Extraordinaria 18 · 2012-11-22
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Las actas se corrigen y aprueban en la sesión siguiente; verifique que esta sea la versión aprobada antes de citarla. Forma citable: sesión extraordinaria N.º 18 del 2012-11-22 + número de acuerdo.
Acuerdos en esta acta
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- Acuerdo 1 (pág. 6) · unanime ACUERDO Nº1 SE ACUERDA: “1. Aprobar en todas sus partes el Informe presentado por la auditoría interna denominado Informe del Estudio de Auditoria sob…
ACTA EXTRAORDINARIA Nº 18-12
Acta número dieciocho - doce de la sesión Extraordinaria que celebra el Concejo Municipal del Distrito de
Cóbano el día veintidós de noviembre de dos mil doce a las diecisiete horas en la sala de sesiones de este
Concejo.
CONCEJALES (AS) PROPIETARIOS PRESENTES
Minor Jiménez Gutiérrez PRESIDENTE Y SINDICO
Romelia Vargas Hernández
Enio Valenzuela Ruiz
Reina Gloria Cruz Jiménez
CONCEJALES (AS) SUPLENTES PRESENTES
José Fernando León Sandoval
CONCEJALES AUSENTES CON JUSTIFICACION
Josué Villalobos Matamoros
CONCEJALES AUSENTES SIN JUSTIFICACION
Ronny Rodríguez Villalobos
Kattia Núñez Castro
Alba Rosa Gómez Espinoza
SECRETARIA
Roxana Lobo Granados
I. Se comprueba el quórum y se da inicio a la sesión sometiendo a consideración del
Concejo el orden del día propuesto para esta sesión el cual se aprueba en todas sus
partes. ACUERDO UNANIME
II. PRESENTACION DEL INFORME DE AUDITORIA DENOMINADO “ESTUDIO SOBRE EL
CONTROL INTERNO Y MANEJO DE RECURSOS TRANSFERIDOS POR EL CONCEJO
MUNICIPAL AL COMITÉ DISTRITL DE DEPORTES Y RECREACION DE COBANO DURANTE EL
AÑO 2011”.
III. EXPLICACION DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DE LA AUDITORIA PARA EL AÑO 2013 Y LAS
REFORMAS ELABORADAS AL PLAN ESTRATEGICO 2012-2015.
II. PRESENTACION DEL INFORME DE AUDITORIA DENOMINADO “ESTUDIO SOBRE EL
CONTROL INTERNO Y MANEJO DE RECURSOS TRANSFERIDOS POR EL CONCEJO
MUNICIPAL AL COMITÉ DISTRITAL DE DEPORTES Y RECREACION DE COBANO DURANTE
EL AÑO 2011”
1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO
El presente informe es parte de un estudio realizado como parte del plan de trabajo de esta auditoría interna para el año 2012.
1.2. OBJETIVO DEL ESTUDIO
Evaluar el cumplimiento, suficiencia y validez del control interno y la gestión del Comité Distrital de Deportes y Recreación de Cóbano,
en cuanto al manejo de los fondos transferidos durante el año 2011.
1.3. ALCANCE DEL ESTUDIO
El estudio comprendió el análisis y revisión de los recursos ejecutados y administrados, comprobantes de pago, cheques, libros de actas,
ingresos, egresos, libro de bancos, expedientes de contratación y su respaldo documental, conciliaciones bancarias, plan presupuesto y
liquidación presupuestaria del periodo comprendido entre el 1 de enero 2011 al 31 de diciembre 2011, ampliándose en los casos en que
se consideró necesario.
El trabajo se realizó de conformidad con las “Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público” y con las directrices
emitidas por la Contraloría General de la República.
1.4. COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS
Los resultados obtenidos producto del estudio realizado, fueron presentados al Concejo Municipal en sesión extraordinaria del día 22 de
noviembre 2012 a las 5:00 pm contando con la presencia de los señores Maricela Bustos y Armando Chávez Rodríguez, secretaria y
presidente del Comité Distrital de Deportes, respectivamente.
1.5. COLABORACIÓN BRINDADA POR LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DISTRITAL DE DEPORTES Y FUNCIONARIOS MUNICIPALES.
Es importante resaltar la colaboración y atención brindada por los miembros del Comité Distrital de Deportes y Recreación de Cóbano,
la proveedora municipal, la asesora legal y el contador municipal.
