Extraordinaria 3 · 2009-03-27

                         ACTA EXTRAORDINARIA Nº 03-09

Acta número cero tres – cero nueve de la sesión Extraordinaria que celebra el
Concejo Municipal del Distrito de Cóbano el día veintisiete de Marzo del dos mil nueve
a las catorce horas en la sala de sesiones de este Concejo.

REGIDORES (AS) PROPIETARIOS PRESENTES

Marco Tulio Quirós Rojas                    PRESIDENTE Y SINDICO
Vicente Falcón Luna
Carlos Antonio Hernández Brenes
Minor Centeno Sandí

REGIDORES (AS) SUPLENTES PRESENTES
Nidia Quesada Vega

INTENDENTE
José Eladio Cortés Castrillo
ADMINISTRADOR TRIBUTARIO
Ronny Montero
SECRETARIA
Roxana Lobo Granados

Se comprueba el quórum y se da inicio a la sesión con base en el siguiente orden del
día:
ASUNTO UNICO: Presentación de Informes de Auditoria
a. Se conoce informe N° AIM -03-2009 sobre EL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE
LAS RECOMENDACIONES DE ESTA AUDITORIA INTERNA Y DE LAS
DISPOSICIONES       EMITIDAS EN LOS INFORMES                  DE FISCALIZACION
POSTERIOR ELABORADOS POR LA DIVISION DE FISCALIZACION OPERATIVA y
EVALUATIVA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA CON CORTE
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2008

Del cual ya se le entregó un ejemplar a cada regidor para su debido estudio y análisis
 Indica la auditora que este informe abarca las recomendaciones emitidas en todos los
informes y que no se han cumplido por parte de los diferentes departamentos,
Intendencia y Concejo. La auditora agrega que el asunto es que no se le ha dado
seguimiento a algunas recomendaciones. Eladio indica que gran parte de estas
recomendaciones el Administrador Tributario las retomó. El presidente hace ver al
Intendente que el administrador tributario no puede resolver nada, puede brindar
información que ayude a resolver. Le recomienda que independientemente del puesto,
le pida a algunos funcionarios que le ayuden con alguno de los informes y le den el
seguimiento necesario, cada informe debe generar un expediente que indique que se
ha cumplido y que no. El Concejo acuerda: “Aprobar el Informe AIM 03-2009 sobre el
estado de cumplimiento de las recomendaciones de esta auditoria interna y de las
disposiciones emitidas en los informes de fiscalización posterior elaborados por la
división de fiscalización operativa y evaluativa de la contraloría general de la republica
con corte al 31 de diciembre del 2008 y conceder un tiempo de 45 días hábiles a partir
de hoy para que el Intendente presente a este concejo un informe del seguimiento
dado a las recomendaciones emitidas por la Auditora en los informes anteriores”. De
las recomendaciones pendientes del Concejo, ya se resolvieron la mayoría quedaba
solamente unos saldos de partidas pero se van a gastar en lo que corresponde porque
son muy pequeñas. ACUERDO UNANIME

b. Informe n° AIM -04-2009 sobre el ESTUDIO DE AUDITORIA SOBRE LOS
FONDOS TRANSFERIDOS POR LA MUNICIPALIDAD AL COMITÉ DISTRITAL DE
DEPORTES Y RECREACION DE COBANO DURANTE EL AÑO 2008

La Procuraduría General de la República en pronunciamiento C-174-2001, definió a los
Comités Cantonales de Deportes y Recreación como “Órganos colegiados de naturaleza
pública, con personalidad restringida, pertenecientes a la estructura organizativa
municipal”.

                     También indica la Procuraduría que están sujetos al control del
Concejo Municipal, por lo que deben someter a conocimiento de ese órgano los
programas anuales de actividades, su representación legal corresponde al presidente
del Comité en lo que se refiere a la administración, construcción y mantenimiento de
las instalaciones deportivas y recreativas a cargo del comité, en todos los demás
aspectos, la representación debe ser ejercida por el Alcalde Municipal.

