de la maquinaria contratada. Indica el Ingeniero Municipal que entre los meses de abril y mayo 2012 el inspector le
presentó informes sobre la ejecución de trabajo de la maquinaria pero después no ha presentado más informes. Los informes
finales presentados por Ingeniería sobre la contratación de maquinaria son muy generales y no detallan el trabajo realizado y las
horas utilizadas para la realización de cada proyecto. Algunos tienen un pequeño archivo fotográfico que funciona como un
recibido de lo contratado para que se pueda generar el pago. Al respecto el artículo 61 de la Ley de Contratación Administrativa
indica que:

 “La Administración recibirá oficialmente las obras, después de contar con los estudios técnicos que acrediten el cumplimiento de
los términos de la contratación, lo cual hará constar en el expediente respectivo, sin perjuicio de las responsabilidades
correspondientes a las partes, sus funcionarios o empleados, o a las empresas consultoras o inspectoras.
El recibo de la obra se acreditará en un acta firmada por el responsable de la Administración y el contratista, en la cual se
consignarán todas las circunstancias pertinentes.”
2.6 Custodia y seguridad de materiales y activos
La bodega que posee la Proveeduría Institucional apenas es suficiente para el almacenamiento de suministros y papelería y útiles
para el área administrativa no teniendo espacio para resguardar los materiales comprados para la ejecución de proyectos. Indica la
Proveedora que por esta razón se ve en la necesidad de utilizar las bodegas de las ferreterías para el resguardo de materiales que
en ocasiones ascienden a varios millones de colones. Las alcantarillas se encuentran en el plantel municipal sin contar con
condiciones de seguridad suficientes, siendo que el plantel municipal tiene libre acceso del público, pues el portón del frente
permanece abierto hasta los fines de semana y no se cuenta con guarda en el plantel. El control de las alcantarillas es llevado por
el Ingeniero Municipal mediante cartas o boletas de solicitud que respaldan la entrega de alcantarillas, la mayor parte de las
boletas son firmadas solamente por el Ingeniero pues a él le corresponde entregarlas y recibirlas. Al momento de la visita al plantel
donde se almacenan las alcantarillas el inventario no se encontraba al día, aproximadamente dos días después el Ingeniero lo
entregó, los saldos de inventario coinciden con las existencias en el plantel pero es difícil constatar la ubicación exacta de las
alcantarillas que se han colocado en los caminos, ni la cantidad que se coloca en cada paso reparado pues el registro que lleva el
Ingeniero no lo específica. En relación con lo indicado establece la Norma de Control Interno para el Sector Público 4.3 “ El jerarca
y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control
pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos
pertenecientes a la institución…”
3.         CONCLUSIONES
           El Concejo Municipal de Distrito de Cóbano no cuenta con un sistema integrado que brinde información relevante,
completa y actualizada sobre el proceso de contratación administrativa.
Tampoco cuenta con reglamentos internos, procedimientos operativos, directrices o manuales, debidamente aprobados que
establezcan regulaciones con respecto a la planificación anual, para que las unidades usuarias o solicitantes verifiquen y
documenten el cumplimiento de los requisitos previos y para que la Proveeduría realice la comprobación y acreditación
documental de todos los requisitos establecidos para cada procedimiento de contratación que se le solicita iniciar, ni para atender
los posibles recursos de objeción que se pudiesen presentar.
Por otra parte, presenta limitaciones o debilidades importantes en el establecimiento de regulaciones propias de la Institución que
faciliten la organización y funcionamiento de la Proveeduría Municipal en la que se le atribuyan las competencias, roles y
responsabilidades de cada funcionario y la definición de mecanismos de coordinación para cada una de las unidades participantes
en el proceso de contratación que propicien el trámite de las contrataciones según lo programado en el plan o programa de
adquisiciones.
El no contar con criterios definidos o un cronograma general para cada proyecto limita la asesoría, seguimiento y colaboración
que las unidades relacionadas podrían darle a la Proveeduría en el momento de la planificación y contratación del trabajo y se
constituye en un riesgo relevante para el éxito de la actividad contractual y consecuentemente, para el logro de los objetivos y
metas propuestas en la planificación y el plan de adquisiciones propuesto.
Para las contrataciones directas, se omiten requisitos establecidos en la normativa, como son las especies fiscales, la certificación
de estar al día con las obligaciones de la CCSS, Fodesaf, el Impuesto a las Personas Jurídicas. No se establecen clausulas penales,
póliza de riesgos del trabajo, no se emplean garantías de participación, ni de cumplimiento, que den mayor seguridad a las
actividades de contratación promovidas.
Se perciben deficiencias y oportunidades de mejora en el control de proyectos de inversión, y en la información técnica y
administrativa que debe respaldar cada proyecto realizado. La implementación de buenas prácticas de administración de
proyectos coadyuvaría en un efectivo control de las etapas de desarrollo y seguimiento de cada proyecto, facilitaría la toma de
decisiones y permitiría responder en forma rápida y oportuna ante la materialización de riesgos durante el cierre de la ejecución
contractual.
Finalmente, se identificaron varias debilidades en la gestión de almacenamiento, seguridad, control y disposición de los materiales
y suministros adquiridos para la realización de proyectos, motivadas principalmente en la carencia de una bodega o plantel
municipal que brinde las condiciones de espacio y seguridad requeridos. La falta de esta bodega ha permitido el establecimiento
de convenios de almacenamiento de materiales con Ferreterías y la administración de materiales sin que se apliquen los controles
requeridos.
En síntesis, el estudio logró evidenciar oportunidades de mejora así como áreas débiles del proceso de contratación administrativa
del Concejo Municipal de Cóbano, unas ubicadas en la gestión que le da soporte a ese proceso y otras propiamente en la gestión
de los procedimientos de contratación, los cuales son el medio para cumplir los objetivos y metas propuestos por el Concejo
Municipal para la realización de proyectos en su jurisdicción y para adquirir los bienes y servicios que facilitan la realización de las
labores propias del ente municipal.