1.6. GENERALIDADES DEL ESTUDIO
A partir del 31 de enero 2011, la totalidad de los integrantes del Comité Distrital de Deportes fue sustituida. De los miembros anteriores
se mantuvo solamente el señor Armando Chávez, el cual ocupaba el puesto de tesorero y pasó a ocupar el cargo de presidente del
Comité. Posterior a esa fecha el Comité ha mostrado variaciones en su conformación, pues uno de los miembros presentó su renuncia,
otro fue destituido por ausencias y uno de los sustitutos de estos también renunció. Siendo así, el Comité actual está conformado por:
Nombre Puesto Fecha nombramiento
Armando Chávez Rodríguez Presidente 31/01/2011
Francisco Madrigal Céspedes Tesorero 31/01/2011
Maricela Bustos Rodríguez Secretaria 22/03/2011
Cinthya Rodríguez Quesada Vocal 2 07/04/2011
Vianney Segura Ugalde Vocal 1 10/07/2012
1.7. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN
La veracidad y exactitud de los datos contenidos en el informe de liquidación presupuestaria, en relación con el registro de las
operaciones, sobre la cual se basa el análisis efectuado, es de total responsabilidad de la administración del Comité Distrital de Deportes
y Recreación de Cóbano.
2. RESULTADOS
Para obtener la información relacionada se procedió a revisar los cheques, comprobantes de pago, libro de actas y de tesorería, estados
de cuenta del banco para el periodo en estudio, expedientes de contratación, conciliaciones bancarias, plan presupuesto y liquidación
presupuestaria del periodo comprendido entre el 1 de enero 2011 al 31 de diciembre 2011, ampliándose en los casos en que se
consideró necesario. Además se obtuvieron algunos acuerdos del Concejo Municipal relacionados con el Comité. De lo antes citado se
obtuvo:
2.1. RAZONABILIDAD DE LOS SALDOS QUE CONFORMAN LA LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA Y EL “SUPERÁVIT ACUMULADO”
El Comité Distrital de Deportes de Cóbano presentó al Concejo Municipal dos informes de liquidación presupuestaria para el período
2011.
1. Indica un superávit libre de ¢9.195.225.75, según oficio CDDRC-0080-2012 fue aprobado por el Comité el día 5 de marzo de
2012, acta Nº 78, acuerdo 1.1, el informe es detallado y muestra el informe de ejecución y liquidación presupuestaria. Este
informe lo conoció el Concejo Municipal en sesión ordinaria número 09-12 del 6 de marzo 2012 y acordó dejarlo pendiente
para esperar el informe de auditoría interna.
2. Indica un superávit libre de ¢11.908.759.28 y un superávit específico de ¢65.701, según oficio CDDRC-0080-2012 fue aprobado
por el Comité el día 5 de marzo de 2012, acta Nº 78, acuerdo 1.1, el informe es resumido y solamente incluye liquidación
presupuestaria. Este informe lo conoció el Concejo Municipal en sesión ordinaria número 28-12 del 31 de julio 2012 y acordó
dejarlo pendiente para esperar el informe de auditoría interna.
Revisando el libro de actas del Comité Distrital de Deportes se pudo constatar que el informe de liquidación presupuestaria que
realmente se incluyó en actas es el que presenta los datos del segundo informe, el primero no está en actas, es decir que el primer
acuerdo no existe. También se determinó que el acuerdo transcrito del libro de actas del Comité para la segunda liquidación no es
textual. Esta situación requiere una especial atención y cuidado para evitar inconvenientes al Comité producto de la variación de la
información consignada en actas.
Con la finalidad de establecer los saldos reales de la liquidación presupuestaria del Comité a diciembre 2012, esta auditoría interna
procedió a analizar la información que respalda los registros presupuestarios del Comité. Obteniéndose:
CUADRO 1
INFORME DE LIQUIDACION PRESUPUESTARIA AJUSTADO
5,127,149,13 Saldo sin ejecución
1,499,602,74 Deposito sin presupuestar
556,446,79 Saldo de liquidación - ND Ingresos
según libros
Presupuesto Presupuesto Presupuesto Ingresos DIFERENCIA
Ordinario Extraordinario Definitivo Reales
Depósitos del
Concejo Municipal 22.453.854,90 7.183.198,66 29.637.053,56 23.639.425,66 5.997.627,90
Presupuesto Presupuesto Presupuesto Egresos
DIFERENCIA
Ordinario Extraordinario Definitivo Reales
Egresos 22.453.854,90 7.183.198,66 29.637.053,56 11.800.367,38 17.836.686,18
Superávit Acumulado 11.839.058,28
Egresos
Saldo en cuenta corriente 11.839.058,28 según libros
Diferencia 0,00
El superávit acumulado al 31 de diciembre de 2012 es de ¢11.839.058.28 (Once millones ochocientos treinta y nueve mil cincuenta y
ocho colones con veintiocho céntimos), el cual coincide con el saldo de la cuenta corriente pero presenta diferencia con el saldo de
liquidación presentado por el Comité.