                       El Comité Distrital de Deportes y Recreación de Cóbano ha
funcionado sin un Reglamento emitido por el Concejo Municipal que regule sus
actuaciones lo que no les ha permitido tener claro cual es su ámbito de acción.
Además por ser este un Comité con recursos escasos y que carece de un espacio
asignado para el desarrollo de su actividad no cuenta con personal administrativo que
le de soporte, lo cual dificulta aún más su labor.

En virtud de lo expuesto y de conformidad con el Plan de Trabajo propuesto por esta
auditoría interna para el año 2009, se realizó el presente estudio referente a los fondos
transferidos al Comité de Deportes y Recreación de Cóbano durante el año 2008 del
cual se están emitiendo recomendaciones al Concejo Municipal, y al Comité de
Deportes, a fin de procurar la corrección de las deficiencias encontradas para mejorar
la gestión del Comité de Deportes, donde se realizan las siguientes recomendaciones:


RECOMENDACIONES
      Con fundamento en lo expuesto y de conformidad con las competencias
concedidas en los artículos 22, 35, 36 y 37 de la Ley General de Control Interno, No.
8292, se emiten las siguientes recomendaciones, las cuales son de acatamiento
obligatorio y deberán implantarse en el plazo indicado de conformidad con los artículos
antes citados. Algunas de estas recomendaciones ya se habían propuesto

4.1 Al Concejo Municipal.

Mediante informe AIM-03-2008 se emitieron varias recomendaciones que a la fecha no
han sido acatadas, se conoce por parte de esta auditoría que mediante acuerdos
tomados en sesión ordinaria número 26-08, artículo II, inciso i, del día once de agosto
del dos mil ocho y sesión ordinaria número 32-08, artículo I inciso c, del día
veintinueve de setiembre del dos mil ocho, el Concejo le solicitó al intendente atender
la solicitud efectuada por el Comité y las recomendaciones de la Auditoría sin embargo
a la fecha no se ha cumplido con lo indicado. Es por lo expuesto que le estoy
reiterando la solicitud al Concejo a fin de que sean atendidas las siguientes
recomendaciones en el menor plazo posible.
a)Dotar al Comité de Deportes de un Reglamento para su funcionamiento, que
considere las normas para regular los comités comunales y la administración de las
instalaciones deportivas municipales. Es recomendación de esta auditoría interna que

hasta tanto no se reglamente el accionar del Comité de Deportes por parte del
Concejo Municipal se inhabilite su funcionamiento, pues es en este documento que el
Concejo debe dejar claro el ámbito de acción de este e incluso el alcance de la
representación legal del presidente del Comité de Deportes lo anterior basado en lo
dispuesto por la Procuraduría en su Dictamen 174 del 19/03/2001 el cual cita: “El
Código Municipal no dispone a quién corresponde la representación legal de la
persona instrumental que crea. Por lo que el reglamento puede disponer que dicha
representación sea ejercida por el Presidente del Comité. En todo caso, la
representación no puede exceder los actos y contratos que se refieran a la
administración, construcción y mantenimiento de las instalaciones deportivas y
recreativas a cargo del comité. En todo los demás aspectos, la representación debe
ser ejercida por el Alcalde municipal.”

b) Orientar al Comité de Deportes acerca de cuales son las instalaciones que cuentan
con los requisitos legales para invertir en ellas.

c) Facilitarle al Comité de Deportes un espacio para reunirse y guardar los
implementos deportivos, mobiliario y equipo u otros a fin de brindarles seguridad y
comodidad para el desarrollo de su gestión.

d) Es importante que cuando el Concejo Municipal apruebe el Plan de Trabajo y
Presupuesto del Comité considere que este es un órgano adscrito al Concejo y
perteneciente a la estructura organizativa municipal por lo que debe observarse la
normativa que lo rige. Asimismo considere el fin para el que fue creado el Comité de
Deportes y se delimite su actuación.
4.2 Al Comité de Deportes y Recreación de Cóbano:

a) Evitar la entrega de cheques sin que se cuente con un comprobante de pago formal
que respalde el movimiento.