4.        RECOMENDACIONES
          Es necesario que el Concejo adopte todas las medidas necesarias para resolver esa problemática, por tanto, con
fundamento en lo expuesto y de conformidad con las competencias concedidas en los artículos, 22, 35, 36 y 37 de la Ley General
de Control Interno, No. 8292, se emiten varias recomendaciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán estar
debidamente cumplidas en los plazos definidos a partir de la fecha de recibo de este informe.
Para el cumplimiento de lo recomendado en este informe, deberán dictarse lineamientos claros y específicos y designar
puntualmente los responsables de ponerlos en práctica, por lo que esas instrucciones deberán emitirse por escrito y ser
comunicadas formalmente, así como definir plazos razonables para su realización, de manera que la administración activa pueda
establecer las responsabilidades correspondientes en caso de no acatamiento de estas recomendaciones.
4.1. Al Concejo Municipal
En función de lo que establece el artículo 13 del Código Municipal, en el sentido de que son atribuciones del Concejo, aprobar los
presupuestos, dictar los reglamentos de la corporación, organizar, mediante reglamento, la prestación de los servicios municipales,

celebrar convenios, comprometer los fondos o bienes y autorizar los egresos de la municipalidad, excepto los gastos que son de
competencia del Intendente, se gira la siguiente recomendación a ese órgano colegiado:
Brindar, en la forma y condiciones que le corresponde a ese Concejo, el apoyo necesario a las acciones que proponga el Intendente
Municipal para el cumplimiento de las recomendaciones giradas a esa instancia. Asimismo, aprobar la normativa interna que
presente el Intendente Municipal para regular la actividad de contratación administrativa, con el fin de solventar las debilidades
que se han venido presentando en los asuntos tratados en el presente informe en materia de contratación administrativa.
4.2. Al Intendente Municipal
Emitir, con fundamento en el bloque de legalidad, la normativa interna (reglamentos, procedimientos, directrices u otros
instrumentos) que facilite: a) la organización y estructura administrativa y técnica de la Proveeduría Municipal, en la que se le
atribuyan las competencias, roles y responsabilidades de cada funcionario y la definición de mecanismos de coordinación para
cada una de las unidades participantes en el proceso de contratación desde la decisión inicial de contratar, hasta la definición de
los funcionarios u órganos competentes para dictar los actos finales de los procedimientos de contratación. b) las actividades
relacionadas con la planificación anual para la gestión individual e integral de los procedimientos ordinarios y de excepción de
contratación, procurando que en el plan de adquisiciones se incluyan los proyectos prioritarios y que contenga las distintas fases,
trámites y tareas a seguir por cada una de las unidades participantes en cada procedimiento de contratación, considerando para
esto la capacidad de gestión de la Proveeduría para la ejecución del programa anual de adquisiciones. c) dar a conocer las
modificaciones que se realizan al programa anual de adquisiciones para que la Proveeduría y demás departamentos involucrados
puedan ajustar la planificación de su trabajo d) el establecimiento y regulación del mecanismo de divulgación y comunicación de la
normativa interna.
Asimismo, tomar las previsiones para que, a más tardar el 15 de enero de 2014, se haya aprobado un plan-cronograma de acción –
que contemple metodología de trabajo, actividades, plazos (dentro de período máximo de nueve meses), responsables, etc. con el
propósito de desarrollar e implementar la normativa interna solicitada; y remitir a esta Auditoría Interna copia de la aprobación
del referido plan-cronograma de acción, a más tardar el 30 de enero de 2014.
Posteriormente, a más tardar el 30 de setiembre de 2014, remitir a esta Auditoría Interna copia de las aprobaciones de los