El escaso nivel de detalle de la segunda liquidación que es la que más se aproxima a este resultado no permite determinar si las
inversiones del Comité se ajustaron a lo presupuestado en cada cuenta presupuestaria, lo cual resulta muy importante para analizar si
cumplieron con lo presentado en el presupuesto y en el plan anual operativo.
2.2. PRESENTACIÓN DE REQUISITOS
En fecha 20 de diciembre 2010 mediante acuerdo en sesión ordinaria número 46-10, artículo IV, inciso g) el Concejo Municipal le
aprobó al Comité Distrital de Deportes el Plan Anual Operativo 2011. En el documento presentado se codificaron las cuentas
presupuestarias involucradas en el plan anual operativo por lo que al parecer se omitió la presentación del documento de presupuesto.
El 16 de junio del 2012, en sesión extraordinaria número 03-11, artículo II, inciso c, el Concejo aprueba el presupuesto extraordinario
del Comité de Deportes por un monto de ¢7.183.198.66.
2.3. NORMATIVA LEGAL Y REGLAMENTARIA EN MATERIA DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA
En el periodo en estudio se efectuaron ocho procesos de compras mediante el Departamento de Proveeduría del Concejo Municipal y
su registro de proveedores, en los expedientes revisados se observó el cumplimiento de la normativa de contratación administrativa,
excepto en los procedimientos de licitación abreviada para los cuales no se solicitaron las garantías a los proveedores, siendo esta una
condición indicada en los artículos 37 y 40 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa para salvaguardar el interés
institucional y respaldar la correcta ejecución del contrato.
2.4. UTILIZACION DE LOS RECURSOS
En el 2011 se ejecutó el 49.92% de los recursos totales trasladados del Concejo Municipal al Comité Distrital de Deportes, para la
ejecución del Plan Operativo Anual 2011.
2.5. ANALISIS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El Concejo Municipal no ha emitido políticas o directrices para la formulación de los planes anuales y estratégicos del Comité Distrital de
Deportes, que promuevan el desarrollo del área deportiva y recreativa del distrito. Por su parte el Comité Distrital de Deportes, no
posee un procedimiento de operación o procedimiento participativo para la asignación de prioridades, con base en la evaluación de
riesgo u otros criterios sociales y económicos.
En el Reglamento del Comité Distrital de Deportes, no se regula el funcionamiento de los comités comunales y la administración de las
instalaciones deportivas municipales, ni se ha dado alguna inducción para su administración.
No existe un listado de las organizaciones deportivas, recreativas y de desarrollo comunal adscritas al Comité Distrital de Deportes y
Recreación.
El Comité Distrital de Deportes no ha suscrito convenios con el ICODER u otras instituciones públicas para efectos de administración de
las instalaciones deportivas y recreativas propiedad de estas instituciones.
No se realiza de previo para cada proyecto los programas de avance físico, financiero y verificaciones de calidad.
El Comité de Deportes no posee un espacio físico adecuado ni el equipo necesario para el desempeño eficiente de sus labores
administrativas como lo son: la programación, administración, ejecución de obras, entre otras, lo cual no le permite tampoco contar con
un sistema de archivo apropiado para resguardar los expedientes de proyectos, obras y administración de recursos, así como toda la
normativa técnica emitida por el ente correspondiente.