b) En las colillas de cheque debe especificarse claramente el concepto y el número de
comprobante que lo respalda y adjuntarse a su comprobante. Si el cheque
corresponde a compra de implementos y materiales para los comités comunales u
otras organizaciones es necesario se especifique claramente el concepto y el
responsable de recibirlo.

c) Efectuar los ajustes correspondientes para incorporar a su gestión en un periodo
máximo de un año las Normas de Control Interno para el Sector Público publicadas en
la Gaceta Nº 26 del 6 de febrero 2009 a fin de cumplir con lo indicado en el artículo 6º
de dichas normas.

d) Archivar en orden cronológico las colillas de cheques con los comprobantes que
respaldan la erogación en un ampo a fin de que facilite su revisión.

e) Proceder por parte del tesorero a la actualización de los libros de Ingresos y
Egresos y Bancos y procurar lo antes posible la contratación de un Contador y la
implementación de la respectiva contabilidad.

f) Recordar al Comité presentar en la primera semana de julio de cada año el
Presupuesto y Plan Anual Operativo al Concejo Municipal para su aprobación y que al
inicio de cada año debe presentar un informe de los resultados de la gestión
correspondiente al año anterior.

g) En caso de establecerse una caja chica es importante implantar un reglamento que
la respalde.

h) El Comité debe tomar las previsiones necesarias a fin de apegarse a los
procedimientos para confeccionar el Plan Anual Operativo y el Presupuesto de
conformidad con lo indicado en la circular de la Contraloría General de la República
DFOE-114 del 07 de agosto 2001 de la cual ya tienen conocimiento.

i) Eliminar la práctica de liquidar viáticos de los miembros del Comité con un solo
cheque que respalde las liquidaciones.
                       j) Según lo indicado por la Procuraduría General de la República
en su Dictamen C-174-2001 la representación legal del Presidente no puede exceder
los actos y contratos que se refieran a la administración, construcción y mantenimiento
de las instalaciones deportivas y recreativas a cargo del comité. En todo los demás
aspectos, la representación debe ser ejercida por el Alcalde municipal por lo que el
Comité debe apegarse a esta disposición en cuanto a la autorización de otro tipo de
egresos.
                       k) Es recomendable suspender la práctica de pagar arbitrajes y
viáticos a delegaciones deportivas por cuanto no se encuentra sustento legal para que
el Comité de Deportes pueda incurrir en este tipo de erogaciones.

l) Cuando se efectúen modificaciones presupuestarias es importante se indique el
monto que se va a aumentar o crear en una partida y a cual se le va a restar el monto.
Además por ser el Comité un órgano colegiado integrado a la estructura de la
Municipalidad resulta prudente analizar si este acto debe someterse a la aprobación
del Concejo Municipal.

Las recomendaciones dadas al Comité de Deportes por esta Auditoría Interna
deberán acatarse e informar sobre las medidas que tomaran para su implementación
en un plazo de 10 días hábiles. Esta Auditoría Interna se reserva la posibilidad de
verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las
recomendaciones emitidas.

Agrega la auditora que este Comité está trabajando de una manera más ordenada,
esto se ha solucionado, pero hay dos cosas que están dando problemas, tienen dos
miembros que no se presentan a las reuniones por lo tanto hay que sustituirlos y no
tienen reglamento que les de un respaldo legal:
El Concejo acuerda: “Aprobar el Informe AIM 04-2009 sobre el estudio de auditoria
sobre los fondos transferidos por la municipalidad al comité distrital de deportes y
recreación de Cóbano durante el año 2008 y solicitarle al Intendente se encargue de
elaborar un proyecto de reglamento para el Comité Distrital de Deportes y lo presente
para su análisis y se investigue en cuales instalaciones deportivas están a derecho o
inscritas en el ICODER para que el comité pueda invertir en ellas, mientras tanto
aprobar la inhabilitación de este comité, que recomienda la auditoría . ACUERDO
UNANIME

Finaliza la sesión a las quince horas en punto.


Roxana Lobo Granados                       Marco Tulio Quirós Rojas
Secretaria                                 Presidente