diferentes instrumentos de la normativa solicitada.
Instruir a quien corresponda para que se elabore, apruebe e implemente, de manera ordenada y precisa y con fundamento en el
bloque de legalidad, los procesos y procedimientos que permitan: a) la elaboración y ajuste del cronograma específico de tareas y
responsables para el desarrollo normal del trámite de cada procedimiento de contratación con las pautas, tiempos y la definición
de los responsables de cada una de ellas; b) que al inicio de los procesos de contratación las unidades usuarias corroboren y
evidencien el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad técnica, jurídica, financiera y administrativa y que estos se
fundamenten, documenten y queden acreditados en el expediente; c) la solicitud y recepción completa de los documentos por
parte de la Proveeduría y que esa unidad corrobore el acatamiento de los requisitos previos imprescindibles en toda decisión de
inicio del procedimiento de contratación; d) que en los expedientes se precisen y documenten las razones para solicitar o no la
rendición de garantías, retenciones y otros, según corresponda, así como sus parámetros de cuantificación; e) que en los
expedientes de los proyectos de inversión se haga constar el control, supervisión y evaluación ejercida por los responsables desde
la etapa de inicio hasta la recepción definitiva del objeto contractual; f) fortalecer el control y custodia del inventario de materiales
y suministros para la construcción de proyectos procurando las condiciones de espacio y seguridad requeridos.
Asimismo, girar las instrucciones pertinentes para que, a más el 31 de enero de 2014, se haya aprobado un plan-cronograma de
acción –que contemple metodología de trabajo, actividades, plazos (dentro de período máximo de nueve meses), responsables,
etc., con el propósito de desarrollar e implementar los procedimientos internos solicitados; y remitir a esta Auditoría Interna copia
de la aprobación del referido plan-cronograma de acción a más tardar el 15 de febrero de 2014.
Posteriormente, a más tardar el 30 de setiembre de 2014, remitir a esta Auditoría Interna copia de las aprobaciones y
cumplimiento de los diferentes procesos y procedimientos solicitados en esta recomendación.
Instruir a quien corresponda para que se gestione la capacitación requerida y para que se verifique el correcto funcionamiento del
Sistema Integral Municipal contratado con el Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM) y para que se establezcan y
aprueben los procesos y procedimientos internos relativos al funcionamiento del sistema en el Área de Proveeduría Municipal
para que el Sistema Integral Municipal facilite la obtención, procesamiento, generación y comunicación de datos e información
confiable, suficiente, pertinente y oportuna, referente a los planes o programas de adquisiciones, los avisos, anuncios sobre las
contrataciones, los carteles, el registro de proveedores, las adjudicaciones y otros que permitan ofrecer insumos para una
adecuada gestión del proceso de contratación, la toma de decisiones administrativas y propiciar una comunicación oportuna de los
resultados a lo interno y externo, incluida la alimentación del SIAC.
Además, girar las instrucciones pertinentes para que, a más tardar el 15 de enero de 2014 se cuente con un plan-cronograma de
acción –que contemple la metodología de trabajo, las actividades, los plazos (dentro de período máximo de doce meses), los
responsables, etc.– con el propósito de desarrollar e implementar los procedimientos. Remitir a esta Auditoría Interna, a más
tardar el 31 de enero de 2014, copia del documento de aprobación correspondiente de dicho plan-cronograma de acción. Y,
después, a más tardar el 31 de diciembre de 2014, remitir a esta Auditoría copia de las aprobaciones respectivas de los diferentes
procesos y procedimientos internos solicitados en esta recomendación