No existe una unidad de proveeduría o encargado de la misma que realice el procedimiento de compras en relación con el Comité Distrital de Deportes, y que tenga un conocimiento apropiado de la normativa, las contrataciones se realizan a través de la proveeduría municipal. No consta una programación de los procedimientos de contratación (licitaciones o contrataciones directas) con base en las inversiones y obras de los planes anuales operativos. No se posee un programa de aseguramiento efectivo de la calidad de las obras. No se ha emitido reglamentación para el uso y control del equipo perteneciente al Comité. No existen procedimientos escritos para el control de los recursos que maneja el Comité Distrital. No realizan una autoevaluación anual del sistema de control interno, ni poseen un sistema específico de valoración de riesgos. No se cuenta con información suficiente sobre la utilización los estándares técnicos para el desarrollo y conservación de las instalaciones deportivas. El Comité no presenta ingresos sobre los recursos del usufructo de las instalaciones deportivas y recreativas bajo la administración del Comité. Los libros de bancos, ingresos y egresos están actualizados. Los cheques emitidos fueron respaldados con acuerdos y constan en el libro de actas. Los comprobantes se presentaron de forma ordenada y en orden cronológico en un ampo, indican el número de acta y acuerdo en el que fue aprobada su cancelación, no se adjuntan las colillas de cheque respectivas, estas se manejan por separado. No se lleva un registro contable de base devengada y aaún no se utilizan libros contables (Diario-Mayor e Inventarios y Balances) que contengan los registros de las operaciones económicas que realiza el Comité Distrital de Deportes y por consiguiente no se cuenta con estados financieros que revelen la situación financiera de esa entidad. El Concejo Municipal no cuenta con un Manual de Procedimientos Financiero-Contable que incluya el control de los fondos del Comité Distrital de Deportes. No posee el Concejo Municipal ni el Comité de Deportes un inventario de los bienes, instalaciones deportivas y recreativas, que tiene en administración, bajo convenios o adquiridas. 3. CONCLUSIONES. Como resultado de la evaluación a la gestión del Comité Distrital de Deportes de Cóbano, se concluye que el sistema de control interno, presenta algunas deficiencias, que es necesario solventar. Tales como: mejorar y controlar la información consignada en los acuerdos del Comité a efectos de que esta sea confiable y comunicada textualmente los interesados, se requieren libros contables y confección de estados financieros y levantamiento de inventario de activos. Es importante considerar la implementación de un procedimiento participativo para establecer las prioridades en los programas deportivos y recreativos del Comité en el distrito, considerando para esto un listado de las organizaciones deportivas, recreativas y de desarrollo comunal adscritas al Comité Distrital de Deportes y Recreación. No se han suscrito convenios con el ICODER u otras instituciones públicas para efectos de administración de las instalaciones deportivas y recreativas propiedad de estas instituciones por parte del Comité de Deportes. El Comité no presenta ingresos sobre los recursos del usufructo de las instalaciones deportivas y recreativas bajo su administración. Se detectaron errores en el informe de liquidación presupuestaria del Comité Distrital de Deportes que requieren ser solventados para que presenten el saldo real y sean más claros y confiables. En el 2011, se ejecutó el 49.92% de los recursos totales trasladados del Concejo Municipal al Comité Distrital de Deportes, según datos obtenidos por la auditoría interna el superávit acumulado al 31 de diciembre de 2012 es de ¢11.839.058.28 (Once millones ochocientos treinta y nueve mil cincuenta y ocho colones con veintiocho céntimos), el cual coincide con el saldo de la cuenta corriente. El Concejo no ha emitido políticas o directrices para la formulación de los planes anuales y estratégicos del Comité Distrital de Deportes, que promuevan el desarrollo del área deportiva y recreativa del distrito, ni ha establecido procedimientos escritos para el control de los recursos que maneja el Comité Distrital. El Concejo Municipal aún tiene pendiente la revisión y actualización del Reglamento del Comité de Deportes para incorporar las regulaciones para los comités comunales y la administración de las instalaciones deportivas. El Concejo tampoco ha asignado un espacio físico adecuado ni el equipo necesario para el desempeño eficiente de las labores administrativas del Comité.
4. RECOMENDACIONES
4.1. Al Concejo Municipal
a) Emitir las políticas o directrices para la formulación de los planes anuales y estratégicos del Comité Distrital de Deportes,
procurando con esto el desarrollo del área deportiva y recreativa del distrito y la vinculación de la planificación del Comité con el
Plan Estratégico Institucional.
b) Incorporar en el Reglamento del Comité Distrital de Deportes las regulaciones para la administración de las instalaciones
deportivas propias o recibidas bajo convenio con el Concejo Municipal u otras Instituciones Públicas.
c) Verificar que en el Manual de Procedimientos Financiero-Contable del Concejo Municipal de Cóbano se incluya el procedimiento
para el manejo de los fondos del Comité Distrital de Deportes.
d) Remitir a esta Auditoría Interna, dentro de los próximos 15 días hábiles, copia del acuerdo que tome ese Concejo Municipal, donde
se indique el plan de acciones a seguir y los plazos para el cumplimiento de las recomendaciones que se giran en este documento.