MINOR: yo        quería hablar un poquito sobre la proveedora. Hace unos días vino un proyecto de
contratación de maquinaria para el basurero y la contratación de un geólogo el cual venia incompleto y en
esos días me entere que hay cosas que en la administración hay cosas que no caminan bien. Empezando
nosotros acá a esta pobre muchacha se le saco una tarjeta amarilla y luego una roja y lastimosamente
nosotros estamos iniciando y no sé hasta cuanto la muchacha fue culpable, se le hizo un gran daño moral y
tal ves había otra forma de subsanar lo que pasó, pero si veo que la dejan muy sola a ella, unos tiran la
piedra se meten la mano a la bolsa y la dejan sola con todo. Ella me llamo y me explico lo que pasaba y
que los tiempos estaban muy difíciles que el compañero presento el proyecto dice que el cumplió con lo de
él pero al resto nos queda el camarón. Como hace falta la coordinación y los reglamentos para que las
cosas caminen bien. Esto del SIACC si la gente no viene porque no mandar a una persona a San José los
días necesarios para que se empape bien, y que esa persona transmita, se pago una plata, y se necesita.

MARICEL. Es increíble de ese convenio solo pude conseguir el acuerdo de autorización para que el
Intendente firme el convenio y el pago. Y ninguno de los sistemas que se contrataron está funcionando. Ya
ha pasado un año. No hay comunicación ni un compromiso entre los departamentos. La contratación
administrativa es muy delicada porque usted compromete recursos y de acuerdo a como usted redacte las
condiciones del cartel y las restricciones porque eso le va a permitir a los oferentes presentar recursos.

-Falta normativa interna que indique que requisitos se deben pedir porque no hay claridad en eso.
El que hace la decisión inicial debe darle a la proveedora todos los requisitos ella solo debe revisar, y aquí
todas las decisiones iniciales son iguales como también lo son los criterios técnicos, también falta
planificación si sacan tres contratos a la vez es lógico que ese muchacho no puede estar en todos

MAINOR: Me han dicho que ese muchacho que tienen inspeccionando no está funcionando.
La gente pregunta por los contratos por las horas de trabajo, las comunidades quieren saber. Se debería
coordinar con las fuerzas vivas de las comunidades para que ellos controlen las maquinarias, así se hacía
antes y era muy efectivo, ahora se termina las horas y la plata y tenemos que aprobar ademdun. Mientras
más gente vigile mas se aprovechan los recursos

NOEMI: Se puede coordinar con las asociaciones de Desarrollo para que ellos colaboren

RONNY. Yo el otro día le dije a Momo que le avisara a la Asociación cuando iniciaban Cabuya, dijo que si y
nunca lo hizo se trabajo y la comunidad no se entero del proyecto.

CONSIDERANDO:
-Que se ha conocido el informe le auditoria denominado “Informe del Estudio sobre la Gestión de los
Procesos de Contratación Administrativa realizados por el Área de Proveeduría del Concejo Municipal de
Distrito de Cóbano . (AIM-06-2013)”

ACUERDO Nº1
SE ACUERDA: 1. “Aprobar el informe presentado por la auditora denominado INFORME DEL ESTUDIO
SOBRE LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA REALIZADOS
POR EL AREA DE PROVEEDURIA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE DISTRITO DE COBANO. (AIM-06-
2013)

2. Solicitarle a la Intendencia se acaten las recomendaciones emitidas en este informe e indícales que nos
remitan copia del plan –cronograma de acción”. ACUERDO UNANIME

III. DOCUMENTO DE ASESORIA LEGAL

a. Lic. Francil Herrera. Oficio número: CMDCAL - 082 – 2013.

Por medio de la presente me permito saludarlos, y a la vez manifestarles en mi calidad de asesora legal de este Concejo, mi
disconformidad con respecto a la so licitud hecha por parte del Administrador Tributario y Financiera de este Concejo Municipal de
Distrito, quien según oficios ADT – 257 y 258 – 2013, y presentada ante el Concejo Municipal en la sesión ordinaria número: 47 -12
de fecha 10 de Diciembre del 2013, mediante la cual se les solicita ordenar dar inicio a los trámites para la contratación de un
geólogo, con el propósito de obtener la viabilidad ambiental y el estudio de impacto ambiental tanto para el relleno sanitario, así
como para la implantación de una planta de generación de energía a base de residuos sólidos, de la misma manera la contratación
de una serie de maquinaria por la suma de ¢ 30.000.000 y ¢ 20.390.000 colones respectivamente. (ver documentación adjunto) .
En virtud de lo anterior, me permito informar que para poder dar inicio a ambos procedimientos de contratación administrativa,
deben ser única y exclusivamente a través de una licitación abreviada, esto según los límites establecidos por la Contraloría
General de la República para contrataciones administrativas, el cual deberá cumplir con las siguientes etapas:
Primera: Es obligación de la unidad solicitante emitir formalmente la decisión inicial, proceder a pedir al departamento de
tesorería la aprobación de la disponibilidad presupuestaria para que esta sea remitida al Concejo Municipal, quien tiene la
obligación tomar un acuerdo sea positivo o negativo en que se autorice a la Intendencia Municipal para iniciar los trámites ante el
Departamento de Proveeduría de este Concejo Municipal, con el propósito de que este proceda con la elaboración de los carteles
correspondientes, y este los remita a los departamento respectivos, (ingeniería, legal, unidad solicitante) a quien generalmente se
les concede dos días mínimo para que realicen las observaciones correspondientes, y concedan el visto bueno respectivo, para que
pueda emitir el cartel definitivo y puedan ser entregados a los eventuales oferentes y se elaboran las invitaciones respectivas.
Segundo: Según el artículo 98 del Reglamento de la Ley de Contracción Administrativa obliga a la administración a invitar a un
mínimo de 5 proveedores del mismo bien o servicio requerido, sea en este caso en particular geólogo y empresa que alquile
maquinaria quienes deberán estar inscrito en el registro de proveedores de este Concejo municipal, pero en los casos en que el
numero de proveedores sea inferior, deberá realizar la invitación al cursos mediante publicación en el Diario Oficial la Gaceta y los
medios electrónicos habilitados para el efecto.
Salvo en aquellos casos en los que los números de proveedores inscritos sean iguales o superiores a cinco, la administración queda
facultada para realizar invitación por cualquier otra forma o medio.