4.2. Al Comité Distrital de Deportes y Recreación de Cóbano
a) Implementar un procedimiento participativo para establecer las prioridades en los programas deportivos y recreativos del Comité
en el distrito, considerando las organizaciones deportivas, recreativas y de desarrollo comunal adscritas al Comité Distrital de
Deportes y Recreación.
b) Suscribir convenios con el ICODER, el Concejo Municipal u otras instituciones públicas para los casos en que el Comité administre o
asigne recursos para las instalaciones deportivas y recreativas propiedad de estas instituciones.
c) Procurar la programación de los procedimientos de contratación administrativa con base en las inversiones y obras incluidas en los
planes anuales operativos.
d) Proponer al Concejo Municipal un reglamento de caja chica para su aprobación, que facilite la ejecución de gastos que por su
escasa cuantía o urgencia puedan ser cancelados a través de la caja chica.
e) Establecer procedimientos escritos para el uso y control del equipo perteneciente al Comité y para el registro y control de las
donaciones otorgadas por el Comité a juntas de educación, instituciones u organizaciones deportivas.
f) Solicitar las garantías correspondientes en procedimientos de licitación abreviada buscando con ello salvaguardar el interés
institucional y respaldar la correcta ejecución de los contratos que promueve el Comité Distrital de Deportes.
g) Realizar una autoevaluación anual del sistema de control interno, e implementar lo antes posible un sistema específico de
valoración de riesgos para el Comité.
h) Efectuar los ajustes requeridos a la liquidación presupuestaria 2011 a efectos de que muestre el superávit ajustado al 31 de
diciembre de 2011 y la ejecución de las cuentas del periodo.
e) Remitir a esta Auditoría Interna, dentro de los próximos 15 días hábiles, el plan de acciones a seguir y los plazos para el
cumplimiento de las recomendaciones que se giran en este documento.
MARICEL. Recomienda al comité transcribir los acuerdos tal como están en el libro de actas, porque encontró
diferencias entre lo que dice el libro de actas y lo que se envió al Concejo o a ella.
Agrega que a la liquidación le faltan datos, no es posible determinar si se sobregiraron ya que es una liquidación
muy escueta
MARICELA: Hay cosas que no podemos hacer porque no tenemos el conocimiento.
ARMANDO: Usted menciona las garantías, ese es un asunto muy técnico y nosotros lo hemos obviado en
razón de que en este concejo hay un ente técnico que sabe y se encarga de eso
MARICEL: Yo se los menciono para que estén pendientes de esas cosas.
ARMANDO: Seguimos teniendo el problema de los depósitos este año apenas nos han depositado un 60% y ya
es casi diciembre. Siento que el manejo de fondos se ha hecho de una forma muy transparente y de eso me
siento muy orgulloso.
MARICELA: Nosotros ocupamos mucha capacitación
Se agregan otros comentarios y los señores se retiran.
CONSIDERANDO:
-Que se ha conocido informe de auditoría interna denominado Informe del Estudio de Auditoria sobre el Control
Interno y Manejo de Recursos Transferidos por el Concejo Municipal al Comité Distrital de Deportes y
Recreación de Cóbano
ACUERDO Nº1
SE ACUERDA: “1. Aprobar en todas sus partes el Informe presentado por la auditoría interna denominado
Informe del Estudio de Auditoria sobre el Control Interno y Manejo de Recursos Transferidos por el Concejo
Municipal al Comité Distrital de Deportes y Recreación de Cóbano.
2. Solicitarle al Comité Distrital de Deportes y Recreación presente la liquidación presupuestaria 2011 con la
corrección que le ha señalado la Auditoria para dar por aprobada la misma. 3. Para dar cumplimiento en este
Informe en lo que respecta a las recomendaciones dirigidas al Concejo y a las que requiera el Comité de
Deportes , se nombra comisión integrada por los regidores Kattya Núñez Castro, Minor Jiménez Gutiérrez y
José León Sandoval y los miembros del Comité de Deportes Armando Chaves Rodríguez y Maricela Bustos.
4. Como la Intendencia no le ha dado cumplimiento a la parte del acuerdo emitido cuando se aprobó la
liquidación presupuestaria 2010 de este Comité, donde se le solicitaba “Así también se revise el Reglamento
del Comité Distrital de Deportes pues este no hace referencia al funcionamiento de los Comités
Comunales de deportes.”, se le pide a esta comisión retomar esta parte del acuerdo”. ACUERDO UNANIME
III. EXPLICACION DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DE LA AUDITORIA PARA EL AÑO 2013 Y
LAS REFORMAS ELABORADAS AL PLAN ESTRATEGICO 2012-2015.
a. Plan Anual de Trabajo. Año 2013. Lo explica y se conoce
b. Plan Estratégico 2012-2015. Explica la auditora algunos cambios realizados el cual ya había sido
conocido por este Concejo Se conoce
Finaliza la sesión al ser las diecinueve horas quince minutos
Roxana Lobo Granados Minor Jiménez Gutiérrez
Secretaria Presidente
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