Tercero: Posteriormente el plazo para la apertura de las ofertas según el artículo 99, no puede ser menor a 5 ni mayor a 20 días
hábiles, únicamente en casos muy calificados podrá ser ampliado hasta un máximo de 10 días hábiles. No se cuenta el día de la
notificación a cada oferente o publicación.
Cuarto: Subsiguientemente, una vez recibidas las mismas estas deben ser remitidas por parte de la proveeduría municipal a los
departamentos respectivos (ingeniería, legal, unidad solicitante), con que propósito que sean analizadas y cada uno de ellos
verifique el cumplimientos de los requisitos técnicos y legales requeridos en el cartel, para lo cual se le deberá dar 2 días como
mínimo para la revisión citada.
Quinto: Una vez analizadas las ofertas se tendrá que determinar si procede la prevención de la subsanación de aspectos, no que
no sean esenciales con base en lo establecido en el artículo 80 y 81 del Reglamento de la Ley de Contratación administrativa, para
con se establece un plazo de hasta 5 días hábiles lo cual va depender de la complejidad de la documentación requirieran aportar.
Sexto: Consecutivamente se proceda a verificar dicha información, y se remite nuevamente a los departamentos respectivos
(ingeniería, legal, unidad solicitante), con el propósito de determinar que se haya cumplido a cabalidad con la prevención hecha, o
de lo contrario se proceda a dar la recomendación respectiva positiva o negativamente.
Séptimo: Una vez cumplida la etapa anterior, el departamento de proveeduría procederá a realizar la calificación de las ofertas, y
dar recomendación a este Concejo para que se tome la determinación final de adjudicación o de la misma manera, declarar
desierto el concurso.
Octavo: El Concejo cuenta con un plazo para dictar el acto final, que no puede ser superior al doble del plazo dictado en el cartel
para recibir ofertas. ( Ejemplo si se dan 5 días, contara con 10 días máximo para la adjudicación)
Noveno: Una vez tomada en el acuerdo este deberá ser comunicado a la proveedora, para que esta proceda a notificar dicho
resultado, por el mismo medio que extendió la invitación respectiva, para lo cual se deberá conceder una plazo minino de 5 días
hábiles para que los eventuales oferentes procedan a presentar las apelaciones respectivas en caso de encontrase disconforme
con el resultado.
Decima: Una vez trascurrido dicho término, el adjudicatario tendrá dos días para la presentación de la garantía de cumplimiento
para proceder con la suscripción del contrato respectivo entre ambas partes.

Con base en todos lo antes expuestos, me permito externarles mi preocupación con respecto a los plazos establecidos para
realizar ambas contracciones, así como también el tema de la cantidad de proveedores que posee este Concejo Municipal para
que nos brinde servicios profesionales de geologías, ya que esto implicaría que tenga que dar una publicación en el Diario Oficial la
Gaceta, quien generalmente dura varios días para la publicación de este tipo de documento, aunado a esto se debe tomar en
cuenta que debe darse este la invitación por este medio también se debe de publicar la adjudicación por este mismo medio, lo
que significa que tendríamos hasta el día 20 de Diciembre del presente año, para realizar ambas publicaciones, ya que esta
institución cierras sus puertas dicha fecha y abre las mismas hasta el 6 de Enero del 2014.
Además también deberán tomar en cuenta que habría que publicar las fechas de la nueva sesion que serían realizadas, después de
la fecha publicada para el cierre este Concejo.
Lo que significaría que no cumplirse lo anterior, la administración se encuentra en la potestad por este motivo de iniciar
procedimientos de contratación administrativa, en contra de los funcionarios que incumplieran con lo establecido para aplicar lo
establecido en el artículo 96 de la Ley de Contratación Administrativa que establece textualmente lo siguiente:

         Otras sanciones:
         Se impondrá la sanción de apercibimiento escrito, al funcionario que incurra en alguna de las siguientes infracciones:
         a) No incorporar oportunamente, debiendo hacerlo, documentación atinente al expediente administrativo.
         b) Impedir o dificultar de manera injustificada el acceso a un expediente administrativo, de cuyo manejo o custodia
         esté encargado.
         c) No incluir en un informe o dictamen datos relevantes para el estudio de las ofertas, cuando se determine que los
         conocía al rendir su dictamen.
         d) Retrasar injustificadamente el trámite de pagos que deba cubrir la Administración a sus proveedores o contratistas.
         e) Retrasar de modo injustificado la recepción de bienes u obras.
         f) En general, incumplir los plazos que esta Ley prevé para el dictado o la ejecución de los actos administrativos.
         (Así reformado el inciso anterior mediante el artículo 1° de la ley N° 8511 del 16 de mayo del 2006).
         g) No atender ni responder a tiempo e injustificadamente una prevención hecha por la Contraloría General de la
         República en el ejercicio de sus funciones.
         h) Faltar al deber de diligencia esperada de sus condiciones personales y del puesto que ocupa, ya sea por culpa,
         imprudencia o impericia causando un daño real a los particulares o a la Administración, durante un procedimiento de
         contratación, siempre que la gravedad de las circunstancias y la cuantía del daño no ameriten una sanción mayor.
         i) No publicar el encargado de hacerlo, en el tiempo debido, el programa de adquisiciones según se dispone en el
         artículo 6 de la presente ley.
         j) No enviar a la Contraloría General de la República, en el plazo establecido, los informes mencionados en el artículo
         101 de esta ley.
         (Así reformado por el artículo 1º, inciso n), de la ley Nº 7612 de 22 de julio de 1996)

Situación, que a todas luces es evidencia que de llevarse a cabo dichos procesos licitatorios, estos quedarían inconclusos, sea que
hubiesen sido iniciados un días después haber presentado la decisión inicial al Concejo, ( 11 de Diciembre del 2013), o sea iniciado
en estos momentos quedando evidenciado la irresponsabilidad de la unidad solicitante del proceso en esta condiciones, sin
importarle las consecuencias legales de los demás funcionarios involucrados, así como los inconvenientes que pueda tener la
administración ante los eventuales oferentes, solo por salir de una responsabilidad que el adquirió ante la administración producto
de la problemática que tiene este Concejo con el vertedero municipal, al cual se dicto un cierre técnico total por parte de las

Autoridades competentes meses atrás, es hasta este momento que se le da la importancia debida, en donde de no realizar dicho
proyecto al concluir este año, los recursos presupuestados estarán siendo pasados a el superávit.
No obstante de continuar así las cosas, esta asesoría legal se ve obligada de este momento a interponer formal acto de
DESOBENCIA ADMINISTRATIVA, con fundamento en lo establecido en el artículo 108 de la Ley General de Administración Pública,
que para el efecto establece:

Artículo 108.-
1. Deberá desobedecer el servidor cuando se presente cualquiera de las siguientes circunstancias:
a) Que la orden tenga por objeto la realización de actos evidentemente extraños a la competencia
del inferior; y b) Que el acto sea manifiestamente arbitrario, por constituir su ejecución abuso de autoridad o cualquier otro
delito.
2. La obediencia en una cualquiera de estas circunstancias producirá responsabilidad personal del funcionario, tanto
administrativo como civil, sin perjuicio de la responsabilidad penal que pueda caber.

CONSIDERANDO.
-Que se ha conocido OFICIO : CMDCAL - 082 – 2013 de la asesora legal donde indica su
disconformidad con respecto a la so licitud hecha por parte del Administrador Tributario y Financiera de
este Concejo Municipal de Distrito, quien según oficios ADT – 257 y 258 – 2013, y presentada ante el
Concejo Municipal en la sesión ordinaria número: 47 -12 de fecha 10 de Diciembre del 2013, mediante la
cual se les solicita ordenar dar inicio a los trámites para la contratación de un geólogo, con el propósito de
obtener la viabilidad ambiental y el estudio de impacto ambiental tanto para el relleno sanitario, así como
para la implantación de una planta de generación de energía a base de residuos sólidos, de la misma
manera la contratación de una serie de maquinaria por la suma de ¢ 30.000.000 y ¢ 20.390.000 colones
respectivamente

-Que indica además que interpone acto de desobediencia administrativa con fundamento en lo establecido
en el artículo 108 de la Ley General de Administración Pública.

ACUERDO Nº2
SE ACUERDA: Dar por conocido el documento y aceptar lo indicado por la asesora legal”. ACUERDO
UNANIME

Finaliza la sesión al ser las veinte horas con veinte minutos



Roxana Lobo Granados                                             Minor Jiménez Gutiérrez
Secretaria                                                       Presidente